Xem mẫu
- BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: NHẬP MÔN CÔNG TÁC VĂN THƯ NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 1
- TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu chúng tôi tiến hành soạn giáo trình Nhập môn văn thư trong quá trình soạn chúng tôi có sử dụng các tài liệu tham khảo: - Nghị định số:110/NĐ-CP ngày 08/4 /2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư. - Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nhà Xuất bản Chính trị Quốc gia của PGS Vương Đình Quyền. - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 15/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. - Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư - Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I năm 2006 (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) - Tổ chức và quản lý văn bản - tập bài giảng của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội). Nội dung và cách trình bày của giáo trình có vấn đề gì sai sót mong được sự đóng góp ý kiến, xin chân thành cảm ơn. Ngày 10 tháng 6 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: CN. Đinh Thanh Nghị 2
- MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN ...................................................................................... 1 LỜI GIỚI THIỆU ...................................................................................................... 2 MỤC LỤC ................................................................................................................. 3 CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ ........................................................................................................ 6 1. Khái niệm công tác văn thư. ............................................................................... 6 2. Vị trí, của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ..... 6 2.1. Công tác văn thư ........................................................................................... 6 2.2. Công tác lưu trữ ............................................................................................ 7 3. Ý nghĩa của công tác văn thư ............................................................................. 7 4. Yêu cầu của công của công tác văn thư. ............................................................ 8 4.1. Nhanh chóng ................................................................................................. 8 4.2. Chính xác ...................................................................................................... 8 4.3. Bí mật ........................................................................................................... 9 4.4. Hiện đại........................................................................................................ 9 5. Đối tượng của công tác văn thư.......................................................................... 9 CÂU HỎI: ............................................................................................................... 10 CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ .............................................. 10 1. Xây dựng văn bản ............................................................................................. 11 1.1. Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; ...................................................... 12 1.2. Xử lý thông tin;........................................................................................... 12 1.3. Thảo văn bản. ............................................................................................. 12 1.4. Trình duyệt bản thảo ................................................................................... 12 1.5. Đánh máy, nhân bản ................................................................................... 12 2. Tổ chức, quản lý văn bản. ................................................................................ 17 2.1. Quản lý văn bản đến ................................................................................... 17 2.2. Tổ chức quản lý văn bản đi. ....................................................................... 30 3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan .................................................... 40 3.1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành .................................... 40 3.2. Lập hồ sơ .................................................................................................... 42 3.3. Nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức............................ 42 3
- 4. Quản lý và sử dụng con dấu ............................................................................. 49 CÂU HỎI ................................................................................................................ 50 CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐÀO TÀO VÀ TRÁCH NHIỆM CÔNG TÁC VĂN THƯ ...................................................................................................... 51 1. Tổ chức quản lý công tác văn thư .................................................................... 51 1.1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư ........................................ 51 1.2. Các cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư. 52 2. Trách nhiệm của cán bộ trong cơ quan, tổ chức đối với công tác văn thư. ..... 53 2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan ............................................................. 54 2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng hoặc phòng hành chính .................. 54 2.3. Trách nhiệm của công chức viên chức trong cơ quan với công tác văn thư. ........................................................................................................................... 55 2.4. Trách nhiệm của văn thư chuyên trách trong cơ quan. .............................. 55 3. Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư ........................................ 56 3.1. Yêu cầu đối với cán bộ văn thư chuyên trách ............................................ 56 3.2. Các cơ sở đào tạo ........................................................................................ 59 CÂU HỎI ................................................................................................................ 59 4
- GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: Nhập môn công tác văn thư Mã môn học: MH16 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: Vị trí ý nghĩa: - Nhập môn công tác văn thư là môn học nghiệp vụ nghề đầu tiên quan trọng trong chương trình đào tạo nghề văn thư, trang bị những kiến thức tổng hợp và khái quát về công tác văn thư hành chính; - Vai trò: Nhập môn công tác văn thư là môn học bắt buộc. MỤC TIÊU MÔN HỌC: - Về kiến thức: Trình bày được khái niệm, vị trí, ý nghĩa và yêu cầu đối với công tác văn thư Nêu được nội dung công tác văn thư; - Về kỹ năng: Trình bày được trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư của các cơ quan; Giải thích được trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách; - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thể hiện thái độ cẩn thận,chính xác, tỷ mỷ, bảo mật, yêu nghề. Nội dung môn học CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐÀO TÀO VÀ TRÁCH NHIỆM CÔNG TÁC VĂN THƯ 5
- CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ Mã chương: MH16.01 Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm, vị trí, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư - Thể hiện thái độ cẩn thận, chính xác, tỷ mỷ, bảo mật, yêu nghề. Nội dung chính: 1. Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với TL đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với TL đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào LTCQ. 2. Vị trí, của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức 2.1. Công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng, hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư. Hầu hết cán bộ, công chức trong cơ quan đều có tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như lập hồ sơ về những việc được giao giải quyết. Vì vậy chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức, đồng thời cũng tạo nên bằng chứng thể hiện sự minh bạch, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đối với việc thực hiện, giải quyết công việc. Những năm gần đây, công tác văn thư trong các cơ quan ngày càng được quan tâm, củng cố. Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng được quy định cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành của các cơ quan. Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác này cũng đang tồn tại những hạn chế, bất cập cần được quan tâm khắc phục để có thể đáp ứng được các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. Điều này thể hiện ở những vấn đề như: - Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong các cơ quan còn thấp. Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hành còn chồng chéo, chưa thống nhất. - Việc quản lý văn bản đi, đến ở nhiều nơi còn chưa thực hiện theo đúng trình tự. Việc xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bản còn chậm và thủ công. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn nhiều hạn chế 6
- do cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành và trình độ sử dụng máy tính của cán bộ còn yếu. - Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp. Tình trạng không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến. Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa được thực hiện nghiêm túc dẫn đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa được nộp lưu đúng thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệu còn ở tình trạng tích đống, phải đầu tư một khoản kinh phí không nhỏ để chỉnh lý, đánh giá, sắp xếp lại tài liệu. Giải quyết những vấn đề trên thông qua việc chuẩn hoá, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là yêu cầu cấp thiết đối với công tác văn thư để góp phần thúc đẩy, nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. 2.2. Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là các hoạt động có liên quan đến việc xác định giá trị, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn, làm công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ nhu cầu thông tin lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và xã hội. Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo của Chính phủ các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các cấp tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và đã đạt được nhiều thành tích đáng kể. Một số văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ được ban hành đã bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội. Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức còn nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu của quá trình đổi mới nền hành chính nhà nước. Một số cơ quan, tổ chức chưa có sự quan tâm chỉ đạo đúng mức đối với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, thể hiện ở chỗ chưa bố trí cán bộ đủ năng lực đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn nghèo nàn, dẫn đến chưa phát huy được tác dụng của nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ trong công cuộc đổi mới nền hành chính nhà nước. 3. Ý nghĩa của công tác văn thư Công tác Văn thư Giúp cho việc giải quýêt công việc của cơ quan được chóng và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan được chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt động của cơ quan. Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn được bí mật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính phục 7
- vụ cho công cuộc đổi mới. Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên vật liệu chế tác các trang thiết bị dùng trong quá trình ban hành văn bản. Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan, của các cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra. Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ cho công tác tra cứu thông tin quá khứ. Cụ thể như sau: - Làm tốt công tác văn thư là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Cơ sở để ra các quyết định quản lý là các thông tin, thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt kịp thời thì hoạt động quản lý càng có hiệu quả. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lương công việc, công tác chung của cơ quan. - Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng chống lại tệ quan liêu, tham nhũng, tệ giấy tờ. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan. - Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ. 4. Yêu cầu của công của công tác văn thư. Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầyđủ. Từ đó giúp cho Văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho quá trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn. Do đó, công tác Văn thư đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau: 4.1. Nhanh chóng Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức. Nhưng đối với công tác Văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên tắc trong hoạt động của cơ quan. Quá trình giải quyết công việc củacơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của công tác Văn thư, nếu quátrình này diễn ranhanh chóng thì thông tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan. 4.2. Chính xác Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động Văn thư của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quan trọng. Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc không trái 8
