Xem mẫu
- TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ
ĐỀ T ÀI
QUẢN LÝ VĂN BẢN – TÀI LIỆU ĐOÀN
VÀ ĐOÀN VIÊN
GVHD: Ths. Nguyễn Thành Trường
SVTT: Lê Quang Tuyến
Lớp: 07CTH
MSSV: 0722120070
TP. HỒ CHÍ MINH NĂM 2009
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN
1.1. Lý do hình thành đề tài
Ngày nay, các phần mềm, ứng dụng công nghệ thông tin đã quá quen thuộc với mọi
người. Từ các công sở, trường học, xí nghiệp… cho đến các công ty lớn, ngân
hàng…hầu như đều sử dụng các phần mềm, các ứng dụng công nghệ thông tin để áp
dụng vào các nghiệp vụ, quy trình, xử lý công việc hàng ngày của bộ phận, phòng
ban. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình, nghiệp vụ sẽ giúp cho các
cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp… sẽ xử lý chính xác các nghiệp vụ, quy trình với thời
gian ngắn hơn... Tiết kiệm được con người, thời gian..
Trường Đại học Tài chính Marketing, một đơn vị trực thuộc Bộ Tài Chính được Bộ
giao nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực cho ngành Tài chính nói riêng và cho xã hội
nói chung. Bước vào giai đoạn phát triển mới (2005-2010), Đại học Tài chính
Marketing luôn luôn ý thức được những thay đổi về phương diện kinh tế, chính trị và
kỹ thuật ở cả phương diện quốc gia lẫn quốc tế. Do đó trường Đại học Marketing thấu
hiểu nhu cầu cần phải có một phương hướng tiếp cận hoàn toàn mới đối với nền giáo
dục đại học. Vì vậy chiến lược lâu dài của trường thể hiện một cách rõ ràng mục tiêu
phát triển của mình sẽ luôn là việc cải thiện toàn diện chất lượng đào tạo; củng cố và
phát triển trường Đại học Tài chính Marketing thành một tổ chức giáo dục đào tạo
then chốt cho nguồn nhân lực tài năng, có chất lượng cao trong lĩnh vực kinh tế,
thương mại và ngoại ngữ để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của quá trình hội
nhập kinh tế toàn cầu của Việt Nam; nâng cao năng lực nghiên cứu để trở thành một
trung tâm nghiên cứu có uy tín; và quảng bá hình ảnh và uy tín xã hội của trường lên
tầm cỡ quốc gia, khu vực và quốc tế.
Để giải quyết những vấn đề trên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
quản lý và đào tạo cũng là mục tiêu chung của nhà trường nhằm tăng tính chính xác,
tiết kiệm thời gian, con người và tiền bạc
Văn phòng Đoàn – Trường Đại học Tài chính Marketing là phòng ban thuộc tổ chức
Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh trường Đại học Tài chính Marketing có
nhiệm vụ xử lý tất cả các quy trình, nghiệp vụ, công việc của Đoàn trường như: Quản
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 2
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
lý Hồ sơ Đoàn của tất cả các chi đoàn, quản lý tất cả các văn bản, tài liệu từ Đoàn cấp
trên như: Trung ương Đoàn, Thành đoàn Thành phố Hồ Chí Minh… và các cơ sở
Đoàn gửi lên Đoàn trường, phát hành các loại Văn bản, Tài liệu phục vụ cho công tác
Đoàn…
Văn phòng Đoàn là văn phòng chính của Đoàn Trường Đại học Tài chính –
Marketing. Cùng với tổ chức Hội Sinh viên trường Đại học Tài chính Marketing,
Trung tâm hỗ trợ sinh viên, Phòng Công tác chính trị và các phòng ban khác của
Trường có nhiệm vụ xây dựng tư tưởng chính trị cho Sinh viên, giúp đỡ Sinh viên về
đời sống, sinh hoạt của Sinh viên trong cũng như ngoài Trường như: giới thiệu việc
làm, nhà trọ, các hoạt động giải trí cho sinh viên…
Từ trước tới nay việc quản lý Hồ sơ Đoàn và các văn bản hoàn toàn làm bằng tay.
Không có áp dụng các ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình này
Việc xử lý các quy trình và nghiệp vụ trên bằng tay rất chậm và đôi khi thiếu sự chính
xác. Nếu muốn xuất ra một báo cáo về thông tin đoàn viên hay báo cáo tổng hợp về
các loại Văn bản thường rất mất nhiều thời gian và cả con người dùng để tập hợp lại
dữ liệu
Chính vì những lý do đó, phần mềm “Quản lý Văn bản – Tài liệu Đoàn và Đoàn
Viên” ra đời dùng để giải quyết những vấn đề trên. Chương trình được viết bởi ngôn
ngữ Visual Basic. Net và dùng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là SQL Server 2005.
