Xem mẫu
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
Mục lục
ĐẶT VẤN ĐỀ........................................................................................................................ 2
CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ......................................................... 4
I. KHÁI NIỆM ..................................................................................................................... 4
I.1. Dữ liệu và thông tin .................................................................................................. 4
I.2. Hệ thống thông tin .................................................................................................... 5
I.3. Vai trò và chức năng của hệ thống thông tin: ........................................................... 9
II. LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CỦA CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP
........................................................................................................................................ 10
III. TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HIỆN NAY CỦA CÁC DOANH
NGHIỆP TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC:.............................................................................. 11
IV. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ................................................... 13
CHƯƠNG II NỘI DUNG NGHIÊN CỨU .............................................................................. 16
I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ĐÔNG ẤN............................................................ 16
II. TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC THÔNG TIN TẠI CÔNG TY .............................. 17
II.1. Báo cáo bán hàng. ................................................................................................ 17
II.2. Quỹ tiền mặt.......................................................................................................... 35
II.3. Thẻ kho ................................................................................................................. 37
II.4. Bảng tính toán lời lãi. ............................................................................................ 38
II.5. Phụ lục thêm về giá vốn hàng hóa ........................................................................ 39
KẾT LUẬN ...................................................................................................................... 41
BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC ................................................................................... 42
Nhóm thực hiện: 07 1
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
ĐẶT VẤN ĐỀ
Vào những thập niên cuối thế kỹ 20, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ
thông tin. Nó có tác động to lớn vào mọi mặt của đời sống như: khoa học kỹ thuật,
kinh tế và cả xã hội. Nhờ có sự phát triển của công nghệ thông tin mà các hoạt động
sản xuất trở nên phong phú,đa dạng, thuận tiện và dễ dàng hơn. Góp phần quan trọng
vào việc phát hệ thống thông tin nước nhà.
Ở nước ta trong 10 năm trở lại đây thì việc sử dụng công nghệ thông tin không
còn xa lạ và ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống
kinh tế xã hội đặc biệt là lĩnh vực quản lí trong các doanh nghiệp. Quản lí là công
việc vô cùng quan trọng, nó bao gồm quản lí con người, quản lí sản xuất, quản lí kinh
tế và quản lí xã hội.
Trong doanh nghiệp bên cạnh việc quản lí nguồn xương sống của doanh
nghiệp là nguồn tài chính thì việc tổ chức hệ thống thông tin quản lí cũng đóng vai trò
vô cùng quan trọng. Nó giúp cho doanh nghiệp lưu trữ, xử lí và truy tìm thông tin, dữ
liệu một cách nhanh chống, kịp thời và hiệu quả. Nó cũng là cơ sở để các nhà quản lí
ra quyết định quản trị trong doanh nghiệp.
Chính vì những lí do trên mà nhóm chọn đề tài cho tiểu luận :” Tìm hiểu hệ
thống thông tin quản lí tại phòng kế toán của doanh nghiệp kinh doanh đá hoa
cương Đông Ấn”
Nhóm thực hiện: 07 2
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ
VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Nhóm thực hiện: 07 3
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
I. KHÁI NIỆM
I.1. Dữ liệu và thông tin
I.1.1. Dữ liệu
Là những sự kiện, biểu tượng… hay là những gì quan sát được trong thực tế,
phản ánh một vấn đề nào đó của cuộc sống. Nhưng chưa hề được biết đổi sửa chữa
cho bất kỳ mục đích nào.
I.1.2. Thông tin
Là những dữ liệu đã được biến đổi sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử
dụng.
a. Đặc tính của thông tin (có 8 đặc tính)
- Khối lượng (Quantity)
- Phạm vi (Scope)
- Độ hữu dụng (Suitability)
- Độ phù hợp (Relevance)
- Tính chuẩn xác (Accuracy)
- Tính kịp thời (Timeliness)
- Tính tương thích (Compatibility)
- Cách hiển thị (Presentation)
b. Các dạng thông tin chủ yếu
Thông tin chiến lược:
- Liên quan tới những chính sách lâu dài của một doanh nghiệp
- Thông tin về tiềm năng của thị trường, cách thức thâm nhập thị trường,
chi phí cho nguyên vật liệu, phát triển sản phẩm, thay đổi về năng suất lao động, các
công nghệ mới…
Thông tin chiến thuật:
- Những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn, thường là mối quan
tâm của các phòng ban.
- Thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, báo
cáo tài chính hàng năm, đáng giá dòng tiền dự án, …
Thông tin điều hành, tác nghiệp
- Sử dụng cho những công việc ngắn hạn
Nhóm thực hiện: 07 4
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
- Thông tin về số lượng chứng khoán, lượng đơn hàng, tiến độ công
việc…
c. Các nguồn thông tin của doanh nghiệp
Nguồn thông tin bên ngoài
- Khách hàng
- Đối thủ cạnh tranh
- Doanh nghiệp có liên quan
- Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh
- Các nhà cung cấp
Nguồn thông tin bên trong
Thông tin từ các sổ sách và báo cáo kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp.
