- Trang Chủ
- Thư viện thông tin
- Giáo trình Soạn thảo văn bản (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô
Xem mẫu
- BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN
NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô
Ninh Bình, năm 2019
- TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham
khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Trong công tác quản lý nhà nước nói chung, để truyền đạt các thông tin
trong hoạt động quản lý và ra những quyết định quản lý có hiệu lực và hiệu quả
cần phải sử dụng các hình thức văn bản quản lý khác nhau. Văn bản quản lý
được các cơ quan sử dụng làm phương tiện hữu hiệu để thực hiện các chức
năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
Để kịp thời đáp ứng như cầu thực tiễn đào tạo các hệ đào tạo trong ngành
Văn thư Hành chính và thay mới cho các tập bài giảng Giáo trình trước đây. Các
tác giả đã chọn lọc những thông tin mới, các quy định mới nhất để đưa vào giáo
trình, có kế thừa và tham khảo nội dung của các tập bài giảng, giáo trình chuyên
môn của trường.
Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô
đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế,
khiếm khuyết nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của
đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hoàn thiện.
Xin trân trọng cảm ơn.
Ngày 20 tháng 05 năm 2019
Tham gia biên soạn
Chủ biên: GV. Trương Thị Trang
1
- MỤC LỤC TRANG
LỜI GIỚI THIỆU ............................................................................................... 1
1. Khái niệm, đặc điểm, chức năng của văn bản (VB). .................................... 5
1.1. Khái niệm ....................................................................................................... 5
1.2. Đặc điểm......................................................................................................... 5
1.3. Chức năng của văn bản .................................................................................. 7
2. Phân loại văn bản ............................................................................................ 9
2.1. Mục đích của việc phân loại văn bản ............................................................. 9
2.2. Một số tiêu chí chủ yếu để phân loại văn bản ................................................ 9
3. Chức năng và thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản.................... 11
3.1. Chức năng..................................................................................................... 11
3.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước ................. 11
BÀI 2: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CỦA VĂN BẢN ......... 14
1. Khái niệm, tác dụng của thể thức văn bản ................................................. 14
1.1. Khái niệm thể bản thức văn.......................................................................... 14
1.2. Tác dụng của thể thức văn bản ..................................................................... 15
2. Vị trí, ý nghĩa, kỹ thuật trình bày từng phần trong thể thức của văn bản
quản lý nhà nước ............................................................................................... 15
2.1. Quốc hiệu (Biểu thị tên nước và chế độ chính trị của nước đó). ................. 15
2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ....................................................... 16
2.3. Số, ký hiệu của văn bản................................................................................ 17
2.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản......................................... 19
2.5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản ................................................. 21
2.6. Nội dung văn bản ......................................................................................... 22
2.7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ............... 27
2.8. Dấu của cơ quan, tổ chức ............................................................................. 29
2.9. Nơi nhận ....................................................................................................... 29
2.10. Các thành phần thể thức khác .................................................................... 30
BÀI 3: SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN THÔNG DỤNG ....................... 35
1. Một số vấn đề cơ bản về kỹ thuật soạn thảo văn bản ................................ 35
1.1. Khái niệm và nội dung của kỹ thuật soạn thảo văn bản............................... 35
1.2. Phương pháp xây dựng bố cục nội dung văn bản ........................................ 38
1.3 Văn phong văn bản quản lí Nhà nước ........................................................... 44
2
- 2. Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính ..................................................... 53
2.1. Kỹ thuật soạn thảo Quyết định (hành chính cá biệt) .................................... 53
2.2. Soạn thảo công văn hành chính .................................................................... 58
2.3. Soạn thảo báo cáo ........................................................................................ 64
2.5. Viết các loại giấy tờ hành chính ................................................................... 70
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 77
3
- GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN
Tên mô đun: SOẠN THẢO VĂN BẢN
Mã mô đun: MĐ16
Vị trí, tính chất mô đun:
- Vị trí: Văn bản và kĩ thuật soạn thảo văn bản là môn học trong chương trình
đào tạo nghề Văn thư hành chính và được bố trí vào học ký 1 năm thứ nhất;
- Tính chất: là môn học vừa lý thuyết và thực hành và là môn học bắt buộc.
