Xem mẫu
- Ngöôì duøng tin vaø nhu caàu tin
NGƯỜI DÙNG TIN
VÀ NHU CẦU NGƯỜI DÙNG TIN
1. Người dùng tin
Người dùng tin là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông
tin. Đó là đối tượng phục vụ của công tác thông tin tư liệu.
Người dùng tin vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin,
đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thông tin mới.
Người dùng tin giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống
thông tin. Họ như là yếu tố tương tác hai chiều với các đơn vị
thông tin. Vai trò đó thể hiện trên các mặt sau:
Người dùng tin luôn là cơ sở để định hướng các hoạt động
của đơn vị thông tin.
Người dùng tin tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây
chuyền thông tin. Họ biết các nguồn thông tin và có thể thông
báo hoặc đánh giá các nguồn tin đó.
Chính sách bổ sung phụ thuộc vào yêu cầu của người dùng
tin.
1.1. Các nhóm người dùng tin
Trên cơ sở hoạt động của người dùng tin, có thể chia làm ba
nhóm người dùng tin như sau:
Các nhà nghiên cứu khoa học
Các cán bộ chuyên môn và những người trực tiếp sản xuất.
Các nhà quản lý trong môi trường khoa học kỹ thuật và
kinh tế .
Việc phân chia người dùng tin thành 3 nhóm lớn như trên
được thực hiện ở giai đoạn đầu của cơ quan thông tin (CQTT).
Tùy theo mức độ phát triển của CQTT, các nhóm người dùng tin
sẽ được chia nhỏ hơn nữa theo các đặc tính của người dùng tin.
Ví dụ: nhóm người dùng tin là những người trực tiếp sản
xuất có thể được chia thành nhóm cán bộ kỹ thuật, quản đốc
phân xưởng, công nhân kỹ thuật bậc cao….
Ngoài ra, có một nhóm đặc biệt là nhóm những người không
dùng tin.
1
- Ngöôì duøng tin vaø nhu caàu tin
Những người không dùng tin là những người dùng tin tiềm
năng nhưng do những nguyên nhân khách quan/chủ quan, hiện
tại họ không cảm thấy sự cần thiết của thông tin và không tin
vào những lợi ích do thông tin mang lại.
Để xác định nguyên nhân không sử dụng thông tin, ta có thể
chia những người không dùng tin theo các nhóm sau:
"Những người hiểu biết rộng": họ hiểu biết tất cả trong lĩnh
vực hoạt động của mình, do đó họ không cần có thêm thông tin
nữa.
"Những người bảo thủ " cho rằng trong lĩnh vực hoạt động
của họ không thể có cái gì mới nên họ không cần thông tin
"Những người quá bận " do quá bận với công việc nên không
có thời gian để quan tâm đến thông tin .
"Những người bi quan " cho rằng chi phí thời gian để có
được thông tin và sử dụng nó là không thể bù đắp lại được
"Những người đa nghi " thờ ơ với công việc của mình và họ
không cần thông tin vì nó chỉ bày thêm việc để họ phải làm.
Một trong những nguyên nhân khách quan dẫn đến sự "từ
chối thông tin " chính là những thiếu sót trong hoạt động của
các CQTT như:
CQTT chưa chú trọng đến việc nâng cao nhận thức của
cộng đồng về vai trò của thông tin trong đời sống và trong các
hoạt động sản xuất kinh doanh…
Hiệu quả hoạt động của các CQTT thấp, sản phẩm, dịch
vụ thông tin còn nghèo nàn, chưa đáp ứng được nhu cầu tin đa
dạng của cộng đồng.
1.2.Người dùng tin và cơ quan thông tin
Giữa người dùng tin và CQTT có mối quan hệ hổ
tương, nó phụ thuộc vào khả năng về chính sách phục
vụ của CQTT và tập quán thông tin của người dùng
tin. Mối quan hệ này chính là thước đo hiệu quả hoạt
động của CQTT
Một CQTT hoạt động hiệu quả phải thu hút được nhiều
người dùng tin chứ không giới hạn ở một nhóm người dùng tin.
