Xem mẫu
- P H Ầ N T H Ứ B A
CÔNG TÁC QUẢN LÝ
VĂN BẢN
Chưởng 8
CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LẬP Hồ sơ
C Ô N G V I Ệ C
CÁC VĂN BẢN CỦA NHÀ NƯỚC VE CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. N g h ị định s ố 142/CP n g à y 29/9/1963 của H ộ i đ ồ n g C h í n h p h ủ ban
h à n h Đ i ề u l ệ v ề c ô n g t á c c ô n g v ă n , g i ấ y tờ v à c ô n g t á c lưu trữ.
2. L u ậ t ban h à n h v ă n b ả n quy p h ạ m p h á p l u ậ t n g à y 12/11/1996
3. N g h ị định 1 1 0 / 2 0 0 4 / N Đ - CP n g à y 08/4/2004 của C h í n h p h ủ v ề
công t á c v ă n t h ư .
1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TẤC VÂN THƯ
1.1. K h á i n i ệ m c ô n g t á c v ă n t h ư
C ô n g t á c v ă n t h ư là t o à n b ộ c á c c ô n g v i ệ c v ề x â y dựng, ban h à n h v ă n
bản t ổ chức g i ả i q u y ế t v à q u ả n lý v ă n b ả n trong c á c c ơ quan, doanh
nghiệp.
167
- 1.2. Y ê u c ầ u c ủ a công tác văn thư
- Nhanh chóng
- Chính xác
- Bảo mật
- Đ ú n g p h á p luật
1.3. Ý n g h ĩ a c ủ a c ô n g t á c v ă n thư
- G i ả i q u y ế t c ô n g v i ệ c của c ơ quan đ ú n g c h ế đ ộ , n g u y ê n tắc
- G ó p p h ầ n t i ế t k i ệ m c ô n g sức, t i ề n của
- G ó p phần g i ữ gìn bí mật
- G i ữ gìn được n h ữ n g t à i l i ệ u , t h ô n g t i n phục v ụ l ã n h đ ạ o , q u ả n lý, lưu
trữ v ă n bản.
2 . T Ổ CHỨC Q U Ả N L Ý , G I Ả I Q U Y Ế T V Ẫ N B Ả N
2.1. G i ả i q u y ế t v ă n b ả n đến
2.1.1. Khái niệm văn bản đến
T ấ t cả c á c v ă n b ả n t ừ cơ quan n g o à i g ử i đ ế n b ằ n g con đ ư ờ n g trực tiếp
hay những tài l i ệ u quan t r ọ n g do c á n h â n m a n g t ừ h ộ i nghị v ề hoặc qua
con đ ư ờ n g b ư u đ i ệ n , ...được g ọ i chung là v ă n b ả n đ ế n .
2.1.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến
- C á c v ă n b ả n đ ế n p h ả i qua v ă n t h ư đ ă n g k ý
- T r ư ớ c k h i v ã n b ả n được giao g i ả i q u y ế t p h ả i qua T h ủ trưởng cơ
quan h o ặ c c h á n h v ă n p h ò n g x e m x é t
- N g ư ờ i n h ậ n v ă n ban đ ế n p h ả i k ý v à o sổ
- V ă n b ả n đ ế n p h ả i được t ổ chức, g i ả i q u y ế t k ị p t h ờ i .
2.1.3. Quy trình quản lý văn bản đến
Bước ỉ: Kiểm tra và phân loại
168
- - K i ể m tra v ă n b ả n n ế u k h ô n g thuộc doanh n g h i ệ p m ì n h thì p h ả i g ử i
trả l ạ i n ơ i g ử i .
- Nếu phong bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất bì thì phải lập biên bản với
sự chứng k i ế n của n g ư ờ i đ ư a c ô n g v ă n .
- P h â n l o ạ i sơ b ộ v ă n b ả n :
+ L o ạ i p h ả i v à o sổ đ ă n g k ý : L à những c ô n g v ă n , g i ấ y tờ g ử i c ơ quan,
thủ trưởng hoặc những n g ư ờ i c ó chức v ụ l ã n h đ ạ o trong c ơ quan.
+ L o ạ i k h ô n g p h ả i v à o sổ đ ă n g k ý : T h ư r i ê n g , s á c h , b á o , b ả n t i n
+ L o ạ i b ó c bì: C á c v ă n b ả n n g o à i bì đ ề t ê n c ơ quan, chức danh thủ
trưởng c ơ quan, k h ô n g c ó d ấ u m ậ t .
+ L o ạ i k h ô n g đ ư ợ c b ó c b ì : C h ỉ v à o sổ n h ư n g k h ô n g được b ó c b ì v à
c h u y ể n cả b ì g ồ m những c ô n g v ă n g ử i Đ ả n g ủ y , c á c đ o à n t h ể v à c ô n g v ă n
n g o à i bì g h i r õ t ê n n g ư ờ i n h ậ n .
Bước 2: Mở phong bì văn bản
C ô n g đ o ạ n n à y được t i ế n h à n h t ù y thuộc quy định của m ỗ i cơ quan,
song v ẫ n p h ả i đ ả m b ả o m ộ t s ố n ộ i dung sau đ â y :
- V ă n b ả n c ó d ấ u " ô h ỏ a ố c ", " t h ư ợ n g k h ẩ n " , " k h ẩ n " c ầ n được b ó c bì
trước.
- Đ ố i v ớ i v ă n b ả n đ ế n t ừ c á c c ơ quan Đ ả n g , Đ o à n c ầ n lưu ý : p h ò n g
h à n h c h í n h k h ô n g m ở n h ữ n g tài l i ệ u ghi r õ t ê n n g ư ờ i n h ậ n v à c ó d ấ u
" R i ê n g n g ư ờ i c ó t ê n m ở b ì " , m à chỉ v à o sổ theo bì và c h u y ể n ngay v ă n
bản đ ó đ ế n n g ư ờ i c ó t ê n . N h ữ n g b ì tài l i ệ u c ó d ấ u " T u y ệ t m ậ t " do C h á n h
v ă n p h ò n g hoặc n g ư ờ i được ủ y q u y ề n trực t i ế p m ở bì.
