1. Trang Chủ
  2. Thư viện thông tin
  3. Giáo trình Sử dụng trang thiết bị văn phòng (Nghề: Văn thư lưu trữ - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

Giáo trình Sử dụng trang thiết bị văn phòng (Nghề: Văn thư lưu trữ - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

Giáo trình Sử dụng trang thiết bị văn phòng cung cấp cho người học những kiến thức như: Một số vấn đề chung về sử dụng trang thiết bị văn phòng; Cài đặt và sử dụng máy in; Cài đặt và sử dụng máy quét ảnh; Cài đặt và sử dụng máy fax; Sử dụng máy photocopy; Lắp đặt và sử dụng máy chiếu. Mời các bạn cùng tham khảo! UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo

Thể loại Tài liệu miễn phí Thư viện thông tin

Số trang 91

Ngày tạo 4/10/2023 10:58:41 PM +00:00

Loại tệp PDF

Kích thước 1.97 M

Tên tệp

Tải Giáo trình Sử dụng trang thiết bị văn phòng (Nghề:... (.pdf)

Xem mẫu

  1. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng 8 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2019
  2. TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 2
  3. LỜI GIỚI THIỆU Thế giới ngày càng tiến xa hơn với những khám phá, phát minh vĩ đại của loài người. Cuộc sống của con người ngày càng được nâng cao. Việc phát minh ra các máy móc thiết bị phục vụ cuộc sống là điều tất yếu cho xã hội hiện đại này. Từ những công cụ thô sơ giúp con người làm việc, thì ngày nay những công cụ thô sơ ấy đã trở nên hiện đại để phục vụ cho công việc hoàn thành nhanh chóng và hoàn hảo hơn. Từ những máy móc thiết bị phục vụ sản xuất trong các nhà máy, xưởng sản xuất, công ty cho đến đến những hộ gia đình. Và trong các văn phòng - nơi điều hành các công việc thì các máy móc thiết bị cũng đã hiện đại rất nhiều. Những văn phòng nào được trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng thì công việc của nơi ấy sẽ rất suôn sẻ. Nhưng trên hết vẫn là yếu tố con người. Những trang thiết bị văn phòng ấy cần có những con người thành thạo, làm việc ứng dụng các thao tác nhanh chóng, phù hợp thì công việc sẽ nhanh chóng hoàn thành. Kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng là một trong những kỹ năng quan trọng, đảm bảo năng suất chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong những kỹ năng giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là ứng dụng tiến bộ CNTT vào quá trình hiện đại hoá công tác văn phòng. Do vậy cách tổ chức quản lý và sử dụng trang thiết bị cho văn phòng ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Nội dung giáo trình gồm 6 bài: Bài 1: Một số vấn đề chung về sử dụng trang thiết bị văn phòng Bài 2: Cài đặt và sử dụng máy in 3
  4. Bài 3: Cài đặt và sử dụng máy quét ảnh Bài 4: Cài đặt và sử dụng máy fax Bài 5: Sử dụng máy photocopy Bài 6: Lắp đặt và sử dụng máy chiếu Trong quá trình biên soạn giáo trình không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các độc giả, các bạn sinh viên,… để giáo trình này ngày càng hoàn thiện hơn trong những lần tái bản sau. TP Cao Lãnh, ngày 06 tháng 9 năm 2019 Tham gia biên soạn 1. Chủ biên: ThS. Trần Anh Điền 2. ThS. Nguyễn Thị Kim Hương 4
  5. MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU Trang BÀI 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 1. Vai trò của trang thiết bị văn phòng …………………………………………………….. 11 1.1.1 Vai trò của trang thiết bị văn phòng .................................................................... 12 1.1.2 Sử dụng trang thiết bị văn phòng ......................................................................... 13 2. Yêu cầu và các nguyên tắc sử dụng ................................................................................... 13 3. Các trang thiết bị văn phòng .............................................................................................. 14 3.1. Thiết bị truyền thông.............................................................................................. 14 3.2. Thiết bị sao chụp, in ấn tài liệu …………………………………………………. 15 3.3. Các thiết bị khác .................................................................................................... 15 4. Vai trò người sử dụng và bảo quản trang thiết bị văn phòng ............................................ 16 4.1. Vai trò người sử dụng ............................................................................................ 23 4.2. Tổ chức sử dụng bảo quản trang thiết bị …………………………………………17 BÀI 2: CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY IN 1. Chức năng ……………………………………………………………………………......18 2. Phân loại và nguyên lý hoạt động...................................................................................... 18 3. Cài đặt ................................................................................................................................ 27 4. Cách sử dụng và bảo quản ................................................................................................. 36 5. Cách chia sẻ dữ liệu và sử dụng máy in trên mạng …………………………………….. 37 6. Một số sự cố thường gặp và cách khắc phục …………………………………………… 38 BÀI 3: CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY QUÉT ẢNH 5