2
- Ngöôì duøng tin vaø nhu caàu tin
Khối lượng thông tin và hình thức phục vụ thông tin ở các hệ
thống khác nhau có thể khác nhau, song ở bất kỳ điều kiện nào
thông tin cũng đem lại lại lợi ích cho việc giải quyết các nhiệm
vụ đặt ra trước người dùng tin. Thông tin phải được đáp ứng
đầy đủ để đảm bảo tính liên tục của quá trình nghiên cứu khoa
học và bảo đảm mối quan hệ hỗ tương giữa khoa học và sản
xuất. Việc cung cấp thông tin phải được thực hiện để mang lại
lợi ích tối đa cho người người dùng tin. Thông thường, người
dùng tin không quan tâm đến bản thân tài liệu mà chỉ quan tâm
đến thông tin được chứa trong tài liệu đó. Sự quan tâm, chú ý
đến thông tin và mức độ sử dụng thông tin của người dùng tin
phụ thuộc vào các hoạt động của CQTT .
Ví dụ :
Nếu như CQTT chỉ thông báo một lần cho người dùng tin về
những tài liệu mới thì họ có thể không lưu ý đến tài liệu đó.
Nhưng nếu như thông báo được lặp lại nhiều lần thì người
dùng tin có thể sẽ quan tâm và sử dụng tài liệu đó.
Trong mối quan hệ giữa người dùng tin và hệ thống thông tin
thường thông tin chủ động có hiệu quả hơn thông tin thụ động.
Do đó, điều quan trọng không phải chỉ đơn thuần là cung cấp
thông tin cho người dùng tin mà phải cố gắng làm cho họ quan
tâm đến thông tin và khuyến khích họ sử dụng thông tin tích cực
hơn bằng cách tạo điều kiện thuận lợi nhất để người dùng tin
có thể tiếp cận và khai thác thông tin một cách hiệu quả. Có hai
thái cực trong hoạt động của hệ thống là sự thừa thông tin hoặc
quá thiếu thông tin .
Ở cả hai trường hợp đều hình thành "vùng tin chết" nghĩa là
những thông tin không được sử dụng. Khi người dùng tin cảm
thấy mình không thể nghiên cứu một khối lượng thông tin đồ
sộ thì sẽ dẫn đến tình trạng là họ không quan tâm đến thông tin
nữa. Ngược lại, nếu nhiều lần yêu cầu nhưng không nhận
được thông tin cần thiết thì người dùng tin không muốn liên hệ
với CQTT nữa.
3
- Ngöôì duøng tin vaø nhu caàu tin
1.3.Trình độ thông tin của người dùng tin :
Trình độ thông tin của người dùng tin thể hiện ở khối lượng
và chất lượng thông tin mà họ lĩnh hội được, tập quán thông tin
và kỹ năng thông tin (kỹ năng tìm, phân tích và sử dụng thông
tin).
Người có trình độ thông tin phải có phản xạ thông tin nhanh
nghĩa là có khả năng đánh giá và tiếp thụ thông tin nhanh.
Trình độ thông tin là một điều kiện cần thiết để người dùng
tin làm việc có hiệu quả và nó được hình thành dưới sự ảnh
hưởng của nhiều yếu tố như khả năng cảm thụ thông tin,
không khí sáng tạo trong tập thể người dùng tin, trình độ chuyên
môn, khả năng phân tích, tổng hợp nói chung, tinh thần cầu
tiến…
1.4. Đào tạo người dùng tin
Mục đích của đào tạo người dùng tin là giúp người dùng tin
nhận thức được nhu cầu tin của mình, biết cách diễn đạt nhu
cầu tin, nắm được kỹ năng thông tin
Có 3 hình thức đào tạo người dùng tin chủ yếu.
Tổ chức các khoá huấn luyện, các buổi hội thảo.
Phát hành sổ tay/tài liệu chỉ dẫn về các công cụ tìm tin,
nguồn thông tin, phương pháp truy cập thông tin …
Tổ chức các điểm tư vấn cho người dùng tin
Cần phải đào tạo người dùng tin theo nhóm bằng những
chương trình đào tạo ở những mức độ khác nhau như mức dộ
nâng cao nhận thức về thông tin và mức độ huấn luyện kỹ năng
sử dụng thông tin.
