- Trang Chủ
- Khoa học xã hội
- Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ của phòng tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - ĐHQGHN
Xem mẫu
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN
-----------------------
TRẦN THỊ HỒNG VÂN
TÌM HIỂU SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ CỦA PHÕNG
TƢ LIỆU KHOA TT - TV TRƢỜNG ĐHKHXH&NV
- ĐHQGHN THEO PHƢƠNG THỨC ĐÀO TẠO
THEO TÍN CHỈ
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH THÔNG TIN – THƢ VIỆN
HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY
KHOÁ HỌC: QH – 2005 – X
NGƢỜI HƢỚNG DẪN: TS. NGUYỄN HUY CHƢƠNG
HÀ NỘI, 2009
Khóa luận tốt nghiệp 1
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Giải nghĩa
DV TT - TV Dịch vụ thông tin - thƣ viện
ĐHKHXH&NV Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn
ĐHQGHN Đại học Quốc gia Hà Nội
CNTT Công nghệ thông tin
CSDL Cơ sở dữ liệu
NDT Ngƣời dùng tin
TT - TV Thông tin - Thƣ viện
SP - DV Sản phẩm - Dịch vụ
SP TT - TV Sản phẩm thông tin - thƣ viện
Khóa luận tốt nghiệp 2
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
LỜI NÓI ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Các cơ quan thông tin - thƣ viện đóng một vai trò quan trọng trong
việc cung cấp thông tin cho xã hội, là nơi lƣu trữ, thu thập và phổ biến
thông tin. Các trung tâm Thông tin - Tƣ liệu đã trở thành chìa khóa vàng
mở ra thế giới thông tin tri thức khổng lồ của nhân loại. Đặc biệt là ở các
trƣờng đại học, thông tin là yếu tố không thể thiếu, là công cụ của hoạt
động học tập - nghiên cứu, đào tạo - quản lý,...Vì vậy, các trƣờng đại học
cần phải xây dựng các trung tâm Thông tin - Tƣ liệu để cung cấp thông tin
cho các hoạt động của mình
Ngày nay, các cơ quan thông tin - thƣ viện với sự hỗ trợ của CNTT
đã tạo ra nhiều hoạt động phục vụ cho quá trình công nghiệp hóa, hiện đại
hóa đất nƣớc và đƣợc thể hiện qua các sản phẩm và dịch vụ TT - TV. Đây
là nhân tố quan trọng để cung cấp thông tin cho ngƣời dùng tin, là cơ sở
để phát triển hoạt động thông tin tại cơ quan mình, thông qua đó phản ánh
sự phong phú và đa dạng nguồn thông tin.
ĐHQGHN là hệ thống đào tạo trọng điểm gồm các trƣờng đại học
thành viên về nhiều ngành, lĩnh vực khoa học khác nhau. Trong đó,
trƣờng ĐHKHXH&NV là cơ sở đào tạo các chuyên ngành khoa học xã
hội và nhân văn có uy tín, chất lƣợng cao.
Để đạt hiệu quả cao trong hoạt động nghiên cứu khoa học và đào
tạo của mình, nhà trƣờng đã và đang xây dựng, tổ chức và đƣa vào hoạt
động hệ thống các phòng Thông tin - Tƣ liệu chuyên ngành các khoa/ bộ
môn của trƣờng. Bộ phận này góp một phần không nhỏ vào việc cung cấp
thông tin cho hoạt động nghiên cứu khoa học và đào tạo của từng khoa/ bộ
môn của nhà trƣờng.
Khóa luận tốt nghiệp 3
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
Hiện nay, trƣờng ĐHKHXH&NV có 14 khoa và 3 bộ môn trực
thuộc, mỗi khoa/ bộ môn đều có một phòng tƣ liệu chuyên ngành phục vụ
nhu cầu nghiên cứu khoa học, giảng dạy. Các phòng tƣ liệu đƣợc xây
dựng ngay khi khoa/ bộ môn đƣợc thành lập. Có những phòng tƣ liệu có
lịch sử hình thành và phát triển lâu đời đến vài chục năm cùng với lịch sử
hình thành và phát triển của trƣờng Đại học Tổng hợp trƣớc đây, có những
phòng tƣ liệu chỉ mới thành lập trong những năm gần đây. Ví dụ nhƣ
phòng Tƣ liệu khoa Sử, phòng Tƣ liệu khoa Văn đƣợc thành lập và phát
triển cùng với Đại học Tổng hợp, bên cạnh phòng Tƣ liệu khoa Quốc tế
học, phòng Tƣ liệu khoa Tâm lý học chỉ mới thành lập những năm gần
đây.