I.2. Hệ thống thông tin
I.2.1. Khái niệm
- Hệ thống: Là một tập hợp vật chất và phi vật chất như người, máy móc, thông
tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các qui tắc, quy trình xử lý, gọi là các phần tử của
hệ thống. trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùng hoạt động để hướng
tới mục đích chung.
- Hệ thống thông tin: là hệ thống bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu
trữ,phân phối và phản hồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con người.
LƯU TRỮ
XỬ LÝ
THU THẬP PHÂN PHỐI
LƯU TRỮ
PHẢN HỒI
Nhóm thực hiện: 07 5
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
- Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống ghi nhận, lưu trữ, xử lý thông tin của
các quá trình sản xuất, kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà
quản trị doanh nghiệp
Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ
cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công
cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông tin quản lý có các chức
năng chính:
+ Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những
thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các
phương tiện tin học.
+ Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các
thông tin mới.
+ Phân phối và cung cấp thông tin.
Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh
chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn
vẹ, đầy đủ của hệ thống.
I.2.2. Phân loại hệ thống thông tin:
Có nhiều cách phân loại các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Theo mục
đích hỗ trợ mà hệ thống thông tin cung cấp được phân loại như sau:
a. Hỗ trợ hoạt động:
Hệ thống xử lý dữ liệu, giao dịch kinh doanh (DPS)
Hệ thống điều khiển tiến trình (điều khiển các quá trình công nghiệp)
Hệ thống cộng tác xí nghiệp (hỗ trợ giao tiếp, cộng tác trong doanh
nghiệp)
Đây là các hệ thống thông tin tác nghiệp, xử lý các dữ liệu dùng cho các hoạt
động kinh doanh và sinh ra trong các hoạt động đó. Các hệ thống này sinh ra nhiều
sản phẩm thông tin dùng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Chúng thường đảm
nhận các vai trò sau đây:
- Xử lý một cách hiệu quả các giao dịch kinh doanh.
- Điều khiển các tiến trình công nghiệp (thí dụ quá trình chế tạo sản phẩm)
- Hỗ trợ việc giao tiếp và cộng tác trong toàn xí nghiệp,
- Cập nhật các cơ sở dữ liệu cấp Công ty.
Tuy nhiên các hệ thống này không chú trọng vào việc tạo ra các sản phẩm
thông tin mang đặc thù quản lý. Muốn có các thông tin dạng đó phải tiến hành xử lý
tiếp trong các hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý.
Nhóm thực hiện: 07 6
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
b. Hỗ trợ quản lý:
Hệ thống thông tin quản lý MIS (các báo cáo theo mẫu định trước)
Hệ hỗ trợ quyết định DSS (hỗ trợ quyết định tương tác, không theo mẫu)
Hệ thống thông tin điều hành (các thông tin cho lãnh đạo cấp cao nhất)
Là các hệ thống hỗ trợ quản lý, trợ giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết
định. Chúng cung cấp các thông tin và các hỗ trợ để ra quyết định về quản lý, là các
nhiệm vụ phức tạp do các nhà quản trị và các nhà kinh doanh chuyên nghiệp thực
hiện. Về mặt ý niệm, thường chia ra các loại hệ thống chính sau đây, nhằm hỗ trợ các
chức trách ra quyết định khác nhau:
- Các hệ thống thông tin quản lý - cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo theo
mẫu định sẵn, và trình bày chúng cho các nhà quản lý và các chuyên gia khác
của doanh nghiệp
- Các hệ thống hỗ trợ quyết định - cung cấp trực tiếp các hỗ trợ về mặt tính toán
cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định (không theo mẫu định sẵn, và
làm việc theo kiểu tương tác, không phải theo định kỳ),
- Các hệ thống thông tin điều hành - cung cấp các thông tin có tính quyết định từ
các nguồn khác nhau, trong nội bộ cũng như từ bên ngoài, dưới các hình thức
dễ dàng sử dụng cho các cấp quản lý và điều hành.
Ngoài cách phân loại trên, trong các tài liệu cũng có thể còn gặp các loại hệ
thống thông tin sau đây:
Nhóm thực hiện: 07 7
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
1. Các hệ chuyên gia ES: Đây là các hệ thống cung cấp các tư vấn có tính chuyên
gia và hoạt động như một chuyên gia tư vấn cho người dùng cuối. Thí dụ: các
hệ tư vấn tín dụng, giám sát tiến trình, các hệ thống chẩn đoán và bảo trì.
