Xem mẫu
- Nghiệp vụ luu trữ trong
cơ quan, tổ chức doanh
nghiệp
TS. Nguyễn Lệ Nhung
- Nội dung nghiệp vụ luu trữ:
1. Thu thËp tµi liÖu
2. Ph©n lo¹i tµi liÖu
3. X¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu
4. B¶o qu¶n tµi liÖu
5. Tæ chøc khai th¸c, sö dông
- Mục dích của công tác luu trữ:
1. Tổ chức sắp xếp một cách khoa
học
tài liệu
2. Đảm bảo an toàn cho tài liệu
3. Khai thác, sử dụng thông tin
tài liệu hiệu quả
- 1. Nghiệp vụ thu thập tài
liệu
- Thu thập tài liệu là toàn bộ những công
việc có liên quan đến việc lựa chọn, tiếp
nhận các tài liệu có giá trị vào lưu trữ
- Mục đích của thu thập tài liệu:
• Bảo đảm sự đầy đủ và chất lượng đối với
tài liệu của cơ quan
• Tạo tiền đề để thực hiện các nghiệp vụ
lưu trữ tiếp theo.
- 1. Nghiệp vụ thu thập tài
liệu
- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
• Xác định nguồn thu thập (Thu ở đâu?)
• Xác định thành phần thu thập (Thu cái gì?)
• Lập kế hoạch thu thập (Khi nào thu?)
• Chuẩn bị điều kiện để tiếp nhận tài liệu
- Yêu cầu đối với việc
thu thập tài liệu
• Cần được tiến hành thường niên
• Cần có biên bản bàn giao tài liệu giữa
bên giao và bên nhận
• Tài liệu thu thập phải được lập hồ sơ
- 2. Phân loại tài liệu
- Phân loại tài liệu là phân chia tài liệu thành
các nhóm từ nhóm lớn, nhóm nhỏ và nhóm
nhỏ nhất (hồ sơ).
- Mục đích của phân loại tài liệu:
• Tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu, tạo điều kiện
khai thác thông tin phục vụ hoạt động của cơ quan
thuận lợi, nhanh chóng
• Có chế độ bảo quản tài liệu phù hợp
• Hạn chế tình trạng trùng thừa tài liệu
- 2. Phân loại tài liệu
- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
• Lựa chọn cách thức phân loại tài liệu
• Phân loại và sắp xếp tài liệu theo cách đã
lựa chọn
- Các cách phân loại tài liệu
+ Theo đơn vị tổ chức
+ Theo lĩnh vực (mặt) hoạt động
+ Theo thời gian
- Cách phân loại tài liệu lưu trữ
của Kho bạc NN cấp huyện
• Bước 1: Tài liệu được chia theo năm (dương
lịch)
• Bước 2: Tài liệu trong từng năm được chia theo
các đơn vị tổ chức trực thuộc kho bạc
• Bước 3: Tài liệu trong từng đơn vị được chia
theo từng mảng hoạt động của đơn vị
• Bước 4: Tài liệu trong từng mảng hoạt động
tỉếp tục được phân chia đến hồ sơ
- Cách phân loại tài liệu lưu trữ
của Kho bạc NN cấp huyện
• N¨m 2006 • N¨m 2007
1. Bộ phận Kế hoạch 1. Bộ phận Kế hoạch
Tổng hợp Tổng hợp
2. Bộ phận Kho Quỹ 2. Bộ phận Kho Quỹ
3. Bộ phận Kế toán 3. Bộ phận Kế toán
- Cách phân loại tài liệu lưu trữ
của Kho bạc NN cấp huyện
• Năm 2006 • Vấn đề chung
Tài liệu Bộ phận • Kế hoạch
Kế hoạch Tổng hợp • Tổng hợp
- Yêu cầu đối với việc
phân loại tài liệu
• Sau khi phân loại, một hồ sơ (tài liệu) chỉ
được bảo quản tại 1 địa chỉ
• Cách thức phân loại cần bao phủ hết
toàn bộ tài liệu của cơ quan
- Phân loại lớp theo
lứa tuổi:
Tổng số lớp học:
100 hv • 20 hv
• Trên 50: • 40 hv
• Từ 45 đến 49 • 30 hv
• Từ 30 đến 40 • 05 hv
• Dưới 30
- Phân loại lớp theo
lứa tuổi:
Tổng số lớp học:
100 hv • 20 hv
• Trên 50: • 45 hv
• Từ 40 đến 49 • 35 hv
• Từ 30 đến 45 • 05 hv
• Dưới 30
- 3. Xác định giá trị tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu là việc định thời
hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu
- Mục đích của xác định giá trị tài liệu:
• Lưu trữ được những tài liệu có giá trị
phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin
của cơ quan
• Loại hủy những tài liệu hết giá trị
- 3. Xác định giá trị tài liệu
- Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
• Bám sát quy đinh của pháp luật và chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan để xác định
giá trị tài liệu
• Lập danh mục tài liệu hết giá trị
• Tham mưu cho lãnh đạo thành lập Hội
đồng xác định giá trị tài liệu
nguon tai.lieu . vn