- Trang Chủ
- Khoa học xã hội
- Khóa luận tốt nghiệp: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng
Xem mẫu
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Sau Đại hội VII năm 1986, nền kinh tế nước ta chuyển từ nền kinh tế bao cấp
sang nền kinh tế thị trường. Kể từ đó nền kinh tế nước ta đã thay đổi nhanh chóng
theo chiều hướng tích cực, cùng với đó là sự ra đời và phát triển của các doanh
nghiệp có quy mô lớn, vừa, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú.
Để tận dụng những thời cơ thuận lợi, hạn chế được những khó khăn, vượt
thách thức để mục tiêu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh luôn đạt được doanh số
năm sau cao hơn năm trước thì các doanh nghiệp phải luôn luôn đổi mới, tự hoàn
thiện mình. Công tác văn phòng đã đóng góp không nhỏ vào mục tiêu lợi nhuận,
doanh thu mà tổ chức đã đặt ra. Văn phòng vốn được coi là cửa ngõ của cơ quan,
tổ chức bởi văn phòng là tai, là mắt, là cánh tay nối dài của lãnh đạo, làm nhiệm vụ
hỗ trợ cho lãnh đạo. Đây là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động
chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ
nhất là đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi… Đồng thời
các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các phòng
ban trong tổ chức chính vì vậy với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được coi
là thứ vũ khí không thể thiếu đối với các nhà quản trị.
Việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là một yêu cầu tất yếu đặt ra cho
mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Bởi nếu coi nhẹ công tác văn phòng, văn phòng không
có kỷ cương, hoạt động không khoa học thì mọi công việc sẽ bị ách tắc, đình trệ,
ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó.
Qua thời gian em thực tập tại phòng Hành chính – Kế toán của Chi nhánh
Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng, em nhận thấy công tác văn
phòng mặc dù có nhiều cố gắng song vẫn còn thiếu sót do Chi nhánh tập trung
nhiều hơn vào hoạt động kinh doanh dịch vụ giám định và công tác tài chính kế
toán. Từ những lý do trên nên em chọn đề tài: “Một số biện pháp nâng cao hiệu
quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định
Vinacontrol Hải Phòng”.
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 1
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức
đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả,
hiệu lực của công tác lãnh đạo. Vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải
cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức được quan tâm đặc biệt.
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận:
- Nghiên cứu lý luận những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng.
- Mô tả, đánh giá thực trạng các nghiệp vụ văn phòng tại Chi nhánh
Vinacontrol Hải Phòng đồng thời thông qua đó em muốn đưa ra một số kiến nghị
của bản thân về công tác văn phòng tại Chi nhánh.
3. Phạm vi nghiên cứu
Hoạt động của công tác văn phòng trong thực tế có nhiều cách hiểu và quan
niệm khác nhau, phản ánh nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi
thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Nội dung
của khóa luận này đi sâu tìm hiểu về thực tế hoạt động của công tác văn phòng tại
Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp sau: điều tra, thống kê, tổng hợp,
so sánh đối chiếu.
5. Bố cục khóa luận: gồm 3 chương
Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng.
Chƣơng 2: Thực trạng về công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ
phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng.
Chƣơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác
văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 2
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
CHƢƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG
VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1 Những vấn đề cơ bản của văn phòng.
1.1.1 Khái niệm văn phòng.
Văn phòng thường được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau và ở mỗi quốc gia
trong từng thời kỳ lịch sử cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, sự tiến bộ của
khoa học quản lý, cách hiểu về văn phòng cũng có sự thay đổi và phát triển.
Tùy theo quy mô và tính chất công việc của công ty, hoạt động văn phòng có
các cấp độ khác nhau, với các tên gọi khác nhau. Ví dụ: Các cơ quan Nhà nước ở
Trung ương có: Văn phòng Quốc hội, văn phòng của các cơ quan, đoàn thể ở
Trung ương; ở địa phương có Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND các cấp,
các sở, ban, ngành, thuộc UBND tỉnh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị lực
lượng vũ trang, doanh nghiệp đều có tổ chức văn phòng giúp việc hoặc phòng
Hành chính.
Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng như:
-Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong cơ
quan. Văn phòng được hiểu như là bộ máy giúp thủ trưởng điều hành hoạt động
của cơ quan, đơn vị hoặc trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị.
-Là địa điểm giao tiếp của cơ quan.
-Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, đơn vị
(phòng Hành chính – Tổng hợp).
Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là hoạt động trong cơ quan Nhà nước và
trong các tổ chức chính trị xã hội.
