Xem mẫu
- TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
***
QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
ĐỀ TÀI SỐ 13
Quản trị dự án phần mềm quản lý nhân sự
Giảng viên hướng dẫn: Cô Lê Thanh Huệ
Nhóm: 25
Lớp: Mạng máy tính – k60
1
- Hà nội 2019
Lời nói đầu
1. Giới thiệu
Từ cuối thập niên 70, vấn đề cạnh tranh gay gắt trên thị trường cùng với
sự chuyển đổi từ quá trình sản xuất công nghiệp theo lối cổ truyền sang quá
trình sản xuất công nghệ kỹ thuật hiện đại, những biến đổi trong cơ cấu
nghề nghiệp, việc làm và nhu cầu ngày càng nâng cao của nhân viên đã tạo ra
cách tiếp cận mới về quản trị con người trong các tổ chức. Vấn đề quản trị
con người trong một tổ chức, công ty không còn đơn thuần chỉ là vấn đề
quản trị hành chính nhân viên. Tầm quan trọng của việc phối hợp các chính
sách và thực tiễn quản trị nhân sự được nhấn mạnh.
Nhiệm vụ quản trị con người là của tất cả quản trị gia, không còn đơn thuần
là của trưởng phòng nhân sự hay tổ chức cán bộ như trước đây. Việc cần
thiết phải đặt đúng người cho đúng việc là phương tiện quan trọng nhằm
phối hợp thực tiễn quản trị con người với mục tiêu phát triển của tổ chức,
công ty.
Với quan điểm: “Con người không còn là đơn thuần chỉ là một yếu tố của
quá trình sản xuất kinh doanh mà là một nguồn tài sản quý báu của tổ chức,
doanh nghiệp”, các công ty hiện nay có suy nghĩ chuyển từ tình trạng tiết
kiệm cho phí lao động để giảm giá thành sang đầu tư vào nguồn nhân lực để
có lợi thế cạnh tranh cao hơn, có lợi nhuận cao hơn và hiệu quả cao hơn. Từ
quan điểm này, quản trị nguồn nhân lực được phát triển và đóng vai trò quan
trọng trong những hoạt động của tổ chức.
2
- Việc phân tích, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cùng với
nhiều biện pháp về quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp nhằm giúp
cho công ty đánh giá cụ thể hơn việc đầu tư phát triển nguồn nhân lực của
công ty mình. Đồng thời, doanh nghiệp có thể tìm ra những nguyên nhân
khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp. Từ
đó, nhà quản trị doanh nghiệp nhận ra những điểm yếu cần khắc phục,
những điểm mạnh cần phát huy nhằm xây dựng cho doanh nghiệp các chiến
lược phù hợp với tình hình thực tiễn.
Ngày nay tin học là một ngành khoa học phát triển mạnh mẽ cả về phần
cứng lẫn phần mềm. Những năm gần đây các sản phẩm của ngành tin học
được ứng dụng rộng rãi trên nhiều lĩnh vực mang lại nhiều hiệu quả thiết
thực cho đời sống xã hội. Nó không những giải quyết những bài toán tạp
trong kỹ thuật mà còn giải quyết những bài toán về quản lý rất hiệu quả. Tin
học mặc nhiên được xã hội công nhận và ứng dụng trong bất cứ một lĩnh
vực nào.
Do tính năng đa tiện ích của tin hoc nên hầu như các cơ quan xí nghiệp
hiện nay đã đáp ứng vào nhiều lĩnh vực để tang năng suât, nâng cao chất
lượng, giảm chi phí tối đa, rut ngắn thời gian và đảm bảo độ chính xác cao.
Các cơ quan hành chính đã khai thác sử dụng nhiều phần mềm về quản lý
như quản lý nhân sự, tiền lương, chấm công,
Từ yêu cầu thực tiễn đó, nhóm 25 đã chọn đề tài:” Phần mềm quản lý
nhân sự” làm báo cáo.
2. Thông tin về dự án:
Tên dự án: Phần mềm quản lý nhân sự.
3
- Đội phát triển dự án:
Trưởng nhóm Nguyễn Trung Kiên (1521050094)
Nguyễn Ngọc Thiện (1521050218)
Lại Hữu Triều (1521050249)
Đinh Đức Hiện (1521050197)
Đinh Mạnh Hùng (1521050533)
3. Phạm vi dự án:
Hê thống được thiết kế và xây dựng để có thể quản lý nhân sự cho các
công ty.
Phạm vi dữ liệu:
Dữ liệu về nhân sự.
Sắp xếp công việc theo năng lực của nhân viên.
