Xem mẫu
- Kỷ yếu Hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học lần thứ 5, năm 2012
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG PHÂN TÍCH HOẠT
ĐỘNG KINH DOANH.
APPLICATION OF INFORMATION TECHNOLOGY IN BUSINESS ANALYSIS.
SVTH: Nguyễn Thị Giáng Thu
Lớp 10A1, Ngành Kế toán – Tin học
GVHD: ThS. Huỳnh Thị Kim Hà
Bộ môn Kế toán – Tin học, Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin
TÓM TẮT
Trong điều kiện hoạt động kinh doanh theo cơ chế thị trường, muốn tồn tại và phát triển,
đòi hỏi các doanh nhiệp phải hoạt động kinh doanh có lãi. Muốn vậy, doanh nghiệp phải thường
xuyên tiến hành phân tích hoạt động kinh doanh nhằm đánh gía chính xác mọi hoạt động kinh
doanh trong trạng thái thực của chúng.Trên cơ sở đó có những biện pháp hữu hiệu và lựa chọn ra
các phương án tối ưu trong hoạt động kinh doanh. Một câu hỏi được đặt ra đối với các nhà doanh
nghiệp làm thế nào để phân tích hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả nhất? Trước khi công nghệ
thông tin chưa phát triển thì phân tích hoạt động kinh doanh chủ yếu là bằng các công cụ đơn giản
như Excel và các phép tính thủ công. Với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin thì các
doanh nghiệp thường sử dụng những phần mềm để tiến hành phân tích. Bài viết này đánh giá
thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác phân tích hoạt động kinh doanh tại
các doanh nghiệp hiện nay và đưa ra các giải pháp chung cho các doanh nghiệp ở Việt Nam.
ABSTRACT
In order to be survived and grow in the market mechanism, enterprises have to make
profit. Enterprises, therefore, must conduct business analyses oftenly to accurately assess all
business activities to apply the most effective methods in doing their own business. A question is
posed to entrepreneurs is that how to analyse business activities effectively? Business analyses
have being done mainly by some simple tools such as Excel and other manual calculations before
the development in information technology. Firms nowadays often use softwares to cary out
business analyses as information technology have developed strongly and rapidily. This article
reviews the situation of information technology application in analysing business activities and
suggests some solutions to this issue in Vietnam.
1. Mở đầu
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào phân tích hoạt động kinh doanh còn rất mới
lạ đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) tại Việt Nam. Đặc biệt trong quá trình
phân tích, hầu hết các doanh nghiệp vẫn chưa ứng dụng được các phần mềm phân tích do
các hạn chế về khả năng và nguồn lực, đặc biệt là nguồn vốn nên nhiều doanh nghiệp vẫn
chưa đầu tư về khía cạnh này. Muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp không
những phải tổ chức hạch toán kinh doanh một cách chính xác mà còn phải tích cực tổ chức
công tác phân tích hoạt động kinh doanh - đây là một công cụ đắc lực để quản lý và điều
hành có hiệu quả các hoạt động của doanh nghiệp. Công nghệ thông tin (CNTT) sẽ là
nguồn lực tạo ra những bứt phá quan trọng giúp nền kinh tế Việt Nam, nền kinh tế có tới
97% GDP từ các DNVVN, tìm được vị trí cạnh tranh trong toàn cầu. Vì vậy vấn đề đặt ra
ở đây là phải hướng đến việc tìm ra con đường để CNTT xâm nhập, lan toả nhanh nhất vào
5
- Kỷ yếu Hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học lần thứ 5, năm 2012
trong các DNVVN. Và mục tiêu chung là làm rõ thực trạng hoạt động kinh doanh, tìm hiểu
các nguyên nhân tồn tại và đề xuất ra các giải pháp làm nâng cao hiệu quả hoạt động sản
xuất kinh doanh.
Để góp phần nâng cao hiệu quả khi phân tích hoạt động kinh doanh tôi đã chọn đề
tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong phân tích hoạt động kinh doanh”.
