1. Trang Chủ
  2. Tài chính - Ngân hàng
  3. Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho thuê tài chính tại Công ty TNHH MTV cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín

Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho thuê tài chính tại Công ty TNHH MTV cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín

Mục đích nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín trong thời gian qua để từ đó đưa ra những nhận xét kiến nghị đứng dưới vai trò là thực tập sinh khi được tiếp xúc với môi trường làm việc tại đơn vị. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

Thể loại Tài liệu miễn phí Tài chính - Ngân hàng

Số trang 84

Ngày tạo 4/1/2023 10:23:48 PM +00:00

Loại tệp PDF

Kích thước 1.48 M

Tên tệp

Tải Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu và đánh giá hê... (.pdf)

Xem mẫu

  1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG CHO THUÊ TÀ I CHÍ NH TẠI CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀ I CHÍ NH NGÂN HÀ NG SÀ I GÒN THƯƠNG TÍ N Ngành: Kế toán Chuyên ngành: Kế toán – Kiểm toán Giảng viên hướng dẫn: Ths. THÁI THI ̣ NHO Sinh viên thực hiện: Phan Thi ̣Thanh Vy MSSV: 1211180789 Lớp: 12DKKT02 TP. Hồ Chí Minh, 2016 i
  2. LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Những kết quả và các số liệu trong khóa luận được thực hiện tại Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chin ́ h Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 20… Tác giả (Ký tên) i
  3. LỜI CẢM ƠN Để có được những kết quả của ngày hôm nay, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý thầy cô trong Khoa Kế toán – Kiểm toán của nhà trường, những người đã dìu dắt, hướng dẫn cũng như truyền đạt những kiến thức quý báu trong suốt thời gian chúng em học tập tại trường. Và trên hết, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến: Cô Thái Thi Nho ̣ đã tận tình hướng dẫn chúng em trong quá trình nghiên cứu và giúp đỡ chúng em hoàn thành tốt bài khóa luâ ̣n tố t nghiê ̣p này. Ban lãnh đạo cùng toàn thể anh chị trong Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chin ́ h Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín cũng đã tạo điều kiện tốt nhất để em có cơ hội được thực tâ ̣p, tiếp xúc với môi trường thực tế để em có thể thực hiện bài khóa luâ ̣n này. Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện bài khóa luâ ̣n tố t nghiê ̣p này, mặc dù đã rất cố gắng, tuy nhiên do năng lực cũng như thời gian còn hạn chế nên em cũng không tránh khỏi những thiếu sót cần phải bổ sung và hoàn thiện hơn. Rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô cùng Ban lãnh đạo công ty cho bài khóa luâ ̣n tố t nghiê ̣p này để em có thêm kiến thức cùng kinh nghiệm ngày càng hoàn thiện bản thân và lấ y đó làm hành trang để chuẩ n bi ̣vững bước vào xã hô ̣i thực hiê ̣n tiế p ước mơ của bản thân. Xin chân thành cảm ơn! TP. Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 20… (SV Ký và ghi rõ họ tên) ii
  4. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT ĐẦY ĐỦ 1 TNHH Trách nhiê ̣m hữu ha ̣n 2 MTV Mô ̣t thành viên 3 CTTC Cho thuê tài chính 4 NH Ngân hàng 5 NHTM Ngân hàng thương ma ̣i 6 NHNN Ngân hàng nhà nước 7 TMCP Thương ma ̣i cổ phầ n 8 TGĐ Tổ ng giám đố c 9 HĐQT Hô ̣i đồ ng quản tri ̣ 10 GTGT Giá tri ̣gia tăng 11 QHKH Quan hê ̣ khách hàng 12 TD Thẩ m đinh ̣ 13 BGĐ Ban giám đố c 14 CMND Chứng minh nhân dân 15 HĐMB Hơ ̣p đồ ng mua bán 16 TCKT Tài chin ́ h kế toán 17 BCTC Báo cáo tài chin ́ h 18 CP Cổ phầ n 19 HTKD Hỗ trơ ̣ kinh doanh iii
  5. DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 3.1: Tình hình hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh của công ty từ năm 2013 đế n năm 2016 Bảng 3.2: Tiǹ h hình tổ ng dự nơ ̣ theo đố i tươ ̣ng khách hàng của công ty từ năm 2013 đế n năm 2016 Bảng 3.3: Tiǹ h hình tài sản có và vố n tự có của các công ty CTTC ta ̣i Viê ̣t Nam DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ Biể u đồ 3.1: Dư nơ ̣ theo đố i tươ ̣ng khách hàng của công ty vào Quý 1/2016 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Quy triǹ h chung cho viê ̣c đánh giá rủi ro Sơ đồ 2.2: Quy trình cho thuê tài chính hai bên Sơ đồ 2.3: Quy trình cho thuê tài chính liên quan giữa 3 bên Sơ đồ 2.4: Quy trình chung của hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính Sơ đồ 3.1: Tổ chức bô ̣ máy quản lý của công ty Sơ đồ 4.1: Trình tự tiế p nhâ ̣n hồ sơ cho thuê tài chính của Sacombank – SBL Sơ đồ 4.2: Trình tự thẩ m đinh ̣ cho thuê tài chính ta ̣i Sacombank – SBL Sơ đồ 4.3: Trình tự xét duyê ̣t cho thuê tài chính ta ̣i Sacombank – SBL Sơ đồ 4.4: Trình tự giải ngân cho thuê tài chính ta ̣i Sacombank – SBL Sơ đồ 4.5: Trình tự ha ̣ch toán viê ̣c thu nơ ̣ khách hàng Sơ đồ 4.6: Quy trình lưu trữ chứng từ ha ̣ch toán ta ̣i phòng tài chính kế toán Sơ đồ 4.7: Sơ đồ dòng dữ liê ̣u lưu trữ chứng từ DANH MỤC CÁC HÌ NH ẢNH Hình 4.1: Mô phỏng mẫu da ̣ng tóm lươ ̣c mẫu tờ trình đề xuấ t cho thuê tài chính Hình 4.2: Mẫu thông báo đồ ng ý cho thuê tài chính của Sacombank Leasing Hình 4.3: Mô phỏng da ̣ng tóm lươ ̣c của hơ ̣p đồ ng cho thuê tài chính Hình 4.4: Mô phỏng mẫu thông báo thanh lý hơ ̣p đồ ng cho thuê tài chính Hin ̀ h 4.5: Mẫu biên bản thanh lý hơ ̣p đồ ng cho thuê tài chin ́ h iv
