Xem mẫu
- TÌM HIỂU VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY DA VÀ MAY MẶC XUẤT KHẨU
Lê Ngọc Mai Thảo
Khoa Kế toán – Tài Chính – Ngân Hàng,
Trường Đại học Công Nghệ TP. Hồ Chí Minh, HUTECH
TÓM TẮT
Trong nền kinh tế thị trường mục tiêu quan trọng nhất của các doanh nghiệp là lợi nhuận. Để thực hiện
được điều này các nhà quản lý doanh nghiệp phải tìm ra mọi biện pháp để giảm chi phí sản xuất, hạ giá
thành sản phẩm, mở rộng thị phần và tăng lợi nhuận đảm bảo sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. Chi
phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh.
Từ đó, buộc doanh nghiệp phải quan tâm tới việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý NVL, CCDC sao cho việc sử
dụng đó đạt hiệu quả cao nhất. Đây là biện pháp đúng đắn và hữu hiệu nhất để tăng lợi nhuận cho doanh
nghiệp đồng thời tiết kiệm tài nguyên cho xã hội. Nhiệm vụ cơ bản của kế toán NVL, CCDC không những
phải hạch toán đầy đủ chi phí NVL, CCDC mà còn phải làm thế nào để kiểm soát chặt chẽ thực hiện tiết
kiệm chi phí, hạ giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng được yêu cầu của chế độ hạch
toán kinh doanh, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời, hữu ích cho công tác quản lý trong doanh nghiệp.
Bài nghiên cứu này sẽ đi sâu phân tích về Kế toán mua hàng tại Công Ty Cổ Phần Giày Da và May Mặc
Xuất Khẩu.
Từ khóa: Kế toán mua hàng; Nguyên vật liệu; Công cụ dụng cụ; Doanh nghiệp.
1. CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1 Nguyên vật liệu
Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng
cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để chế tạo ra sản phẩm. Nguyên vật liệu là một
trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình
sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị của sản phẩm dịch vụ tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp. Đối
với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản
phẩm.
Về mặt hiện vật: Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản
xuất kinh doanh và khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu được tiêu dùng toàn bộ.
Về mặt giá trị: Giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo
ra.
1.2 Công cụ dụng cụ
Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng để trở
thành tài sản cố định. Vì vậy công cụ dụng cụ được quản lí và hạch toán như vật liệu. Có thời gian sử
dụng khá dài nên tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giá trị công cụ dụng
cụ được phân bổ một, hai hoặc nhiều lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
411
- 2. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẾ
2.1 Tổng quan chung về doanh nghiệp
Tên giao dịch tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN GIÀY DA VÀ MAY MẶC XUẤT KHẨU
Tên tiếng Anh: LEGAMEX CORPORATION (LEATHER FOOTWEAR AND GARMENT MAKING
EXPORTING CORPORATION). Tên viết tắt: LEGAMEX
Mã số doanh nghiệp: 0300734844. Đăng ký lần đầu: ngày 25 tháng 08 năm 2006. Đăng ký thay đổi lần
thứ 2: ngày 09 tháng 02 năm 2015. Trụ sở chính: 15 Trường Sơn, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh.
Điện thoại: (84 8) 22 146 213 – 22 146 215. Fax: (84 8) 38 641 265 – 38 660 565.
Website: www.legamex.vn - www.legamex.com.vn Email: legamex@legamex.vn
2.2 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán
Hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp:
Công ty hiện nay đang áp dụng chế độ kế toán theo quy định thông tư 200/2014 TT- BTC của Bộ Tài
Chính Ban Hành ngày 22/12/2014 và các thông tư hướng dẫn chế độ kế toán theo quy định hiện hành
của Bộ Tài Chính. Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 1/1/N đến 31/12/N. Kỳ kế toán: Năm. Đơn vị tiền tệ
sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Đồng tiền
mà công ty sử dụng là Việt Nam đồng (VNĐ). Hình thức sổ kế toán đang áp dụng: Công ty tổ chức hệ
thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.