Đề tài được thực hiện với nhiều ưu điểm tính năng vượt trội:
Cho phép người dùng nhập dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác
Dữ liệu được hiển thị một cách rõ ràng, dễ hiểu, thể hiện tính gần gũi với thực tế và
các quy trình thực hiện hàng ngày
Người dùng có thể cập nhật, tìm kiếm các thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng
Phần mềm được thiết kế với các tính năng phù hợp với hệ thống như sau:
Tính đúng đắn: thực hiện đúng, đầy đủ và chính xác các yêu cầu của người dùng
và hệ thống
Tính tiến hóa: có thể mở rộng phần mềm không những áp dụng cho văn phòng
Đoàn mà áp dụng cho tất cả các phòng ban, cơ quan có khối lượng văn bản lớn và
tài liệu nhiều
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 3
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
Tính tiện dụng: giao diện dễ sử dụng, thiết kế một cách khoa học, có hướng dẫn sử
dụng và cài đặt cho người sử dụng
Tính tƣơng thích: phần mềm dễ dàng tích hợp, cài đặt trên máy tính và tương thích
với các phần mềm khác
Tính hiệu quả: có thể chạy trên máy tính cài hệ điều hành Windows 2000 trở đi.
Tiết kiệm được thời gian và con người cho các quy trình của văn phòng Đoàn
1.2. Mục tiêu đề tài
Là một học phần trong chương trình khung của Bộ Giáo dục - Đào tạo và chương
trình đào tạo của Khoa Tin học quản lý – Trường Đại học Tài chính Marketing
Thực hiện một chương trình mang tính tổng hợp kết hợp giữa kiến thức kinh tế và
kiến thức máy tính, lập trình trong việc tin học hóa hệ thống quản lý của một doanh
nghiệp, tổ chức
Kết hợp giữa lý thuyết và thực hành để áp dụng vào mô hình quản lý cụ thể của một
doanh nghiệp, tổ chức
Là một bước chuẩn bị cho việc thực tập tốt nghiệp vào học kỳ cuối.
Học hỏi, nâng cao kĩ năng và kiến thức về chuyên môn trong thực tế.
Đề tài hoàn thành sẽ giúp cho Văn phòng Đoàn tin học hóa các nghiệp vụ quản lý
văn bản - tài liệu, quản lý Đoàn viên. Giúp cho các quy trình và nghiệp vụ thực hiện
chính xác và nhanh chóng
Phát triển một chương trình quản lý trên nền Windowsform với ứng dụng đã học là
Visual Basic.Net và hệ quản trị Cơ sở dữ liệu SQL Server 2005
1.3. Nội dung đề tài
Đề tài bao gồm hai phần chính: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Quản lý Đoàn viên
Đối với Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn:
Quản lý văn bản: có thể xem, xóa, sửa các văn bản hiện có trong hệ thống
Cập nhật văn bản: thêm văn bản mới vào hệ thống, sửa thông tin văn bản
đã có trong hệ thống
Tra cứu văn bản: có thể tìm văn bản theo các điều kiện như: theo loại văn
bản, theo cơ quan ban hành, theo người ký, văn bản còn hiệu lực, văn bản
hết hiệu lực…
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 4
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
Xuất báo cáo văn bản: có thể xuất báo cáo theo yêu cầu. Báo cáo có thể
xuất dưới dạng tài liệu là: Word, Excel, Pdf
Quản lý tài liệu: có thể xem, xóa, sửa các tài liệu hiện có trong hệ thống
Cập nhật tài liệu: thêm tài liệu mới vào hệ thống (có đính kèm file), sửa
thông tin tài liệu đã có trong hệ thống
Tra cứu tài liệu: có thể tìm tài liệu theo các điều kiện như: theo loại tài liệu,
cơ quan phát hành tài liệu, kiểu tài liệu (.doc, .mp3)
Cập nhật Danh mục
o Cơ quan ban hành: thêm, xóa, sửa các cơ quan ban hành văn bản như: Trung
ương Đoàn, Thành Đoàn Thành phố Hồ Chí Minh, Tỉnh đoàn Kontum,
Đoàn khoa Tin học quản lý…
o Thể loại văn bản: thêm, xóa, sửa các thể loại văn bản như: Báo cáo, Hướng
dẫn, Thông báo, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị, Công văn…
o Lĩnh vực: thêm, xóa, sửa lĩnh vực về công tác Đoàn như: Mùa hè Xanh,
Công trình Thanh niên, Đợt vận động Thanh niên làm theo lời Bác, Cuộc
thi Tầm nhìn xuyên thế kỷ…
Đối với Quản lý Đoàn viên:
Quản lý thông tin Đoàn viên: lý lịch Đoàn viên
Quản lý Đoàn viên từng Đoàn khoa: tổng số Đoàn viên, xếp loại Đoàn
viên, Đoàn phí…
Tra cứu thông tin: có thể tìm thông tin Đoàn viên, Đoàn khoa theo các điều
kiện yêu cầu
Xuất các báo cáo liên quan:
o Báo cáo tổng số Chi đoàn, Đoàn viên theo năm
o Báo cáo tổng số Đoàn viên của Đoàn khoa theo năm
o Báo cáo tiền Đoàn phí theo năm
o Báo cáo xếp loại Đoàn viên theo năm
o Báo cáo xếp loại Đoàn khoa theo năm
1.4. Phạm vi đề tài
Đề tài thực hiện chỉ giải quyết được các quy trình quản lý văn bản và quản lý trong
đoàn viên trong số tất cả các quy trình, nghiệp vụ hàng ngày của Văn phòng Đoàn
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 5
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
1.5. Kết quả dự kiến đạt đƣợc
Hoàn thành được một chương trình viết bằng ngôn ngữ Visual Basic.Net và kết hợp
với Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 dưới dạng Windows Form tích hợp
đầy đủ các tính năng như ở phần nội dung đề tài: Quản lý, Cập nhật, Tra cứu, Xuất
báo cáo các văn bản – Tài liệu, Cập nhật danh mục, Quản lý Đoàn viên từng chi đoàn,
từng đoàn khoa, Báo cáo xếp loại đoàn viên…
Chương trình có thể ứng dụng thực tế tại Văn phòng Đoàn và giúp cho Văn phòng
Đoàn tin học hóa các quy trình, nghiệp vụ trên.
Ý nghĩa về mặt Kinh tế:
Tiết kiệm được thời gian, con người và kinh phí để thực hiện các quy trình trên
Tạo ra được một chương trình ứng dụng công nghệ thông tin cho Đoàn trường. Từ
đó phát triển chương trình lên thành một chương trình áp dụng cho những hệ
thống lớn hơn.
Ý nghĩa về mặt Khoa học:
Giúp cho các quy trình thực hiện được một cách chính xác và nhanh chóng
Kế thừa và ứng dụng thành tựu của Công nghệ thông tin vào thực tế
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 6
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
2. CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1. Lý do sử dụng Cơ sở dữ liệu SQL và ngôn ngữ Visual Basic.Net để thực hiện đề tài
Hệ thống Quản lý Văn bản – Tài liệu Đoàn và Đoàn viên của Đoàn trường Đại học
Tài chính – Marketing là một hệ thống:
Tính an toàn dữ liệu phải tốt nhất.
Tương đối lớn
Để quản lý Cơ sở Dữ liệu của Hệ thống này phù hợp với những tiêu chí trên, SQL
Server là Hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp với các tiêu chí trên. Mặc khác, so với
các Hệ quản trị cơ sở dữ liệu em đã được học theo chương trình đào tạo của Trường
như: Visual Foxpro, Microsoft Access, SQL Server 2005… thì SQL Server là Hệ
quản trị cơ sở dữ liệu có thể quản lý được một khối lượng khổng lồ các mẫu tin, khả
năng truy xuất dữ liệu nhanh và tính an toàn bảo mật đạt đến mức cao nhất.
Việc sử dụng một chương trình dùng để thiết kế phần mềm sao cho hiệu quả, dễ dàng
sử dụng, giao diện đẹp, có khả năng kết nối với Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server
thì chương trình Visual Basic.Net là chương trình phù hợp. Được tích hợp trong bộ
Visual Studio của Microsoft. Đây là chương trình lập trình theo hướng đối tượng
(OOP) và cũng là một trong số các Ngôn ngữ lập trình có trong chương trình học của
Trường
2.2. Tổng quan về Cơ sở dữ liệu SQL Server 2005
SQL Server là mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ dạng client/server của Microsoft được
ứng dụng phổ biến và rộng rãi hiện nay với những đặc điểm ưu việt cho phép bạn xây
dựng, phát triển và quản trị các ứng dụng thương mại điện tử và quản lý
Được phát triển từ phiên bản SQL Server 2000, phiên bản SQL Server 2005 bổ sung
thêm những tính năng ưu việt mà một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh cần phải có
Trước hết, SQL Server 2005 tổ chức và lưu trữ dữ liệu trong Table, bạn có thể định
nghĩa các Table với nhau, nó cho phép người dùng truy cập dữ liệu thông qua ứng
dụng Management Studio truy cập trực tiếp đến server để thực hiện các tác vụ như :
cấu hình, quản trị, bảo trì, bảo mật cơ sở dữ liệu
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 7
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
SQL Server 2005 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho phép bạn lưu trữ dữ liệu với số
lượng lớn, hỗ trợ hệ thống ra quyết định, hỗ trợ các công cụ khác nhau giúp bạn xây