Mục tiêu mô đun:
- Về kiến thức:
+ Nêu được các loại văn bản, thẩm quyền ban hành; cách phân loại văn bản;
+ Giải thích được các thành phần thể thức văn bản;
- Về kỹ năng:
+ Phát hiện được những văn bản sai thể thức; văn bản ban hành sai thẩm quyền
- Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thể hiện được tính nghiêm túc, cẩn thận,
đúng mực.
Nội dung của mô đun:
Bài 1: Những kiến thức chung về văn bản
Bài 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Bài 3: Soạn thảo một số văn bản thông dụng
4
- BÀI 1: NHỮNG KIẾN THỨC CHUNG VỀ VĂN BẢN
Mã bài: MĐ16.01
Mục tiêu:
- Trình bày được các khái niệm, chức năng của văn bản quản lý, phân loại văn
bản quản lý theo các đặc trưng.
- Trình bày được chức năng và thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản.
- Thái độ: nghiêm túc, cẩn thận, đúng mực.
Nội dung chính:
1. Khái niệm, đặc điểm, chức năng của văn bản (VB)
1.1. Khái niệm
Văn bản còn được hiểu theo nhiều cách khác:
- Theo nghĩa rộng:
Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng các ký hiệu hay
ngôn ngữ nhất định (ngôn ngữ được ghi lại dưới dạng chữ viết).
Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi
bằng ký hiệu ngôn ngữ (chủ yếu là chỉ chữ viết)
- Theo nghĩa hẹp:
Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ, tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
+ Công văn dùng để chỉ các văn bản do các cơ quan, xí nghiệp ban hành theo
một thể thức nhất định (tức là phải tuân theo những quy định nhất định về hình
thức và nội dung của văn bản): Quốc hiệu, cơ quan ban hành,số, kí hiệu, địa
danh, ngày tháng… ban hành, chữ ký, con dấu cơ quan…
+ Giấy tờ là những văn bản hình thành trong các cơ quan, xí nghiệp nhưng nó
không phải là công văn (tức là nó không theo thể thức chung) như: đơn từ của cá
nhân, những loại sổ sách…
- Nghĩa chung nhất:
Văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn
ngữ hay kí hiệu nhất định. Tuỳ theo lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản
lý nhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thức khác nhau.
1.2. Đặc điểm
1.2.1. Đặc điểm
Văn bản có những đặc điểm cơ bản sau:
5
- - Văn bản phải được thể hiện bằng ngôn ngữ viết thông qua hệ thống kí hiệu,
kí tự nhất định.
- Ngôn ngữ viết, các kí hiệu, kí tự phải được thể hiện trên một chất liệu
chuyên môn nhất định (vật liệu ghi tin)
- Thể hiện ý chí của chủ thể ban hành hướng tới chủ thể tiếp nhận.
- Văn bản có nội dung và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào lĩnh vực của đời
sống xã hội mà nó phản ánh.
1.2.2. Yêu cầu
Thứ nhất, văn bản được ban hành phải đúng thẩm quyền và hình thức.
Thứ hai, nội dung văn bản phải chỉ rõ phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp
dụng và những vấn đề được điều chỉnh hoặc giải quyết phải phù hợp với Hiến
pháp, pháp luật và phải có tính khả thi;
Thứ ba, văn bản phải được ban hành theo trình tự, thủ tục luật định hoặc đúng
quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Thứ tư, VB phải được thực hiện theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
Thứ năm, văn bản phải được diễn đạt theo đúng ngôn ngữ và văn phong hành
chính với các đặc tính cơ bản sau đây:
- Tính chính xác: Sự chính xác của văn bản không chỉ thể hiện ở số liệu, ở sự
viện dẫn các căn cứ pháp lý trong văn bản mà còn được thể hiện ở việc sử dụng
từ ngữ, viết câu và sắp xếp bố cục. Từ ngữ sử dụng cần thể hiện nhất quán trong
văn bản; sử dụng từ đơn nghĩa. Nếu sử dụng từ chuyên môn cần phải được giải
thích rõ trong văn bản. Câu văn phải được viết ngắn gọn, rõ ý. Bố cục phải chặt
chẽ, lôgíc.
