- Trang Chủ
- Quản trị kinh doanh
- Vận dụng lý thuyết thiết kế tổ chức vào việc tái cấu trúc cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp Việt Nam trong thời kỳ hội nhập
Xem mẫu
- HỘI THẢO KHOA HỌC QUẢN TRỊ VÀ KINH DOANH – COMB 2016
VẬN DỤNG LÝ THUYẾT THIẾT KẾ TỔ CHỨC VÀO VIỆC TÁI CẤU TRÚC CƠ
CẤU TỔ CHỨC CỦA CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM TRONG THỜI KỲ HỘI
NHẬP
APPLYING THE ORGANIZATION DESIGN THEORY FOR RESTRUCTURING ENTERPRISES’
ORGANIZATION STRUCTURE IN VIETNAM DURING THE IN INTEGRATION PERIOD
ThS. Ngô Xuân Thủy
Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng
Email: thuyqtkd@yahoo.com
TÓM TẮT
Tái cấu trúc hay tái cơ cấu đang dần trở thành một yêu cầu tất yếu vừa mang tính khoa học, vừa mang tính ứng dụng
thực tế đối với sự phát triển của nhiều doanh nghiệp ở nước ta hiện nay. Theo đó, bài báo này dựa trên khoa học về Lý
thuyết và Thiết kế tổ chức nhằm hướng đến cung cấp một nền tảng lý thuyết và thực tiễn về tái cấu trúc, giúp các doanh
nghiệp có thể tiến hành tái cấu trúc tổ chức của mình một cách hiệu quả. Phần đầu tiên, bài báo tổng hợp lại tư tưởng,
quan điểm của các nhà khoa học về việc thiết kế cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp, chỉ ra hai mô hình cơ bản của việc
thiết kế cấu trúc tổ chức, đặc trưng và bối cảnh áp dụng của từng mô hình. Phần tiếp theo, bài báo đi sâu phân tích từng
yếu tố tạo nên bối cảnh hoạt động mà có ảnh hưởng đến việc thiết kế và tái cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp như
ngành nghề kinh doanh, môi trường, mục tiêu, chiến lược, công nghệ, quy mô, và văn hóa. Đây chính là những căn cứ
quan trọng giúp cho các doanh nghiệp thực hiện việc thiết kế và tái cấu trúc tổ chức đi đúng hướng và đạt hiệu quả. Cuối
cùng, bài báo chỉ ra hai xu hướng chính của việc tái cấu trúc tổ chức của các doanh nghiệp trên thế giới, xem đây là bài
học quý báu đối với các doanh nghiệp của nước ta hiện nay. Tóm lại, tái cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp là một vấn
đề lớn và phức tạp, đòi hỏi sự thận trọng của các nhà quản trị. Với những nội dung trình bày ở trên, bài báo mong muốn
giúp cho các doanh nghiệp tiến hành tái cấu trúc tổ chức một cách hiệu quả, cũng như khơi gợi ra những hướng nghiên
cứu chuyên sâu đối với từng yếu tố ảnh hưởng đến việc tái cấu trúc tổ chức các doanh nghiệp hiện nay ở nước ta.
Từ khóa: Tổ chức; tái cấu trúc; thiết kế tổ chức; mô hình cấu trúc; chiến lược.
ABSTRACT
Restructuring or reengineering is currently becoming an imperative requirement in terms of both scientific field and
practical application for development of enterprises in Vietnam. Accordingly, the Article based on science of Organization
Design Theory aims to provide a theoretical and practical foundation of the restructuring in order that enterprises can
facilitate their restructuring effectively. Firstly, the Article mentions thoughts and viewpoints of scientists in enterprises’
organization structure design, as well as indicates two basic models of organization structure design, concerning to
characteristics and applicable contexts of each model. Secondly, the Article further analyses each element of operation
context impacting on organization design and restructuring of enterprises such as business activities, environment, goals,
strategies, technology, scale and culture. These factors play crucial role as foundation for enterprise to process
organization design and restructuring in effectively appropriate manner. Finally, the Article states two major restructuring
trends of enterprises in all over the world, which are considered as precious experiences for enterprises in Vietnam. In
conclusion, restructuring is a complicated matter that requires prudence from management. With the overall content
mentioned above, the Article’s purpose is not only to provide basic ground for enterprises to restructure organization
effectively but also to inspire further advanced research for each factor affecting on organization restructure of enterprises
in Vietnam
Key Words: Organization; Restructuring; Design; structure model; Strategy.