Một vài phòng tƣ liệu đã đƣợc đầu tƣ xây dựng, tổ chức và đi vào
hoạt động theo đúng chuyên môn, nghiệp vụ, áp dụng công nghệ thông
tin,...đạt hiệu quả cao nhƣ: Phòng Tƣ liệu khoa Lịch sử, phòng Tƣ liệu
khoa Báo chí, phòng Tƣ liệu khoa Quốc tế học, phòng Tƣ liệu khoa Văn
học,...
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ tin học và viễn thông
trong các cơ quan TT-TV, các sản phẩm và dịch vụ TT - TV ngày càng trở
nên phong phú và đa dạng đã đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin trong
công tác giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học trong trƣờng
ĐHKHXH&NV nói chung và khoa Thông tin -Thƣ viên nói riêng trong
phƣơng thức đào tạo theo tín chỉ hiện nay.
Chính vì vậy, tôi đã chọn đề tài:“Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ của phòng
tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện trường đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn - ĐHQGHN” nhằm tìm hiểu thực trạng sản phẩm và dịch vụ
TT - TV của phòng tƣ liệu Khoa, từ đó đƣa ra những giải pháp trong thời
gian tới của phòng tƣ liệu Khoa, để phục vụ tốt đáp ứng nhu cầu của giảng
viên và sinh viên.
Khóa luận tốt nghiệp 4
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục đích nghiên cứu
Tìm hiểu, nghiên cứu, khảo sát, đánh giá các sản phẩm và dịch vụ
TT - TV của phòng Tƣ liệu khoa TT - TV.
Đƣa ra một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao chất lƣợng của
các sản phẩm và dịch vụ TT - TV của phòng Tƣ liệu khoa TT - TV, đáp
ứng nhu cầu thông tin trong hoạt động nghiên cứu khoa học, học tập và
đào tạo của khoa.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài “ Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ của phòng Tư liệu Khoa TT -
TV trường ĐHKHXH&NV - ĐHQGHN” đã đƣa ra những nội dung về
thực trạng SP - DV của phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV, từ đó đóng góp
những ý kiến, những giải pháp phát triển các SP - DV của phòng Tƣ liệu
Khoa.
3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài
Hiện nay, SP - DV TT - TV tại các trƣờng đại học và cao đẳng đang
đƣợc phát triển mạnh mẽ, đề tài nghiên cứu vấn đề này đƣợc nhiều ngƣời
quan tâm, chú ý. Đặc biệt là đối với các phòng Tƣ liệu khoa ở các trƣờng
Đại học, Cao đẳng, SP - DV TT - TV có vai trò rất quan trọng, nó góp
phần thúc đẩy sự phát triển của các phòng Tƣ liệu. Đối với phòng Tƣ liệu
Khoa TT - TV cũng vậy, SP - DV TT - TV đƣợc xem nhƣ thành tố quan
trọng để thúc đẩy phát triển phòng Tƣ liệu.
Vì thế, tôi đã chọn đề tài: “Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ của
phòng tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện trường đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn - ĐHQGHN” làm đề tài nghiên cứu của mình.
Khóa luận tốt nghiệp 5
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
Quá trình thực hiện đề tài này tôi đã tham khảo nhiều tài liệu, các
đề tài về SP - DV TT - TV ở một số trƣờng đại học đã có và thông qua
quá trình thực tập tốt nghiệp của tôi vừa qua. Mặc dù đề tài về SP - DV
TT - TV đã có rất nhiều ngƣời nghiên cứu, nhƣng đề tài của tôi có rất
nhiều điểm mới so với các đề tài trƣớc đó là: nội dung triển khai, cách
nhìn nhận đánh giá, những nhận xét và đề xuất những giải pháp nhằm
hoàn thiện SP - DV của phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV trƣờng
ĐHKHXH&NV.