- với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quy định. Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác Văn thư phải đảm bảo chính xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải theo những quy định của pháp luật. 4.3. Bí mật Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nên trong hoạt động của mình công tác Văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà nước. Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn bản, bố trí làm việc của các cán bộ Văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã quy định trong bí mật Nhà nước. Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là sự thàng công của mỗi cơ quan đó 4.4. Hiện đại Công tác văn thư liên quan trực tiếp tới hoạt động của cơ quan và hiệu quả của công tác này sẽ làm tăng hiệu quả hoạt động chung cho toàn bộ cơ quan. Do đó, áp dụng công nghệ hiện đại vào công tác văn thư sẽ làm tăng hiệu quả công việc và nâng cao hiệu quả chung của cơ quan. Yêu cầu hiện đại một mặt là áp dụng các trang thiết bị hiện đại vào công việc, mặt khác là phải tiếp thu các phương pháp công tác văn thư mới để nâng cao hiệu quả hoạt động chung cho cả cơ quan. 5. Đối tượng của công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư và trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân, tổ chức đối với công tác văn thư. Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quá trình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chức phải lựa chọn hình thức công tác Văn thư cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan. Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác Văn thư nhưng thông thường người ta áp dụng ba hình thức tổ chức là hình thưc tổ ch ức tập trung, hình thức tổ chức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp. Hình thức Văn thư tập trung: được áp dụng hầu hết các tác nghiệp chuyên môn, công tác văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị, hình thức này thông 9
- thường được áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu phức tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn bản ít. Hình thức văn thư phân tán: được áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp vụ được giải quyết ở các sở đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn vị có cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi và đến có nhiều cơ sở cách xa nhau. Hình thức Văn thư hỗn hợp: được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ chủ yếu như đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản, tổ chức thực hiện ở một số nơi, còn các khâu nghiệp vụ như theo dõi, giải quyết văn bản lưu trong quá trình thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức này thông thường được áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản lý hành chính Nhà nước. CÂU HỎI: Câu 1: Trình bày khái niệm vị trí ý nghĩa của công tác văn thư? Câu 2: trình bày các yêu cầu của công tác văn thư? CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Mã chương: MH16.02 Mục tiêu: -Trình bày được các hình thức văn bản.thể thức soạn thảo văn bản. 10
- -Nghi được các mẫu sổ -Thái độ :cẩn thận chính xác 1. Xây dựng văn bản Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002; Văn bản hành chính Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển; Văn bản chuyên ngành Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định. Thể thức văn bản Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; 11
- Nơi nhận; Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật). Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định. Thể thức văn bản chuyên ngành Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế. Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; 1.1. Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; 1.2. Xử lý thông tin; Sau khi thu thập được thông tin tiến hành xử lý thông tin để được thông tin chính xác tin cậy 1.3. Thảo văn bản. Trên cơ sở thông tin đã được xử lý tiến hành thảo văn bản theo yêu cầu 1.4. Trình duyệt bản thảo Sau khi soạn thảo văn bản xong trình bản thảo lên người có trách nhiệm duyệt nếu cần sửa chữa sẽ sửa chữa 1.5. Đánh máy, nhân bản Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau: 12
- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó; Nhân bản đúng số lượng quy định; Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và ủy ban nhân dân các cấp (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng); Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có văn phòng (sau đây gọi tắt là trưởng phòng hành chính); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Ký văn bản Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức; Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn 13
- bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai. Bản sao văn bản Các hình thức bản sao được quy định tại Nghị định này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục. Thể thức bản sao được quy định như sau: Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. 14
- Phụ lục II SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ) 15
- 2 3 11 1 4 5b 5a 9a 10a 10b 12 15- 20 mm 30-35 mm 6 7a 9b 8 7c 13 7b 14 20-25 mm Ghi chú: Ô số Thành phần thể thức văn bản 1 Quốc hiệu 2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 Số, ký hiệu của văn bản 16
- 4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Trích yếu nội dung công văn hành chính 6 Nội dung văn bản 7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 7b, 7c 8 Dấu của cơ quan, tổ chức 9a, 9b Nơi nhận 10a Dấu chỉ mức độ mật 10b Dấu chỉ mức độ khẩn 11 Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13 Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 14 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 2. Tổ chức, quản lý văn bản. Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. 2.1. Quản lý văn bản đến -Trình tự quản lý văn bản đến Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; Trình, chuyển giao văn bản đến; Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. -Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. 17
- Mẫu dấu “Đến” 50mm TÊN CƠ QUAN, Số: 30m ĐẾN Ngày: m .................. .......... Chuyển: Hình dạng và kích thước Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm Mẫu trình bày Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh hoạ tại hình vẽ ở trên. 18
- Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến” Số đến Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ngày đến Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/7/05, 31/12/05. Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30). c) Chuyển Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết./ 19
- Phụ lục SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN- NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) Mẫu sổ Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh hoạ tại hình vẽ dưới đây. Ghi chú: ……………(1) …………… ……….….. (2) ………….. SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20..(3).. Từ ngày ..…....đến ngày ....(4).…... Từ số ...…......đến số .......... (5).….... Quyển số: ..(6).. 20
Chính trị học
Báo chí - Truyền thông
Xã hội học
Giáo dục học
Tâm lý học
Lịch sử - Văn hoá
Triết học
Ngôn ngữ học
Thư viện thông tin
Văn học nước ngoài
Ngư nghiệp
Hành chính - Pháp luật
Địa lý - Địa danh
Văn học Việt nam
Lịch sử Đảng
CNXH - KH
Tư Tưởng HCM
Ngụ ngôn - Cổ tích
Ca dao - Tục ngữ
Hoá học
Sinh học
Y khoa - Dược
Kinh tế học