1. Giới thiệu
Trên con đường hội nhập và hợp tác Quốc tế trong lĩnh vực kinh tế đã mở ra nhiều cơ hội nhưng
cũng không ít thách thức đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Muốn tận dụng được cơ hội để tồn tại và
phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp cần có những đổi mới căn bản nhiều khía cạnh. Một trong những
vấn đề đó là tái cấu trúc tổ chức “tái cấu trúc - Restructuring hay tái cơ cấu - Reengineering” của
doanh nghiệp. Đây là một vấn đề vừa có tính khoa học, vừa có tính thực tế cấp bách đối với nhiều
244
- TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
doanh nghiệp ở nước ta hiện nay. Bối cảnh hoạt động của các doanh nghiệp đã có sự thay đổi rất căn
bản vì vậy tái cấu trúc tổ chức doanh nghiệp là một đòi hỏi tất yếu khách quan. Tuy nhiên, cho đến nay
thuật ngữ “tái cấu trúc - Restructuring hay tái cơ cấu - Reengineering” vẫn có tính mới mẻ đối với
một số người làm công tác quản trị, và chủ doanh nghiệp. Không phải ai cũng hiểu rõ được bản chất
của tái cấu trúc tổ chức là làm cái gì? Bắt đầu từ đâu? Và dựa trên cơ sở nào? Vì vậy, họ thường lúng
túng, mất phương hướng và không đáp ứng được mục đích của việc tái cấu trúc. Theo Michael
Hammer và James A. Champy đưa ra lần đầu và phát triển trong các cuốn sách Reengineering the
Corporation, Reengineering Management, thì “tái cấu trúc là việc xem xét và cấu trúc lại một phần,
một số phần hay toàn bộ một tổ chức, một đơn vị nào đó, mà thường là một công ty”. Nếu hiểu theo
nghĩa hẹp của thuật ngữ này thì tái cấu trúc có thể là sự thay đổi về hình thức sở hữu, thay đổi về cơ
cấu ngành nghề, thay đổi về cấu trúc tổ chức, cơ chế vận hành các chức năng trong chuỗi giá trị của
doanh nghiệp, từ việc thu hút các nguồn lực đầu vào, quá trình sản xuất, tiếp thị vv...Ở đây người viết
cho rằng “Tái cấu trúc là định kỳ rà soát và điều chỉnh lại các hoạt động nhằm phát huy năng lực cốt
lõi của tổ chức, giúp tổ chức hòa hợp với môi trường, nâng cao năng lực cạnh tranh để tồn tại và phát
triển”. Và dù hiểu theo nghĩa nào đi chăng nữa thì mục đích cuối cùng của việc tái cấu trúc là giúp
doanh nghiệp hoạt động hiệu quả để tồn tại và phát triển không ngừng. Tái cấu trúc không chỉ đặt ra
đối với các doanh nghiệp ở trong tình trạng giảm sút về các nguồn lực kéo dài, hoạt động trì trệ, hay
đứng trước nguy cơ tan rã, mà ngay cả các doanh nghiệp đã phát triển trong thời kỳ dài cũng cần cấu
trúc lại các hoạt động cơ bản. Các doanh nghiệp luôn nỗ lực cho sự phát triển của mình, nhưng đến
một thời điểm phát triển nào đó doanh nghiệp sẽ biến thành nạn nhân của chính mình – hiệu ứng
ngược, bộ máy thì cồng kềnh, đội ngũ nhân viên quá đông, thủ tục hành chính rộng khắp, ngành nghề
dàn trải, những điều đó làm cho doanh nghiệp khó phản ứng và hòa hợp với môi trường của mình;
trong khi các yếu tố của môi trường lại hết sức năng động như ngày nay. Có thể nói tái cấu trúc là một
vấn đề đặt ra thường xuyên trong quá trình hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Trong khuôn khổ bài báo
này, dựa trên khoa học về Lý thuyết và Thiết kế tổ chức tác giả bước đầu chỉ đề cập tới căn cứ để tái
cấu trúc về mặt tổ chức của doanh nghiệp, xem đây như những khơi gợi để các doanh nghiệp có thể
tiến hành tái cấu trúc tổ chức của mình một cách hiệu quả mà thôi.Cơ sở lý thuyết và phương pháp
nghiên cứu.
2. Cơ sở lý thuyết của việc tái cấu trúc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
2.1. Những tư tưởng trong việc thiết kế cấu trúc tổ chức
Có thể khẳng định chắc chắn rằng sự phát triển của lý thuyết thiết kế tổ chức gắn liền với sự phát
triển của khoa học quản trị. Bởi vì, công tác tổ chức là một trong bốn chức năng cơ bản của quản trị.
Khi nói về hoạt động quản trị có nhiều học giả nổi tiếng đã đưa ra những tư tưởng về công tác tổ chức,
trong khuôn khổ bài viết này tác giả chỉ viện dẫn những khía cạnh chính có liên quan trực tiếp đến việc
thiết kế và hành cấu trúc của tổ chức, đây chính là cơ sở lý luận để các các doanh nghiệp thiết kế và tái
cấu trúc tổ chức của mình sao cho hiệu quả:
- Frederick Winslow Taylor người Mỹ-cha đẻ của quản trị theo khoa học đã đề cập đến việc
thiết kế và phân chia công việc trong một tổ chức, theo ông thì công việc cần được chuyên môn hóa
đến từng cá nhân và được thực hiện theo chu kỳ, trên cơ sở loại bỏ những cử động thừa để nâng cao
năng suất lao động của nhân viên.
- Hay Henry Fayol người Pháp người có công lớn trong quản trị tổng quát đã chỉ ra 14 nguyên
tắc tổ chức mà các nhà quản trị cần tuân theo trong công tác quản trị, trong đó có rất nhiều nguyên tắc
245
- HỘI THẢO KHOA HỌC QUẢN TRỊ VÀ KINH DOANH – COMB 2016
liên quan trực tiếp đến thiết lập và vận hành cấu trúc của tổ chức như: Phân công lao động, thống nhất
mệnh lệnh, thống nhất chỉ huy, chuỗi quyền hành và tập trung hóa quyền hành…
- Max Weber người Đức trong lý thuyết quan liêu cũng đưa ra mô hình cho việc thiết kế và vận
hành tổ chức kinh doanh hoặc phi kinh doanh. Theo ông thì tổ chức cần được vận hành theo hệ thống
quy tắc, có sự phân công lao động và quyền hành phải theo hệ thống cấp bậc rõ ràng.
- Elton Mayo trong lý thuyết hành vi thì cho rằng cấu trúc tổ chức của một tổ chức dù có được
thiết kế khoa học, hợp lý đến đâu chăng nữa thì chính nhân viên mới là người vận hành nó, khiến cho
nó hoạt động như là một cơ thể sống; vì vậy cách mà các nhà quản trị ứng xử với nhân viên sẽ quyết
định một phần quan trọng đến năng suất của họ, đây chính là cơ sở cho những công việc tiếp theo của
công tác tổ chức, thúc đẩy và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức. Đặc biệt, khi lý thuyết hệ thống
xuất hiện thì có nhiều học giả cho rằng việc thiết kế cấu trúc của tổ chức cần phải có cái nhìn hệ thống,
theo đó khi đưa ra một quyết định cho vấn đề nào trong việc thiết kế tổ chức thì cần phải đặt nó trong
mối quan hệ qua lại với vấn đề khác có liên quan; có thể nói đây là quan điểm mở rất phù hợp với xu
thế thực tế đang diễn ra ngày nay.
