Kho thư viện: Thực tiễn chuyển từ tích lũy kho đến thực hiên chiến lược quản lý kho

Nhòn ra thï giúi KHO THÛ VIÏN: THÛC TIÏN CHUYÏN TÛ TÑCH LUY KHO ÀÏN THÛC HIÏN CHIÏN LÛÚC QUAN LY KHO ho thû viïn chiïm möt võ trñ àùc biït àiïn tû, mú àêu cho qua trònh ky thac tai liïu. trong cú sú vêt chêt ky thuêt cua thû Viïc quan ly qua trònh àûa sach tû kho cho ngûúi sû dung bùt àêu àûúc têp trung hoa, ma viïc thûc hiïn chûúng trònh “Cai tö kho sach” cho phep àöi múi möt cach cú ban viïc bao quan lûu giû bùng cach thay thï cac gia sach cö àõnh Co möt thúi, ngûúi ta xac àõnh loai hang bùng cac hï thöng gia cú àöng FlexiMobile. thû viïn theo khöi lûúng kho. Ngay ca bêy thû ,viïn nhû la möt trong nhûng tiïu chñ quan hònh tai liïu. Kï hoach bö sung theo loai hònh trong nhêt àï phên hang thû viïn. Tuy nhiïn, lai toan bö. Trong qua trònh hònh thanh kho va àa thay àöi cach nhòn nhên cua mònh vï kho phuc vu ngûúi sû dung, Thû viïn àa ap dung sach. Ngay nay, trong cöng tac töl chûc kho, Tû tñch luy àïn chiïn lûúc phat triïn chiïm võ trñ àêu tiïn. Qua trònh tñch luy kho àa chuyïn sang qua trònh phat triïn kho trong vong 15 nùm gên àêy. Möt trong nhûng nguyïn nhên chñnh la XX, va ca qui chï àa thay àöi, buöc Thû viïn khung hoang bao quan sach: àï phên bö kho trung ûúng cua Karelija phai tòm nhûng con àûúng phat triïn múi. Thû viïn bêy giú àa la Thû viïn quöc gia nûúc Cöng hoa Karelija (sau àêy goi tùt la TVQGCHK) vên la thû Ban chêt cua chiïn lûúc phat triïn kho sach viïn trung ûúng nhûng con mang tñnh töng cua TVQGCHK la: möt mùt, han chï khöi húp va àai chung. Trong möi liïn hï nay, lûúng tai liïu, mùt khac, phat triïn truy cêp kho. ngûúi ta xac àõnh muc àñch, nhiïm vu va Àï àanh gia kho hiïn nay, Thû viïn sû phûúng hûúng phat triïn cua Thû viïn, bao dung nhûng tiïu chñ sau: göm ca tö chûc kho. Luc ào, kho bao göm cac - Sö lûúng sach múi nhêp vao hang nùm liïu nûúc ngoai, thû viïn y hoc, kho tai liïu (tñnh theo àêu tïn) la khoang 10% sö lûúng trûúc, TVQGCHK thöng qua nghõ quyït vï àõnh ky - khoang 20% sö lûúng àûúc àûa vao thaTêp thï Thûhviïnöàa tiïn .hanh möt cöng - Àö sêu vï mùt thúi gian cua kho cho phep viïc rêt quan trong vï hiïn àai hoa qua trònh ngûúi sû dung, chùng han, khoang 50% la cac tai liïu 20 nùm gên àêy, gên 2 van ban la sûu têp sach quñ hiïm thï ky XVIII-XIX va àêu thï ky XX, gên 4 van ban (khoang 2 van àêu • Mö ta cac kho tai liïu àõa chñ quñ hiïm; tïn) la sûu têp tai liïu àêy àu nhêt vï Karelija. • Lam cac ban thuyït minh cho toan bö tai liïu. Nhûng tiïu chñ sû dung nguön lûc cua Thû Ngoai ra, ngûúi ta con xêy dûng muc luc viïn co xu hûúng tùng lïn, trong sö ào, ngoai THÖNG TIN vaâTÛ LIÏU - 3/2015 41 Nhòn ra thï giúi cac tiïu chñ truyïn