  6. MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI .........................................................................1 1.1 Lý do chọn đề tài............................................................................................................1 1.2 Mục đích nghiên cứu .....................................................................................................1 1.3 Đố i tươ ̣ng và phạm vi nghiên cứu .................................................................................2 1.4 Phương pháp nghiên cứu ...............................................................................................2 1.5 Kết cấu đề tài: gồm 5 chương ........................................................................................2 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ..3 2.1 Khái niê ̣m, bản chấ t và mu ̣c tiêu hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ......................................... ̣ 3 2.1.1 Mô ̣t số khái niệm về hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ ................................................3 2.1.2 Bản chấ t của kiể m soát nô ̣i bô ̣ ...........................................................................4 2.1.3 Các mu ̣c tiêu cơ bản của kiể m soát nô ̣i bô ......................................................... ̣ 4 2.1.4 Vai trò của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ ...............................................................5 2.2 Các yế u tố cơ bản của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô.......................................................... ̣ 6 2.2.1 Môi trường kiể m soát .........................................................................................6 2.2.2 Đánh giá rủi ro ..................................................................................................7 2.2.3 Hoa ̣t đô ̣ng kiể m soát...........................................................................................8 2.2.4 Thông tin và truyề n thông ..................................................................................9 2.2.5 Giám sát .............................................................................................................10 2.3 Vai trò và trách nhiê ̣m của các đố i tươ ̣ng có liên quan đế n kiể m soát nô ̣i bô ............... ̣ 11 2.4 Những lơ ̣i ić h và ha ̣n chế tiề m tàng của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô .............................. ̣ 12 2.4.1 Lơ ̣i ích của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣...............................................................12 2.4.2 Ha ̣n chế tiề m tàng của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ .............................................12 2.5 Tổ ng quan về hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính ...................................................................13 2.5.1 Khái niê ̣m hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính ............................................................13 2.5.2 Các chủ thể tham gia vào giao dich ̣ cho thuê tài chin ́ h ......................................14 2.5.3 Mô ̣t số loa ̣i hình cho thuê tài chính ....................................................................15 2.5.4 Đă ̣c điể m của hơ ̣p đồ ng cho thuê tài chính ........................................................17 2.6 Kiể m soát nô ̣i bô ̣ đố i với hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính .................................................19 2.6.1 Mu ̣c đích kiể m soát nô ̣i bô ̣ đố i với hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính ......................19 v
  7. 2.6.2 Các hoa ̣t đô ̣ng kiể m nô ̣i bô ̣ quy trình cho thuê tài chính ...................................19 CHƯƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG SÀI GÒN THƯƠNG TÍN ........................................................................20 3.1 Tổng quan về quá trình hình thành và phát triển của công ty........................................20 3.1.1 Vài nét về Ngân hàng Sài Gòn Thương Tin ́ – Sacombank ................................20 3.1.2 Lich ̣ sử hình thành và phát triể n của Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính NH Sài Gòn Thương Tiń ............................................................................................................21 3.2 Cơ cấu tổ chức, bô ̣ máy quản lý của công ty .................................................................23 3.3 Tình hình công ty trong những năm 2013-2016 ............................................................26 3.3.1 Tiǹ h hiǹ h tổ ng quan của công ty trong những năm 2013-2016 .........................26 3.3.2 Tình hình hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính ta ̣i công ty trong năm 2013-2016 ........27 3.3.3 Tiǹ h hiǹ h về thị trường cho thuê tài chính Việt Nam ........................................28 CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO THUÊ TÀ I CHÍ NH TẠI CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀ I CHÍ NH NGÂN HÀ NG SÀ I GÒN THƯƠNG TÍ N ....................................................................................30 4.1 Mu ̣c tiêu kiể m soát .........................................................................................................30 4.2 Môi trường kiể m soát .....................................................................................................30 4.2.1 Tính trung thực và giá tri ̣đa ̣o đức ......................................................................30 4.2.2 Cam kế t về năng lực ...........................................................................................31 4.2.3 Hô ̣i đồ ng quản