Qua kết quả nghiên cứu, tôi mong muốn đóng góp một số giải pháp
nhằm nâng cao, hoàn thiện các SP - DV TT - TV của phòng Tƣ liệu Khoa
TT - TV nói riêng và các khoa/ bộ môn trong trƣờng ĐHKHXH&NV nói
chung, đóng góp và nâng cao chất lƣợng nghiên cứu khoa học và đào tạo
theo phƣơng thức tín chỉ của nhà trƣờng.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu là các sản phẩm và dịch vụ TT - TV tại
phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV trƣờng đại học KHXH&NV.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài: các khía cạnh có liên quan trực tiếp
đến các sản phẩm và dịch vụ của phòng Tƣ liệu khoa TT - TV từ khi
thành lập đến nay.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng một số phƣơng pháp sau:
- Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu
- Phƣơng pháp quan sát
Khóa luận tốt nghiệp 6
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
- Phƣơng pháp mô tả
- Phƣơng pháp phân tích và tổng hợp số liệu
6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn
6.1. Đóng góp về lý luận
Đề tài đƣợc đóng góp trên cơ sở những khái niệm, những lý luận
chung của SP - DV TT - TV. Khẳng định tầm quan trọng trong việc hoàn
thiện và phát triển các SP - DV thông tin, hiệu quả của việc sử dụng các
SP - DV đó có trong phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV.
6.2. Đóng góp về thực tiễn
Phản ánh thực trạng phát triển các SP - DV tại phòng Tƣ liệu Khoa
TT - TV trong thời gian qua, phân tích những mặt đạt đƣợc cũng nhƣ hạn
chế trong việc xây dựng và sử dụng các SP - DV thông tin. Từ đó đƣa ra
các giải pháp cần thiết nhằm khắc phục những hạn chế để phòng Tƣ liệu
ngày càng phát triển và phục vụ đắc lực công tác giáo dục và đào tạo của
Khoa và Trƣờng trong thời kỳ đổi mới.
7. Bố cục khóa luận
Ngoài lời Mở đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, phần
Nội dung của Khóa luận gồm ba chƣơng:
Chƣơng 1. Khái quát về khoa TT - TV và phòng Tƣ liệu Khoa
Thông tin - Thƣ viện trƣờng đại học Khoa học xã hội và Nhân văn
Chƣơng 2. Thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại phòng
Tƣ liệu Khoa Thông tin- thƣ viện trƣờng ĐHKHXH&NV.
Chƣơng 3. Một số giải pháp phát triển sản phẩm và dịch vụ TT -
TV của Phòng Tƣ liệu Khoa trong thời gian tới.
Khóa luận tốt nghiệp 7
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
NỘI DUNG
CHƢƠNG 1.
KHÁI QUÁT VỀ KHOA TT - TV VÀ PHÒNG TƢ LIỆU KHOA
TT -TV TRƢỜNG ĐHKHXH&NV - ĐHQGHN
Vài nét về Khoa TT-TV
1.1.1. Chức năng và nhiệm vụ
Từ năm 1973, ngành Thông tin - Thƣ viện đã đào tạo tại khoa Lịch
sử trƣờng Đại học Tổng hợp (nay là Đại học Quốc gia Hà Nội).
Ngày 26 tháng 8 năm 1996 khoa Thông tin - Thƣ viện đã trở thành
Bộ môn trực thuộc trƣờng Đại học khoa học xã hội và Nhân văn thuộc Đại
học Quốc gia Hà Nội.
Ngày 26 tháng 8 năm 2004 bộ môn Thông tin - Thƣ viện đã đƣợc
Giám đốc ĐHQGHN kí quyết định trở thành khoa Thông tin - Thƣ viện
trong trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
Khoa có nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và đào tạo bậc đại học và
sau đại học chuyên ngành Thông tin - Thƣ viện với các hệ : chính quy, tại
chức, chuyên tu, các lớp ngắn hạn…Ngoài ra Khoa Thông tin - Thƣ viện
còn đƣợc nhà trƣờng giao nhiệm vụ đào tạo tin học cơ sở và ứng dụng cho
sinh viên toàn trƣờng các hệ.
1.1.2. Đội ngũ cán bộ.