- K h i b ó c b ì k h ô n g được l à m r á c h v ă n b ả n , k h ô n g l à m m ấ t địa chỉ nơi
gửi v à d ấ u b ư u đ i ệ n . c ầ n s o á t l ạ i bì x e m đ ã l ấ y h ế t v ă n b ả n ra c h ư a đ ể
t r á n h trường hợp bị sót.
- Đ ố i c h i ế u số, k ý h i ệ u , s ố lượng v ă n b ả n g h i n g o à i bì v ớ i c á c t h à n h
p h ầ n t ư ơ n g ứng của v ã n b ả n c ấ t trong bì ra, n ế u đ i ể m n à o sai thì p h ả i ghi
l ạ i đ ể h ỏ i c ơ quan g ử i .
169
- - N ế u c ó p h i ế u g ử i k è m theo c ô n g v ă n , sau k h i n h ậ n đ ủ t à i l i ệ u , phải
k ý x á c n h ậ n , đ ó n g d ấ u v à o p h i ế u g ử i r ồ i trả l ạ i p h i ế u đ ó cho c ơ quan gửi
văn bản.
- Đ ố i v ớ i những t h ư từ k h i ế u n ạ i , t ố c á o , t h ư nặc d a n h h o ặ c v ă n bản
c ầ n k i ể m t r a . x á c m i n h đ i ể m gì đ ó thì c ầ n g i ữ l ạ i cả p h o n g b ì , đ í n h kèm
v ớ i v ă n b ả n đ ể lưu h ồ sơ g i ả i q u y ế t sau n à y .
Đ ố i với công văn có dấu " M Ậ T "
- K h ô n g được b ó c b ì v à c h u y ể n ngay cho n g ư ờ i c ó t r á c h n h i ệ m giải
quyết.
- M ọ i t à i l i ệ u m ậ t b ấ t c ứ t ừ n g u ồ n n à o g ử i đ ế n đ ề u p h ả i qua v ă n thư
v à o sổ " T à i l i ệ u m ậ t đ ế n " riêng đ ể theo d õ i .
- T r ư ờ n g hợp t à i l i ệ u m ậ t đ ế n m à bì trong c ó d ấ u " C h ỉ n g ư ờ i có tên
m ớ i được b ó c b ì " , chỉ v à o sổ g h i n g o à i bì v à c h u y ể n ngay đ ế n n g ư ờ i có
tên nhận.
- T à i l i ệ u m ậ t g ử i đ ế n k h ô n g đ ú n g t h ủ tục theo quy định, chuyển
ngay đ ế n n g ư ờ i n h ậ n , đ ồ n g t h ờ i nhanh c h ó n g t ì m c á c h h ỏ i l ạ i nơi gửi.
- T h u h ồ i tài l i ệ u m ậ t :
T h e o d õ i thu h ồ i hoặc trả l ạ i nơi g ử i đ ú n g k ỳ h ạ n những tài l i ệ u mật
c ó đ ó n g d ấ u thu h ồ i . K h i n h ậ n c ũ n g n h ư k h i trả p h ả i k i ể m tra, đ ố i chiếu
v à x ó a sổ.
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến
- D ấ u đ ế n c ó mục đ í c h x á c n h ậ n v ă n b ả n đ ã qua v ă n thư, ghi nhận
ngày, tháng, số văn bản đ ế n
H ì n h 8.1: M ầ u đ ó n g d ấ u n g à y g i ờ v à s ố c ô n g v ă n đ ế n
( k í c h t h ư ớ c 30 X 50 m m )
TÊN C ơ QUAN
CÔNG VĂN ĐẾN Số :
Ngày:
Chuyển:
Lưu
170
- - D ấ u đ ế n được đ ó n g r õ r à n g v à t h ố n g n h ấ t v à o k h o ả n g t r ố n g d ư ớ i s ố
v à k ý h i ệ u , trích y ế u (của c ô n g v ă n ) hoặc k h o ả n g t r ố n g giữa t á c g i ả v à
quốc h i ệ u . N ế u là c ô n g v ă n m ậ t , đ ó n g d â u đ ế n l ê n bì thư.
- S ố đ ế n g h i v à o d ấ u đ ế n p h ả i k h ớ p v ớ i s ố t h ứ t ự trong sổ g h i v ă n b ả n
đ ế n . N g à y đ ế n là n g à y v ă n t h ư n h ậ n v ă n b ả n . s ố đ ế n g h i l i ê n tục t ừ s ố OI
b ắ t đ ầ u n g à y OI t h á n g OI đ ế n h ế t n g à y 31 t h á n g 12 m ỗ i n ă m . C ó t h ể g h i
s ố đ ế n theo từng l o ạ i v ă n b ả n .
Bước 4: Trình xem
- Sau k h i thực h i ệ n c á c bước t r ê n , trình v ă n b ả n cho c h á n h v ă n p h ò n g
(hoặc trưởng p h ò n g h à n h c h á n h ) x e m x é t , cho ý k i ế n p h â n p h ố i .
- Sau đ ó v ă n t h ư n h ậ n l ạ i v ă n b ả n đ ể v à o sổ c ô n g v ă n đ ế n , n ắ m n ộ i
dung c ô n g v ă n v à ý k i ế n l ã n h đ ạ o đ ể c h u y ể n cho c á c đ ơ n v ị , n g ư ờ i c ó
trách n h i ệ m giải quyết
- K h i trình c ô n g v ă n cho n g ư ờ i p h ụ t r á c h , n ê n p h â n l o ạ i trước mức đ ộ
quan trọng, k h ẩ n của c ô n g v ă n , b ỏ trong m ộ t b ì a h ồ sơ c ó g h i n h ã n :
CÔNG VĂN ĐẾN - TRÌNH X I N Ý KIẾN.