- Tính phổ thông: Đối tượng tiếp nhận của văn bản, nhất là văn bản quy phạm
pháp luật là tất cả các giai tầng trong xã hội. Vì vậy, ngôn ngữ biểu đạt phải
mang tính phổ thông, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu đối với quần chúng
nhân dân. Tuy nhiên, cần tránh việc sử dụng ngôn ngữ suồng sã, khẩu ngữ, tiếng
lóng, tiếng địa phương, các từ nước ngoài chưa được Việt hoá ở phạm vi toàn
quốc.
- Tính khách quan: Văn bản phải được trình bày khách quan, nhân danh cơ
quan, tổ chức cho dù văn bản đó do một người hoặc một số người soạn thảo.
- Tính lịch sự: Văn bản hành chính là tiếng nói của cơ quan, tổ chức nên lời
văn phải lịch sự thể hiện sự tôn trọng các chủ thể thi hành hoặc thể hiện nét đẹp
trong văn hoá giao tiếp và qua đó làm tăng uy tín của cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản.
- Tính khuôn mẫu: Tính khuôn mẫu của văn bản được thể hiện rõ nét trong
quy định về bố cục văn bản; về kỹ thuật trình bày văn bản và trong việc sử dụng
các cụm thông dụng. Điều đó chẳng những tạo điều kiện thuận lợi cho người
6
- soạn thảo văn bản mà còn giúp cho người tiếp nhận văn bản dễ dàng đón bắt
thông tin cần thiết.
1.3. Chức năng của văn bản
a. Chức năng thông tin
Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, như vậy chức năng
thông tin có ở tất cả các loại văn bản. Đây là chức năng được nói đến đầu tiên,
trước nhất và cũng là chức năng quan trọng nhất bởi vì thông qua chức năng này
các chức năng khác mới được thể hiện.
Thông tin chứa trong văn bản quản lí Nhà nước khác với mọi dạng thông tin
khác: nó là thông tin mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó
hướng mọi người đến hành động do Nhà nước đặt ra.
Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua mấy mặt sau:
+ Ghi lại các thông tin quản lý;
+ Truyền đạt các thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thông
quản lý hay từ cơ quan đến cá nhân;
+ Giúp cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý;
+ Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thông truyền
đạt thông tin khác nhau;
Thông tin chứa đựng trong văn bản thể hiện dưới dạng: Thông tin quá khứ;
thông tin hiện hành; thông tin dự báo.
Thông tin trong văn bản phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời.
b. Chức năng pháp lý
Chức năng này chỉ có ở văn bản Quản lí Nhà nước, điều đó phản ánh nội
dung văn bản Quản lí Nhà nước (đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật); nó
chứa đựng các quy phạm, các quy định, các tiêu chuẩn, các chế độ chính sách.
Tất cả các điều ấy làm cơ sở cho các cơ quan Nhà nước thực thi công vụ.
Chức năng pháp lí của văn bản nó cho phép trong trật tự pháp lí của nó thì
công dân được làm tất cả những gì mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu các
quyền và nghĩa vụ của công dân. Mặt khác chức năng này làm cơ sở để tổ chức
bộ máy Nhà nước, đề xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ của
từng cơ quan trong bộ máy.
Có thể hiểu một cách ngắn gọn chức năng pháp lí của văn bản là:
- Nó làm căn cứ cho hoạt động quản lý, đồng thời làm sợi dây ràng buộc trách
nhiệm của cơ quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà các cơ quan Nhà nước
với tư cách là chủ thể quản lí lĩnh vực ấy.
