- Trang Chủ
- Thư viện thông tin
- Giáo trình Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô
Xem mẫu
- BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ
GIÁO TRÌNH
MÔ ĐUN: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ
SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô
Ninh Bình, năm 2019
- TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham
khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Trong công tác văn thư lưu trữ thì lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan cũng là một nghiệp vụ vô cùng quan trọng. Nắm vững kiến thức về nghiệp
vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì công tác lập hồ sơ tại các
cơ quan, tổ chức đi vào nề nếp, nâng cao hiệu quả công tác, tạo điều kiện cho
việc lưu trữ, tra cứu thông tin, tài liệu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng,
từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.
Giáo trình Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan sẽ cũng cấp các kiến
thức liên quan tới việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ giúp cho người học có thể
hiểu một cách cụ thể cũng như có thể vận dụng được kiến thức vào thực tiễn.
Bố cục của giáo trình được xây dựng gồm 4 nội dung chính: Những vấn đề
chung về lập hồ sơ, phương pháp lập hồ sơ hiện hành, tổ chức lập hồ sơ trong cơ
quan, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô
đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế,
khiếm khuyết nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của
đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hoàn thiện.
Xin trân trọng cảm ơn.
Ngày 25 tháng 04 năm 2019
Tham gia biên soạn
Chủ biên: GV. Trương Thị Trang
2
- MỤC LỤC TRANG
LỜI GIỚI THIỆU ............................................................................................... 2
BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP HỒ SƠ ...................................... 6
1. Khái niệm của hồ sơ, lập hồ sơ....................................................................... 6
1.1. Khái niệm về hồ sơ......................................................................................... 6
1.2. Khái niệm về lập hồ sơ ................................................................................... 6
2. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ ..................................................................... 6
2.1. Nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác của cán bộ công chức ................. 7
2.2. Giúp cơ quan đơn vị quản lý văn bản được chặt chẽ ..................................... 7
2.3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ ................................................. 8
3. Yêu cầu về lập hồ sơ ........................................................................................ 9
3.1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ .. 9
3.2. Văn bản thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh
trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc. ........................ 10
3.3. Các văn bản , tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. 10
BÀI 2: PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH.................................... 13
1. Lập hồ sơ công việc ....................................................................................... 13
1.1.Xác định hồ sơ cần lập .................................................................................. 13
1.2. Mở hồ sơ....................................................................................................... 13
1.3. Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết
công việc vào hồ sơ. ............................................................................................ 15
1.4. Kết thúc và biên mục hồ sơ .......................................................................... 17
2. Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc .............................................................. 33
2.1. Khái niệm, đặc điểm, tác dụng, yêu cầu ...................................................... 33
2.2. Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc .............................................................. 34
3. Phương pháp lập hồ sơ nhân sự................................................................... 35
3.1. Khái niệm, vị trí và tác dụng của hồ sơ nhân sự .......................................... 35
3.2. Cách lập ........................................................................................................ 35
3.3. Quản lý và sử dụng hồ sơ nhân sự ............................................................... 35
BÀI 3. TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN.................................... 37
1. Những quy định của Nhà nước về lập hồ sơ. .............................................. 37
1.1. Các văn bản qui phạm pháp luật .................................................................. 37
1.2. Những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ .......................................................... 37
2. Trách nhiệm lập hồ sơ .................................................................................. 38
2.1. Trách nhịêm của lãnh đạo cơ quan............................................................... 38
3
- 2.2. Đối với Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính ........................ 38
2.3. Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị .............................................................. 39
2.5. Trách nhiệm của cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn ................................. 40
BÀI 4. GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN.......... 41
1. Những quy định của nhà nước về giao nộp tài liệu ................................... 41
1.1. Mục đích, ý nghĩa ......................................................................................... 41
1.2. Quy định của nhà nước về giao nộp hồ sơ, tài liệu ...................................... 42
2. Tổ chức giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ....................................................... 42
2.1. Trách nhiệm tổ chức giao nộp ...................................................................... 42
2.2. Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan ................................................................. 42
2.3. Tổ chức giao nộp ......................................................................................... 43
2.4. Hướng dẫn một số mẫu cơ bản trong lập hồ sơ. .......................................... 44
2.5. Câu hỏi ôn tập .............................................................................................. 51
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 52
4
- GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN
Tên mô đun: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Mã mô đun: MĐ24
Vị trí, tính chất của mô đun:
- Vị trí: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là mô đun nghiệp vụ chính
và quan trọng trong chương trình đào tạo nghề văn thư hành chính, mô đun này
được giảng dạy khi đã học các môn Soạn thảo văn bản 1,2; Nhập môn công tác
văn thư, Quản lý văn bản đến, văn bản đi trước môn Tổ chức khoa học công tác
văn thư;
- Tính chất: Là mô đun chuyên môn.
