Xem mẫu
- PHẦN I KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN I. TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG THỰC TẬP: 1.Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II: − Địa chỉ: 17A Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.Hồ Chí Minh; − ĐT: 08.38273005-Fax: 08.38224625 ; − Email: luutruquocgiaII@archier.gov.vn; − Website :archives.gov.vn. a) Quá trình thành lập, phát triển của cơ quan: Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tại thành phố Hồ Chí Minh là “Sở Lưu trữ Phủ Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam”. Sở này được thành lập theo Quyết định số 09/QĐ-75 ngày 05/8/1975 của Thường vụ Trung ương Cục miền Nam. Ngày 19/11/1976, Bộ trưởng chủ nhiệm văn phòng Phủ thủ tướng đã ra quyết định số 252/BT chuyển tổ chức Sở Lưu trữ Phủ chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam cũ để thành lập Kho Lưu trữ trung ương II, thuộc Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng. Năm 1984, Hội đồng Bộ trưởng đã ra Nghị định số 34/HĐBT đổi Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng thành Cục Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng. Để đáp ứng các yêu cầu của nhà nước và của ngành trong thời kì đổi mới, ngày 06/9/1988 Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 358/QĐ-TC đổi tên kho lưu trữ Trung ương II thành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. Năm 1999 nhằm giải quyết một số vấn đề cấp bách của ngành và hoàn thiện tổ chức của các đơn vị trực thuộc, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành QĐ số 20/ QĐ- LTNN ngày 17/3/1999 về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II. Ngày nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. 1
- b) Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự: Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của cơ quan: Chức năng: Theo Quyết định số 34/QĐ-VTLTNN ban hành ngày 06/4/2004 thì Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có chức năng sưu tầm, thu thập; bảo quản và tổ chức s ử dụng tài li ệu, tư liệu lưu trữ thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc; các cơ quan, tổ chức Trung ương của chế độ Việt Nam Cộng hòa, các cơ quan tổ chức của Mỹ và chư hầu có trụ sở đóng tại miền Nam Việt Nam; các cơ quan Trung ương của Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam trước 30/4/1975; các cơ quan, tổ chức Trung ương của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và tư liệu của các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu sau 30/4/1975 trên lãnh thổ từ Quảng Tr ị trở vào theo quy định của pháp luật. Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có trụ sở tại TP.HCM, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Nhiệm vụ: Với chức năng như trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có những nhiệm vụ và quyền hạn sau: − Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân ở trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao; − Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm II; − Chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm II; − Bảo vệ, bảo quản tài liệu, lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm II và của các cơ quan, tổ chức l ưu trữ khác có nhu cầu; − Thực hiện tu bổ, phục chế với những tài liệu, tư liệu lưu trữ hư hỏng; − Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu l ưu tr ữ; thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưu tr ữ Nhà nước; 2
- − Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II; − Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí c ủa Trung tâm II theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Cơ cấu tổ chức: Theo Quyết định số 20/QĐ-LTNN về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thì hiện nay Trung tâm có cơ cấu bao gồm 07 phòng. Việc tổ chức, cũng như chức năng, nhiệm vụ của các phòng do Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II quy định. Cụ thể như sau: − Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu: Giúp Giám đốc tổ chức thực hiện việc lựa chọn, thu thập, bổ sung các loại hình tài liệu vào bảo quản ở trong kho. − Phòng Chỉnh lý tài liệu: Có chức năng giúp Giám đốc chỉnh lý khoa học kỹ thuật, các phông tài liệu và xác đ ịnh lại thời hạn bảo quản tài liệu đang bảo quản ở trong kho. − Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: Giúp Giám đốc bảo quản an toàn