- Trang Chủ
- Khoa học xã hội
- Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Xem mẫu
- BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VĂN PHÒNG CỤC KINH TẾ HỢP TÁC VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN - BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN THỊ KIM CHI
Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ QUYÊN
Mã số SV, khóa, lớp : 1205QTVB053, 2012 - 2016, QTVP 12B
HÀ NỘI - 2016
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và số liệu
trong khóa luận được thực hiện tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển
nông thôn - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn không sao chép bất kì nguồn
nào khác. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Nhà trường về sự cam đoan
này.
Hà Nội, tháng 3 năm 2016
Tác giả
Nguyễn Thị Quyên
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................... 4
4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................. 4
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................... 4
6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................. 5
7. Phương pháp nghiên cứu............................................................................. 5
8. Kết cấu của khóa luận ................................................................................. 5
PHẦN NỘI DUNG ........................................................................................................... 7
CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ .............. 7
1.1. Một số khái niệm...................................................................................... 7
1.1.1. Khái niệm quản lý ................................................................................. 7
1.1.2. Khái niệm công tác văn thư .................................................................. 8
1.1.3. Khái niệm văn bản ................................................................................ 9
1.1.4. Khái niệm văn bản đi, văn bản đến ..................................................... 10
1.1.5. Khái niệm con dấu .............................................................................. 10
1.1.6. Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ .............................................................. 10
1.1.7. Khái niệm lưu trữ cơ quan .................................................................. 11
1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư ....................................................... 11
1.2.1. Vị trí của công tác văn thư .................................................................. 11
1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư .............................................................. 11
1.3. Nội dung của công tác văn thư............................................................... 12
1.4. Trách nhiệm quản lý Nhà nước về công tác văn thư ............................. 13
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN
PHÒNG CỤC KINH TẾ HỢP TÁC VẰ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN ............ 15
2.1. Giới thiệu khái quát về Cục và Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát
triển nông thôn .............................................................................................. 15
2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Kinh tế
hợp tác và Phát triển nông thôn..................................................................... 15
2.1.1.1. Chức năng......................................................................................... 15
2.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ....................................................................... 15
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức .................................................................................. 19
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn ............................................... 19
2.1.2.1. Chức năng ........................................................................................ 20
2.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ....................................................................... 20
2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................. 25
2.2. Tình hình quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác
và Phát triển nông thôn ................................................................................. 26
2.2.1. Xây dựng và ban hành các văn bản hiện hành quy định, hướng dẫn về
công tác văn thư ............................................................................................ 26
2.2.2. Nhân sự thực hiện công tác văn thư .................................................... 27
2.2.2.1. Tổ chức bộ phận văn thư.................................................................. 27
2.2.2.2. Bố trí nhân sự ................................................................................... 27
2.3. Thực hiện các nghiệp vụ văn thư ........................................................... 28
2.3.1. Xây dựng và ban hành văn bản ........................................................... 28
2.3.2. Quản lý và giải quyết văn bản............................................................. 32
2.3.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến ................................................... 34
2.3.2.2. Quản lý văn bản đi ........................................................................... 38
2.3.3. Quản lý và sử dụng con dấu ................................................................ 41
2.3.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ....................................... 42
2.4 Tình hình kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy định về công tác văn
thư.................................................................................................................. 45
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.5. Nhận xét ................................................................................................. 45
2.5.1. Ưu điểm ............................................................................................... 45
2.5.2. Hạn chế................................................................................................ 48
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CỤC KINH TÉ HỢP TÁC VÀ
PHÁT TRIỂN.................................................................................................................. 51
3.1. Về công tác nhân sự ............................................................................... 51
3.2. Xây dựng và ban hành văn bản quy định hướng dẫn về nghiệp vụ ....... 52
3.3. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, nhân viên đối với công tác văn thư ....... 52
3.3.1. Nhận thức của lãnh đạo ....................................................................... 52
3.3.2. Nhận thức của cán bộ, nhân viên ........................................................ 53
3.4. Các giải pháp khác ................................................................................. 55
PHẦN KẾT LUẬN......................................................................................................... 57
1. Kết luận chung .......................................................................................... 57
2. Kiến nghị ................................................................................................... 57
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................... 59
PHỤ LỤC
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Được sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phòng và sự hướng dẫn của cô
giáo Ths. Nguyễn Thị Kim Chi tôi đã thực hiện đề tài “ Nâng cao hiệu quả
quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển
nông thôn-Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”.