Như vậy:
Theo nghĩa rộng, văn phòng là một bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức
cho các nhà lãnh đạo quản lý đảm bảo cho các cơ quan, tổ chức, các nhà quản lý
lãnh đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình một cách có hiệu lực
và hiệu quả.
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 3
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
Theo nghĩa hẹp, văn phòng là nơi làm việc, và diễn ra các hoạt động đối nội,
đối ngoại của cơ quan, tổ chức.
Theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng – NXB Thống kê năm 2008 định
nghĩa về văn phòng theo nghĩa chung nhất như sau: “Văn phòng là bộ máy điều
hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ
cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các
điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”.
1.1.2 Vai trò, vị trí của Văn phòng.
Qua cách tiếp cận về văn phòng như đã nêu trên phần nào chúng ta thấy được
vai trò, vị trí quan trọng của văn phòng.
- Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo, cơ quan, tổ chức để
giải quyết mọi công việc của cơ quan, là “Tai mắt” của Thủ trưởng cơ quan. Văn
phòng là nơi nắm giữ mọi thông tin đi và đến, văn phòng chính là bộ phận nghiên
cứu phát triển, đề xuất các vấn đề có liên quan đến quyết định của lãnh đạo, giúp
lãnh đạo điều hành công việc một cách nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả. Nếu
văn phòng không làm việc thì cả hệ thống cũng ngừng hoạt động
- Văn phòng đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan, cho hoạt động của
lãnh đạo cơ quan được thường xuyên, liên tục và đạt được mục tiêu đề ra. Mọi vấn
đề về hậu cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện,…
đến mua sắm các máy móc, trang thiết bị… cũng đều do văn phòng làm cả.
- Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức và
công dân. Với ý nghĩa Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua Văn
phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở. Văn phòng làm
trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp
và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh
nghiệp đến cho lãnh đạo. Văn phòng được ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp, bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối
ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ.
Công tác Văn phòng có vai trò, vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động của
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 4
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
cơ quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động
chung của cơ quan.
1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.
Chức năng:
Văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo, cho tổ chức rất nhiều trong việc ra quyết định
quản lý. Để thể hiện rõ được điều đó chúng ta nghiên cứu văn phòng với 3 chức
năng chính sau :
Chức năng tham mưu :
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động
tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Thực tế các doanh nghiệp
thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng
phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích,
quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định. Hoạt động tham mưu,
trợ giúp cho các cấp quản lý của những người trợ giúp là rất cần thiết và luôn tỏ ra
hữu hiệu bởi nó vừa mang tính tham mưu, vừa mang tính chuyên sâu.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể
làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: Công nghệ,
tiếp thị, tài chính, kế toán… Để có được những thông tin chuyên sâu này thì bộ
phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ phòng ban
chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo
những phương án hành động tổng hợp.
Chức năng tổng hợp:
Đối với một doanh nghiệp việc thu thập thông tin là rất cần thiết. Tất cả
những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ
những thông tin đầu vào và đầu ra, đồng thời cả những thông tin ngược, thông tin
phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng và văn phòng là đầu mối thu thập và
đưa ra những thông tin hữu ích vào việc sử dụng và quản lý theo yêu cầu của các
nhà quản lý.
Quá trình thu thập, quản lý sử dụng thông tin phải tuân thủ theo những
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 5
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công
tác quản lý, đó cũng chính là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn
phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng
tham mưu mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của cơ
quan, tổ chức, đặc biệt đối với mỗi doanh nghiệp.
Chức năng hậu cần:
Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện vật chất, trang thiết bị để
đảm bảo cho hoạt động bình thường của một tổ chức.
Hoạt động của bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều
kiện vật chất như: Nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính…. Những điều
kiện vật chất đó phụ thuộc vào văn phòng mà công tác hậu cần của văn phòng phải
cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cho
mọi đơn vị, bộ phận và các cá nhân trong tổ chức.
Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chỉ tiêu kinh phí, lương
chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, công tác phí, sửa chữa lớn,
xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể.
Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân
viên thực hiện nhiệm vụ.
- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan,
đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục.
- Quản lý chỉ tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước quy định.
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò là chiếc cầu nối của đơn vị
với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và với nhân dân.
Tóm lại:
Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông qua các
chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập vừa bổ
sung, hỗ trợ cho nhau nhằm tạo sự cần thiết khách quan tồn tại, duy trì và phát
triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó.