  6. 1. Chức năng ……………………………………………………………………………… 40 2. Phân loại và nguyên lý hoạt động ……………………………………………………… 40 3. Cách cài đặt …………………………………………………………………………...... 49 4. Cách sử dụng và bảo quản ................................................................................................. 50 5. Một số sự cố thường gặp ................................................................................................... 51 BÀI 4: CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY FAX 1. Chức năng .......................................................................................................................... 55 2. Phân loại và nguyên lý hoạt động ………………………………………………………. 55 3. Cách cài đặt máy Fax. ..................................................................................... 59 4. Cách sử dụng và bảo quản ................................................................................................. 60 5. Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục ........................................................................ 65 BÀI 5: SỬ DỤNG MÁY PHOTOCOPY 1. Chức năng .......................................................................................................................... 68 2. Phân loại và nguyên lý hoạt động………………………………………………………. 68 3. Cách cài đặt máy Fax......................................................................................................... 70 4. Cách sử dụng và bảo quản ................................................................................................. 79 5. Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục…………………………………………......... 82 BÀI 6: LẮP ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY CHIẾU 1. Chức năng .......................................................................................................................... 85 2. Phân loại và nguyên lý hoạt động ……………………………………………………… 85 3. Cách cài đặt máy Fax ........................................................................................................ 86 4. Cách sử dụng và bảo quản ............................................................................................... 88 5. Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục ........................................................................ 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................. 91 6
  7. GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Mã mô đun: TCN202 Vị trí, tính chất, ý nghĩa của mô đun: − Vị trí: Mô đun Sử dụng trang thiết bị văn phòng thuộc nhóm các mô đun cơ sở bắt buộc, được bố trí giảng dạy sau khi đã học xong các môn học chung/ đại cương như Pháp luật, Chính trị, Tin học, Giáo dục thể chất, Giáo dục quốc phòng. − Tính chất: Mô đun Sử dụng trang thiết bị văn phòng là mô đun cơ sở của ngành Văn thư lưu trữ, cung cấp các kiến về việc sử dụng các thiết bị văn phòng. Mục tiêu của mô đun: − Về kiến thức:  Trình bày được các nguyên tắc hoạt động của máy in, máy fax, máy quét ảnh, máy Photocopy, máy chiếu;  Nhận biết được sự cố đơn giản của máy in, máy fax, máy quét ảnh, máy Photocopy, máy chiếu ; − Về kỹ năng:  Sử dụng thành thạo máy in, máy fax, máy quét ảnh, máy Photocopy, máy chiếu  Rèn luyện kỹ năng vận hành, cài đặt các thiết bị văn phòng cẩn thận chu đáo.  Vận hành và sử dụng thành thạo của máy in, máy fax, máy quét ảnh, máy ảnh số, máy Camera, máy Photocopy, máy chiếu, tổng đài ;  Khắc phục một và sự cố đơn giản của máy in, máy fax, máy quét ảnh, máy ảnh số, máy Camera, máy Photocopy , máy chiếu, tổng đài;  Cài đặt và sử dụng thành thạo các thiết bị nhớ ngoài và các loại card rời; − Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:  Hình thành ý thức lao động là phải khẩn trương có kỷ luật, có trách nhiệm và sáng tạo. Nội dung của mô đun: 7