hệ thống tin học đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu c ủa Trung tâm II. − Phòng Bảo quản tài liệu: Tiếp nhận, bảo quản an toàn tài liệu ( kể cả tài liệu Châu bản, Mộc bản, tài liệu phim ảnh, ghi âm) và đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu. − Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu: Giúp Giám đốc tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, quản lý tư liệu nghiệp vụ Lưu trữ, xây dựng và quản lý hệ thống công cụ tra cứu của Trung tâm − Phòng Hành chính - Tổ chức: Thông tin, tổng hợp hoạt động của trung tâm; phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công tác văn thư Lưu trữ, công tác bảo vệ thường trực quản lý cơ sở vật chất phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan. − Phòng Kế toán: 3
- Thực hiện chức năng tham mưu, giúp Giám đốc quản lý tài chính, tài sản của trung tâm. Thu chi và sử dụng kinh phí cơ quan theo quy định của nhà nước. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II BAN GIÁM ĐỐC Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Chỉnh Kế B ảo Tổ Tin học Hành Thu quản chức lý tài toán thập, chính - và Công liệu tài liệu sử Tổ Bổ cụ tra dụng chức cứu sung tài tài liệu liệu Hiện nay trong biên chế cán bộ, nhân viên của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II gồm 65 người: − Ban Gián đốc: Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có 01 Giám đốc với trình độ Đại học và 01 Phó Giám đốc với trình độ Thạc sĩ, do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bổ nhiệm. + Giám đốc: Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm cá nhân trước Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Giám đốc phụ trách chung, trực tiếp quản lý công tác tổ chức và hành chính quản trị của cơ quan. + Phó Giám đốc: phụ trách công tác xây dựng cơ bản, công tác nghiệp vụ, kiêm phụ trách trực tiếp công tác tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, công tác chỉnh lý và thu thập tài liệu. − Các phòng nghiệp vụ: + Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu: có 03 người (gồm 02 lưu trữ viên và 01 Trung cấp) + Phòng Chỉnh lý tài liệu: 10 người (gồm 03 Lưu trữ viên, 07 Trung cấp) + Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: 06 người (gồm 02 kỹ sư tin học, 01 Lưu trữ viên, 03 nhân viên kỹ thuật). 4
- + Phòng Bảo quản tài liệu: 07 người (gồm 03 Trung cấp, 03 Lưu trữ viên, 01 nhân viên phục vụ) + Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu: 13 người (gồm 11 Lưu trữ viên, 02 biên dịch viên tiếng Pháp) + Phòng Hành chính - Tổ chức: 19 người (gồm 02 chuyên viên HC-TC, 03 Lưu trữ viên trung cấp, 01 cán sự, 09 nhân viên Bảo vệ, 01 Thủ kho, 01 Lái xe, 02 Tạp vụ) + Phòng Kế toán: 04 người (gồm 01 trình độ Đại học, 03 trung cấp) Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của phòng Hành chính – Tồ chức: Chức năng : Phòng Hành chính – Tổ chức là bộ phận thông tin tổng hợp của cơ quan, tham mưu cho Giám đốc quản lý và điều hành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thực hiện đúng chế độ, chính sách và pháp luật hiện hành; phụ trách công tác bảo vệ thường trực; quản lý cơ sở vật chất phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan. Về tổ chức, phòng Hành chính – Tổ chức có đầy đủ các bộ phận như văn phòng nhưng không gọi là văn phòng vì không có tư cách pháp nhân, người đứng đầu phụ trách không có tư cách là chủ tài khoản chi tiêu của cơ quan. Nhiệm vụ: − Tổ chức thông tin tổng hợp, giúp Giám đốc chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của Trung tâm được nhanh chóng, chính xác; − Xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm về mọi mặt của Trung tâm; tổ chức, theo dõi, đôn đốc, làm báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch đề ra; − Xây dựng, cải tiến tổ chức bộ máy làm việc của Trung tâm II, đáp ứng yêu cầu từng thời kỳ. Xây dựng các quy chế, lề lối làm việc của Trung tâm II. − Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc diện được Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phân cấp quản lý; Chăm lo sức khỏe, đề ra kế hoạch bồi dưỡng và có bi ện pháp góp phần giảm bớt khó khăn trong đời sống cán bộ, công chức; 5
- − Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật; quản lý vật tư tài sản, ngân sách hành chính c ủa Trung tâm II theo đúng chế độ của nhà nước và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ; − Quản lý công tác văn thư – lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II; − Tổ chức công tác thường trực, bảo vệ cơ quan an toàn về mọi mặt, phòng chống cháy nổ trong cơ quan; − Tổng hợp và theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật trong cơ quan; Ngoài ra, Phòng Hành chính – Tổ chức còn thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc giao. Cơ cấu tổ chức: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ PHÒNG HÀNH CHÍNH –TỔ TRƯỞNG PHÒNG CHỨC ( phụ trách chung) PHÓ TRƯỞNG PHÓ TRƯỞNG PHÒNG PHÒNG (Phụ trách Quản trị - Bảo ( Phụ trách Hành chính ) vệ) Công Tổ Bộ Tổng Nhà Văn XDCB tác, tổ Bả phận ăn hợp thư Điện, chức o lưu lái xe nước vệ trữ Hiện nay, do Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức mới chuyển công tác nên tạm thời Phó Giám đốc cơ quan sẽ kiêm nhiệm, phụ trách chỉ đạo công tác của Phòng. c) Các quy chế hoạt động: Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có quy chế quy định: − Chế độ, nguyên tắc, lề lối làm việc; 6
- − Phạm vi trách nhiệm, quyền hạn giải quyết công việc của Ban Giám đốc, các Trưởng, Phó đơn vị và toàn thể công chức viên chức (bao gồm cả hợp đ ồng khoán việc, vụ việc…); − Các mối quan hệ phối hợp công tác giữa Giám đốc với Phó Giám đốc, giữa Ban Giám đốc với Chi ủy và các tổ chức, đoàn thể thuộc Trung tâm II; − Quy chế cũng quy định chế độ hội họp, giao ban; chế độ thông tin, báo cáo, l ưu tr ữ bảo mật, trình tự thủ tục giải quyết công việc; chế độ khen thưởng, kỷ luật và các hoạt động khác cũng như các điều khoản thi hành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. Quy chế hoạt động của cơ quan: − Trung tâm Lưu trữ quốc gia II làm việc theo chế độ thủ trưởng, chỉ đạo điều hành công việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ. Mọi hoạt động của cơ quan đ ều phải tuân thủ theo quy định của pháp luật, tuân thủ sự chỉ đạo của cấp trên và quy chế hoạt động của Trung tâm. − Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ được giao cho một đơn vị, một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về công việc được phân công. − Cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan phải xử lý và giải quy ết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền. Bảo đảm tuân thủ trình tự thủ tục và thời hạn giải quyết công việc. Làm việc theo đúng Chương trình, Kế hoạch, Lịch công tác của Trung tâm II đề ra. − Phát huy năng lực và sở trường của từng cán bộ; đề cao sự phối hợp trong công tác. − Bảo đảm tính dân chủ, rõ ràng, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động. Quy chế hoạt động của cơ quan luôn được xem xét, sửa đổi cho phù hợp với tình hình mới, đáp ứng yêu cầu phát triển của cơ quan. Quy chế hoạt động của Phòng Hành chính – Tổ chức: − Phòng Hành chính – Tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trưởng. Tập thể cán bộ của Phòng tuyệt đối chấp hành tốt nội quy của cơ quan và các quy đ ịnh c ủa Pháp L ệnh cán bộ, công chức. 7
- − Cán bộ của Phòng thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo sự phân công của của Trưởng - Phó phòng. Có nghĩa vụ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tuân thủ quy trình xử lý công việc. Chịu trách nhiệm trước đơn vị mình khi thi hành công vụ. − Kịp thời báo cáo với Trưởng - Phó phòng những khó khăn vướng mắc trong khi thực hiện công việc. Trường hợp cần thiết công chức, viên chức có quy ền đ ề nghị Trưởng phòng phân công thêm người để phối hợp thực hiện nhiệm vụ. Cán bộ của Phòng có quyền giữ ý kiến riêng và thể hiện ý kiến đó trong phiếu trình để Trưởng phòng xem xét quyết định. − Trường hợp lãnh đạo Trung tâm yêu cầu làm việc trực tiếp với cán bộ của Phòng thì cán bộ đó phải có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu để làm việc. Sau khi làm việc, công chức, viên chức phải báo cáo ngay cho Trưởng phòng biết. − Nêu cao tinh thần đoàn kết nội bộ, sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau trong công tác. Chủ động phối hợp, trao đổi ý kiến về các vấn đề có liên quan. − Khi đi công tác hoặc đi ra ngoài cơ quan nói chung, công chức, viên chức phải nói rõ về nội dung, thời gian đi và phải được Trưởng – Phó phòng trực tiếp đồng ý. d) Phân công nhiệm vụ giữa lãnh đạo và Trưởng phòng Hành chính – T ổ chức: − Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm trước Ban Lãnh đ ạo về toàn bộ hoạt động của đơn vị mình.Quản lý đội ngũ lao động trong đơn vị, thực hiện nghiêm túc quy chế và kỷ luật lao động; − Xây dựng kế hoạch công tác hàng tháng, quý, năm của đơn vị; tổ chức triển khai, đôn đốc và kiểm tra cán bộ trong đơn vị thực hiện kế hoạch công tác đó; Chuẩn b ị các báo cáo công tác tháng, quý, năm của Trung tâm. Thông báo nội dung cuộc họp giao ban, định kỳ v.v…; − Tổng hợp trình Ban Lãnh đạo thông qua các chương trình công tác của Trung tâm II. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Trung tâm II thực hiện chương trình công tác đó; − Giúp lãnh đạo Trung tâm II phối hợp công tác với các tổ chức Đảng và đoàn th ể. Đón tiếp khách đến tham quan và liên hệ công tác; − Tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, xây dựng và quản lý hệ thống thông tin, lưu trữ; 8
- − Giúp Ban Giám đốc quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của Trung tâm II theo quy định của pháp luật và của cấp trên giao; − Giúp Ban Lãnh đạo thực hiện việc cải cách hành chính trong lĩnh vực hoạt động của Trung tâm II như: Quy chế dân chủ, Quy chế thi đua khen thưởng, Quy chế quản lý thời giờ làm việc v.v…; − Thay mặt Ban Lãnh đạo cơ quan quản lý công chức, viên chức; đề xuất các chế độ, chính sách đối với cán bộ cơ quan; ký giấy nghỉ phép năm, bảng chấm công, giấy nghỉ hưởng BHXH đi khám bệnh; tổ chức sơ kết công tác của phòng, nhận xét đánh giá công chức, viên chức. Tham mưu cho Hội đồng Thi đua khen thưởng của Trung tâm II về công tác thi đua khen thưởng; − Điều động xe ô tô đưa rước cán bộ của Cục nói riêng và của cơ quan nói chung đi công tác theo kế hoạch đã được Ban Gám đốc phê duyệt. 2. Công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng của cơ quan: a) Phân công nhiệm vụ giữa Lãnh đạo với các Trưởng phòng, với t ừng nhân viên: Phân công nhiệm vụ trong Ban Giám đốc: Quan hệ giữa Giám đốc và Phó Giám đốc là quan hệ theo chế độ thủ trưởng. Giám đốc, Phó Giám đốc xem xét, giải quyết công việc trên cơ sở hồ sơ đ ề xuất, trình ký của các đơn vị gửi lên. Phó Giám đốc phụ trách phòng, đơn vị nào có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của phòng, đơn vị đó trước Giám đốc. Khi Giám đốc vắng mặt, có trách nhiệm ủy quyền cho Phó Giám đốc chịu trách nhiệm thay Giám đ ốc giải quyết các công việc chung của Trung tâm II. Giữa Ban Giám đốc và Trưởng, Phó các đơn vị thuộc Trung tâm II: Trưởng các đơn vị truộc Trung tâm II có trách nhiệm báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về mọi hoạt động của Phòng mình phụ trách. Giữa các đơn vị, tổ chức trực thuộc Trung tâm II: Quan hệ giữa các đơn vị, tổ chức trực thuộc Trung tâm II là quan hệ phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau, thường xuyên trao đổi kinh nghiệm trong công việc. Khi một bên có nhu cầu hỗ trợ thì bên được yêu cầu phải đáp ứng trong khả năng, nhiệm vụ của mình. 9
- Đối với những công việc vượt quá khả năng, thẩm quyền giải quyết của đơn vị mình thì Trưởng đơn vị chuyển hồ sơ, tài liệu cho đơn vị liên quan tham gia ý kiến, sau đó trình Ban Giám đốc xem xét, quyết định. Giữa công chức, viên chức trong Trung tâm II: Là quan hệ đồng nghiệp công tác. Đoàn kết, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình thực hiện các quy định, nội quy của cơ quan, đơn vị để cùng nhau hoàn thành tốt nhiệm được giao. Bên cạnh đó, được phép dân chủ công khai đóng góp ý kiến cho việc từng bước hoàn thiện lề lối làm việc của cơ quan. Quan hệ giữa Ban Giám đốc với BCH Công đoàn, Đoàn Thanh niên…: Ban chấp hành Công đoàn, Ban chấp hành Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh có trách nhiệm, tổ chức, động viên Đoàn viên trong cơ quan hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ công tác chính trị được giao; giáo dục vận động công chức trong cơ quan đoàn kết, yên tâm công tác; chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho công chức, viên ch ức và bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng của công chức, viên chức. Do đó, những việc sau đây nhất thiết phải bàn bạc thống nhất giữa Ban Giám đốc, đại diện Đoàn Thanh niên, đại diện Công đoàn …: − Chủ trương biện pháp kiện toàn tổ chức sắp xếp bộ máy, tinh giản biên chế c ơ quan; − Bàn giải pháp để lãnh đạo tư tưởng công chức, viên chức nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ đã được đề ra; − Công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, việc xét đề nghị, đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, cho nghỉ việc, nghỉ hưu… đối với cán bộ trong c ơ quan. b) Việc phân công, tổ chức lao động khoa học trong Phòng Hành chính – Tổ chức: Trưởng phòng: − Chịu trách nhiệm phân công bố trí cán bộ nhân viên của Phòng mình thực hiện những công việc cấp trên giao phó. Kịp thời uốn nắn những sai sót, tổng kết đúc rút kinh nghiệm và báo cáo lên cấp trên. Trưởng phòng thông qua Phó phòng, bộ phận giúp việc, các tổ trưởng để triển khai công việc. 10