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 6
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
Nhiệm vụ:
Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên Văn phòng của cơ quan đó có
thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Văn Phòng có
những nhiệm vụ chủ yếu sau: (theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng – NXB
Thống kê năm 2008)
1. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác của cơ quan,
doanh nghiệp:
Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng ban
khác nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hướng phát triển cơ quan,
doanh nghiệp. Trong cơ chế càng có nhiều yếu tố “Động” thì kế hoạch càng phải
chặt chẽ hơn, tránh rủi ro nhiều hơn.
Tất cả các văn phòng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình
công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan
đơn vị. Đặc biệt với công tác văn phòng việc lập kế hoạch hết sức quan trọng vì nó
tránh tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những
chương trình cần thiết của văn phòng.
2. Thu thập tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ cho quá trình ra quyết định:
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin. Thông tin
bao gồm: thông tin kinh tế chính trị, văn hóa, xã hội, môi trường….Những thông
tin thuận, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin là
nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra được những quyết định sáng suốt, kịp
thời và hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà
cần phải có người trợ giúp trong lĩnh vực mà không ai khác chính là văn phòng.
Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải và
lưu trữ. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì có liên
quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của văn phòng mà
còn cả cơ quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy
định về văn thư lưu trữ trong quản lý thông tin. Thông tin được thu thập kịp thời,
đầy đủ, chính xác, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 7
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
đạo cơ quan, doanh nghiệp giải quyết công việc hàng ngày, điều hòa, phối hợp với
các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình.
3. Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản:
Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện
nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát
sinh liên quan đến văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ vào luật,
Chính phủ các bộ, ngành đã ban ngành một số văn bản quan trọng liên quan đến hoạt
động kinh tế chính trị của cá đơn vị tổ chức như: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân
sự… Văn bản luật và văn bản pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành
những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy quy chế các quy định hành chính.
Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý, đúng thẩm
quyền, có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận
nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải
nắm bắt được thông tin đầu vào phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và
chuyển phát thông tin. Đó chính là văn phòng.
4. Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại:
Văn phòng là cầu nối của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác. Muốn tồn
tại và phát triển được thì không thể không hợp tác với các doanh nghiệp khác, với
môi trường bên ngoài. Vì vậy hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp muốn được
diễn ra thường xuyên cần có sự trợ giúp của bộ phận văn phòng.
Khác với các hoạt động trong doanh nghiệp, văn phòng phải hoạt động
thường xuyên trong mọi lĩnh vực đối nội, đối ngoại, kiểm tra giám sát nhằm đảm
bảo tiếp nhận mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng đối với mọi hoạt động của
doanh nghiệp ngay cả khi đơn vị ngừng hoạt động thì bộ phận văn phòng vẫn phải
làm việc tiếp tục để đảm bảo công tác an ninh trật tự và thông tin thông suốt.
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 8
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
5. Xây dựng củng cố bộ máy văn phòng và duy trì hoạt động thường xuyên, liên
tục của văn phòng:
Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm
thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần
tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất
của toàn bộ hệ thống.
Việc chăm lo, bồi dưỡng cho cán bộ văn phòng có năng lực, trình độ am hiểu
kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính là nhiệm vụ cấp bách đối với các cơ quan, doanh
nghiệp. Việc củng cố bộ máy văn phòng phải được diễn ra trên cả góc độ quản lý
và đảm bảo tính hiện đại của văn phòng. Nhất là khi công nghệ thông tin ngày
càng phát triển như hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lực, cố gắng để kịp
với tốc độ phát triển xã hội nói chung nhưng cũng phải phù hợp với sự phát triển
của cơ quan, doanh nghiệp mình.
Ngoài ra, hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và các
phòng ban, đơn vị khác thông qua chức năng tham mưu, hậu cần đồng thời cũng
gắn với hoạt động của các bộ phận, phòng ban này thông qua việc kiểm tra, đôn
đốc thực hiện. Vậy nên để duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng
cần có sự phối hợp đồng bộ, mật thiết của các bộ phận, phòng ban chuyên môn
trong cơ quan, doanh nghiệp.
6. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chỉ tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan,
doanh nghiệp:
Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng. Làm tốt công tác hậu cần,
văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan, doanh
nghiệp. Công tác hậu cần nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau:
- Cung cấp các điều kiện phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên
thực hiện nhiệm vụ.
- Mua sắm quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm
bảo hoạt động của cơ quan được diễn ra liên tục.
- Quản lý chỉ tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước quy định.
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 9
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò cầu nối của đơn vị với cơ quan
cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân.
- Đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa tạo lập diện mạo cơ quan
trang nghiêm, văn minh hiện đại.
7. Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khỏe
cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp:
Công tác đảm bảo an toàn gồm các nội dung sau:
- Bảo vệ sức khỏe, đảm bảo an toàn lao động cho người lao động theo quy
định đối với từng chức danh nghề nghiệp.
- Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trường nơi làm việc
- Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn cho
các trang thiết bị.
- Đảm bảo an ninh trật tự: thường trực, bảo vệ, tuần tra, canh gác cơ quan
trong và ngoài giờ làm việc; kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ.
- Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông vận tải.
- Phối hợp, liên kết với địa phương và liên cơ quan, doanh nghiệp trong bảo
vệ trật tự an toàn xã hội.
1.1.4 Những yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động văn phòng
1.1.4.1 Môi trƣờng bên trong doanh nghiệp, tổ chức
Các yếu tố thuộc bên trong doanh nghiệp, tổ chức gồm có: cơ cấu tổ chức,
văn hóa tổ chức, chiến lược phát triển, nguồn nhân lực, cơ chế hoạt động văn
phòng, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật.
a. Yếu tố cơ cấu tổ chức:
Hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của cơ quan, doanh nghiệp, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh,
các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan, doanh nghiệp đó tham gia.
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể được quy định bởi cơ quan cấp
trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 10
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
mô và tính chất hoạt động của mỗi văn phòng. Các quy định đó cùng với các chế
độ, chính sách khác của Nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt
động của văn phòng. Cùng trong yếu tố tổ chức này, hoạt động văn phòng chịu ảnh
hưởng trong mối quan hệ tương tác với các phòng ban, bộ phận khác trong cơ
quan, doanh nghiệp.
b. Yếu tố văn hóa tổ chức, doanh nghiệp:
Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu, văn hóa đã thực sự trở thành một sức
mạnh quan trọng của mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp và mỗi quốc gia. Văn hóa tổ
chức có thể hiểu theo nhiều định nghĩa khác nhau:
- Theo Tunstall (1983): Văn hóa tổ chức có thể được mô tả như một tập hợp
chung các tín ngưỡng, thông lệ, hệ thống giá trị, quy chuẩn hành vi ứng xử và cách
thức hoạt động riêng của từng tổ chức. Các mặt đó quy định mô hình hoạt động
của tổ chức và cách ứng xử của các thành viên trong tổ chức đó.
- Theo Farmar (1990): Văn hóa tổ chức được hiểu là tổng của các quan niệm,
niềm tin, giá trị - những yếu tố mà các thành viên của tổ chức chia sẻ, chuyển tải
thông qua: "Làm cái gì ? Làm như thế nào ? và Ai làm ?".
Những định nghĩa trên tạo nên quan niệm về văn hóa tổ chức mà trong thực tế
được biểu đạt gắn với từng loại hình thể chế nghề nghiệp như: sản xuất - kinh
doanh, hành chính, giáo dục - đào tạo... Từ các định nghĩa nêu trên có thể đưa ra
quan niệm chung nhất về văn hóa tổ chức, đó là: "Văn hóa tổ chức là toàn bộ các
yếu tố văn hóa được chủ thể (tổ chức) chọn lọc, tạo ra, sử dụng và biểu hiện trong
quá trình hoạt động từ đó tạo nên bản sắc riêng có của một tổ chức".
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, một tổ chức phải là nơi thu hút đội ngũ nhân
viên có chất lượng cao cả ở trong nước và quốc tế. Tuy nhiên khi môi trường làm
việc có tính đa dạng về nguồn gốc xuất thân, dân tộc, tôn giáo hay trình độ học vấn
dường như sẽ xuất hiện mâu thuẫn là làm giảm những giá trị văn hóa mà các thành
viên của tổ chức đó đang cố gắng để xây dựng và gìn giữ. Do đó khi xây dựng văn
hóa tổ chức nếu không xem xét đến khía cạnh này, chính văn hóa sẽ là rào cản cho
sự đổi mới, hợp tác và hội nhập.
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 11
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
Văn hóa doanh nghiệp có vai trò (tích cực nếu nó phù hợp với môi trường
thay đổi, với tiến bộ xã hội và tác động tiêu cực khi nó đã lỗi thời) trong việc:
- Tạo ra bản sắc riêng và tính thống nhất trong cam kết của lãnh đạo và của
mọi thành viên trong doanh nghiệp về mục đích và mục tiêu mà doanh nghiệp
phải đạt tới.