Nhập them nhân viên khi được tuyển.
Xóa bỏ nhân viên và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.
Cập nhật thông tin cá nhân và hồ sơ của nhân viên trong toàn bộ
công ty.
Tìm kiếm hồ sơ của nhân viên trong công ty để có thể sửa đổi bổ
sung thông tin.
Đưa ra báo cáo về nhân sự khi có sự yêu cầu của cấp trên.
Tính ngày công và tính lương cho từng nhân viên, chế độ đãi ngộ
phù hợp với từng mức độ công việc.
4
- Công nghệ thực hiện:
Dựa trên nền tảng truy vần SQL Server.
Java Application.
Sử dụng phần mềm quản trị dự án MS Project trong quản trị kế
hoạch, phân công nhân lực, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và
khối lượng công việc.
Ước lượng thời gian, chi phí thực hiện dự án.
Lịch trình cần thực hiện.
Tổ chức thực hiện.
Quản lý rủi ro.
4. Sản phầm bàn giao cuối:
Phần mềm quản lý nhân sự với đầy đủ chức năng truy vấn và thêm
hoặc xóa, sửa chữa dữ liệu.
Hệ thống cơ sở dữ liệu do khách hàng cung cấp.
Mã nguồn của phần mềm.
Tài liệu hướng dẫn và phát triển phần mềm.
5. Giả thiết đề ra:
Hệ thống sử dụng truy vấn hướng đối tượng.
Sử dụng SQL như một hệ cơ sở dữ liệu quan hệ hướng đối tượng.
Công nghệ mà nhóm chưa được biết đến có thể tham khảo, hợp tác
với những thành viên trong hoặc ngoài nhóm.
5
- Có thể thay đổi phần mềm theo yêu cầu về chức năng hoặc giao diện
phù hợp hơn.
Nhóm sẽ linh động thực hiện sắp xếp nhận sự sao cho phù hợp với
những phần mà thành viên đó có thể hoàn thành tốt.
6. Bảng phân chia công việc:
Người thực hiện Phần công việc
Nguyễn Trung Kiên Giới thiệu, mục tiêu và đề xuất
giải pháp, lựa chọn công nghệ
Đinh Đức Hiện Quản lý rủi ro
Lại Hữu Triều Tổ chức thực hiện
Đinh Mạnh Hùng Lịch trình thực hiện
Nguyễn Ngọc Thiện Ước tính chi phí (giá, giời gian)
I. Mục tiêu và đề xuất giải pháp
1. Mục tiêu:
Mục tiêu tổng quan:
Trên cơ sở hiểu rõ quy trình quản lý nhân sự tại các đại lý cũng như quy
trình xây dựng phần mềm, tác giả tiến hành xây dựng phần mềm quản lý
nhân sự cho công ty.
Mục tiêu cụ thể:
Hiểu rõ quy trình xây dựng, phát triển hệ thống thông tin quản lý. Xây
dựng phần mềm quản lý nhân sự cho công ty, cửa hàng vừa và nhỏ.
6
- Nghiên cứu các công cụ, nền tảng lập trình được sử dụng để xây dựng
hệ thống: Visual Studio, Microsoft SQL Server, Dev Express,…
Hiểu rõ về khuôn hình hoạt động nhân sự của công ty, doanh nghiệp,
them hoặc bớt dữ liệu về nhân viên của công ty.
2. Cụ thể
Quản lý nhân sự là một trong những mục tiêu quan trọng của công ty, đặc
biệt là những công ty lớn trong nước hay các công ty nước ngoài, sự thành
công phụ thuộc vào mình có quản lý nhân sự tốt hay không. Quản lý nhân sự
đang dần phát triển mạnh mẽ và tầm quan trọng trong cơ cấu tổ chức quản
lý nhân sự đang ngày càng được các công ty nhận thấy nắm bắt phát triển
nhanh chóng.
Phần mềm quản lý nhân sự sẽ là trợ thủ đắc lực trong việc quản lý nhân
sự của công ty. Với giao diện dễ dàng sử dụng và chương trình tạo cho
chúng ta cảm giác thuận tiện và thoải mái trong quản lý sẽ khiến cho công
việc của chúng ta ngày càng hiệu quả.
Qua việc hệ thống hóa cơ sở dữ liệu nhằm cung cấp một cái nhìn đầy đủ
hơn và tạo lập phương pháp hoàn thiện phần mềm này.
Quản lý chi tiết về thông tin của nhân viên như: mã nhân viên, ngày sinh,
nơi sinh, giới tính, địa chỉ, SĐT,…
Quản lý chi tiết về thông tin quan hệ gia đình.