2.2. Những quan điểm trong việc thiết kế cấu trúc của tổ chức
Hiện nay cũng đang tồn tại nhiều quan điểm khác nhau trong việc thiết kế cấu trúc và vận hành
tổ chức .
- Quan điểm hợp lý-ngẫu nhiên: Các nhà nghiên cứu đi theo quan điểm này cho rằng quản trị
luôn hướng đến tính hợp lý-nghĩa là mục tiêu được lựa chọn, tiêu chuẩn hiệu quả được thiết lập và họ
cố gắng theo đuổi chiến lược để đạt kết quả theo cách tốt nhất nhằm đảm bảo hiệu quả bên trong và
giữ vững sự ổn định của tổ chức, họ đã thừa nhận tình trạng hiện tại của tổ chức, họ tìm cách để kiểm
định lại những dự đoán và điều kiện cụ thể nhằm đảm bảo cho tính hợp lý trong quyết định mà mình
đưa ra. Các nhà quản trị đã cố gắng thiết kế cấu trúc tổ chức và các tiến trình bên trong một cách hợp
lý để thích ứng với tính ngẫu nhiên của môi trường, công nghệ và các nhân tố khác theo tình huống của
tổ chức. Toàn cảnh hợp lý ngẫu nhiên nói lên rằng các mô hình cấu trúc tổ chức là những công cụ để
thực hiện mục tiêu, chiến lược, cái mà nó sẽ mang lại lợi ích cho tổ chức
- Quan điểm Marxism: Các lý thuyết gia về tổ chức lấy chủ nghĩa Marxism làm nền tảng đều
đồng ý rằng các nhà quản trị hướng đến tính hợp lý nhưng với một ý đồ khác, đó là phục vụ cho tầng
lớp thống trị. Quan điểm này có hai khía cạnh cơ bản: - Thứ nhất: Người ta cho rằng các nhà quản trị
thường đưa ra những quyết định để duy trì vị thế của chính họ trong tầng lớp tư sản, duy trì quyền lực
và các quyền lợi cho chính họ. Các nhà quản trị ra quyết định không vì công việc và hiệu quả của tổ
chức mà thường nhằm duy trì và gia tăng vị thế của họ. - Thứ hai: Khía cạnh thứ hai của quan điểm
này là niềm tin của họ trong việc thay đổi địa vị của tầng lớp công nhân. Mục tiêu của việc thiết kế tổ
chức theo quan điểm này là nhằm giải phóng các nhân viên trong tổ chức thoát khỏi sự xa lánh, sự bóc
lột, trấn áp của giới chủ và những kìm hãm sự phát triển của nhân viên. Những người theo quan điểm
chủ nghĩa Marxism cho rằng lý thuyết tổ chức nên có một chính sách để người lao động có quyền
tham gia vào các quyết định, quyền kiểm tra tính hợp pháp về những gì các tổ chức làm mà không bị
các thế lực chi phối và bóp méo sự thật. Tóm lại, những đề xuất nổi bật nhất của quan điểm này là
mong muốn có sự chuyển đổi của xã hội để ngăn chặn sự thống trị của người cấp cao đối với người
cấp thấp trong xã hội có sự phân cấp.
- Quan điểm kinh tế chi phí giao dịch: Quan điểm kinh tế chi phí giao dịch hay còn gọi là quan
điểm thị trường đã cho rằng các cá nhân hành động trong tính tư lợi của họ, và về mặt lý thuyết việc
trao đổi hàng hóa hay dịch vụ là đòi hỏi tất yếu trong thị trường tự do. Đặc biệt, khi mà môi trường trở
246
- TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
nên ngày càng phức tạp và thiếu ổn định, các hợp đồng giao dịch càng trở nên nhiều hơn, với số lượng
lên đến hàng trăm và tùy theo vị thế của từng tổ chức, vì vậy khó có thể giám sát được hết toàn bộ chi
phí theo từng giao dịch, điều này dẫn đến chính chi phí giao dịch đã trở thành rào cản ngăn cách sự
trao đổi. Vì vậy những hành vi giao dịch cần được điều chỉnh thông qua quy định, sự giám sát và kiểm
toán thì ít tốn kém hơn là thông qua từng hợp đồng. Trong trường hợp này một cấu trúc tổ chức đặc
biệt được lập ra bởi vì nó có hiệu quả chi phí tốt nhất. Như vậy trọng tâm của quan điểm này là tập
trung vào xem xét những hoạt động trao đổi hàng hóa và dịch vụ với bên ngoài hơn là hoạt động sản
xuất bên trong, và nó thể hiện quan điểm kinh tế khá hẹp về các sự kiện tổ chức.
2.3. Mô hình thiết kế và vận hành cấu trúc của tổ chức
Mặc dù hiện nay đang có nhiều tư tưởng và quan điểm khác nhau trong việc thiết kế, vận hành
cấu trúc của tổ chức. Thực tế cũng cho thấy không có cấu trúc tổ chức chung cho các tổ chức, mà mỗi
tổ chức hay doanh nghiệp hoạt động trong bối cảnh khác nhau và ở vào giai đoạn khác nhau thì cấu
trúc tổ chức và vận hành nó cũng khác nhau. Nhưng tựu chung lại có hai mô hình cơ bản cho việc thiết
kế cấu trúc và vận hành tổ chức: Mô hình cơ giới và mô hình hữu cơ.
- Mô hình cơ giới-máy móc: Mô hình này hướng đến tính chặt chẽ, cứng nhắc và sự ổn định
của tổ chức, nhờ đó mà tổ chức đạt được hiệu quả. Đặc trưng của mô hình này là: Tính nghi thức hóa
cao, việc giao dịch trong tổ chức chủ yếu dựa trên và bằng văn bản, giao tiếp bằng lời rất ít. Công việc
được chuyên môn hóa đến từng vị trí trong tổ chức. Nhân viên thực hiện công việc theo quy trình và
tiêu chuẩn đã được thiết lập sẵn, mang tính cứng nhắc, ít cần đến sự sáng tạo hay linh hoạt của người
thực hiện. Quyền hành và kiểm soát có tính tập trung ở cấp cao. Hệ thống thông tin chính thức và theo
chiều dọc, ít có sự tương tác theo chiều ngang. Mô hình này rất thích hợp với các tổ chức hoạt động
trong bối cảnh: Tổ chức theo đuổi mục tiêu và các giá trị nằm ngay bên trong của nó, đảm bảo hiệu
quả về tài chính. Chiến lược dẫn đạo chi phí thấp hoặc người bảo vệ. Môi trường có tính ổn định. Công
nghệ theo thủ tục và sản xuất hàng loạt. Quy mô của tổ chức lớn và ở vào giai đoạn phát triển trong
chu kỳ sống của tổ chức.