- − Phối hợp, tham gia ý kiến với trưởng các đơn vị khác của Trung tâm để xử lý những vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình; Về nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Trưởng phòng: Phó Trưởng phòng Phụ trách Hành chính – Tổ chức: Phụ trách văn thư và tổng hợp, chịu trách nhiệm bảo quản tài liệu nộp lưu của cơ quan. Phó Trưởng phòng Phụ trách Quản trị - Bảo vệ: − Giúp Trưởng phòng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc công việc của tổ, đề xuất những việc liên quan về mua sắm, sửa chữa nhỏ, điện nước,…cấp phát xăng dầu, văn phòng phẩm…để đáp ứng yêu cầu của cơ quan. − Nhìn chung Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các lĩnh vực được phân công. Thay thế Trưởng phòng điều hành công việc khi Trưởng phòng vắng mặt. Hướng dẫn, giúp đỡ các công chức, viên chức về mặt chuyên môn, nghiệp vụ trong lĩnh vực được phân công phụ trách. Đối với bộ phận văn thư, tổng hợp: − Soạn thảo và ban hành văn bản. Kiểm tra về hình thức và kỹ thuật trình bày các loại văn bản trước khi trình Giám đốc phê duyệt. − Quản lý công văn đi, đến; trình văn bản đơn từ của các đ ơn vị lên Ban Giám đ ốc, cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường… − Bảo quản và lưu trữ tài liệu, hồ sơ của phòng và của cơ quan. − Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đóng dấu các giấy tờ khi đã được cấp có thẩm quyền ký phê duyệt. − Cán bộ tổng hợp ghi biên bản các cuộc họp của cơ quan, tập hợp số liệu và viết báo cáo trình lãnh đạo ký gửi cấp trên. − Thông báo các thông tin của Ban Giám đốc đến các đơn vị. − Mua sắm vật liệu, văn phòng phẩm cho cơ quan khi cần. Đối với bộ phận làm công tác tổ chức: − Chăm lo việc đào tạo, tuyển dụng, luân chuyển, bổ nhiệm, điều động cán bộ, công chức, viên chức. − Xét công tác thi đua, khen thưởng, nâng lương, bảo hiểm, hưu trí…cho nhân viên 11
- Đối với nhân viên bảo vệ: − Xây dựng phương án, bảo đảm an toàn tuyệt đối cho cơ quan. Làm nhiệm vụ bảo vệ chuyên trách theo ca, thường trực 24/24. Trực tại cổng theo dõi người ra vào cơ quan, kiểm tra giấy tờ khi khách đến liên hệ ghi vào sổ trực và hướng dẫn thực hiện nội quy ra vào cơ quan, không để khách tự do đi lại trong cơ quan nhất là phía kho tài liệu. − Bảo vệ tài sản. Tuyệt đối không cho bất cứ ai mang vật tư, vật liệu ra ngoài cơ quan khi chưa có lệnh của Ban Giám đốc hay Trưởng, Phó phòng Hành chính – Tổ chức. Khi có lệnh mang tài sản ra khỏi cơ quan phải ghi đầy đủ tên tài sản, vật liệu và lệnh của lãnh đạo nào vào sổ trực. − Xây dựng phương án phòng cháy chữa cháy. Phối hợp với công an phòng cháy kiểm tra các phương tiện chữa cháy và đề xuất sửa chữa các công cụ hư hỏng đ ể sẵn sàng có phương tiện cứu chữa kịp thời khi có sự cố xảy ra.Theo dõi và quản lý hệ thống camera. Đối với tổ lái xe: − Đưa đón cán bộ của Cục, Ban vào công tác, đưa đón cán bộ của cơ quan đi công tác theo điều lệnh điều xe của cấp có thẩm quyền. − Thường xuyên vệ sinh xe cộ, kiểm tra máy móc đảm bảo an toàn tuy ệt đ ối cho cán bộ trên đường đi công tác. − Khám xe để xác định an toàn giao thông theo quy định của nhà nước. − Tham gia công tác khác của cơ quan nếu cấp trên điều động. Xây dựng cơ bản, điện nước: − Chịu trách nhiệm về mảng xây dựng cơ quan. Sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc. − Quản lý hệ thống cung cấp và sử dụng điện nước cho cơ quan. Đ ảm bảo cho ho ạt động của cơ quan không bị gián đoạn. Kiểm tra, tu bổ, bảo dưỡng hệ thống điện nước thường xuyên. Nhà ăn tập thể: Chịu trách nhiệm phục vụ bữa ăn trưa cho tập thể cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan. Đảm bảo về mặt chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm. 12
