Xem mẫu
- PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN
HIỆU QUẢ
Gần 2/3 kế hoạch trong doanh nghiệp đều thất bại trong quá trình thực hiện. Hãy Tìm hiểu
Phương pháp lập kế hoạch quản lý dự án hiệu quả.
Đối với một nhà quản lý hay lãnh đạo doanh nghiệp trước khi bắt đầu một dự án hay bất kỳ
chiến lược nào như: Chiến lược phát triển sản phẩm, Chiến lược truyền thông,... thì việc
đầu tiên phải làm là “lập kế hoạch”
Lập kế hoạch là nền tảng vững chắc đảm bảo sự thành công của một dự án hay bất cứ kế
hoạch kinh doanh nào. Đối với nhà quản lý hay lãnh đạo khi lập kế hoạch giúp bạn luôn nắm
bắt phương hướng hoạt động trong tương lai, giảm sự tác động của những thay đổi từ môi
trường , tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực và thiết lập nên những tiêu chuẩn
thuận tiện cho công tác kiểm tra. Đối với nhân viên hay các thành viên trong nhóm lập kế
hoạch là một trong những công cụ có vai trò quan trọng trong việc phối hợp nỗ lực của các
thành viên trong một tổ chức rõ ràng, giảm được sự chồng chéo.
- Thế nhưng, hầu hết các kế hoạch đều bị thất bại ngay khi bước chân đến thực hiện bởi quá
nhiều rủi ro mà rất nhiều quản lý dự án chưa từng nghĩ đến. Đặc biệt, với các nhà quản lý.
Còn trẻ thiếu kinh nghiệm thì dễ vấp ngã trong bước đi đầu tiên này. Vậy làm thế nào để
bản “kế hoạch” không bị trở thành giấy vụn?
Hãy tìm hiểu ngay 6 bước sau đây để tạo ra một bản kế hoạch hoàn chỉnh giúp bạn lấy lại
sự tự tin, nhanh chóng dẫn dắt đội ngũ của bạn hoàn thành dự án!
1/ Xác định nhu cầu khách hàng & các bên liên quan
Trong bài viết này, chúng tôi đề cập đến 2 trường hợp thường xuyên nhất khi bạn lên kế
hoạch dự án.
Trường hợp 1: Xây dựng dự án dựa trên nhu cầu khách hàng
Ở đây, bạn là bên được thuê để thực hiện dự án. Do đó trong bước này bạn cần vạch ra 2
vấn đề cụ thể:
1. Tổng hợp những yêu cầu, mong muốn của khách hàng về dự án này.
2. Thiết lập các đường cơ sở (Baseline) phạm vi dự án (Scope) về ngân sách, thời gian
thực hiện, nguồn nhân lực, kỳ vọng dự tính và trách nhiệm của khách hàng, các bên
liên quan tránh tình trạng khi dự án trì trệ, thất bại sẽ xảy ra việc đổ lỗi, thoái thác
trách nhiệm.
Trường hợp 2: Xây dựng dự án/kế hoạch theo yêu cầu của Ban quản trị
Bạn với vai trò CEO hay trưởng bộ phận được yêu cầu lên kế hoạch cho chiến lược phát
triển sản phẩm, chiến lược kinh doanh từng tháng hay quý. Lúc này bạn cần:
1. Hiểu rõ vấn đề, đề nghị của Ban quản trị đưa ra
2. Đề ra các điểm cơ bản để hoàn thành dự án đối với Ban quan trị: Ngân sách, Thời gian
hoàn thành, nguồn lực và phạm vi dự án (điểm này sẽ tương tự như trường hợp 1)
- Hãy cố gắng giao tiếp nhiều hơn với khách hàng và các bên liên quan để thấu hiểu những
nhu cầu sâu xa mà họ mong muốn bạn cung cấp. Đó là "điểm vàng" xây dựng niềm tin đầu
tiên giữa 2 bên trong dự án.
2/ Đặt mục tiêu cho kế hoạch
Đặt mục tiêu cho dự án là một bước cực kỳ quan trọng của kế hoạch. Dựa trên mục tiêu,
khách hàng và Ban quản trị sẽ nhìn thấy ngay kỳ vọng thu được cũng như dễ dàng đánh giá
được mức độ thành công dự án. Việc đặt mục tiêu giúp cho bạn và các bên liên quan ước
lượng gần chính xác khối lượng công việc phải thực hiện, nguồn lực, thời gian và chi phí
cần phải có đi kèm với trách nhiệm của các bên.