412
- 2.3 Tìm hiểu thực tế công việc kế toán mua hàng tại Công ty Cổ phần Giày Da và May Mặc
Xuất Khẩu
2.3.1 Chi tiết nội dung tìm hiểu
Sắp xếp chứng từ của công ty theo ngày tháng năm và đóng vào quyển. Nhập liệu các hóa đơn bán ra
mua vào của các tháng vào Excel. Hằng ngày, dựa trên hóa đơn giá trị gia tăng nhập liệu vào phần mềm
kế toán của công ty (FAST). Chị kế toán hướng dẫn nhập liệu trên máy như sau: Vào mục kế toán chi tiết
trên phần mềm sao đó chọn mục thành phẩm nguyên vật liệu vào nhập kho chọn nguyên vật liệu mua vào
nhập kho, sau đó nhập cẩn thận chính xác các thông tin trên hóa đơn như số chứng từ, tên hàng, số tiền
hàng, tiền thuế… bổ sung các khoản mục nếu chưa có. Kiểm tra và lưu vào phần mềm. Vào cuối tháng,
hoặc cuối quý kế toán tiến hành kiểm tra từng loại nguyên vật liệu mua vào. Dựa trên số liệu trên sổ kế
toán được hạch toán vào phần mềm, kế toán tiến hành in ra tổng nguyên vật liệu (hoặc chi tiết từng loại
nguyên vật liệu) để báo cáo với giám đốc. Hướng dẫn theo dõi công nợ của nhà cung cấp.
2.3.2 Chứng từ và phương pháp hạch toán thực tế
Minh họa nghiệp vụ mua hàng thông qua hóa đơn tại Công ty Cổ Phần Giày Da và May Mặc Xuất Khẩu.
Nghiệp vụ 1: Ngày 15/01/2019 mua 966kg Giấy sơ đồ trắng đơn giá 22.031 đồng của Công ty TNHH
Thiện Hảo theo Hóa đơn GTGT số 0000874. Công ty chưa thanh toán tiền cho người bán.
Chứng từ:
– Tờ trình số 01/01/2019 (ngày 12/01/2019) – Phụ lục 01
– Hóa đơn GTGT số 0000874 (ngày 15/01/2019) - Phụ lục 02
– Phiếu nhập kho số PN00008 (ngày 24/01/2019) - Phụ lục 03
Định khoản:
Nợ TK 1531: 21.281.946
Nợ TK 1331: 2.128.195
Có TK 331111: 23.410.141
Nghiệp vụ 2: Ngày 25/01/2019 mua 5.000 cái Nút đồng SGC và 20.000 cái Rives đồng SGC của
NCC0022 – Thu Giang theo Hóa đơn GTGT số 0017694. Công ty chưa thanh toán tiền cho người bán.
Chứng từ:
– Giấy đề xuất – Phụ lục 04
– Phiếu nhập kho số PN00009 (ngày 25/01/2019) – Phụ lục 05
– Hóa đơn GTGT số 0017694 (ngày 17/01/2019) – Phụ lục 06
– Hóa đơn bán lẻ - Phụ lục 07
Định khoản:
Nợ TK 1521NĐ: 4.235.000
Nợ TK 1521 RĐ: 8.080.000
Nợ TK 1331: 0
Có TK 331111: 12.315.000
413
- Nghiệp vụ 3: Ngày 30/01/2019 mua hàng theo bảng kê chi tiết sau:
STT TÊN VẬT TƢ ĐVT SỐ LƢỢNG ĐƠN GIÁ
01 Thẻ bài kẹp lưng SGC Cái 3.230 789,50
02 Nhãn dệt chính SGC Cái 5.200 262,00
03 Nhãn dệt túi SGC Cái 4.700 189,00
04 Nhãn dệt size SGC Cái 5.000 220,50
05 Nhãn thành phần SGC (136.5) Cái 4.000 136,50
06 Nhãn giả da (1.575) Cái 4.982 1.575,0
07 Thẻ bài chính Jean SGC (399) Cái 2.500 399,00
Đặt hàng của Công ty TNHH SX Thương Mại Dịch Vụ Tuấn Đại Phát theo Hóa đơn GTGT số 0000705.
Công ty chưa thanh toán tiền cho người bán.
Chứng từ:
– Giấy đề xuất - Phụ lục 08
– Phiếu giao hàng – Phụ lục 09
– Phiếu nhập kho số PN00013 (ngày 30/01/2019) - Phụ lục 10
– Hóa đơn GTGT số 000705 (ngày 18/01/2019) - Phụ lục 11
Định khoản:
Nợ TK 1521: 15.332.910
Nợ TK 1331: 1.533.291
Có TK 331111: 16.866.201
Vào cuối tháng/quý, kế toán hướng dẫn in chi tiết vật tư, hàng hóa trong tháng từ phần mềm kế toán để
kiểm tra hoặc báo cáo lên ban GĐ.