Với tình cảm và lòng biết ơn chân thành, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới:
Các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện giúp đỡ
tôi hoàn thành chương trình học tập và có những kiến thức, kĩ năng cần thiết để
nghiên cứu, thực hiện khóa luận. Đặc biệt là cô giáo Ths. Nguyễn Thị Kim Chi,
người đã tận tâm, nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực
hiện đề tài.
Tôi xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo Cục, lãnh đạo Văn phòng Cục, các
chuyên viên Văn phòng Cục và toàn thể cán bộ, nhân viên Cục Kinh tế hợp tác
và Phát triển nông thôn đã ủng hộ, cộng tác và giúp đỡ tôi nhiệt tình trong quá
trình điều tra, khảo sát, thu thập các thông tin liên quan đến đề tài.
Nhân đây tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè đã luôn quan
tâm, giúp đỡ, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá
trình học tập và hoàn thành khóa luận.
Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, song khóa luận của tôi không tránh khỏi
những thiếu sót, hạn chế. Kính mong nhận được sự đóng góp, ý kiến chỉ bảo của
các thầy, cô giáo, bạn bè và những người quan tâm để khóa luận được hoàn
thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 3 năm 2016
Tác giả
Nguyễn Thị Quyên
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT Chữ viết đầy đủ Chữ viết tắt
1. Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn CKTHTVPTNT
2. Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển VPCKTHTVPTNT
nông thôn
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào việc công tác văn thư được làm tốt hay
không. Đây là một trong những lý do mà công tác văn thư ngày càng được các
cơ quan, tổ chức quan tâm, đầu tư nhiều hơn.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và bộ phận Văn phòng nói riêng. Trong Văn phòng, công tác văn thư
không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong
nội dung hoạt động của Văn phòng.
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ,
giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ
và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái với pháp luật.
Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn là cơ quan trực thuộc Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ
trưởng quản lý nhà nước, chuyên ngành và thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước
trong lĩnh vực kinh tế hợp tác, bố trí dân cư, di dân tái định cư và phát triển nông
thôn thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
Văn phòng Cục là đơn vị thuộc CKTHTVPTNT, thực hiện chức năng
tham mưu giúp Cục trưởng quản lý nhà nước và thực thi nhiệm vụ quản lý nhà
nước về chiến lược, qui hoạch, kế hoạch, đầu tư phát triển, tài chính, kế toán,
hợp tác quốc tế, nghiên cứu khoa học - công nghệ và môi trường trong lĩnh vực
kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn trên phạm vi cả nước thuộc nhiệm vụ
quản lý nhà nước được Bộ giao; hành chính, tổng hợp; quản lý vật tư, tài sản,
trang thiết bị, phương tiện, điều kiện làm việc được giao theo quy định hiện
hành; công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, thi đua khen thưởng, kỷ luật của Cục.
Đứng trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước
cũng như yêu cầu phải đổi mới, cải cách nền hành chính nói chung. Việc nâng
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 1 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cao hiệu quả quản lý công tác văn thư là rất quan trọng nhằm đảm bảo thông tin
bằng văn bản phục vụ kịp thời cho hoạt động chỉ đạo của lãnh đạo Cục, đồng
thời nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của Cục.
Được sự giúp đỡ của Nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt là sự
giúp đỡ tận tình của lãnh đạo và các chuyên viên trong Văn phòng Cục, trong
hai tháng thực tập, tôi đã tìm hiểuvề công tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế
hợp tác và Phát triển nông thôn-Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Từ đó
đưa ra nhận xét về ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Cục.
Xuất phát từ những lý do trên, tôi xin chọn: “Nâng cao hiệu quả quản lý
công tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn-
Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Hiện tại có rất nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu về công tác văn thư:
- Trước hết là giáo trình, tập bài giảng có liên quan như:
“Văn bản quản lý nhà nước-Những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn
thảo” của Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Nguyễn Mạnh Cường và Lê
Văn In, NXB Giáo dục Việt Nam, Hà Nội (2010).
“Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản” của Trần Hà, NXB trẻ,
Thành phố Hồ Chí Minh (1996).