2. Nội dung
2.1. Cơ sở lý luận
2.1.1. Khái quát về phân tích hoạt động kinh doanh
Phân tích hoạt động kinh doanh (Operating Activities Analysis) là xem xét, nghiên
cứu quá trình sản xuất kinh doanh bằng những phương pháp riêng, kết hợp các lý thuyết
kinh tế và các phương pháp kỹ thuật khác nhằm đến việc phân tích, đánh giá tình hình kinh
doanh, phát hiện những quy luật của các mặt hoạt động trong doanh nghiệp dựa vào các dữ
liệu lịch sử, làm cơ sở cho các dự báo và cơ sở chính sách.
2.1.2. Các phương pháp sử dụng khi phân tích thủ công
- Phương pháp loại trừ.
- Phương pháp liên hệ.
- Phương pháp tương quan hồi quy.
2.2. Thực trạng Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác phân tích hoạt động kinh
doanh tại Doanh Nghiệp Việt Nam hiện nay.
Có thể đưa ra một đánh giá khái quát chung về việc ứng dụng phần mềm trong
phân tích hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp là quá “khiêm tốn”. Đa số các DN sử
dụng các hàm và các chức năng trong Excel ( Sử dựng table 2 chiều phân tích kết quả kinh
doanh, Chức năng Pivot table, Goal seek…) để tiến hành phân tích, hoặc tính toán thủ
công. DN Việt Nam chủ yếu làm thương mại, dịch vụ quy mô nhỏ. Ngoài Phần mềm kế
toán họ ít cần đến các phần mềm khác. Những DN siêu nhỏ thậm chí không cần trang bị
phần mềm kế toán mà họ thuê kế toán từ bên ngoài. Theo số liệu năm 2010 do Cục
Thương Mại điện tử & CNTT- Bộ Công Thương công bố, tỷ lệ chi phí cho phần cứng tại
các DN 45%,chi phí cho phần mềm mới có 31%, đào tạo 10%, còn 14% chi phí khác. Theo
ông Nguyễn Trí Thanh, Trưởng phòng Tin học của Viện tin học DN nhận định “Tỷ lệ đầu
tư này cho thấy sự bất hợp lý giữa chi tiêu cho phần cứng và phần mềm so với tỷ lệ chung
của thế giới”.
Một công trình khảo sát trên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam (Thực hiện
bởi nhóm nghiên cứu của trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM - PGS.TS Nguyễn Việt chủ
nhiệm) về việc sử dụng các phần mềm kế toán cho ta thấy tỷ lệ như sau:
Mua phần mềm có sẵn chiếm tỷ lệ 48%;
Thuê các công ty phần mềm viết chiếm tỷ lệ 24%.
Tự doanh nghiệp viết phần mềm chiếm tỷ lệ 21%.
Còn lại là 7% các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm kế toán.
2.2.1. Khảo sát thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh của
6
- Kỷ yếu Hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học lần thứ 5, năm 2012
Công ty Môi Giới Bất Động Sản Tín Ngọc Phát –Tỉnh Quảng Trị (công ty vừa và nhỏ)
a. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác hoạt động của công ty
- Ưu điểm:
+ Tuy công ty áp dụng phương tiện xử lý thông tin chưa hiện đại nhưng vẫn cung
cấp được thông tin kịp thời của các báo cáo cho ban lãnh đạo và thông tin thị trường cho
khách hàng.
+ Doanh nghiệp đã nắm bắt được các nhân tố ảnh hưởng, mức độ và xu hướng tác
động của các nhân tố đến kết quả kinh doanh.
+ Công ty sử dụng hình thức kế toán trên máy tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho
công ty.
+ Đã ứng dụng phần mềm Microsoft Access, Excel...
+ Vận dụng được các phương pháp thủ công trong phân tích như so sánh, loại trừ…
+ Quảng bá thương nghiệp trên Internet.
+ Hệ thống giao dịch tại chổ, hệ thống trả lời qua điện thoại.
Hạn chế:
+ Vai trò của CNTT tác động tới quá trình môi giới, kinh doanh đến đâu thì phần
lớn công ty lại rất mơ hồ.
