Xây dựng hệ thống quản lý và biên tập tạp chí khoa học - giáo dục

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT - HÀN

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ BIÊN TẬP
TẠP CHÍ KHOA HỌC - GIÁO DỤC
DEVELOPING MANAGEMENT AND PUBLISHING SYSTEM
FOR THE JOURNAL OF SCIENCE AND EDUCATION
Lê Nhật Anh(1), Phạm Thị Hồng Hạnh(2)
(1) (2)

Trường Cao đẳng CNTT Hữu nghị Việt - Hàn; {anhln, hanhpth}@viethanit.edu.vn

Tóm tắt
Sau hơn 07 tập phát hành, Chuyên đề Khoa học và Giáo dục đã được xuất bản định kỳ
02 tập một năm. Với số lượng nghiên cứu ngày càng nhiều, công việc xử lý ngày càng lớn, đòi hỏi
sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quá trình xuất bản, từ gửi bài đến
tổ chức phản biện, qua đó giúp cho việc xuất bản chuyên đề - tương lai sẽ được Nhà trường đầu
tư phát triển thành Tạp chí Khoa học và Giáo dục - ngày càng chuyên nghiệp, tạo sự thuận tiện,
hiệu quả cao cho tác giả, ban biên tập và nhà phản biện.
Từ khóa: Hệ thống thông tin, Xuất bản tạp chí.
Abstract
After more than seven issues, the journal of Science and Education are published twice a
year and the number of articles is increasing. Hence, it’s necessary to have a journal
management and publishing online system. The system has been designed to reduce the time and
energy devoted to the clerical and managerial task for authors, editors and reviews. It assists with
every stage of the refereed publishing process, from submissions through to online publication. As
the result, the publishing process is more professional, convenient and highly effective.
Keywords: Information system, Journal publishing.
1. Đặt vấn đề
Sau hơn 07 tập phát hành, Chuyên đề Khoa học và Giáo dục của Trường đã để lại nhiều ấn
tượng tốt đẹp, tạo nên những bước đột phá trong phong trào nghiên cứu khoa học, góp phần xây
dựng thương hiệu mạnh cho Trường. Nhận thấy tầm quan trọng của hệ thống quản lý trong việc
xuất bản và biên tập tạp chí, nhất là trong giai đoạn Trường đang triển khai nhanh và mạnh ứng
dụng CNTT vào hoạt động giảng dạy và quản lý, Ban giám hiệu, Hội đồng Khoa học Nhà trường
đã đưa vấn đề này vào định hướng nghiên cứu khoa học. Do vậy, nhóm tác giả đề xuất được thực
17

CHUYÊN ĐỀ KHOA HỌC VÀ GIÁO DỤC - 09 (4-2018)

hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học này. Với định hướng trong tương lai Chuyên đề được phát
triển thành Tạp chí, để việc quản lý được thuận lợi và hiệu quả, sau khi nghiên cứu, phân tích mô
hình hoạt động xuất bản Chuyên đề của Nhà trường và tham khảo một số hệ thống nhận bài trực
tuyến, nhóm đã xây dựng một hệ thống quản lý và biên tập Tạp chí Khoa học và Giáo dục tương
đối hoàn chỉnh, giúp giảm thời gian và công sức cho các tác vụ hành chính và quản lý gắn với
việc biên tập một tạp chí, đồng thời cải tiến việc lưu giữ hồ sơ và hiệu suất của các quá trình biên
tập. Đây cũng xem như là bước chuẩn bị ban đầu để đảm bảo tốt việc tiến tới xuất bản Tạp chí
Khoa học riêng của Trường sau này.
2. Phân tích hệ thống
2.1. Quy trình hiện tại
Với quy trình hiện tại, mỗi năm 2 lần, chuyên viên Khoa học Công nghệ (CV KHCN) của
Phòng Hợp tác quốc tế và Khoa học công nghệ (HTQT&KHCN) sẽ thay mặt Ban Biên soạn
(BBS) chuyên đề ra thông báo nhận bài cho số mới. Sau khi hết hạn nhận bài, CV KHCN sẽ tập
hợp danh sách các bài đã gửi, đề xuất phản biện cho từng bài và trình lên trưởng BBS, nếu được
đồng ý sẽ tiến hành quá trình phản biện, còn không sẽ thay đổi, cập nhật theo yêu cầu.
Người phản biện sau khi nhận được thông tin bài nghiên cứu, sẽ tiến hành phản biện và gửi
phiếu đánh giá. Sau khi CV KHCN nhận được phiếu đánh giá, sẽ gửi thông báo chỉnh sửa theo
yêu cầu cho tác giả. Tác giả nghiên cứu sau khi chỉnh sửa xong sẽ gửi lại cho CV KHCN và
nghiên cứu chỉnh sửa sẽ được gửi lại cho phản biện đánh giá lại, đạt hay không đạt. Quá trình
phản biện có thể diễn ra một hoặc nhiều lần. Kết thúc quá trình phản biện, CV CNKH sẽ lập danh
sách các bài nghiên cứu được phản biện đồng ý, gửi tờ trình lên Hiệu trưởng và Trưởng BBS để
phê duyệt quyết định xuất bản.
Sau khi được đồng ý, sẽ tiến hành các bước tiếp theo để xuất bản tập mới như biên tập bản
in, ký hợp đồng xuất bản với nhà xuất bản, sau khi nhà xuất bản bàn giao, sẽ kết thúc hợp đồng và
tiến hành thủ tục thanh toán.
2.2. Yêu cầu với hệ thống
Dựa trên quy trình và yêu cầu thực tế trong công tác quản lý, ứng dụng quản lý Tạp chí
Khoa học - Giáo dục hướng tới mục đích đáp ứng những yêu cầu về quản lý, lưu trữ thông tin lý
lịch khoa học của người dùng; Quản lý, lưu trữ thông tin về tạp chí: số, bài nghiên cứu, thông tin
chung; Hỗ trợ quy trình gửi bài và phản biện bài nghiên cứu; Tra cứu thông tin nghiên cứu và
thống kê nghiên cứu.
2.3. Tác nhân tham gia vào hệ thống
Các tác nhân tham gia vào hệ thống bao gồm:
- Người dùng bình thường: Là người dùng không đăng nhập, chỉ tra cứu thông tin. Sau khi
đăng ký hoặc đăng nhập, người dùng bình thường sẽ trở thành các tác nhân khác dựa trên quyền
được cấp.
18