thöng (sö lûúng ngûúi sû dung, sö lûút ban àoc àïn thû viïn, sö lûúng sach xuêt ra cho mûún), cac tiïu chñ khac cung tùng lïn, àùc trûng cho sû tûúng ûng cua trònh àö phat triïn cua thû viïn vúi kha nùng cua no (khöi lûúng cua muc luc àiïn tû va sö lûúng tòm àïn muc luc nay, sö lûúng ngûúi sû dung bïn ngoai, sö lûúng cac àöi tac vï viïc cung cêp tai liïu theo àûúng àiïn tû, kha nùng truy cêp nguön lûc cua cac thû viïn va cac hï thöng thöng tin khac. Thanh phên kho mang tñnh töng húp va theo nhûng thöng sö khac nhau danh cho nhûng loai ngûúi sû dung nhêt àõnh: 85% kho la tai liïu chuyïn nganh; 67% la sach va 26% la xuêt ban phêm àõnh ky; trong kho têp húp tai liïu bùng ngön ngû cua cac dên töc Karelija va hún 10 ngön ngû nûúc ngoai. Vï loai hònh, kho bao göm cac tai liïu chñnh thûc, tai liïu khoa hoc, phö biïn khoa hoc, tai liïu phuc vu san xuêt, tai liïu àai chung. Theo quyït àõnh cai tö thû viïn vï nhiïm vu thiït kï ky thuêt, ngûúi ta chu y àûa vao möt loat thöng sö han chï sû phat triïn cua kho, nhû: khöi lûúng kho - 2 triïu àún võ bao quan, sach nhêp hang nùm la 35-40 nghòn àún võ, thanh loc hang nùm: 15-20 nghòn àún võ, thúi han sû dung cua toa nha sau khi cai tö - 150 nùm. Nhiïm vu ky thuêt trong giai àoan thiït kï kho sach tûúng lai co cac tiïu chñ sau: - Lûa chon tai liïu cho cac kho thû viïn; - Bö sung cac kho; - Bao quan. Nhû vêy, chiïn lûúc phat triïn kho cho phep tiïp tuc chuyïn sang chiïn lûúc quan ly kho. Viïc thûc hiïn ba tiïu chñ nay trong thûc tï hoat àöng cua TVQGCHK àûúc thûc hiïn cu thï nhû sau: Tiïu chñ lûa chon tai liïu Y tûúng cú ban vï phat triïn cac thû viïn cua Karelija àûúc ghi trong tai liïu “Cac quan niïm phat triïn sû nghiïp thû viïn ú nûúc CH Karelija cho àïn nùm 2010” va àûúc nïu trong nhiïm vu cua cac thû viïn: “Thû viïn va 42 thöng tin la nhên tö phat triïn xa höi dên chu”. Cöng àöng thû viïn Karelija va TVQGCHK la thû viïn chñnh cua khu vûc, àûa chûc nùng thöng tin lïn võ trñ hang àêu trong sû phat triïn nganh. Tû luên àiïm nay, toat ra tiïu chñ àêu tiïn cua viïc lûa chon - ào la gia trõ thöng tin. Trïn thûc tï, gia trõ thöng tin cua tai liïu àûúc quyït àõnh búi: - Tñnh cêp thiït cua àï tai; - Mûc àö trònh bay cac tri thûc va thanh tûu múi nhêt vï àï tai àûúc khai thac; - Uy tñn cua ngûúi tao ra tai liïu; - Sû phu húp vúi diïn cua thû viïn va kha nùng ûng dung búi cac thanh phên sû dung khac nhau; - Hiïn trang va kha nùng sû dung nhiïu lên. Vai tro àöc àao cua TVQGCHK vúi tû cach la kho lûu trû quöc gia va Viïn sach cua nûúc cöng hoa quyït àõnh tiïu chñ lûa chon tai liïu sau àêy: ào la mûc àö àêy àu töi àa cua viïc hònh thanh kho tai liïu àõa chñ - têt ca nhûng gò àûúc xuêt ban ú Karelija va noi vï