dựng và triển khai ứng dụng một cách hiệu quả và có tính bảo mật cao trong môi
trường đa người dùng
SQL Server 2005 là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu ( Relational Management
System (RDBMS)) sử dụng T – SQL (Transact SQL) để trao đổi cơ sở dữ liệu giữa
Client Computer và Server computer. Một RDBMS bao gồm : Database, Database
Engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ và các bộ phận khác nhau trong RDBMS
SQL Server 2005 được thiết kế tối ưu có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu lớn
(Very large database Environment) lên đến Tetra Byte, có thể phục vụ cùng lúc cho
hàng ngàn User. SQL Server 2005 có thể kết hợp “ ăn ý ” với các Server khác như
Microsoft Internet Information Service (IIS), Proxy Server, E – commerce Server…
SQL Server bao gồm các tiện ích :
Book Online: Tiện ích này cho phép chúng ta có thể tra cứu trực tuyến tất cả các
thông tin liên quan đến SQL Server 2005 một cách đầy đủ với các tính năng tìm
kiếm dễ dàng và một giao diện dễ sử dụng. Nội dung giúp đỡ được trình bày theo
từng phần dễ dàng xem trong các trang Contents. Ngoài ra các trang Index và
Search cho phép các bạn tra cứu nhanh theo chỉ mục đã được sắp xếp trước đó hoặc
gõ vào các từ khóa cần tìm. Khi cần tham khảo cú pháp của các lệnh, hàm, biến hệ
thống… của SQL Server 2005 một cách đầy đủ nhất thì chúng ta vào đây xem là
hoàn toàn chính xác. Tuy nhiên, nội dung trình bày là hoàn toàn bằng tiếng Anh.
SQL Native Client Configuration: Tiện ích này cho phép chúng ta thay đổi, tạo
mới và lưu lại các nghi thức nối kết mạng (network protocol) mặc định của máy
trạm khi thực hiện kết nối vào SQL Server 2005 tại các máy chủ
SQL Server Management Studio: Tiện ích này giúp chúng ta quản trị một hoặc
nhiều SQL Server khác nhau, với giao diện đồ họa thân thiện (user friendly). Tiện
ích này sẽ giúp có các bạn có thể tạo lập cơ sở dữ liệu và các thành phần bên trong
SQL Server một cách dễ dàng hơn. Tuy nhiên, muốn quản trị SQL Server thì chúng
ta phải đăng ký (register) máy chủ vào tiện ích này
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 8
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
Hình 1. Giao diện SQL Server 2005
Import and Export: Tiện ích này cho phép chúng ta thực hiện các chức năng trong
việc nhập (import), xuất (export) và chuyển đổi dữ liệu qua lại giữa SQL Server 2005
và những loại cơ sở dữ liệu khác thường dùng như: Access, Visual Foxpro, Microsoft
Excel, tập tin văn bản ASCII…
Performance Monitor: Tiện ích này cho phép chúng ta quan sát (monitor) các tài
nguyên trên máy chủ trong khi SQL Server 2005 đang hoạt động theo dạng biểu đồ.
Chúng ta có thể biết được hiện giờ việc sử dụng bộ nhớ máy tính của SQL Server
nhiều hay ít
Profiler: Tiện ích này cho phép chúng ta phát hiện những biến cố đã xảy ra của SQL
Server khi đang thực hiện một xử lý nào đó trên máy chủ. Các biến cố này có thể
được ghi lại trong một tập tin lưu vết (trace file) để sau này sử dụng lại cho việc phân
tích nhằm phát hiện những vấn đề khi thực hiện các câu lệnh truy vấn trong xử lý đó.
Hoạt động của tiện ích này gần giống công cụ tìm lỗi trong các ngôn ngữ lập trình, có
nghĩa là chúng ta sẽ thực hiện tuần tự các câu lệnh trong một xử lý lô (batch) để phát
hiện ra lỗi của một câu lệnh nào đó (nếu có)
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 9
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
Query Editor: Tiện ích này cho phép chúng ta soạn thảo các tập tin kich bản (script
file) – là tập tin văn bản ASCII chứa các câu lệnh SQL giao tác trên cơ sở dữ liệu
SQL Server 2005 hoặc có thể thực hiện các truy vấn trực tiếp trên cơ sở dữ liệu SQL
Server và nhận kết quả trực tiếp ngay sau khi thực hiện truy vấn đó. Tuy nhiên để
thực hiện được tính năng trên thì hệ thống SQL Server 2005 sẽ yêu cầu chúng ta đăng
nhập vào hệ thống với tài khoản hợp lệ bởi vì SQL Server la một hệ quản trị cơ sở dữ
liệu mạng máy tính. Trong đó, tài khoản đăng nhập sẽ do người quản trị SQL Server
2005 tạo ra trước đó.