- Ban chủ nhiệm Khoa gồm có:
+ Chủ nhiệm Khoa: PGS.TS. Trần Thị Quý
+ Phó chủ nhiệm Khoa: ThS.GVC.Trần Hữu Huỳnh
- Các bộ môn thuộc Khoa:
Khóa luận tốt nghiệp 8
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
+ Bộ môn Thông tin -Tƣ liệu:
Chủ nhiệm bộ môn là PGS.TS. Trần Thị Quý
+ Bộ môn Thƣ viện -Thƣ mục:
Chủ nhiệm bộ môn: TS. Nguyễn Huy Chƣơng
+ Bộ môn Tin học cơ sở và ứng dụng:
Chủ nhiệm bộ môn: ThS. Vũ Thị Hồng Vân
+ Phòng Tƣ liệu Khoa:
Cán bộ phụ trách: ThS. Đào Thị Uyên
+ Phòng Hành chính:
Cán bộ phụ trách: Bùi Thị Gấm
- Số lƣợng cán bộ khoa Thông tin - Thƣ viện hiện tại có 22 cán bộ cơ hữu
và 27 cán bộ kiêm nhiệm.
Trình độ cán bộ cơ hữu: 2 Phó giáo sƣ.Tiến sĩ, 9 Thạc sĩ, 3 Nghiên
cứu sinh, 3 cán bộ đang học cao học. 100% số chuyên viên khoa đều tốt
nghiệp đại học chính quy (trong đó có 2 cán bộ có trình độ thạc sĩ).
Trình độ của cán bộ kiêm nhiệm: 2 Phó giáo sƣ.Tiến sĩ, 9 Thạc sĩ,
14 nghiên cứu viên và thạc sĩ.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Khóa luận tốt nghiệp 9
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
CƠ CẤU TỔ CHỨC KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN
1.2. Tổ chức và hoạt động của phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của phòng Tư liệu Khoa
Sự hình thành và phát triển của Phòng Tƣ liệu Khoa Thông tin -
Thƣ viện gắn liền với sự ra đời và trƣởng thành của Khoa. Năm 1996, Bộ
môn Thông tin - Thƣ viện thuộc trƣờng ĐHKHXH&NV - ĐHQGHN
đƣợc tái lập và đến năm 2004 chính thức đƣợc công nhận là Khoa Thông
tin - Thƣ viện.
- Phòng tƣ liệu nằm trên tầng 4 nhà A thuộc trƣờng Đại học khoa
học xã hội và Nhân văn (phòng 409 nhà A).
- Phòng tƣ liệu khoa do Thạc sĩ Đào Thị Uyên phụ trách.
- Phòng mở cửa phục vụ các ngày thứ 2 và thứ 5 trong tuần.
Khóa luận tốt nghiệp 10
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của Phòng Tư liệu Khoa:
Phòng Tƣ liệu Khoa có chức năng cung cấp và đảm bảo nguồn
thông tin phục vụ cho các hoạt động nghiên cứu và học tập của các cán
bộ, giảng viên và sinh viên Khoa Thông tin - Thƣ viện trƣờng
ĐHKHXH&NV - ĐHQGHN.
Thu thập, bổ sung và trao đổi các tài liệu cần thiết đồng thời thu
nhận những ấn phẩm do Khoa xuất bản cũng nhƣ: Báo cáo khoa học, niên
luận, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên các khóa bảo vệ tại Khoa.
Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của Khoa.
Tổ chức phục vụ thông tin tƣ liệu cho giảng viên, sinh viên trong
Khoa và ngoài khoa sử dụng thuận lợi hiệu quả.
1.2.3. Cơ sở vật chất và vốn tài liệu
1.2.3.1. Cơ sở vật chất
- Diện tích phòng khoảng 24 m2 đƣợc thiết kế thoáng mát. Đƣợc
chia làm hai phòng nhỏ: Phòng xử lý nghiệp vụ và kho; Phòng phục vụ
bạn đọc.
Phòng xử lý nghiệp vụ và kho là dạng kho kín, chỉ có cán bộ phòng
Tƣ liệu mới đƣợc phép vào phòng này để tìm kiếm tài liệu.
Phòng phục vụ bạn đọc ở dƣới dạng kho mở, bạn đọc có thể đến tra
tìm tài liệu, đọc tại chỗ tài liệu đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu.
