Xem mẫu
- Chương4
TỔ CHỨC VÀ ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG ĐỐI VỚI
LAO ĐỘNG QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP
Mục tiêu chương
Sau khi học xong chương này, người học nắm được những kiến
thức và kỹ năng cơ bản, cốt lõi về tổ chức và định mức lao động quản lý,
cụ thể là:
- Vai trò và đặc điểm của lao động quản lý ảnh hưởng đến tổ chức
lao động trong doanh nghiệp.
- Mục tiêu, nhiệm vụ, ý nghĩa của tổ chức lao động quản lý.
- Những nội dung cơ bản về phân công lao động quản lý, tổ chức
nơi làm việc và phục vụ lao động quản lý.
- Kỹ năng xác định định mức lao động đối với lao động quản lý.
4.1. Mục đích, nhiệm vụ và ý nghĩa của tổ chức lao động đối với
lao động quản lý trong doanh nghiệp
4.1.1. Đặc điểm và vai trò của lao động quản lý trong doanh nghiệp
4.1.1.1. Khái niệm lao động quản lý
Lao động quản lý là lao động thực hiện các chức năng quản lý
nhằm đạt mục tiêu của doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất.
Quản lý là hoạt động cần thiết của một quá trình lao động khi đòi
hỏi phải có sự phối hợp, kết hợp các hoạt động của doanh nghiệp để
nhằm đạt được mục tiêu.
Lao động quản lý là loại lao động đặc biệt, thực hiện các chức năng
quản lý cần thiết để phối kết hợp các hoạt động trong quá trình lao động
của doanh nghiệp.
145
- Lao động quản lý gồm lao động trực tiếp quản lý (gọi tắt là lao
động quản lý) và lao động không trực tiếp quản lý (lao động phụ trợ và
phục vụ lao động quản lý).
Lao động quản lý là lao động trí óc, thực hiện quá trình quản lý
thông qua việc ra quyết định quản lý, tổ chức thực hiện các quyết định
quản lý, kiểm soát việc thực hiện quyết định và điều chỉnh để đạt được
mục tiêu của quản lý.
Các nhà quản trị và quản trị viên là lực lượng nòng cốt, chủ yếu
thực hiện hoạt động, quản lý, do đó tổ chức lao động quản lý phải nhận
thức đúng đắn những đặc điểm cơ bản về hoạt động của họ thì mới có thể
tổ chức lao động khoa học và phù hợp với thực tiễn đối với lao động
loại này.
4.1.1.2. Đặc điểm của lao động quản lý trong doanh nghiệp
a. Lao động quản lý là lao động gián tiếp: Lao động quản lý là lao
động thực hiện thông qua hệ thống tổ chức, người quản lý là người vạch
đường lối, xác định mục tiêu, tổ chức phối hợp, kết hợp các hoạt động
tập thể, kiểm tra việc thực hiện để đảm bảo thực hiện mục tiêu. Người
quản lý không trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất sản phẩm của
doanh nghiệp, mà đạt được mục tiêu tạo ra sản phẩm thông qua sự nỗ
lực, phấn đấu của người khác. Năng suất, chất lượng và hiệu quả của
doanh nghiệp phụ thuộc chủ yếu vào khả năng hoạch định, tổ chức bộ
máy và điều khiển vận hành một cách khoa học của các nhà quản lý để
đạt được mục tiêu.
b. Lao động quản lý là lao động đặc biệt: Tính đặc biệt của lao
động quản lý được thể hiện ở chỗ:
Đối tượng của lao động quản lý là thông tin, là con người vì “Quản
lý thực chất là quản lý con người” do đó lao động quản lý không những
đòi hỏi các kiến thức khoa học mà còn đòi hỏi phải có nghệ thuật. Sản
phẩm của lao động quản lý là các quyết định mà muốn có quyết định,
muốn tổ chức thực hiện quyết định, kiểm tra và điều chỉnh quyết định thì
146
- phải có thông tin, do đó trong tổ chức là khoa học của người quản lý phải
có hệ thống thông tin đảm bảo cho hoạt động của họ.
c.Công cụ của lao động quản lý là năng lực quản lý:Năng lực nhà
quản lý là các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và phương pháp quản lý,
trong đó đặc biệt là kỹ năng tư duy và lao động quản lý thuộc loại lao
động trí óc và năng lực của tổ chức bộ máy quản lý,ngoài ra đòi hỏi các
phương tiện kỹ thuật khác phục vụ cho hoạt động quản lý và điều kiện,
môi trường làm việc của lao động quản lý.
d.Sản phẩm của lao động quản lý là các quyết định: Các quyết định
cần phải được hoạch định đúng đắn, triển khai chúng một cách bài bản,
chính xác mới đảm bảo thực hiện được mục tiêu một cách hiệu quả, tổ
chức lao động khoa học của lao động quản lý cần phải đảm bảo đầy đủ
các yếu tố, điều kiện, môi trường cho việc đưa ra các quyết định và thực
hiện chúng một cách hiệu quả.
e.Lao động quản lý là lao động trí óc, có tính đa dạng, phức
tạp:Lao động quản lý khác với lao động chân tay ở chỗ chủ yếu là tư
duy,đưa ra các quyết sách,quyết định quản lý.Tính đa dạng, phức tạp của
laođộng quản lý thể hiện ở chỗ đối tượng quản lý đa dạng, phức tạp luôn
thay đổi trong môi trường luôn biến động. Tính đa dạng, phức tạp dẫn
đến sự căng thẳng,mệt mỏi của lao động quản lý, do đó trong tổ chức lao
động quản lý phải tạo môi trường, tổ chức nơi làm việc và điều kiện làm
việc thuận lợi, tránh được những căng thẳng,đồng thời nhà quản lý phải
quản trị thời gian một cách khoa học...