Ở mức thứ nhất, người dùng tin phải được hướng dẫn về
các nguồn thông tin, các loại hình tài liệu, cách xác định và mô
tả nhu cầu tin, cách sử dụng các sản phẩm , dịch vụ thông tin
…
Ở mức thứ hai, người dùng tin phải được trang bị kỹ năng
tìm kiếm, phân tích thông tin ….
Khi tổ chức chương trình đào tạo, CQTT phải xác định:
Mục đích của chương trình.
4
- Ngöôì duøng tin vaø nhu caàu tin
Đối tượng, mục tiêu.
Hình thức và phương pháp thích hợp.
Thời gian và địa điểm.
2. Nhu cầu tin
Nhu cầu tin phản ánh sự cần thiết thông tin của một cá nhân/
tập thể trong quá trình thực hiện một hoạt động nào đó
Nhu cầu tin thay đổi tùy theo công việc và nhiệm vụ mà
người dùng tin phải thực hiện.
Các loại nhu cầu tin tổng quát nhất đã được nhà thông tin
học người Mỹ xác định trong những năm 60 của TK 20 bằng
cách đặt câu hỏi cho các nhà khoa học thuộc lĩnh vực hóa lý và
sinh học, ông xác định rằng họ sử dụng thông tin chủ yếu trong
các trường hợp sau:
Theo dõi, cập nhật các thành tựu trong lĩnh vực chuyên môn
hẹp và các lĩnh vực liên quan.
Trong công việc hàng ngày.
Khi bắt đầu nghiên cứu một vấn đề mới/ một đề án, khi
thực hiện cũng như khi đã hoàn thành đề án, họ cần thông tin
hồi cố bao gồm tài liệu công bố và không công bố về các vấn
đề liên quan.
Trường hợp thứ nhất có thể được mô tả như một nhu cầu tự
nhiên của một nhà khoa học bất kỳ nhằm theo dõi sự phát triển
khoa học và kỹ thuật.
Trường hợp thứ hai là sử dụng thông tin hàng ngày với mục
đích tham khảo.
Trường hợp thứ ba là sự tiếp cận toàn diện với tài liệu khoa
học liên quan đến một chủ đề nhất định.
Ba loại nhu cầu tin nêu trên hoàn toàn phù hợp với các giai
đoạn khác nhau của quá trình sử dụng thông tin .
Ví dụ :
Trong lĩnh vực khoa học, nhu cầu tin tăng lên ở ba giai đoạn
là chọn xu hướng nghiên cứu và phát triển đề án, lập kế hoạch
và thực hiện đề án. Để chọn phương hướng, người dùng tin
5
- Ngöôì duøng tin vaø nhu caàu tin
cần thông tin tổng quát về các phương pháp giải quyết vấn đề
hiện tại, các nhược ưu điểm của chúng về bản chất và về khía
cạnh tổ chức.
Khi lập kế hoạch thực hiện đề án theo phương hướng đã
chọn, họ cần những số liệu chi tiết hơn về các nguồn lực và
cách phân bổ chúng. Ở giai đoạn thực hiện, họ cần thông tin chi
tiết liên quan đến đối tượng đang được nghiên cứu.
Việc nghiên cứu tổng quát hơn sự khác nhau giữa thông tin
được cung cấp ở các giai đoạn khác nhau trong hoạt động
nghiên cứu khoa học đã được thực hiện bởi một nhóm các nhà
khoa học Ucraine. Họ phân biệt 7 giai đoạn như sau:
Làm quen một cách toàn diện với vấn đề. Phác thảo kế
hoạch giải quyết những vấn đề quan trọng. Làm quen với
các thông tin liên quan đến vấn đề.
Thu thập kiến thức khoa học về vấn đề đang nghiên cứu.
Tìm thông tin hồi cố ở phạm vi rộng.
Kết hợp và làm sáng tỏ các số liệu khoa học. Đánh giá các
quan niệm và giả thuyết của các tác giả khác nhau.