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT - HÀN

- Quản trị hệ thống: Người quản trị chung về hệ thống.
- Biên tập viên: Người quản trị cho một tạp chí.
- Tác giả: Người gửi bài đăng tạp chí.
- Phản biện: Người được ban biên tập tạp chí mời phản biện một bài nghiên cứu.
Từ danh sách mô tả các trường hợp sử dụng, biểu đồ use case sử dụng của hệ thống của 3
tác nhân quan trọng gồm biên tập viên, tác giả và phản biện được mô tả như hình dưới đây:

Biên tập viên

Hình 1. Use case tổng quan của hệ thống
19

CHUYÊN ĐỀ KHOA HỌC VÀ GIÁO DỤC - 09 (4-2018)

3. Xây dựng chương trình
3.1. Tổng quan hệ thống
Ứng dụng được xây dựng trên nền tảng hệ thống VHMIS, sử dụng công nghệ Web, người
dùng thao tác với ứng dụng thông qua các trình duyệt. Dựa trên ý tưởng của mô hình kiến trúc
Microservices (các dịch vụ nhỏ), ứng dụng được tách nhỏ chức năng tùy mục đích, nhờ đó có thể
sử dụng lại các ứng dụng có sẵn hoặc ứng dụng của bên cung cấp thứ 3.
Các tác nghiệp quản lý người dùng, phân quyền, đăng nhập do các dịch vụ có sẵn VHMIS
đảm nhiệm. Việc thông báo bằng email được đảm nhiệm bởi dịch vụ SMTP của server mail
trường. Thông tin lý lịch khoa học của cán bộ giảng viên trong trường được lấy từ ứng dụng Quản
lý Thông tin khoa học trên hệ thống ESYS. Thông qua Hệ thống VHMIS, ứng dụng được tích hợp
sẵn tính năng đăng nhập bằng tài khoản của ESYS và Email trường, nhờ đó không cần phải cấp
mới tài khoản đối với người dùng là cán bộ giảng viên của Trường.
Trang web công khai để quảng bá tạp chí được thiết kế riêng, tích hợp vào Website trường
và thông tin cơ sở dữ liệu được lấy từ hệ thống qua các API được xây dựng kèm.

Ứng dụng quản lý Tạp chí

Hình 2. Sơ đồ tổng quan hệ thống
20

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT - HÀN

3.2. Hệ thống đề xuất phản biện
Để hệ thống có thể đề xuất phản biện chính xác, chúng tôi áp dụng cách xây dựng danh mục
lĩnh vực đồng nhất với hệ thống quản lý lý lịch khoa học. Việc đồng bộ này sẽ giúp hệ thống có
thể truy vấn các nhà khoa học có khả năng phản biện dựa theo quá trình nghiên cứu khoa học của
họ. Danh mục lĩnh vực được áp dụng gồm 4 cấp, 3 cấp lớn nhất cơ bản dựa trên danh mục BẢNG
PHÂN LOẠI LĨNH VỰC NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ của Cục Thông tin
Khoa học và Công nghệ Quốc gia, cấp 4 là cấp chia nhỏ do ban biên tập đặt ra. Việc tìm kiếm
người phản biện phù hợp trước tiên sẽ tìm các nhà khoa học có chung nghiên cứu ở lĩnh vực cấp 4
với bài nghiên cứu, trong trường hợp không thể tìm ra, hệ thống sẽ đề xuất dựa trên lĩnh vực
cấp 3. Với cách xây dựng đề xuất này, cơ bản đã hỗ trợ các biên tập viên rút ngắn thời gian tìm
kiếm. Ngoài ra, để thuận tiện, hệ thống còn cho phép Ban biên tập xây dựng nên danh sách các
chuyên gia cho từng lĩnh vực dựa trên thống kê thủ công, từ đó có thể cho đề xuất chính xác nhất.

Hình 3. Hệ thống đề xuất chuyên gia có thể mời cho một bài báo thuộc lĩnh vực marketing
3.3. Xây dựng API
Để đảm bảo tính mở của hệ thống, cũng như chia sẻ thông tin về các tạp chí và cung cấp
công cụ phát triển cho các ứng dụng khác liên quan, ứng dụng Quản lý Tạp chí khoa học còn cung
cấp các API công khai trên nền tảng web theo chuẩn RESTful. Các API được cung cấp từ địa chỉ
https://vhmis.viethanit.edu.vn/research/public-api.
Với mục tiêu cung cấp đầy đủ thông tin cho các ứng dụng thứ 3, các tài nguyên được API
cung cấp bao gồm:
- GET /journal Lấy danh sách các tạp chí.
21