- Mô hình hữu cơ: Mô hình hữu cơ trái ngược với mô hình cơ giới, mô hình này hướng đến tính
linh hoạt, mềm dẻo và sự năng động của tổ chức. Những đặc trưng cơ bản của mô hình này là: Tính
nghi thức hóa thấp, giao dịch mặt đối mặt và chủ yếu bằng lời, rất ít văn bản. Tính chuyên môn hóa
thấp, nhiệm vụ của nhân viên đa dạng và họ có thể thực hiện một cách linh hoạt, rất ít các quy tắc và
tiêu chuẩn được thiết lập trước. Quyền hành phi tập trung, nhân viên có quyền tự chủ rất cao trong
công việc. Kiểm soát mang tính cá nhân và nhóm là chủ yếu. Hệ thống thông tin chính thức kết hợp
với phi chính thức, theo chiều dọc kết hợp với ngang. Mô hình này sẽ mang lại sự hữu hiệu khi tổ chức
theo đuổi những mục tiêu và giá trị hướng ra bên ngoài như gia tăng thị phần, đáp ứng nhanh chóng
khách hang hay sự đánh giá cao của giới hữu quan bên ngoài tổ chức; chiến lược khác biết hay tìm
kiếm cơ hội; môi trường của tổ chức có tính năng động; công nghệ mang tính dịch vụ hoặc sản xuất
đơn chiếc và không theo thủ tục; quy mô của tổ chức từ nhỏ đến vừa và ở vào giai đoạn mới thành lập.
Theo lý thuyết thì cơ bản có hai mô hình cho việc thiết kế cấu trúc tổ chức như trên đã đề cập.
Tuy nhiên, cũng cần phải lưu ý rằng trên thực tế các yếu tố tạo nên bối cảnh hoạt động và có tính quyết
định đối với cấu trúc của tổ chức là: Mục tiêu, chiến lược, môi trường, công nghệ, quy mô và văn hóa
có sự đa dạng, không hoàn toàn đồng bộ; vì vậy không có cấu trúc của một tổ chức nào là hoàn toàn cơ
giới hay hoàn toàn hữu cơ, mà phần lớn là chúng có thể thiên về cơ giới hoặc có nhiều đặc tính của cấu
trúc hữu cơ mà thôi.
247
- HỘI THẢO KHOA HỌC QUẢN TRỊ VÀ KINH DOANH – COMB 2016
3. Định hướng tái cấu trúc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp ở Việt Nam
3.1. Căn cứ cho việc tái cấu trúc tổ chức
Cấu trúc tổ chức của mỗi doanh nghiệp là do bối cảnh hoạt động của chính doanh nghiệp đó
quy định, khi bối cảnh hoạt động có sự thay đổi thì đòi hỏi doanh nghiệp cũng phải tái cấu trúc lại tổ
chức của mình. Như phần lý thuyết trên đã đề cập có nhiều yếu tố tạo lên bối cảnh hoạt động của một
doanh nghiệp: Môi trường kinh doanh, mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, công nghệ, quy mô
và văn hóa doanh nghiệp. Vì vậy, để tái cấu trúc tổ chức doanh nghiệp đúng đắn mỗi doanh nghiệp cần
căn cứ vào một số khía cạnh cơ bản sau:
- Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp: Ngành nghề kinh doanh sẽ xác nhận sứ mệnh và
phạm vi môi trường hoạt động của doanh nghiệp. Ngành nghề kinh doanh là nền tảng và xuất phát
điểm cho việc xác định chuỗi giá trị của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị xác định thiết lập và cách
thức vận hành các chức năng nhằm tạo ra giá trị cho khách hàng và nhờ đó có được lợi nhuận từ họ.
Nhà quản trị đánh giá lại cấu trúc tổ chức doanh nghiệp hiện hành, chức năng nào còn yếu, chức năng
nào quan trọng nhưng còn thiếu, chức năng nào ít quan trọng nhưng quá đông nhân viên, cơ chế vận
hành và phối hợp giữa các chức năng có đáp ứng được nhu cầu bên trong và bên ngoài hay không? Từ
đó có được các quyết định phù hợp khi tái cấu trúc tổ chức doanh nghiệp của mình.
- Môi trường hoạt động của doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong những ngành
nghề khác nhau, ở những địa phương khác nhau thì phạm vi môi trường hoạt động là khác nhau, chiều
hướng và mức độ tác động của từng yếu tố của môi trường đến mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau. Vì
vậy, khi tái cấu trúc tổ chức bắt buộc mỗi doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá tổng thể môi trường
hoạt động của mình. Qua nghiên cứu đánh giá môi trường nhằm thấy rõ khả năng cung cấp nguồn lực
khan hiếm và quan trọng của môi trường theo nhu cầu của doanh nghiệp, mức độ thay đổi gây ra sự
không chắc chắn và đòi hỏi của môi trường đối với doanh nghiệp, mong muốn của các bên hữu quan
đối với doanh nghiệp. Đây là những căn cứ hết sức quan trọng cho việc xác định hành vi ứng xử của
chính doanh nghiệp trước điều kiện cụ thể của môi trường. Từ đó nhà quản trị sẽ cân nhắc và quyết
định có cần tái cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp hay không, tái cấu trúc theo hướng nào cho phù hợp.