2. Các hệ quản trị tri thức: Đây là các hệ thống thông tin dựa trên tri thức, hỗ trợ
cho việc tạo, tổ chức và phổ biến các kiến thức của doanh nghiệp cho nhân
viên và các nhà quản lý trong toàn công ty. Thí dụ: truy nhập qua mạng intranet
đến các kinh nghiệm và thủ thuật kinh doanh tối ưu, các chiến lược bán hàng,
đến hệ thống chuyên trách giải quyết các vấn đề của khách hàng.
3. Các hệ thống chức năng doanh nghiệp (hoặc các hệ thống tác nghiệp): Hỗ trợ
nhiều ứng dụng sản xuất và quản lý trong các lĩnh vực chức năng chủ chốt của
công ty. Thí dụ: các hệ thống thông tin hỗ trợ kế toán, tài chính, tiếp thị, quản
lý hoạt động, quản trị nguồn nhân lực.
4. Các hệ thống thông tin chiến lược: hệ thống thông tin loại này có thể là một hệ
thống hỗ trợ hoạt động hoặc hỗ trợ quản lý, nhưng với mục tiêu cụ thể hơn là
giúp cho công ty đạt được các sản phẩm, dịch vụ và năng lực tạo lợi thế cạnh
tranh có tính chiến lược. Thí dụ: buôn bán cổ phiếu trực tuyến, các hệ thống
web phục vụ thương mại điện tử, hoặc theo dõi việc chuyển hàng (đối với các
hãng vận chuyển).
5. Các hệ thống thông tin tích hợp, liên chức năng: Đây là các hệ thống thông tin
tích hợp trong chúng nhiều nguồn thông tin và nhiều chức năng tổng hợp nhằm
chia sẻ các tài nguyên thông tin cho tất cả các đơn vị trong tổ chức. Còn gọi
là các hệ thống "xí nghiệp" trợ giúp việc xử lý thông tin cấp toàn doanh
nghiệp. Điển hình là các hệ thống: hoạch định nguồn lực xí nghiệp (ERP), quản
trị quản hệ với khách hàng (CRM), quản lý chuối cung ứng (SCM), và một số
hệ khác.
Nhóm thực hiện: 07 8
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
QUẢN
LÝ
CẤP CAO
QUẢN LÝ
CẤP TRUNG
QUẢN LÝ CẤP TÁC NGHIỆP
TIẾP THỊ SẢN TÀI KẾ NHÂN
XUẤT CHÍNH TOÁN SỰ
I.3. Vai trò và chức năng của hệ thống thông tin:
- Là một phần chính của doanh nghiệp tương tự như kế toán, tài chính, quản trị
hoạt động, tiếp thị quản trị nguồn nhân lực.
- Góp phần quan trọng vào hiệu quả họat động, tinh thần và năng suất lao động
của nhân viên, phục vụ và đáp ứng thỏa mãn nhu cầu của khách hang.
- Là nguồn thông tin và hỗ trợ chính vô cùng cần thiết cho việc ra quyết định của
các cấp quản trị và các doanh nghiệp.
- Yếu tố sống còn trong phát triển sản phẩm, dịch vụ canh tranh, tăng cường lợi
thế chiến lược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu.
Nhóm thực hiện: 07 9
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
SỰ TƯƠNG TÁC
Phần
cứng
Phần Cơ sở dữ
KINH DOANH mềm liệu
Chiến lược
Quy tắc Viễn
thông
HỆ THỐNG THÔNG TIN
II. LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CỦA CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG
DOANH NGHIỆP:
Các năm 1959-1960 - Xử lý dữ liệu:
Các hệ thống xử lý dữ liệu điện tử
Xử lý giao dịch, lưu giữ các hồ sơ kinh doanh
Các ứng dụng kế toán truyền thống.
Các năm 1960-1970 - Tạo báo cáo phục vụ quản lý:
Các hệ thống thông tin quản lý. Quản trị các báo cáo theo mẫu định trước,
chứa các thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định.
Các năm 1970-1980 - Hỗ trợ quyết định:
Các hệ thống hỗ trợ quyết định. Hỗ trợ tiến trình ra quyết định quản lý cụ thể
theo chế độ tương tác.
Các năm 1980-1990 - Hỗ trợ chiến lược và hỗ trợ người dùng cuối:
Các hệ thống tính toán cho người dùng cuối. Hỗ trợ trực tiếp về tính toán cho
công việc của người dùng cuối và hỗ trợ sự cộng tác trong nhóm làm việc.
Các hệ thống thông tin điều hành, cung cấp thông tin có tính quyết định cho
quản lý cấp cao.
Các hệ thống chuyên gia: tư vấn có tính chuyên gia cho người dùng cuối dựa
trên cơ sở tri thức.