+ Trang bị máy tính chỉ phục vụ soạn thảo, lưu trữ văn…., kinh phí đầu tư cho
CNTT phần lớn dành đầu tư cho phần cứng, chưa đầu tư cho phần mềm.
+ Các hoạt động Marketing, xúc tiến thương mại chưa đáp ứng yêu cầu trong môi
trường cạnh tranh.
+ Công ty chỉ sử dụng kế toán tài chính làm thước đo để đưa ra những kế hoạch
phát triển mà chưa sử dụng đến kế toán quản trị có những chiến lược kinh doanh đúng
hướng.
b. Các giải pháp cho các Doanh Nghiệp tại Việt Nam
- Muốn phân tích phải có thông tin do đó bước đầu tiên các Doanh nghiệp nên xây
dựng một hệ thống thông tin hợp lý,sử dụng nhiều phần mềm quản lý thông tin.
- Tăng cường sử dụng văn bản điện tử từng bước thay thế văn bản giấy trong quản
lý, điều hành và trao đổi thông tin.
-Sử dụng các phần mềm có hỗ trợ chức năng phân tích như Accnet BIS, ERP…
- Để phân tích được một cách chính xác kết quả và các xu hướng hoạt động kinh
doanh của công ty, khi phân tích cần thu thập được ít nhất số liệu của 2 năm liên tiếp từ
báo cáo tài chính và các sổ sách chúng từ có liên quan.
- Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin phải gắn với việc nâng cao hiệu quả
hoạt động của doanh nghiệp và tuân thủ các quy định của pháp luật về đầu tư và thực hành
tiết kiệm, chống lãng phí trong các dự án CNTT.
- Công ty có nhiều ứng dụng khác nhau sử dụng cho các mục đích khác nhau như:
tài chính, sản xuất, lưu kho, phân phối, bán hàng... Các ứng dụng này phải được liên kết
với nhau, sử dụng cùng những nguồn dữ liệu.
7
- Kỷ yếu Hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học lần thứ 5, năm 2012
Giải pháp cho công ty Môi giới Bất Động Sản Tín Ngọc Phát
- Với công ty môi giới nhà đất cần phải có: phần mềm kế toán, phần mềm quản lý
bất động sản, nếu kiêm luôn xây dựng thì cần thêm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý vật
tư(vì một công ty bất động sản thường kiêm luôn vấn đề xây dựng, thường là mua đất, đấu
thầu, rồi xây dựng sau đó mới bán), phần mềm để lập kế hoạch.
- Cần kênh thông tin cho người muốn mua trong đó có giới thiệu có liên hệ, có hình
ảnh chi tiết có cả thu thập ý kiến.
- Những công ty lớn kiêm thêm xây dựng sẽ chủ động hơn trong vốn và thị trường,
nên cần phải xây dựng thêm nhiều lĩnh vực khác nhau.
- Sử dụng phần mềm quản lý bất động sản trong phần mềm này có các chức năng
phục vụ cho các công việc trên của công ty, trong đó có kế toán kiểm toán, có hệ cơ sở dữ
liệu, quản lý nhà đất, cái nào đã bán, cái nào còn, cái nào cho thuê.
- Phải có bộ phận tìm kiếm thị trường.
- Việc phân tích luôn đi kèm với thu thập thông tin, muốn phân tích phải có thu
thập thông tin trước (ví dụ khi có khách hàng giao dịch qua điện thoại hay Website nhân
viên sẽ ghi lại thông tin trước hết là ghi lại các yêu cầu mà người dùng hay hỏi, chẳng hạn
tới giai đoạn họ thích mua nhà từ 400 - 600tr. Nếu nhiều người hỏi thì đó là xu hướng
chung vào thời điểm đó, tương tự vào thời điểm khác họ lại muốn thuê nhà hơn).
- Công ty nên đầu tư phần mềm phân tích, phần mềm này sẽ ghi lại quá trình giao
dịch hàng ngày của công ty. Sau đó tổng hợp, và vẻ biểu đồ, từ biểu đồ sẽ đưa ra kết quả
(cái nào được quan tâm nhất, cái nào không được quan tâm, cái nào có thể mở rộng thị
trường).