Mục tiêu mô đun:
- Về kiến thức:
+ Trình bày được khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa của việc lập hồ
sơ;
+ Trình bày được yêu cầu về hồ sơ:
- Về kỹ năng:
+ Lập được hồ sơ công việc;
+ Thành thạo các thao tác nghiệp vụ trong lập hồ sơ;
+ Tham mưu được cho lãnh đạo tổ chức, triển khai công tác lập hồ sơ của cơ
quan, tổ chức;
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:Thể hiện tính khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận,
tỷ mỷ và nghiêm túc.
Nội dung của mô đun:
Bài 1: Những vấn đề chung về lập hồ sơ
Bài 2: Phương pháp lập hồ sơ hiện hành
Bài 3: Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan
Bài 4: Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
5
- BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP HỒ SƠ
Mã bài: MĐ 24.01
Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ.
- Xác định được vị trí, nêu tác dụng của việc lập hồ sơ hiện hành.
- Phân tích được các yêu cầu về hồ sơ.
- Thể hiện thái độ khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ và nghiêm túc.
Nội dung chính:
1. Khái niệm của hồ sơ, lập hồ sơ
1.1. Khái niệm về hồ sơ
Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơ
quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi tới, sau
khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt
động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác. Hồ sơ là một
thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và
công tác lưu trữ. Thuật ngữ này được giải thích như sau:
Hồ sơ: Là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết
vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình
thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành.
Một hồ sơ có thể dày hoặc mỏng tùy theo số lượng văn bản hình thành
trong quá trình giải quyết công việc. Hồ sơ quá dày có thể chia thành các
ĐVBQ. Hồ sơ có nhiều loại, căn cứ vào đặc điểm và nội dung của văn bản mà
người ta có thể chia thành hồ sơ hành chính, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ
nguyên tắc.
Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyết
định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn... theo 1 nội dung và thời gian nhất định
cũng được coi là một hồ sơ.
1.2. Khái niệm về lập hồ sơ
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao thành
hồ sơ.
2. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ
Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan sau đã được giải quyết,
thì đối với các văn bản chứa đựng các thông tin về chủ trương, chính sách, luật
pháp của Đảng và Nhà nước, về quy hoạch, kế hoạch công tác và tình hình của
cơ quan. Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành
trong hoạt động của cơ quan vừa đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa
nhằm bảo tồn sử liệu của quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo đất nước
nói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử. Chẳng hạn, khi xây dựng kế hoạch phát
6
- triển kinh tế xã hội 5 năm (2007-2011) của tỉnh Yên Bái, không thể không
nghiên cứu các hồ sơ tài liệu liên quan đến vấn đề này của tỉnh hình thành trước
đó, như kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 1998…của tỉnh và của các huyện
thị. Đó là những ghi chép lịch sử về sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc của
toàn thể dân tộc, nên nguồn sử liệu chân thực có giá trị nghiên cứu lớn.