Thế nhưng để đặt ra một con “số” cho mục tiêu lại không hề đơn giản? Thống kê Có tới
70% số dự án trong doanh nghiệp hoàn toàn thất bại không đạt mục tiêu đề ra!
Một trong những yếu tố dẫn đến sự thất bại này do nhân tố chủ chốt “đặt mục tiêu” quá xa
rời thực tế. Nguyên tắc để bạn không gục ngã của việc “đặt mục tiêu” dựa trên tiêu chí
Smart
SMART là tiêu chí đánh giá tính khả thi mục tiêu của dự án. Việc đảm bảo các tiêu chí
SMART sẽ đảm bảo dự án khả thi. Tiêu chí này gồm có:
S – Specific
M – Measurable
A – Achievable
R – Realistic
T – Timebound
S – Specific: Rõ ràng, cụ thể. Mục tiêu của dự án phải rõ ràng, cụ thể, phải trả lời được 5
câu hỏi (5 W):
What? Mục tiêu đó là gì?
Why? Tại sao phải thực hiện?
Where? Thực hiện nó tại đâu?
- Who? Ai sẽ là người thực hiện?
When? Thực hiện trong thời gian nào?
M – Measurable: Đo lường được. Một mục tiêu dự án phải đảm bảo đo lường được về khối
lượng công việc sẽ phải thực hiện, chi phí phải bỏ ra, cách thức hoàn thành công việc…
A – Achievable: Tính khả thi. Dự án phải đảm bảo tính khả thi tức là có khả năng thực hiện
được trên thực tế. Một mục tiêu có tính khả thi cần trả lời được câu hỏi “Làm thế nào để
thực hiện?”
R – Realistic: Lợi ích thực tế mà dự án đem lại cho các bên liên quan. Một mục tiêu đảm bảo
được tiêu chí này cần trả lời câu hỏi:
Dự án đem lại những lợi ích gì?
Đã đúng thời điểm hay chưa?
Những lợi ích này có phù hợp với những nỗ lực, nhu cầu khác của dự án?
Những ai là đối tượng thích hợp để hưởng những lợi ích mà dự án đem lại?
T – Timebound: Giới hạn về thời gian. Dự án cần phải đảm bảo thực hiện đúng tiến độ.
Một mục tiêu đảm bảo tiêu chí Timebound cần trả lời những câu hỏi như:
Dự án cần phải thực hiện trong khoảng thời gian nào?
Khi nào thì bắt đầu thực hiện?
Tiến độ công việc cần đảm bảo trong từng khoảng thời gian xác định như thế nào
Đừng bao giờ nói: “Mục tiêu nào cũng quan trọng”. Đây là một suy nghĩ tối kỵ mà người
quản lý dự án phải từ bỏ. Bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ khẩn cấp của
từng mục tiêu trong dự án
3/ Xác định kết quả chuyển giao/đầu ra của dự án theo từng giai đoạn (Deliverables)
Sau khi bạn đã định hình ra các mục tiêu tổng thể thì đây là bước bạn cần ước tính cụ thể
khối lượng công việc hoàn thành theo các mốc thời gian. Hiểu đơn giản, chính là kết quả dự
tính của từng giai đoạn trong dự án giúp bạn và các bên liên quan liên tục nắm bắt được tiến
độ đồng thời tiên liệu trước độ rủi ro của kế hoạch.
- Vậy làm sao để luôn bám sát được từng giai đoạn chuyển giao kết quả dự án?
Gắn mốc quan trọng hoặc đặt thông báo cho từng thời hạn hoàn thành của dự án. Bạn sẽ
luôn theo dõi sự tiến triển của công việc và đảm bảo nhiệm vụ được giao hoàn thành đúng
thời gian, điều này mang đến sự vui vẻ, tin tưởng cho các bên liên quan.
Sử dụng công nghệ để quản lý dự án là cách hữu hiệu nhất để bạn giữ nhịp các thành viên
và luôn bám sát tiến độ dự án. Một trong những công nghệ quản lý dự án hiệu quả nhất đó
là quản lý dự án hiện đại và tân tiến
4/ Thiết lập tiến độ dự án (Project schedule)
Dựa trên việc ước lượng kết quả đầu ra theo từng giai đoạn trong bước 3, bạn xác định
chuỗi công việc cần phải làm. Đối với mỗi nhiệm vụ, bạn phải vạch rõ khoảng thời gian
cần thiết, nguồn lực đi kèm và ai sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành.