Quản lý chi tiết về trình độ chuyên môn của nhân viên.
Lưu trữ hồ sơ an toàn, bảo mật
Theo dõi quá trình khen thưởng, đãi ngộ, kỷ luật.
7
- Quản lý chi tiết về thông tin hợp đồng lao động giữa công ty và nhân viên:
hợp đồng thử việc, thực tập, hợp đồng chính thức có thời hạn, không thời
han. Theo dõi thời hạn và gia hạn hợp đồng.
Quản lý chi tiết hồ sơ ứng tuyển, cập nhật vào hồ sơ nhân viên khi ứng
viên ứng tuyển một cách tự động.
Theo dõi quá trình điều chuyển nhân viên trong công ty, tại thời điểm bất
kỳ truy vấn nhân viên đang ở phòng ban nào.
Hỗ trợ theo dõi quyền lợi của nhân viên tham gia bảo hiểm, chế độ nghỉ
phép.
Các danh mục chung cần được phân quyền theo từng chức năng, vai trò
của từng bộ phận. Các danh mục quản lý nhân sự gồm các phòng ban, chức
vụ, quan hệ, trình độ chuyên môn, giá tiền lương, loại hợp đồng,…
Quản lý phân quyền hệ thống, quản lý người dung, thay đổi mật khẩu,
tạo và thiết lập người dung, phân quyền cập nhật dữ liệu cho từng nhóm
hoặc người dung, phân quyền khai thác chức năng chương trình cho từng
nhóm hoặc người dung.
Ví dụ cho việc phân quyền truy cập:
Chỉ cho phép phòng IT truy cập toàn quyền đến phần mềm.
Chặn phòng Kế toán truy cập Internet.
Nhân viên bình thường không được truy cập để thay đổi dữ liệu.
Giám đốc có quyền truy toàn bộ.
3. Giải pháp:
Thu thập và phân tích dữ liệu trong quá trình hoạt động theo dõi công
ty để đưa ra đánh giá về thực trạng sử dụng phần mềm.
8
- Đề xuất những kiến nghị hợp lý và giải pháp nhằm hoàn thiện phần
mềm.
Lựa chọn mô hình phù hợp cho hệ thống.
Tìm hiểu, hướng dẫn cho những người sử dụng hệ thống.
Cập nhật các thông tin chính xác của tất cả các nhân viên trong từng
bộ phận của công ty nhanh chóng, chính xác và bảo mật, dễ sử dụng.
Tùy vào từng bộ phận, phòng ban hoặc chức vụ khác nhau mới có thế
truy cập trực tiếp vào hệ thống với tài khoản và mật khẩu được cấp
cho từng người dung.
Cơ sở dự liệu phải đầy đủ và phù hợp với công tác quản lý nhân viên.
Chương trình và cơ sở dữ liệu có khả năng nâng cấp để phù hợp và
phát triển hơn nếu có yêu cầu.
Có thế giải quyết tốt trong các vấn đê chấm công hoặc lưu trữ sai
thông tin.
Đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin,
tự động hóa trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất
lượng phục vụ, đổi mới phương thức quản lý sao cho hiệu quả.
Dựa trên những thông tin thu được để tiến hành phân tích, thiết kế
phần mềm bao gồm những chức năng chính của phần mềm sẽ xây
dựng thông qua quá trình mô hình hóa phần mềm, chuẩn hóa cơ sở dữ
liệu một cách phù hợp sau đó tiến hành mã hóa và cài đặt hệ thống.
Tạo dựng chức năng báo cáo quản lý nhân sự, báo cáo quản lý tiền
lương.
9
- Hỗ trợ cho các nhân viên phòng kế toán dễ dàng trong viêc tính toán
lương và khối lượng công việc, thành tựu của mỗi nhân viên đã làm
được để báo cáo lên cấp trên.
II. Lựa chọn công nghệ
Sử dụng phần mềm Visual studio để tạo chương trình
Microsoft Visual Studio là một môi trường phát triển tích hợp (IDE)
từ Microsoft. Nó được sử dụng để phát triển chương trình máy
tính cho Microsoft Windows, cũng như các trang web, các ứng dụng
web và các dịch vụ web. Visual Studio sử dụng nền tảng phát triển
phần mềm của Microsoft như Windows API, Windows
Forms, Windows Presentation Foundation, Windows Store và Microsoft
Silverlight. Nó có thể sản xuất cả hai ngôn ngữ máy và mã số quản lý.