tri ̣và Ủy ban kiể m toán .............................................................31 4.2.4 Triế t lý quản lý và phong cách điề u hành của nhà quản lý ................................31 4.2.5 Cơ cấ u tổ chức ....................................................................................................32 4.2.6 Phân đinh ̣ quyề n ha ̣n và trách nhiê ̣m ................................................................32 4.2.7 Chính sách nhân sự ...........................................................................................33 4.3 Đánh giá rủi ro ...............................................................................................................33 4.3.1 Nhâ ̣n da ̣ng rủi ro trong hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chính .......................................33 4.3.2 Đánh giá ............................................................................................................34 4.3.3 Biê ̣n pháp ..........................................................................................................34 4.4 Hoa ̣t đô ̣ng kiể m soát ......................................................................................................35 4.4.1 Các thủ tu ̣c kiể m soát chung ..............................................................................35 vi
  8. 4.4.2 Các thủ tu ̣c kiể m soát chi tiế t .............................................................................38 4.4.2.1 Kiể m soát viê ̣c tiế p nhâ ̣n hồ sơ cho thuê tài chin ́ h .....................................38 4.4.2.2 Kiể m soát viê ̣c thẩ m đinh ̣ đánh giá dự án/ tài sản cho thuê tài chính .......39 4.4.2.3 Kiể m soát quá triǹ h xét duyê ̣t và giải ngân ................................................41 4.4.2.4 Kiể m soát viê ̣c bàn giao và nghiê ̣m thu tài sản ..........................................44 4.4.2.5 Kiể m soát quá trình giám sát viê ̣c cho thuê tài chính .................................44 4.4.2.6 Kiể m soát viê ̣c tấ t toán hơ ̣p đồ ng cho thuê tài chin ́ h ..................................47 4.4.2.7 Kiể m soát viê ̣c lưu trữ hồ sơ khách hàng ...................................................48 4.4.3 Minh ho ̣a ............................................................................................................49 4.5 Thông tin và truyề n thông .............................................................................................57 4.6 Giám sát ........................................................................................................................58 CHƯƠNG 5: ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHI ̣ VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH CHO THUÊ TÀ I CHÍ NH TẠI CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀ I CHÍ NH NGÂN HÀ NG SÀ I GÒN THƯƠNG TÍ N .................................................59 5.1 Đánh giá về hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô .......................................................................... ̣ 59 5.1.1 Các kế t quả đa ̣t đươ ̣c ..........................................................................................59 5.1.2 Mô ̣t số điể m ha ̣n chế .........................................................................................60 5.1.3 Mô ̣t số kiế n nghi ̣khắ c phu ̣c ha ̣n chế ..................................................................61 5.2 Mô ̣t số kiế n nghi kha ̣ ́ c ....................................................................................................62 5.2.1 Kiế n nghi ̣đố i với Ban giám đố c ........................................................................62 5.2.2 Kiế n nghi ̣với các phòng ban..............................................................................62 5.2.3 Kiế n nghi ̣đố i với các tổ chức khác ....................................................................63 KẾT LUẬN .........................................................................................................................65 TÀ I LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................66 PHỤ LỤC ............................................................................................................................67 vii
  9. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI 1.1 Lý do cho ̣n đề tài Với bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hiện nay đang vận hành theo cơ chế thị trường và trong xu thế hội nhập, cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt, khốc liệt đòi hỏi các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải mở rộng theo cả chiều rộng lẫn chiều sâu nếu như các đơn vị muốn tồn tại một cách ổn định và bền vững trên thị trường từ đó ngày càng phát triển. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể quản lý cũng như kiểm soát tốt tình hình hoạt động, tính tuân thủ theo các quy định cũng như báo cáo tài chính của đơn vị. Là hoa ̣t đô ̣ng tiń du ̣ng trung và dài ha ̣n, cho thuê tài chin ́ h luôn ẩ n chứa rấ t nhiề u những rủi ro. Chiń h vì vâ ̣y viê ̣c thành lâ ̣p hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ là mô ̣t vấ n đề cấ p thiế t và quan tro ̣ng hiê ̣n nay đố i với các tổ chức tín du ̣ng nói chung và các tổ chức cho thuê tài chính nói riêng khi thi trươ ̣ ̀ ng cho thuê tài chin ́ h ta ̣i Viê ̣t Nam đang đươ ̣c đánh giá là thi trươ ̣ ̀ ng đầ y tiề m năng phát triể n trong tương lai. Tuy chỉ là những chính sách hoă ̣c các thủ tu ̣c những quy đinh ̣ nhưng nó đóng mô ̣t vai trò khá quan tro ̣ng, quyế t đinh ̣ sự thành công hay thấ t ba ̣i của mô ̣t tổ ̣ cho ̣n đề tài “TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM chức. Nhâ ̣n thức đươ ̣c điề u đó em quyế t đinh SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG CHO THUÊ TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG SÀI GÒN THƯƠNG TÍN” mô ̣t phầ n để so sánh áp du ̣ng những lý thuyế t đã ho ̣c vào viê ̣c quan sát và ho ̣c tâ ̣p thực tế ta ̣i công ty, mô ̣t phầ n muố n ho ̣c hỏi và trau dồ i những kiế n thức về quy trình hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ chung trong hoa ̣t đô ̣ng cho thuê tài chiń h này, đồ ng thời biế t rõ hơn về thực tra ̣ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ ta ̣i Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín. Có thể nói, hoa ̣t đô ̣ng trong liñ h vực với rủi ro mang la ̣i cho đơn vi ̣ cho thuê tài chin ́ h là khá cao, nhưng Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chiń h Ngân hàng Sài Gòn Thương Tin ́ đã xây dựng cho mình mô ̣t hê ̣ thố ng kiể m soát tuy có thể nói là chưa hoàn thiê ̣n nhưng bên ca ̣nh đó công ty đã kiể m soát cũng như xử lý các tiǹ h huố ng cho thuê tài chin ́ h khá tố t và làm cho chúng luôn nằ m ở dưới tầ m kiể m soát. 1.2 Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu của đề tài là tìm hiể u và đánh giá thực tra ̣ng hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ ta ̣i Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín trong thời 1
  10. gian qua để từ đó đưa ra những nhâ ̣n xét kiế n nghi đư ̣ ́ ng dưới vai trò là thực tâ ̣p sinh khi đươ ̣c tiế p xúc với môi trường làm viê ̣c ta ̣i đơn vi.̣ 1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng và pha ̣m vi nghiên cứu là tim ̀ hiể u và đánh giá hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ ta ̣i Công ty TNHH MTV Cho thuê tài chính Ngân hàng Sài Gòn Thương Tin ́ . 1.4 Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử du ̣ng phương pháp nghiên cứu đinh ̣ tin ́ h như sau: - Phương pháp so sánh, suy luâ ̣n: so sánh giữa dựa trên lý thuyế t khuôn khổ theo COSO 2013 với mô hình kiể m soát nô ̣i bô ̣ đang đươ ̣c áp du ̣ng ta ̣i công ty. - Phương pháp quan sát: tiế n hành quan sát thực tế công tác kiể m soát nô ̣i bô ̣ ta ̣i công ty từ bô ̣ máy quản lý đế n chức năng, nhiê ̣m vu ̣ của từng phòng ban liên quan đế n công tác kiể m soát nô ̣i bô ̣ ta ̣i công ty. - Phương pháp phỏng vấ n: phỏng vấ n trực tiế p cá nhân có trách nhiê ̣m liên quan công tác kiể m soát nô ̣i bô ̣ để tìm hiể u thực tra ̣ng công tác nô ̣i bô ̣ ta ̣i công ty. 1.5 Kế t cấ u đề tài Kế t cấ u của đề tài gồ m 5 chương Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Chương 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG SÀI GÒN THƯƠNG TÍN Chương 4: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CHO THUÊ TÀI CHÍ NH NGÂN HÀNG SÀI GÒN THƯƠNG TÍN Chương 5: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 2
  11. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2.1 Khái niêm, ̣ bản chấ t và mu ̣c tiêu của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ Hoa ̣t đô ̣ng kiể m soát luôn là khâu quan tro ̣ng trong quá trình quản lý, điề u hành của nhà quản tri ̣ nhằ m đa ̣t đươ ̣c các mu ̣c tiêu của tổ chức. Hoa ̣t đô ̣ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ đươ ̣c gắ n liề n với hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣. Cùng với sự phát triể n của thực tiễn quản lý, khái niê ̣m kiể m soát nô ̣i bô ̣ đã hình thành và phát triể n để trở thành mô ̣t hê ̣ thố ng lý luâ ̣n về vấ n đề kiể m soát trong tổ chức. 2.1.1 Mô ̣t số khái niêm ̣ về hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ Hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ là công cu ̣ chủ yế u để thực hiê ̣n chức năng kiể m soát trong mo ̣i quy trin ̀ h quản lý của đơn vi.̣ Hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ cung cấ p thông tin cho cả bên trong và bên ngoài của mô ̣t tổ chức. - Theo Hô ̣i kế toán Anh quố c (England Association of Accountant – EAA) đinh ̣ nghiã hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ như sau: “Một hê ̣ thố ng kiể m soát nội toàn diê ̣n có kinh nghiê ̣m tài chính và liñ h vực khách nhau được thành lập được thành lập bởi Ban quản lý: Tiế n hành kinh doanh của đơn vi ̣ trong trật tự và có hiê ̣u quả; đảm bảo tuân thủ tuyê ̣t đố i đường lố i kinh doanh của ban quản tri ̣; giữ an toàn tài sản; đảm bảo tính toàn diê ̣n và chính xác của số liê ̣u hạch toán, những thành phầ n riêng lẻ của hê ̣ thố ng kiể m soát nội bộ được coi là hoạt động kiể m tra hoặc hoạt động kiể m tra nội bộ” - Theo liên đoàn kế toán quố c tế (IFCA) thì: “Hê ̣ thố ng kiể m soát nội bộ là kế hoạch của đơn vi ̣ và toàn bộ các phương pháp, các bước công viê ̣c mà các nhà quản lý doanh nghiê ̣p tuân theo. Hê ̣ thố ng kiể m soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắ c chắ n theo trình tự và kinh doanh có hiê ̣u quả kể cả viê ̣c tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiê ̣n sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầ y đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính ki ̣p thời, đáng tin cậy.” - Theo Báo cáo COSO - Committee of Sponsoring Organization (1992) đinh ̣ nghiã : “Kiể m soát nội bộ là một quá trình, chi ̣u ảnh hưởng bởi Hội đồ ng Quản tri ̣, người quản lý và các nhân viên của đơn vi ̣, được thiế t lập để cung cấ p một sự đảm bảo hợp lý nhằ m đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính, tuân thủ”. 3
