Xem mẫu
- TRƯ ỜN G ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA Q UẢN TRỊ KINH DOANH
------
BÁO CÁO TIỂU LUẬN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
KHÁCH SẠN
GVHD : THS. NGUYỄN VĂN NĂM
Lớp : QTKD.VB2
SVTH :
1. Lê Thành Vinh MSSV: 33101020596
2. Nguyễn Thị Vui MSSV: 33101026678
3. Nguyễn Thanh Vũ MSSV: 33101026308
4. Trương Anh Vũ MSSV: 33101024462
5. Nguyễn Nguyên Đan Vy MSSV: 33101024195
6. Hồ Công Xuân MSSV: 33101026898
7. Đặng Như Ý MSSV: 1068210440
8. Phan Vũ Thuận Yến MSSV: 33101024989
9. Vũ Lê Hải Yến MSSV: 33101024194
10. Nguyễn Hoàng Zico MSSV: 33101020807
11. Hoàng Thương Vũ MSSV: 33101026073
TP Hoà Chí Minh, 08/2010
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN G15
1. Mô tả hệ thống:
G15 là một khách sạn cỡ lớn nhiều phòng, một nhà hàng bán đồ ăn thức uống, một sàn
nhảy và một phòng giải trí. Doanh số đạt được nhờ cho thuê phòng và bán đồ ăn, thức
uống.
Ban giám đốc đặc biệt quan tâm công việc của Phòng Tiếp tân. Chính khâu này mà khách
hàng liên hệ đặt phòng, tìm phòng thuê, nhận chìa khá phòng, đặt tiệc, yêu cầu dịch vụ (
giặt ủi, dọn phòng, tham quan, ..) và thanh toán tiền lúc rời khách sạn.
Khách đặt phòng phải liên hệ với nhân viên của phòng tiếp tân, nhân viên này phải phân
tích yêu cầu của khách và tham khảo hồ sơ dành chỗ và hiện trạng của khách sạn để giải
quyết yêu cầu của khách. Cần phải biết khách có bao nhiêu người, từ ngày nào đến ngày
nào, khách cần phòng hạng nào ( phòng hạng sang hay phòng bình dân), có yêu cầu gì đặc
biệc không? Để dành phòng cho khách nếu đến thời điểm khách đến phòng còn trống (
phòng chưa ai đặt hoặc không còn khách ở).
Khi khách hàng đến
Đa số khách đến khách sạn đã có đặt phòng trước. Số còn lại đến thuê ngay với hy vọng
còn thuê được phòng để thuê.
Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận sẽ hỏi xem vị khách đó có đặt phòng trước hay
không và đặt trước với tên nào. Như vậy phải cần tham khảo đến hồ sơ đặt phòng trước.
Đôi khi khách cứ khăn khăng đã có đặt phòng, trong khi thật ra không có. Khi khách đến
không đặt phòng trước, nhân viên tiếp nhận phải xem còn phòng trống hay không. Nếu
không, nhân viên phải thông báo tên cho khách tên một số khách sạn có khả năng còn
phòng. Nếu có phòng đáp ứng yêu cầu của khách nhân viên tiếp tân yê cầu khách xuất trình
giấy tờ và giữ lại giấy chứng minh nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác( nếu khách không có
CMND). Giấy tờ này sẽ trả lại khi khách hoàn tất thủ tục rời khách sạn.
Mỗi căn phòng tùy theo kiểu, vị trí và những tiện nghi bố trí bên trong mà có một biểu giá
riêng. Khi khách đến thuê, nhân viên tiếp tân phải ghi nhận phiếu thuê phòng. Mỗi phiếu
thuê phòng chỉ lập cho một người khách, thường là người chịu trách nhiệm thanh toán sau
này. Trên phiếu thuê phòng cần phải ghi rõ khách được bố trí ở phòng nào, vào khoản thời
gian nào ( ngày nào) để thuận tiện trong việc khai báo tạm trú, tạm vắng khi nhà chức trách
đến kiểm tra. Nhân viên tiếp tân cho biết giá phòng của từng người hoặc cả nhóm ( nhóm
đi chung, mướn nhiều phòng và trả tiền chung).