- Nó là cơ sở pháp lí để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình
Chức năng này được thể hiện ở những phương diện dưới đây:
7
- - Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp tồn tại trong
xã hội
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể…
- Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế,
vào quản lý NN và quản lý xã hội, phản ánh quá trình giải quyết các nhiệm vụ
trên phương diện pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành.
c. Chức năng quản lý và điều hành
Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh ra trong môi trường quản
lí. Chức năng quản lí của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả
các giai đoạn của quá trình quản lí. Quản lí là một quá trình gồm nhiều khâu từ:
hoạch định, xây dựng tổ chức, xây dựng biên chế, ra quyêt định, tổ chức thực
hiện quyết định, kiểm tra đánh giá. Trong tất cả các khâu nói trên khâu nào cũng
cần có sự tham gia của văn bản. Trong hoạt động quản lí của xã hội hiện đại thì
mọi quyết định quản lí đều phải thể hiện bằng văn bản. Như vậy văn bản là một
công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lí.
Văn bản là yếu tố tạo nên quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý
NN, là yếu tố hợp thức hóa các hoạt động quản lý của các cơ quan này.
d. Chức năng văn hoá xã hội
Văn bản cũng là sản phẩm sáng tạo của con người, góp phần quan trọng trong
việc ghi lại và truyền bá những truyền thống văn hóa giữa các thế hệ, giữa các
quốc gia.
Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của
quá trình quản lý và cải tạo xã hội, văn bản quản lý nhà nước có tính chất xã hội
và biểu đạt tính giai cấp sâu sắc.
Văn bản cho thấy một cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau và cách
thức đề cập, giải quyết những vấn đề đó trong từng phạm vi thời điểm cụ thể.
e. Chức năng thống kê
Văn bản quản lý Nhà nước khi được sử dụng vào mục đích thống kê thì
những thông tin thống kê, các số liệu thống kê có ý nhgiã to lớn giúp các nhà
lãnh đạo nắm bắt, phân tích tình hình, kiểm tra chất lượng và hiệu quả công việc
trong quá trình quản lý. Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những con
số, những sự kiện, những vấn đề xã hội….
f. Chức năng sử liệu
Văn bản là một công cụ để ghi lại lịch sử của một dân tộc, quốc gia, một thời
đại, một cơ quan tổ chức. Có thể nói văn bản là một công cụ khách quan để
nghiên cứu về quá trình lịch sử phát triển của một tổ chức, một quốc gia.
Văn bản phản ánh những biến cố xã hội, những sự kiện lịch sử đã hoặc đang
xảy ra. Mọi biến cố lịch sử, mọi biến cố của cuộc sống xã hội đương đại đều
được phản ánh trong nội dung của hệ thống văn bản. Thông qua hệ thống văn
bản người ta có thể nhận biết được những biến cố, những sự kiện, những vấn đề
kinh tế, chính trị, xã hội của thời điểm ban hành văn bản. Chúng như những bức
8
- tranh lịch sử phán ánh thực tại xã hội. Những văn bản chứa đựng chúng được
lưu giữ qua thời gian, trở thành những vật chứng sử liệu quan trọng.
2. Phân loại văn bản
2.1. Mục đích của việc phân loại văn bản
Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn thảo
văn bản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình, vì mỗi
loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chức năng khác nhau.
Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất của
văn bản, chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính pháp lý
của văn bản, hình thức của văn bản.
2.2. Một số tiêu chí chủ yếu để phân loại văn bản
2.2.1. Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản
a) Các văn bản quy phạm pháp luật
Các hình thức và thẩm quyền ban hành vãn bản quy phạm pháp luật là:
- Quốc hội ban hành: hiến pháp, luật, bộ luật, nghị quyết.
- Ủy ban thường vụ quốc hội: pháp lệnh, nghị quyết.
- Chủ tịch nước: lệnh, quyết định.
- Chính phủ: nghị quyết, nghị định.
- Thủ tướng chính phủ: quyết định, chỉ thị.
- Các Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc
Chính phủ: quyết định, chỉ thị, thông tư.
- Hội đồng thẩm phán tòa án nhân dân tối cao: nghị quyết.
- Viện trưởng viện kiểm sát nhân dàn tối cao: quyết định, chỉ thị, thông tư.
