Quy định văn thư lưu trữ

Nếu bạn là nhân viên thì không ký tên trên văn bản không thuộc thẩm quyền của mình. Dấu tròn: Với nhữngVB đã được thủ trưởng đơn vị ký, bạn đóng dấu chùm lên 1/3 chữ ký tính từ trái qua. Đối với văn bản sao lại để gửi đi, bạn đóng dấu treo ngay trên đầu văn bản nơi ghi tên cấp quản lý và tên đơn vị. Làm tương tự như vậy đối với văn bản là dự thảo. Một số văn bản pháp quy, hoặc danh sách liên quan có nhiều trang, bạn phải đóng dấu giáp lai băng cách đưa văn bản ra dạng hình cách quạt và đóng dấu ngày gáy VB, dấu phải trùm hết các từ VB và không bị mờ, thiếu góc. Dấu công văn đến thì chụp ở góc trái VB đến, ngay chỗ trống để theo dõi. Tuy nhiên là một văn thư, bạn nên mua cho mình một quyển sách các quy định về xử lý, sử dụngVB... Cần phải nghiên cứu kỹ và có hiểu biết thì mới được đánh giá cao dù bạn làm việc ở cương vị nào. Hơn nưa trong công tác văn thư không chỉ có mỗi việ đóng dấu, còn nhiều việc liên quan đến lưu trữ công văn, công văn khẩn, công văn mật... Chúc bạn thành công trong công việc.Thân! Đôi điều về việc sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức hiện nay Bài viết xin được trao đổi về việc sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức hiện nay. Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 khẳng định “con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Như vậy, “con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước”. Bài viết này xin được trao đổi về việc sử dụng con dấu (các loại con dấu thể hiện vị trí pháp lý của các cơ quan, tổ chức, bao gồm: dấu cơ quan, tổ chức (dấu ướt, dấu đỏ), dấu thu nhỏ, dấu nổi; không bao gồm các loại dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu tiêu đề,…) trong các cơ quan, tổ chức hiện nay. 1. Sử dụng con dấu cơ quan (dấu ướt, dấu đỏ) a) Đóng dấu cơ quan lên các văn bản chính thức của cơ quan, tổ chức Theo Điểm 2.2 Khoản 2, Mục III của Thông tư số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5 năm 2002 giữa Bộ Công an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NNĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư “con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền” và “không được đóng dấu khống chỉ”. Có thể hiểu rằng, bản thân con dấu chưa phản ánh được giá trị pháp lý của văn bản, mà phải “được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền” thì con dấu sử dụng mới hợp lệ. Nếu một văn bản được đóng dấu khi không có chữ ký của người có thẩm quyền sẽ là một văn bản “sai luật” - văn bản được đóng dấu khống chỉ, không có giá trị pháp lý. Do vậy, văn bản giao dịch chính thức của một pháp nhân chỉ có giá trị pháp lý khi đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức theo quy định, được người có thẩm quyền ký chính thức, cán bộ văn thư đóng dấu, đăng ký, làm thủ tục phát hành và gửi tới các cơ quan có liên quan theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004. b) Đóng dấu giáp lai Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên văn bản gồm nhiều tờ liên quan đến một vấn đề vào lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110 quy định: “việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành”. Hiện nay, một số bộ, ngành đã có quy định về đóng dấu giáp lai trong các văn bản chuyên ngành, ví dụ: - Bộ Ngoại giao quy định về việc đóng dấu giáp lai đối với hồ sơ, tài liệu làm thủ tục cấp hộ chiếu (tham khảo Công văn số 818CV/BNG-LS của Bộ Ngoại giao ngày 16 tháng 03 năm 2006 về thủ tục cấp hộ chiếu ngoại giao, công vụ). - Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về việc đóng dấu giáp lai đối với các văn bản, hồ sơ khi đăng ký thi đại học, đối với học bạ học sinh, sinh viên… - Điều 42 Luật Công chứng số 82/2006/QH11 quy định: "Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự.Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ". - Khoản 2, Mục II Thông tư liên tịch số: 03/2008/TTLT-BLĐTBXH-BTC-NHNN giữa Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính, Ngân hàng Nhà nước ngày 18 tháng 02 năm 2008 hướng dẫn thủ tục buộc trích tiền từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền bảo hiểm xã hội chưa đóng, chậm đóng và tiền lãi phát sinh quy định: "Quyết định áp dụng biện pháp buộc trích tiền truy nộp vào quỹ bảo hiểm xã hội được lập theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư này. Nếu quyết định có hơn 1 trang thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang”. c) Đóng dấu dấu treo Đóng dấu treo là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấu treo trên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dầu treo là một bộ phận của văn bản chính. Khoản 3 Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về việc đóng dấu treo như sau: “việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo”. Trên thực tế, ngoài việc đóng dấu đóng dấu treo lên các phụ lục kèm theo văm bản chính, một số cơ quan đóng dấu treo trên một số văn bản nội bộ mang tính thông báo để biết hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính. 2. Sử dụng con dấu nổi, con dấu thu nhỏ Khoản 2 Điều 1 của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi Khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quy định: “Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thị thực, visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ, nhưng phải được cơ quan, tổ chức đã ra quyết định thành lập cơ quan, tổ chức đó cho phép, nội dung con dấu phải giống con dấu thứ nhất”. Như vậy, ngoài con dấu ướt chính thức, cơ quan, tổ chức có thể được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để đóng vào các văn bản đặc biệt, văn bản chuyên ngành. a) Sử dụng con dấu nổi Dấu nổi là con dấu in nổi được tạo ra bằng cách ép một khuôn dấu lên vật mang tin bằng sáp, xi, giấy ảnh hay kim loại gắn liền với văn bản đi kèm. Dấu nổi khi được đóng trên các vật liệu mang tin khác nhau, các thông tin trên dấu sẽ nổi trên bề mặt vật mang tin. Theo quy định của Khoản 4 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP, việc đóng dấu nổi được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành, ví dụ: Bộ Công an quy định việc đóng dấu nổi trên ảnh của chứng minh thư, biển xe gắn máy, xe ô tô; Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định việc đóng dấu nổi trên các văn bằng, chứng chỉ, thẻ học viên, thẻ sinh viên; Bộ Ngoại giao quy định việc đóng dấu nổi trên thị thực, visa. b) Sử dụng con dấu thu nhỏ Con dấu thu nhỏ là con dấu có nội dung nhu con dấu của cơ quan, tổ chức nhưng được thu nhỏ lại để đóng lên các văn bản có kích cỡ nhỏ. Con dấu ướt chính thức của cơ quan, tổ chức thường có đường kính từ 30 mm đến 42 mm tuỳ theo từng loại con dấu của các cơ quan khác nhau nhưng dấu thu nhỏ thì chỉ có đường kính… để đóng trên các giấy tờ, văn bản có kích cỡ nhỏ như: chứng minh thư nhân dân, đăng ký ô tố, xe máy, giấy phép lái xe, thẻ bảo hiểm y tế cho phù hợp. Dấu thu nhỏ cũng sử dụng mực dấu màu đỏ và để có giá trị pháp lý trên văn bản như dấu chính thức của cơ quan, tổ chức thì cũng phải đóng vào văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. 3. Thay cho lời kết Thực tế, các quy định về sử dụng con dấu được thể hiện ở nhiều văn bản khác nhau ngoài các quy định chung của Bộ Công an và Bộ Nội vụ như đã trình bày ở trên có thể khiến nhiều cơ quan không có một cái nhìn tổng quát trong quá trình sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Ngay trong quy định của Nghị định 110 về đóng dấu treo trên các phụ lục kèm theo văn bản là “do người ký văn bản quyết định” thì sẽ có trường hợp có người, có cơ quan đóng dấu treo trên văn bản có phụ lục, có người, có cơ quan không đóng dấu treo; hoặc việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu chuyên ngành thì được một số ngành quy định cụ thể nhưng còn việc đóng dấu giáp lai trên văn bản hành