- Lợi ích của các giải pháp trên mang lại
+ Quản lý doanh nghiệp một cách dể dàng, đơn giản và quảng bá thương hiệu phát
triển mạnh.
+ Cập nhật thông tin nhanh chóng, chính xác…
- Nhưng bên cạnh đó giải pháp còn một số hạn chế
+ Đầu tư các phần mềm với kinh phí lớn.
+ Đòi hỏi nguồn nhân lực có hiểu biết về CNTT hơn.
2.2.2. Giới thiệu một số phần mềm
Có rất nhiều phần mềm về và phân tích hiện nay phổ biến là AccNet BIS,ERP…
8
- Kỷ yếu Hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học lần thứ 5, năm 2012
Hình 1. Phân hệ chức năng của một phần mềm
- AccNet BIS(AccNet Business Intelligence Solution)
Hai điểm khác biệt giữa phần mềm AccNetBIS với excel mà dễ dàng có thể nhận
biết được.
+ Thứ 1: Trước hết AccNet BIS là hệ thống nhiều người dùng, có thể sử
dụng cùng một lúc nhiều chức năng, còn Excel chỉ có 1 người thao tác trên 1 file tại 1 thời
điểm.
+ Thứ 2: AccNet BIS có phân hệ các chức năng trong hệ thống,còn Excel
không có khả năng đó.
Các chức năng mà Excel không thể làm được
Truy xuất dữ liệu từ AccNet BIS để
tạo vô số báo cáo phân tích theo ý muốn, chỉ
với thao tác kéo, thả cực kì đơn giản.
Cung cấp số lượng báo cáo “vô tận”
bằng cách thêm bớt thay đổi vị trí các yếu tố
phân tích.
Báo cáo được thể hiện dưới dạng
bảng và biểu đồ.
Cho phép đào sâu dữ liệu từ tổng hợp
đến chi tiết.
Phân tích dữ liệu theo các chủ đề cụ
thể (phân tích bán hàng, chi phí, tồn kho, kết
quả hoạt động kinh doanh).
Tự tạo bất kỳ báo cáo nào.
Hình 2. Giao diện phần mềm AccNet BIS
9
- Kỷ yếu Hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học lần thứ 5, năm 2012
Khi nhập dữ liệu hệ thống sẽ đưa ra bảng phân tích và kết quả như sau:
Hình 3. Biểu mẫu phân tích bảng cân đối kế toán và P & L
3. Kết luận
Con đường hội nhập của Việt Nam trong tương lai còn rất dài cùng với những thách thức,
khó khăn trước mắt. Vì vậy các doanh nghiệp phải có những bước cải tiến, sửa đổi trong các lĩnh
vực mà trong đó là CNTT – lĩnh vực nhạy cảm nhất của hội nhập. Các doanh nghiệp nhỏ cần
phải nhận thức về khả năng áp dụng của công nghệ thông tin. Phải tạo ra các điều kiện tổ chức
tốt hơn và chú ý đến việc phát triển tầm nhìn chiến lược về các áp dụng có thể của công nghệ
thông tin, không chỉ trong chính các doanh nghiệp mà còn cả trong mạng lưới. Qua nghiên cứu
thực trạng ứng dụng CNTT của công ty Môi giới bất động sản Tín Ngọc Phát – Tỉnh Quảng
Trị (công ty nhỏ) ta có thể rút ra các giải pháp nhằm giúp doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có
hiệu quả, và đứng vững trên nền kinh tế thị trường.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Châu Hoàng Tiểng (2004), Tin học hóa kế toán bằng Access, Nhà Xuất Bản Lao Động.
[2] ThS. Trần Đình Hoàng, Một số giải pháp ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản nghiệp vụ
văn thư lưu trữ ở Trường CĐ Sư Phạm Quảng Trị, Trường Cao Đẳng Sư Phạm Quảng Trị tr
121-126.
[3] PGS.PTS Bùi Xuân Phong(2007), Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp
Bưu Chính Viễn Thông, Nhà Xuất bản GTVT tr3-44.
10
nguon tai.lieu . vn