Bước 5: Vào sổ công văn đến
- V ă n b ả n c ầ n được v à o sổ ngay trong n g à y đ ế n .
- T ù y theo chức n ă n g , n h i ệ m v ụ , quy m ô hoạt đ ộ n g của c ơ quan, c ó
t h ể l ậ p n h i ề u sổ theo c á c l o ạ i v ă n b ả n k h á c nhau.
+ N ế u s ố lượng c ô n g v ă n g i ấ y tờ đ ế n h à n g n g à y , h à n g n ă m n h i ề u thì
l ậ p c á c sổ đ ă n g k ý : c ô n g v ă n c ấ p t r ê n , c ô n g v ă n cấp d ư ớ i v à c á c đ ơ n vị
trực thuộc, c ô n g v ă n " m ậ t " , c á c đ ơ n , thư,...
+ N ế u s ố lượng c ô n g v ă n g i ấ y tờ ít chỉ cần l ậ p c á c sổ đ ă n g k ý : c ô n g
v ă n chung, c ô n g v ă n m ậ t , c á c đ ơ n , thư,.
- V i ệ c v à o sổ p h ả i đ ả m b ả o :
Ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, k h ô n g viết bút chì, dập xóa,hoặc viết
t ắ t n h ữ n g c h ữ c h ư a t h ô n g d ụ n g . T r á n h t r ù n g s ố hoặc b ỏ sót số. C á c y ế u t ố
n ộ i dung c ầ n p h ả i ghi n h ư sau:
171
- H ì n h 8.2. B ì a s ổ đ ă n g k ý " C Ô N G V Ă N Đ E N "
( T ê n cơ quan chủ quản)
( T ê n đ ơ n vị)
SỐ Đ Ă N G K Ý " C Ô N G V Ă N Đ Ế N "
Từ số đến số..-.
T ừ ngày đến ngày
Q u y ể n số.
H ì n h 8.3: M a u n ộ i d u n g đ ă n g k ý " c ô n g v ă n đ ế n "
(đối với công văn thường)
SỐTT Ngày Nơi S ố và Ngày Trích Người K ý nhận
đến gửi ký tháng yếu nhận
công hiệu của nội
văn công cv dung
văn cv
1 2 •3 4 5 6 7 8
Nguồn: Tài liệu (6), trang 8.
172
- H ì n h 8.4. M ẩ u n ộ i d u n g đ ă n g k ý " c ô n g v ă n đ ế n " ( đ ố i v ớ i đ ơ n , t h ư )
Số Ngày Họ tên Ngày Trích Lưu Nơi nhận Nội Ghi
đến X đến và địa tháng yếu hồ (người nhận) dung chú
chỉ đơn thư nội sơ giải quyết giải
người dung quyết
gửi
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Nguồn: Tài liệu (6), trang 9.
Bước 6: Chuyển giao văn bản
- V ă n b ả n đ ế n p h ả i được giao trong n g à y , đ ế n đ ú n g và trực t i ế p cho
đ ố i tượng chịu t r á c h n h i ệ m g i ả i q u y ế t v à đ ố i tượng đ ó p h ả i ký x á c n h ậ n
v à o p h ầ n " k ý n h ậ n " trong sổ " Đ ă n g k ý c ô n g v ă n đ ế n " hoặc v à o "sổ
c h u y ể n giacTvăn b ả n " của v ă n thư.
- N ế u c ô n g v ă n c ó d ấ u " k h ẩ n " p h ả i được ưu tiên c h u y ể n ngay, tốt nhất
là trong v ò n g 30 p h ú t trong g i ờ h à n h c h í n h và Ì g i ờ n g o à i g i ờ h à n h c h í n h .
- K h ô n g đ ể n g ư ờ i k h ô n g c ó t r á c h n h i ệ m x e m c ô n g v ă n , tài l i ệ u của
người khác.
H ì n h 8.5. M ầ u s ổ c h u y ể n giao v ă n b ả n đ ế n c h ợ
c á c đ ơ n vị t r o n g d o a n h n g h i ệ p
STT Ngày S ố và ký S ố lượng . Đ ơ n vị Ký Ghi
tháng hiệu văn văn bản hoặc n g ư ờ i nhận chú
chuyển b ả n (hoặc hoặc s ố nhận văn
văn bản số phiếu lượng bì bản
gửi) vãn bản
1 2 3 4 5 6 7
Nguồn: Tài liệu (6), trang 9.
173
- N h ữ n g v ă n b ả n p h ả i c h u y ể n qua n h i ề u đ ơ n v ị h o ặ c n h i ề u n g ư ờ i c ù n g
t h a m gia g i ả i q u y ế t p h ả i đ í n h k è m " P h i ế u l u â n c h u y ể n t a i l i ệ u " đ ể quản
lý được c h ặ t c h ẽ .
H ì n h 8.6. P h i ế u c h u y ể n t à i l i ệ u
Xin vui lòng đọc tài liệu đính kèm này và chuyển nó cho người kế tiếp
C h u y ể n cho Ngày nhân N g à y chuyển tiếp
theo
- Ong Thiết
- Bà Y ế n
- Ông Thiện
- Cô Duyên Lan
Bước 7: Theo dõi việc giải quyết công văn
- C á n b ộ v ă n t h ư c ầ n theo d õ i v à b á o c á o t h ư ờ n g x u y ê n v i ệ c giải
q u y ế t c ô n g v ă n của c á c b ộ p h ậ n cho n g ư ờ i p h ụ t r á c h v ă n p h ò n g đ ể trình
l ã n h đ ạ o c ơ quan b i ế t v à đ ô n đ ố c g i ả i q u y ế t k h ẩ n t r ư ơ n g c ô n g v i ệ c .
- Những công văn có thời hạn hoàn thành cần ghi rõở cột ghi chú.