Cân nhắc việc điều chỉnh lại một số chức năng cũng như cơ chế vận hành nhằm giúp doanh nghiệp hòa
hợp được với môi trường. Chẳng hạn khi môi trường ổn định, tính không chắc chắn của nó thấp, khả
năng cung cấp nguồn lực cho nhu cầu của doanh nghiệp dồi dào thì cấu trúc tổ chức được điều chỉnh
theo mô hình cơ giới – máy móc, hướng đến tính ổn định và hiệu quả bên trong của doanh nghiệp theo
quan điểm của Max Weber người Đức đề xuất là rất phù hợp và ngược lại.
- Mục tiêu của doanh nghiệp: Trên cơ sở ngành nghề và môi trường kinh doanh đã được nhận
thức, mỗi doanh nghiệp cần xác định và lựa chọn mục tiêu chung cùng với mục tiêu của từng chức
năng cho phù hợp, từ đó sẽ xác định được những hoạt động cần thiết và cấu trúc tổ chức tổ chức thích
hợp để đạt được mục tiêu. Mỗi mục tiêu chỉ đặt ra và thực hiện trong một giai đoạn nhất định, khi mục
tiêu được hoàn thành hay điều chỉnh thì tất yếu phải điều chỉnh cấu trúc tổ chức cho phù hợp. Khi
doanh nghiệp theo đuổi những mục tiêu hướng ra bên ngoài, chẳng hạn sự gia tăng thị phần, sự đánh
giá cao của giới hữu quan bên ngoài đối với doanh nghiệp, hoặc sự thu hút các nguồn lực khan hiếm
của môi trường thì cấu trúc tổ chức doanh nghiệp cần điều chỉnh theo mô hình hữu cơ, đảm báo tính
linh hoạt của doanh nghiệp là phù hợp. Cụ thể, tính chuyên môn hóa thấp, nhân viên thực hiện nhiệm
vụ một cách linh hoạt, nhân viên cần có sự sáng tạo, quyền hành phi tập trung, nhóm và cá nhân tự
kiểm soát, giao tiếp mặt đối mặt, rất ít các tiêu chuẩn và thủ tục tồn tại trong doanh nghiệp. Ngược lại
khi doanh nghiệp theo đuổi những mục tiêu hướng vào bên trong như đảm bảo sự an toàn và hiệu quả
248
- TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
về tài chính, duy trì sự ổn định của của doanh nghiệp thì cấu trúc tổ chức theo mô hình cơ giới là phù
hợp.
- Chiến lược của doanh nghiệp: Chiến lược kinh doanh là cách thức doanh nghiệp tương tác với
đối thủ nhằm giành ưu thế trong cạnh tranh. Chiến lược chỉ ra cách thức hành động của doanh nghiệp
để đạt được những mục tiêu đặt ra. Trong khi đó cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp được xem là công
cụ để thực thi chiến lược nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Chiến lược cũng được điều chỉnh
theo thời gian và tình thế của chiến lược, vì vậy khi chiến lược này được thực hiện thì chiến lược mới
lại được hình thành, khi đó đòi hỏi cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp cũng cần phải điều chỉnh cho
phù hợp. Khi doanh nghiệp sử dụng chiến lược cạnh tranh khác biệt hoặc người săn lùng cơ hội, đòi
hỏi doanh nghiệp dám mạo hiểm và chấp nhận rủi ro thì cấu trúc tổ chức cần thiết kế, vận hành theo
mô hình hữu cơ linh hoạt là phù hợp. Còn khi doanh nghiệp chuyển sang chiến lược dẫn đạo chi phí
thấp hoặc người bảo vệ thì cấu trúc tổ chức cần điều chỉnh theo mô hình cơ giới. Tuy nhiên, cần phải
lưu ý cấu trúc tổ chức không chỉ phụ thuộc vào chiến lược một cách thụ động một chiều, mà việc điều
chỉnh hoặc đưa ra chiến lược mới cho doanh nghiệp cũng cần căn cứ vào cấu trúc tổ chức hiện tại.
- Công nghệ của doanh nghiệp: Công nghệ là những kỹ thuật, hoạt động và các phương tiện
dùng để chuyển đổi những yếu tố đầu vào của doanh nghiệp thành đầu ra. Công nghệ sẽ tạo ra một quy
trình những hoạt động cần phải thực hiện để biến nguyên liệu thành sản phẩm và tạo ra giá trị cho
khách hàng. Theo đòi hỏi của công nghệ sản xuất, một số bộ phận trong cấu trúc tổ chức cần được thiết
lập và phối hợp để hỗ trợ đảm bảo cho nó hoạt động hiệu quả, từ đó làm xuất hiện cấu trúc tổ chức của
doanh nghiệp. Như vậy, cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp một phần phụ thuộc vào công nghệ của
chính doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp có công nghệ dịch vụ, công nghệ sản xuất đơn chiếc thì cấu
trúc tổ chức của doanh nghiệp cần thiết kế và vận hành theo mô hình hữu cơ, hướng đến sự linh hoạt là
phù hợp. Còn khi doanh nghiệp có công nghệ sản xuất hàng loạt, một lượng lớn sản phẩm đã được tiêu
chuẩn hóa thì cấu trúc tổ chức mang tính cơ giới sẽ phù hợp. Nói đến công nghệ còn bao gồm cả công
nghệ thông tin. Ngày nay sự phát triển của công nghệ thông tin gắn liền với máy tính điện tử đã được
ứng dụng rộng rãi vào các hoạt động của doanh nghiệp, từ hoạt động sản xuất đến việc mua bán trao
đổi và quản trị. Có thể nói sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đã phá vỡ công nghệ sản
xuất cũng như hoạt động quản trị truyền thống. Nhờ có công nghệ thông tin mà hệ thống sản xuất trở
lên linh hoạt hơn, sản phẩm trở lên đa dạng hơn. Cũng nhờ công nghệ thông tin mà nhiệm vụ của nhân
viên trở lên đa dạng và bớt cứng nhắc hơn, nhà quản trị có thể phân quyền hoặc tập quyền nhiều hơn,
sự liên kết phối hợp giữa các nhân viên cũng linh hoạt và hiệu quả hơn. Vì vậy, cấu trúc tổ chức của
doanh nghiệp cũng trở nên mang tính hữu cơ nhiều hơn. Tóm lại công nghệ có sự ảnh hưởng quan
trọng đến việc thiết kế và vận hành cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp, do dó khi thiết kế hoặc tái thiết
kế cấu trúc tổ chức doanh nghiệp cần căn và dựa trên nền tảng công nghệ của chính doanh nghiệp.