  8. BÀI 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Mã bài: TCN202-01 Mục tiêu: − Biết được các trang thiết bị văn phòng thông dụng; − Hiểu rõ vai trò của các trang thiết bị văn phòng trong công việc; − Ý thức rõ việc sử dụng và bảo quản các thiết bị văn phòng. 1. Vai trò của trang thiết bị văn phòng. Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Thiết bị văn phòng là đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động và làm tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Vì vậy, các doanh nhân khi có ý định mở thiết lập hoàn thiện văn phòng thường đặc biệt quan tâm đến các thiết bị văn phòng này. Thiết bị văn phòng bao gồm những gì? Thiết bị văn phòng là tên gọi chung của rất nhiều vật dụng được sử dụng trong văn phòng làm việc và được chia là 2 loại: Vật tư văn phòng và văn phòng phẩm. Vật tư văn phòng bao gồm: thiết bị văn phòng cho nội thất văn phòng, máy móc văn phòng và phụ kiện máy tính. Văn phòng phẩm bao gồm: các loại giấy văn phòng, các loại bút, sổ sách văn phòng, folder, bìa kẹp để đựng tài liệu, băng keo, kệ nhựa.. Thiết bị văn phòng là những thiết bị máy móc, các vật dụng cần thiết cho các hoạt động hằng ngày và công việc trong lĩnh vực văn phòng. Đó là máy photocopy, máy in, máy fax, máy tính, bàn ghế, tủ tài liệu văn phòng, giấy các loại, mực các loại…, máy huỷ giấy, máy huỷ tài liệu, máy đóng sách, máy ép plastic,…Lựa chọn thiết bị văn phòng phù hợp sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng điều hành các hoạt động hàng ngày của mình một cách trơn tru và hiệu quả. Trong khi lựa chọn các công cụ văn phòng này, các doanh nghiệp nên luôn luôn ghi nhớ nhu cầu của nhân viên Một số loại máy văn phòng phổ biến thường được dùng hiện nay  Máy vi tính  Máy in laser, máy in màu  Máy photocopy, máy scan 8
  9.  Máy fax  Máy đếm tiền  Máy chấm công  Điện thoại cố định  Trang thiết bị mạng (modem, switch) Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là ứng dụng tiến bộ CNTT vào quá trình hiện đại hoá công tác văn phòng. Do vậy cách tổ chức quản lý và sử dụng trang thiết bị cho văn phòng ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đối với trang thiết bị văn phòng trong cơ quan nhà nước thường được tổ chức theo quy trình như sau: 1.1. Tổ chức quản lý trang thiết bị a. Quản lý quá trình hình thành trang thiết bị Trang thiết bị được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan. Ngoài ra, hàng năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung các trang thiết bị từ như cầu sử dụng thực tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm. b. Quản lý quá trình khai thác sử dụng, bảo quản rằng thiết bị - Giao các trang thiết bị cho đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng, bảo quản. - Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công. - Cơ chế tự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó đánh giá số lượng, chất lượng của trang thiết bị. - Thương xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị. - Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức. c. Kết thúc quá trình sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hết hoặc đổi mới kỹ thuật được tiến hành thanh lý. Quá trình thanh lý phải tuân thủ quy định của pháp luật. - Thành lập ban thanh lý - Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị của các trang thiết bị để lựa chọn phương thức thanh lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá). Dù hình thức nào thì cũng phải được công bố và thực hiện công khai. Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài chính. 9
  10. 1.2. Tổ chức sử dụng trang thiết bị - Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng phải đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật. - Xây dựng kế hoạch, theo dõi, giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị. - Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do đơn vị, cá nhân được giao quản lý và sử dụng. - Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo quy định của nhà nước. - Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị 2. Yêu cầu và các nguyên tắc sử dụng. Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng. Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) và các trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…) a) Yêu cầu về quản lý - Phải phù hợp với kế hoạch phát triển của cơ quan, đơn vị; - Phải được xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý; - Phải gắn với trách nhiệm của cá nhân quản lý; Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm: Bố trí, điều chuyển trang thiết bị văn phòng trong nội bộ đơn vị; bố trí, phân công người quản lý sử dụng, theo dõi các trang thiết bị văn phòng dùng chung, lập sổ sách, lưu giữ các hồ sơ biên bản giao nhận trang thiết bị và theo dõi toàn bộ trang thiết bị văn phòng của đơn vị; thông báo và đề nghị Văn phòng (Phòng Hành chính – Quản trị) điều chuyển các trang thiết bị văn phòng không còn nhu cầu sử dụng hoặc thanh lý các trang thiết bị không còn sử dụng được; chỉ đạo công tác bàn giao tài sản công và hồ sơ quản lý, sử dụng tài sản công thuộc phạm vi đơn vị mình quản lý khi có sự thay đổi tổ chức hoặc thay đổi Thủ trưởng đơn vị. - Phải đáp ứng yêu cầu công khai. b) Yêu cầu khi sử dụng Trang thiết bị phải được sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục đích. Không tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng của cơ quan; điều chuyển trang thiết bị văn phòng giữa các đơn vị, cá nhân khi chưa được phép của người có thẩm quyền. 10
  11. c) Yêu cầu đối với người sử dụng Người sử dụng có trách nhiệm: - Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả; - Thông báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và đề nghị Văn phòng (Phòng Hành chính - Quản trị) sửa chữa; - Báo cáo Thủ trưởng đơn vị khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị được giao; - Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao bằng biên bản các trang thiết bị được giao khi chuyển công tác, nghỉ hưu. 3. Các trang thiết bị văn phòng. 3.1. Thiết bị truyền thông a) Máy ghi âm văn phòng - Dùng để ghi lại lời nói. Hiện nay những máy ghi âm văn phòng được sử dụng rộng rãi ở nhiều cơ quan xí nghiệp nhằm mục đích sau đây: - Ghi lại âm thanh theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu, báo cáo, bài giảng, những quyết định đã thông qua mà không cần phải ghi tốc ký. - Ghi lại các thông tin giao tiếp qua điện thoại để phục vụ việc soạn thảo văn bản... - Khi sử dụng máy ghi âm, năng xuất lao động của người đánh máy tăng 25 - 45%, mức thời gian tiết kiệm của người đọc lên tới 20%. Thời gian thảo văn bản giảm 3 - 4 lần. Cán bộ của cơ quan sử dụng máy ghi âm tiết kiệm được 5 - 6 phút cho mỗi trang viết của một tài liệu cần soạn thảo. b) Điện thoại Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe. Ngày nay có rất nhiều loại điện thoại khác nhau như: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay (điện thoại di động). Đây là thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp được thuận lợi, thiết bị này được dùng phổ biến trong các công sở, văn phòng. Vì vậy, đòi hỏi những người làm công tác văn phòng nói riêng và các cán bộ, công chức, viên chức nói chung phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại. c) Máy fax - Là thiết bị có khả năng nhận diện ký tự theo màu trắng và đen, màu đen là màu có ký tự, màu trắng là không có ký tự (hay những khoảng trống) và nó sẽ vẽ lại y như bản gốc (từ máy gửi fax sang máy nhận fax). - Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, cũng có thể Fax từ máy tính sang máy Fax (hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính năng này). 11
  12. d) Máy tính nối mạng Được thiết lập khi có từ 2 máy vi tính trở lên kết nối với nhau để chia sẻ tài nguyên: máy in, máy fax, tệp tin, dữ liệu...Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và mức độ hiện đại hóa văn phòng của từng ngành, từng lĩnh vực, từng địa phương, cơ quan mà sử dụng mạng máy tính nối mạng diện rộng (WAN) hoặc mạng nội bộ (LAN) để phục vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác và truyền nhận thông tin. e) Máy chụp ảnh Máy chụp ảnh được sử dụng trong công tác văn phòng để ghi và lưu lại những hình ảnh trong các hội nghị, cuộc họp, hội thảo hoặc các sự kiện trọng đại của cơ quan, đơn vị. Hiện nay, máy chụp ảnh tự động là thiết bị văn phòng thông dụng, bên cạnh đó còn có các loại máy cơ, máy bán tự động… 3.2. Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu Để có được bản in, bản sao và để nhân số lượng văn bản, tài liệu người ta sử dụng các nhóm: - Các phương tiện sao chụp và nhân bản: Để sao và truyền văn bản với nguyên mẫu của nó (dấu, chữ ký, sơ đồ…) đi xa có thể dùng máy Fax hoặc truyền qua mạng. - Các phương tiện in ấn: Theo cách làm ra văn bản có thể chia ra các loại máy in như: in laze, in phun, offset, in kim… Máy in dùng trong văn phòng bao gồm nhiều thể loại và công nghệ khác nhau. Thông dụng nhất và chiếm phần nhiều nhất hiện nay trên thế giới là máy in ra giấy và sử dụng công nghệ laze. Đa phần các máy in sử dụng cho văn phòng được nối với một máy tính hoặc một máy chủ dùng in chung. Một phần khác máy in được nối với các thiết bị công nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác trên các chất liệu riêng. Máy in sử dụng công nghệ laze (Tiếng Anh: laser) là các máy in dùng in ra giấy, hoạt động dựa trên nguyên tắc dùng tia laze để chiếu lên một trống từ, trống từ quay qua ống mực (có tính chất từ) để mực hút vào trống, giấy chuyển động qua trống và mực được bám vào giấy, công đoạn cuối cùng là sấy khô mực để mực bám chặt vào giấy trước khi ra ngoài. Máy in laze có tốc độ in thường cao hơn các loại máy in khác, chi phí cho mỗi bản in thường tương đối thấp. Máy in laze có thể in đơn sắc (đen trắng) hoặc có màu sắc. - Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đến mức không thể khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật. 3.3. Các trang thiết bị văn phòng khác Ngoài các nhóm thiết bị truyền thông, thiết bị sao, in, hủy tài liệu còn có các thiết bị và đồ dùng văn phòng khác như: - Máy quét hình ảnh hay còn gọi là máy scan (scanner) Đây là thiết bị có khả năng số hóa hình ảnh, tài liệu, đưa vào máy tính để lưu hoặc xử lý chúng. Thiết bị này đang dần trở nên thông dụng cho người dùng máy tính cá nhân thông thường. Cấu tạo của máy Scan gồm ba bộ phận chính: thấu kính nhạy quang, cơ cấu đẩy giấy và mạch logic điện tử. - Máy chiếu đa năng (projector) Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng các phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu ứng rất sinh động, nhờ đó làm tăng sức thu hút của các buổi họp, hội 12
  13. nghị, hội thảo, bài thuyết trình. Đây là loại máy chiếu dùng nguồn sáng bên trong chiếu ánh sáng xuyên qua một màn hình vi tính nhỏ qua hệ thống thấu kính để chiếu lên màn hình bên ngoài. Nói một cách đơn giản nó đóng vai trò như một màn hình vi tính nhưng to hơn để mọi người có thể xem từ xa. - Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày của những người làm công tác văn phòng rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện như cặp, kẹp, ghim, bút… 4. Vai trò người sử dụng và bảo quản trang thiết bị văn phòng. 4.1. Vai trò người sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị văn phòng: a) Quản lý quá trình hình thành trang thiết bị Khi cơ quan, đơn vị được thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sẽ được cấp một số tài sản ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy photocopy,… Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, hàng năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm b) Quản lý quá trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản - Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công - Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị - Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị - Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức. c) Kết thúc quá trình sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hết hoặc đổi mới kỹ thuật được tiến hành thanh lý. Quá trình thanh lý phải tuân thủ quy định của pháp luật: - Thành lập ban thanh lý - Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị của các trang thiết bị để lựa chọn phương thức thanh lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá). Dù hình thức nào thì cũng phải được công bố và thực hiện công khai. Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài chính. 13
  14. 4.2. Tổ chức sử dụng bảo quản trang thiết bị Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” trong công cuộc hiện đại hóa văn phòng, trang thiết bị hiện nay ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ. Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ, máy tính tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm các dữ liệu. Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như fax và cao hơn nữa là Internet...cùng các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi. Các vật dụng thông thường trong văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ...ngày càng tiện dụng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp. Tuy nhiên, trang thiết bị cũng như môi trường văn phòng được cải thiện phần lớn nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi trong hoạt động văn phòng. Do đó khâu tổ chức sử dụng trang thiết bị cũng cần được quan tâm, cụ thể: - Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao. - Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị - Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được giao quản lý và sử dụng. - Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định của Nhà nước. Đề xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả. - Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị: + Sử dụng đúng mục đích; + Bảo quản theo yêu cầu; + Bảo dưỡng theo định kỳ; + Thay thế, sửa chữa khi cần thiết. Tóm lại, với sự phát triển của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng sẽ được phát triển theo hướng hiện đại đòi hỏi những người làm công tác văn phòng ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục được đào tạo lại các kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học. Đây là vấn đề đặt ra trong công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ những người làm công tác văn phòng ở các cơ quan, đơn vị hiện nay để đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. 14
  15. BÀI 2: CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY IN Mã bài: TCN202-02 Mục tiêu: − Trình bày được chức năng, cấu tạo và nguyên lý hoạt động của máy in; − Phân loại các loại máy in thông dụng; − Cài đặt được các loại máy in; − Sử dụng và bảo quản tốt các loại máy in; − Khắc phục được một số sự cố thường gặp. − Sử dụng thành thạo một số máy in thông dụng; − Nghiêm túc chấp hành nội quy, quy định của cơ quan, doanh nghiệp. 1. Chức năng. Chức năng in: In đen trắng, màu Chức năng quét Scanner. Chức năng Photocopy Chức năng Fax Chức năng PC-Fax Các chức năng khác 2. Phân loại và nguyên lý hoạt động 2.1. Phân loại: Máy in bao gồm nhiều thể loại và công nghệ khác nhau. Thông dụng nhất và chiếm phần nhiều nhất hiện nay trên thế giới là máy in ra giấy và sử dụng công nghệ Lazer. Đa phần các máy in được sử dụng cho văn phòng, chúng được nối với một máy tính hoặc một máy chủ dùng in chung. Một phần khác máy in được nối với các thiết bị công nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác trên các chất liệu riêng. a) Máy in Lazer Máy in sử dụng công nghệ Lazer (Tiếng Anh: laser) là các máy in dùng in ra giấy. Chúng hoạt động dựa trên nguyên tắc dùng tia Lazer để chiếu lên một trống từ, trống từ quay qua ống mực (có tính chất từ) để mực hút vào trống, giấy chuyển động qua trống và mực được bám vào giấy, công đoạn cuối cùng là sấy khô mực để mực bám chặt vào giấy trước khi ra ngoài. Máy in Lazer có tốc độ in thường cao hơn các loại máy in khác, giá thành mỗi bản in thường tương đối thấp. Máy in Lazer có thể in đơn sắc (đen trắng) hoặc có màu sắc. b) Máy in kim 15
  16. Máy in kim sử dụng các kim để chấm qua một băng mực làm hiện mực lên trang giấy cần in. Máy in kim đã trở thành lạc hậu do các nhược điểm: In rất chậm, độ phân giải của bản in rất thấp (chỉ in được thể loại chữ, không thể in được tranh ảnh) và khi làm việc chúng rất ồn. Ngày nay máy in kim chỉ còn xuất hiện tại các cửa hàng, siêu thị để in các hoá đơn như một thiết bị nhỏ gọn cho các bản in chi phí thấp. c) Máy in phun Máy in phun hoạt động theo theo nguyên lý phun mực vào giấy in (theo đúng tên gọi của nó). Mực in được phun qua một lỗ nhỏ theo từng giọt với một tốc độ lớn (khoảng 5000 lần/giây) tạo ra các điểm mực đủ nhỏ để thể hiện bản in sắc nét. 16
  17. Đa số các máy in phun thường là các máy in màu (có kết hợp in được các bản đen trắng). Để in ra màu sắc cần tối thiểu 3 loại mực. Các màu sắc được thể hiện bằng cách pha trộn ba màu cơ bản với nhau. Trước đây các hộp mực màu của máy in phun thường được thiết kế cùng khối, tuy nhiên nếu in nhiều bản in thiên về một màu nào đó sẽ dẫn đến hiện tượng có một màu hết trước, để tiếp tục in cần thay hộp mực mới nên gây lãng phí đối với các màu còn lại chưa hết. Ngày nay các hộp màu được tách riêng biệt và tăng số lượng các loại màu để phối trộn (nhiều hơn 3 màu - không kể đến hộp màu đen) sẽ cho bản in đẹp hơn, giảm chi phí hơn trước. So sánh trong các thể loại máy in thì máy in phun thường có chi phí trên mỗi bản in lớn nhất. Các máy in phun thường có giá thành thấp (hơn máy in Lazer) nhưng các hộp mực cho máy in phun lại có giá cao, số lượng bản in trên bộ hộp mực thấp. 2.2. Cấu tạo và nguyên lý hoạt động a) Máy in phun Những phần thông thường của máy in phun bao gồm : Đầu in : Là nhân của máy in phun , đầu in bao gồm hàng loạt vòi phun được dùng để phun những giọt mực ra Đầu mực in ( Hộp mực ) : Phụ thuộc vào nhà sản xuất và kiểu của máy in . Đầu mực in sẽ có kết hợp nhiều kiểu như tách riêng màu đen và đầu in màu , màu và đen trong cùng một đầu mực in hoặc thậm trí mỗi một màu có một đầu mực in riêng . Nhiều loại đầu của một số loại máy in phun bao gồm ngay bên trong đầu in. Motor bước đầu máy in : Motor bước di chuyển bộ phận đầu in ( đầu in và đầu mực ) đằng sau và từ bên này sang bên kia của giấy . Một vài máy in có Motor bước khác để chuyển bộ phận đầu in tới một vị trí cố định cho trước khi máy in không hoạt động . Việc chuyển vào vị trí đó để bộ phận đầu in được bảo vệ khi một va chạm bất ngờ. 17