Karelija, bêt kï núi xuêt ban, àïu phai hiïn diïn trong kho cua thû viïn. Möt trong nhûng chûc nùng cua thû viïn vúi tû cach la Trung têm phat triïn nghï nghiïp can bö thû viïn cua Karelija cung quyït àõnh ca möt tiïu chñ lûa chon nhû: cö gùng bö sung àêy àu kho vï sû nghiïp thû viïn. Trong thanh phên thï loai cua kho, ûu tiïn lûa chon la cac tai liïu chñnh thûc, tai liïu tra cûu, bach khoa thû, tai liïu khoa hoc va phö biïn khoa hoc, tai liïu giao khoa, va ca cac tai liïu chuyïn mön nûa. Kho tai liïu hiïn àai bao göm cac tai liïu khac nhau, àûúc lûu trû trïn cac vêt mang tin truyïn thöng va phi truyïn thöng. Trong ào, tó lï cac tai liïu lûu trû trïn cac vêt mang ky thuêt sö, bïn trong tûng loai hònh, cên àûúc tùng lïn thûúng xuyïn. Hiïn nay, cac tai liïu sö chiïm 0,1% toan bö kho cua TVQGCHK, tuy nhiïn sû phat THÖNG TIN vaâTÛ LIÏU - 3/2015 Nhòn ra thï giúi triïn nhanh chong cua thû viïn àiïn tû, trûúc hït, viïc trònh bay dûúi dang sö cua cac tai liïu nhû xuêt ban phêm àõnh ky, sach, Tiïu chuên nha nûúc, tai liïu nghe nhòn, tai liïu tao hònh - la tûúng lai cua cac kho thû viïn. Thanh phên ngön ngû cua kho cên phai àûúc duy trò. Ûu tiïn la viïc phat triïn cac kho sach bùng tiïng Nga, cac ngön ngû cua cac dên töc Karelija va cac ngön ngû thuöc ho Uran, nhûng ngön ngû chu yïu cua Chêu Êu va Xcanàinavú. Va dô nhiïn la cên co sû phöi húp trong qua trònh hònh thanh kho, ma cu thï la phöi húp trong têt ca cac cöng àoan bö sung, bao quan, tö chûc va sû dung kho. Cac tiïu chñ bö sung tai liïu Vên àï cac thû viïn hang àêu cua tónh Petrozavodck thoa thuên bö sung möt sö phên kho co lõch sû lêu nùm: - Tû nùm 1969, àa phöi húp bö sung tai liïu tiïu chuên ky thuêt va ky thuêt; - Tû giûa nhûng nùm 90 cua thï ky XX, àùt mua cac xuêt ban phêm àõnh ky va tap chñ tom tùt, cac tai liïu giao khoa va thiïu nhi. Trong nhûng nùm gên àêy ngûúi ta nhên thêy co phên nao thiïn lïch vï mua xuêt ban phêm àõnh ky so vúi sach, vúi ly do co sû tùng manh yïu cêu vï xuêt ban phêm àõnh ky, bùt àêu tû cuöi nhûng nùm 80 cua thï ky XX va ûu tiïn cêp kinh phñ àùt mua trong thû viïn. Hiïn nay, viïc lûa chon röng rai cac cú sú dû liïu khac nhau, cac hï thöng thöng tin cho phep chuyïn tû y tûúng sú hûu tai liïu sang y tûúng àam bao sû truy cêp túi cac tai liïu, vñ du, thay thï àùt mua möt sö xuêt ban phêm àõnh ky va tap chñ tom tùt bùng viïc tra tiïn truy cêp túi cac phiïn ban àiïn tû cua chung. Cac phûúng hûúng ûu tiïn bö sung kho sach cua TVQGCHK quyït àõnh thanh phên kho: - Vï àï tai - giû nguyïn tñnh töng húp; - Vï hònh thûc - se phat triïn nhû möt hònh thûc lai: kït húp cac tai liïu in, nghe nhòn va sö hoa; trong sö cac tai liïu in, co kï hoach THÖNG TIN vaâTÛ LIÏU - 