- Hội đồng nhân dân các cấp: nghị quyết.
- UBND các cấp: quyết định, chỉ thị.
- Ngoài ra, các cơ quan Nhà nước có thể phối hợp với nhau hoặc với các tổ
chức chính trị - xã hội khác để ban hành thông tư liên tịch để giải thích, hướng
dẫn thực hiện một văn bản nào đó của cơ quan Nhà nước cấp trên.
b) Các văn bản hành chính
Những văn bản cũng do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành nhưng
không có đầy đủ các yếu tố của văn bản quy phạm pháp luật nêu trên, nhằm để
giải quyết những vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể, thì được coi là
vãn bản hành chính.
Văn bản hành chính nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, giải
quyết những tác nghiệp cụ thể của hoạt động quản lý; thông tin, báo cáo tình
hình lên cấp trên; chỉ đạo hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra cấp dưới; trao đổi giao
9
- dịch, liên hệ công việc giữa các cơ quan, đơn vị; thông tin, ghi chép những công
việc thuộc nội bộ cư quan.
2.2.2. Phân loại theo nguồn gốc của văn bản
- Văn bản đi: Văn bản mà cơ quan đơn vị ban hành gửi đi, các cơ quan khác
là đối tượng tiếp nhận.
- Văn bản đến: Gồm các văn bản do đơn vị cơ quan khác ban hành gửi tới.
- Văn bản lưu hành nội bộ: Văn bản ban hành chỉ sử dụng trong cơ quan đó
không gửi đi, không có giá trị ngoài cơ quan.
2.2.3. Phân loại theo nội dung và phạm vi sử dụng của văn bản
- Phân loại theo nội dung:
+ Văn bản kinh tế: về thị trường chứng khoán, đất đai…
+ Văn bản ngoại giao
+ Văn bản kỹ thuật: về xây dựng nhà cửa, cầu đường, trắc địa, thủy văn…
- Phân loại theo phạm vi sử dụng:
+ Văn bản lưu chuyển rộng rãi: Mọi đối tượng đều có thể tiếp nhận
+ Văn bản lưu hành nội bộ: Văn bản chỉ những đối tượng liên quan mới có
quyền tiếp nhận.
2.2.4. Phân loại theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản
- Văn bản mang tính chất mật: Sử dụng trong phạm vi hẹp, có nội dung bí
mật nhà nước, cơ quan kinh tế, chính trị, quốc phòng… ở các mức độ: mật. tuyệt
mật.
- Văn bản sử dụng rộng rãi: Phổ biến cho mọi đối tượng tiếp nhận.
2.2.5. Phân loại theo hiệu lực pháp lý của văn bản
a. Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục và trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự
chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội
theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Gồm: Hiến pháp, Pháp lệnh, Luật, Nghị định, Nghị quyết, Nghị quyết liên
tịch, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch.
Ví dụ: Hiến pháp nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam năm
2013.
( Quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015)
b. Văn bản cá biệt
10
- Văn bản cá biệt là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành
theo trình tự, thủ tục nhất định, đưa ra các quy tắc xử sự riêng đối với một hoặc
một nhóm đối tượng nhằm giải quyết công việc cụ thể, phù hợp với chức năng
quyền hạn.
Gồm : Quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, điều lệ, quy chế, quy định.
Ví dụ: Quyết định của Bộ trưởng Bộ nông nghiệp & Phát triển nông thôn
về việc khen thưởng các đơn vị, cá nhân có thành tích cao trong công tác thi đua
trong năm học 2015-2016.
c. Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản mang thông tin, điều hành,
thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để giải quyết các công việc
cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép các công việc trong các
cơ quan tổ chức.
Gồm: Kế hoạch, quy hoạch, chương trình, chiến lược, đề án, thông báo, báo
cáo, công văn, tờ trình, giấy mời, biên bản…
Ví dụ: Thông báo tuyển dụng viên chức năm 2016 của trường Cao đẳng
nghề Cơ Điện Xây Dựng Việt Xô.
d. Văn bản chuyên ngành
Văn bản chuyên ngành là văn bản thể hiện chuyên môn nghiệp vụ mang tính
chất đặc thù của một ngành hoặc một lĩnh vực công tác nhất định.