  12. 2.1.2 Bản chấ t của kiể m soát nô ̣i bô ̣ Kiể m soát nô ̣i bô ̣ là một quá trình: tức khẳng định kiể m soát nô ̣i bô ̣ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong doanh nghiệp. kiể m soát nô ̣i bô ̣ tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xâ dựng như một phần cơ bản trong hoạt động của doanh nghiệp chứ không phải là một sự bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính. kiể m soát nô ̣i bô ̣ phải là một bộ phận giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Kiể m soát nô ̣i bô ̣ bị chi phối bởi con người trong đơn vị (bao gồm ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên). Con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát vào vận hành hướng tới các mục tiêu đã định. Ngược lại, kiể m soát nô ̣i bô ̣ cũng tác động đến hành vi của con người. Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán. kiể m soát nô ̣i bô ̣ sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức. Đảm bảo hợp lý: kiể m soát nô ̣i bô ̣ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho ban giám đốc và nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Điều này là do những hạn chế tiềm tàng trong hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ như: sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣. 2.1.3 Các mục tiêu cơ bản của kiể m soát nô ̣i bô ̣ Kiể m soát nô ̣i bô ̣ là mô ̣t chức năng thường xuyên của các đơn vi,̣ tổ chức và trên cơ sở xác đinh ̣ rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công viê ̣c để tìm ra biê ̣n pháp ngăn chă ̣n nhằ m thực hiê ̣n hiê ̣u quả tấ t cả các mu ̣c tiêu đă ̣t ra của đơn vi ̣như sau:  Mục tiêu về tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính Đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp. Thông tin kế toán, tài chiń h do bô ̣ máy kế toán tài chin ́ h xử lý và tổ ng hơ ̣p là căn cứ quan tro ̣ng cho viê ̣c hình thành các quyế t đinh ̣ của các nhà quản lý. Điề u này cho thấ y các thông tin cung cấ p cầ n phải đảm bảo tin ́ h kip̣ thời về thời gian, tính chin ́ h xác và tin câ ̣y về thực tra ̣ng hoa ̣t đô ̣ng, phản ánh đầ y đủ và khách quan các nô ̣i dung chủ yế u của mo ̣i hoa ̣t đô ̣ng kinh tế , tài chiń h. 4
  13.  Mục tiêu về tính tuân thủ các luật lê ̣ và quy đi ̣nh Hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ đươ ̣c thiế t kế trong doanh nghiê ̣p phải đảm bảo các quyế t đinh ̣ và chế đô ̣ pháp lý đươ ̣c tuân thủ đúng mức. Cu ̣ thể hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ cầ n: - Duy trì và kiể m tra viê ̣c tuân thủ các chính sách có liên quan đế n hoa ̣t đô ̣ng của doanh nghiê ̣p. - Ngăn chă ̣n và phát hiê ̣n kip̣ thời cũng như xử lý các sai pha ̣m và gian lâ ̣n trong mo ̣i hoa ̣t đô ̣ng của doanh nghiê ̣p. - Đảm bảo viê ̣c ghi chép kế toán đầ y đủ, chin ́ h xác cũng như viê ̣c lâ ̣p báo cáo tài chiń h trung thực và khách quan.  Mục tiêu về sự hữu hiê ̣u và hiê ̣u quả của các hoạt động Các quá trình kiể m soát trong mô ̣t đơn vi ̣đươ ̣c thiế t kế nhằ m ngăn ngừa sự lă ̣p la ̣i không cầ n thiế t các tác nghiê ̣p, gây ra sự quản lý trong hoa ̣t đô ̣ng và sử du ̣ng kém hiê ̣u quả các nguồ n lực trong doanh nghiê ̣p, ngoài ra còn giúp đơn vi nâng ̣ cao uy tín, mở rô ̣ng thi phầ ̣ n, thực hiê ̣n các chiế n lươ ̣c kinh doanh,… Bên ca ̣nh đó đinh ̣ kỳ, các nhà quản lý thường đánh giá kế t quả hoa ̣t đô ̣ng trong doanh nghiê ̣p đươ ̣c thực hiê ̣n với cơ chế giám sát của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ doanh nghiê ̣p nhằ m nâng cao khả năng quản lý, điề u hành của bô ̣ máy quản lý doanh nghiê ̣p. 2.1.4 Vai trò của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ Nhờ có hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ mà doanh nghiê ̣p hoa ̣t đô ̣ng hiê ̣u quả hơn và ngày càng phát triể n, giảm thiể u những sai sót và rủi ro trong quản lý cũng như trong hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh. Thông qua hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ doanh nghiê ̣p phát hiê ̣n đươ ̣c những thiê ̣t ha ̣i, sai sót và hành vi vi pha ̣m trong viê ̣c sử du ̣ng tài sản chung của doanh nghiê ̣p. Từ đó đề ra đươ ̣c những biê ̣n pháp bảo vê ̣ tài sản hữu hiê ̣u và sử du ̣ng hơ ̣p lý hơn nguồ n tài sản của doanh nghiê ̣p. Hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ duy trì và kiể m tra viê ̣c tuân thủ các chính sách có liên quan đế n các hoa ̣t đô ̣ng, ngăn chă ̣n và phát hiê ̣n kip̣ thời những gian lâ ̣n và sai sót trong mo ̣i hoa ̣t đô ̣ng của doanh nghiê ̣p. Ngoài ra, những thông tin không đáng tin câ ̣y cũng đươ ̣c phát hiê ̣n nế u kiể m soát nô ̣i bô ̣ hữu hiê ̣u. Theo báo cáo của COSO 2013, sự hữu hiê ̣u của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ đươ ̣c đánh giá dựa trên 5 bô ̣ phâ ̣n của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣. Viê ̣c xác đinh ̣ tổ ng quan hê ̣ thố ng kiể m 5