Các đặc điểm trên đây của lao động quản lý cần phải nhận thức
đúng đắn và đầy đủ trong hoạt động phân công, hợp tác lao động, tổ chức
nơi làm việc và điều kiện làm việc của lao động quản lý.
Năng lực quản lý là tổng hợp các yếu tố cấu thành tạo nên khả năng
quản lý bao gồm tổng hợp năng lực các nhà quản lý, các phương tiện kỹ
thuật và điều kiện, môi trường làm việc của nhà quản lý.Do đó, để nâng
cao năng lực quản lý của doanh nghiệp,trong tổ chức lao động khoa học
lao động quản lý vừa phải chú trọng nâng cao năng lực quản lý của nhà
147
- quản lý vừa phải tổ chức phân công, hợp tác khoa học, đồng thời phải tạo
môi trường và điều kiện làm việc thuận lợi cho nhà quản lý.
4.1.1.3. Phân loại lao động quản lý trong doanh nghiệp
a. Theo chức năng quản lý; lao động quản lý được chia thành:
+ Lao động quản lý kinh tế: Là những lao động do các chức danh
quản lý, lãnh đạo (giám đốc, phó giám đốc, trưởng phó bộ phận) hay
nhân viên các phòng, bộ phận thực hiện chức năng quản lý như kế hoạch,
tài chính kế toán, nhân lực, kinh doanh,...
+ Lao động quản lý kỹ thuật: Là lao động có nhiệm vụ tổ chức, chỉ
đạo, hướng dẫn kỹ thuật hay nhân viên các phòng, ban kỹ thuật.
+ Lao động quản lý hành chính: Là lao động thực hiện nhiệm vụ
quản lý hành chính, do lãnh đạo, nhân viên quản lý hành chính, văn
phòng,... thực hiện.
b. Theo vai trò thực hiện chức năng quản lý lao động quản lý được
chia thành:
+ Lao động lãnh đạo quản lý: Là những lao động của người có
chức danh lãnh đạo quản lý: Giám đốc, phó giám đốc, trưởng, phó bộ
phận, quản đốc, trưởng, phó cửa hàng, kho,... thực hiện các chức năng
quản lý chung (cán bộ quản lý cấp cao) và quản lý bộ phận chức năng
(trưởng, phó bộ phận) hoặc quản lý các đơn vị trực thuộc.
+ Lao động chuyên gia: Là lao động không lao động trực tiếp mà
thực hiện các nhiệm vụ, công việc chuyên môn, ví dụ: Lao động của
nhân viên kinh tế, kỹ thuật, hành chính, R & D,... họ thực hiện vai trò
tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, quản lý ra quyết định và tổ chức thực
hiện quyết định của lãnh đạo, quản lý.
+ Lao động thực hành kỹ thuật:Là lao động thực hiện các công
việc giản đơn, lặp đi lặp lại mang tính thông tin, kỹ thuật và phục vụ
quản lý: Lao động của nhân viên hạch toán, kiểm tra kỹ thuật, kiểm định,
đo lường chất lượng, giao nhận, kế toán, thủ quỹ, thủ kho,... các nhân
viên quản lý hành chính, văn phòng, đánh máy in, kỹ thuật viên vẽ,
chuẩn bị tài liệu kỹ thuật, thiết kế, văn thư, lưu trữ,...
148
- + Lao động nhân viên phục vụ: Điện, điện thoại, văn phòng phẩm,
bảo vệ, tạp vụ,... có nhiệm vụ phục vụ hoạt động quản lý trong doanh
nghiệp.
Bất kể một chức năng quản lý nào cũng gồm các loại lao động trên
thực hiện. Quá trình thực hiện chức năng quản lý đòi hỏi phải có sự
thống nhất, phân công và phối hợp các nhiệm vụ, công việc để đảm bảo
hoàn thành các nhiệm vụ thuộc chức năng của mình.
4.1.2. Khái niệm và mục đích của tổ chức lao động đối với lao
động quản lý trong doanh nghiệp
4.1.2.1. Khái niệm tổ chức lao động đối với lao động quản lý trong
doanh nghiệp
Tổ chức lao động đối với lao động quản lý trong doanh nghiệp là
tổ chức lao động có tính đến đặc thù của lao động quản lý và dựa trên
những thành tựu khoa học và kinh nghiệm tiên tiến trong phân công, hợp
tác lao động, tổ chức và phục vụ nơi làm việc, điều kiện làm việc của lao
động quản lý.
Tổ chức lao động quản lý cũng giống như tổ chức lao động nói
chung, theo những nội dung và nguyên tắc cơ bản của tổ chức lao động
khoa học song có những đặc thù của lao động quản lý đó là vai trò,
nhiệm vụ, đặc điểm lao động quản lý và nội dung của hoạt động quản lý.
Cũng như tổ chức lao động đối với các loại lao động nói chung, tổ
chức lao động khoa học đối với lao động quản lý đó là tập trung vào cách
thức, phương pháp và tiếp cận nghiên cứu các vấn đề của tổ chức lao
động một cách khoa học.
4.1.2.2. Mục đích của tổ chức lao động đối với lao động quản lý
trong doanh nghiệp
Mục đích của tổ chức lao động đối với lao động quản lý là nhằm
đạt được kết quả hoạt động của bản thân nhà quản lý và tổ chức có năng
suất, chất lượng và hiệu quả cao, đồng thời đảm bảo sức khỏe, an toàn vệ
sinh lao động, phát triển toàn diện nhà quản lý và tập thể người lao
149
- độngtrong doanh nghiệp cũng như củng cố, phát triển mối quan hệ
giữa nhàquản lý với người lao động và giữa những người lao động
trong doanh nghiệp.