  18. Dây Curoa . Nó được dùng để gắn bộ phận đầu in với Motor bước . Thanh cố định . Bộ phận đầu in dùng thanh cố định để chắc chắn để sự di chuyển là chính xác và điều khiển được. Khay giấy: Hầu hết máy in phun đều có bộ phận khay giấy để đưa giấy vào bên trong máy in. Một vài máy in bỏ qua khay giấy chuẩn thông thường mà dùng bộ phận nạp giấy (Feeder). Feeder thông thường mở để lấy giấy tại một góc ở sau máy in và nó giữ nhiều giấy hơn khay giấy truyền thống. . Trục lăn: nó kéo giấy từ khay giấy hoặc phần nạp giấy tiến lên phía trước khi bộ phận đầu in sẵn sàng cho công việc in tiếp theo. Motor bước cho bộ phận nạp giấy. Nó kéo trục lăn để chuyển giấy vào vị trí chính xác. Nguồn cung cấp: Đối với những máy in trước kia có một Adaptor bên ngoài để cung cấp nguồn cho máy in thì hiện nay hầu hết chúng được tích hợp bên trong máy in . Mạch điều khiển: Một mạch điện phức tạp bên trong máy in để điều khiển tất cả mọi hoạt động như giải mã tín hiệu thông tin gửi từ máy tính tới máy in .... Cổng giao diện: Nhiều máy in dùng cổng song song , nhưng hầu hết máy in mới bây giờ đều dùng giao diện cổng USB . Có một vài máy in dùng cổng nối tiếp hoặc cổng SCSI . Nguyên lý Hoạt động Thermal Drop-On-Demand Nhóm thứ nhất dùng kỹ thuật thermal Drop-On-Demand gồm có các hãng lớn như Hewlett Packard (HP), Canon và hãng Lexmark/IBM. Người ta dùng các resistor nhỏ xíu nằm tại các jet (jet: lỗ phun mực, tên chính thức là nozzles), theo nhu cầu một dòng điện chạy qua resistor để nung nóng mực làm cho nó phóng vào mặt giấy nhanh đến 5000 lần trong 1 giây. Lỗ phun mực có đường kính cỡ sợi tóc (70 micrometer) do đó buổi đầu nó 18
  19. thường hay bị nghẹt. Ngày nay đã cải tiến nhiều giọt mực phóng ra có thể tích cỡ 8 cho tới 10 picoliter và chấm mực bám vào giấy có đường kính cỡ 50 tới 60 microns. Thông thường mực đen được chứa trong một cartridge riêng và lỗ phun mực to hơn, giọt mực đen ném ra có thể tích cỡ 35 picoliter. Cartridge màu chứa 3 loại mực màu khác nhau nằm trong ba ngăn riêng rẽ. Một vài máy hiện giờ dùng đến 8 màu mực căn bản như HP7960. Đây cũng là chiếc máy inkjet printer đầu tiên in được hình “đen trắng”. Những inkjet printer hiện nay in đen trắng bằng cách pha mực màu lại với nhau để tạo màu đen, do đó tấm ảnh đen trắng in được luôn luôn có ánh hơi xanh, hơi đỏ hay hơi vàng. Đầu in loại thermal nầy có khuyết điểm là bị hiện tượng Kogation làm hư dần (Kogation là hiện tượng mực bị biến thành các hạt rắn bám dần vào thành firing chamber) do đó các máy in của hãng HP đều theo một nguyên tắc chung là đầu in dính luôn vào bình mực. Khi in hết mực các bạn mua bình mực mới thì có ngay đầu in mới, chữ nghĩa hình ảnh luôn luôn sắc nét và không bị suy giảm theo tuổi thọ của cái printer. Số jet trên đầu máy thay đổi tùy model lúc đầu là 16 rồi lần lên 32, 48, 64, 128 lỗ jet. Ngày nay trung bình tổng cộng từ 300 tới 600 nozzles. Piezo Drop-On-Demand Kỹ thuật phun mực thứ hai là do hãng Epson giữ bản quyền. Hãng nầy không dùng resistor nung nóng mực mà dùng hiệu ứng piezoelectric để phun mực vào giấy. Kỹ thuật nầy chúng ta thường gặp trong các máy dùng làm ẩm không khí vào mùa đông (ultrasound humidifier). Epson dùng mảnh thạch anh tí ti nằm tại các nozzles. Khi cho dòng điện đi qua mảnh thạch anh nở ra (hiệu ứng piezoelectric) ép mực phun vào giấy. Đầu in piezo có nhiều cái ưu điểm như là dễ kiểm soát hình dạng và kích thước giọt mực phun ra hơn, nó lại bền hơn là loại đầu in thermal vì không córesistor dễ bị cháy và không mất thời gian chờ mực làm nguội resistor trước khi được nung nóng trở lại như đầu in thermal. Vì không dùng nhiệt cho nên việc chế tạo mực in cũng uyển chuyển không gò bó như khi chế tạo mực dùng cho đầu inthermal. Đầu in mực đen của Epson hiện hành có 540 nozzles mỗi đầu in có 90 nozzles (6 màu) vì đầu phun lâu hư nên tất cả máy printer Epson đều có đầu in gắn liền