- Phòng tƣ liệu khoa Thông tin- Thƣ viện có cơ sở vật chất khá đầy
đủ: Phòng có 3 máy tính đã nối mạng LAN và mạng INTERNET, có 5 giá
sách, 1 tủ trƣng bày báo, tạp chí, 4 bộ bàn ghế, 1 máy điều hòa nhiệt độ,
phần mềm quản lý thƣ viện WinISIS.
Khóa luận tốt nghiệp 11
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
Nhƣ vậy, phòng tƣ liệu đã trang bị đầy đủ cơ sở vật chất nhằm đáp
ứng nhu cầu tra cứu phục vụ bạn đọc.
1.2.3.2. Vốn tài liệu
- Tài liệu chuyên ngành TT - TV: Đây là tài liệu cần thiết phục vụ
cho bạn đọc để bạn đọc có thể nghiên cứu và học tập. Những tài liệu chủ
yếu là tài liệu chuyên ngành TT - TV và các ngành khoa học khác có liên
quan nhƣ Công nghệ thông tin, Lƣu trữ học,...
Số lƣợng sách và các loại tài liệu khác ở phòng tƣ liệu khoa khá
phong phú và đa dạng gồm các loại sách khổ lớn, nhỏ, và khổ vừa. Đó vừa
là sách tham khảo vừa là giáo trình.
- Tài liệu thực hành cho sinh viên: Bao gồm tất cả các sách báo
bằng tiếng Việt, tiếng Nga, tiếng Anh...về tất cả các lĩnh vực nhƣ: Toán
học, Vật lý, Văn học, Các sách về Chính trị học,...phục vụ việc thực hành
các kỹ năng xử lý thông tin của sinh viên.
Ngoài những tài liệu trên, phòng Tƣ liệu còn có một lƣợng tài liệu
xám với số lƣợng lớn gồm các công trình nghiên cứu khoa học của sinh
viên chuyên ngành TT - TV nhƣ Niên luận, Khóa luận, các công trình
nghiên cứu khoa học,...
1.2.4. Người dùng tin
1.2.4.1. Người dùng tin
Bất kể hệ thống thƣ viện nào cũng đều phải phát triển với sự tham
khảo ý kiến của ngƣời dùng tin vì họ là một trong những thành tố cấu
thành nên hệ thống TT - TV. Ngƣời dùng tin là yếu tố cơ bản giữ vai trò
quan trọng trong hoạt động thông tin, họ vừa là khách hàng đồng thời
cũng là ngƣời sản sinh ra thông tin mới.
Khóa luận tốt nghiệp 12
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
Phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV có đối tƣợng ngƣời dùng tin là tất cả
cán bộ, giảng viên, sinh viên khoa TT - TV trƣờng ĐHKHXH&NV và các
bạn đọc ở ngoài khoa.
Từ năm 2005, khoa TT - TV bắt đầu đào tạo hệ cao học thì phòng
Tƣ liệu còn có nhiệm vụ phục vụ các học viên cao học, vì vậy trong môi
trƣờng mới mà đối tƣợng phục vụ có trình độ cao nhƣ vậy đòi hỏi cao hơn
về tài liệu cũng nhƣ phƣơng thức phục vụ.
1.2.4.2. Nhu cầu tin của người dùng tin
Bạn đọc đến phòng Tƣ liệu Khoa hầu hết là sinh viên Khoa TT -
TV và các thầy cô giáo trong Khoa với các nhu cầu chủ yếu sau:
Phòng Tƣ liệu Khoa có nguồn tài liệu xám rất phong phú với các
báo cáo khoa học, niên luận, khóa luận của sinh viên các khóa vì vậy bạn
đọc đến phòng Tƣ liệu để khai thác các tài liệu xám có giá trị để học tập,
đúc rút kinh nghiệm của ngƣời đi trƣớc nhằm tạo hƣớng nghiên cứu mới
cho mình và đề tài của mình đƣợc thiết thực hơn.
Hơn nữa, phòng Tƣ liệu còn có nhiều tài liệu chuyên ngành TT -
TV nhƣ các bảng phân loại BBK, DDC, đề mục chủ đề, định từ
khóa,...bạn đọc đến phòng Tƣ liệu Khoa để có thể mở rộng và nâng cao
trình độ chuyên môn của mình.