Server 2005 Network Configuration: Tiện ích này cho phép chúng ta quản lý các
thư viện nghi thức kết nối mạng của máy chủ dùng để lắng nghe các yêu cầu từ các
máy trạm – có nghĩa là các nghi thức kết nối mạng giữa máy chủ và máy trạm phải ăn
khớp nhau để chúng có thể giao tiếp qua lại. Tuy nhiên, hầu hết các nghi thức kết nối
mạng chuẩn của máy chủ sẽ được định nghĩa trong quá trình cài đặt
Server 2005 Network Services: Tiện ích này cho phép chúng ta quản lý dịch vụ liên
quan đến SQL Server 2005. Có thể thực hiện việc: khởi động (start), tạm dừng
(pause), và ngưng lại (stop) các dịch vụ đó. Các dịch vụ (Service) này được xem như
là các ứng dụng chạy ngầm định bên dưới hệ thống trong môi trường Windows.
2.3. Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Visual Basic.Net
Visual Basic.Net (VB.Net) là một ngôn ngữ lập trình mới. Nó không kế thừa, phát
triển hay bổ sung từ VB6 mà là một ngôn ngữ được Microsoft thiết kế lại dựa trên
nền tảng .Net Framework. VB.Net là ngôn ngữ hướng đối tượng (Object Oriented
Programming Language) không những lập nền tảng vững chắc theo kiểu mẫu đối
tượng như các ngôn ngữ lập trình hùng mạnh khác đã vang danh C++, Java mà còn dễ
học, dễ phát triển và còn tạo mọi cơ hội hoàn hảo để giúp ta giải đáp những vấn đề
khúc mắc khi lập trình. Hơn nữa, dù không khó khăn gì khi cần tham khảo, học hỏi
hay đào sâu những gì xảy ra bên trong… hậu trường OS, Visual Basic.Net (VB.Net)
giúp ta đối phó với các phức tạp khi lập trình trên nền Windows và do đó, ta chỉ tập
trung công sức vào các vấn đề liên quan đến dự án, công việc hay doanh nghiệp mà
thôi.
Một số thay đổi quan trọng của Visual Basic.Net so với các phiên bản trước:
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 10
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
Ngôn ngữ hoàn toàn là theo kiểu hướng đối tượng (Object Oriented Programming
Language)
Các thành phần và các ứng dụng được viết trong Visual Basic.Net truy xuất hoàn
toàn tới .Net Framework một thư viện lớp mở rộng cung cấp các dịch vụ hệ thống
và các dịch vụ ứng dụng
Tất cả các ứng dụng phát triển bằng cách sử dụng Visual Basic.Net đều chạy trong
môi trường thi hành được quản lý ( Managed Runtime Environment), đó là sự thi
hành chung của ngôn ngữ .Net
Visual Basic.Net hỗ trợ rất nhiều công cụ để thiết kế giao diện (Form)
Visual Basic.Net hỗ trợ nhiều công cụ để kết nối tới các hệ quản trị cơ sở dữ liệu
khác nhau: SQL Server, Oracle, Access
Hệ điều hành Windows cung cấp khả năng tạo ra các cửa sổ. Song các tính năng
được gọi từ một chương trình C++ khác hẳn với cách mà nó gọi từ một chương
trình Visual Basic.Net, cách mà tất cả dịch vụ của hệ điều hành này được gọi là
giống nhau trên tất cả các ngôn ngữ. Phần .Net này được gọi là thư viện lớp .Net
Framework
Visual Basic.Net còn hỗ trợ tính năng Crystal Report trong việc thực hiện báo cáo,
thống kê
Hình 2. Giao diện Visual Basic.Net
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 11
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
3. CHƢƠNG 3: KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT CƠ SỞ
DỮ LIỆU
A. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ NHU CẦU