Các hệ thống thông tin chiến lược. Các sản phẩm và dịch vụ chiến lược nhằm
đạt lợi thế cạnh tranh.
Nhóm thực hiện: 07 10
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
Các năm 1990-2000 và đến nay - kinh doanh điện tử (KDĐT) và thương mại điện tử
(TMĐT).
Các hệ thống KDĐT và TMĐT liên mạng.
Các xí nghiệp nối mạng và các hoạt động KDĐT và TMĐT trên Internet,
intranet, extranet và các mạng khác.
III. TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HIỆN NAY CỦA CÁC
DOANH NGHIỆP TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC:
Ở Việt Nam, những năm gần đây số người sử dụng máy tính, Internet, số trang
web của doanh nghiệp, cơ quan chính phủ tăng lên rất nhiều. Tuy nhiên, hầu hết các
ứng dụng còn ở mức rất cơ bản như tìm kiếm tin tức, trao đổi e-mail, soạn thảo văn
bản, trong khi các ứng dụng cao cấp có tính đột phá cải thiện năng lực cạnh tranh cho
doanh nghiệp hay chính phủ như các hệ thống thông tin quản lý hoặc thương mại điện
tử thì còn rất hạn chế.
Nghiên cứu của thế giới về vấn đề này cũng cho thấy các doanh nghiệp cũng
như chính phủ ở một số quốc gia đang phát triển hay các nước công nghiệp hóa mới
(NIC) như Trung Quốc, hay các nước ASEAN đều có những hạn chế giống nhau
trong ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý. Các nhà quản lý/ các giám đốc dành
hầu hết thời gian để nói chuyện qua điện thoại (hội chứng mê điện thoại!), họp hành,
hay nhậu nhẹt/ giao tiếp.
Câu chuyện Trung Quốc
Năm 1998, Tập đoàn CITIC (China International Trust and Investment Corp.) -
một trong những doanh nghiệp nhà nước lớn nhất của Trung Quốc - thuê công ty tư
vấn danh tiếng McKinsey với giá 1 triệu USD để phát triển một hệ thống thông tin
quản trị rủi ro. Khi ứng dụng hệ thống vào đánh giá rủi ro của từng khách hàng, một
vấn đề nảy sinh: hầu hết khách hàng của CITIC không đạt tiêu chuẩn để cho vay.
Những khách hàng được hệ thống đánh giá là rất rủi ro lại là những khách hàng
thân thuộc có quá khứ thanh toán các khoản nợ rất tốt (giải thích của CITIC: các
khách hàng thanh toán đúng hạn do họ có quan hệ tốt với CITIC, chứ không phải do
công việc làm ăn của họ thuận lợi - hiện tượng rất phổ biến trong xã hội Trung Quốc
và cả Việt Nam).
Ngược lại những khách hàng được hệ thống đánh giá là rủi ro thấp, theo CITIC
lại là những khách hàng rất đáng ngờ - họ có những chứng nhận về tài chính rất tốt có
được từ sự trợ giúp/ quan hệ bên trong với các công ty kế toán và kiểm toán.
Toàn bộ các chi nhánh của CITIC bối rối, không biết nên vận hành theo cách
thức truyền thống vẫn làm hay theo máy tính. Và cuối cùng các lãnh đạo cao cấp của
Nhóm thực hiện: 07 11
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
CITIC phải giải thích với nhân viên rằng hệ thống quản trị rủi ro của McKinsey là cái
mà công ty sẽ hướng đến trong tương lai, còn bây giờ thì tất cả quay về phương pháp
truyền thống!
Câu chuyện Việt Nam
Cũng vấn đề tương tự. Chính phủ điện tử nói nhiều nhưng vẫn nằm trên giấy,
còn doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước chẳng hề có nhu cầu trang bị
phần mềm và các ứng dụng của hệ thống thông tin. Hầu hết ngân sách cho công nghệ
thông tin hiện nay là để trang bị phần cứng. Công nghiệp phần mềm do vậy vẫn lẫm
chẫm dò từng bước!
Nguyên nhân
Một số nhà quan sát thế giới hiện nay không dùng văn hóa mà sử dụng trình độ
phát triển kinh tế - xã hội để giải thích các hiện tượng này. Theo đó, do khác biệt về
trình độ phát triển kinh tê - xã hội mà các quốc gia chia thành hai nhóm: nhóm vận
hành dựa trên pháp luật và nhóm dựa trên quan hệ.