Trong một cơ quan, nếu là cơ quan nhỏ, hàng năm hình thành hàng trăm
văn bản phản ánh các vấn đề, sự việc liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ
quan; nếu là cơ quan lớn, số lượng hình thành văn bản trong một năm có thể nên
tới hành nghìn, thậm trí hành vạn văn bản. Nếu sau khi giải quyết xong, các văn
bản đó không được lập thành hồ sơ để bảo quản thì rất khó tra tìm khi cần thiết,
hơn nữa dễ bị phân tán, thất lạc hoặc hỏng
Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản tài liệu có giá trị hình thành trong
hoạt động của các cơ quan vừa để đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa
bảo tồn sử liệu Quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước nói
chung, nghiên cứu khoa học lịch sử nói riêng
2.1. Nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác của cán bộ công chức
Trong một cơ quan, nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau
khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn
đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức,
từng bộ phận, sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu
được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến
và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng
cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ
quan nói chung.
Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, của cơ quan, đơn vị và
công việc của từng cán bộ nhân viên.
2.2. Giúp cơ quan đơn vị quản lý văn bản được chặt chẽ
Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ
được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc
giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả, khi cần
nhanh chóng tìm được văn bản, nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ,
nhân viên trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ.
Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan.
Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ
trưởng cơ quan, các đơn vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc
thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình,
biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện
được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện,
giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước.
7
- 2.3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ
- Lập hồ sơ tốt sẽ góp phần giúp thủ trưởng cơ quan và các cán bộ nhân
viên trong cơ quan tra tìm văn bản một cách nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu
vấn đề một cách hoàn chỉnh và đề xuất ý kiến xác đáng. Đồng thời góp phần giải
quyết công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện, từ đó làm tăng hiệu suất công
tác và trách nhiệm của các nhân viên trong cơ quan.
- Lập hồ sơ tốt sẽ giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước và cơ quan,
hạn chế được các văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệu quý hiếm.
- Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu
trước mắt và lâu dài. Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Vì lập hồ sơ là bước đầu chúng ta đã tiến hành phân loại, sắp xếp văn
bản, tài liệu và đã lựa chọn những văn bản, tài liệu có giá trị để chuẩn bị nộp
vào lưu trữ cơ quan. Đây chính là cơ sở, tiền đề giúp những người làm công tác
lưu trữ làm tốt các khâu nghiệp vụ chuyên môn của mình như xác định giá trị tài
liệu, phân loại, thống kê tài liệu…
- Xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư tránh tình trạng
nộp tài liệu bỏ gói vào lưu trữ.
- Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là bản lề
của công tác lưu trữ, trong đó những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ của hoạt
động cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có
hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ công chức.
- Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và
có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.
Theo quy định của Luật Lưu trữ, văn bản hình thành trong hoạt động của
cơ quan tổ chức (tài liệu văn thư) sau 01 năm kể từ năm công việc có liên quan
đến văn bản kết thúc, đối với những văn bản có giá trị lưu trữ cần lưu nộp vào
lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành).
Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu rời
lẻ. Đó là một yêu cầu bắt buộc. Vì rằng công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện hành
nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn
bản. Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị
thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu
hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt
công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó
khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu ..., do đó
mà nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịp
thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan.
8
- 3. Yêu cầu về lập hồ sơ
3.1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ
Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý cho hoạt động
của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị có chức năng nhiệm vụ nhất định
do cơ quan cấp trên có thẩm quyền giao. Do đó, văn bản hình thành trong hoạt
động của cơ quan, đơn vị nào, tất yếu sẽ phản ánh việc thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khá, những phản ánh hoạt động của
cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể.
Chẳng hạn: văn bản hình thành trong hoạt động của một trường đại học
sẽ phản ánh các hoạt động về công tác đào tạo, về tuyển sinh đại học, về nghiên
cứu kho học của trường đó. Xuất phát từ mục đích của lập hồ sơ và tập hợp các
văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan nói chung, từng đơn vị tổ chức
nói riêng theo vấn đề, sự việc để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng nên
thành phần và nội dung của các văn bản trong một hồ sơ thường phụ thuộc vào
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ.