Ngoài mục đích đem lại năng suất chất lượng và hiệu quả cao của
bản thân nhà quản lý, đảm bảo sức khỏe, vệ sinh, an toàn lao động và
phát triển toàn diện, thì xuất phát từ vai trò, nhiệm vụ và tính chất gián
tiếp của lao động đến kết quả quá trình lao động, tổ chức lao động đối
với nhà quản lý phải nhằm đem lại năng suất, chất lượng, hiệu quả cao
đối với toàn bộdoanh nghiệp, đảm bảo người lao động trong doanh
nghiệp có đầy đủ sức khỏe, đảm bảo vệ sinh, an toàn lao động và được
làm việc trong một môi trường thuận lợi.
Tổ chức lao động khoa học đối với lao động quản lý có ý nghĩa to
lớn không chỉ đối với bản thân nhà quản lý mà còn đối với doanh
nghiệp vì:
a.Tạo cơ sở và điều kiện cho người lao động nâng cao năng suất,
chất lượng, hiệu quả công việc của bản thân họ, qua đó nâng cao năng
suất, chất lượng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
b.Sử dụng hiệu quả các nguồn lực trong đó có nguồn nhân lực của
doanh nghiệp nói chung và nguồn nhân lực quản lý nói riêng.
c.Phát huy được năng lực, trình độ, các tiềm năng, thế mạnh của
người lao động, quản lý, sử dụng tốt thời gian làm việc và nghỉ ngơi.
d.Tạo môi trường và điều kiện thuận lợi cho người lao động trong
đó có các nhà quản lý, tránh được những mệt mỏi, căng thẳng, rủi ro, tai
nạn, đảm bảo sức khỏe và sự phát triển toàn diện của người lao động và
nhà quản lý.
e.Tạo bầu không khí lành mạnh trong lao động.
f.Thúc đẩy việc kiểm tra, giám sát hoạt động của tập thể và cá nhân
thông qua việc thực hiện định mức lao động khoa học, các quy định về
phân công phối hợp hợp tác.
150
- 4.1.3. Nhiệm vụ của tổ chức lao động đối với lao động quản lý
trong doanh nghiệp
Xuất phát từ mục đích và đặc điểm của lao động và hoạt động quản
lý,nhiệm vụ của tổ chức lao động đối với lao động quản lý là đưa ra được
phương án hành động tốt nhất của bộ máy quản lý nhằm nâng cao hiệu
lực, hiệu quả của bộ máy quản lý và cá nhân các nhà quản lý. Để thực
hiện nhiệm vụ trên đây các nhà quản lý cần thiết phải thực hiện các bước
sau:
- Phân tích thực trạng tình hình tổ chức lao động đối với lao động
quản lý, đánh giá thực trạng theo các nguyên tắc của tổ chức lao động
khoa học và mục đích của tổ chức lao động khoa học đối với lao động
quản lý. Phát hiện những tồn tại, hạn chế, bất hợp lý trong tổ chức lao
động và nguyên nhân của chúng.
- Đánh giá những tiềm năng, cơ hội, những điều kiện thực tế đề
xuất các phương án, giải pháp hoàn thiện tổ chức lao động đối với lao
động quản lý.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các phương án, giải pháp
đã lựa chọn.
- Kiểm tra việc thực hiện các phương án, giải pháp hành động và
điều chỉnh khi cần thiết.
4.1.4. Ý nghĩa của tổ chức lao động quản lý đối với hoạt động
quản lý trong doanh nghiệp
Tổ chức lao động quản lý bao hàm tổ chức bộ máy quản lý và tổ
chức hoạt động quản lý đây là công cụ quan trọng, có ý nghĩa quyết định
đối với sự thành công của quản lý nói riêng và chiến lược, mục tiêu mà
doanh nghiệp theo đuổi nói chung.
Tổ chức lao động quản lý đảm bảo khoa học, hợp lý sẽ góp phần
quan trọng để nâng cao hiệu quả, hiệu lực của quản lý, bộ máy quản trị
tinh gọn, với sự phân công các cá nhân, các bộ phận có chức năng, nhiệm
vụ, trách nhiệm rõ ràng, không chồng chéo, mâu thuẫn và đảm bảo sự
151
- phối hợp nhịp nhàng sẽ giúp giảm thiểu các mâu thuẫn, xung đột trong
quản lý phát huy được năng lực, sở trường của các nhà quản trị nên đảm
bảo năng suất lao động và sự sáng tạo cao hơn, xử lý công việc nhanh
hơn, chuyên nghiệp và bài bản hơn.
Tổ chức lao động quản lý khoa học, hợp lý, đảm bảo sự hợp tác
giữa các cá nhân, bộ phận diễn ra đồng bộ, nhịp nhàng, ăn khớp, đảm bảo
tính thống nhất cao trong các quyết định.
Tổ chức và phục vụ nơi làm việc của lao động quản lý tốt, tạo điều
kiện cho nâng cao năng suất, chất lượng của hoạt động quản lý.