Gồm: Quy định, quyết định, công văn, các hóa đơn, séc, văn bằng, chứng chỉ.
Ví dụ:
Văn bản ngoại giao: Công hàm, hiệp định, hiệp ước…
Văn bản tài chính: Phiếu thu, phiếu chi, báo cáo quyết toán…
Văn bản tư pháp: Cáo trạng, quyết định khởi tố, án văn
3. Chức năng và thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản
3.1. Chức năng
- Nó làm căn cứ cho hoạt động quản lý, đồng thời làm sợi dây ràng buộc trách
nhiệm của cơ quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà các cơ quan Nhà nước
với tư cách là chủ thể quản lí lĩnh vực ấy.
- Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình
3.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước
- Thầm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước ở cấp trung
ương: Quốc hội, Ủy ban thường vụ quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ
tướng chính phủ…
- Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước ở cấp địa
phương:
11
- Theo quy định của Luật năm 2015, hình thức VBQPPL do HĐND ban hành là
nghị quyết, UBND ban hành là quyết định.
Thứ nhất, Luật năm 2015 đã bỏ hình thức chỉ thị của UBND các cấp
Hệ thống VBQPPL của nước ta hiện nay rất đa dạng về hình thức, với nhiều
chủ thể có thẩm quyền khác nhau ban hành. Với nhiều hình thức VBQPPL khác
nhau, dẫn đến hệ thống VBQPPL khá cồng kềnh, nhiều tầng nấc, phần nào làm
giảm hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước. Do đó, xuất phát từ thực tế này, chủ
trương đơn giản hóa hình thức VBQPPL luôn được các cơ quan xây dựng pháp
luật coi trọng. Luật năm 2015 cũng không phải ngoại lệ khi giảm bớt hình thức
VBQPPL của UBND. Theo đó, UBND các cấp chỉ ban hành VBQPPL với hình
thức quyết định, điều này có nghĩa chỉ thị của UBND sẽ không được ban hành
với tư cách là VBQPPL nữa.
Chỉ thị là văn bản được sử dụng thường xuyên trong hoạt động quản lý nhà
nước nói chung, không chỉ của riêng UBND.
Theo quy định tại các Điều 14, 17, 20 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2004 cũng quy định rõ:
Chỉ thị của UBND cấp tỉnh được ban hành để quy định biện pháp chỉ đạo,
phối hợp hoạt động, đôn đốc và kiểm tra hoạt động của cơ quan, đơn vị trực
thuộc và của HĐND, UBND cấp dưới trong việc thực hiện văn bản của cơ quan
nhà nước cấp trên, của HĐND cùng cấp và quyết định của mình; Chỉ thị của
UBND cấp huyện được ban hành để quy định biện pháp chỉ đạo, kiểm tra hoạt
động của cơ quan, đơn vị trực thuộc và của HĐND, UBND cấp xã trong việc
thực hiện văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của HĐND cùng cấp và quyết
định của mình;
Chỉ thị của UBND cấp xã được ban hành để quy định biện pháp chỉ đạo, kiểm
tra hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi quản lý trong việc
thực hiện văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của HĐND cùng cấp và quyết
định của mình.
Như vậy, có thể hiểu chỉ thị là văn bản được ban hành để chỉ đạo, điều hành
các công việc phát sinh trong quá trình UBND thực hiện hoạt động quản lý hành
chính. Tuy nhiên, thực tế đã chứng minh, tính “có chứa QPPL” của chỉ thị
thường không đảm bảo, hầu hết, các chỉ thị là dùng để phổ biến, tuyên truyền,
triển khai thực hiện các văn bản của cấp trên; đề ra các biện pháp thực hiện cho
các tổ chức, cá nhân có liên quan; chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở, giao nhiệm vụ
cho cấp dưới…Với vai trò sử dụng như vậy, hình thức chỉ thị không phù hợp với
chức năng của VBQPPL. Hơn nữa, từ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật năm 2008, toàn bộ các chủ thể nhà nước ở trung ương đều không còn thẩm
quyền ban hành VBQPPL với tên gọi chỉ thị. Do đó, bỏ hình thức chỉ thị của
UBND là hợp lý và khoa học, đáp ứng yêu cầu đơn giản hóa hệ thống
VBQPPL.