“Văn bản và lưu trữ học đại cương” của Vương Đình Quyền, NXB
giáo dục, Hà Nội (1996).
“ Xây dựng, ban hành, quản lý văn bản và công tác lưu trữ” của
Nghiêm Kỳ Hồng và Nguyễn Quốc Bảo (sưu tầm và tuyển chọn), NXB Chính
trị quốc gia, Hà Nội (1998).
“Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính” của Lê Văn In và Phạm
Hưng, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội (1998).
“Công tác văn thư lưu trữ” (Giáo trình lớp ngắn hạn) của Cục văn thư
lưu trữ nhà nước, NXB chính trị quốc gia, Hà Nội (1999).
“Tin học và đổi mới công tác văn thư” của Dương Văn Khảm, NXB
Chính trị quốc gia, Hà Nội (1994).
“Nghiệp vụ công tác văn thư (viết chung)” Nxb Lao động Xã hội
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 2 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
(2001).
“Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” của Nguyễn Văn
Thâm, NXB chính trị quốc gia, Hà Nội (2001).
“Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của Vương Đình Quyền,
NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2005).
“Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” của Lưu Kiếm
Thanh (chủ biên) và Nguyễn Văn Thâm, NXB Giao dục (2006).
“Giáo trình văn bản” của Triệu Văn Cường, Nguyễn Mạnh Cường,
NXB Giao thông vận tải (2009).
“Nghiệp vụ công tác văn thư” của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB
Giao thông vận tải, Hà Nội (2009).
“Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý
và kinh doanh” của Lê Văn In, NXB Chính trị quốc gia (2010).
“Soạn thảo Và xử lý văn bản quản lý nhà nước” của Nguyễn Văn
Thâm, NXB Chính trị quốc gia (2010).
- Hai là một số văn bản hiện hành quy định về công tác văn thư (được
liệt kê chi tiết ở mục 1.1)
- Ba là các bài viết trên Tạp chí như:
“Thể thức văn bản và thể thức văn bản quản lý nhà nước-một số vấn
đề lý luận và thực tiễn” của Vương Đình Quyền, tạp chí Văn thư-lưu trữ Việt
Nam, số 1-2004.
“Vấn đề tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước- nhìn từ góc độ lý
luận” của Vương Đình Quyền, tạp chí văn thư-lưu trữ Việt Nam, số 6-2004.
“Chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước là góp phần xây dựng một nền
hành chính chuyên nghiệp, hiện đại hóa” của Kiều Mai, tạp chí Văn thư và
Lưu trữ Việt Nam số 3/2004.
- Bốn là các khóa luận tốt nghiệp, kỷ yếu hội thảo, báo cáo khoa học có:
Nguyễn Thị Trang Nhung “Công tác soạn thảo, ban hành và quản lý
văn bản của Tổng Công ty Điện Lực Việt Nam”, khóa luận tốt nghiệp năm
2006. Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng-Trường Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn.
Nguyễn Thị Mai “Quản lý và chỉ đạo công tác văn thư của Nhà nước
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 3 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hiện nay”, báo cáo khoa học sinh viên lần thứ 5, năm 2001. Tư liệu Khoa Lưu
trữ học và Quản trị văn phòng-Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
Hồ Văn Quýnh “Một số vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ ở các
doanh nghiệp ngoài quốc doanh”, kỷ yếu hội thảo Khoa Lưu trữ học và Quản
trị văn phòng-Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
Có thể nói, các công trình, tài liệu nói trên đã nghiên cứu, đề cập đến
những vấn đề lý luận chung về công tác văn thư và phản ánh thực trạng quản lý
công tác văn thư tại một số cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên trong đề tài này,
tôi sẽ kế thừa, nghiên cứu, phản ánh thực trạng về quản lý công tác văn thư. Từ
đó, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại
VPCKTHTVPTNT.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài được thực hiện nhằm giải quyết những mục tiêu cơ bản sau:
Một là, khái quát, đánh giá thực trạng quản lý công tác văn thư tại
VPCKTHTVPTNT.
Hai là, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác
văn thư tại CKTHTVPTNT nói riêng, tại các cơ quan Nhà nước nói chung.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện những mục tiêu trên, đề tài tập trung giải quyết những nhiệm
vụ cơ bản sau:
Một là, làm rõ những cơ sở lý luận về công tác văn thư.