4.2. Nội dung chủ yếu của tổ chức lao động đối với lao động
quản lý trong doanh nghiệp
4.2.1. Phân công, hợp tác lao động quản lý trong doanh nghiệp
4.2.1.1. Phân công, hợp tác lao động quản lý theo chức năng
quản lý
Căn cứ đặc thù của lao động quản lý tổ chức và nguyên lý chung
của tổ chức lao động khoa học. Nội dung của tổ chức lao động đối với
lao động quản lý bao gồm việc phân chia công việc quản lý theo các
chức năng của quản lý, là dạng tổng quát nhất của việc phân chia các
công việc quản lý cho lao động quản lý (phân công lao động quản lý)
trong doanh nghiệp. Việc phân chia những quyết định đặc thù của cơ cấu
tổ chức bộ máy quản lý cũng như cơ cấu lao động quản lý theo nghề
nghiệp và trình độ chuyên môn, trình độ quản lý, đáp ứng yêu cầu công
việc, nhiệm vụ quản lý.
Xây dựng tổ chức bộ máy quản lý ở đó quy định rõ sự phân công
lao động để hình thành nên các bộ phận chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ
phận và cơ chế phối hợp, hợp tác trong quá trình hoạt động. Trong tổ
chức bộ máy quản lý cũng quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của lao động quản lý ứng với mỗi cấp bậc quản lý và cơ chế phối hợp,
hợp tác giữa các cấp quản lý cũng như cá nhân các nhà quản lý trong
hoạt động quản lý doanh nghiệp.
152
- Việc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cần tuân thủ các
nguyên tắc khoa học trong đó có sự phân công cụ thể, rõ ràng về chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của mỗi bộ phận, mỗi cấp quản
lý, đảm bảo sự phối hợp, hợp tác đồng bộ, nhịp nhàng, không chồng chéo
và cũng không bỏ sót các chức năng, nhiệm vụ của quản lý, đồng thời
đảm bảo được yêu cầu gọn nhẹ, tiết kiệm, hiệu quả và cân đối. Cụ thể
việc xây dựng tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo được các yêu cầu cơ
bản sau:
a.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải tương thích với chức năng,
nhiệm vụ của tổ chức.
b.Định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn trách nhiệm của mỗi
bộ phận, mỗi cấp quản lý và xây dựng cơ chế phối hợp và kết hợp hoạt
động của các bộ phận, các cấp quản lý bằng việc ban hành các quy định,
quy chế làm việc của mỗi bộ phận, mỗi cấp quản lý tuân thủ các nguyên
tắc của tổ chức bộ máy quản lý một cách khoa học.
c.Quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của các nhà quản
lý và nghĩa vụ, quyền và trách nhiệm của nhân viên.
Việc phân công nhiệm vụ phải đảm bảo tránh chồng chéo, bỏ sót
nhiệm vụ và phải đảm bảo tính cân đối về nhiệm vụ công việc. Giao
quyền phải tương thích với trách nhiệm, nhiệm vụ.Việc phân công giao
nhiệm vụ phải tính đến năng lực, sở trường, khả năng phát triển của cá
nhân trong công việc và sự nghiệp, đảm bảo giải phóng các tiềm năng lao
động của cá nhân người lao động tính đến điều kiện và môi trường,
hoàn cảnh.
Sau cùng, tổ chức lao động khoa học đối với lao động quản lý là
một quá trình liên tục thay đổi và hoàn thiện vì sự thay đổi, phát triển về
chức năng, nhiệm vụ của tổ chức và sự thay đổi của các yếu tố môi
trường, của tiến bộ của khoa học và kinh nghiệm được định hướng trong
quản lý.
153
- Quá trình phân công lao động quản lý cần phải xác định định mức
đối với lao động quản lý các cấp tương ứng với mỗi chức danh, công
việc, từ đó xác định các mức quản lý và tính toán lao động quản lý cần
thiết ở mỗi cấp, mỗi bộ phận, định biên lao động đối với mỗi bộ phận.
4.2.1.2. Phân công, hợp tác lao động quản lý theo công nghệ quản
lý trong doanh nghiệp
Việc phân chia toàn bộ công việc quản lý theo công nghệ quản lý
thực chất là phân chia công việc quản lý theo quá trình thông tin, dựa vào
đó để phân công, bố trí lao động phù hợp vào các khâu của quá trình
thông tin, đảm bảo việc thu thập, xử lý, chế biến thông tin để ra quyết
định và tổ chức triển khai quy định, nhận thông tin phản hồi để điều
chỉnh các quy định cho phù hợp. Quá trình hành động của các bộ phận,
các cấp quản lý đều có mối liên hệ về thông tin, các dòng thông tin trên -
dưới, thông tin ngang, thông tin chéo luôn tồn tại để triển khai và phối
hợp các hoạt động. Tổ chức tốt hệ thống thông tin trong quản lý là cơ sở
đảm bảo cho hoạt động quản lý của toàn bộ hệ thống và cá nhân các nhà
quản lý có hiệu quả.
4.2.1.3. Phân công, hợp tác lao động quản lý theo mức độ phức tạp
của công việc quản lý doanh nghiệp
Theo đó toàn bộ công việc quản lý được chia thành các công việc
tương ứng với các cấp quản lý đảm nhiệm: Cấp cao tập trung vào quản lý
chiến lược và cấp trung, cấp cơ sở tập trung vào quản lý tác nghiệp.
Trong mỗi cấp quản lý cũng có sự phân công công việc quản lý, tùy theo
mức độ phức tạp trong công việc quản lý của mỗi cấp mà lựa chọn người
có năng lực, trình độ đảm nhận và có trách nhiệm tương ứng toàn bộ tổ
chức trong phân công và hợp tác lao động quản lý cần phải chú ý đến đặc
thù về mức lao động quản lý và thời gian lao động quản lý.
a. Mức lao động quản lý
Mức lao động quản lý được tính toán tuỳ thuộc vào nhóm các lao
động quản lý cụ thể:
154
- +Nhóm lao động mà khối lượng công việc có thể tính chuyên môn
hóa được, định mức cho nhóm này thường tính bằng các loại mức thời
gian, mức sản lượng hay mức phục vụ.