1 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
Nếu khách có yêu cầu dịch vụ ( giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke…), nhân viên tiếp tân phải
lập một bản kê. Mỗi bản kê có một số thứ tự và lập cho một khách, ghi tất cả những dịch
vụ mà khách yêu cầu trong suốt quá trình lưu trú tại khách sạn. Trong đó phải ghi chi tiết
khách yêu cầu dịch vụ gì vào thời điểm nào, chi phí tương ứng là bao nhiêu. Bảng kê chi
phí này nhân viên tiếp tân giữ lại và sẽ yêu cầu khách thanh toán khi rời khỏi khách sạn sau
đợt nghỉ.
Nếu khách có yêu cầu đặt tiệc, nhân viên tiếp tân phải lập một hóa đơn. Trên hóa đơn ghi
nhận những món mà khách yêu cầu. Qua hóa đơn đó thể hiệncác yêu cầu của khách (số
lượng, thẩm mỹ, cách và thời gian bay trí,..) và từ đó nhân viên tiếp tân thỏa thuận với
khách hàng đơn giá cho từng món. Một bản sao hóa đơn được giao cho nhà hàng để bộ
phận phục vụ chuẩn bị. Mỗi hóa đơn có một số thứ tự và ghi cho chỉ một khách hàng.
Khách hàng có thể thanh toán hóa đơn ngay hoặc tiếp tân giữ lại yêu cầu khách trả sau này.
Khi khách đi:
Mọi thủ tục cũng diễn ra ở Phòng tiếp tân. Lúc đó phiếu thuê phòng, bảng kê dịch vụ và
hóa đơn tiệc tùng chưa thanh toán là cơ sở yêu cầu khách phải trả. Bộ phận phục vụ kiểm
tra các phòng mà khách đã ở xem có hư hao gì không và xác nhận vào phiếu thuê phòng.
Nếu khách làm hư hại đồ đạc trong phòng thì khách phải đền bù họăc trả thêm tiền để
khách sạn sắm sửa lại. Khi khách hàng trả tiền thì một phiếu thu sẽ được lập. Mỗi phiếu thu
có số thứ tự, thu tiền của chỉ một khách hàng, ngày thu, lý do ( thu của phiếu thuê phòng,
bản kê, các hóa đơn nào) với số tiền thu được là bao nhiêu. Nhân viên tiếp tân lập hóa đơn
chịu trách nhiệm nhận tiền khách, ký xác nhận vào phiếu thu, và lập thành 2 liên một liên
dữ lại còn một liên giao cho khách hàng.
Ban Giám đốc muốn tin học hóa các công việc: đặt phòng trước, theo dõi sự lưu trứu, yêu
cầu dịch vụ, đặt tiệc và thanh toán của khách hàng
2 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
2. Sơ đồ dòng dữ liệu bằng sơ đồ ngữ cảnh.
Yêu cầu đặt phòng
Trả lời yêu cầu đặt
Yêu cầu thuê phòng
Khách Trả lời yêu cầu thuê
Yêu cầu dịch vụ
Trả lời yêu cầu dịch
Hệ thống
Yêu cầu đặt tiệc
thông tin
Trả lời yêu cầu đặt
quản lý
Yêu cầu trả
khách sạn
Lập phiếu thu
Yêu cầu cập nhật danh mục loại
Yêu cầu cập nhật danh mục
Yêu cầu báo
Báo cáo
Yêu cầu thông tin khách
Ban quản lý
Thông tin khách lưu
Yêu cầu cập nhật danh mục
dịch vụ
Yêu cầu cập nhật phiếu đặt tiệc
Yêu cầu cập nhật danh mục
Yêu cầu cập nhật danh mục thức
Hình 2.1: Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống thông tin quản lý khách sạn
3 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
3. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý khách sạn (BFD)
Quản lý khách sạn
Quản lý phòng Quản lý dịch vụ Quản lý tài nguyên hệ Quản lý đặt tiệc
thống
Quản lý đặt phòng
Quản lý thuê phòng
Quản lý khách lưu trú
Quản lý trả phòng
Hình 3.1: Sơ đồ chức năng hệ thống thông tin quản lý khách sạn
3.1 .Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý đặt phòng
Quản lý đặt phòng
1. Tra cức thông tin phòng 2. Cập nhật phiếu đặt 3. Cập nhật danh
còn trống phòng mục khách hàng
Hình 3.1: Sơ đồ chức năng quản lý phòng
4 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
3.2 .Sơ đồ chức năng nghiệp vụ thuê phòng.