- Quy mô doanh nghiệp: Quy mô chính là độ lớn của doanh nghiệp, quy mô được đo lường qua
nhiều chỉ tiêu khác nhau và mức độ mỗi chỉ tiêu cũng khác nhau tùy thuộc vào mỗi quốc gia. Cụ thể ở
Việt Nam, theo khoản 1, điều 3, Nghị định 56/2009 NĐ-CP của Chính phủ thì sự phân loại doanh
nghiệp theo quy mô và ngành nghề như sau:
249
- HỘI THẢO KHOA HỌC QUẢN TRỊ VÀ KINH DOANH – COMB 2016
Bảng 1: Qui mô của doanh nghiệp
Ngành nghề Siêu nhỏ Nhỏ Vừa
L.động L.động Vốn(tỷ) L.động Vốn (tỷ)
(người) (người) (người)
Nông, lâm, thủy sản 200-300
Công nghiệp, xây dựng 200-300
Thương mại, dịch vụ 50-100
Thường những doanh nghiệp mới hình thành và đi vào hoạt động, đang tìm chỗ đứng trên thị
trường thì quy mô còn nhỏ và đơn ngành. Phần lớn các hoạt động của doanh nghiệp chưa đi vào nề
nếp, chưa có tính ổn định và tiêu chuẩn hóa rõ ràng. Việc tiến hành hoạt động quản trị dựa nhiều vào
năng lực điều hành và giám sát trực tiếp của nhà quản trị. Nhiệm vụ của nhân viên có tính đa dạng,
tính chuyên môn hóa thấp, nhân viên thực hiện công việc có linh hoạt và dựa vào kinh nghiệm là
chính. Hệ thống văn bản quy tắc và thủ tục rất ít – nghi thức hóa thấp, tương tác mặt đối mặt là chính.
Quyền hành và kiểm soát có tính tập trung. Đội ngũ nhân viên ít, cấu trúc đơn giản. Với những đặc
tính trên thì cấu trúc có tính hữu cơ linh hoạt. Cùng với thời gian, khi doanh nghiệp đứng vững trên thị
trường và gặp được cơ hội thì sẽ dần phát triển thành tổ chức quy có quy mô lớn. Đi liền với sự phát
triển về quy mô thì cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp cũng từng bước được điều chỉnh. Cụ thể, đội
ngũ nhân viên và các phòng ban từng bước được bổ sung, nhiệm vụ của nhân viên từng bước được
chuyên môn hóa, việc thực hiện nhiệm vụ cũng mang tính quy chuẩn hơn, giám sát và hệ thống thông
tin được thực hiện theo cấp bậc hơn, hệ thống văn bản có tính quy tắc và thủ tục ngày càng nhiều. Cứ
như vậy đến cho đến khi doanh nghiệp đạt đến quy mô lớn thì cấu trúc tổ chức sẽ dần trở thành cơ
giới.
- Văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa doanh nghiệp là hệ thống các giá trị, niềm tin chủ đạo, những
hiểu biết và cách suy nghĩ được chia sẻ bởi các thành viên trong doanh nghiệp. Văn hóa tượng trưng
cho tinh thần của doanh nghiệp. Văn hóa sẽ đặc biệt được chú ý khi doanh nghiệp thực thi chiến lược
mới, tái cấu trúc tổ chức. Văn hóa ảnh hưởng đến cách thức mà mỗi thành viên liên kết phối hợp với
thành viên khác trong doanh nghiệp, dẫn đến sự hòa nhập bên trong doanh nghiệp. Văn hóa cũng ảnh
hưởng đến sự phân quyền và sự kiểm tra giám sát trong doanh nghiệp. Đồng thời văn hóa doanh
nghiệp cũng chi phối cách thức mà tổ chức cư xử với phần còn lại thuộc môi trường bên ngoài như nhà
cung ứng, khách hàng, đối thủ, chính phủ hay dân cư. Như vây, văn hóa có sự ảnh hưởng nhất định
đến cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp. Khi tiến hành tái cấu trúc tổ chức doanh nghiệp các nhà quản
trị thường phải đối mặt với sức mạnh của văn hóa, việc từ bỏ một thói quen ứng xử nào đó không phải
là điều rễ ràng, nhất là việc tái cấu trúc tổ chức gây tổn hại trực tiếp đến quyền hạn và lợi ích của
những người liên quan. Nhà quản trị cần tạo dựng được sự đồng thuận của nhân viên trong việc tái cấu
trúc tổ chức.
3.2. Những tác động và yêu cầu đặt ra cho việc tái cấu trúc cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp
Việt Nam dưới tác động của hội nhập quốc tế
3.2.1. Tác động của hội nhập quốc tế đến tái cấu trúc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Khi tham gia vào quá trình hội nhập quốc tế với nhiều hình thức: Xuất khẩu, thuê ngoài, nhượng
quyền kinh doanh, liên doanh hay đầu tư trực tiếp, chắc chắn các doanh nghiệp sẽ chịu ảnh hưởng của
yếu tố quốc tế. Vì vậy muốn tái cấu trúc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nhằm đáp ứng được yêu cầu
khi hội nhập quốc tế, đòi hỏi các doanh nghiệp cần nhận diện và đánh giá đúng mức sự ảnh hưởng của
yếu tố quốc tế đến hoạt động của doanh nghiệp. Có nhiều yếu tố thuộc về quốc tế ảnh hưởng đến quá
250
- TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
trình hội nhập của các doanh nghiệp như sự phát triển kinh tế, luật pháp, chính trị, văn hóa, điều kiện
tự nhiên…, trong đó có những yếu tố gây ảnh hưởng lớn đến thiết kế và tái cấu trúc cơ cấu tổ chức của
các doanh nghiệp cần nói đến là luật pháp và văn hóa.