Các quốc gia nhóm 1:
Là các quốc gia có hệ thống pháp luật đầy đủ, minh bạch, công khai, cụ thể
hóa, văn bản hóa và truyền thông rộng rãi. Các quốc gia này được vận hành chủ yếu
dựa trên hệ thống thông tin công bao gồm các thông tin vĩ mô và vi mô đáng tin cậy,
được kiểm chứng bởi các định chế độc lập trên thị trường. Ở các quốc gia nhóm này,
các định chế xã hội rất phát triển và là một thành phần quan trọng của xã hội, cung cấp
và kiểm chứng các thông tin vi mô và vĩ mô cho toàn thể xã hội. Chính phủ, các
doanh nghiệp, các tổ chức cũng như người tiêu dùng dựa vào các hệ thống thông tin
công này để ra các quyết định quản lý, kinh doanh và tiêu dùng. Các giao dịch kinh
doanh, trao đổi giữa các thành viên của xã hội đều dựa trên kết quả phân tích khách
quan các thông tin được cung cấp từ hệ thống.
Chẳng hạn để quyết định cho vay, hay cấp tín dụng cho một khách hàng, các
ngân hàng sẽ căn cứ vào các thông tin trong quá khứ đã được lưu trữ. Hay để chọn
một trường đại học, các sinh viên sẽ căn cứ vào các thông tin xếp hạng của các tổ
chức như US News. Còn các trường lại dựa vào kết quả thi SAT, TOEFL, GRE của
từng sinh viên do ETS cung cấp để chọn sinh viên.
Điều này lý giải tại sao mô hình quản lý của các quốc gia phát triển thường
phân quyền, dựa vào các nguồn thông tin công - khách quan để ra quyết định, và do
vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý là tối quan trọng. Quay lại câu
chuyện của Tập đoàn CITIC của Trung Quốc kể trên, ta thấy lý do chính dẫn đến sự
thất bại trong việc ứng dụng hệ thống thông tin quản trị do McKinsey tư vấn cũng
chính là ở sự thiếu vắng của các hệ thống thông tin công – vi mô đánh giá các doanh
Nhóm thực hiện: 07 12
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
nghiệp, người tiêu dùng một cách đáng tin cậy (như kiểm toán, kế toán, xếp hạng,
đánh giá rủi ro).
Các quốc gia nhóm 2
Có chung đặc điểm là trình độ phát triển kinh tế - xã hội còn thấp, hệ thống
pháp lý còn lỏng lẻo, năng lực quản lý xã hội của chính phủ còn hạn chế, hệ thống các
định chế xã hội và thông tin công còn hết sức thô sơ. Do các thông tin công không
được kiểm chứng, các đối thủ trên thị trường phải tự mình đánh giá các đối tác trong
từng giao dịch, và để giảm rủi ro cũng như tiếp cận được các nguồn thông tin, họ phải
xây dựng các mối quan hệ lâu dài với một số đối tác.
Xã hội do vậy tồn tại nhiều nhóm với những quan hệ xã hội chằng chịt. Mỗi
nhà quản lý phải tự mình xây và giữ các quan hệ để có thể tiếp cận được những nguồn
thông tin cá nhân – một đặc trưng quyền lực của họ. Và do vậy dẫn đến các đặc trưng
của nhà quản lý: rất tập quyền, gia trưởng, luôn coi trọng giao tiếp, nhậu nhẹt, họp
hành chứ không dựa trên các trao đổi thông qua hệ thống thông tin khách quan.
Mặt khác, rất nhiều các doanh nghiệp, đặc biệt là một số doanh nghiệp nhà
nước, hiện nay có một “lợi thế cạnh tranh” hết sức đặc thù là “độc quyền thông tin”,
hay đúng hơn là độc quyền tiếp cận thông tin (do quan hệ)
Trên phương diện phân tích kinh tế, khi nền kinh tế còn ở qui mô nhỏ, chi phí
xây dựng quan hệ cá nhân và tìm kiếm thông tin cá nhân sẽ rẻ hơn chi phí thiết lập hệ
thống pháp lý và thông tin công cho toàn xã hội.
Tuy nhiên, khi nền kinh tế phát triển và đòi hỏi hội nhập với kinh tế thế giới,
chi phí xây dựng quan hệ cá nhân trong từng giao dịch trở nên quá lớn. Mô hình quản
lý dựa trên quan hệ cá nhân với các thông tin “bên trong” không còn phù hợp với
bước tiến của xã hội và là rào cản chính cho sự phát triển. “Bè cánh”, “độc quyền
thông tin” còn là căn nguyên của tham nhũng, độc quyền, và lãng phí (hội họp, nhậu
nhẹt) – những căn bệnh trầm kha của xã hội chúng ta.
Đây cũng là rào cản lớn cho việc ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông
tin trong quản lý ở các cấp, các ngành, các doanh nghiệp. Nó không chỉ hạn chế sự
phát triển của ngành công nghệ thông tin nói riêng mà hạn chế và nới rộng khoảng
cách phát triển của chúng ta với thế giới.