Quản lý thuê phòng
1. Tra cứu thông tin
khách đặt phòng
2. Tra cứu thông tin
phòng còn trống
3. Cập nhật phiếu thuê
phòng
4. Cập nhật danh mục
khách hàng
Hình 3.2: Sơ đồ chức năng quản lý thuê phòng
3.3 .Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý khách lưu trú.
Quản lý khách lưu trú
1. Tra cứu thông tin khách hàng
2. Đổi phòng cho khách
(Nếu khách có yêu cầu)
Hình 3.3: Sơ đồ chức năng quản lý khách lưu trú
5 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
3.4 .Sơ đồ chức năng trả phòng
Quản lý trả phòng
1. Kiểm tra phòng và xác
nhận phiếu thuê phòng
2. Cập nhật phiếu
thu.
Hình 3.4: Sơ đồ chức năng quản lý trả phòng
3.5 .Sơ đồ chức năng quản lý tài nguyên hệ thống
Quản lý tài nguyên hệ thống
Cập nhật danh mục dịch vụ
Cập nhật danh mục thức uống
Cập nhật danh mục món ăn
Cập nhật danh mục Phòng
Cập nhật danh mục loại phòng
Hình 3.5: Sơ đồ chức năn quản lý tài nguyên hệ thống
6 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
3.6 .Sơ đồ chức năng quản lý dịch vụ.
Quản lý dịch vụ
1. Cập nhật bản kê dịch vụ
2. Cập nhật danh mục dịch vụ
Hình 3.6: Sơ đồ chức năng quản lý dịch vụ
3.7 .Sơ đồ chức năng quản lý đặt tiệc:
Quản lý đặt tiệc
1. Cập nhật phiếu đặt tiệc
2. Cập nhật danh mục khách hàng
3. Cập nhật danh mục món ăn
4. Cập nhật danh mục thức uống
Hình 3.7: Sơ đồ chức năng quản lý đặt tiệc
7 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
4. Sơ đồ dòng dữ liệu logic (DFD)
Các ký hiệu:
Quá trình xử lý dữ liệu
Tác nhân bên ngoài
Tác nhân bên trong
Lưu trữ dữ liệu
Dòng dữ liệu
4.1 Quản lý đặt tiệc:
Khách hàng
Ban quản lý
A1
B1
B2
1. Cập nhật phiếu
A2
đặt tiệc
A31
Phiếu đặt
A32
A33
2. Cập nhật danh
3. Cập nhật danh 3. Cập nhật danh
mục khách hàng
mục món ăn mục thức uống
A311 A321
A331
Danh mục khách Danh mục thức Danh mục thức
Hình 4.1: Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý đặt tiệc
8 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
A1: Cập nhật phiếu đặt tiệc khi có khách hàng đặt tiệc.
A2: Lưu phiếu đặt tiệc.
A31: Cập nhật danh mục khách hàng ( nếu là khách hàng mới).
A311: Lưu thông tin khách hàng mới.
A32: Cập nhật danh mục món ăn (nếu là món ăn mới).
A321: Lưu thông tin món ăn mới
A33: Cập nhật danh mục thức uống (nếu là thức uống mới).
A331: Lưu thông tin thức uống mới.