+Nhóm lao động mà khối lượng công việc được tính bằng mức
quản lý (cán bộ quản lý các cấp). Mức quản lý là số người hay số bộ
phận do một người hay nhóm người với trình độ quản lý và điều kiện tổ
chức kỹ thuật nhất định.
+Nhóm còn lại được xác định qua các yếu tố khác với chức năng,
nhiệm vụ mà họ đảm nhận, họ thường là các chuyên viên làm công việc
chuyên môn.
b.Thời gian làm việc của lao động quản lý trong doanh nghiệp
Thời gian làm việc của lao động quản lý là thời gian người quản lý
thực hiện nhiệm vụ, công việc thuộc chức năng quản lý do mình đảm
nhiệm.
Thời gian làm việc của lao động quản lý được chia thành: Thời gian
thực hiện công việc thuộc nhiệm vụ lao động và công việc không thuộc
nhiệm vụ lao động. Trong đó thời gian làm việc thuộc nhiệm vụ lao động
là thời gian làm những công việc thuộc phạm vi, chức trách mà người
quản lý đã được quy định cho mỗi vị trí, chức danh.
Thời gian làm việc không thuộc nhiệm vụ là thời gian làm việc liên
quan đến người khác có liên quan trong quá trình lao động quản lý.
Theo quá trình thực hiện công việc quản lý thì thời gian lao động
quản lý được chia thành: Thời gian chuẩn bị, thời gian tác nghiệp, thời
gian phục vụ nơi làm việc và thời gian kết thúc công việc.
+ Thời gian chuẩn bị là thời gian thực hiện việc chuẩn bị thực hiện
công việc, gồm: thời gian nhận nhiệm vụ, chuẩn bị các tài liệu, phương
tiện cần thiết trước khi tác nghiệp thực hiện công việc.
+ Thời gian tác nghiệp là thời gian trực tiếp xử lý công việc thời
gian phục vụ nơi làm việc là thời gian chuẩn bị, chăm sóc, bảo dưỡng,
155
- duy trì nơi làm việc để đảm bảo các điều kiện tổ chức kĩ thuật, môi
trường nơi làm việc được thuận lợi, bình thường.
+ Thời gian kết thúc công việc là thời gian sau khi xử lý xong việc,
chuẩn bị các báo cáo công việc đã hoàn thành, theo đó các tài liệu,
phương tiện kỹ thuật sau khi kết thúc công việc.
Do đặc điểm của lao động quản lý, thời gian tác nghiệp được
chia thành:
+ Thời gian tổ chức hành chính: Là thời gian tổ chức, hướng dẫn
các quá trình lao động, thực hiện các công việc hành chính, các thủ tục
và kiểm tra, giám sát các hoạt động của tổ chức do mình quản lý.
+ Thời gian sáng tạo là thời gian thu thập, xử lý thông tin để đưa ra
các quyết định, các giải pháp quản lý khoa học, hợp lý, hữu hiệu.
+ Thời gian thực hiện các công việc kỹ thuật: Là thời gian thực
hiện các công việc giản đơn, lặp đi lặp lại liên quan đến công việc phục
vụ nhận, truyền thông tin cho các bộ phận, các nhóm có liên quan và các
công việc mang tính “kỹ thuật” trong quá trình tác nghiệp ví dụ như việc
thao tác, sử dụng máy móc, thiết bị phục vụ hoạt động tác nghiệp, điện
thoại, máy in, máy fax.
Việc phân loại các loại lao động trên làm cơ sở, tiền đề để định
mức thời gian thực hiện cho các loại thời gian làm việc của người
quản lý.
4.2.2. Tổ chức và phục vụ nơi làm việc của lao động quản lý
trong doanh nghiệp
4.2.2.1. Tổ chức nơi làm việc của lao động quản lý trong doanh
nghiệp
Tạo môi trường tự nhiên, xã hội, văn hóa, tinh thần tốt là tiền đề tạo
động lực cho lao động quản lý nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu
quả công việc.
156
- Tổ chức khoa học nơi làm việc của lao động quản lý là toàn bộ các
hoạt động, công việc nhằm tạo ra một không gian với trang bị đầy đủvà
sắp xếp một cách khoa học các trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho
hoạt động quản lý của lao động quản lý có tính đến đặc điểm của từng
nơi làm việc, từng chức danh công việc mà họ đảm nhận.
Bố trí nơi làm việc khoa học là việc xác định vị trí để đặt các nơi
làm việc của các cá nhân, bộ phận quản lý theo trình tự nhất định phù
hợp với quá trình quản lý, quy trình làm việc tạo thuận lợi cho sự chỉ
đạo, phối hợp, hợp tác giữa các cá nhân, bộ phận quản lý và tạo thuận lợi
cho các loại lao động khác trong quá trình hoạt động.
Thường các bộ phận, các nơi làm việc có quan hệ thường xuyên với
nhau được bố trí gần nhau theo quy trình hợp lý.Việc trang bị cho nơi
làm việc cần đáp ứng các yêu cầu như sau:
a.Trang bị đủ các dụng cụ, thiết bị, phương tiện, đặc biệt là các
trang thiết bị chuyên dùng, sử dụng thường xuyên.
b.Trang thiết bị, dụng cụ phải phù hợp với đặc điểm tâm sinh lý,
phù hợp với trình độ người sử dụng và được lao động quản lý sử dụng có
hiệu quả.
c.Tài liệu, trang thiết bị được sắp đặt ở những chỗ nhất định để dễ
tìm, dễ lấy để sử dụng.
d.Các dụng cụ, bàn ghế cần được thiết kế thích hợp, tạo sự thoải
mái, tránh mệt mỏi khi làm việc.
e.Tổ chức tốt hệ thống thông tin quản lý, đặc biệt sử dụng công cụ
công nghệ thông tin và internet.