- Văn hóa doanh nghiệp có thể cải tiến hoặc có thể bóp méo một hệ thống
thông tin chính thức trong doanh nghiệp; tác động tới tiến trình cải tổ của doanh
nghiệp... thông qua gây ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi chiến lược hoặc và cơ
cấu của doanh nghiệp.
Vì vậy, một quốc gia không thể tồn tại và phát triển nếu không bảo tồn, gìn
giữ được nền văn hóa truyền thống của mình. Một gia đình sẽ không thể đầm ấm
sum vầy và đóng góp tích cực cho xã hội nếu không có gia phong, gia giáo. Cũng
như vậy một doanh nghiệp sẽ không thể có một sự nghiệp lâu dài, bền vững nếu
không có một nền văn hóa đặc thù hoặc tệ hơn, môi trường văn hóa của doanh
nghiệp lại là một bầu không khí căng thẳng ức chế hoặc đầy rẫy bất công.
c. Yếu tố chiến lược của tổ chức:
Một vấn đề hết sức quan trọng đối với một tổ chức đó là hoạch định chiến
lược phát triển. Hoạch định chiến lược phát triển thường phụ thuộc rất lớn ở vai trò
của các nhà lãnh đạo. Tuy nhiên một chiến lược dù tốt đến mấy chỉ có thể thành
công khi tạo dựng được niềm tin và quyết tâm của các cá nhân trong tổ chức đó
theo đuổi và thực hiện.
Thực tế đã chứng minh nếu không xác định được một chiến lược phát triển
đúng, nhà doanh nghiệp rất có thể tự mình lao vào những cạm bẫy không thể rút ra
được, dẫn đến tình hình kinh doanh sa sút và thậm chí phá sản. Doanh nghiệp có
thể đặt mục tiêu và quyết định đầu tư vào một lĩnh vực mới với hy vọng phát triển,
nhưng đó không đánh giá được hết đối thủ cạnh tranh, tiềm lực của mình... mà có
thể dẫn đến thua lỗ. Nguyên nhân dẫn đến việc doanh nghiệp ngày càng sa sút có
thể rất nhiều; có thể rõ ràng hoặc còn tiềm ẩn. Có thể do doanh nghiệp không có
một bộ máy tổ chức hợp lý, quản lý nhân sự chưa hiệu quả, chi phí quản lý quá
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 12
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
cao, hoặc cũng có thể do sản phẩm của doanh nghiệp không được đổi mới, thị phần
ngày càng giảm, không sử dụng đúng các chiến lược về giá, marketing...
Khi nghiên cứu môi trường để hoạch định chiến lược phát triển, người ta
thường quan tâm đến sự phù hợp của chiến lược trên cơ sở xem xét ở các khía
cạnh: cấu trúc, hệ thống, con người và văn hóa của tổ chức.
Trong quá trình xây dựng chiến lược, doanh nghiệp luôn “đứng trên đỉnh núi”
để nhìn bao quát mọi vấn đề. Không ôm đồm mọi thứ, doanh nghiệp xác định rõ:
làm cái gì và không làm cái gì, cái nào cần ưu tiên, bước nào là nền tảng cho các
bước tiếp theo, các nguồn lực được phân bổ như thế nào cho phù hợp…
Một chiến lược đúng thì các thành tố cấu thành chiến lược phải đúng (từ mục
tiêu cho đến việc chọn hướng đi, cách thức đi, những nguồn lực cần thiết và
phương thức vận hành chiến lược theo từng giai đoạn sao cho phù hợp).
d.Yếu tố nhân sự:
Trong quá trình phát triển doanh nghiệp, đầu tư vào chất xám, vào con người
là quan trọng nhất. Năng lực làm việc của con người là vô tận. Họ cần có áp lực
công việc để trưởng thành và sáng tạo hơn.
Lãnh đạo doanh nghiệp cần phải biết cách thúc đẩy tinh thần cho nhân viên,
tạo điều kiện để nhân viên cùng nhau thi thố khẳng định chính mình. Một môi
trường làm việc có thể đánh thức tiềm năng của nhân viên, góp phần đảm bảo cho
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất là rất quan trọng.
Người quản lý tốt là người biết sử dụng quyền uy chứ không phải quyền lực để
điều khiển nhân viên.
Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện nay, con người có ý nghĩa rất
to lớn đối với hoạt động của công tác văn phòng. Yếu tố này ngày càng có vai trò
quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác
văn phòng không được coi trọng, thậm chí văn phòng là nơi dồn dịch những người
dôi dư, khó sắp xếp ở các bộ phận khác trong cơ quan. Mặt khác, cơ cấu lao động
văn phòng hiện đang thay đổi mạnh mẽ do những quy định mới của Nhà nước. Vì
vậy, yếu tố con người rất quan trọng, bởi liên quan đến việc tổ chức quản lý, điều
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 13
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
hành, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu không có
yếu tố này hoặc yếu tố này hoạt động không tốt thì văn phòng ngừng trệ hoặc làm
việc kém hiệu quả. Khai thác tốt yếu tố này với năng lực, nghệ thuật quản lý điều
hành sẽ giúp cho hoạt động của văn phòng diễn ra thường xuyên, có hiệu quả, tăng
tính sáng tạo, tiết kiệm chi phí… Ngược lại, sẽ kìm hãm, bế tắc trong các hoạt
động của văn phòng. Do đó, đòi hỏi nhân viên là những người có kỹ năng chuyên
môn, ý thức trách nhiệm cao…thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
e. Yếu tố cơ chế hoạt động của văn phòng:
Cơ chế hoạt động của văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay
đang có nhiều cải tiến. Vai trò của văn phòng ngày càng được đánh giá đầy đủ và
rõ ràng hơn. Sự ràng buộc trách nhiệm giữa văn phòng với các phòng ban chuyên
môn ngày càng được củng cố. Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong việc
liên kết phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp, có vai
trò ngày càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống
lãng phí và chống tham nhũng.
f. Yếu tố cơ sở vật chất kỹ thuật:
Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng được đảm bảo giúp truyền tải và thực
hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo, có ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao
động, chất lượng công việc, tác động đến quá trình quản lý điều hành của các nhà
lãnh đạo. Yêu cầu đặt ra đối với yếu tố này là luôn đầy đủ về số lượng, phù hợp
với nhu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hóa trang
thiết bị và người lãnh đạo phải kết hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính
thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí…
1.1.4.2 Môi trƣờng bên ngoài doanh nghiệp, tổ chức
Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp, tổ chức gồm có: chính
sách, pháp luật, kinh tế xã hội.
a. Yếu tố chính sách, pháp luật của Nhà nước:
Chính sách, pháp luật trực tiếp ảnh hưởng đến sự tồn tại, phát triển của cơ
quan, doanh nghiệp vì mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều hoạt động dựa trên sự quản
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 14
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
lý của Nhà nước bằng các quy định, pháp luật do Nhà nước ban hành.
Những chính sách quy định của Nhà nước về văn phòng tạo ra hành lang pháp
lý chung cho quá trình định hướng phát triển của doanh nghiệp, là căn cứ để văn
phòng xây dựng nội quy hoạt động, chính sách của mình. Những chính sách này
phải đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tổ
chức, hoạt động của doanh nghiệp nói chung và quy trình quản lý văn phòng nói
riêng. Điều này cũng luôn đòi hỏi hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải
luôn được hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và
mang tính khả thi khá cao là điều kiện để công tác văn phòng được thực hiện có
hiệu quả, nâng cao uy tín của lãnh đạo văn phòng đồng thời tăng niềm tin và năng
suất lao động của nhân viên.
Những chính sách hoặc quy định bất hợp lý mang tính hình thức hoặc được
hình thành một cách độc đoán sẽ dẫn đến sự hỗn loạn trong tổ chức, làm mất niềm
tin, xảy ra chống đối và khả năng thực thi thấp. Vì vậy, lãnh đạo văn phòng cần lựa
chọn phương thức, đề ra những quy chế cho phù hợp.
b. Yếu tố kinh tế xã hội:
Mọi doanh nghiệp đều phải vận hành hoạt động theo các quy luật kinh tế, xã
hội vì các quy luật đó có tác động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và cả
hoạt động của văn phòng. Nếu thị trường, chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến
khích doanh nghiệp đầu tư, hiện đại hóa trang thiết bị trong doanh nghiệp trong đó
có văn phòng. Không những kinh tế ổn định, phát triển mà còn góp phần cải tạo tự
nhiên xã hội tạo ra môi trường kinh tế vững chắc và lành mạnh.
Mặt khác sự tăng trưởng, phát triển kinh tế đất nước, trong khu vực và thế
giới có ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp. Nó vừa là cơ hội vừa
là thách thức đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước
đi đúng hướng trong đó văn phòng và hoạt động quản lý cũng được quan tâm, cải
tiến cho phù hợp với sự phát triển đó nhưng vẫn phù hợp với sự phát triển của danh
nghiệp, đặc biệt là xu thế trên thế giới tác động đến quản trị văn phòng thì đòi hỏi
doanh nghiệp không ngừng học hỏi sự tiến bộ, cập nhật các kỹ thuật phù hợp với
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 15
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
thực trạng của doanh nghiệp nhưng không đánh mất đi giá trị truyền thống, nét văn
hóa doanh nghiệp của đất nước và trong khu vực.