Ví dụ: Hồ sơ về phòng chống lũ lụt (tháng 9 năm 2017) lập ở UBND tỉnh
Yên Bái bao gồm các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Ban chỉ huy phòng chống
lũ lụt Trung ương, Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Yên Bái, báo cáo của các Sở, Ban,
ngành, UBND các huyện, thị về tình hình phòng chống và thiệt hại do trận lũ
gây ra. Còn hồ sơ về phòng chống trận lũ này do UNND huyện Yên Bình lập lại
gồm những tài liệu của tỉnh uỷ, UBND tỉnh Yên Bái, Huyện uỷ và UBND huyện
Yên Bình, báo cáo về tình hình phòng chống và thiệt hại do trận lụt gây ra của
UBND huyện, các ngành và các địa phương trong huyện.
Hồ sơ lập ở UNND tỉnh Yên Bái phản ánh chức năng nhiệm vụ của
UBND tỉnh Yên Bái đối với công tác phòng chống lũ lụt. Còn hồ sơ được lập ở
UBND huyện Yên Bình thì phản ánh chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện
Yên Bình về việc này.
Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải phản
ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và thời điểm mà hồ sơ đó
hình thành; từng hồ sơ phải thể hiện được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn
vị trong việc giải quyết vấn đề, sự việc đề cập của hồ sơ. Do đó những văn bản
không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị (văn bản các cơ quan
gửi đến để biết, các tài liệu tham khảo trong giải quyết công việc…) thì không
lập hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ). Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này chẳng
những phản ánh đúng đắn hoạt động lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành hồ
sơ, phục vụ thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu, mà còn góp phần nâng cao chất
lượng hồ sơ được lập, làm gọn nhẹ khối tài liệu của cơ quan do tránh được tình
trạng cùng một văn bản nhưng được lập hồ sơ ở nhiều đơn vị tổ chức có chức
năng nhiệm vụ khác nhau.
9
- 3.2. Văn bản thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh
trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua
một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết thúc.
Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối liên quan chặt
chẽ với nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của
con người. Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới
phản ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của
chúng. Do đó giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và
hoàn chỉnh. Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân loại hồ sơ
cho phù hợp, không xé lẻ những văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề để
lập thành những hồ sơ khác nhau.
Tuy nhiên, cần phải thấy rằng yêu cầu về đảm bảo mối liên hệ khách quan
giữa các văn bản trong hồ sơ chỉ có thể thực hiện đối với vấn đề, sự viêc. Còn
các hồ sơ được tập hợp bởi các văn bản giống nhau về tác giả, tên loại hay thời
gian ban hành thì không thể thực hiện được mối liên hệ này.
3.3. Các văn bản , tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn
đề, sự việc thường hình thành khá nhiều. Trong đó có những văn bản có ý nghĩa
lịch sử, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có những văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn
trong thời gian ngắn, thậm chí không còn ý nghĩa gì sau khi vấn đề, sự việc phản
ánh trong văn bản đó đã được giải quyết. Các loại văn bản nói trên do giá trị
khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo
quản chúng cũng sẽ khác nhau.
Đối với văn bản có ý nghĩa lịch sử sẽ phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan
và đến thời hạn quy định thì nộp vào các kho lưu trữ lịch sử tức các trung tâm
(kho) lưu trữ quốc gia để bảo quản vĩnh viễn; đối với văn bản có ý nghĩa thực
tiễn trong thời gian ngắn thì có thể giữ lại ở các đơn vị tổ chức trong cơ quan
một thời gian nhất định, rồi tiêu huỷ theo sự hướng dẫn của lưu trữ cơ quan, khi
không còn giá trị sử dụng thì đem tiêu huỷ; còn những văn bản đã hết giá trị sử
dụng thì không cần lập hồ sơ và có thể loại huỷ theo quy định hiện hành. Như
vậy, xuất phát từ yêu cầu về sử dụng và bảo quản tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú
ý phân biệt giá trị của các văn bản, sao cho các văn bản trong một hồ sơ có giá
trị đồng đều. Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ làm tăng thêm chất lượng văn
bản được bảo quản, phục vụ nghiên cứu được tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác bảo quản, cán bộ lưu trữ sẽ khỏi mất công điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ
đã lập trước đó.