  14. soát nô ̣i bô ̣ có hiê ̣u quả hay không là kế t quả của viê ̣c đánh giá liê ̣u mỗi bô ̣ phâ ̣n của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ có hữu hiê ̣u và hiê ̣u quả hay không. 2.2 Các yế u tố cơ bản của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ theo COSO 2013 2.2.1 Môi trường kiểm soát Là những yế u tố bên trong và bên ngoài của công ty ảnh hưởng đế n hoa ̣t đô ̣ng của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ và là các yế u tố ta ̣o ra môi trường mà trong đó toàn bô ̣ thành viên của công ty nhâ ̣n thức đươ ̣c tầ m quan tro ̣ng của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣. Tạo ra sắc thái chung trong đơn vị - nơi mỗi người tiến hành các hoạt động và thực hiện nghĩa vụ kiểm soát của mình. Chính môi trường kiểm soát làm nền tảng cho các thành phần khác của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣. Các nhân tố trong môi trường kiể m soát bao gồ m: - Sự trung thực và giá tri ̣đa ̣o đức: các nhà quản lý cấ p cao phải xây dựng những chuẩ n mực về đa ̣o đức trong đơn vi để ̣ ngăn cản và ha ̣n chế những hành vi thiế u đa ̣o đức hoă ̣c sự vi pha ̣m đa ̣o đức của các thành viên trong đơn vi.̣ Đồ ng thời, nhà quản lý cũng cầ n phải làm gương cho cấ p dưới về viê ̣c tuân thủ các chuẩ n mực đa ̣o đức và cầ n phải phổ biế n những chuẩ n mực đa ̣o đức cho tấ t cả các thành viên bằ ng mo ̣i hình thức thích hơ ̣p. - Đảm bảo về năng lực: là sự đảm bảo rằ ng mo ̣i nhân viên có những kỹ năng chuyên môn và hiể u biế t cầ n thiế t trong từng phầ n công viê ̣c mà mình phu ̣ trách, nế u như không đáp ứng đươ ̣c điề u kiê ̣n căn bản này thì sẽ dẫn đế n viê ̣c không hữu hiê ̣u và hiê ̣u quả trong các nhiê ̣m vu ̣ đươ ̣c giao phó. - Hô ̣i đồ ng quản tri va ̣ ̀ Ban kiể m soát: thông qua các hoa ̣t đô ̣ng giám sát của mình (sự tuân thủ pháp luâ ̣t, lâ ̣p báo cáo tài chiń h, giữ sự đô ̣c lâ ̣p của kiể m toán nô ̣i bô ̣,…) các bô ̣ phâ ̣n này có những tác đô ̣ng quan tro ̣ng cho viê ̣c thực hiê ̣n các mu ̣c tiêu của đơn vi.̣ - Triế t lý quản lý và phong cách điề u hành của nhà quản lý: điề u này thể hiê ̣n qua quan điể m và nhâ ̣n thức của người quản lý; phong cách điề u hành la ̣i thể hiê ̣n qua cá tính, tư cách và thái đô ̣ của ho ̣ khi điề u hành đơn vi.̣ - Cơ cấ u tổ chức: đây là sự phân chia trách nhiê ̣m và quyề n ha ̣n giữa các bô ̣ phâ ̣n trong đơn vi,̣ nó góp phầ n rấ t lớn trong viê ̣c đa ̣t đươ ̣c mu ̣c tiêu. Mô ̣t cơ cấ u phù hơ ̣p sẽ là cơ sở để lâ ̣p kế hoa ̣ch, điề u hành, kiể m soát và giám sát các hoa ̣t đô ̣ng. Ngươ ̣c la ̣i, nế u thiế t kế không phù hơ ̣p sẽ khiế n cho các thủ tu ̣c kiể m soát mấ t tác du ̣ng. 6
  15. - Cách thức phân đinh ̣ quyề n ha ̣n và trách nhiê ̣m: đây là viê ̣c cu ̣ thể hóa về quyề n ha ̣n và trách nhiê ̣m của từng thành viên trong đơn vi,̣ giúp cho từng thành viên nhâ ̣n thức đươ ̣c những công viê ̣c cu ̣ thể mà mình cầ n phải đảm nhiê ̣m và thực hiê ̣n như thế nào để cùng nhau đa ̣t đươ ̣c mu ̣c tiêu chung đã đă ̣t ra. - Chin ́ h sách nhân sự và viê ̣c áp du ̣ng vào thực tế : là các chin ́ h sách và thủ tu ̣c về tuyể n du ̣ng, huấ n luyê ̣n, bổ nhiê ̣m, đánh giá, sa thải, đề ba ̣t, khen thưởng và kỷ luâ ̣t các nhân viên trong đơn vi.̣ Đây là nhân tố có ảnh hưởng đáng kể đế n sự hữu hiê ̣u của môi trường thông qua viê ̣c tác đô ̣ng đế n các nhân tố khác trong môi trường kiể m soát. Môi trường kiể m soát có ảnh hưởng quan tro ̣ng đế n quá trin ̀ h thực hiê ̣n và kế t quả của các thủ tu ̣c kiể m soát. Mô ̣t môi trường kiể m soát tố t có thể ha ̣n chế phầ n nào sự thiế u sót của các thủ tu ̣c kiể m soát. Tuy nhiên, môi trường kiể m soát không thể thay thế cho các thủ tu ̣c kiể m soát cầ n thiế t. 2.2.2 Đánh giá rủi ro Mo ̣i hoa ̣t đô ̣ng bên trong và bên ngoài của mô ̣t đơn vi đề ̣ u có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiể m soát đươ ̣c tấ t cả. Mỗi đơn vị phải ý thức được và đối phó với rủi ro mà mình gặp phải. Tiền đề cho việc đánh giá rủi ro là việc đặt ra mục tiêu (bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của doanh nghiệp). Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa các mục tiêu của mình. Trên cơ sở nhận dạng và phân tích các rủi ro, nhà quản lý sẽ xác định rủi ro nên được xử lý như thế nào. Để giới ha ̣n đươ ̣c rủi ro ở mức chấ p nhâ ̣n đươ ̣c, người quản lý dựa trên mu ̣c tiêu đã đươ ̣c xác đinh ̣ của đơn vi,̣ nhâ ̣n da ̣ng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản tri ̣rủi ro. Sơ đồ 2.1: Quy trin ̀ h chung cho viêc̣ đánh giá rủi ro (Nguồ n: “Hê ̣ thố ng KSNB”, ketoankiengiang.com (2013)) 7
  16. - Cu ̣ thể hóa các mu ̣c tiêu của đơn vi:̣ mu ̣c tiêu của đơn vi ̣là điề u kiê ̣n tiên quyế t để đánh giá rủi ro. Trong quá trình đánh giá rủi ro, người quản lý cầ n phải dựa vào mu ̣c tiêu đã đươ ̣c thiế t lâ ̣p để cu ̣ thể hóa thành các mu ̣c tiêu và phổ biế n để từng bô ̣ phâ ̣n, từng hoa ̣t đô ̣ng có thể nhâ ̣n da ̣ng rủi ro. - Nhâ ̣n da ̣ng rủi ro: rủi ro có thể tác đô ̣ng đế n toàn đơn vi ̣ (sự đổ i mới về kỹ thuâ ̣t, nhu cầ u khách hàng, cải tiế n sản phẩ m của đố i thủ, thay đổ i chính sách nhà nước…) hoă ̣c từng bô ̣ phâ ̣n hoa ̣t đô ̣ng cu ̣ thể trong đơn vi ̣(như hoa ̣t đô ̣ng mua hàng, bán hàng,…). Nhà quản lý sử du ̣ng nhiề u phương pháp để nhâ ̣n da ̣ng những rủi ro khác nhau như: phương tiê ̣n dự báo, phân tích các dữ liê ̣u quá khứ, cho đế n viê ̣c rà soát thường xuyên các hoa ̣t đô ̣ng. - Phân tić h và đánh giá rủi ro: viê ̣c phân tić h và đánh giá rủi ro khá phức ta ̣p và cầ n nhiề u phương pháp quy trình khác nhau. Đầ u tiên ước lươ ̣ng mức ảnh hưởng của rủi ro đế n mu ̣c tiêu, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biê ̣n pháp có thể sử du ̣ng để ứng phó với rủi ro. Trong liñ h vực kế toán, có thể sẽ có những rủi ro đe do ̣a sự trung thực và hơ ̣p lý của báo cáo tài chính như ghi nhâ ̣n các tài sản không có thực hoă ̣c là không thuô ̣c quyề n sở hữu của đơn vi,̣ đánh giá tài sản và các khoản nơ ̣ phải trả không phù hơ ̣p với các chuẩ n mự; chế đô ̣ kế toán; khai báo không đầ y đủ thu nhâ ̣p và chi phí; trình bày những thông tin tài chính không phù hơ ̣p với yêu cầ u của chuẩ n mưc và chế đô ̣ kế toán,,.. 