Xem mẫu
- HÖÔÙNG DAÃN KIEÅM SOAÙT HOÀ SÔ
1. Muïc ñích:
- Ñaûm baûo hoà sô deã tìm, deã laáy, tìm ñöôïc nhanh choùng.
- Kieåm soaùt ñöôïc toaøn boä hoà sô cuûa töøng boä phaän, traùnh maát
maùt.
2. Phaân bieät hoà sô vaø taøi lieäu:
- Hoà sô laø baèng chöùng khaùch quan veà vieäc thöïc hieän, hoà sô
goàm hoà sô thöïc hieän xong roài, löu vaø hoà sô ñang thöïc hieän.
- Taøi lieäu laø caùi baét buoäc ta phaûi thöïc hieän theo, taøi lieäu goàm
coù taøi lieäu beân trong (taøi lieäu ISO, SA, taøi lieäu kyõ thuaät, qui
ñònh cuûa Coâng ty) vaø taøi lieäu beân ngoaøi (qui ñònh phaùp luaät
cuûa nhaø nöôùc, qui ñònh cuûa khaùch haøng - cuûa ñoái taùc maø
Coâng ty cam keát thöïc hieän).
- Neáu taøi lieäu laø caùi ta baét buoäc phaûi thöïc hieän theo thì hoà sô
laø baèng chöùng veà vieäc ta ñaõ, ñang tuaân thuû theo taøi lieäu.
3. Caùc böôùc ñeå laäp danh muïc hoà sô Theo Thuû tuïc kieåm soaùt
hoà sô:
- Laäp danh muïc hoà sô theo bieåu maãu 0086 (bieåu maãu keøm theo
Thuû tuïc kieåm soaùt hoà sô)
- Phaân coâng ngöôøi giöõ hoà sô, ghi roõ hoï teân ôû coät ngöôøi quaûn
lyù.
- Tröôùc heát phaûi ghi kyù hieäu nôi ñeå hoà sô: Tuû 1- ngaên 1, Tuû 1 –
ngaên 2; baøn 1 – ngaên 1, baøn 1 ngaên 2 v.v. Ñoái vôùi caùc file lôùn
thì ghi daùn: File 1, File 2, File 3 v.v . Hoà sô goàm giaáy tôø, maãu maõ,
sô ñoà,,,,. Nhöõng hoà sô khoâng caàn thieát söû duïng thì huyû boû
(vui loøng tham khaûo theâm tieâu chuaån 5 S ñính keøm). Coät vò trí
Trang: 1 / 2
- ñeå hoà sô trong danh muïc hoà sô coù theå laø: baøn 1 – File 1, ngaên
baøn 1, tuû 1 – ngaên 1 – file 1 v.v.
- Ngaøy phaùt sinh hoà sô laø ngaøy hoà sô baét ñaàu ñöôïc ghi cheùp,
ngaøy löu hoà sô laø ngaøy ñeå hoà sô löu vaøo tuû hoaëc thuøng
Carton…, neáu coøn ñeå treân file treân baøn thì coù theå ghi laø “ñang
thöïc hieän”
- Phaàn thôøi gian löu öu tieân theo thöù töï sau: qui ñònh cuûa heä
thoáng chuyeân ngaønh (do phaùp luaät qui ñònh), theo qui ñònh cuûa
Coâng ty.
- Laäp danh muïc hoà sô theo bieåu maãu 0086, danh muïc hoà sô ñöôïc
Tröôûng boä phaän kyù vaø phaûi chuyeån cho Ñaïi dieän laõnh ñaïo
pheâ duyeät.
Trang: 2 / 2
nguon tai.lieu . vn