Ví dụ: Ở Uỷ ban nhân dân tỉnh Yên Bái, các văn bản phản ánh tình hình
trật tự an toàn giao thông tháng, quý, 6 tháng, năm 2016 của các huyện thị xã,
thuộc tỉnh được lập thành các hồ sơ sau:
- Báo cáo của Uỷ ban nhân dân các huyện, thị, thành phố về tình hình trật
tự an toàn giao thông năm 2016.
10
- - Báo cáo của Uỷ ban nhân dân các huyện, thị, thành phố về tình hình trật
tự an toàn giao thông tháng, quý và 6 tháng đầu năm 2016.
Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ đầu cần bảo quản vĩnh viễn, còn hồ sơ thứ
hai chỉ bảo quản trong thời gian nhất định. Rất dễ nhận thấy, nếu người lập hồ
sơ không chú ý đến yêu cầu đảm bảo cho các văn bản trong hồ sơ có giá trị đồng
đều thì hai hồ sơ trên có thể nhập làm một. Trong trường hợp này, khi các văn
bản trong hồ sơ thứ hai hết giá trị, cán bộ lưu trữ phải loại bỏ các văn bản đó ra
khỏi hồ sơ để tiêu huỷ, đồng thời phải lập lại hồ sơ đó.
Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc, bao giờ
cũng tách rời từng văn bản trong một hồ sơ để xem xét giá trị của chúng. Bởi lẽ,
trong thực tế có những hồ sơ gồm nhiều văn bản có những nội dung liên quan
mật thiết với nhau, cho nên toàn bộ văn bản hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ
sơ. Gặp trường hợp này cần phải xem xét giá trị của văn bản trong mối liên hệ
tới các văn bản khác trong hồ sơ.
Ngoài ra khi lập hồ sơ ta cần chú ý:
- Văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng thể thức văn bản
Giá trị làm bằng chứng pháp lý và giá trị sử liệu của các văn bản không
chỉ thể hiện ở nội dung của văn bản mà còn phụ thuộc vào sự đúng đắn của thể
thức văn bản, nhất là đối với văn bản do các cơ quan Đảng, nhà nước, các tổ
chức chính trị - xã hội ban hành. Muốn cho hoạt động lập ra có giá trị nghiên
cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lý thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ
phải đảm bảo đúng thể thức văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy
định. Chẳng hạn, đối với các văn bản của cơ quan nhà nước ban hành phải có
Quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản,
chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan... Nếu văn bản do cơ quan
Nhà nước ban hành mà thiếu những yếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý. Xét
về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy.
Do vậy, khi lập hồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và
lựa chọn những tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ.
- Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.
Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoài
bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm,
nghiên cứu được nhanh chóng và thuận tiện. Do đó yêu cầu đặt ra đối với lập hồ
sơ hiện hành cũng như lập hồ sơ trong lưu trữ là phải biên mục đầy đủ và chính
xác, Đặc biệt là đối với các hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn.
- Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản
Khi lập hồ sơ có nhiều cách lập nhưng đòi hỏi cán bộ văn thư, cán bộ
được theo dõi giải quyết công việc phải lập sao cho tiện việc tra tìm và sử dụng.
4. Câu hỏi ôn tập
11
- Câu 1: Trình bày khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ ? Nêu mục đích, ý nghĩa của
việc lập hồ sơ?
Câu 2: Trình bày các yêu cầu về lập hồ sơ?
Câu 3: Tại sao nói thực hiện tốt công tác lập hồ sơ sẽ tạo điều kiện thuận
lợi cho công tác lưu trữ, em hãy chứng minh điều đó?
12
- BÀI 2: PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH
Mã bài: MĐ24.02
Mục tiêu:
- Trình bày được nội dung các bước công việc lập hồ sơ công việc, hồ sơ
nguyên tắc, hồ sơ nhân sự;
- Lập được hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự đảm bảo đúng
yêu cầu, đúng nguyên tắc và phương pháp
- Hướng dẫn được người làm công tác công văn giấy tờ hoặc liên quan đến
công văn giấy tờ lập hồ sơ
- Thể hiện thái độ khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ và nghiêm túc.