- Luật pháp: Luật pháp là yếu tố tạo ra và duy trì một sân chơi, bảo đảm cho sự bình đẳng giữa
các doanh nghiệp. Mỗi quốc gia đều ban hành rất nhiều đạo luật: Luật cạnh tranh, bảo về quyền lợi
người tiêu dung, an toàn lao động...Nhưng sự khác biệt về luật pháp và những quy định giữa các quốc
gia đã tạo nên thách thức đối với các doanh nghiệp trong quá trình tiến hành kinh doanh của quốc tế.
Vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp cần chủ động nghiên cứu nắm vững luật pháp của các bên liên quan,
cũng như thông lệ Quốc tế. Để thực hiện điều này thì trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp khi tham
gia hội nhập quốc tế cần có nhân viên hoặc một bộ phận chuyên trách về luật pháp. Thực tế ở Việt
Nam trong những năm vừa qua đã có nhiều doanh nghiệp khi tham gia hợp tác quốc tế, do thiếu hiểu
biết đầy đủ luật pháp của nước đối tác nên phải chịu thiệt hại, thậm chí phải trả giá khá đắt.
- Văn hóa xã hội: Văn hóa của một quốc gia bao gồm các kiến thức, niềm tin, và giá trị được
chia sẻ, cũng như suy nghĩ và các dạng thức hành vi phổ biến của các thành viên trong xã hội. Văn hóa
của mỗi dân tộc đều có những nét đặc thù và giá trị riêng. Các yếu tố văn hóa đôi khi gây ra nhiều rắc
rối hơn so với các yếu tố về kinh tế, chính trị hay luật pháp. Nhiều doanh nghiệp đã thất bại trong hội
nhập quốc tế khi họ không nhận ra rằng, những giá trị họ theo đuổi và những hành vi điều khiển hoạt
động kinh doanh tại quốc gia này lại không phù hợp với văn hóa của quốc gia khác. Để thành công khi
tham gia hội nhập quốc tế thì các doanh nghiệp cũng cần có sự hiểu biết, tôn trọng và nhạy cảm với sự
khác biệt về văn hóa giữa các dân tộc. Điều này cũng ảnh hưởng đến việc thiết kế hoặc tái cấu trúc cơ
cấu tổ chức của doanh nghiệp. Trong cơ cấu tổ chức cũng cần có sự xuất hiện của bộ phận quan hệ
quốc tế.
3.2.2. Những yêu cầu đối với tái cấu trúc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp ở Việt Nam
Tái cấu trúc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là đòi hỏi mang tính tất yếu. Tuy nhiên, vấn đề này
cần được tiến hành một cách thận trọng và có lộ trình rõ ràng, một sai lầm trong khi tái cấu trúc thường
để lại hậu quả lâu dài, vì những hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp đều dựa trên cơ cấu tổ chức
của doanh nghiệp. Khi tái cấu trúc cơ cấu tổ chức theo hướng hội nhập cần đáp ứng một số yêu cầu cơ
bản như sau:
- Tái cấu trúc cơ cấu tổ chức theo hướng hỗ trợ tốt nhất cho sự hội nhập, đảm bảo cho doanh
nghiệp dễ dảng hội nhập và thực hiện sự thay đổi.
- Cần có sự quan tâm đúng mức đến hoạt động mang tính quốc tế, khi cần có thể hình thành bộ
phận quan hệ quốc tế.
- Tái cấu trúc theo hướng dễ dàng điều chỉnh lại khi cần thiết.
- Trong khi tiến hành tái cấu trúc không làm đảo lộn hoặc gây đình trệ hoạt động của doanh
nghiệp.
- Tái cấu trúc cần tạo ra cơ cấu tổ chức tinh gọn, với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách
nhiệm phải rõ ràng.
3.3. Xu thế tái cấu trúc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp hiện nay
Trong khuôn khổ bài báo này người viết viện dẫn hai xu thế phổ biến trong việc thiết kế, vận
hành và tái cấu trúc doanh nghiệp trên thế giới hiện nay, xem đây là bài học có tác dụng định hướng
trong việc tái cấu trúc tổ chức doanh nghiệp ở Việt Nam trong bối cảnh hội nhập hiện nay.
- Thứ nhất: Thiết kế và tái cấu trúc tổ chức theo mô hình hữu cơ ngày càng tăng.
251
- HỘI THẢO KHOA HỌC QUẢN TRỊ VÀ KINH DOANH – COMB 2016
Theo đánh giá của Giáo sư Richard L. Daft, người có uy tín trong lĩnh vực quản trị, lãnh đạo,
hành vi tổ chức và thiết kế tổ chức thì trong xã hội hiện nay đã có những thay đổi rất cơ bản được thể
hiện:
Bảng 2: Sự thay đổi trong xã hội
Trước đây Đặc tính xã hội Hiện nay
Đề cao tính nội địa, tự chủ Mục đích Đề cao tính Quốc tế
Đồng nhất về văn hóa Lực lượng lao động Đa văn hóa
An toàn về kinh tế Nhân viên mong muốn Phát triển tài năng
Hướng đến thành tích Quản trị nguồn nhân lực Hướng đến sự nhạy bén
Đặt vào đàn ông Giá trị xã hội Đánh giá cao phụ nữ
Sự thay đổi về xã hội đã kéo theo sự thay đổi bối cảnh hoạt động của các doanh nghiệp trên các
phương diện: Môi trường hoạt động của doanh nghiệp mở rộng, năng động hơn, cạnh tranh ngày càng
khốc liệt. Công nghệ sản xuất mới ngày càng nhiều và linh hoạt hơn. Trước đây khi môi trường ổn
định thì doanh nghiệp có quy mô lớn có nhiều ưu thế và hiệu quả hơn so với quy mô nhỏ, điều này đã
được chứng minh qua thực tế. Tuy nhiên hiện nay trong xu thế hội nhập thì môi trường đã trở nên năng
động các doanh nghiệp có quy mô nhỏ tỏ ra linh hoạt, dễ thích nghi với môi trường và nhờ đó dễ mang
lại hiệu quả hơn. Mục tiêu của doanh nghiệp hiện nay cũng có sự thay đổi nhất định, từ chỗ nhấn mạnh
vào hiệu quả tài chính sang nhấn mạnh đến sự thích nghi với môi trường, nhờ đó mang lại hiệu quả.