Hai là, khảo sát, phản ánh thực trạng quản lý công tác văn thư tại
VPCKTHTVPTNT.
Ba là, nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý
công tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn-Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Đề tài của tôi sẽ tập trung nghiên cứu những lý luận chung về
công tác văn thư và thực trạng quản lý công tác văn thư tại VPCKTHTVPTNT.
Phạm vi: Do hạn chế về thời gian nên đề tài tập trung nghiên cứu về một
số nội dung cơ bản của quản lý công tác văn thư tại VPCKTHTVPTNT từ năm
2010 đến năm 2015. Bao gồm: tình hình nhân sự; tình hình xây dựng và ban
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 4 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hành văn bản quy định về công tác văn thư; thực hiện các nghiệp vụ văn thư;
kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy định về công tác văn thư.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Nếu quản lý công tác văn thư tốt sẽ góp phần bảo đảm thông tin phục vụ
đắc lực cho các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của CKTHTVPTNT, nâng
cao năng suất, chất lượng công việc.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, ngoài các phương pháp chung được áp dụng trong
nghiên cứu khoa học như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích chức
năng, phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp toàn diện và tổng hợp, đề
tài còn sử dụng các phương pháp cụ thể như:
- Phương pháp điều tra, khảo sát:
Được áp dụng trong khảo sát thực trạng quản lý công tác văn thư tại
VPCKTHTVPTNT. Khảo sát các văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động
của Cục và của Văn phòng Cục.
- Phương pháp phỏng vấn:
Được áp dụng để phỏng vấn các cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong
VPCKTHTVPTNT. Phỏng vấn trực tiếp bằng bảng hỏi để thu thập một số thông
tin về các vấn đề liên quan đến nhân sự và các nghiệp vụ công tác văn thư.
- Phương pháp nghiên cứu và phân tích tư liệu có liên quan:
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nghiên cứu, đánh giá và phân tích
các tư liệu, số liệu thực tế để đưa ra những lập luận mang tính khoa học. Từ đó,
đưa ra những giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư
tại Văn phòng Cục.
8. Kết cấu của khóa luận
Dựa trên kết quả nghiên cứu, khảo sát thực tế và tổng hợp các nguồn tài liệu,
tôi cấu trúc khóa luận của mình như sau: Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài
liệu tham khảo, phụ lục thì nội dung của khóa luận được trình bày trong 3 chương:
Chương 1. Trình bày cơ sở lý luận về công tác văn thư.
Trong chương này, tôi trình bày một số khái niệm liên quan đến công tác
văn thư như: khái niệm quản lý, công tác văn thư, văn bản đi, văn bản đến, con
dấu, hồ sơ, lập hồ sơ, lưu trữ cơ quan…; vị trí, ý nghĩa, nội dung, trách nhiệm
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 5 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quản lý công tác văn thư. Mục đích của chương này là nhằm trình bày ngắn gọn
cơ sở lý luận về công tác văn thư, thông qua đó để hình dung được một cách
khái quát về công tác văn thư.
Chương 2. Trên cơ sở lý luận đã trình bày ở chương 1, tôi đi sâu vào
khảo sát thực trạng công tác văn thư tại VPCKTHTVPTNT. Chương này trình
bày các kết quả khảo sát tình hình tổ chức công tác văn thư tại
VPCKTHTVPTNT với nhiều nội dung như: các văn bản nghiệp vụ quy định,
hướng dẫn về công tác văn thư; tình hình nhân sự thực hiện công tác văn thư;
công tác soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản, quản lý
và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan. Đây sẽ là những căn
cứ, những cơ sở để tôi đưa ra những nhận xét, đánh giá và giải pháp trong
chương tiếp theo.
Chương 3. Trên cơ sở khảo sát thực trạng, chương này đưa ra nhận xét và
các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại
VPCKTHTVPTNT.
Nghiên cứu và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn
thư tại các cơ quan là cần thiết, ý nghĩa. Tuy nhiên do hạn chế về thời gian cũng
như kiến thức và kinh nghiệm thực tế còn chưa đầy đủ nên chắc chắn khóa luận
không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý
kiến của các thầy cô cùng bạn bè với hy vọng đề tài sẽ đạt chất lượng cao hơn.