Visual Studio hỗ trợ nhiều ngôn ngữ lập trình khác nhau và cho phép
trình biên tập mã và gỡ lỗi để hỗ trợ (mức độ khác nhau) hầu như
mọi ngôn ngữ lập trình. Các ngôn ngữ tích hợp gồm có C,[4] C+
+ và C++/CLI (thông qua Visual C++), VB.NET (thông qua Visual
Basic.NET), C# (thông qua Visual C#) và F# (như của Visual Studio
2010[5]). Hỗ trợ cho các ngôn ngữ khác như J+
+/J#, Python và Ruby thông qua dịch vụ cài đặt riêng rẽ. Nó cũng hỗ
trợ XML/XSLT, HTML/XHTML, JavaScript và CSS.
Trong quá trình hoạt động dự án sử dụng phần mềm MS Project để
quản lý các hoạt động, phân công của thành viên
Sử dụng Microsoft Office để lập kế hoạch dự án.
Data designer: Đây là công cụ dùng để chỉnh sửa sinh động, linh hoạt
các lược đồ dữ liệu, bao gồm nhiều loại lược đồ, liên kết trong và
ngoài.
10
- Yêu cầu sử dụng những thiết bị chuyên dụng phù hợp để có thể kết
nối đến phần mềm.
Mapping designer: Đây là công cụ tạo các mối liên hệ giữa sơ đồ dữ
liệu và các lớp để quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn.
Các phiên bản của Visual Studio:
Phiên bản Express: đây là phiên bản miễn phí và phù hợp với các cá
nhân, tổ chức sử dụng với mục đích nghiên cứu.
Phiên bản Standard: phiên bản này có nhiều tính năng hơn so với
phiên bản Express và với giá thành thấp, phù hợp với các tổ chức
nhỏ.
Phiên bản Professional: phiên bản này có đầy đủ tất cả các tính
năng tuy nhiên hỗ trợ số lượng người dùng hạn chế phù hợp với
các tổ chức vừa.
Phiên bản Ultimate: phiên bản này có gần như là đầy đủ tất cả các
tính năng tuy nhiên hỗ trợ số lượng người dùng hạn chế phù hợp
với các cá nhân, tổ chức phục vụ cho mục đích nghiên cứu.
Phiên bản Team System: đây là phiên bản có đầy đủ tính năng nhất
và hỗ trợ tối đa cho việc phát triển ứng dụng nhóm, có giá thành cao
nhất
SQL server:
SQL server chính là cụm từ viết tắt của Structure Query Language được
sử dụng nhiều trong các lĩnh vực bởi chức năng quản lý dữ liệu. Các ngôn
ngữ cấp cao như: Visual C, Oracle, Visual Basic,… đều có trình hỗ trợ là
SQL. Những ứng dụng khi chạy phải sử dụng SQL khi ng ười dùng truy cập
tới cơ sở dữ liệu thì không cần sử dụng trực tiếp SQL.
SQL Server chính là một hệ quản trị dữ liệu quan hệ sử dụng câu lệnh
SQL để trao đổi dữ liệu giữa máy cài SQL Server và máy Client. Một
Relational Database Management System – RDBMS gồm có: databases, datase
11
- engine và các chương trình ứng dụng dùng để quản lý các bộ phận trong
RDBMS và những dữ liệu khác.
SQL là ngôn ngữ tựa tiếng Anh. SQL là ngôn ngữ phi thủ tục, nó
không yêu cầu cách thức truy nhập cơ sở dữ liệu như thế nào, tất cả các
thông báo của SQL đều rất dễ sử dụng và ít khả năng mắc lỗi.
SQL cung cấp tập lệnh phong phú cho các công việc hỏi đáp dữ liệu.
Chèn, cập nhật, xóa các hàng trong một quan hệ.
Tạo, sửa đổi, thêm và xóa các đối tượng của cơ sở dữ liệu Điều
khiển việc truy nhập tới cơ sở dữ liệu và các đối tượng của cơ sở dữ liệu
để đảm bảo tính bảo mật của cơ sở dữ liệu
Đảm bảo tính nhất quán và sự ràng buộc của cơ sở dữ liệu. SQL sử
dụng các kiểu dữ liệu cơ bản: Integer, Number(n,p), char(n), varchar(n),
nvarchar(n), data,…
III. Ước lượng chi phí (giá, thời gian)
1. Ước tính chi phí
Kinh phí dự án tống ước tính là 600.000.000 triệu:
lương nhân viên tham gia dự án ( quản lý, người phân tích thiết kế
hệ thống, lập trình viên
tiền thuê, mua cơ sở vật chất
chi phí dùng cho việc sinh hoạt khi đi công tác tại công ty
chi phí huần luyện sử dụng phần mềm
chi phí phát sinh
phí dự phòng (10%)
2. ước tính thời gian
12
- thời gian ước tính hoàn thành công việc là 6 tháng
các cột mốc ước tính đề ra:
Cột mốc Mô tả Ngày
Bắt đầu từ ngày Gặp gỡ khách hàng sau khi 10/12/2019
khách hàng yêu cầu được hẹn để lấy thông tin về
sản phẩm cần thực hiện
Hoàn thành bản kể Lập kế hoạch tổng thể cho dự 13/12/2019
hoạch tổng thể của án, hoàn thành các bản kể
dự án hoạch quản lý dự kiến của dự
án.