H ì n h 8.7. S ổ t h e o d õ i g i ả i q u y ế t c ô n g v ă n đ ế n
SÍT Tác Số, Ngày Trích Người Thời Nội số/kí Ghi
giả kí kí yếu nhận hạn dung hiệu chú
công hiệu công nội giải giải giải văn
văn công văn dung quyết quyết quyết bẳn trả
văn công lời
văn (nếu
có)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Nguồn: Tài liệu (6), trang 10.
174
- Sau k h i v ă n b ả n được g i ả i q u y ế t xong cần được c h u y ể n l ạ i v ă n t h ư
đ ể l ậ p h ồ s ơ và đ ư a v à o lưu trữ.
2.2. Quản lý văn bản đi
2.2.1. Khái niệm văn bản đi
T ấ t cả c á c l o ạ i v ă n b ả n do cơ quan ban h à n h đ ể q u ả n lý đ i ề u h à n h
công v i ệ c theo chức n ă n g . n h i ệ m v ụ , q u y ề n h ạ n của doanh n g h i ệ p được
gửi đ ế n c á c đ ố i tượng c ó liên quan g ọ i là v ă n b ả n đi.
- T h ứ nhất là n h ó m v ă n b ả n quy p h ạ m d ư ớ i luật như: N g h ị định Nghị
quyết của C h í n h phủ; C h ỉ thị.Quyết định của T h ủ tướng; Chỉ thị, q u y ế t
đ ị n h . T h ô n g tư và T h ô n g tư liên b ộ của B ộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan
ngang b ộ , cơ quan trực thuộc C h í n h phủ;Chỉ thị, Q u y ế t định của ủ y ban
nhân d â n , . . .
- T h ứ hai là n h ó m v ă n b ả n t h ô n g thường n h ư : đ ề á n , k ế hoạch, t h ô n g
báo, báo cáo, công văn,...
2.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi
- T ấ t cả v ă n bản đi p h ả i được đ ă n g ký v à o sổ quản lý v ă n b ả n đi ở
văn thư
- T ấ t cả v ă n b ả n đi p h ả i được k i ể m tra v ề n ộ i dung và t h ể thức trước
khi gửi đi
2.2.3. Quy trình quản lý văn bản đi
Bước ỉ : Kiểm tra lại văn bản
- K i ể m tra c á c p h ầ n và t h ể thức của v ă n b ả n
- N ế u p h á t h i ệ n sai sót thì b á o v ớ i n g ư ờ i có trách n h i ệ m sửa chữa, b ổ
sung,...
Bước 2 : Vào sổ đăng ký văn bản đi
- C ầ n ghi đ ầ y đ ủ , c h í n h x á c , gọn, r õ v à o từng cột, mục trong s ố những
đ i ể m cần t h i ế t v ề m ộ t v ă n b ả n như: số, ký h i ệ u , n g à y t h á n g , trích y ế u n ộ i
dung, nơi g ử i , nơi nhận,...
- K h ô n g v i ế t bằng b ú t chì, k h ô n g dập x ó a , hoặc v i ế t tắt những c h ữ
c h ư a t h ô n g dụng.
175
- - K h ô n g n ê n l à m n h i ề u sổ, m à chỉ l à m m ộ t sổ v ă n b ả n đ i . T u y n h i ê n ,
n ế u k h ố i lượng v ă n b ả n n h i ề u c ó t h ể l ậ p sổ riêng cho từng l o ạ i v ă n b ả n .
H ì n h 8.8. M ầ u v à o s ổ c ô n g v ă n đ i
S ố và ký Ngày tháng Trích y ế u Nơi nhận Đ ơ n vị G h i chú
hiệu c v cv n ộ i dung cv hoặc
cv người
nhận
1 2 3 4 5 6
Nguồn: Tài liệu (6), trang li.
T ù y theo y ê u c ầ u của từng c ơ quan c ó t h ể t h ê m cột; n g ư ờ i k ý văn
b ả n , đơn vị ký v ă n b ả n , đ ơ n vị soạn t h ả o , s ố lượng soạn thảo,...
Đ ể t r á n h n h ầ m l ẫ n trong v i ệ c g ử i v ă n b ả n , v ă n t h ư c ă n c ứ v à o những
nơi m à cơ quan thường x u y ê n c ó quan h ệ gửi v ă n b ả n đi, l ấ y b ì a đóng
t h à n h m ộ t hoặc hai cặp c ó n h i ề u n g ă n d ù n g đ ể chia v ă n b ả n . K h i p h â n
chia h ế t v ă n b ả n v à o từng ô ở cặp b ì a , m ỗ i ô k è m m ộ t phong b ì , v ă n thư
cho v ă n b ả n v à o bì v à v i ế t bì.
Bước 3: Chuẩn bị bì thư
- Bì đựng v ă n b ả n c ó t h ể d ù n g n h i ề u l o ạ i k h á c nhau song k h ô n g vượt
q u á c á c kích thước do b ư u đ i ệ n quy định. G i ấ y l à m b ì a là l o ạ i b ề n , dai,
nhìn n g o à i k h ô n g r õ c h ữ trong v ă n b ả n , n ế u bị ướt k h ô n g m ủ n .
- N g o à i bao t h ư n ê n ghi r õ r à n g , k h ô n g v i ế t t ắ t , v à p h ả i k i ể m tra kỹ
c á c chi t i ế t sau:
+ Bì: b ê n g ó c trái bì ghi đ ầ y đ ủ t ê n c ơ quan ( t h ư ờ n g được i n sẵn), ghi
cụ t h ể từng s ố và k ý h i ệ u của từng c ô n g v ă n d ư ớ i t ê n c ơ quan.
+ C h ữ " K í n h g ở i " và t ê n nơi n h ậ n c ô n g v ă n p h ả i g h i r õ r à n g , c h í n h
x á c , giống n h ư t ê n v à địa chỉ n g ư ờ i n h ậ n được g h i trong c ô n g v ă n .
+ T e m : thường được d á n ở g ó c t r ê n , b ê n p h ả i của bao b ì .