- c) Khảo sát tình hình trang thiết bị văn phòng của cơ quan. Cách bố trí, sắp xếp các thiết bị đó: Để thuận lợi cho quá trình hoạt động và thông tin của văn phòng cũng như của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, Phòng Hành chính – Tổ chức đã đ ược trang bị đầy đủ các trang thiết bị, máy móc, văn phòng phẩm. Đáp ứng nhu cầu hiện đ ại hóa ngày càng cao trong công tác văn phòng. Cụ thể như sau: − Bàn ghế: bàn làm việc cho nhân viên văn thư, nhân viên tổng hợp... Bàn tiếp khách hội họp. Cách bố trí, sắp xếp các thiết bị văn phòng của Phòng Hành chính – Tổ chức: Bàn làm việc cuả nhân viên văn thư nhân việc viên Bàn cuả làm th ư văn Bàn làm việc cuả Bàn làm việc cuả nhân nhân viên tổ chức viên tổ chức Bàn làm việc cuả Phó 13 Trưởng phòng
- Ghi chú : : Máy Fax; : Máy hủy tài liệu; : Điện thoại; : Máy vi tính; : tủ ; lối vào : Máy in; Máy photo ; :Bàn tiếp khách ; : Bàn làm việc ; :Ghế xoay − Để tiện cho việc bảo quản và cất giữ hồ sơ, Phòng Hành chính – Tổ chức cũng được trang bị các loại tủ đựng hồ sơ cho từng bộ phận của phòng và có chìa khóa sử dụng riêng. Ngoài ra còn có tủ đựng tư trang cá nhân cho nhân viên. − Có thể nói máy vi tính là thiết bị quan trọng trong văn phòng. Hiện nay Phòng Hành chính – Tổ chức được trang bị 4 máy. Nhiều tính năng của máy được sử dụng phục vụ công tác văn thư như soạn thảo văn bản, chuyển văn bản đến người nhận, đăng ký văn bản đến – đi, lập hồ sơ, tra cứu, tìm kiếm các thông tin mới nhằm ph ục v ụ nhu cầu của cơ quan…Hệ thống máy tính của phòng cũng được nối mạng nội bộ và mạng Internet để truy cập thông tin mới phục vụ cho lãnh đạo và hoạt động của cơ quan. − Để liên lạc giữa Phòng Hành chính – Tổ chức với Ban Lãnh đạo, với các bộ phận, cá nhân trong nội bộ cơ quan hoặc bên ngoài, Phòng đã được trang bị 3 máy điện thoại bàn cố định. − 1 máy Fax có chức năng Fax các văn bản đi và nhận các văn b ản đ ến đ ược thu ận tiện, nhanh chóng. − 2 máy in: có chức năng in ấn văn bản sau khi đã được soạn thảo hoặc cập nh ật t ừ các nguồn khác về. 14
- − 1 máy photocoppy: để sao chụp các văn bản và các loại tài liệu khi c ần thi ết. Bên cạnh được trang bị 1 máy hủy tài liệu, có chức năng nghiền hủy những tài liệu đã hết giá trị để giảm bớt giấy tờ tồn đọng. − Các loại văn phòng phẩm như: kẹp giấy, bút lông, kéo, giấy A4, thước, bao thư, keo gián…là vật phẩm thân thiết của cán bộ viên chức của phòng. − Bên cạnh đó, Phòng Hành chính – Tổ chức cũng được trang bị máy điều hòa nhiệt độ, nhân viên văn phòng có thể tự điều chỉnh nhiệt độ môi trường thích hợp để đạt hiệu quả tối ưu trong quá trình làm việc. 3. Nhận xét: Ưu điểm, hạn chế về công tác tổ chức lao động trong văn phòng và giải pháp khắc phục. a) Ưu điểm: − Nhìn chung công tác lao động trong văn phòng của cơ quan được tổ chức theo chế độ thủ trưởng rất khoa học. Nhiệm vụ, quyền hạn được phân công rõ ràng tới từng bộ phận. − Tất cả các cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Hành chính – Tổ chức lao đ ộng sáng tạo, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. − Nhân viên của phòng có đầy đủ phẩm chất và kiến thức nghiệp vụ nhất định, đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao của công tác văn phòng. Cán bộ luôn phấn đấu gia nhập hàng ngũ Đảng viên. Nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ luôn được Ban Lãnh đạo quan tâm. Cụ thể là nhân viên văn thư với trình độ ban đầu là trung cấp thì nay đã được đào tạo thêm hệ đại học tại chức Ngành Lưu trữ và Quản trị văn phòng. − Với cơ cấu văn phòng gọn nhẹ, biên chế vừa đủ, mỗi nhân viên có thể kiêm nhiệm một hoặc nhiều công việc khác nhau đã mang lại hiệu quả lao động cao. Như nhân viên làm công tác tổ chức am hiểu về công tác văn thư nên có thể giúp đỡ nhân viên văn thư khi công việc văn thư nhiều. − Các phòng ban có quan hệ thường xuyên liên quan đến nhau được bố trí gần nhau như phòng của Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức, phòng nhân viên tổng hợp, phòng văn thư lưu trữ. Phòng Hành chính – Tổ chức lại đặt bên cạnh Phòng Giám đốc và Phó Giám đốc. Điều này giúp cho việc liên hệ công việc với nhau dễ dàng. 15