Điều chỉnh phiếu đặt tiệc
B1: Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu đặt tiệc ( do sai sót trên phiếu đặc tiệc).
B2: Lấy phiếu đặt tiệc từ cơ sở dữ liệu lên cập nhật rồi lưu lại.
4.2 .Quản lý đặt phòng:
Khách hàng
A1
A2 B1 Ban quản lý
1. Tra cứu thông tin
phòng còn trống
A3
B2
2. Cập nhật phiếu đặt
A5 phòng A4
Phiếu đặt phòng
3. Cập nhật danh mục
khách hàng
A6
Danh mục khách hàng
Hình 4.2: Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý đặt phòng
9 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
A1: Tiếp nhận thông tin đặt phòng của khách hàng
A2: Từ chối yêu cầu của khách vì không còn phòng
A3: Cập nhật phiếu đặt phòng cho khách
A4: Lưu thông tin phiếu đặt phòng
A5: Cập nhật danh mục khách hàng nếu là khách hàng mới
A6: Lưu thông tin khách hàng
B1: Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu đặt phòng
B2: Lấy thông tin phiếu đặt phòng từ cơ sở dữ liệu lên điều chỉnh và lưu lại
4.3 .Quản lý thuê phòng:
Khách hàng
A1
Ban quản lý
A2
1. Tra cứu thông tin B1
đặt phòng
A4 A3
2. Cập nhật phiếu
thuê phòng
2. Tra cứu thông tin A5
phòng trống
A6 B2
Phiếu thuê phòng
A7
3. Cập nhật danh mục
khách hàng
A8
Danh mục khách hàng
Hình 4.3: Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý thuê phòng
10 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
A1: Tiếp nhận yêu cầu thuê phòng của khách
A2: Cập nhật phiếu thuê phòng nếu khách đã đặt phòng
A3: Tra cứu thông tin phòng trống nếu khách không có đặt phòng
A4: Từ chối yêu cầu thuê phòng của khách khi không còn phòng
A5: Cập nhật phiếu thuê phòng khi còn phòng trống
A6: Lưu thông tin phiếu thuê phòng
A7: Cập nhật danh mục khách hàng nếu khách chưa có mã
A8: Lưu thông tin khách hàng
B1: Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thuê phòng
B2: Lấy phiếu thuê phòng từ cơ sở dữ liệu lên cập nhật và lưu lại
4.4 .Quản lý khách lưu trú:
4.4.1 Tra cứu thông tin khách lưu trú
Ban quản lý
Yêu cầu cập nhật thông
tin khách lưu trú
Thông tin khách
Quản lý khách lưu trú
Danh mục khách hàng
Hình 4.4.1: Sơ đồ dòng dữ liệu tra cứu thông tin khách lưu trú
11 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
4.4.2 . Đổi phòng cho khách:
Khách hàng
A1 A2
Tra cứu thông tin
phòng còn trống
A3
Phiếu thuê phòng
Hình 4.4.2: Sơ đồ dòng dữ liệu đổi phòng cho khách
A1: Tiếp nhận thông tin đổi phòng của khách
A2: Trả lời yêu cầu đổi phòng của khách
A3: Cập nhật lại phiếu đặt phòng nếu có phòng đổi cho khách
12 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
4.5 . Quản lý trả phòng
Khách hàng B1
Ban quản lý
A1
A5
Cập nhật phiếu thu
B2
A2
Phiếu thu
A3 A4
Phiếu thuê Bản kê dịch vụ Phiếu đặt tiệc
Hình 4.5: Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý trả phòng
A1: Khách hàng trả phòng
A2: Lấy thông tin từ phiếu thuê phòng
A3: Lấy thông tin từ bản kê dịch vụ
A4: Lấy thông tin từ phiếu đặt tiệc