176
- H ì n h 8.9. M â u g h i b ì v ă n b ả n
( T ê n c ơ quan g ử i )
(Số, k ý h i ệ u v à s ố l ư ợ n g v ă n b ả n )
K í n h g ử i : ( t ê n c ơ quan, c á n h â n n h ậ n v ă n b ả n )
Đ ị a chỉ:
Sau k h i v i ế t bì x o n g , g ấ p v ă n b ả n cho v à o b ì , k i ể m tra s ố g h i v ớ i s ố
văn b ả n , nơi n h ậ n g h i trong v ă n b ả n v à nơi n h ậ n n g o à i bì v ă n b ả n đ ể
ừ á n h n h ầ m l ẫ n . K h ô n g đ ể v ă n b ả n v à o bì q u á đ ầ y , c h ậ t q u á , k h ô n g s á t
m é p bì đ ể nơi n h ậ n k h i b ó c b ì k h ỏ i l à m r á c h v ă n b ả n . K h i d á n b ì h o ặ c d á n
tem t r á n h l à m d ầ y h ồ v à o v ă n b ả n .
Công văn có dấu "khẩn", "thượng khẩn", "ôhỏaốc", ngoài việc đóng
v à o c ô n g v ă n , c ò n p h ả i đ ó n g d ấ u l ê n bì c ô n g v ă n ( c h ú ý mức đ ộ n g o à i bì
phải p h ù hợp v ớ i mức đ ư ợ c đ ó n g d ấ u trong v ă n b ả n ) .
Những v ă n b ả n quan trọng c ũ n g n h ư v ă n b ả n m ậ t (dù c h u y ể n ra
ngoài hay trong n ộ i b ộ c ơ quan) c ầ n k è m theo p h i ế u g ử i đ ể t i ệ n k i ể m tra,
theo d õ i . T r ê n p h i ế u g ử i c ầ n đ ề r õ t ê n n g ư ờ i h o ặ c đ ơ n vị n h ậ n , trích y ế u
nội dung, s ố lượng b ả n , m ụ c đ í c h g ử i v ă n b ả n , l ờ i g h i c h ú ( n h ư : "Xem
xong c ầ n trả l ạ i " , " X e m x o n g t i ê u h ủ y n g a y " , . . . ) . P h i ế u g ử i c ũ n g đ á n h s ố
thứ tự v à n g o à i bì ghi s ố p h i ế u g ử i c h ứ k h ô n g g h i s ố v ă n b ả n .
K h i c h u y ể n c ô n g v ă n đ i , p h ả i g i ữ l ạ i b ả n c h í n h đ ể đ ư a v à o lưu trữ.
177
- H ì n h 8.10. M â u p h i ế u g ử i c ô n g v ă n
Tên cơquan CỘNG HÒA XÃ H Ộ I C H Ủ NGHĨA V I Ệ T N A M
Số- / Đ ộ c l ậ p - T ự do - H ạ n h p h ú c
PHIẾU GỬI
Kính gửi
T ê n tài liêu
Ngày tháng năm
Ngày / T ê n c ơ quan
Người nhận ký Chức v ụ
H ọ và tên
Đ ề nghị trả l ạ i p h i ế u n à y sau k h i n h ậ n t à i l i ệ u
Nguồn: Tài liệu (6), trang 12.
Bước 4 : Chuyển văn bản đi
- V ă n b ả n p h ả i đ ư ợ c c h u y ể n ngay trong n g à y , h o ặ c c h ậ m n h ấ t là
s á n g n g à y h ô m sau n g à y v à o sổ v à đ ă n g k ý p h á t h à n h .
- V ă n b ả n c ó t h ể g ử i qua b ư u đ i ệ n h o ặ c v ă n t h ư đ ư a đ ế n n ơ i nhận,
n h ư n g đ ề u p h ả i v à o sổ c h u y ể n v ă n b ả n v à n g ư ờ i n h ậ n v ă n b ả n p h ả i ký
n h ậ n v à o sổ.
178
- H ì n h 8 . 1 1 . M ẫ u s ố c h u y ể n v ă n b ả n qua b ư u đ i ệ n h o ặ c đ ế n c á c c ơ q u a n
Ngày S ố v à kí S ố lượng Nơi nhận Kí n h ậ n Ghi chú
tháng gửi hiệu văn bì v ă n văn bản và đóng
văn bản bản bản dấu
1 2 3 4 5 6
Nguồn: Tài liệu (6), trang 13.
Bước 4 : Sắp xếp bản lưu văn bản
- M ỗ i v ă n b ả n đi đ ề u p h ả i lưu ít n h á t 2 b ả n . M ộ t b ả n đ ể l ậ p h ồ sơ v à
heo d õ i c ô n g v i ệ c ở đ ơ n vị thừa h à n h , m ộ t b ả n lưu ở v ă n t h ư đ ể tra tìm,
•hục vụ k h i c ầ n t h i ế t . N h ữ n g b ả n lưu ở v ă n t h ư p h ả i sắp x ế p theo từng
oại, v ă n b ả n của n g ă n n à o đ ể r i ê n g n g ă n ấ y . B ả n lưu p h ả i là b ả n c h í n h .
T r ư ờ n g hợp g ử i v ă n b ả n đi qua b ư u đ i ệ n
G ử i v ă n b ả n qua b ư u đ i ệ n , t r á c h n h i ệ m của b ạ n p h ả i k i ể m tra k ỹ
ông v ă n , theo t i ế n trình 4 b ư ớ c :
B ư ớ c Ì : K i ể m tra
Trước k h i b ỏ v ă n t h ư v à o phong bì p h ả i k i ể m tra k ỹ những đ i ể m :
- Văn thư đã đ ề ngày tháng chưa?
- Đ ị a chỉ c ó c h í n h x á c k h ô n g ?
- Đ ị a c h í b ê n trong c ó p h ù hợp v ớ i địa chỉ b ê n n g o à i k h ô n g ?
- V ă n thư đã ký tên chưa?