- − Được trang bị đầy đủ công cụ và phương tiện làm việc đã góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả làm việc văn phòng. Đảm bảo đầy đủ, sử dụng triệt đ ể có hiệu quả các phương tiện làm việc. Trang thiết bị còn mới, được bảo hành đ ịnh kỳ cũng là một ưu điểm của phòng. − Cách bố trí bàn làm việc của nhân viên hợp lý với quy trình xử lý công việc, thuận tiện cho việc di chuyển khi giao tài liệu hay trao đổi công việc. − Sắp xếp các tủ đựng giấy tờ gần bàn làm việc nên việc cất giữ và tìm kiếm hồ sơ tài liệu dễ dàng. − Điện thoại, máy Fax được bố trí gần nơi làm việc của nhân viên văn thư nên thuận lợi cho việc thông tin liên lạc và nhận văn bản Fax từ cơ quan cấp trên, đơn vị ngoài cơ quan trả lời, gửi Fax. Có thể nói văn phòng là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là “tai mắt” của cơ quan, do đó với tính khoa học, nề nếp sẵn có trong hoạt động của Phòng Hành chính – Tổ ch ức s ẽ là những tiền đề quan trọng cần thiết để Phòng thực hiện tốt chức năng của mình, hoạt động quản lý chung diễn ra thông suốt và đạt hiệu quả cao. b) Hạn chế: − Phòng Hành chính – Tổ chức được bố trí theo phong cách truyền thống, tức là dạng văn phòng khép kín. Mỗi bộ phận có phòng làm việc riêng. Điều này phần nào làm hạn chế sự giám sát, chỉ đạo công việc của cấp trên xuống cấp dưới, sự trao đổi công tác giữa các nhân viên với nhau. − Do Phòng Hành chính – Tổ chức được bố trí ở tầng 5, sử dụng hệ thống cửa kính cách âm nên phòng còn thiếu lượng ánh sáng tự nhiên thích hợp cho môi tr ường làm việc. − Bên cạnh đó hệ thống nối mạng Internet còn yếu, ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin mới cho cơ quan. c) Giải pháp khắc phục: − Nên xây dựng Phòng theo phong cách hiện đại, dạng văn phòng mở thì hiệu quả công việc của Phòng sẽ được nâng cao hơn. − Thường xuyên mở hệ thống cửa kính để lấy ánh sáng tự nhiên, giúp không khí trong lành. 16
- − Nên bố trí thêm cây xanh để tạo không gian thoáng mát. − Cải thiện mạng Internet để sử dụng tốt hơn. II. KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 1. Về tổ chức công tác văn thư cơ quan: − Phòng Hành chính - Tổ chức (tiền thân là phòng Hành chính – Quản trị - Tổ chức) được thành lập ngày 01/8/1995. − Hiện nay Phòng Hành chính - Tổ chức thành lập bộ phận văn thư, bố trí cán bộ văn thư chuyên trách với số lượng là 01 người – trình độ Trung cấp (tốt nghiệp ngành Thư ký văn phòng) với chức danh là Lưu trữ viên Trung cấp. − Do nhận thức được công tác văn thư là một khâu rất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan, vì vậy Ban Lãnh đạo cơ quan luôn luôn quan tâm đ ến công tác văn thư. Điều này được thể hiện qua các văn bản ban hành nhằm hướng dẫn, chỉ đạo về nghiệp vụ công tác văn thư với mục đích đưa công tác văn thư ngày càng trở tốt hơn Ví dụ : Trung tâm đã ban hành công văn về việc trình duyệt và kí văn bản với nội dung cụ thể để công tác văn bản được nhanh chóng và chính xác. 2. Về tổ chức quản lý và ban hành văn bản của cơ quan: a) Việc quản lý văn bản đến: − Những cơ quan thường gửi văn bản đến trung tâm Lưu trữ quốc gia II là Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. − Số lượng văn bản đến trong năm 2009 là văn bản 620 văn bản. − Do số lượng văn bản đến ít nên Phòng đã lập duy nhất một sổ công văn đ ến đ ể đăng ký cho tất cả các loại văn bản khác nhau. − Việc đăng ký văn bản đến bằng cả hai phương pháp: truy ền thống và hi ện đ ại là dùng sổ và phần mềm quản lý văn bản hành chính của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Quy trình tiếp nhận : Văn bản đến của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng tất cả được tiếp nhận tại bộ phận văn thư cơ quan. Văn bản đến được gửi bằng 17
- đường bưu điện, bằng Fax. Trường hợp nhận được những văn bản quan trọng, hoặc do yêu cầu của nơi gửi văn bản có kèm Phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản. Văn thư tiến hành kiểm tra sơ bộ bì văn bản xem có đúng địa chỉ và còn nguyên vẹn không sau đó phân loại và bóc bì. Trừ những bì thư có gửi đích danh thì không bóc bì mà chuyển trực tiếp cho người nhận. Nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu đến để xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày tháng, số văn bản đến. Vào sổ công văn đến và phần mềm quản lý văn bản hành chính. Ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản. Tiếp theo trình Lãnh đạo ký, xem xét cho ý kiến phân phối chuyển giao đồng thời ấn định số lượng bản cần sao chụp. Sau đó nhân viên văn thư vào sổ đăng ký công văn đến một lần nữa ghi nơi nhận văn bản rồi phân phối. Sao chụp văn bản nếu có và chuyển giao văn bản theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Hiện nay Trung tâm Lưu trữ quốc gia II không lập Sổ chuyển giao văn bản đ ến nên người nhận văn bản ký tên vào cột ký nhận trong sổ đăng ký. Văn b ản đ ến ngày nào được chuyển giao ngay trong ngày đó. b) Việc quản lý văn bản đi: − Những loại văn bản mà cơ quan thường soạn thảo và ban hành là Quyết định, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, Công văn. − Mẫu các loại văn bản đó (xem phụ lục số 7) − Do số lượng văn bản đi ít nên Phòng Hành chính – Tổ chức đã lập duy nhất một sổ công văn đi để đăng ký cho tất cả các loại văn bản khác nhau. Mẫu sổ này giống với mẫu sổ hướng dẫn tại công văn. 