3/2015 tùng tó lï sach túi 80% va giam tó lï xuêt ban phêm àõnh ky túi 20%; - Vï loai hònh - àa dang, kït húp cac loai tai liïu theo chûc nùng muc àñch va àöi tûúng ngûúi àoc, cên àöi (tai liïu khoa hoc - 20%, tai liïu phö biïn khoa hoc - 10%, tai liïu phuc vu san xuêt - 15%, tai liïu tra cûu - 10%, tai liïu giao khoa - 10%); àam bao quy chï cua möt thû viïn khoa hoc va àai chung; - Vï àùc trûng ngön ngû - theo truyïn thöng, bao göm tai liïu bùng tiïng nûúc ngoai (túi 5% kho thû viïn) trûúc hït la bùng ngön ngû Scandinavú, ngön ngû cua cac dên töc thuöc Liïn Xö (Ucraina, Belarut vv.); rai rac trïn lanh thö Karelija; vúi àai bö phên la tai liïu bùng tiïng Nga; - Vï àõa ly cua xuêt ban phêm - vúi àai bö phên tai liïu àûúc xuêt ban trïn lanh thö Nga (hûúng ûu tiïn la tai liïu vï Karelija, àûúc xuêt ban trong va ngoai Nûúc cöng hoa). Tiïu chñ bao quan kho Quy tùc bao quan àêu tiïn xuêt phat tû qua trònh bö sung: mua nhûng gò cên cho ngûúi sû dung va co thï bao quan. Trong kho thû viïn chó àûa vao nhûng xuêt ban phêm co thï sû dung nhiïu lên va se àûúc yïu cêu búi nhûng thï hï ngûúi sû dung hiïn nay va sau nay. Quy tùc bao quan thû hai xuêt phat tû qui chï cua TVQGCHK: thûúng xuyïn bao quan cac tai liïu vï Karelija àûúc xuêt ban ú trong va ngoai nûúc cöng hoa, bao quan lêu dai cac tai liïu quñ hiïm, co gia trõ, cac di tñch lõch sû, vùn hoa, vùn hoc; bao quan cac tai liïu, àûa ài lûu giû tû nùm 1975 (theo sû thoa thuên vúi cac thû viïn - cac trung têm lûu trû liïn bang; bao quan tai liïu khoa hoc, tra cûu, bach khoa, phuc vu san xuêt va xuêt ban phêm àõnh ky (theo sû thoa thuên vúi cac thû viïn lún cua nûúc cöng hoa); bao quan kho tai liïu trong va ngoai nûúc àêy àu nhêt, àûúc hònh thanh va lûu giû trong nhûng nùm tiïp theo. Quy tùc bao quan thû ba xuêt phat tû kha nùng cua Thû viïn, àam bao qua trònh nay phu húp vúi kït cêu cua toa nha, kñch cú diïn tñch, 43 Nhòn ra thï giúi chï àö bao quan cên thiït, mûc àö àao tao can bö, cac phûúng tiïn bao vï va an toan kho phai àap ûng cac àõnh mûc va tiïu chuên vï bao quan. Viïc thûc hiïn qui tùc nay la kho khùn nhêt, vò àoi hoi phai co chi phñ tai chñnh lún, va co le la cên thiït nhêt, vò nïu khöng àam bao mûc àö an toan cua nhûng tai liïu cu thï va toan bö kho thò khöng thï thoa man yïu cêu cua ngûúi sû dung thöng tin. Quy tùc thû tû, la quy tùc àún gian nhêt: day cho can bö va ngûúi sû dung nhûng phûúng phap lam viïc co thï chêp nhên àûúc nhêt vúi kho sach va tûng tai liïu cu thï. Tû chiïn lûúc phat triïn kho túi chiïn lûúc quan ly kho Viïc thûc hiïn cac qui tùc nïu trïn àoi hoi phai àûúc thöng qua va ghi thanh vùn ban cac quyït àõnh tûúng ûng. Tû luc trao cho thû viïn qui chï cua möt thû viïn quöc