Ngoài ra, bạn đọc đến phòng Tƣ liệu còn để đọc các báo, tạp chí ra
hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng để mở rộng kiến thức về kinh tế, văn
hóa, chính trị xã hội, nắm bắt đƣợc những thông tin cập nhật về ngành
nghề TT - TV.
Các sinh viên trong khoa còn có nhu cầu cần có một không gian yên
tĩnh, đủ rộng để nghiên cứu và đƣợc thực hành các kỹ năng chuyên môn
của ngành TT - TV nhƣ: phân loại, định chủ đề, định từ khóa, tóm tắt, xây
dựng các thƣ mục,...Tuy nhiên, phòng Tƣ liệu Khoa chỉ mới có thể cung
Khóa luận tốt nghiệp 13
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
cấp đƣợc những tài liệu chuyên ngành và các tài liệu giúp sinh viên có thể
thực hành một cách hiệu quả nhất.
Hiện nay bạn đọc đến phòng Tƣ liệu Khoa thƣờng phải tra tìm trên
các phiếu danh mục khóa luận, niên luận hay nghiên cứu khoa học, việc
này mất rất nhiều thời gian và công sức, vì nhu cầu tin của ngƣời dùng tin
là việc tra tìm tài liệu phải đƣợc tiến hành nhanh chóng và chính xác. Đặc
biệt là sinh viên năm 3 và 4, sinh viên đƣợc học và nghiên cứu về nhiều
môn chuyên ngành, làm niên luận, khóa luận tốt nghiệp nên nhu cầu tin
của họ rất cao. Sinh viên thƣờng tra cứu tìm tin bằng hình thức truyền
thống nhƣ: sử dụng danh mục tài liệu của phòng, đọc tài liệu tại chỗ,...
Hơn nữa trong thời đại ngày nay, đổi mới phƣơng pháp giáo dục
trong nhà trƣờng từ đào tạo niên chế sang phƣơng thức đào tạo theo tín
chỉ, thực hiện quá trình dạy học thành quá trình tự học của sinh viên. Đối
với giảng viên, cần cung cấp cho sinh viên những tài liệu cần thiết có liên
quan đến nội dung bài giảng để sinh viên tự nghiên cứu bổ sung kiến thức.
Do vậy để đáp ứng đƣợc tốt nhất nhu cầu tin của ngƣời dùng tin là
một nhiệm vụ quan trọng của mỗi thƣ viện nói chung và của phòng Tƣ
liệu Khoa nói riêng. Phòng Tƣ liệu đã và đang cố gắng phục vụ một cách
tốt nhất, nhanh chóng nhất các nhu cầu ngày càng phong phú và đa dạng
của bạn đọc.
1.2.5. Quy trình nghiệp vụ và nhân sự
1.2.5.1. Nhân sự
Hiện nay, phòng Tƣ liệu Khoa chỉ có một cán bộ có học vị thạc sĩ
chuyên ngành TT - TV vừa làm trợ lý đào tạo chính quy, vừa làm cán bộ
chuyên trách làm tất cả các công việc của phòng Tƣ liệu.
Phòng Tƣ liệu là một phòng tổng hợp tập trung toàn bộ các công
đoạn của Thƣ viện nhƣ: bổ sung, đăng ký, mô tả, phân loại, phục vụ bạn
Khóa luận tốt nghiệp 14
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
đọc,...vì vậy cán bộ thƣ viện phải đảm nhiệm toàn bộ các công đoạn của
dây chuyền thông tin tƣ liệu. Việc này gây khó khăn cho cả phòng Tƣ liệu
lẫn cán bộ vì cán bộ phải làm quá nhiều việc của phòng hơn nữa công việc
trợ lý đào tạo chiếm gần hết thời gian cho công việc chuyên môn. Do vậy,
cần bổ sung thêm cán bộ chuyên trách đảm nhiệm công việc của phòng Tƣ
liệu Khoa, phòng Tƣ liệu Khoa mới có trở thành phòng Tƣ liệu đúng
nghĩa, phục vụ đông đảo cho sinh viên và cán bộ của khoa cũng nhƣ đáp
ứng đƣợc nhu cầu tin của tất cả bạn đọc trong và ngoài khoa.