Phân chia công việc thực hiện
Gặp gỡ khách hàng Bàn giao ý tưởng, trao đổi bản 16/12/2019
kế hoạch quản lý dự kiến, ký
kết thỏa thuận trước khi làm
Hoàn thành đợt 1, lấy Lập tài liệu lấy yêu cầu, tổng 26/12/2019
yêu cầu và tổng kết kết công việc đã làm, kiểm thử
đợt 1 sản phẩm, xem xét tiến độ
công việc so với kế hoạch,
định hướng công việc tiếp theo
Gặp gỡ nhóm theo Trao đổi bản kế hoạch với 28/12/1019
dõi dự án khách hàng, ký kết thỏa thuận,
thống nhất lại tài liệu và lấy
them yêu cầu về sản phẩm
Hoàn thành phân tích, Lập tài lieu phân tích, tổng kết 15/1/2020
tổng kết dự án so với công việc đã làm, kiểm thử sản
kế hoạch đợt 2 phẩm, xét lại tiến độ so với kế
hoạch, định hướng công việc
tiếp theo, trao đổi bản kể
hoạch với khách hàng và ký
kết
Gặp gỡ nhóm theo Trao đổi bản kế hoạch với 18/1/2020
dõi và đánh giá dự án khách hàng, ký kết thỏa thuận,
thống nhất lại tài liệu và lấy
13
- them yêu cầu về sản phẩm
Hoàn thành thiết kế Lập tài liệu thiết kế, tổng kết 10/3/2020
phần mềm, tống kết việc đã làm, kiểm thử sản
dự án lần 3 phẩm
Gặp nhóm theo dõi Trao đổi bản kế hoạch với 15/3/2020
dự án khách hàng, ký kết thỏa thuận,
thống nhất lại tài liệu và lấy
them yêu cầu về sản phẩm
Hoàn thành cài đặt, Lập tài liệu đã lấy sau khi cài 10/4/2020
tổng kết dự án lần 4 đặt, tổng kết những việc đã
làm, kiểm thử lần cuối, xem
xét tiến độ công việc so với kế
hoạch, định hướng công việc
tiếp theo
Chạy thử sản phẩm Chạy thử sản phẩm sau khi cài 15/4/2020
đặt
Bàn giao sản phẩm Bàn giao sản phẩm, tài liệu 30/4/2020
cho khách hàng chuyên môn cho khách hàng,
Hướng dẫn sử dụng sản phẩm
Họp tổng kết dự án Họp tổng kết dự án sản phẩm 10/5/2020
Kết thúc dự án.
IV. tổ chức thực hiện
Thiết kế và thực hiện
Làm việc với nhóm phân tích thiết kế để bảo đảm hoạt động phân tích
thiết kế đi đúng với yêu cầu đã đặt ra
Quản lý
Dự tính trước các hoạt động của dự án để đảm bảo diễn biến công việc
luôn diễn ra suôn sẻ như những gì đã đề ra trong quy trình làm việc của
nhóm
14
- Luôn luôn theo dõi, cập nhật các rủi ro có khả năng phát sinh để giảm
thiểu hoặc phòng ngừa thiệt hại
Quản lý nhân lực của mình, theo dõi khả năng thăng tiến của các thành
viên trong nhóm
Quản lý dự án có những thay đổi yêu cầu từ phía khách hàng
Liên tục theo dõi cập nhật và phát triển kiển thức và định hướng công
nghệ mới, cập nhật quy trình hoạt động của tổ chức nếu chưa được tốt
Luôn giữ mối quan hệ tốt đẹp với những thành viên trong nhóm để công
việc diễn ra suôn sẻ
Tổ chức quản lý nhân viên tham gia dự án
Tổ chức phải chặt chẽ, có hiệu quả nhằm thực hiện thành công kế
hoạch đề ra. Phân công công việc rõ ràng, cơ chế báo cáo phải đảm bảo
tính trung thực, nghiêm túc và được kiểm soát chặt chẽ. Quan tâm, chăm
sóc và động viên nhân viên
Tố chức định hướng phát triển nghiên cứu chuyên môn
Luôn luôn phải học hỏi, có định hướng đúng đắn để đạt được mục tiêu
đã đề ra.