- P h ầ n đ í n h k è m c ó b ỏ v à o bao t h ư c h ư a ?
B ư ớ c 2 : G ấ p v à b ỏ v à o bao t h ư
Bước 3 : C â n và dán tem
B ư ớ c 4 : V à o sổ c ô n g v ă n đi
179
- H ì n h 8.12. C á c h g ấ p t h ư đ ú n g t i ê u c h u ẩ n q u ố c t ế
Nẹuồn: Tài liệu (7), trang 274.
2.3. Q u ả n l ý v ă n b ả n n ộ i bộ
Khái niệm văn bản nội bộ
V ă n b ả n n ộ i b ộ là những v ă n b ả n , g i ấ y tờ, sổ s á c h sử d ụ n g trong nội
b ộ cơ quan, doanh n g h i ệ p , do c h í n h cơ quan, doanh n g h i ệ p ban h à n h .
V ă n b ả n n ộ i b ộ đ ư ơ c tổ chức, g i ả i q u y ế t n h ư đ ố i v ớ i v ă n b ả n đi và
văn bản đến.
V ă n b ả n n ộ i b ộ bao g ồ m : c á c q u y ế t đ ị n h n h â n sự, chỉ t h ị , t h ô n g báo,
g i ấ y c ô n g t á c , g i ấ y g i ớ i t h i ệ u , sổ sao v ă n b ả n , . . .
180
- M ỗ i l o ạ i v ă n b ả n n ộ i b ộ p h ả i c ó sổ đ ă n g k ý r i ê n g , trong đ ó n ê u r õ :
số, k ý h i ệ u , n g à y t h á n g k ý , n g ư ờ i k ý , trích y ế u n ộ i dung, n g ư ờ i n h ậ n , nơi
nhận, k ý n h ậ n , ...tương t ự n h ư đ ố i v ớ i q u ả n lý c á c v ă n b ả n đ ế n v à đi.
V ă n b ả n nội. b ộ trong q u á trình c h u y ể n giao c ũ n g p h ả i v à o sổ c h u y ể n
văn b ả n . C á n b ộ c á c đ ơ n vị trong c ơ quan k h i n h ậ n v ă n b ả n n ộ i b ộ đ ề u
p h ả i ký n h ậ n v à o sổ c h u y ể n giao v ă n b ả n .
V ă n b ả n n ộ i b ộ cũng được lưu n h ư c á c v ă n b ả n k h á c .
H ì n h 8.13. M ẩ u s ổ c h u y ể n c ô n g v ă n cho c á c c á n h â n
và bộ p h ậ n p h ò n g ban
r
Ngày tháng S ô và kí h i ệ u S ố lượng Đ ơ n vị hoặc -ý
chuyển công c ô n g v ă n hoặc công văn, sô n g ư ờ i nhận nhận
văn phiếu chuyển lượng bì
1 2 3 4 5
Nguồn: Tài liệu (6), trang 14.
2.4. Q u ả n l ý v ã n b ả n mật
C á c v ã n m ậ t được q u ả n lý theo quy định của N h à nước. C ụ t h ể :
- X á c định đ ú n g đ ắ n mức đ ộ " M ậ t " , " T ố i m ậ t " , " T u y ệ t m ậ t " trong
các v ă n b ả n
- Thực h i ệ n đ ú n g c á c quy định p h ổ b i ế n , lưu h à n h , tìm h i ể u , sử dụng,
vận c h u y ể n , giao n h ậ n , t i ê u h ủ y tài l i ệ u m ậ t .
- T h ự c h i ệ n đ ú n g c á c quy định v ề b á o c á o , thống k ê , k i ể m tra v i ệ c
quản lý tài l i ệ u m ậ t .
- C h ọ n n h â n v i ê n , c á n b ộ q u ả n lý tài l i ệ u m ậ t theo quy định của N h à
nước. Thực h i ệ n khen t h ư ở n g , k ỷ l u ậ t kịp t h ờ i .
181
- H ì n h 8.14: M â u s ổ c ô n g v ă n đ ế n - l o ạ i m ậ t
Số Ngày Nơi Ngày Trích Mức Người Ký Ghi
TT đến gửi tháng yếu độ nhận nhận chú
công công nội mật
văn văn dung
công
văn
•
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Nguồn: Tài liệu (6), trang 15.
GỬI TÀI L I Ệ U M Ậ T ĐI
- V à o sổ: v à o sổ " T à i l i ệ u m ậ t đ i " r i ê n g đ ể theo d õ i . s ổ n à y p h ả i ghi
đ ầ y đ ủ c á c cột, mục n h ư sau: s ố t h ứ tự (cũng là s ố tài l i ệ u g ử i đ i ) , ngày
gửi, nơi n h ậ n , trích y ế u n ộ i dung, đ ộ m ậ t , đ ộ k h ẩ n , n g ư ờ i k ý , g h i c h ú (văn
b ả n k è m theo n ế u c ó ) .
- Trường hợp tài l i ệ u " t u y ệ t m ậ t " , n g ư ờ i c h u ẩ n bị v ă n b ả n p h ả i lấy
s ố c ô n g v ă n đi v à đ ă n g k ý theo đ ú n g c á c c ộ t m ụ c trong sổ, r i ê n g cột trích
y ế u n ộ i dung b ỏ trống (ghi sau n ế u n g ư ờ i c ó t h ẩ m q u y ề n đ ồ n g ý ) cho vào
bì d á n kín v à l à m c á c y ê u c ầ u b ả o m ậ t trước k h i đ ư a đ ế n v ă n t h ư đ ể làm
bì gửi đi.
182
- H ì n h 8.15. M â u sổ c ô n g v ă n đ i l o ạ i m ậ t
Ngày Số Tên Mức Người Nơi Đơn vị Số Ghi
tháng và loại độ ký nhận hoặc lượng chú
ký và mật người
hiệu trích nhận bản
yếu lưu
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Nguồn: Tài liệu (6), trang 15.