1.2.5.2. Quy trình nghiệp vụ
Phòng Tƣ liệu Khoa tập trung tất cả các công việc của một thƣ viện,
đó là các công việc nhƣ: Tiếp nhận tài liệu mới (Bổ sung tài liệu), Vào sổ
đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, xử lý tài liệu, phân loại tài liệu, mô tả
tài liệu theo tiêu chuẩn ISBD, lƣu trữ tài liệu (Xếp giá) và đƣa vào phục
vụ. Tất cả các khâu trên đều đƣợc thực hiện nhƣ một chu trình khép kín.
Khóa luận tốt nghiệp 15
- Tiếp nhận tài liệu Tài liệu có hóa Đối chiếu hóa Đóng dấu
đơn
mới đơn
Bắt đầu
Trần Thị Hồng Vân
Khóa luận tốt nghiệp
Phân loại theo Vào sổ ĐKCB
loại hình XB
Chu trình đƣờng đi
của Tài liệu tại Phòng Xử lý tài liệu
16
Kết thúc
Tƣ liệu Khoa TT - TV Xử lý nhanh
Phân loại tài liệu
Vào sổ Tổng quát
Xếp giá Phân kho Mô tả tài liệu
Chu trình đường đi của tài liệu tại phòng Tư liệu Khoa TT - TV
theo ISBD
K50 Thông tin - Thƣ viện
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
Trong quy trình nghiệp vụ thì khâu xử lý và biên mục tài liệu là rất
quan trọng, đây là khâu giúp tài liệu đến đƣợc với NDT. Thông tin chỉ có
giá trị khi đã đƣợc xử lý và đƣợc đƣa vào tìm kiếm sử dụng.
Xử lý thông tin là một khâu nghiệp vụ quan trọng quyết định hiệu
quả và chất lƣợng của phòng Tƣ liệu Khoa. Việc xử lý thông tin chính
xác, nhất quán sẽ đem lại các sản phẩm thông tin có giá trị, giúp NDT tiếp
cận, khai thác và sử dụng kho tin một cách dễ dàng.
Với số lƣợng tài liệu ngày càng gia tăng nhƣ hiện nay, NDT gặp
khó khăn trong việc lựa chọn tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình. Vì
vậy, công tác xử lý thông tin sẽ giúp NDT nắm bắt đƣợc thông tin cơ bản
của tài liệu, từ đó có thể lựa chọn nhanh chóng và chính xác tài liệu phù
hợp với yêu cầu của mình. Công tác xử lý tài liệu là cầu nối giữa NDT và
các nguồn tin, giúp cho họ định hƣớng đƣợc chiến lƣợc tìm tin, tiếp cận
đến tài liệu một cách nhanh chóng và kịp thời.
Đối với phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV khi chuyển đổi phƣơng thức
phục vụ NDT từ truyền thống sang hiện đại thì công tác xử lý thông tin
ngày càng trở nên quan trọng và cấp thiết.
Tất cả các tài liệu sau khi nhập vào kho qua công tác bổ sung sẽ
đƣợc tiến hành xử lý tài liệu. Sau khi tiến hành phân loại sơ bộ, xử lý kỹ
thuật, xử lý hình thức, xử lý nội dung và cuối cùng là xếp giá để phục vụ
bạn đọc.
Đầu tiên trong công tác xử lý tài liệu của phòng Tƣ liệu Khoa là
công tác xử lý kỹ thuật, trong đó việc tiếp nhận tài liệu là công đoạn đầu
tiên, sau đó là đăng ký tài liệu. Quá trình này bao gồm đăng ký tổng quát
và đăng ký cá biệt, đây là việc làm cần thiết hết sức quan trọng giúp cho
phòng Tƣ liệu quản lý đƣợc tài liệu và thực hiện chế độ báo cáo kịp thời
Khóa luận tốt nghiệp 17
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
cho các cấp quản lý, lãnh đạo biết rõ hiện trạng vốn tài liệu đang đƣợc lƣu
giữ trong kho.
+ Đăng ký tổng quát: Là đăng ký theo từng lô sách, từng đợt sách
bổ sung hoặc nhập vào phòng Tƣ liệu theo chứng từ và đƣợc vào sổ đăng
ký tổng quát. Các thông tin đƣợc biết qua sổ đăng ký tổng quát là: Tổng số
tài liệu có trong kho tƣ liệu ở một thời điểm nhất định; tổng số tiền của
toàn bộ vốn tài liệu của phòng Tƣ liệu; số lƣợng tài liệu có trong kho theo
từng môn loại, ngôn ngữ.