Đặc thù của lao động quản lý là lập kế hoạch triển khai các hoạt
động và kiểm soát thông qua các quyết định. Tất cả các hoạt động đó đòi
hỏi người quản lý phải có thông tin. Nhà quản lý phải thiết lập hệ thống
thông tin chính thức và phi chính thức để đảm bảo cho việc ra quyết định
và triển khai thực hiện quyết định lãnh đạo và quản lý.
157
- Tổ chức hệ thống thông tin quản lý chính thức được thực hiện qua
việc xây dựng hệ thống tổ chức, cùng với đó là tổ chức các kênh thông
tin truyền tới các cấp quản lý do mình phụ trách và quy định chế độ phản
hồi dưới dạng các báo cáo, hệ thống các tài liệu từ nội bộ và bên ngoài
phải tổ chức các nguồn thông tin, thu thập và xử lý dữ liệu phục vụ cho
việc ra các quyết định quản lý kịp thời, chính xác. Hệ thống thông tin
quản lý phải đảm bảo các nguyên tắc tập trung, thống nhất theo quy định
mang tính pháp lý của tổ chức, trong đó quy định chế độ báo cáo truyền
thông, màu biển báo cáo, quy định và lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
Ngoài ra do đặc thù lao động trí óc nên cần phải đảm bảo nơi làm
việc đủ ánh sáng, màu sắc phù hợp, yên tĩnh và tạo bầu không khí làm
việc thuận lợi, thoải mái, tin tưởng lẫn nhau.
4.2.2.2. Phục vụ nơi làm việc của lao động quản lý trong doanh nghiệp
Để đảm bảo hoạt động quản lý diễn ra bình thường theo kế hoạch,
đảm bảo chất lượng và hiệu quả cần phải tổ chức phục vụ tốt nơi làm
việc của lao động quản lý.
Tổ chức phục vụ tốt nơi làm việc của cán bộ quản lý gồm tổ chức
phục vụ kỹ thuật và tổ chức phục vụ dịch vụ.
- Tổ chức phục vụ kỹ thuật là tổ chức các công việc phục vụ nhằm
đảm bảo cung cấp, lắp đặt các trang thiết bị khi hết thời hạn sử dụng để
đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn ra liên tục, không bị ngưng trệ. Tổ
chức hệ thống tài liệu, dữ liệu và các phương tiện, công nghệ thông tin và
truyền thông phục vụ việc ra quyết định và triển khai các quyết định
quản lý.
- Tổ chức phục vụ dịch vụ là tổ chức các hoạt động cung cấp các
dịch vụ cần thiết cho nơi làm việc của cán bộ quản lý như cung cấp điện,
nước sinh hoạt, sửa chữa các thiết bị, phương tiện, bảo quản, bảo dưỡng
trang thiết bị, các dịch vụ đảm bảo an ninh, an toàn, chống cháy nổ, làm
vệ sinh đảm bảo môi trường xanh, sạch, đẹp, qua đó tạo thuận lợi,
sựhứng thú và đảm bảo sức khỏe, nâng cao khả năng làm việc và tính
158
- sáng tạo của lao động quản lý, qua đó giúp nâng cao hiệu quả hoạt động
quản lý.
4.3. Định mức lao động đối với lao động quản lý trong
doanh nghiệp
4.3.1. Khái niệm định mức lao động đối với lao động quản lý và
mức quản lý trong doanh nghiệp
4.3.1.1. Định mức lao động đối với lao động quản lý
a. Khái niệm
Định mức lao động đối với lao động quản lý là lượng hao phí lao
động quản lý được quy định để sản xuất một đơn vị sản phẩm hay hoàn
thành một khối lượng công việc đúng tiêu chuẩn chất lượng trong điều
kiện tổ chức, kỹ thuật nhất định.
b. Nhiệm vụ định mức lao động quản lý trong doanh nghiệp
Do những đặc điểm của hoạt động lao động quản lý nên cán bộ
định mức làm công tác định mức lao động đối với lao động quản lý phức
tạp hơn nhiều so với định mức lao động đối với nhân viên. Ngoài ra,
công việc quản lý của các nhà quản lý cũng rất đa dạng, công việc này
khác nhau cả về mặt tính chất lẫn nội dung, thời gian hoàn thành không
giống nhau, đánh giá kết quả quản lý không chỉ dựa vào hao phí lao động
mà còn dựa vào kết quả đạt được chung của toàn doanh nghiệp, hoặc bộ
phận doanh nghiệp. Vì vậy, nhiệm vụ của cán bộ định mức đối với lao
động quản lý gồm:
- Xác định số lượng hao phí lao động của từng loại công việc quản
lý của nhà quản lý
Cán bộ định mức xác định lượng lao động cần thiết cho từng loại
công việc là để phân công và sử dụng lao động theo chức trách và trình
độ nhằm đảm bảo trả công theo số lượng, chất lượng lao động, phân tích
sự hợp lý của các quá trình lao động, để xác định nhu cầu về phương tiện
kỹ thuật và đánh giá thực hiện công việc.