Văn hóa doanh nghiệp cũng thay đổi theo hướng tăng cường tính dân chủ, trao quyền tự quyết cho
nhân viên nhiều hơn nhằm giải phóng năng lực sáng tạo của họ, đồng thời đáp ứng tốt nhất mong
muốn của khách hàng và các bên liên quan. Trong bối cảnh mới này đòi hỏi các doanh nghiệp phải tái
cấu trúc lại tổ chức của mình, chuyển từ mô hình cấu trúc tổ chức cơ giới sang mô hình hữu cơ cho
phù hợp. Ngay cả những doanh nghiệp mới thành lập cũng cần thiết kế cấu trúc tổ chức theo hướng
hữu cơ, đảm bảo cho sự linh hoạt. Chính vì thế cấu trúc tổ chức theo mô hình hữu cơ xuất hiện ngày
một nhiều trên thực tế.
- Thứ hai: Kết hợp giữa lớn với nhỏ
Quy mô là một trong những yếu tố tạo nên bối cảnh hoạt động và có ảnh hưởng quyết định đến
cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp. Các nhà khoa học đã chỉ ra rằng, doanh nghiệp có quy mô nhỏ hay
quy mô lớn đều có ưu thế và hạn chế nhất định. Những doanh nghiệp có quy mô lớn có ưu thế vượt
trội trong việc tiếp cận và thu hút các nguồn lực khan hiếm từ môi trường bên ngoài để duy trì hoạt
động của mình, có sức mạnh và giành được ưu thế trong cạnh tranh, đạt được hiệu quả kinh tế cao nhờ
dễ dàng cắt giảm chi phí. Tuy nhiên, gắn liền với quy mô lớn thì cấu trúc tổ chức thường cồng kềnh,
nhiều cấp bậc, khả năng linh hoạt thấp nên khó điều chỉnh để thích nghi với môi trường có tính năng
động. Ngược lại, những doanh nghiệp có quy mô nhỏ thường có cấu trúc tổ chức đơn giản, doanh
nghiệp tỏ ra linh hoạt hơn, dễ dàng điều chỉnh các hoạt động để thích nghi với môi trường có tính năng
động như hiện nay hơn. Bên cạnh lợi thế thì hạn chế của doanh nghiệp nhỏ là khó tiếp cận và có được
nguồn lực khan hiếm, khả năng cạnh tranh hạn chế và dễ bị tấn công. Thực tế cũng đã chứng minh, từ
những năm chín mươi của thế kỷ XX trở về trước, khi mà sự mà sự hợp tác quốc tế trong kinh tế chưa
phát triển, môi trường hoạt động của doanh nghiệp khá ổn định thì các doanh nghiệp có quy mô lớn
hoạt động thường mang lại hiệu quả cao. Vì vậy đã tạo ra xu thế chạy theo quy mô lớn và cho rằng
càng lớn càng hiệu quả. Nhưng bước sang những thập niên gần đây thế giới đã trở nên sôi động, sự
hợp tác và cạnh tranh giữa các nền kinh diễn ra trong nhiều lĩnh vực, môi trường trở nên rất năng động
đã làm cho các doanh nghiệp có quy mô lớn mất dần ưu thế của mình và tỏ ra kém hiệu quả hơn so với
252
- TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
quy mô nhỏ. Do đó, để phát huy ưu thế và khắc phục những hạn chế của cả quy mô nhỏ và lớn, đảm
bảo được hiệu quả thì hiện nay thế giới đang diễn ra xu thế tái cấu trúc lại doanh nghiệp theo hướng
kết hợp giữa lớn và nhỏ - Mô hình công ty mẹ và công ty con. Công ty mẹ hoạt động với tư cách là bà
đỡ để các công ty con trở nên năng động và hiệu quả hơn. Có thể nói sự đổ vỡ của tập đoàn Vinashin
và hậu quả nó để lại mà chúng ta đều biết cũng là do đã đi ngược lại xu thế chung của thế giới hiện
nay.
Tóm lại, tái cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp là một vấn đề lớn và phức tạp, đòi hỏi sự thận
trọng của các nhà quản trị. Trong khuôn khổ bài viết này tác giả tập hợp cơ sở lý luận và chỉ ra xu
hướng thực tế để làm căn cứ có tính khoa học cho việc tái cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp, với
mong muốn giúp cho các doanh nghiệp tiến hành tái cấu trúc tổ chức một cách hiệu quả. Đồng thời
cũng khơi gợi ra những hướng nghiên cứu chuyên sâu đối với từng yếu tố ảnh hưởng đến việc tái cấu
trúc tổ chức các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Richard L. Daft, Vanderbilt university, Organization theory and design; Joe Sabatino, 10th
edition, 2010
[2] Richard L. Daft & R. Noe, Organizational Behavior, Chicago: Dryden Pres, 2001
[3] James Champy, X-Engineering the Corporation: Reinventing Your Business in the Digital Age;
Warner Business Books, 1st edition (February 20, 2002).
[4] James A. Champy and Champy, Reengineering Management: Mandate for New Leadership;
HarperBusiness, Reprint edition (Jan 1996).
[5] Michael Hammer and James Champy, Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business
Revolution; HarperBusiness, Rev Upd edition (October 10, 2006).
[6] http://www.NangluongVietnam.vn Tái cấu trúc doanh nghiệp, cần tập trung vào lĩnh vực hoạt
động cốt lõi - 31/5/2013
[7] http://www.longan.gov.vn: Tái cấu trúc doanh nghiệp để nâng cao năng lực cạnh tranh -
24/4/20013
[8] http://ocd.vn Tái cơ cấu doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu – PGS.TS Nguyễn Thanh Bình
253
nguon tai.lieu . vn