Sổ chi tiết Nguyên liệu, vật liệu TK 152 – Phụ lục 12 (từ ngày 01/01/2019 đến ngày 31/01/2019)
Sổ chi tiết Công cụ, dụng cụ TK 153 – Phụ lục 13 (từ ngày 01/01/2019 đến ngày 31/01/2019).
Cùng với kế toán kho tiến hành kiểm tra vật tư mua về dựa trên các biên bản vật tư hàng hóa của nhà
cung cấp, đối chiếu với số liệu trên hóa đơn. Vật tư mua trong tháng sau khi được nhập vào phần mềm
kế toán sẽ tự động hạch toán vào sổ tổng hợp để theo dõi số lượng tồn, xuất, nhập để tiến hành báo cáo
khi có yêu cầu.
2.4 So sánh sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tế
Trong quá trình thực tập tại công ty, nhận thấy được một số khác biệt trong công tác kế toán ở đơn vị:
Về tổ chức, theo lý thuyết được học công tác mua hàng sẽ gồm 5 đối tượng tham gia: nhà cung cấp,
nhân viên mua hàng, kế toán, thủ kho, thủ quỹ. Do cơ cấu tổ chức của Công ty, đối tượng tham gia mua
vật tư tại Cty gồm có nhà cung cấp, kế toán, thủ kho. Kế toán sẽ đảm nhiệm việc mua hàng và chi tiền
trực tiếp thanh toán cho nhà cung cấp mà không cần nhân viên mua hàng, thủ quỹ.
Về hình thức mua hàng: Theo lý thuyết đã học, bộ phận kho sẽ lập phiếu yêu cầu vật tư lên bộ phận kế
toán nhưng tại Công ty khi một bộ phận cần mua vật tư thì Phó phòng bộ phận đó sẽ làm giấy đề xuất và
trình lên cho Giám Đốc bộ phận phụ trách ký, sau đó Tổng Giám Đốc Công ty sẽ xét duyệt.
414
- Cụ thể như sau:
Khi bộ phận sản xuất cần vật tư để sản xuất thì Phó phòng sản xuất sẽ làm giấy đề xuất cấp nguyên liệu
và vật dụng có ghi rõ lý do để gởi lên cho Giám Đốc bộ phận sản xuất ký. Sau đó làm tờ trình gửi lên Ban
Tổng Giám Đốc Công ty để xét duyệt mua vật tư căn cứ vào giấy đề xuất mua vật tư (mua ngoài phải có
bảng báo giá). Sau khi được duyệt sẽ tiến hành mua hàng => Nhập kho => Giấy thanh toán phải có đầy
đủ chữ ký của người đi mua hàng, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, Tổng Giám Đốc và cuối cùng sẽ
đưa qua phòng kế toán để thanh toán.
3. NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM
3.1 Nhận xét
Trong thời gian thực tập vừa qua đã giúp em tích lũy được nhiều kiến thức và kinh nghiệm cho hành
trang sau này. Trong quá trình thực tập, tuy bước đầu gặp nhiều khó khăn và không tránh khỏi sai lầm
cũng như bỡ ngỡ khi bước đầu làm việc thực tế nhưng được sự giúp đỡ tận tình hỗ trợ của các anh, chị
trong công ty đã giúp em dần quen với những công việc cơ bản. Qua đợt thực tập này, em đã rút ra cho
bản thân mình nhiều bài học quý giá: (1) Đáp ứng và thực hiện đúng yêu cầu công việc được giao; (2)
Nghiêm chỉnh chấp hành nội quy đơn vị thực tập; (3) Cần phải chủ động và linh hoạt hơn tiếp cận với
công việc để tìm kiếm được cho mình công việc phù hợp
3.2 Kiến nghị
Qua quá trình nghiên cứu công tác kế toán mua hàng tại Công ty Cổ Phần Giày Da và May Mặc Xuất
Khẩu em nhận thấy rằng công tác kế toán tại Công ty có những ưu điểm nhất định. Tuy nhiên do những
nguyên nhân khách quan và chủ quan, mà công tác kế toán mua hàng tại Công ty có một vài hạn chế nên
cần hoàn thiện và khắc phục hơn. Với tư cách là một sinh viên thực tập tại Công ty Cổ Phần Giày Da và
May Mặc Xuất Khẩu, em xin đưa ra ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán mua hàng tại Công
ty.