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Quy trình ban hành văn bản (văn bản nội bộ và văn bản ra ngoài): Nếu cần ban hành văn bản, Trưởng hoặc Phó của các đơn vị tiến hành dự thảo văn bản theo thẩm quyền và nội dung cần giải quyết, đúng thể thứ và kĩ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành. 18
- Trước khi trình Giám đốc kí chính thức, người soạn thảo phải rà soát l ại nội dung và thể thức văn bản, trưởng đơn vị có văn bản cần ban hành xem lại một lần cuối và ký tắt vào chữ “Lưu:VT”. Chữ ký tắt không to hơn chữ của văn bản đ ể đ ảm bảo tính thẫm mỹ của văn bản ban hành. Trưởng phòng ký xong, trình lãnh đạo ký. Sau đó văn th ư cho s ố và ngày, tháng văn bản. Nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu cơ quan để văn bản có hiệu l ực thi hành. Đóng dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có). Đối với những văn bản có kèm phụ lục thì đóng thêm dấu treo lên tiêu đề của phụ lục. Đăng ký văn bản vào sổ công văn đi với các thông tin. Sau đó đăng ký ti ếp vào phần mềm quản lý văn bản hành chính. Làm thủ tục, chuyển phát văn bản đi. Tùy theo kích cỡ văn bản mà chọn lựa bì cho phù hợp. Ngoài bì ghi rõ tên cơ quan, địa chỉ nơi nhận. Văn bản luôn đ ược chuy ển đi trong ngày, chậm nhất là trong ngày hôm sau. Nếu là văn bản khẩn thì Fax văn bản đến nơi nhận trước sau đó gửi văn bản sau. Lưu văn bản đi: Trung tâm Lưu trữ quốc gia II lưu văn bản đi theo thời gian, cụ thể là theo t ừng năm. Tất cả các văn bản đi của Trung tâm trước khi gửi đi đều được giữ lại 02 bản có đầy đủ thể thức. Một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết. Bản lưu phải là bản chính. Bản giữ lại này được đục lỗ và kẹp vào file lưu văn bản đi theo thứ tự thời gian và số đăng ký nhằm phục vụ cho việc tra cứu trong quá trình xử lý công việc hiện tại. Cuối năm, sau khi kết thúc công việc của một năm thì phải phân loại văn bản và lưu vào hồ sơ theo vấn đề và thời gian rồi nộp lưu để phục vụ cho việc tra cứu lâu dài. c) Việc quản lý và sử dụng con dấu: Hiện nay Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đang sử dụng một số loại con dấu sau: − 01 dấu tròn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (không có hình quốc huy) − 01 dấu tròn của BCH Công đoàn Trung tâm Lưu trữ quốc gia II − 01 dấu tên cơ quan: 19
- CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QG II − 05 Con dấu chức danh: GIÁM ĐỐC TL.GIÁM ĐỐC KT.GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG KT.TRƯỞNG PHÒNG HC- TC HÀNH CHÍNH-TỔ CHỨC P.TRƯỞNG PHÒNG − 04 Con dấu tên: Nguyễn Xuân Hoài Nguyễn Văn Quân Vũ Trọng Thủy − 01 con dấu đăng ký công văn đến - 01 con dấu sao y bản chính: TRUNG TÂM LƯU TRỮ QG SAO Y BẢN CHÍNH II TP.HCM, Ngày…tháng…năm 20.. Số:…………….. ĐẾNNgày:………….. Chuyển: ĐÃ KIỂM TRA − 01 dấu đã kiểm tra: Cách bảo quản và sử dụng con dấu: Con dấu thể hiện giá trị pháp lý của văn bản do Trung tâm Lưu trữ quốc gia II ban hành cũng như tư cách pháp nhân của cơ quan. - Con dấu luôn được cán bộ văn thư bảo quản tốt, giữ gìn cẩn thận, khi s ử d ụng xong cất vào tủ và khóa lại. - Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu lên văn bản, giấy tờ đã có chữ kí của người có thẩm quyền, không đóng dấu lên văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký hợp lệ. Không đóng dấu khống, không nhờ người khác mà tự tay nhân viên văn thư đóng dấu. - Không cho mượn và tự ý đem dấu ra ngoài cơ quan khi chưa có sự đồng ý c ủa lãnh đạo cơ quan. Trường hợp khi cán bộ văn thư đi vắng mà cơ quan cần sử dụng con dấu phải có sự đồng ý bằng văn bản. Nhìn chung cách bảo quản và sử dụng con dấu được cán bộ văn thư ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. 20
Chính trị học
Báo chí - Truyền thông
Xã hội học
Giáo dục học
Tâm lý học
Lịch sử - Văn hoá
Triết học
Ngôn ngữ học
Thư viện thông tin
Văn học nước ngoài
Ngư nghiệp
Hành chính - Pháp luật
Địa lý - Địa danh
Văn học Việt nam
Lịch sử Đảng
CNXH - KH
Tư Tưởng HCM
Ngụ ngôn - Cổ tích
Ca dao - Tục ngữ
Hoá học
Sinh học
Y khoa - Dược
Kinh tế học