Quản lý dự án, triển khai thực hiện theo các dự án mà hợp đồng đã đề
ra
Đảm bảo các thủ tục luôn đầy đủ, định hướng kế hoạch rõ rang đúng
với những gì đã đề ra trong bản kế hoạch
Phải đảm bảo về mặt nhân lực, kinh tề theo kế hoạch, đạt được yêu
cầu như khách hàng đã đề ra
Luôn tổ chức nghiên cứu phát triển phần mềm
Thực hiện nghiêm túc kế hoạch đã đề ra, khuyến khích nhân viên học
hỏi phát triển bản thân, nâng cao trình độ để dự án ngày càng phát triển
15
- Tích cực trình bày các giải pháp sáng kiến để tích cực phát huy khả năng
làm việc hiệu quả theo chiến lược dự án.
Thực hiện công tác tiếp nhận xử lý thông tin, yêu cầu từ phía khách
hàng
Trong quá trình thực hiện dự án có đề xuất thay đổi từ phía khách hàng
thì phải nhanh chóng tiếp nhận đầy đủ và phản hồi lại nhanh nhất có
thể. Phổi hợp với các bộ phận có liên quan để giải quyết kịp thời công
việc.
Tổ chức đào tạo bài bản cho nhân viên
Cùng với Trưởng phòng tổ chức các buổi đào tạo nội bộ và đào tạo có
nguồn gốc từ bên ngoài đào tạo chuyên môn về sản phẩm, công nghệ
mới để nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên.
Tổ chức quản lý chất lượng sản phẩm theo đúng những gì đã đề ra
Tham gia quảng bá sản phẩm rộng rãi, luôn tư vẫn cho khách hàng một
cách nhiệt tình để có thể hiểu về sản phẩm và sử dụng.
Đề xuất phương hướng phát triển:
Tăng cường khâu quản lý, bảo trì và khắc phục sự cố khi khách hàng
gặp lỗi bất kể lúc nào để không có bất kì một khách hàng nào phàn nàn,
không hài lòng về ứng dụng của mình.
Tăng cường khâu quản lý, bảo trì và khắc phục sự cố khi khách hàng
gặp lỗi bất kể lúc nào để không có bất kì một khách hàng nào phàn nàn,
không hài lòng về ứng dụng của mình.
khẳng định phần mềm bởi vì sẽ nhanh chóng gặp phải sự cạnh tranh
mạnh mẽ. để có thể phát triển mạnh mẻ thì phải có được những sản
phẩm tốt nhất cho khách hàng.
V. Quản lý rủi ro
Dự án được thực thi trong môi trường thực với nhiều biến động, do đó
rủi ro là điều không thể tránh khỏi. Nói cách khác, không có dự án nào không
16
- có rủi ro. Rủi ro nếu không được nhận diện và kiểm soát tốt có khả năng làm
dự án hoàn toàn thất bại, hoặc chí ít cũng làm phát sinh nhiều vấn đề khó
khăn, làm hao tổn nhân lực và thời gian, bào mòn lòng tin của khách hàng,
giảm lợi nhuận. Do đó, việc nhận diện và kiểm soát tốt rủi ro luôn là một
trong những công việc quan trọng bậc nhất trong việc quản trị dự án. Vì
không ai đoán trước được tương lai, nên việc quản lý rủi ro là một cách để
giảm thiểu ảnh hưởng của các rắc rối có thể xảy ra, quan tâm đến nó trước
khi nó trở nên nghiêm trọng. Việc này giúp cải thiện thành công của dự án,
giảm chi phí và tránh được nhiều hậu quả khác do tránh được rủi ro.
Trong thực tế, khả năng xuất hiện cũng như tác hại của các rủi ro ở
những dự án khác nhau là hoàn toàn khác nhau. Có những rủi ro xuất hiện
trong rất nhiều dự án, nhưng tác hại gây ra lại không lớn, hoặc chỉ lớn trong
vài dự án. Ngược lại, một số rủi ro chỉ xảy ra trong những điều kiện hoặc
dự án nhất định, nhưng tác hại do chúng gây ra là rất lớn, hoặc tác hại có thể
dự đoán và ngăn ngừa được. Có những rủi ro có thể tránh được nếu ta phát
hiện sớm, có những rủi ro buộc phải chấp nhận và phải có hành động đối
phó hoặc khắc phục.