Trong quá trình thực hiện khóa luận này, tôi đã nhận được sự hướng dẫn
tận tình của cô giáo Ths. Nguyễn Thị Kim Chi cùng các thầy, cô giáo trong
Khoa Quản trị văn phòng, cũng như sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo Cục và
các cán bộ, chuyên viên trong Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn. Qua
đây, tôi xin được chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu đó./.
Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2016
Tác giả
Nguyễn Thị Quyên
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 6 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1.
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm quản lý
Cùng với sự phát triển của phương thức xã hội hóa sản xuất và sự mở
rộng trong nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận thức và sự lý giải
khái niệm quản lý càng trở nên rõ rệt.
Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu khác nhau, nhiều học giả trong và
ngoài nước đã đưa ra rất nhiều giải thích không giống nhau về quản lý như sau:
Theo F.W Taylor (1856-1915): là một trong những người đầu tiên khai
sinh ra khoa học quản lý và là “ông tổ” của trường phái “quản lý theo khoa học”
tiếp cận quản lý dưới góc độ kinh tế-kĩ thuật đã cho rằng: “Quản lý là hoàn
thành công việc của mình thông qua người khác và biết được một cách chính
xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”
Theo Henrry Fayol (1886-1925): là người đầu tiên tiếp cận quản lý theo
quy trình và là người có tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng quản lý từ
thời kì cận-hiện đại tới nay, quan niệm rằng: “ Quản lý là một tiến trình bao gồm
tất cả các khâu: lập kế hoạch, tổ chức, phân công điều khiển và kiểm soát các nỗ
lực của cá nhân, bộ phận và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực vật chất khác
của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra”
JH Donnelly James Gibson và J.M Ivancevich trong khi nhấn mạnh tới
hiệu quả sự phối hợp hoạt động của nhiều người đã cho rằng: “ Quản lý là một
quá trình do một người hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động
của những người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ
không thể nào đạt được”
Stephan Robbins quan niệm: “ Quản lý là tiến trình hoạch định, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm soát những hành động của các thành viên trong tổ chức và sử
dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra”
Robert Albanese: "Quản lý là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 7 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi
để đạt được mục tiêu của tổ chức"
Harol Koontz: "Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề
ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những
người khác" (Những vấn đề cốt yếu của quản lý. NXB khoa học - Kỹ thuật,
1993).
Nguyễn Minh Đạo: "Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng
dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục
tiêu đã đề ra" (Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997).
Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu
quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn
lực của tổ chức" (Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH KTQD, Hà Nội 2001)
Từ những quan niệm này cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và
cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức. Đó là quá trình tạo nên
sức mạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức
nhằm đạt được mục tiêu chung.
Từ các khái niệm trên, tôi xin đưa ra khái niệm quản lý như sau:
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối
tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, thời cơ
của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động.
1.1.2. Khái niệm công tác văn thư
Văn thư dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản bao gồm cả văn
bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật kí, di chúc…) và văn bản
do cơ quan Nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý,
điều hành công việc chung.
Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng,
Nhà nước, các tổ chức chính trị-xã hội, các tổ chức kinh tế…dùng để ghi chép
và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công
tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo,
duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ, lập hồ sơ…những
công việc này được gọi là công tác văn thư.
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 8 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Có rất nhiều định nghĩa, khái niệm đưa ra về công tác văn thư.
Theo giáo trình “Nghiệp vụ văn thư” của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội,
NXB Giao thông vận tải, Hà Nội (2009): “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc
của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội,
đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức).” [2;13].
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư: “ Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao
gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và
sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.
Tuy nhiên, khóa luận của tôi thống nhất sử dụng khái niệm về công tác
văn thư trong Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư để tiến hành khảo sát công tác văn thư tại
VPCKTHTVPTNT.
1.1.3. Khái niệm văn bản
Hiện nay, có rất nhiều quan điểm khác nhau về văn bản.
Theo từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước
xuất bản năm 1992, đã đưa ra định nghĩa như sau về thuật ngữ “văn bản”:
Hiểu theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn
ngữ, có giá trị pháp lý.