Để phân tích chính xác các hệ thống, quy trình, nghiệp vụ của Đoàn trường. Em đã
đến Văn phòng Đoàn trường Đại học Tài chính Markreting để khảo sát với sự giúp đỡ
của Đ/c Võ Thị Lan Hương – chuyên viên Đoàn trường, Đ/c Ths. Nguyễn Ngọc Tân
– Bí thư Đoàn trường
Địa chỉ: 458/3F Nguyễn Hữu Thọ, Phường Tân Hưng, Quận 7
Số điện thoại: (08) 54332505
1. Phần cứng:
Phòng có 2 máy tính với cấu hình như sau:
CPU: Intel Core 2 Duo 2.0 GHz
RAM: 1GB
HDD: 80GB
VGA: 128MB
CD – ROM: 52X
Phòng có 2 máy in loại: HP Laser 1210
Phòng có 1 máy Photocopy loại: Ricoh
2. Phần mềm:
Đối với Hệ điều hành
1 Máy tính cài Windows XP Professinal
1 Máy tính cài Windows 7 Ultimate
Sử dụng bộ Office 2007, Office 2003 để quản lý các dữ liệu, quy trình
3. Dữ liệu:
Được lưu vào trong máy tính với sự hỗ trợ của Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu Access
2003
Lưu vào trong sổ (chủ yếu)
4. Khảo sát về nhân sự
Phòng có 22 người, trong đó
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 12
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
2 người làm việc cố định
1 chuyên viên chuyên trách Đoàn trường
1 chuyên viên chuyên trách Hội sinh viên trường
19 người còn lại làm việc theo phân công của Đoàn trường
Là những đồng chí nằm trong Ban chấp hành
16 đồng chí hiện đang là Sinh viên theo học tại trường
Mỗi người sẽ trực văn phòng Đoàn một buổi ( sáng hoặc chiều) trong một
tuần
Đ/c Bí thư Đoàn trường làm việc tại Văn phòng Đoàn không cố định
5. Sơ đồ tổ chức
Ban thöôøg vuï
n
Ñoaø tröôøg
n n
Ban chaá haøh
p n Uyû kieå tra
ban m
Ñoaø tröôøg
n n Ñoaø tröôøg
n n
Caù Ñoaø khoa
c n
Caù Chi ñoaø
c n
Chi ñoaø
n
Hình 3. Sơ đồ tổ chức Đoàn trường
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 13
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
Bí thö Ñoaø tröôøg
n n
Chuyeâ vieâ chuyeâ
n n n
traùh Ñoaø tröôøg
c n n
Boä n Quaû lyù
phaä n Soå Boä n Quaû lyù i
phaä n taø Boä n xuû coâg
phaä lyù n Boä n Quaû lyù
phaä n kho
Boä n Thu tieà
phaä n
ñoaø
n lieä/Vaê baû
u n n vieä haøg ngaø
c n y ñoà Vaê phoøg Ñoaø
- n n n
Hình 4. Sơ đồ tổ chức Văn phòng Đoàn
6. Các quy trình, nghiệp vụ
Quy trình tiếp nhận Hồ sơ Đoàn
3. Kieå tra
m
1. Noä hoà Ñoaø
p sô n 2. Göû hoà
i sô
Boä n tieá nhaä vaø
phaä p n traû Boä n thuïlyù
phaä Hoà
Hoà Ñoaø
sô n sô Ñoaø
n
8. Thoâ g baù
n o 7. Thoâ g baù
n o
Ñoaø vieâ
n n
6. Traû sô
hoà
5. Kyùduyeä
t
4. Trình kyù 9. Löu hoàsô
Bí thö Ñoaø
n Kho löu tröõ
tröôøg
n
Hình 5. Quy trình tiếp nhận Hồ sơ Đoàn
Mô tả quy trình tiếp nhận Hồ sơ Đoàn
1) Đoàn viên mang hồ sơ tới Văn phòng Đoàn và yêu cầu Đoàn trường
tiếp nhận hồ sơ chuyển sinh hoạt Đoàn của Đoàn viên tại bộ phận tiếp
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 14
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
nhận và trả Hồ sơ Đoàn. Bộ phận tiếp nhận và trả Hồ sơ Đoàn sẽ tiếp
nhận hồ sơ và ghi một giấy biên nhận là đã tiếp nhận những giấy tờ nào (
Sổ đoàn, Nghị quyết, giấy chứng nhận hoàn thành 6 bài lý luận chính
trị…)
2) Bộ phận tiếp nhận và trả Hồ sơ Đoàn chuyển Hồ sơ Đoàn sang Bộ
phận thụ lý hồ sơ (thường là chuyên viên chuyên trách Đoàn trường) để
kiểm tra
3) Bộ phận thụ lý Hồ sơ sẽ kiểm tra tất cả các yêu cầu liên quan xem
Đoàn viên này có được chuyển sinh hoạt Đoàn tại Trường hay không ?