Thứ nhất: Khi vật tư được đưa về nhập kho thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản kiểm nghiệm vật tư để
kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất vật tư đồng thời phải có đầy đủ chữ ký của người
kiểm nhận vật tư.
Thứ hai: Để công tác kế toán mua hàng được thuận lợi và dễ dàng thì bảng tổng hợp nhập xuất tồn là
không thể thiếu. Tuy vậy kế toán Công ty chưa sử dụng bảng tồng hợp này, điều này làm cho kế toán
viên cũng như lãnh đạo khó nắm bắt được cụ thề tình hình biến động của việc mua hàng, từ đó sẽ ảnh
hường đến công tác quản lý và mua hàng tại Công ty
3.3 Bài học kinh nghiệm
Qua thời gian thực tập tại công ty em đã được theo dõi và vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế
và quan trọng trọng hơn em đã được tìm hiểu làm quen với việc hạch toán kế toán tại công ty. Tiếp xúc
với số liệu cần có sự tập trung và chính xác mặc dù chưa cẩn thận và còn nhiều sai sót nhưng với sự
hướng dẫn của kế toán tại Công ty giúp em hiểu rõ hơn và công tác kế toán trên phần mềm, xử lý hóa
đơn chứng từ, theo dõi sổ sách cụ thể là công tác mua vật tư tại công ty.
Trong quá trình làm việc, bên cạnh cần có chuyên môn vững vàng để xứ lý số liệu thì tác phòng và thái
độ làm việc là rất quan trọng. Về mua vật tư, thường xuyên liện lạc bằng điện thoại với nhân viên kho,
công trình và nhà cung cấp vì vậy kế toán nắm rõ thông tin đơn hàng, phối hợp với các bộ phận để công
việc diễn ra một cách nhanh chóng và chuẩn xác. Luôn giữ bình tĩnh, thái độ lịch sự để xử lý vấn đề và
giao tiếp với mọi người.
Cần tìm hiểu về ngành nghề kinh doanh của công ty khi muốn vào làm kế toán để có cái nhìn tổng quan
về môi trường làm việc. Khi thực tập tại Cty, em đã tìm hiểu về các loại nguyên liệu, vật tư, máy móc… để
làm quen với các mặt hàng, mở rộng thêm kiến thức về các lĩnh vực để bổ trợ cho công tác kế toán.
415
- 4. KẾT LUẬN
Thông qua quá trình tìm hiểu thực tế đã giúp cho em có được nhiều kiến thức cũng nhận biết rõ hơn về
chuyên ngành kế toán mình đã chọn một cách tổng quát. Và nhận thấy được sự khác biệt giữa thực tế và
lý thuyết. Thời gian thực tập ở công ty đã giúp em tiếp thu được những kiến thức và kinh nghiệm quý báu
mà chỉ thực tiễn mới hỗ trợ được.
Bên cạnh đó, em luôn nhắc nhở bản thân phải luôn rèn luyện và trao dồi kiến thức chuyên ngành cũng
kiến thức hỗ trợ cho ngành kiến thức về phần mềm kế toán, kiến thức về ngoại ngữ,...Công việc kế toán
luôn đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ, kèm theo đó là tính trung thực trong tất cả mọi hoạt động. Hiểu được
những điều này, em càng có nhận thức và đặt mục tiêu chuẩn xác hơn trong tương lai.
Bài báo cáo này sẽ không tránh khỏi nhiều khiếm khuyết nên bản thân em rất mong nhận được sự đóng
góp của quý thầy cô và ban lãnh đạo công ty để bài báo cáo này hoàn thiện hơn.
Lời cảm ơn: Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của ThS. Trịnh Xuân Hưng.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Kỷ yếu hội thảo khoa học sinh viên qua các năm. Sách.
[2] Chứng từ sổ sách kế toán thu thập được tại đơn vị thực tập.
[3] Hướng dẫn chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo thông tư 200/2014/TT – BTC.
416
nguon tai.lieu . vn