+ Đăng ký cá biệt: Là đăng ký từng tài liệu riêng biệt đƣợc nhập
vào phòng Tƣ liệu, mỗi tài liệu đƣợc tính là một đơn vị độc lập. Các thông
tin đƣợc biết qua sổ đăng ký cá biệt là: Thông tin cụ thể về từng cuốn
sách: Tên sách, tên tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, giá tiền,...dùng
kiểm kê hàng năm để từ đó ngƣời cán bộ thƣ viện biết đƣợc tài liệu nào
còn hay bị mất trong kho.
Việc đăng ký tài liệu tại phòng Tƣ liệu Khoa đƣợc thực hiện bằng
sổ đăng ký cá biệt. Các thao tác và nguyên tắc tiến hành đăng ký tài liệu
trong sổ đăng ký cá biệt tuân thủ theo đúng quy định. Mỗi cuốn tài liệu
đăng ký theo một dòng, mỗi trang đăng ký 25 cuốn tài liệu, mỗi sổ đăng
ký 2.000 cuốn bao gồm các thông tin: Ngày đăng ký, tên tác giả, nơi xuất
bản, năm xuất bản, kiểm kê, giá tiền, ghi chú. Mỗi loại tài liệu có một sổ
đăng ký cá biệt. Hiện tại, phòng Tƣ liệu Khoa có 6 quyển đăng ký cá biệt
riêng biệt: Sổ đăng ký cá biệt Sách khổ lớn, sổ đăng ký cá biệt Sách khổ
vừa, sổ đăng ký cá biệt Sách khổ nhỏ, sổ đăng ký cá biệt Niên luận, sổ
đăng ký cá biệt Khóa luận, sổ đăng ký cá biệt Báo cáo khoa học.
Tiếp đến là xử lý vật lý. Gồm các công đoạn: Đóng dấu, ghi chỉ số
xếp giá vào trang tên sách và trang thứ 17. In và dán nhãn (Ký hiệu kho).
Nhãn tài liệu tại phòng Tƣ liệu Khoa TT - TV mang tên khoa và trƣờng.
Nhãn tài liệu đƣợc dán vào gáy tài liệu với khoảng cách 2.5cm từ đáy dƣới
Khóa luận tốt nghiệp 18
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
chiều cao của tài liệu. Có tài liệu quá mỏng nhƣ báo cáo khoa học, niên
luận của sinh viên thì nhãn đƣợc dán vào mặt sau của tài liệu. Nhãn tài
liệu chứa các thông tin về cơ quan lƣu giữ tài liệu, ngôn ngữ, dạng tài liệu
và số đăng ký cá biệt của tài liệu, đó cũng là vị trí xếp giá của tài liệu. Ký
hiệu xếp giá dựa theo khổ cỡ kết hợp số đăng ký cá biệt.
VL - Sách tiếng Việt khổ lớn
VV - Sách tiếng Việt khổ vừa
KL - Khóa luận
NL - Niên luận
BCKH - Báo cáo khoa học
Ví dụ:
Ký hiệu xếp giá cho sách tiếng Việt khổ lớn
TRƢỜNG ĐHKHXH&NV
KHOA TT - TV
PHÕNG TƢ LIỆU
VL
32
Khóa luận tốt nghiệp 19
- Trần Thị Hồng Vân K50 Thông tin - Thƣ viện
Ký hiệu xếp giá cho sách tiếng Việt khổ vừa
TRƢỜNG ĐHKHXH&NV
KHOA TT - TV
PHÕNG TƢ LIỆU
VV
136
Ký hiệu xếp giá cho Khóa luận
TRƢỜNG ĐHKHXH&NV
KHOA TT - TV
PHÕNG TƢ LIỆU
KL
467
Ký hiệu xếp giá cho Niên luận
TRƢỜNG ĐHKHXH&NV
KHOA TT - TV
PHÕNG TƢ LIỆU
NL
515
Khóa luận tốt nghiệp 20
nguon tai.lieu . vn