Như vậy, sự tác động của các yếu tố trên đều ảnh hưởng đều hoạt động văn
phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, cần vận dụng những điều kiện
thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của
doanh nghiệp cũng như hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất mà vẫn
tiết kiệm chi phí hoạt động.
1.2 Những vấn đề cơ bản về công tác văn phòng.
1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng
Hiểu văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:
- Đầu vào của công tác văn phòng bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo,
tổ chức quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế, chính trị, xã hội,
hành chính, môi trường theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được các
kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị.
- Đầu ra của công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu
và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của
lãnh đạo.
Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm công việc tổ chức quản lý và sử
dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, đơn vị nhằm đạt
được kết quả mong muốn.
1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng.
Từ việc phân tích chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có thể
khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Văn phòng hoặc phòng Hành chính là “bộ nhớ” của các nhà lãnh đạo, là tai, là
mắt của cơ quan, đơn vị. Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương, khoa học
thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và hiệu quả.
Trong thời đại “bùng nổ thông tin” các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính
sự nghiệp đều quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra quyết
định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội. Yếu tố
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 16
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
quyết định đến thành bại của cơ quan tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi
thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin gắn liền
với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng
trong bất kỳ tổ chức nào.
Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác vào văn
phòng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này
một cách khoa học. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần trực tiếp và thường xuyên
chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững
mạnh. Một văn phòng trì trệ yếu kém, lộm thuộm là biểu hiện của sự thiếu quan
tâm của thủ trưởng. Chánh, phó văn phòng hoặc trưởng phòng hoặc phó phòng
Hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của thủ trưởng
về công tác văn phòng. Hàng ngày Chánh, phó văn phòng giúp thủ trưởng điều
hành mọi công việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng
cơ quan về công tác văn phòng.
1.3 Hiệu quả của hoạt động công tác văn phòng.
Tổ chức kế hoạch hoạt động công tác văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với
hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có tác dụng thúc đẩy hoạt động của văn
phòng cơ quan đem lại hiệu quả cao. Bởi vì:
- Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc của thủ tướng cơ quan, doanh nghiệp
nên hoạt động của lãnh đạo cơ quan, tổ chức sẽ trôi chảy, thuận lợi không chồng chéo,
làm giảm bớt gánh nặng công việc cho người lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp.
- Văn phòng là một bộ máy của cơ quan, nơi giao tiếp công việc của cơ quan
với nhân dân, với khách hàng. Thông qua văn phòng, các cơ quan bên ngoài, bạn
hàng có thể hiểu được phần nào hình thức hoạt động, loại hình kinh doanh sản xuất
cách thức tổ chức hoạt động của cơ quan từ đánh giá được khả năng và vị trí trên
thị trường của cơ quan.
Trong quá trình hoạt động văn phòng luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ các loại
vật dụng cần thiết, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan thông suốt
có hiệu quả cao, không trì trệ.
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 17
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
Tóm lại:
Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng cho thấy vị trí
đặc biệt quan trọng của văn phòng trong mỗi cơ quan tổ chức vì thế việc không
ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng trong mỗi tổ chức là
việc làm hết sức cần thiết và càng trở nên quan trọng hơn trong nền kinh tế thị
trường cạnh tranh với những đòi hỏi khắt khe trên tất cả lĩnh vực trong đó có công
tác văn phòng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 18
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
CHƢƠNG II
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CHI NHÁNH
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH VINACONTROL
HẢI PHÒNG
2.1 Giới thiệu khái quát về Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Giám định
Vinacontrol Hải Phòng và Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng
Ngay sau ngày miền Bắc hoàn toàn giải phóng, công tác xuất nhập khẩu được
hình thành và ngày càng mở rộng để phục vụ cho công cuộc xây dựng lại đất nước.
Nhà nước ta đã quan tâm đến việc quản lý hàng hóa XNK. Vì vậy ngay từ tháng
4/1955, Phòng Kiểm nghiệm hàng hóa XNK đã ra đời, nằm trong Sở Hải Quan
Trung ương. Trước tình hình công tác xuất nhập khẩu hàng hóa ngày càng phát
triển ngày 24/10/1957 Bộ trưởng Bộ Thương Nghiệp (tiền thân của Bộ Ngoại
Thương sau này) đã có quyết định số 514/BTN-TCCB tách phòng Kiểm nghiệm
thuộc Sở Hải Quan, để thành lập Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK.