12
- Thứ hai, bổ sung VBQPPL của chính quyền địa phương tại đơn vị hành chính
- kinh tế đặc biệt:
Với tư cách là một đơn vị hành chính trong hệ thống bộ máy nhà nước, Luật
năm 2015 trao thẩm quyền ban hành VBQPPL cho đơn vị hành chính - kinh tế
đặc biệt. Tương tự hình thức VBQPPL của HĐND và UBND các cấp được tổ
chức tại các đơn vị hành chính bình thường, theo quy định tại Điều 29 Luật năm
2015, HĐND tại đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt ban hành nghị quyết,
UBND đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt ban hành quyết định.
Câu hỏi ôn tập:
Câu 1. Anh/Chị hãy trình bày khái niệm và vai trò của soạn thảo văn bản.
Câu 2. Anh/ Chị hãy nêu các chức năng của văn bản và các cách phân loại
văn bản.
Câu 3. Sưu tầm các loại văn bản mà anh chị biết (văn bản có dấu đỏ).
Câu 4: văn bản là gì? Hãy nêu các đặc điểm của văn bản.
Câu 5: Hãy trình bày vai trò và tác dụng của văn bản
Câu 6: Hãy nêu đặc điểm, vai trò và tác dụng của văn bản quản lý Nhà nước.
Câu 7: Hãy nêu các loại văn bản thường được dùng trong xã hội, trong công tác
kế toán loại văn bản nào được sử dụng nhiều nhất?
13
- BÀI 2: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CỦA VĂN BẢN
Mã bài: MĐ16.02
Mục tiêu:
- Trình bày được ý nghĩa của thể thức văn bản
- Trình bày chính xác vị trí, kỹ thuật trình bày từng phần trong thể thức của văn
bản.
- Thể hiện được tính nghiêm túc, cẩn thận, đúng mực.
Nội dung chính:
1. Khái niệm, tác dụng của thể thức văn bản
1.1. Khái niệm thể bản thức văn
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ
sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định
theo quy định để văn bản có đủ giá trị pháp lý và tiện cho việc sử dụng.
Văn bản có rất nhiều loại theo hình thức (tên gọi) khác nhau. Mỗi một thể loại
đều có thể thức và bố cục khác nhau thể hiện đặc điểm riêng của mỗi VB. Nghị
định có thể thức và bố cục khác với thông tư, biên bản khác với nghị quyết và
nghị quyết khác với công điện… Tuy nhiên giữa chúng vẫn có những điểm
chung tạo thành thể thức VB. Thể thức này làm nên sự khác biệt giữa VB QL
nói chung và văn bản QLHCNN nói riêng với các văn bản khoa học, thơ,
truyện…
Văn bản quản lý hành chính nhà nước phải được xây dựng và ban hành đảm
bảo những yêu cầu về thể thức. Như vậy, thể thức của văn bản là gì?
Thể thức VB là toàn bộ các bộ phận cấu thànhvăn bản, nhằm đảm bảo cho
văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động
của các cơ quan.
Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức và nội dung có tính bố cục
đã được thể chế hóa.
Các yếu tố thể thức, tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể được
bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau.
Có những bộ phận, nếu thiếu chúng, văn bản sẽ không được xem là hợp
thức, dẫn đến việc sử dụng văn bản để truyền đạt các quyết định quản lý sẽ
không có hiệu quả.
Có những bộ phận khác, nếu thiếu chúng, sẽ khó xác định được trách
nhiệm của người hay bộ phận soạn thảo văn bản, đồng thời việc tra tìm, đăng ký
văn bản cũng gặp khó khăn.