13 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
4.6 .Quản lý tài nguyên hệ thống:
Danh mục Danh mục loại
A2
B2
Cập nhật danh mục Cập nhật danh
phòng mục loại phòng
B1
A1
E1
Ban quản lý
C1 D1
Cập nhật danh mục Cập nhật danh Cập nhật danh mục
dịch vụ mục món ăn thức uống
C2 D1 E2
Danh mục dịch vụ Danh mục món Danh mục thức uống
Hình 4.5: Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý tài nguyên hệ thống
A1: Yêu cầu cập nhật danh mục phòng
A2: Lưu thông tinh danh mục phòng
B1: Yêu cầu cập nhật danh mục loại phòng
B2: Lưu thông tin danh mục loại phòng
C1: Yêu cầu cập nhật danh mục dịch vụ
C2: Lưu thông tin danh mục dịch vụ
14 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
D1: Yêu cầu cập nhật danh mục món ăn
D2: Lưu thông tinh danh mục món ăn
E1: Yêu cầu cập nhật danh mục thức uống
E2: Lưu thông tin danh mục thức uống
4.7 Quản lý dịch vụ
Khách hàng
A1
Cập nhật bản kê dịch vụ
A2
Danh mục bản kê dịch vụ
Hình 4.6: Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý dịch vụ
A1: Nhận yêu cầu dịch vụ của khách
A2: Lưu thông tin yêu cầu dịch vụ vào danh mục Bản kê dịch vụ
5. Sơ đồ logic:
Các ký hiệu:
Quy trình thực hiện
Truy vấn đúng sai
Tiến trình
15 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
5.1 Quản lý đặt tiệc:
Lưu đồ giải thuật phát sinh số phiếu đặt tiệc.
Bắt đầu
Tạo mới phiếu đặt tiệc
Mở CSDL Phiếu đặt tiệc
CSDL chưa có Đ Gán số phiếu đặt tiệc
mẫu tin phiếu là mẩu tin đầu
đặt tiệc nào tiên(PDT00001)
S Kết thúc
Gán số phiếu đặt tiệc là mẩu tin phát
sinh kế tiếp (PDT00002)
Kết thúc
Hình 5.1: Sơ đồ logic quản lý đặt tiệc
16 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
Lưu đồ giải thuật cập nhật phiếu đặt tiệc:
Bắt đầu
Tạo phiếu đặt tiệc
Đã có số S
Gán số phiếu mới
phiếu
Đ
mới
Kết thúc
Chọn khách hàng
Kết thúc
S
Khách
Cập nhật danh mục
hàng đã
khách hàng
có mã
Đ
Món ăn và
Chọn món ăn và thức S Cập nhật danh mục
thức uống
uống đã có trong món ăn và thức
danh mục
Đ Kết thúc
Kết thúc
17 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
5.2 .Quản lý đặt phòng:
Bắt đầu
Tạo mới phiếu
đặt phòng
Còn S
phòng
Kết thúc
Đ
Khách hàng Đ Mở CSDL phiếu đặt
đã có mã phòng
khách hàng
S
CSDL
chưa có
Đ
mẫu tin
Cập nhật danh
mục khách hàng
Gán số phiếu đặt phòng là mẫu
tin đầu tiên (PDP0001) S
Kết thúc
Kết thúc
Gán số phiếu đặt
phòng là mẫu phát sinh
kế tiếp(PDP0002)
Kết thúc
18 Nhóm 15
- Hệ thống thông tin quản lý khách sạn
5.3 .Quản lý thuê phòng:
Bắt đầu
Khách có
đặt chỗ Tạo mới phiếu
trước chưa thuê phòng
S
Đ
Còn S
phòng
trống
Kết thúc
Đ
Khách hàng Đ Mở CSDL phiếu thuê
đã có mã phòng
khách hàng
S
CSDL
chưa có
Đ
mẫu tin
Cập nhật danh
mục khách
Gán số phiếu thuê phòng là mẫu
hàng
tin đầu tiên (PDP0001) S
Kết thúc
Kết thúc
Gán số phiếu thuê
phòng là mẫu phát sinh
kế tiếp(PDP0002)
Kết thúc
19 Nhóm 15
nguon tai.lieu . vn