Tiếp đến, xem xét đến sự phụ thuộc giữa các công việc hay nhiệm vụ giao cho các thành
viên trong nhóm. Bạn cần xác định khi công việc nào kết thúc là lúc công việc khác sẽ bắt
đầu nhằm điều chỉnh nhân lực và thời gian phù hợp.
Dự án chạy trơn tru hay không phụ thuộc phần lớn vào bước này, lời khuyên tốt nhất cho
bạn: Trao đổi, tham khảo các ý kiến các thành viên trong nhóm của bạn, họ là những người
cho bạn một cái nhìn sâu sắc về cách thức thực hiện nhiệm vụ, khoảng thời gian họ làm và
ai là người tốt nhất để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể cùng với sự cam kết của từng người
về thời hạn hoàn thành. Đây là một cơ sở vững chắc để bạn tự tin về sự tiến triển dự án với
các bên liên quan.
5/ Nhận diện những mối nguy hiểm và xác định mức độ rủi ro (Risk management plan)
Chắc chắn là không có dự án nào không có rủi ro và dĩ nhiên chúng ta không thể giải quyết
bằng cách cầu mong một phép màu may mắn nào đó hiện lên!
- Điều bạn cần phải làm: Dự liệu trước các rủi ro có thể đến với dự án của bạn hay đến với
các thành viên trong nhóm của bạn,có thể kể đến rủi ro nếu giai đoạn triển khai rơi vào kỳ
nghỉ nó sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thì bạn phải tính thêm thời gian dự trù.
Nhưng đôi khi có những tình huống mà chúng ta không lường trước được, có thể gây ra một
trục trặc lớn cho dự án như thành viên trong nhóm nghỉ đột xuất, trang thiết bị hỏng hóc, các
thành viên trong nhóm mất đoàn kết….
Hãy xem xét thật kỹ các bước để có thể ngăn ngừa những rủi ro nhất định xảy ra hoặc hạn
chế tối đa tác động tiêu cực của chúng với dự án của bạn.
Đây là bước để bạn đánh giá các rủi ro và xây dựng một chiến lược quản lý rủi ro đảm bảo
cho kế hoạch dự án đưa ra có sai số nhỏ nhất.
Với những nhiệm vụ liên quan đến mức độ rủi ro cao, bạn cần tạo “buffer” cho nó, nghĩa là
bạn cần phải định thêm một khoảng thời gian dự phòng cho từng công việc đó hoặc cho toàn
bộ dự án, lúc này bạn sẽ có đủ thời gian để xử lý vấn đề phát sinh.
6/ Trình bày kế hoạch dự án cho các bên liên quan
Tất cả các khâu đã xong bước tiếp theo trình bày kế hoạch của bạn với các bên liên quan.
Trong bước này, bạn phải giải thích các cách triển khoai dự án ảnh hưởng như thế nào đến
sự mong đợi, nhu cầu của các bên không nhưng thế bạn cần đưa ra các giải pháp cho bất kỳ
xung đột nào. Nhưng chắc chắn rằng, bài trình bày của bạn không phải từ một phía, nó phải
là một cuộc thảo luận. Bạn cần xác định vai trò: Ai là người cần biết báo cáo nào và định kỳ
như thế nào? Những quyết định nào trong kế hoạch hay các vấn đề trong lúc triển khai dự án
cần phải được phê duyệt, và ai là người chịu trách nhiệm?
Một điểm nữa, bạn nên trình bày một cách rõ ràng và có các con số cụ thể, làm sao đảm bảo
các bên liên quan hiểu và nắm bắt chính xác những gì họ yêu cầu, kết quả thu được và trách
nhiệm của họ là gì.
Nếu kế hoạch hoặc tiến độ mâu thuẫn với kỳ vọng ban đầu của các bên liên quan, bạn cần
phải thông báo ngay trong bước này để đảm bảo rằng không có bất kỳ sự ngạc nhiên, khó
- chịu nào tạo căng thẳng trong cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, thay vì nói với các bên liên quan
rằng mong đợi hoặc yêu cầu của họ là không thực tế, hãy nói với họ những gì cần thiết để
hiện thực hóa mục tiêu bằng các câu hỏi: Thời gian thực hiện, ngân sách, nguồn nhân lực?
Hãy để họ quyết định hoặc lựa chọn chi phí cơ hội hơn là tranh cãi.
nguon tai.lieu . vn