2.2.3 Hoạt động kiểm soát Là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện đố i phó với rủi ro đe do ̣a đế n viê ̣c đa ̣t đươ ̣c các mu ̣c tiêu của tổ chức. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và mọi hoạt động. Mo ̣i hoa ̣t đô ̣ng kiể m soát bao gồ m 2 yế u tố : Chính sách kiể m soát: là những nguyên tắ c cầ n làm, là cơ sở cho viê ̣c thực hiê ̣n các thủ tu ̣c kiể m soát. Chính sách kiể m soát có thể đươ ̣c tài liê ̣u hóa đầ y đủ và có hê ̣ thố ng hoă ̣c đươ ̣c lưu hành theo kiể u truyề n miê ̣ng. Thủ tục kiể m soát: là những quy đinh ̣ cu ̣ thể để thực thi chính sách kiể m soát. Mô ̣t thủ tu ̣c sẽ không có tác du ̣ng nế u áp du ̣ng mô ̣t cách máy móc mà không tâ ̣p trung vào những yêu cầ u nhà quản lý đã đề ra thông qua các chin ́ h sách. Viê ̣c thiế t lâ ̣p các thủ tu ̣c kiể m soát cầ n phải cân đố i mố i quan hê ̣ giữa lơ ̣i ích và chi phí, cân đố i giữa hoa ̣t đô ̣ng kiể m soát và rủi ro phát sinh. 8
  17. Các hoa ̣t đô ̣ng kiể m soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên 3 nguyên tắ c cơ bản: nguyên tắ c bấ t kiêm nhiê ̣m, nguyên tắ c phân công, phân nhiê ̣m rõ ràng và chế đô ̣ ủy quyề n. a. Nguyên tắ c bấ t kiêm nhiê ̣m Nguyên tắ c này quy đinh ̣ sự cách ly thić h hơ ̣p về trách nhiê ̣m trong các nghiê ̣p vu ̣ có liên quan nhằ m ngăn ngừa các sai pha ̣m và hành vi la ̣m du ̣ng quyề n ha ̣n. Ví du ̣, trong tổ chức nhân sự không thể bố trí các nhiê ̣m vu ̣ phê chuẩ n và thực hiê ̣n, thực hiê ̣n và kiể m soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản. b. Nguyên tắ c phân công, phân nhiê ̣m Theo nguyên tắ c này, trách nhiê ̣m và công viê ̣c cầ n đươ ̣c phân chia cu ̣ thể cho nhiề u bô ̣ phâ ̣n và nhiề u người trong bô ̣ phâ ̣n. Viê ̣c phân công, phân nhiê ̣m rõ ràng ta ̣o sự chuyên môn hóa trong công viê ̣c, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra sẽ dễ dàng phát hiê ̣n. c. Nguyên tắ c ủy quyề n và phê chuẩn Theo sự ủy quyề n của các nhà quản lý, các cấ p dưới đươ ̣c giao cho quyế t đinh ̣ và giải quyế t mô ̣t số công viê ̣c trong pha ̣m vi nhấ t đinh. ̣ Quá trình ủy quyề n đươ ̣c tiế p tu ̣c mở rô ̣ng xuố ng các cấ p thấ p hơn ta ̣o nên mô ̣t hê ̣ thố ng phân chia trách nhiê ̣m và quyề n ha ̣n mà vẫn không làm mấ t tính tâ ̣p trung của doanh nghiê ̣p. Bên ca ̣nh đó, để tuân thủ đúng các quá trin ̀ h kiể m soát, mo ̣i nghiê ̣p vu ̣ kinh tế phải đươ ̣c phê chuẩ n đúng đắ n. Sự phê chuẩ n đươ ̣c thực hiê ̣n qua 2 loa ̣i: phê chuẩ n chung và phê chuẩ n cu ̣ thể . - Sự phê chuẩ n chung đươ ̣c thực hiê ̣n thông qua viê ̣c xây dựng các chính sách chung về những mă ̣t hoa ̣t đô ̣ng cu ̣ thể cho các cán bô ̣ cấ p dưới tuân thủ. - Sự phê chuẩ n cu ̣ thể đươ ̣c thực hiê ̣n theo từng nghiê ̣p vu ̣ kinh tế riêng. Ngoài những nguyên tắ c cơ bản trên, các thủ tu ̣c kiể m soát còn bao gồ m: viê ̣c quy đinh ̣ chứng từ sổ sách phải đầ y đủ, quá trình kiể m soát vâ ̣t chấ t đố i với tài sản và sổ sách, kiể m soát đô ̣c lâ ̣p viê ̣c thực hiê ̣n các hoa ̣t đô ̣ng của đơn vi.̣ 2.2.4 Thông tin và truyền thông Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổi trong đơn vị dưới hình thức và thời gian thích hợp sao cho nó giúp mọi người trong đơn vị thực hiện được nhiệm vụ của mình. Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều 9
  18. hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau. Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ cũng như hoạt động của cá nhân có tác động tới công việc của người khác như thế nào. Ngoài ra, cũng cần có sự trao đổi hữu hiệu giữa đơn vị với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông và các cơ quan quản lý. Thông tin đươ ̣c cung cấ p thông qua hê ̣ thố ng thông tin. Trong hê ̣ thố ng thông tin, hê ̣ thố ng thông tin kế toán là mô ̣t phân hê ̣ rấ t quan tro ̣ng, đầ u vào của hê ̣ thố ng là các sự kiê ̣n kinh tế đươ ̣c biể u hiê ̣n dưới da ̣ng nghiê ̣p vu ̣ kế toán, đầ u ra của hê ̣thố ng là các báo cáo kế toán, những báo cáo này có tiń h chấ t quan tro ̣ng trong viê ̣c tuân thủ quy đinh ̣ của pháp luâ ̣t cũng như viê ̣c ra quyế t đinh ̣ của các nhà quản tri.̣ Hê ̣ thố ng thông tin của đơn vi ̣có thể đươ ̣c xử lý trên máy tính, qua hê ̣ thố ng thủ công hoă ̣c kế t hơ ̣p cả hai. Các hoa ̣t đô ̣ng kiể m soát ta ̣i đơn vi chi ̣ ̉ có thể thực hiê ̣n nế u thông tin thić h hơ ̣p, kip̣ thời, câ ̣p nhâ ̣t, chin ́ h xác và truy câ ̣p thuâ ̣n tiê ̣n. Thông tin truyề n thông chính là điề u kiê ̣n không thể thiế u cho viê ̣c thiế t lâ ̣p, duy trì và nâng cao năng lực kiể m soát trong đơn vi ̣thông qua viê ̣c hình thành các báo cáo để cung cấ p thông tin về hoa ̣t đô ̣ng, tài chiń h và sự tuân thủ, bao gồ m cả bên trong và bên ngoài doanh nghiê ̣p. 2.2.5 Giám sát Là quá trình đánh giá chất lượng của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ qua thời gian, là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Những khiếm khuyết của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ cần được báo cáo lên cấp trên và điều chỉnh lại khi cần thiết. Giám sát có vai trò quan tro ̣ng trong kiể m soát nô ̣i bô ̣ duy trì đươ ̣c sự hữu hiê ̣u trong các thời kì khác nhau. Các hoa ̣t đô ̣ng giám sát bao gồ m giám sát thường xuyên và giám sát đinh ̣ kì - Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trin ̀ h hoa ̣t đô ̣ng, do các nhà quản lý và các nhân viên thực hiê ̣n trong trách nhiê ̣m của mình. - Giám sát đinh ̣ kỳ: đươ ̣c tiế n hành đinh ̣ kỳ, sẽ thay đổ i trong pha ̣m vi và tầ n số phu ̣ thuô ̣c vào đánh giá rủi ro, hiê ̣u quả của viê ̣c đánh giá liên tu ̣c và sự cân nhắ c trong quản lý. Giám sát đinh ̣ kỳ thường thực hiê ̣n thông qua chức năng kiể m soát nô ̣i bô ̣ hoă ̣c các hoa ̣t đô ̣ng đinh ̣ kỳ 10