IV. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin đóng vai trò chủ yếu, làm giảm
đáng kể chi phí sản xuất, thúc đẩy các doanh nghiệp cải tiến trong công tác quản lý.
Nắm bắt được vai trò quan trọng của vấn đề này,trong những năm qua, Công ty Trách
nhiệm hữu hạn thương mại Đông Ấn đã đẩy nhanh việc ứng dụng công nghệ thông tin
vào trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty, đặc biệt là trong công tác quản
lý như: hệ thống báo cáo hàng tháng, kiểm soát được quỹ tiền mặt, kiểm soát lượng
Nhóm thực hiện: 07 13
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
hàng tồn và xuất của công ty sau mỗi cuối kỳ, kết toán sổ sách, quản trị mối quan hệ
khách hàng …. . Có thể nói, việc xây dựng và ứng dụng các chương trình phần mềm
bước đầu được đưa vào ứng dụng một cách có hiệu quả cao qua các công tác phối hợp
giữa các bộ phận với nhau trong công ty, nhằm cập nhật thông tin một cách nhanh
nhất, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Vì vậy , mục tiêu của việc nghiên cứu- ứng dụng hệ thống thông tin đối với
Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại Đông Ấn nhằm:
Hệ thống hóa và đơn giản hóa mô hình quản lý vật tư, quản lý kế toán … giúp
các bộ phận trong công ty cập nhật thông tin một cách dễ dàng.
Giúp doanh nghiệp thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều
hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của mình.
Qua đó, ta thấy được vai trò cốt lõi, không thể thiếu của công nghệ thông tin
trong chiến lược dài hạn. Phát huy những thành quả đã đạt được, trong thời gian đến
công ty không ngừng phấn đấu đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, quyết
tâm đưa công nghệ thông tin trở thành công cụ đắc lực và hữu dụng cho công tác quản
lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp Công ty ngày càng phát triển và
bền vững.
Nhóm thực hiện: 07 14
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
CHƯƠNG 2
NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
Nhóm thực hiện: 07 15
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
CHƯƠNG II
NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ĐÔNG ẤN
1. Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại Đông Ấn được thành lập vào ngày
10/9/2007 và thay đổi lần thứ nhất vào ngày 4/4/2008 tại sở kế hoạch và đầu tư
Thành phố Hồ Chí Minh.
2. Địa chỉ trụ sở chính được đặt tại số : 61 Lê Trung Nghĩa, phường 12, quận Tân
Bình.
3. Ngành, nghề kinh doanh : Mua bán đá granite, đá hoa cương, vật liệu xây
dựng, hàng trang trí nội thất.
4. Vốn điều lệ : 2.000.000.000 ( hai tỷ đồng ).
5. Danh sách thành viên góp vốn :
STT Tên thành Nơi đăng ký hộ Giá trị vốn Phần Số giấy CMND /
viên khẩu thường trú đối góp (nghìn vốn Số Giấy chứng
với cá nhân hoặc đồng) góp nhận ĐKKD/ Số
địa chỉ trụ sở chính (%) quyết định thành
đối với tổ chức lập
1 Nguyễn Thôn Đông Xuyên, 1.000.000.000 50% 125056824
Đức Uyên xã Đông Tiến,
huyện Yên Phong,
tỉnh Bắc Ninh
2 Nguyễn Thôn Đông Xuyên, 1.000.000.000 50% 121313949
Thị Khoa xã Đông Tiến,
huyện Yên Phong,
tỉnh Bắc Ninh
6. Người đại diện theo pháp luật của công ty:
Chức danh : Giám đốc
Họ và tên : Nguyễn Đức Uyên
Sinh ngày : 10/1/1983 Dân tộc : Kinh Quốc tịch : Việt Nam
Số CMND : 125056824
Ngày cấp : 23/4/2007 Nơi cấp : Công an tỉnh Bắc Ninh
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú : Thôn Đông Xuyên, Xã Đông Tiến, Huyện Yên
Phong, Tỉnh Bắc Ninh.
Nhóm thực hiện: 07 16
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
Chỗ ở hiện tại : Thôn Đông Xuyên, Xã Đông Tiến, Huyện Yên Phong, Tỉnh Bắc
Ninh.
Công ty chúng tôi hiện nay ngoài trụ sở chính đặt tại 61 Lê Trung Nghĩa,
phường 12, quận Tân Bình còn có thêm một chi nhánh đặt tại 90 Phan Văn Hớn,
phường Tân Thới Nhất, quận 12. Hàng hóa kinh doanh chủ yếu được nhập khẩu từ
Trung Quốc theo đường vận tải biển. Vì lý do giới hạn, chúng tôi xin được phép chỉ
giới thiệu về hệ thống thông tin đang được áp dụng tại chi nhánh của công ty kèm với
số liệu thực tế trong sáu tháng đầu năm.
II. TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC THÔNG TIN TẠI CÔNG TY
II.1. Báo cáo bán hàng.
Dựa vào các hóa đơn bán hàng hàng ngày, phòng kế toán sẽ lập một báo cáo
bán hàng trên EXCEL với các cột như sau : ngày tháng, ký hiệu hóa đơn, tên khách
hàng, tên sản phẩm, số tấm, số m2, đơn giá, thành tiền, thanh toán và nợ lại. Trong đó
có các hàm toán như sau:
- Thành tiền = Số m2 * đơn giá
- Thanh toán = Thành tiền ( nếu khách hàng thanh toán đủ)
- Nợ lại = Thành tiền – Thanh toán
Khi cần thông tin về từng loại hàng hóa nào được bán ra trong ngày với số
lượng và doanh thu ra sao. Chúng ta có thể dựa vào bảng báo cáo bán hàng và thực
hiện các bước như sau :
- Chọn toàn bộ các cột trong báo cáo
- Chọn Data => Filter
- Trên từng cột ta sẽ có các mũi tên. Click vô mũi tên sẽ có các thông số. Muốn
biết về thông số nào ta chỉ cần chọn thông số đó và ok. Hệ thống sẽ hiển thị tất
cả.
Dưới đây là các báo cáo bán hàng trong sáu tháng đầu năm tại chi nhánh công
ty.
Nhóm thực hiện: 07 17
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
BÁO CÁO BÁN HÀNG TỪ THÁNG 02/2010 ĐẾN THÁNG 04/2010
Tên khách Số
Ngày HD hàng Tên đá tấm M2 Đơn giá Thành tiền Thanh toán Nợ lại
27/2/2010 7 Q20 Khách lẻ Vàng ai cập 2 6,73 380 000 2 537 000 2 537 000
Vàng ai cập 4 2,16 410 000 886 000 886 000
8 Q20 CH Thuận Hải Hồng Rosa 1,7664 750 000 1 324 000 1 324 000
9 Q20 Anh Khang Trắng bột 5 14,4 880 000 12 672 000 12 672 000
09/03/2010 11 Q20 Khách lẻ Trắng bột 1,5 3,3 880 000 2 904 000 2 904 000
Công cắt 100 000 100 000
Trắng sứ nhân
13 Q20 Khách lẻ tạo 0,804 800 000 620 000 620 000
Trắng sứ nhân
13/3/2010 15 Q20 Khách lẻ tạo 0,5 0,744 800 000 595 000 595 000
17 Q20 Quang Thuận Trắng bột 1,5 4,74 880 000 4 171 000 4 171 000
Công cắt 280 000 280 000
17/3/2010 19 Q20 Anh Quang Trắng bột 1 2,88 880 000 2 534 000 2 534 000
19/3/2010 20 Q20 Anh Minh Light empador 2 10,18 720 000 7 330 000 7 330 000
19/3/2010 21 Q20 Phong Trắng bột 1 2,88 880 000 2 530 000 2 530 000
22 Q20 Anh Phi Light empador 1 2,62 740 000 1 939 000 1 939 000
Công cắt 53 000 53 000
23 Q20 Chú Cần Trắng hoa cải 1 2,66 970 000 2 580 000 2 580 000
Trắng sứ nhân
24 Q20 Anh cương tạo 3 10,8 800 000 8 640 000 8 640 000
25 Q20 Anh Đạt Trắng bột 2 3,3 880000 2 900 000 2 900 000
Trắng sứ nhân
26 Q20 Anh Cơ tạo 2 7,2 800 000 5 760 000 5 760 000
27 Q20 Khách lẻ Trắng bột 2 4,2 880 000 3 696 000 3 696 000
28 Q20 Anh Minh Công cắt 957 000 957 000
21/3/2010 29 Q20 Anh Thanh Công cắt 2 270 000 2 270 000
31 q20 Anh Hậu Vàng ai cập 1,12 420 000 470 000 470 000
Nhóm thực hiện: 07 18
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
32 Q20 Anh Tí chú P Trắng bột 8 23,04 850 000 19 584 000 19 584 000
23/3/2010 35 Q20 Anh Vũ Công cắt 4 750 000 2 000 000 2 750 000
24/3/2010 38 Q20 Chú Bình Minh Nâu cape đậm 4 17,9168 780 000 13 970 000 13 970 000
24/3/2010 39 q20 Anh Hòa Light empador 1,5 7,849 750 000 5 886 000 5 886 000
Công cắt 175 000 175 000
24/3/2010 40 Q20 Anh Thịnh Đá xám 1,5 7,2735 600 000 4 360 000 4 360 000