Hoạt động của Cục Kiểm nghiệm nhằm quản lý hàng hóa XNK về chất
lượng, số lượng, khối lượng, bao bì đóng gói, ký mã hiệu v.v… và cấp giấy chứng
nhận cho các lô hàng hợp cách xuất khẩu nhằm bảo vệ và giữ uy tín hàng hóa
XNK của Việt Nam trên thị trường thế giới, bảo vệ chính đáng của 2 bên mua bán.
Cục Kiểm nghiệm gồm 3 nhiệm vụ lớn là: kiểm nghiệm hàng hóa XNK, giám
định hàng hóa XNK và kiểm dịch thực vật cho hàng hóa XNK.
Do quá trình phát triển đi lên theo hướng chuyên sâu, năm 1962 Nhà nước có
quyết định giao nhiệm vụ kiểm dịch thực vật sang Bộ Nông Lâm Nghiệp quản lý
và đến năm 1974 Bộ Ngoại Thương có quyết định số 513/BNgT-TCCB ngày
16/7/1974 tách Sở giám định hàng hóa XNK ra khỏi Cục Kiểm nghiệm hàng hóa
XNK và đổi tên thành Công ty giám định hàng hóa XNK Việt Nam (Vinacontrol).
Từ đó Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK cũng như Công ty giám định hàng hóa
XNK Vinacontrol ngày càng có điều kiện phát triển và mở rộng không ngừng.
Từ chỗ chỉ có 3 phòng ở Cục (Hà Nội) và một Phân cục ở Hải Phòng, để đáp
ứng nhu cầu ngày càng phát triển của công tác XNK, nhất là sau khi miền Nam
hoàn toàn giải phóng, tổ chức bộ máy của Cục có bước phát triển vượt bậc. Cơ
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 19
- Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
quan Văn phòng Cục tại Hà Nội có 10 phòng và 8 đơn vị trực thuộc tại các cảng
khẩu và khu vực xuất nhập khẩu lớn trong cả nước từ Hải Phòng, Quảng Ninh,
Vinh, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang, TP.Hồ Chí Minh đến Cần Thơ. Mỗi đơn vị
trực thuộc Cục ngoài chức năng chủ yếu là quản lý chất lượng hàng xuất khẩu còn
có trách nhiệm giúp đỡ các tổ chức kiểm nghiệm của các đơn vị sản xuất, kinh
doanh, hàng xuất khẩu (KCS) tạo thành một mạng lưới quản lý chất lượng hàng
xuất khẩu rộng lớn trong cả nước.
Bước ngoặt mang tính quyết định đối với Vinacontrol là cuối năm 1988 đầu
năm 1989 theo Quyết định số 402/KTĐN-TCCB ngày 12/11/1988 của Bộ Kinh tế
Đối ngoại hợp nhất 2 tổ chức Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK và Công ty giám
định hàng hóa XNK thành Công ty giám định hàng hóa XNK Vinacontrol. Đây là
thời điểm đánh dấu bước phát triển đặc biệt quan trọng của Vinacontrol trong cơ
chế thị trường. Từ ngày 01/06/2005 Công ty chính thức hoạt động theo chế độ sở
hữu cổ phần với:
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH VINACONTROL.
Tên giao dịch: THE VIET NAM SUPERINTENDENCE AND
INSPECTION JOINT STOK COMPANY.
Tên viết tắt: VINACONTROL.
Địa chỉ: Số 54 – Trần Nhân Tông – Hà Nội.
Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0103008113.
Vốn điều lệ: 78.750.000.000 đồng (bảy mươi tám tỷ bảy trăm năm mươi
triệu đồng chẵn).
Ngƣời đại diện theo pháp luật của Công ty: Ông Bùi Duy Chính – Chủ
tịch Hội đồng quản trị.
Ngày21/12/2006, Công ty chính thức niêm yết cổ phiếu trên trung tâm giao
dịch chứng khoán Hà Nội với:
1. Mã chứng khoán là VNC.
2. Khối lượng đăng ký giao dịch: 7.785.000 cổ phiếu.
3. Giá trị đăng ký giao dịch: 78,75 tỷ đồng.
Vinacontrol được thành lập ngày 24/10/1957, nay đã trở thành tổ chức giám
định lớn nhất Việt Nam.
Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 20
nguon tai.lieu . vn