  19. của Ban kiể m soát, qua đó phát hiê ̣n kip̣ thời những yế u kém của hê ̣ thố ng để đưa ra các biê ̣n pháp cải thiê ̣n. Nế u hoa ̣t đô ̣ng giám sát thường xuyên càng hữu hiê ̣u thì giám sát đinh ̣ kỳ sẽ giảm đi. Viê ̣c tổ chức giám sát đinh ̣ kỳ hoàn toàn là do xét đoán của người quản lý dựa trên các yế u tố : bản chấ t và mức đô ̣ của các thay đổ i và những rủi ro, năng lực và kinh nghiê ̣m của người thực hiê ̣n kiể m soát, kế t quả của các hoa ̣t đô ̣ng giám sát thường xuyên. Giám sát thường xuyên đươ ̣c thực hiê ̣n ngay trong các hoa ̣t đô ̣ng thường ngày và lă ̣p đi lă ̣p la ̣i, do vâ ̣y sẽ hiê ̣u quả hơn so với giám sát đinh ̣ kỳ. 2.3 Vai trò và trách nhiêm ̣ của các đố i tươ ̣ng có liên quan đế n kiể m soát nô ̣i bô ̣ Có nhiều nguồn lực hỗ trợ nhân viên quản lý các hệ thống, quy trình kiể m soát nô ̣i bô ̣. Các nguồn lực chủ yếu bao gồm Hô ̣i đồ ng quản tri,̣ Ban giám đốc và Bộ phận kiểm toán nội bộ. Nhìn chung, trong khi tất cả nhân viên chịu trách nhiệm về chất lượng của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣, Hô ̣i đồ ng quản tri chịu ̣ trách nhiệm đảm bảo có một hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ tốt, đề ra các chính sách phù hợp nhằm duy trì hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣, thường xuyên đảm bảo hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ vận hành một cách có hiệu quả cũng như đầy đủ trong việc quản trị rủi ro. - Ban giám đốc sẽ chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện các chính sách của Hô ̣i đồ ng quản tri;̣ xác định và đánh giá các rủi ro chủ yếu; thiết kế, vận hành và theo dõi hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣. - Bộ phận kiể m soát nội bộ (nếu hiện diện trong doanh nghiệp) chủ yếu chịu trách nhiệm hỗ trợ Ban giám đốc trong các nhiệm vụ giám sát, điều hành thông qua các cuộc kiểm tra, các ý kiến tư vấn độc lập nhằm đánh giá, phát huy hiệu quả của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣. - Sau cùng, vì hệ thống kiểm soát nội bộ và công tác quản trị rủi ro là một bộ phận không thể thiếu trong việc quản lý các doanh nghiệp, Ban giám đốc cần được tư vấn tốt để huy động nguồn lực, nhằm xem xét hiện trạng của các quy trình giám sát và hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ tùy theo từng thời điểm. Kết quả của các cuộc kiểm tra này sẽ giúp xác định các biện pháp hoàn thiện liên tục trong thời gian trước mắt và lâu dài. 11
  20. 2.4 Những lơ ̣i ích và ha ̣n chế của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ 2.4.1 Những lơ ̣i ích của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ Những vấ n đề xung đô ̣t quyề n lơ ̣i giữa những người sử du ̣ng lao đô ̣ng và người lao đô ̣ng là điề u không thể tránh khỏi đố i với bấ t kỳ mô ̣t doanh nghiê ̣p nào. Chin ́ h vì vâ ̣y mà người lao đô ̣ng đôi khi vì quá chú tro ̣ng đế n lơ ̣i ić h riêng của bản thân min ̀ h mà cố tình vi pha ̣m hoă ̣c có những hành vi cố tình gian lâ ̣n làm ảnh hưởng đế n quyề n lơ ̣i chung của tổ chức. Viê ̣c thiế t lâ ̣p hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣, sẽ giúp nhà quản tri ̣ giảm thiể u đươ ̣c những rủi ro thông qua viê ̣c phân quyề n, ủy nhiê ̣m, giao viê ̣c cho cấ p dưới mô ̣t cách chính xác, khoa ho ̣c chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tin ́ h. Mô ̣t hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ sẽ mang la ̣i cho tổ chức các lơ ̣i ić h: - Giảm bớt các nguy cơ về sai sót vô tình gây thiê ̣t ha ̣i, các rủi ro làm châ ̣m kế hoa ̣ch, tăng chi phi,́ bảo vê ̣ tài sản khỏi bi ̣hư hỏng, mấ t mát bởi hao hu ̣t, gian lâ ̣n, lừa ga ̣t, trô ̣m cắ p. - Đảm bảo tính chính xác và đúng theo quy đinh ̣ của các số liê ̣u kế toán và báo cáo tài chính. - Đảm bảo mo ̣i thành viên trong đơn vi tuân ̣ thủ đúng theo các quy đinh, ̣ luâ ̣t lê ̣, quy trình hoa ̣t đô ̣ng của tổ chức. - Đảm bảo tổ chức hoa ̣t đô ̣ng hiê ̣u quả, sử du ̣ng tố i ưu các nguồ n lực và đa ̣t đươ ̣c mu ̣c tiêu đề ra là bảo vê ̣ quyề n lơ ̣i của nhà đầ u tư, cổ đô ̣ng và xây dựng lòng tin đố i với ho ̣. Như vâ ̣y, mô ̣t hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ vững ma ̣nh là mô ̣t nhân tố của hê ̣ thố ng quản tri ̣doanh nghiê ̣p vững ma ̣nh và điề u này rấ t quan tro ̣ng đố i với doanh nghiê ̣p khi thu hút các nhà đầ u tư bên ngoài. 2.4.2 Những ha ̣n chế của hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối mà chỉ bảo đảm hợp lý trong công việc đạt được các mục tiêu của mình vì nó luôn tồn tại các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây: - Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như viê ̣c ra quyế t đinh ̣ sai do thiế u thông tin, bi ạ ́ p lực trong sản xuấ t kinh doanh, sự vô ý, bấ t cẩ n, đãng trí, hiể u sai chỉ dẫn của cấ p trên hoă ̣c báo cáo của cấ p dưới, viê ̣c đảm nhâ ̣n vi ̣trí công viê ̣c ta ̣m thời, thay thế cho người khác. - Sự gian lận của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài tổ chức. 12
nguon tai.lieu . vn
Thạc sĩ - Tiến sĩ - Cao học Công nghệ thông tin Kinh tế - Thương mại Tài chính - Ngân hàng Kiến trúc - Xây dựng Điện-Điện tử-Viễn thông Cơ khí - Chế tạo máy Công nghệ - Môi trường Báo cáo khoa học Quản trị kinh doanh Khoa học xã hội Khoa học tự nhiên Nông - Lâm - Ngư Y khoa - Dược