- L ậ p p h i ế u g ử i v à k è m theo v ớ i tài l i ệ u . P h i ế u g ử i p h ả i c ó d ấ u đ ó n g
đ ộ m ậ t , đ ộ k h ẩ n theo n h ư trong t à i l i ệ u v à o g ó c p h ả i , p h í a t r ê n của t ờ
phiếu.
- T à i l i ệ u " M ậ t " n g o à i bì đ ó n g d ấ u k ý h i ệ u c h ữ " C " i n hoa n é t đ ậ m
(không đóng dấu mật).
- L à m b ì : t à i l i ệ u m ậ t g ử i riêng v ớ i t à i l i ệ u t h ư ờ n g . G i ấ y l à m b ì p h ả i
d a i , k h ó b ó c , k h ô n g t h â m nước, k h ô n g n h ì n t h ấ u qua đ ư ợ c .
Tài l i ệ u " T u y ệ t mật", " T ố i m ậ t " gửi bằng hai bì.
+ T r o n g b ì : g h i r õ số, k ý h i ệ u của t à i l i ệ u , t ê n n g ư ờ i n h ậ n , đ ó n g d â u
đ ộ m ậ t . N ế u là t à i l i ệ u " T u y ệ t m ậ t " g ử i đ í c h danh cho n g ư ờ i c ó t r á c h
n h i ệ m g i ả i q u y ế t , thì đ ó n g d ấ u " c h ỉ n g ư ờ i c ó t ê n m ớ i được b ó c b ì " .
+ Bì ngoài: ghi n h ư gửi tài l i ệ u thường, đ ó n g dấu ký h i ệ u độ mật, chữ
" A " i n hoa n é t đ ậ m là " T u y ệ t m ậ t " , c h ữ " B " i n hoa n é t đ ậ m là " T ố i m ậ t " .
+ N i ê m phong: b ì trong của t à i l i ệ u " T u y ệ t m ậ t " v à " T ố i m ậ t " sau
k h i d á n b ằ n g h ồ , p h ả i d á n b ă n g keo đ è l ê n c á c m é p d á n h ồ v à n i ê m
phong b ằ n g c h ỉ h o ặ c si, h o ặ c b ằ n g g i ấ y m ỏ n g k h ó b ó c , n i ê m l ê n giao
đ i ể m c á c n ố i c h é o p h í a sau phong b ì , đ ó n g d ấ u n i ê m phong ở c á c g ó c
g i ấ y n i ê m , m ộ t nửa t r ê n bì g i ấ y . M ự c d ấ u n i ê m phong d ù n g l o ạ i mực đ ỏ
quốc k ỳ .
- G i a o n h ậ n tài l i ệ u m ậ t : m ọ i trường hợp giao, n h ậ n t à i l i ệ u m ậ t giữa
c á c k h â u ( n g ư ờ i d ự t h ả o , đ á n h m á y , i n , v ă n thư, giao l i ê n , n g ư ờ i c ó t r á c h
183
- n h i ệ m g i ả i q u y ế t , n g ư ờ i c ấ t g i ữ b ả o q u ả n , . . . ) đ ề u p h ả i v à o sổ, c ó k ý nhận
giữa 2 b ê n giao n h ậ n trực t i ế p , t ạ i p h ò n g l à m v i ệ c theo quy đ ị n h của thủ
t r ư ở n g c ơ quan, doanh n g h i ệ p .
- V ậ n c h u y ể n t à i l i ệ u m ậ t : P h ả i c ầ n c ó p h ư ơ n g t i ệ n m a n g g i ữ tốt
( h ò m sắt, cặp c ó k h ó a chắc c h ắ n ) . K h ô n g được g i a o cho n g ư ờ i c ó trách
n h i ệ m g i ữ h ộ v à k h ô n g được đ ể ở b ấ t c ứ n ơ i n à o k h ô n g c ó n g ư ờ i c ó trách
n h i ệ m coi g i ữ c ẩ n t h ậ n .
2.5. Văn thư điện tử
V ă n t h ư đ i ệ n t ử là p h ư ơ n g t i ệ n t r u y ề n t h ô n g b ằ n g đ i ệ n t ử c á c l o ạ i văn
b ả n , sự k i ệ n , h ì n h ả n h , t i ế n g n ó i , ....Việc t r u y ề n t h ô n g đ ư ợ c thực hiện
t r u y ề n t ừ m á y n à y qua m á y k h á c . C á c m á y đ ó c ó t h ể là m á y đ i ệ n báo
(teleprinter), máy fax (facsimile), trạm truyền đạt văn bản
( c o m m u n i c a t i n g w o r d processor), m á y v i tính ( m i c r o c o m p u t e r ) , hoặc máy
computer c h í n h ( m a i n í r a m e computer) v à k ể cả m à n h ì n h phục vụ trong
c á c h ộ i nghị t ừ xa (teleconference).
C á c t h i ế t bị n ê u t r ê n c ó t h ể t r u y ề n qua đ ư ờ n g d â y đ i ệ n t h o ạ i , qua các
v ệ tinh, qua h ệ t h ố n g v i ba ( m i c r o w a v e systems: s ó n g n g ắ n ) , hoặc sợi dây
quang học (optical í i b e r / f ĩ b e r optics).
2.5.1. Thư điện tử (E.mail)
N g à y nay n g ư ờ i ta đ ồ n g h ó a t h ư đ i ệ n t ử t r u y ề n qua computer là
E . m a i l . T h ư đ i ệ n t ử ( E . m a i l ) là m ộ t h ệ t h ố n g g ử i t h ô n g t i n qua đường giây
đ i ệ n t h o ạ i trực t i ế p t ừ m ộ t m á y computer n à y sang m á y computer khác.