vào máy và người tiêu thụ không thể tự thay đầu máy được. Một số máy Canon printer mới ra sau nầy cũng có đầu in gắn liền vào máy, nhưng khác với Epson, người tiêu thụ có thể tự thay lấy đầu máy in như thay một ink cartridge cần chỉ mất 01 phút. Vậy thì đầu máy rời không dính chung vào với ink cartridge lợi hại ra sao? Để so giá các bạn nên lưu ý coi bình mực đó chứa bao nhiêu cc (phân khối) mực. Cái yếu điểm của loại máy đầu in cố định (duy nhất chỉ có Epson) là khi các jet phun mực bị nghẹt thì cách hay hơn hết là bỏ cái printer vào thùng rác. Lý do mang cái printer hư cho hãng thay đầu in còn mắc tiền hơn mua cái printer mới. Lưu ý: theo người tiêu dùng, đầu in Epson hay bị nghẹt sau vài ba tuần hay một vài tháng để yên không in gì cả. Muốn máy in Epson được bền ít ra mỗi tuần phải in một hai trang giấy. Vì các lỗ phun mực cũng mòn dần theo thời gian, nên chữ và hình in ra cũng giảm dần 19
  20. phẩm chất theo tuổi thọ của cái printer. Cũng nhắc những ai cómáy in Epson là phải nhấn tắt máy (từ nút tắt/mở tắt trên cái printer) trước khi tắt điện toàn bộ, với máy in hãng khác cũng nên làm như vậy để đầu in đủ thời gian chạy vào nơi parking, nơi nầy có miếng cao su đậy đầu in tránh không khí làm khô mực bít các jet phun mực. Mực in Vì hình ảnh được tạo ra bằng các giọt mực, cho nên người ta tìm cách làm cho giọt mực càng nhỏ càng tốt để ảnh in ra được sắc nét. Ngày nay giọt mực nhỏ nhất 1.5 picoliters (thí dụ Epson R800). Giọt mực càng nhỏ thì dễ đặt nằm gần nhau trên mặt giấy như vậy càng cho hình rõ nét và giúp màu sắc thay đổi một cách liên tục hơn. Chắc các bạn thắc mắc là ink cartridge chỉ chứa từ 3 tới 6 màu mực, nhưng tại sao khi in ảnh chúng ta thấy có đủ muôn màu nghìn sắc. Đó là tại chúng ta bị “lừa mắt” mà thôi. Màn ảnh TV, màn ảnh Computer chỉ có 3 điểm màu căn bản là Đỏ (Red), Xanh Lá cây (Green), Xanh (Blue) gọi chung là màu RGB. Trên computer monitor các điểm màu nầy nằm cách nhau từ 0,25 tới 0,31 mm. Từ ba màu nầy, tùy theo độ đậm nhạt chúng pha trộn nhau tạo ra nhiều màu sắc khác nhau khi nhìn từ xa. Inkjet in màu cũng theo nguyên tắc nầy. Người ta dùng ba màu mực là xanh (Cyan), đỏ (Magenta), vàng (Yellow), gọi chung là nhóm màu CMY để pha nhau thành đủ các màu khác nhau. Thường thì còn có thêm một bình mực đen (Black) gắn kế bình mực màu. Riêng HP chỉ dùng bình mực đen để intext (chữ), khi in hình có màu đen thì HP pha trộn ba màu CMY vào nhau để tạo ra màu đen. Epson printer thì khác, khi in hình nó dùng luôn mực màu đen nên gọi nó là loại màu CMYK. Theo ý kiến một số người thì màu đen trong các tấm hình in từ máy Epson thấy đen hơn màu đen từ máy HP. Hiện nay một số photo-printer dùng tới 6 màu mực. Ngoài 4 màu căn bản trên, người ta thêm vào hai màu nữa là light cyan, còn gọi là photo cyan và light magenta hay photo- magenta. Các printer điển hình cho nhóm nầy là Canon i950, 3072 nozzles, 6 bình mực rời. Theo nhiều người thì printer 6 màu in hình màu nhìn có vẽ mịn màng màu sắc thay đổi liên tục (dịch chữ smooth) hơn là hình in từ printer 4 màu. Nếu các bạn lấy cái kính phóng đại nhìn vào tấm hình, các bạn sẽ thấy nó được tạo ra bằng nhiều điểm màu nằm cạnh nhau trên mặt giấy. Với hình in từ 6 màu các chấm mực nằm gần nhau có màu sắc tương tự, không thay đổi màu đột ngột từ chấm mực nầy qua chấm mực khác. Khi xem ảnh nhìn ở tầm xa thông thường thì không thấy các chấm màu riêng rẽ, chỉ thấy màu sắc hình ảnh. Cái printer mới nhất của hãng Canon là Canon i9900 dùng 8 bình mực, ngoài 6 màu kể trên, nay thêm mực đỏ và mực xanh két, có 6144 nozzles, nhiều nhất hiện giờ. Photosmart 7960 cũng 8 cartridge màu khác nhau. Cũng nên nói thêm thì theo tờ PC Magazine cái BJC-8200, 6-màu, in hình không tươi như các hình in ra từ máy in 3 màu như HP 9x, HP Photo Smart. Điều nầy đã thay đổi khi Canon cho ra model S-800. Các máy Canon printer sau nầy đều có bình mực trong suốt riêng rẽ cho từng màu, do đó rất dễ refill. Theo dư luậnS-800 in hình chẳng kém Epson photo như 870, 1270, 875D, 780... mà lại không bị vài khuyết điểm như Epson “killer chip”, hay nghẹt nozzles hơn HP hay Canon... 20
nguon tai.lieu . vn
Chính trị học Báo chí - Truyền thông Xã hội học Giáo dục học Tâm lý học Lịch sử - Văn hoá Triết học Ngôn ngữ học Thư viện thông tin Văn học nước ngoài Ngư nghiệp Hành chính - Pháp luật Địa lý - Địa danh Văn học Việt nam Lịch sử Đảng CNXH - KH Tư Tưởng HCM Ngụ ngôn - Cổ tích Ca dao - Tục ngữ Hoá học Sinh học Y khoa - Dược Kinh tế học