4) Nếu các yêu cầu không đạt thì Bộ phận thụ lý Hồ sơ Đoàn sẽ ghi
những giấy tờ, yêu cầu còn thiếu vào tờ giấy nhận xét và gửi trả Hồ sơ
Đoàn kèm theo tờ giấy nhận xét cho Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ
Đoàn. Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ Đoàn gửi trả lại Hồ sơ Đoàn cho
Đoàn viên và yêu cầu bổ sung những yêu cầu còn thiếu được ghi trong tờ
giấy nhận xét
5) Nếu Hồ sơ Đoàn đạt yêu cầu thì bộ phận thụ lý Hồ sơ Đoàn gửi lên Bí
thư Đoàn trường để trình ký chuyển sinh hoạt Đoàn
6) Bí thư Đoàn trường xem xét và ký chuyển sinh hoạt Đoàn. Sau đó trả
lại Hồ sơ Đoàn cho Bộ phận thụ lý Hồ sơ
7) Bộ phận thụ lý hồ sơ Đoàn tiếp nhận lại Hồ sơ Đoàn từ Bí thư Đoàn
trường và thông báo với Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ là Hồ sơ đã được
duyệt
8) Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ Đoàn tiếp nhận thông báo từ Bộ phận
thụ lý hồ sơ Đoànvà thông báo lại cho Đoàn viên
9) Bộ phận thụ lý hồ sơ Đoàn lưu hồ sơ Đoàn vào kho lưu trữ hồ sơ Đoàn
của Đoàn trường
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 15
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
Quy trình trả Hồ sơ Đoàn
11. Löu thoâ g tin traû sô
n hoà
1. Yeâ caà ruù hoà Ñoaø
u u t sô n 3. Kieå tra yeâ caà
m u u
5. Kieå tra hoà
m sô
Boä n tieá nhaä vaø
phaä p n
traû sô Ñoaø
hoà n 2. Chuyeå yeâ caà
n u u
Ñoaø vieâ
n n 10. Traû sô
hoà
7. Kieå tra vaø duyeä
m kyù t 9. Traû sô
hoà Boä n thuïlyù
phaä Hoà
sô Ñoaø
n
8. Traû sô
hoà
6. Trình kyù
Bí thö Ñoaø
n Kho löu tröõ 4. Laá hoà yeâ caà töø
y sô u u kho
tröôøg
n Hoà sô
Hình 6. Quy trình trả Hồ sơ Đoàn
Mô tả quy trình trả Hồ sơ Đoàn
1) Đoàn viên tới Văn phòng Đoàn và yêu cầu Đoàn trường chuyển sinh
hoạt Đoàn của Đoàn viên tại bộ phận tiếp nhận và trả Hồ sơ Đoàn. Bộ
phận tiếp nhận và trả Hồ sơ Đoàn sẽ tiếp yêu cầu và yêu cầu Đoàn viên
ghi thông tin đầy đủ vào tờ giấy yêu cầu trả hồ sơ như ( Họ và tên, Chi
Đoàn, Đoàn khoa…)
2) Bộ phận tiếp nhận và trả Hồ sơ Đoàn chuyển tờ giấy yêu cầu sang Bộ
phận thụ lý hồ sơ (thường là chuyên viên chuyên trách Đoàn trường) để
kiểm tra
3) Bộ phận thụ lý Hồ sơ sẽ kiểm tra yêu cầu liên quan xem Đoàn viên
này có được chuyển sinh hoạt Đoàn hay không ?
4) Nếu các yêu cầu không đạt thì Bộ phận thụ lý Hồ sơ Đoàn sẽ ghi
những giấy tờ, yêu cầu còn thiếu vào tờ giấy nhận xét và gửi lại cho Bộ
phận tiếp nhận và trả hồ sơ Đoàn. Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ Đoàn
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 16
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
thông báo cho Đoàn viên và yêu cầu bổ sung những yêu cầu còn thiếu
được ghi trong tờ giấy nhận xét
5) Nếu yêu cầu đạt yêu cầu thì Bộ phận thụ lý Hồ sơ Đoàn sẽ vào kho lưu
trữ để lấy Hồ sơ đoàn cần chuyển
6) Bộ phận thụ lý Hồ sơ Đoàn sẽ kiểm tra lại Hồ sơ Đoàn. Nếu được thì
chuyển cho Bí thư Đoàn trường ký chuyển sinh hoạt Đoàn cho Đoàn viên
7) Bí thư Đoàn trường xem xét Hồ sơ Đoàn và ký chuyển sinh hoạt Đoàn
cho Đoàn viên
8) Bí thư Đoàn trường trả Hồ sơ cho Bộ phận thụ lý Hồ sơ Đoàn
9) Bộ phận thụ lý hồ sơ Đoàn nhận hồ sơ Đoàn từ Bí thư Đoàn trường và
trả Hồ sơ Đoàn cho Bộ phận tiếp nhận và trả Hồ sơ Đoàn
10) Bộ phận tiếp nhận và trả Hồ sơ Đoàn nhận hồ sơ Đoàn từ Bộ phận
thụ lý hồ sơ Đoàn và trả hồ sơ Đoàn cho Đoàn viên
11) Yêu cầu Đoàn viên ký tên vào giấy trả Hồ sơ Đoàn và lưu giấy này
vào Kho lưu trữ
Quy trình tiếp nhận văn bản
2. Kieå tra vaø löu vaê baû
m sao n n
1. Chuyeå vaê baû
n n n
Boä n quaû lyù n