C á c m á y computer c ó t h ể n ằ m trong p h ạ m v i m ộ t c ơ quan, doanh nghiệp,
được g ọ i là h ệ thống m ạ n g n ộ i b ộ , m ạ n g L A N (local area netvvork hoặc
inside network), hoặc c ó t h ể t r u y ề n đi k h ắ p t h ế g i ớ i qua m ạ n g internet,
g ọ i là h ệ thống m ạ n g q u ố c t ế (international n e t w o r k ) . H ệ thống mạng
quốc t ế c ò n được g ọ i h ệ thống m ạ m g r ộ n g , m ạ n g W A N ( w i d e area
netvvord).
V ớ i h ệ thống t h ư đ i ệ n tử, m á y c o m p u t e r n h ậ n ( r e c e i v i n g computer)
sẽ n h ậ n và lưu trữ t h ô n g tin t ự đ ộ n g . M ỗ i n h â n v i ê n c ó m ộ t h ộ p t h ư điện
tử (electronic m a i l b o x ) . N g ư ờ i g ử i t r u y ề n trực t i ế p t h ô n g t i n cho hộp thư
của n g ư ờ i nhận và t h ô n g tin được lưu t r ữ t ạ i đ â y .
184
- T h ư đ i ệ n tử đ ã g i ú p cho c á c c ơ quan trao đ ố i t h ư t ừ v ớ i nhau chỉ trong
g i â y lát, n g à y cũng n h ư đ ê m . V i ệ c t r u y ề n v à n h ậ n t h ư đ i ệ n t ử g i ú p cho c ơ
quan, doanh n g h i ệ p t i ế t k i ệ m được h à n g t ấ n g i ấ y , chi p h í r ấ t t h ấ p v à
nhanh g ấ p b ộ i l ầ n .
2.5.2. Xử lý văn thư điện tử
K h á c v ớ i v ă n t h ư t h ư ờ n g , b ằ n g g i ấ y tờ, m ỗ i n g à y p h á t Ì - 2 l ầ n . V ă n
thư đ i ệ n t ử p h ả i lưu c h u y ể n theo từng g i ờ . Cụ t h ể , trong q u á trình l à m
v i ệ c , n g ư ờ i n h ậ n p h ả i t h ư ờ n g x u y ê n k i ể m tra h ệ thống t h ư đ i ệ n t ử đ ể l ấ y
t h ô n g tin. T h ô n g tin n à y c ó t h ể đ ọ c được t r ê n m à n h ì n h , hoặc được i n ra,
hoặc g ử i c h u y ể n t i ế p cho m ộ t h ộ p t h ư đ i ệ n tử k h á c .
L ợ i đ i ể m của E m a i l là n g ư ờ i n h ậ n t h ô n g tin nhanh c h ó n g và h ồ i â m
v à o hộp t h ư đ i ệ n tử của n g ư ờ i g ử i . Đ i ề u n à y g i ú p c á c n h à q u ả n trị đ ẩ y
nhanh t i ê n trình ra q u y ế t đ ị n h .
3. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DÂU
Quản lý và sử dụng con dấu theo Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993
của C h í n h phủ quy định v ề v i ệ c t ổ chức và q u ả n lý sử d ụ n g con d ấ u và
Nghị định 1 1 0 / 2 0 0 4 / N Đ - CP n g à y 08/4/2004 của C h í n h phủ v ề c ô n g t á c
văn thư.
3.1. Các loại con dấu
- D ấ u t ê n cơ quan, doanh n g h i ệ p .
- Dấu văn phòng
- Dấu công văn đ ế n
- C á c con d ấ u chỉ đ ộ m ậ t , đ ộ k h ẩ n
- C á c con d ấ u chức danh, d ấ u h ọ , t ê n n g ư ờ i c ó t h ẩ m q u y ề n k ý v ă n
bản,...
3.2. Nguyên tắc đóng dấu
- K i ể m tra v ă n b ả n
- C h ỉ đ ó n g d ấ u v ă n b ả n đ ú n g t h ể thức, y ê u cầu
185
- - V ă n t h ư t ự tay đ ó n g d ấ u
- D ấ u đ ó n g t r ù m 1/3 c h ữ k ý l ệ c h v ề b ê n t r á i
- C ó t h ể đ ó n g d ấ u treo.
CÓ 3 ĐIỀU KHÔNG:
- K h ô n g đ ó n g d ấ u k h ố n g chỉ
- K h ô n g đ ó n g n h ầ m l ẫ n con d ấ u
- K h ô n g đ ó n g t r ù m l ê n con d ấ u đ ó n g trước b ị m ờ
3.3. Q u ả n l ý c o n dấu
- M ỗ i c ơ quan chỉ được d ù n g m ộ t con d ấ u p h á p l ý .
- K h ắ c con d ấ u p h ả i do B ộ C ô n g an q u ả n lý
- M ự c d ấ u sử dụng đ ú n g quy đ ị n h
- Con d ấ u được giao cho n g ư ờ i c ó t r á c h n h i ệ m g i ữ
- N g ư ờ i g i ữ con d ấ u p h ả i chịu t r á c h n h i ệ m trước p h á p l u ậ t v ề quản lý
v à sử d ụ n g con d ấ u
- Con d ấ u p h ả i được b ả o q u ả n c ẩ n t h ậ n . M ấ t p h ả i b á o c á o ngay cho
người có trách nhiệm
- Phải c ó giá đ ể con d ấ u , k h ô n g đ ể d ấ u d ơ b ẩ n .
4 . CÔNG TÁC LẬP HỒ s ơ
4.1. N h ữ n g v ấ n đ ề chung
4.1.1. Khái niệm hồ sơ
H ồ sơ là m ộ t tập (hoặc m ộ t ) v ă n b ả n , tài l i ệ u c ó l i ê n quan v ớ i nhau
n h ằ m p h ả n á n h m ộ t v ấ n đ ề , m ộ t sự v i ệ c , m ộ t đ ố i tượng cụ t h ể .
4.1.2. Các loại hồ sơ:
- H ồ sơ c ô n g vụ ( c ô n g v i ệ c )
- H ồ sơ n g u y ê n tắc
- H ồ sơ trình d u y ệ t
186
nguon tai.lieu . vn