Thể thức của văn bản là một trong những yếu tố cấu thành nghi thức nhà nước
14
- Thể thức cần phải được tôn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt trong hoạt động
xây dựng và ban hành văn bản.
Là phương tiện quan trọng, chủ yếu để chuyển tải quyền lực nhà nước vào
cuộc sống, văn bản quản lý nhà nước cần phải được thể hiện bằng một hình thức
đặc biệt để có thể tách biệt được chúng khỏi những văn bản thông thường khác.
Hình thức đặc biệt đó chính là thể thức của chúng. Thể thức của văn bản là một
trong những yếu tố cấu thành nghi thức nhà nước, do đó nó cần phải được tôn
trọng và tuân thủ nghiêm ngặt trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản.
Cần hướng tới quy định chế tài cụ thể đối với những văn bản không đảm bảo
những yêu cầu về thể thức.
1.2. Tác dụng của thể thức văn bản
- Đảm bảo tính kỷ cương và sự thống nhất trong việc soạn thảo và ban hành
văn bản.
- Đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản
- Thể hiện quyền uy và tinh thần trách nhiệm của cơ quan ban hành văn bản
và người ký văn bản.
- Nâng hiệu xuất soạn thảo, chất lượng soạn thảo và tính thẩm mỹ của văn
bản ban hành.
- Tạo thuận lợi cho việc xử lý văn bản.
2. Vị trí, ý nghĩa, kỹ thuật trình bày từng phần trong thể thức của văn bản
quản lý nhà nước
2.1. Quốc hiệu (Biểu thị tên nước và chế độ chính trị của nước đó).
Câu hỏi: Bằng sự hiểu biết của bản thân em hãy kể tên quốc hiệu của các
quốc gia mà em biết?
2.1.1. Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:
“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và
“Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
2.1.2. Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều
ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ
chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ
đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ
15
- được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ
ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không
dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
2.2.1. Thể thức
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng
Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan
chủ quản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức
chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và
tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được
viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc
công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH NGHỆ AN TỈNH THÁI NGUYÊN
- Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ
thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt
Nam (VN), ví dụ:
UBND TỈNH QUẢNG BÌNH VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN
SỞ NỘI VỤ VIỆN DÂN TỘC HỌC
2.2.2. Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm
khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ
chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
16
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ
chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường
hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều
dòng, ví dụ:
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
2.3. Số, ký hiệu của văn bản
2.3.1. Thể thức
- Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày
đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ký hiệu của văn bản
+ Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo
bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I)
và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với
chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:
Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.
Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau:
Số: …/QĐ-HĐND
Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BC-
HĐND
+ Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức
danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ
phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn
thảo: Số: …/CP-HC.
Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số:
…/BNV-TCCB
Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo:
Số: …./HĐND-KTNS
17
- Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo
dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX
Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP
Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con
dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan”
ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của
Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:
BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
Số: 01/QĐ-HĐTTCC
Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm
chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực
(các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức
hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định
cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
(kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ)
STT Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt
1. Nghị quyết (cá biệt) NQ
2. Quyết định (cá biệt) QĐ
3. Chỉ thị CT
4. Quy chế QC
5. Quy định QyĐ
6. Thông cáo TC
7. Thông báo TB
8. Hướng dẫn HD
9. Chương trình CTr
10. Kế hoạch KH
11. Phương án PA
12. Đề án ĐA
18
- 13. Dự án DA
14. Báo cáo BC
15. Biên bản BB
16. Tờ trình TTr
17. Hợp đồng HĐ
18. Công điện CĐ
19. Bản ghi nhớ BGN
20. Bản thỏa thuận BTT
21. Giấy ủy quyền GUQ
22. Giấy mời GM
23. Giấy giới thiệu GGT
24. Giấy nghỉ phép GNP
25. Phiếu gửi PG
26. Phiếu chuyển PC
27. Phiếu báo PB
28 Công văn
29 Thư công
Bản sao văn bản
1. Bản sao y SY
2. Bản trích sao TrS
3. Bản sao lục SL
b. Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ
13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải
ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa
các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
2.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
2.4.1. Thể thức
- Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những
19
nguon tai.lieu . vn