Các rủi ro rất đa dạng và chúng xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau,
vậy việc quản lý dự án trên bao gồm các rủi ro sau:
1. Những rủi ro mà nhà quản lý thường gặp:
A. Ước lượng sai
Trước khi bước vào thực hiện dự án người quản lý sẽ lập kế
hoạch và ước lượng về các vấn đề sau:
Ước lượng về chi phí: Việc tính toán và phân bổ chi phí không hợp lý
như tiền thuê nhân lực, tiền thuê phương tiện làm việc, tiền mua bản
quyền…nếu không đúng sẽ dẫn đến việc sử dụng thâm hụt ngân sách.
Ước lượng về nhân lực: Việc ước lượng về nhân lực không chính
xác sẽ dẫn đến việc dư, hụt nhân lực gây tổn hại đến tiến độ cũng như ngân
sách của dự án xây dựng phần mềm.
17
- Ước lượng về thời gian: Việc ước lượng thời gian cho dự án cũng
đòi hỏi sự chính xác, để thời gian xây dựng phần mềm hợp lý, đúng yêu cầu.
Rủi ro trong trường hợp này là việc phân công thời gian cho các pha con trong
dự án là chưa phù hợp, thời gian nối tiếp giữa các pha là quá xa hoặc quá
ngắn dẫn đến không đảm bảo được chất lượng từng công việc kéo theo sự
khó khăn cho dự án.
* Hướng khắc phục:
Trước khi bắt tay vào dự án cần xây dựng kế hoạch cho dự án thật
hợp lý, tìm hiểu kỹ về giá cả, độ khó của từng công việc so với chuyên môn
của đội dự án đang có để có sự ước lượng về chi phí ít sai lệch hơn.
Có quỹ thời gian hợp lý cho từng pha của dự án, có nhiều pha chúng ta
có thể thực hiện đồng thời chứ không nhất thiết phải chờ hoàn thành xong
pha này mới tiến hành thực hiện pha tiếp theo. Phải tính thời gian dự trù để
khắc phục nếu xảy ra những rủi ro trong quá trình thực thi dự án.
C. Rủi ro về nhân lực:
* Thay đổi về nhân sự: Có thể là người làm đình công hoặc có sự thay
đổi nhân lực trong quá trình thực hiện dự án vì một số lý do sau:
Là những rủi ro liên quan đến nhân lực như phân công nhân lực không
đều giữa các pha, trong dự án dẫn đến không hoàn thành các pha đúng thời
hạn, đúng yêu cầu. Hoặc nguồn nhân lực còn thiếu hiểu biết, thiếu chuyên
môn, chưa thành thạo và dày dạn kinh nghiệm làm việc. Ngoài ra có thể nhà
quản lý khi không đáp ứng yêu cầu của nhân viên hoặc đội dự án cảm thấy
chỉ có họ mới có thể làm được công việc đó nên họ đưa ra nhiều đòi hỏi dẫn
đến việc người làm đình công để yêu cầu của họ được xem xét. Chính vì thế
để có thể hoàn thành dự án kịp thời hạn yêu cầu nhà quản lý phải thực hiện
thay đổi nhân lực hoặc đào tạo lại nguồn nhân lực vốn có, việc này gây ra
nhiều tổn hại về thời gian và ngân sách của dự án.
18
- * Đội ngũ nhân lực thiếu hiểu biết về nghiệp vụ hoặc không có kinh
nghiệm về công nghệ đang được sử dụng.
Đội ngũ nhân lực thiếu hiểu biết về nghiệp vụ và kinh nghiệm làm
việc hoặc thiếu hiểu biết về công nghệ dẫn đến phải đào tạo lại hoặc phải
dùng đến một đội ngũ nhân lực khác giàu kinh nghiệm và sự hiểu biết đủ để
đáp ứng nhu cầu của dự án. Việc đào tạo lại hoặc sử dụng một đội ngũ nhân
lực khác sẽ dẫn đến việc tốn kém ngân sách và thời gian.
Trong dự án thực tế này, có thể khi chúng ta thuê người làm cho pha
kiểm thử phần mềm, nhưng nếu những người này không có kinh nghiệm thì
dẫn đến việc họ không có khả năng kiểm soát hết các lỗi của phần mềm, xét
thấy phần mềm có đáp ứng đủ yêu cầu của khách hàng chưa? Điều này có
thể gây mất uy tín với khách hàng và gây tổn thất cao cho dự án. Và để khắc
phục việc này nhà quản lý sẽ đào tạo lại nhóm nhân lực này, hoặc nếu thời
gian quá gấp rút thì phải thuê một đội kiểm thử khác có chuyên môn hơn,
việc này gây mất thời gian và tiền của.