159
- - Xác định số lượng người cần thiết làm công tác quản lý
Cán bộ định mức xác định thành phần số người cần thiết chủ yếu là
để quy định tỷ lệ đúng đắn giữa các loại lao động quản lý, tổ chức hợp lý
bộ máy quản lý và kế hoạch hóa biên chế cũng như quỹ tiền lương.
Ngoài ra, định mức lao động quản lý còn là phương tiện để xác định hiệu
quả kinh tế của các biện pháp cải tiến tổ chức lao động và tổ chức sản
xuất cho doanh nghiệp.
4.3.1.2. Mức quản lý
Mức quản lý đối với người lao động quản lý là số người, số bộ
phận hay công việc do một người hay một nhóm người phụ trách với
trình độ thành thạo và trình độ phức tạp tương ứng, phù hợp với điều
kiện tổ chức kỹ thuật nhất định.
Các nhà quản lý đảm nhiệm chức vụ quản lý làm việc trong cùng
một doanh nghiệp, song họ đảm nhiệm những vị trí khác nhau. Trong hệ
thống cấp bậc quản lý tạo nên một đường phân chia giữa các vị trí khác
nhau trong một doanh nghiệp.
Các mức quản lý được áp dụng để định mức lao động cho cán bộ
lãnh đạo thuộc tất cả các cấp bắt đầu từ đốc công và cuối cùng là lãnh
đạo tổ chức hay giám đốc doanh nghiệp. Sự khác nhau về nguyên tắc
giữa các mức quản lý với các mức phục vụ là ở chỗ người mà lao động
của cán bộ định mức được định mức là lãnh đạo các nhân viên khác chứ
không phải là phục vụ họ.
4.3.2. Các phương pháp định mức lao động đối với lao động quản
lýtrong doanh nghiệp
Khi tiến hành định mức lao động đối với lao động quản lý cán bộ
định mứckhông có sẵn các tiêu chuẩn và mức thời gian hoặc trong trường
hợp khi trình độ tổ chức lao động cao hơn so với quy định trong các tài
liệu tiêu chuẩn có sẵn thì định mức lao động được tiến hành bằng cách sử
dụng các phương pháp trực tiếp nghiên cứu, xử lý các số liệu về tiêu hao
thời gian làm việc. Phương pháp này được áp dụng để định mức các công
160
- việc có điều kiện tổ chức - kỹ thuật đặc biệt ở các bộ phận khác nhau. Ở
đây cần phải xác định hao phí lao động cho những công việc cụ thể có
lưu ý tới đặc điểm tổ chức lao động của các nhà quản lý thuộc bộ phận
đang được nghiên cứu. Việc định mức lao động bằng cách nghiên cứu
trực tiếp tiêu hao thời gian làm việc có thể được áp dụng cho tất cả các
chức vụ của lao động quản lý nếu như khi tiến hành quan sát đảm bảo
được mức độ chính xác cần thiết của việc nghiên cứu.
Cán bộ định mức khi lựa chọn các phương pháp định mức cần thiết
không chỉ lưu ý đến tính chất của đối tượng được định mức mà còn phải
chú ý đến sự hiện có các tài liệu được định mức. Cần làm thế nào để cho
các chi phí có liên quan đến việc xây dựng các định mức có hiệu quả
kinh tế.
Các phương pháp định mức lao động đối với lao động quản lý khác
về tính chất khi sử dụng những tài liệu gốc để thiết kế mức, cho nên việc
xác định hao phí thời gian cần thiết cho các công việc cụ thể hoặc tính
toán số lượng người cần thiết trong các điều kiện cụ thể có thể được tiến
hành theo 2 nhóm phương pháp định mức là phương pháp phân tích (dựa
vào việc nghiên cứu tiêu hao thời gian làm việc) và phương pháp tổng
hợp (dựa vào việc phân tích thống kê số lượng cán bộ quản lý).
Cán bộ định mức tính định mức lao động đối với lao động quản lý
có thể áp dụng 2 phương pháp phân tích là phương pháp phân tích tính
toán và phương pháp phân tích khảo sát. Tiêu hao thời gian cần thiết cho
các công việc cụ thể có thể được xác định theo các tiêu chuẩn để định
mức lao động quản lý đã được xây dựng trước hoặc bằng nghiên cứu trực
tiếp tiêu hao thời gian làm việc có sử dụng phương pháp nghiên cứu xử
lý những tài liệu thực tế phù hợp.
Cán bộ định mức lựa chọn phương pháp nào để áp dụng là tùy
thuộc vào đặc điểm của từng loại lao động quản lý và hiệu quả khi áp
dụng phương pháp đó. Đối với nhân viên thực hành kỹ thuật, lao động
của họ có thể đo trực tiếp bằng các số đo tự nhiên, nên có thể tiến hành
khảo sát bằng chụp ảnh và bấm giờ để xác định thời gian hao phí cần
161
- thiết. Đối với lao động của các lãnh đạo và chuyên gia, cán bộ định mức
có thể khảo sát thông qua các phiếu khảo sát ý kiến hoặc phiếu tự chụp
ảnh của chính họ, do lao động của nhóm này là rất phức tạp.
Cán bộ định mức khi xây dựng định mức lao động cho nhà lãnh
đạo cần phải chú ý một số vấn đề sau:
a.Tính chất phức tạp của công việc mà nhà lãnh đạo phải hoàn
thành, như sự đa dạng về nhiệm vụ, mức độ độc lập của công việc, phạm
vi lao động, tính trách nhiệm thuộc công việc.
b.Mức độ đa dạng của các tình huống mà trong đó công việc nhà
lãnh đạo phải hoàn thành.
c.Ảnh hưởng của kết quả công việc và quyết định của nhà lãnh đạo
đã được đưa ra và sử dụng đến hiệu quả công việc của cấp dưới.