Trình bày các giả thuyết và chọn một giả thuyết để làm
việc. Ở giai đoạn này thông tin được phân tích sâu.
Chứng minh giẩ thuyết: là giai đoạn quan trọng nhất trong
nghiên cứu cơ bản.
Khẳng định các kết luận, dự báo, đề nghị…thông tin được
sử dụng để làm sáng tỏ các khía cạnh ưu tiên.
Mô tả các kết quả nghiên cứu.
Tuy cách phân chia trên chưa được hoàn hảo vì các giai đoạn
có thể thay đổi phụ thuộc vào tính chất của từng công trình
nghiên cứu. Nhưng các giai đoạn theo cách phân chia trên cũng
biểu thị mối quan hệ chặt chẽ giữa việc sử dụng thông tin và
cấu trúc logic của quá trình nghiên cứu khoa học.
Một trong những công việc quan trọng nhưng khó thực hiện
là xác định rõ nhu cầu tin. Người dùng tin có những mức độ
nhận thức về nhu cầu tin khác nhau .
6
- Ngöôì duøng tin vaø nhu caàu tin
Ở mức đầu tiên, do có hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm
nên người dùng tin cần có sự giúp đỡ của người khác mới diễn
đạt được nhu cầu tin của mình.
Ở mức độ tiếp theo. Người dùng tin đã có khái niệm nhất
định về vấn đề họ quan tâm và có thể diễn đạt được nhu cầu
tin sau khi đã tham khảo ý kiến của chuyên gia.
Ở mức cuối cùng, người dùng tin có thể trình bày nhu cầu tin
của mình một cách độc lập.
Trên thực tế, phần lớn người dùng tin ở mức độ đầu tiên. Vì
vậy, họ rất cần sự hỗ trợ của CQTT trong việc xác định nhu
cầu tin của mình.
Để có thể xác định rõ nhu cầu tin của người dùng tin , CQTT
cần nắm được:
Lĩnh vực quan tâm
Nội dung thông tin quan tâm
Mục đích sử dụng thông tin
Ai sẽ sử dụng thông tin
Loại tài liệu thích hợp nhất
Các hình thức cung cấp thông tin thích hợp
Mức độ xử lý thông tin thích hợp
Thời hạn đáp ứng yêu cầu tin
Mức độ cấp bách của nhu cầu tin
Nhu cầu tin của người dùng tin cụ thể thường được thể hiện
qua các yêu cầu tin cụ thể. Có 4 loại yêu cầu tin chủ yếu:
Thư mục: yêu cầu cung cấp chỉ dẫn về các tài liệu về
một vấn đề nào đó.
Tài liệu: yêu cầu liên quan đến nội dung tài liệu.
Dữ kiện: yêu cầu cung cấp số liệu về những dữ kiện cụ
thể
Kỹ thuật: yêu cầu tư vấn, môi giới…
3. Nghiên cứu người dùng tin và nhu cầu tin
Phương pháp nghiên cứu:
Phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại.
7
- Ngöôì duøng tin vaø nhu caàu tin
Điều tra qua phiếu thăm dò.
Quan sát trực tiếp các tập quán thông tin
Phân tích các số liệu thống kê về yêu cầu tin và tình hình
phục vụ của CQTT
Tổ chức hội thảo, tọa đàm…
Các bước tiến hành nghiên cứu
Bước 1: Xác định mục đích và đối tượng nghiên cứu.
Bước 2: Chọn các phương pháp nghiên cứu thích hợp.
- Chọn phương pháp nghiên cứu.
- Soạn tài liệu cần thiết cho việc thực hiện phương
pháp đã chọn.
Bước 3: Thu thập và phân tích dữ liệu:
- Chọn phương pháp phân tích dữ liệu.
- Tổ chức thu thập các dữ liệu ban đầu.
- Phân tích sơ bộ dữ liệu ban đầu.
- Thu thập dữ liệu bổ sung.
- Phân tích các số liệu.
Bước 4: Tổng hợp kết quả nghiên cứu
8
nguon tai.lieu . vn