Công cắt 150 000 150 000
42 Q20 Khách lẻ Công cắt 665 000 665 000
43 Q20 Khách lẻ Kem tằm 1 4,704 600 000 2 820 000 2 820 000
45 Q20 Khách lẻ Công cắt 635 000 635 000
46 Q20 Khách lẻ Công cắt 90 000 90 000
47 Q20 Khách lẻ Vàng tằm 1 4,6137 450 000 2 076 000 2 076 000
48 Q20 Khách lẻ Light empador 1 5,1 750 000 3 825 000 3 825 000
50 q20 Khách lẻ Vàng tằm 2 7,8732 450 000 3 543 000 3 543 000
Công cắt 10 000 10 000
Trắng sứ nhân
2 q21 Khách lẻ tạo 2 5,76 750 000 4 320 000 4 320 000
3 Q21 Vân Sơn Nâu cape 0,5 1,1485 550 000 630 000 630 000
29/3/2010 4 Q21 Khách lẻ Vàng tằm 1 4,6025 450 000 2 071 000 2 071 000
Công cắt 129 000 129 000
30/3/2010 6 q21 Thái Bảo Đá xám 20 97,4808 600 000 58 488 000 58 488 000
30/3/2010 7 Q21 Anh Châu Trắng hoa cải 1 2,88 980 000 2 822 400 2 500 000 380 000
9 Q21 Vân Sơn Nâu cape 0,5 1,197 550 000 658 000 658 000
10 Q21 Anh châu Công cắt 190 000 190 000
11 Q21 anh Phi Light empador 0,5 1,36 800 000 1 088 000 1 088 000
Công cắt 40 000 40 000
15 q21 Khách lẻ Công cắt 330 000 330 000
18 q21 Khách lẻ Công cắt 295 000 295 000
Trắng sứ nhân
19 Q21 Anh Kiên xe tải tạo 2 6,48 900 000 5 832 000 5 832 000
Nhóm thực hiện: 07 19
- Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn
30 Q20 Khách lẻ Trắng volycat 5 19,15 650 000 12 440 000 12 440 000
06/04/2010 20 Q21 Thuận Hải Công cắt 840 000 840 000
06/04/2010 22 Q21 Phong xe tải Vàng tằm 2 9,395 450 000 4 228 000 4 228 000
Trắng sứ nhân
07/04/2010 23 Q21 Anh Đồng tạo 1 3,6 800 000 2 880 000 2 880 000
Công cắt 730 000 730 000
07/04/2010 24 Q21 Chú Liêm Nâu empador 1 4,674 800 000 3 740 000 3 740 000
07/04/2010 25 Q21 Anh Hiệp ĐGP Xanh ngọc 5 22,05 940 000 20 727 000 10 720 000 10 000 000
Anh Toàn
07/04/2010 26 Q21 Quang Light empador 1 3,2761 750 000 2 450 000 2 450 000
07/04/2010 28 Q21 anh Nam Công cắt 434 000 434 000
08/04/2010 30 q21 Khách lẻ Vàng ai cập 1,085 380 000 410 000 410 000
Trắng sứ nhân
08/04/2010 33 q21 Khách lẻ tạo 0,48 750 000 360 000 360 000
09/04/2010 34 Q21 Thái Bảo Dark empador 9 38,5389 800 000 30 831 000 30 831 000
08/04/2010 35 Q21 Khách lẻ Vàng tằm 0,36 450 000 150 000 150 000
36 q21 Anh Hiệp ĐGP Xanh ngọc 4 17,64 940 000 16 581 000 16 581 000
38 q21 Khách lẻ Light empador 1 3,2761 750 000 2 457 000 2 457 000
10/04/2010 39 q21 Anh Cán Trắng ý 2 6,574 780 000 5 120 000 5 120 000
Trắng sứ nhân
10/04/2010 40 Q21 Anh Luân tạo 2 6,48 750 000 4 860 000 4 860 000
10/04/2010 41 q21 Anh Cán Trắng ý 1 3,6995 780 000 2 885 000 2 885 000
13/4/2010 42 Q21 Khách lẻ Xanh ngọc 0,84 950 000 795 000 795 000
12/04/2010 43 Q21 Kho Thế Giới Light empador 10 32,761 660 000 21 622 000 21 622 000
13/4/2010 45 q21 Kho Thế Giới Light empador 20 66,2088 660 000 43 692 000 43 692 000
13/4/2010 46 q21 Anh mạnh Dark empador 10 44,4714 800 000 35 577 000 35 577 000
Công cắt 890 000 890 000
1 040
13/4/2010 47 Q21 anh Phương Xanh ngọc 3 13,377 000 13 910 000 13 910 000
Trắng sơn thủy 1 2,9 880 000 2 550 000 2 550 000
Nhóm thực hiện: 07 20
nguon tai.lieu . vn