Khi sử dụng các phương pháp định mức lao động đối với lao động
quản lý dựa vào phân tích thống kê thì số lượng người cần thiết trong các
điều kiện cụ thể được xác định trên cơ sở các tài liệu tiêu chuẩn (các tiêu
chuẩn biên chế, tiêu chuẩn phục vụ và quản lý) xây dựng trên cơ sở
phương pháp toán học để xử lý số liệu thực tế thích hợp.
4.3.3.Xác định định mức lao động đối với lao động quản lý trong
doanh nghiệp
4.3.3.1. Mức lao động đối với các loại lao động quản lý
Lao động quản lý ở các doanh nghiệp bao gồm:
Ban lãnh đạo/Ban giám đốc
Trưởng, phó các phòng ban, bộ phận, quản đốc, cửa hàng, kho
tàng, các đơn vị trực thuộc...
Lao động chuyên gia, hành chính quản trị, thực hành kỹ thuật, lao
động tiền lương, văn thư, đánh máy, trực điện thoại...
Mức quản lý ở ba cấp độ là mức quản lý cấp cao, mức quản lý cấp
trung và mức quản lý cấp thấp (cơ sở).
162
- Theo Đoàn Thế Lợi (2010), thông thường số lao động quản lý
chiếm khoảng 10-15% lao động công nghệ và lao động phụ trợ xác định
theo yêu cầu công việc.
Sau khi xác định được định mức lao động chi tiết cho các lao động
trên, cán bộ định mức lập bảng số lao động phục vụ, phụ trợ và lao động
quản lý cho toàn bộ doanh nghiệp.
4.3.3.2. Tính toán định mức lao động chi tiết đối với lao động
quản lý
Tính chi phí lao động quản lý cho một đơn vị sản phẩm (Tql).
Thường chi phí lao động quản lý được tính dựa vào:
a.Tổng chi phí lao động trực tiếp sản xuất - kinh doanh và lao động
phụ trợ cho một đơn vị sản phẩm.
b.Tỷ trọng biên chế lao động làm công tác quản lý so với lao động
trực tiếp sản xuất - kinh doanh trong doanh nghiệp và lao động phụ trợ
(Kql).
Để định mức lao động cho các cán bộ lãnh đạo các đơn vị có đặc
điểm riêng, cán bộ định mức cần xây dựng các bản quy định chức trách
có phân biệt với các bản quy định mẫu để xác định chính xác tên và khối
lượng các công việc được thực hiện. Ví dụ: Nếu trong bộ phận nào đó có
công đoạn tách riêng nằm ở xa doanh nghiệp mà tổng cộng có 10 - 12
người làm việc và định mức quản lý tính theo tiêu chuẩn là 23 người thì
trong trường hợp này vẫn phải bố trí 1 nhà quản lý phụ trách thêm, mặc
dù định mức quản lý lớn hơn gấp 2 lần. Khi đó, trong bản quy định chức
vụ của nhà quản lý đó bên cạnh còn có các nhiệm vụ trực tiếp cần phải
kể cả các công việc được thực hiện ở công đoạn này và có thể được thực
hiện vào thời gian thích hợp.
Đối với các cán bộ lãnh đạo cấp cao hơn cũng có thể làm những
công việc như vậy, doanh nghiệp dù nhỏ cũng phải có giám đốc nhưng
chức năng mà giám đốc thực hiện có thể rộng hơn nhiều so với quy định
163
- chức trách mẫu và ngược lại ở doanh nghiệp lớn có thể có một hoặc một
số phó giám đốc để thực hiện một số chức năng của giám đốc.
Ở các doanh nghiệp không lớn, giám đốc có thể lãnh đạo trực tiếp
hoạt động của hầu như toàn bộ bộ máy quản lý. Quy mô sản xuất càng
tăng thì khối lượng việc (biên chế cán bộ theo từng chức năng) sẽ tăng
lên nhiều và giám đốc thực hiện việc lãnh đạo qua các phógiám đốc, các
trưởng phòng của mình...
Các định mức lao động đối với lao động quản lý thường được biểu
diễn bằng số cán bộ trực thuộc một lãnh đạo nhưng cũng có thể được
biểu diễn bằng số cán bộ thuộc quyền quản lý của lãnh đạo qua một, hai
và một số cấp quản lý. Ví dụ:Định mức quản lý đối với giám đốc được
biểu diễn bằng số đốc công hay công nhân.
Đối với lao động của cán bộ lãnh đạo và chuyên gia thường dùng
tiêu chuẩn số lượng và tiêu chuẩn quản lý để tính số lượng cán bộ theo
từng chức năng và toàn bộ hệ thống quản lý tức là áp dụng phương pháp
phân tích tính toán.
Cán bộ làm công tác định mức dựa vào trị số các yếu tố ảnh hưởng
và thời gian lao động thực hiện chức năng quản lý các đốc công trong bộ
phận sản xuất sản phẩm bằng phương pháp hồi quy, dựa vào phương
pháp bình phương tối thiểu có công thức như sau:
Hqlđc = 117,5 Kc0.666. Cp-24 . R-0.56
Trong đó:
Hqlđc: Mức quản lý của đốc công (số lượng công nhân do một
đốc công phụ trách);
Kc: Hệ số chuyên môn hóa nơi làm việc (số nơi làm việc so
với số bước công việc trong bộ phận sản xuất);
Cp: Cấp bậc công việc bình quân trong bộ phận sản xuất;
R: Mức độ phức tạp trung bình của công việc sửa chữa thiết
bị trong bộ phận sản xuất.
164
nguon tai.lieu . vn