Hiểu theo nghĩa hẹp, văn bản là các công văn giấy tờ hình thành trong
hoạt động của các cơ quan như Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định,
Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo, Kế hoạch, Báo cáo…
Theo giáo trình “Văn bản học và Lưu trữ học đại cương” do Nhà xuất bản
Giao dục ấn hành năm 1996, khái niệm “văn bản” được hiểu theo hai nghĩa:
Hiểu theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn
ngữ (tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ của con người)
Hiểu theo nghĩa hẹp, văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ
hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ
quan).
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 9 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hiện nay, thông thường văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp được chấp
thuận nhiều hơn. Song, dù văn bản được hiểu theo nhiều cách khác nhau, nhưng
đều có điểm chung là:
- Là vật mang tin được ghi lại bằng ký hiệu ngôn ngữ
- Đều là công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức
- Dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin.
1.1.4. Khái niệm văn bản đi, văn bản đến
Theo Điều 2 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012
về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan:
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn
bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
1.1.5. Khái niệm con dấu
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm con dấu. Tuy nhiên khóa
luận của tôi thống nhất sử dụng khái niệm con dấu theo giáo trình “Nghiệp vụ
văn thư” của Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội như sau:
- Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một
hình dấu cố định trên văn bản.
- Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức
và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các
chức danh nhà nước. con dấu được quản lý theo quy định của Nhà nước.
- Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của
văn bản [2;78].
1.1.6. Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ
Có nhiều quan điểm khác nhau về hồ sơ và lập hồ sơ. Tuy nhiên theo Điều
2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc Hội
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 10 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khóa XIII:
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành hồ sơ trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
1.1.7. Khái niệm lưu trữ cơ quan
Theo Khoản 4, Điều 2 Luật lưu trữ số 01/ 2011/QH13 ngày 11 tháng 11
năm 2011 của Quốc hội khóa XIII:
Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu
trữ của cơ quan, tổ chức.
1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
1.2.1. Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt
động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong Văn phòng, công tác văn thư
không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội
dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt
động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước
của mỗi cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước.
1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác
những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung và mỗi cơ quan
đơn vị nói riêng. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần
thiết. Thực tế cho thấy, thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn
khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin
bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc, có thể sắp xếp công tác văn thư vào
hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý nhà nước mà văn bản chính là
phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 11 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất, đảm bảo chất lượng,
đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, đồng thời hạn chế những vi
phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của
cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau
trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại
đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ
quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý minh chứng cho
hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
Công tác văn thư làm tốt còn góp phần lưu giữ được toàn bộ hồ sơ, tài
liệu bằng văn bản, tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây
là nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên các hồ sơ tài liệu có giá trị cho tài liệu
lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ
chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nếu chất lượng
hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu
trữ cơ quan sẽ thấp, gây khó khăn rất lớn cho công tác lưu trữ.
Công tác văn thư còn góp phần làm giảm bớt các giấy tờ không cần thiết,
tiết kiệm được công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời giữ gìn đầy đủ
những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết
các công việc trước mắt, lâu dài.
Tóm lại, công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng đối với hoạt động
của bộ máy Nhà nước, các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị- xã hội, các
doanh nghiệp…. Làm tốt công tác này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của cơ quan, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước và thúc
đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính ở nước ta hiện nay.
1.3. Nội dung của công tác văn thư
Văn bản là phương tiện thông tin có giá trị chủ yếu của hoạt động quản lý,
nên bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành công tác văn
thư. Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư, công tác văn thư gồm những công việc chính sau:
a. Soạn thảo văn bản
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 12 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
- Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thảo văn bản
- Duyệt, sửa chữa, hoàn thảo bản thảo đã duyệt
- Đánh máy, nhân bản, kiểm tra văn bản trước khi ký
- Ký văn bản.
b. Quản lý và giải quyết văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
+ Trình, chuyển giao văn bản đến;
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Quản lý văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng của văn bản;
+ Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
+ Lưu văn bản đi.
c. Quản lý và sử dụng con dấu
- Các loại con dấu;
- Quản lý con dấu;
- Sử dụng con dấu.
d. Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
1.4. Trách nhiệm quản lý Nhà nước về công tác văn thư
Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư, trách nhiệm quản lý công tác văn thư như sau:
Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước
về công tác văn thư theo những nội dung quy định tại Điều 27 của Nghị định số
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 13 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
nguon tai.lieu . vn