chính có nhiều tờ, nhiều trang (biên bản, hợp đồng, báo cáo) thì không quy định. Quy định chưa rõ sẽ dẫn đến trường hợp thực hiện không thống nhất, có cơ quan thực hiện, có cơ quan không thực hiện. Nên chăng, cơ quan quản lý cần quy định cụ thể để các cơ quan, tổ chức thống nhất áp dụng? Công văn số 6550/TCHQ-VPngày 21/11/2012 của Tổng Cục Hải Quan V/v đóng dấu treo và dấu giáp lai văn bản Văn bản này hướng dẫn việc đóng dấu treo và dấu giáp lai các loại văn bản hành chính doTổng cục Hải quan ban hành. Hiện nay, việc quản lý văn thư, đóng dấu văn bản đang áp dụng theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP.Về thể thức trình bày một văn bản hành chính thì Bộ Nội vụ đã có hướng dẫn chi tiết tại Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/1/2011. Theo Công văn này thì các văn bản sau đây do Tổng cục Hải quan phát hành bắt buộc phải đóng dấu giáp lai giữa các trang: - Quyết định giải quyết khiếu nại; - Quyết định xử phạt vi phạm hành chính; - Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra; - Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu; - Quyết định ấn định thuế; - Quyết định kiểm tra sau thông quan; - Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài (để làm hộ chiếu công vụ); -Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo; -Thông báo phạt chậm nộp; - Kết luận kiểm tra, thanh tra; - Kết luận xác minh đơn tố cáo; - Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo; - Biên bản làm việc; - Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng; - Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu; Đối với các văn bản không được quy định trên đây, nhưng do quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành phải đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai, các đơn vị khi phát hành văn bản phải có tờ trình lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt (hoặc văn bản quy định cụ thể của cơ quan quản lý chuyên ngành liên quan) làm căn cứ để cán bộ văn thư đóng dấu phát hành theo quy định. Cách thức đóng dấu giáp lai: Văn bản có từ 02 trang trở lên đối với văn bản in 01 mặt và từ 03 trang trở lên đối với văn bản in 02 mặt bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy. Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang in 01 mặt, 09 trang in 02 mặt văn bản. Hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ (21/04/2010 2:24 CH ) Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã hết sức quan tâm đến công tác Văn thư, Lưu trữ. Đã ban hành nhiều văn bản pháp quy về công tác văn thư, lưu trữ làm cơ sở cho việc tổ chức và hoàn thiện hệ thống quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó, công tác văn thư, lưu trữ đã dần đi vào nền nếp, thực hiện nghiêm túc, đúng quy định, bảo đảm việc phục vụ hoạt động quản lý hành chính nhà nước có hiệu lực, hiệu quả... PhầnI CÔNGTÁCVĂNTHƯ I.HƯỚNGDẪNCHUNG 1.Tráchnhiệmđốivớicôngtácvănthư: a)Ngườiđứngđầucơquan,tổchức,trongphạmviquyềnhạnđượcgiao,có tráchnhiệmchỉđạocôngtácvănthư,chỉđạoviệcnghiêncứu,ứngdụngkhoa họcvàcôngnghệvàocôngtácvănthư. b)Mọicánhântrongquátrìnhtheodõi,giảiquyếtcôngviệccóliênquanđến côngtácvănthư,phảithựchiệnnghiêmchỉnhquyđịnhvềcôngtácvănthư. 2.Nguyêntắcchung: a)Tấtcảvănbảnđi,vănbảnđếncủacơquan,tổchức,trừtrườnghợppháp luậtcóquyđịnhkhác,đềuphảiđượcquảnlýtậptrung,thốngnhấttạivănthư theoquyđịnhcủaphápluậtvàhướngdẫnnày. b)Vănbảnđi,vănbảnđếnthuộcngàynàophảiđượcđăngký,pháthành hoặcchuyểngiaotrongngày,chậmnhấtlàtrongngàylàmviệctiếptheo.Văn bảnđếncóđóngcácdấuđộkhẩnphảiđượcđăngký,trìnhvàchuyểngiaongay saukhinhậnđược.Vănbảnkhẩnđicầnđượchoànthànhthủtụcpháthànhvà chuyểnphátngaysaukhivănbảnđượcký. c)Vănbản,tàiliệumangbímậtnhànước(sauđâygọitắtlàvănbảnmật) đượcđăngký,quảnlýtheoquyđịnhcủaphápluậthiệnhànhvềbảovệbímật nhànướcvàhướngdẫncụthểtạiCôngvănnày. 3. Giải thích từ ngữ: - Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức; ... - tailieumienphi.vn