phaä n vaê
baû /Taølieä
n i u
Cô quan / Cô sôû
Ñoaøn
4. Löu vaø Kho löõ tröõ n baû /Taølieä
o u Vaê n i u
3. Chuyeå vaê baû
n n n
Chuyeâ vieâ chuyeâ traùh
n n n c Kho löu tröõ n
vaê
Ñoaø/Bí thö
n baû /Taølieä
n i u
Hình 7. Quy trình tiếp nhận văn bản/Tài liệu
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 17
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
Mô tả quy trình tiếp nhận văn bản/Tài liệu
1) Cơ quan/Đoàn cơ sở chuyển văn bản/Tài liệu đến Bộ phận quản lý văn
bản/Tài liệu
2) Bộ phận quản lý văn bản/Tài liệu kiểm tra văn bản/Tài liệu đến. Nếu
sai thì gửi trả lại. Nếu đúng thì Bộ phận quản lý văn bản/Tài liệu tiến
hành sao lưu và chuyển văn bản cho Chuyên viên chuyên trách Đoàn/Bí
thư Đoàn trường (tùy yêu cầu của văn bản/Tài liệu)
3) Chuyên viên chuyên trách Đoàn/Bí thư Đoàn trường nhận văn bản từ
Bộ phận quản lý văn bản/Tài liệu và xử lý
4) Bộ phận quản lý văn bản/Tài liệu lưu thông tin văn bản/tài liệu đến và
văn bản/tài liệu vào kho lưu trữ văn bản/Tài liệu
Quy trình phát hành văn bản
3. Kieå tra vaø
m kyù 6. Sao löu vaø t haøh
phaù n
1. Soaï thaû vaê baû /taølieä
n o n n i u
Ngöôøkyù
i
2. Trình kyù
4. Traû n baû /taølieä
vaê n i u Boä n quaû lyù n
phaä n vaê
baû /taølieä
n i u
5. Yeâ caà phaù haøh
u u t n
Chuyeâ vieâ chuyeâ
n n n
traùh Ñoaø tröôøg
c n n
7. Phaù haøh vaê baû
t n n n
8. Löu vaø kho löu tröõ n baû /taølieä
o vaê n i u
Kho löu tröõ n
vaê
Cô quan/Cô sôû
baû /taølieä
n i u
Ñoaøn
Hình 8. Quy trình phát hành văn bản/Tài liệu
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 18
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
Mô tả quy trình phát hành văn bản/Tài liệu
1) Chuyên viên chuyên trách Đoàn soạn thảo văn bản/tài liệu theo yêu
cầu của Đoàn trường
2) Chuyên viên chuyên trách Đoàn trình văn bản/tài liệu cho người có
quyền ra văn bản/tài liệu (Bí thư, P. Bí thư Đoàn trường..) kiểm tra và ký
phát hành
3) Người có quyền ra văn bản/tài liệu (Bí thư, P. Bí thư Đoàn trường..)
kiểm tra và ký phát hành
4) Người có quyền ra văn bản/tài liệu trả lại văn bản/tài liệu có chữ ký
của mình cho Chuyên viên chuyên trách Đoàn
5) Chuyên viên chuyên trách Đoàn tiếp nhận văn bản/tài liệu đã ký từ
Người có quyền ra văn bản/tài liệu và yêu cầu Bộ phận quản lý văn
bản/Tài liệu phát hành văn bản
6) Bộ phận quản lý văn bản/Tài liệu sẽ sao lưu văn bản theo yêu cầu của
Chuyên viên chuyên trách Đoàn
7) Bộ phận quản lý văn bản/Tài liệu chuyển văn bản/tài liệu tới các cơ
quan/ Cơ sở Đoàn theo đúng yêu cầu
8) Bộ phận quản lý văn bản/Tài liệu lưu thông tin văn bản/tài liệu phát
hành và văn bản/tài liệu vào kho lưu trữ văn bản/Tài liệu
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 19
- Đề tài: Quản lý văn bản – tài liệu Đoàn và Đoàn viên GVHD: Ths. Nguyễn Thanh Trƣờng
B. Mô hình chức năng
Tìm kieá thoâg tin vaê
m n n
baû/Taølieä
n i u
Caä nhaävaê baû/taø
p t n n i Caä nhaädanh muï theå
p t c
lieä ñeá
u n loaï vaê baû/Taølieä
i n n i u
Quaû lyù n baû/Taø
n Vaê n i
Caä nhaävaê baû/taø
p t n n i lieä
u Caä nhaädanh muï cô
p t c
lieä ñi
u quan
Xuaábaù caù
t o o
Hình 9. Mô hình chức năng quản lý văn bản/Tài liệu
Tìm kieá thoâg tin
m n
Ñoaø vieâ/Ñoaø khoa
n n n
Quaû lyù ng tin Ñoaø
n thoâ n Quaû lyù ng tin Ñoaø
n thoâ n
vieâ
n khoa
Quaû lyù n vieâ
n Đoaø n
Caä nhaäthoâg tin
p t n Caä nhaäthoâg tin
p t n
Ñoaø vieâ
n n Ñoaø khoa
n
Xuaábaù caù theo yeâ
t o o u
caà
u
Hình 10. Mô hình chức năng quản lý Đoàn viên
SVTT: Lê Quang Tuyến MSSV: 0722120070 Trang 20
nguon tai.lieu . vn