gia nghôa la thû viïn chñnh cua nha nûúc, àa co nhiïu lên sûa àöi àiïu lï. Trong lên chónh ly múi Àiïu lï cua TVQGCHK, àa co möt sö àiïu khoan danh cho cac vên àï phat triïn kho. Trong ào chó ro kho la “möt bö phên cua di san vùn hoa cua cac dên töc trong nûúc cöng hoa Karelija va co chï àö bao quan va sû dung àùc biït”. Möt trong nhûng phûúng hûúng cua chiïn lûúc kho la “Bö sung ûu tiïn, bao quan va àam bao an toan cho cac tai liïu noi vï Cöng hoa Karelija”. Cac chûúng trònh “Ky ûc Karelija” va “Bao vï kho thû viïn”, hoat àöng cua Trung têm phat triïn nghï nghiïp cho can bö, trûc thuöc Thû viïn, ma cung vúi cac bö phên khac cua Thû viïn tiïn hanh cac biïn phap day cho nhên viïn cac qui tùc va qui chuên lam viïc vúi kho - Têt ca àïu noi lïn rùng àa co sû chuên bõ chu àao va co kï hoach vúi kho sach cua TVQGCHK theo sú àö “ Hònh thanh - Phat triïn - Quan ly”. Nhûng quyït àõnh quan ly cú ban àûúc thöng qua hiïn nay co liïn quan àïn qui chï cua thû viïn va vúi viïc ap dung cöng nghï múi. Noi riïng, khi tö chûc kho cua TVQGCHK ngûúi ta àa thûc hiïn: 44 - Têp trung hoa möt sö qui trònh trong cac àún võ chuyïn mön hoa cua Thû viïn; - Ca biït hoa tûng tai liïu; - Cêp giêy chûng nhên cho cöng tac viïn tao lêp cac biïu ghi thû muc; - Phên chia kho theo thúi gian bao quan thanh cac kho bao quan thûúng xuyïn, bao quan lêu dai va bao quan tam thúi; - Sùp àùt vön sach trïn cac gia di àöng co lúi vï mùt kinh tï. Ngay nay, têp thï can bö thû viïn co quyïn tû hao vï kho sach, möt trong nhûng kho sach àûúc coi la töt nhêt trong sö cac thû viïn tónh, búi vò cöng àoan cuöi cung cua tö chûc kho (bao quan) àa co nhûng thay àöi àang kï nhêt va phu húp vúi qui chï thû viïn. Cac giai phap quan ly cung liïn quan àïn viïc phat triïn va tö chûc chu trònh cöng nghï “Àûúng ài cua sach”. Ban quan trõ va têp thï can bö cua TVQGCHK àang cö gùng xac àõnh cú cêu tö chûc töi ûu nhêt cua thû viïn, thuên tiïn àöi vúi ngûúi sû dung. Kiïn truc cac phong bïn trong thû viïn, nùm trong thiït kï cai tao toa nha, co anh hûúng àïn viïc lûa chon chiïn lûúc phuc vu. Chiïn lûúc nay hûúng vao viïc àam bao truy cêp thöng tin va tai liïu thöng qua phat triïn dõch vu cho mûún trong pham vi thanh phö. Àöng thúi, tiïn hanh phat triïn manh me hï thöng cac phong àoc, phong mûún liïn thû viïn va cung cêp tai liïu, tao chö àï ngûúi sû dung co thï lam viïc riïng biït. Chuyïn àöi höi cö cac muc luc va ma vach hoa toan bö kho vúi muc àñch tû àöng hoa qua trònh phuc vu la phûúng hûúng chu àao phat triïn sû dung kho, àûúc thûc hiïn trïn cú sú ky húp àöng phuc vu vúi têt ca ngûúi sû dung thû viïn - nhûng con ngûúi cu thï va phap nhên. VVS Dõch THÖNG TIN vaâTÛ LIÏU - 3/2015 ... - tailieumienphi.vn