* Hướng khắc phục:
Rủi ro về nhân lực cũng không kém phần nghiêm trọng, vì nếu thiếu
nhân lực việc thực hiện dự án sẽ khó đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ, thời
gian quy định. Nhân lực thiếu chuyên môn thì sẽ mất thời gian đào tạo lại
hoặc tìm người khác. Thế nên…
Để tránh các vấn đề rủi ro về nguồn nhân lực đầu tiên ta phải chuẩn
bị đội dự án có chuyên môn về phần mềm quản lý học sinh, có sự hiểu biết
nhiều về kỹ thuật, để làm được việc này nhà quản lý chúng ta sẽ kiểm tra
thật kỹ khi tuyển dụng nhân sự. Và để tránh tình trạng đình công trong quá
trình thực hiện dự án, cần xem xét những đề nghị, yêu cầu của nhân sự trước
khi chấp nhận công việc, nếu đáp ứng được thì đáp ứng quá khả năng thì sẽ
dùng đến một đội dự án khác nếu chi phí thuê họ rẻ hơn hoặc ngang bằng,
hay nói cách khác là “mất lòng trước được lòng sau”.
Nguồn nhân lực dự kiến không đủ thì ta có thể bổ sung nguồn nhân
lực trong phạm vi có thể. Nếu không thể bổ sung được thì ta có thể dùng
19
- nguồn nhân lực có sẵn, tuy nhiên chuyên môn có thể không cao. Ta có thể
phân bố nhân lực đó làm thêm việc rồi trả thêm lương hoặc có khen thưởng
thích hợp. Nếu nguồn nhân lực đó không phù hợp với công việc giao thì ta có
thể tổ chức đào tạo lại đó để họ có thêm những hiểu biết, nâng cao nghiệp
vụ, chuyên môn. Nếu thiếu đội ngũ đào tạo thì ta có thể đào tạo một vài
người có năng khiếu sư phạm có sẵn trong nguồn nhân lực để họ đi đào tạo
người làm, và nếu không có điều kiện để đào tạo được thì ta bổ sung thêm
nguồn nhân lực này vào đội dự án.
D. Rủi ro về kỹ thuật:
Bao gồm các rủi ro liên quan đến kỹ thuật phát triển phần mềm. Các
rủi ro có thể liên quan đến các pha hay nhóm tác vụ liên quan đến kỹ thuật
của dự án như công nghệ mới, yêu cầu không rõ ràng, thiết kế không tuân
thủ các tiêu chuẩn, quy trình của khách hàng khó hiểu, phức tạp, hệ thống cũ
thiếu tài liệu, thiếu công cụ kiểm định theo chuẩn mực…
Các rủi ro thường xoay quanh các vấn đề liên quan đến yêu cầu của
dự án: thường gây ra sự hiểu lầm giữa hai bên, hoặc có sự cách biệt lớn so
với những ước lượng từ ban đầu. Kế đến là thiết kế. Điều này xảy ra khi
thiết kế không phản ánh đúng yêu cầu của phần mềm, hoặc phần mềm vẫn
chạy nhưng kém hiệu quả, không phản ánh đúng các mối ràng buộc khi sử
dụng phần mềm. Rủi ro liên quan đến kỹ thuật cũng phát sinh khi việc phát
triển dự án không phản ánh đúng các thiết kế, và chương trình chứa đựng
nhiều lỗi nội tại ở mức đơn vị. Ở khâu tích hợp và kiểm định, sản phẩm
chứa đựng nhiều sai sót khi tích hợp, hoặc chứa đựng lỗi tiềm ẩn do kiểm
định chưa hết cũng dẫn đến những rủi ro về kỹ thuật. Cuối cùng là các yêu
cầu đặc biệt khác, thường là về tính an toàn của phần mềm như không rò rỉ
điện, không gây hại cho người sử dụng, tính ổn định trong môi trường vận
hành thực, bảo mật dữ liệu.
Kiểm định mức đơn vị nghèo nàn: Rủi ro này khá phổ biến trong nhiều
dự án. Kiểm định mức đơn vị phải do lập trình viên thực hiện trước khi bàn
giao phần mềm để tích hợp và kiểm định mức hệ thống. Công việc này đòi
20
nguon tai.lieu . vn