Nội dung chính:
1. Lập hồ sơ công việc
1.1.Xác định hồ sơ cần lập
Là tập văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc
có cùng đặc trưng tên loại, thời gian, tác giả, hình thành trong quá trình giải
quyết công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một cơ quan đơn.
Lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ tài liệu được duyệt (Danh mục hồ sơ năm
2017 được ban hành kèm theo Quyết định số 453/QĐ-SXD ngày 31/7/2017 của
Sở Xây dựng Bắc Kạn).
Dựa vào danh mục hồ sơ các đơn vị, cá nhân ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa, trong
quá trình giải quyết công việc lần lượt đưa tài liệu hình thành liên quan đến hồ
sơ vào bìa hồ sơ, sau khi công việc kết thúc, hoàn thiện hồ sơ như sắp xếp văn
bản, biên mục hồ sơ
1.2. Mở hồ sơ
Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ
sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và
in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012.
Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về
công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức
chưa có Danh mục hồ sơ);
Lấy tờ bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ lên bìa.
a) Người mở: Công chức được giao nhiệm vụ, công việc;
b) Cách mở:
c) Lấy 01 tờ bìa do Văn thư cơ quan phát;
d) Căn cứ danh mục hồ sơ, điền các yếu tố thông tin lên bìa hồ sơ:
+ Tên cơ quan, đơn vị;
+ Số, ký hiệu hồ sơ;
+ Tiêu đề hồ sơ: Là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác giới thiệu thành phần
và nội dung tài liệu của hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đủ, đúng các yếu tố,
tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ.
13
- + Thời hạn bảo quản: Ghi theo danh mục hồ sơ hoặc Bảng thời hạn bao
quản tài liệu của cơ quan.
Lưu ý: Đối với những công việc mới, chưa có danh mục hồ sơ thì ghi tên
gọi của công việc mà mình giải quyết lên bìa hồ sơ.
- Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì,
khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực;
- Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viên
chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình.
+ Trường hợp 1:
Đối với những cơ quan đã có bản Danh mục hồ sơ: thì đầu năm căn cứ vào
bảng danh mục hồ sơ các nhân viên trong cơ quan xem mình phải lập bao nhiêu
hồ sơ và nó là hồ sơ gì. Trên cơ sở đó chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi số, ký hiệu, tiêu
đề hồ sơ trong danh mục hồ sơ lên bìa.
Trong quá trình giải quyết công việc văn bản tài liệu thuộc về hồ sơ đó.
Trường hợp công việc mới phát sinh cần giải quyết thì lấy thêm bìa hồ sơ để mở
hồ sơ mới. Đồng thời ghi tên hồ sơ vào danh mục hồ sơ.
+ Trường hợp 2:
Đối với các cơ quan quan chưa có bản danh mục hồ sơ thì những người làm
công tác lập hồ sơ phải căn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc phải giải
quyết, vào thực tế tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị chuẩn
bị bìa và ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa đó. Trong quá trình hiải quyết công việc văn
bản, tài liệu thuộc hồ sơ nào thì đưa vào bìa của hồ sơ đó.
Muốn lập được hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng thì từng cán bộ,
công chức, viên chức phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu.
Đây là khâu quan trọng trong khi lập hồ sơ vì chất lượng của hồ sơ tốt hay
xấu, có giá trị hay không phụ thuộc phần lớn vào việc thu thập văn bản tài liệu
đầy đủ, chính xác hay không.
Ngoài ra thu thập đầy đủ tài liệu còn là tiền đề cho việc triển khai các
khâu nghiệp vụ tiếp theo như: sắp xếp văn bản, đánh số tờ, ghi mục lục hồ sơ,
viết bìa hồ sơ, viết chứng từ kết thúc…
Để hồ sơ có chất lượng và có giá trị cao thì người có trách nhiệm lập
hồ sơ phải thu thập đầy đủ, chính xác văn bản tài liệu hình thành trong hồ sơ cần lập.
14
- 1.3. Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết
công việc vào hồ sơ.
- Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn
bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm;
15
- - Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh
đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn,
đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc;
- Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản
không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết
vào hồ sơ.
Ví dụ 1: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội
nghị tổng kết công tác năm của cơ quan” cần thu thập các văn bản sau:
Văn bản về kế hoạch tổ chức hội nghị;
Chương trình hội nghị;
Lời khai mạc;
Dự thảo báo cáo tổng kết;
Các báo cáo tham luận;
Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên;
Nghị quyết hội nghị;
Biên bản hội nghị;
Các văn bản liên quan khác (nếu có).
Ví dụ 2:
Người phụ trách công tác đào tạo của cơ quan khi cơ quan tổ chức một lớp
bồi dưỡng thì phải thu thập tất cả văn bản, tài liệu về lớp bồi dưỡng nghiệp vụ
đó để lập hồ sơ như: Văn bản xin ý kiến về mở lớp, văn bản (hoặc ý kiến)
đồng ý của người có thẩm quyền; công văn triệu tập học viên; văn bản cử học
viên của các đơn vị; công văn mời báo cáo viên; chương trình lớp; khai mạc,
phát biểu chỉ đạo, tài liệu bồi dưỡng, hình ảnh…
Đây là khâu quan trọng nhất trong việc lập hồ sơ công việc vì chất lượng của
hồ sơ tốt hay xấu, có giá trị hay không phụ thuộc vào thu thập văn bản có đầy đủ
và chính xác hay không.
Ngoài ra thu thập đầy đủ tài liệu còn là tiền đề cho việc triển khai các khâu
nghiệp vụ tiếp theo như sắp xếp văn bản, đánh số tờ, ghi mục lục hồ sơ, viết bìa
hồ sơ, viết chứng từ kết thúc…
Để hồ sơ có chất lượng và có giá trị cao thì người có trách nhiệm lập hồ sơ
phải thu thập đầy đủ, chính xác văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động của
cơ quan mà có liên quan đến hồ sơ cần lập.
1.3.1. Trách nhiệm
Theo thông tư số 07/2012/TT-BNV về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đã quy định:
"Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ, nhân viên
làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến
công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm".
16
- Có quy định trên là vì cán bộ trực tiếp giải quyết công việc là người hiểu rõ
hơn ai hết về công việc mình đã làm, biết được quá trình phát sinh, phát triển và
kết thúc của sự việc và những loại tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết
công việc nên có điều kiện để thu thập đầy đủ tài liệu đưa vào hồ sơ. Do đó, hồ
sơ lập ra được hợp lý, chính xác, có chất lượng cao; đồng thời sẽ phục vụ thiết
thực cho bản thân cán bộ đó trong quá trình giải quyết công việc.
Để thực hiện đúng điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ,
mỗi cán bộ, nhân viên cần xác định trách nhiệm phải lập hồ sơ những công việc
mình làm; coi đó là một việc làm thường xuyên hàng ngày, từ đó có ý thức lưu
giữ tài liệu, giải quyết xong công việc đưa ngay tài liệu vào hồ sơ.
1.3.2. Nguồn thu tập văn bản tài liệu
Nguồn thu thập tài liệu vào hồ sơ công việc là toàn bộ các văn bản liên quan
đến nội dung công việc cần đưa vào hồ sơ đó. Các công văn này bao gồm những
công văn làm phát sinh công việc tới các công văn kết thúc công việc đó. Nhiệm
vụ của người cán bộ văn thư là phải thu thập được tất cả các văn bản, tài liệu
liên quan đưa vào hồ sơ để hồ sơ được hoàn chỉnh.
1.4. Kết thúc và biên mục hồ sơ
1.4.1. Kết thúc hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có
trách nhiệm:
- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu
cần bổ sung cho đủ.
- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có
bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người
lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét
thấy không cần phải lưu giữ. Mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ giữ lại một bản
chính, nếu không có bản chính thì dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay
thế.
1.4.2. Phân chia đơn vị bảo quản
Phân chia đơn vị bảo quản Để thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ khai
thác, mỗi hồ sơ (đơn vị bảo quản) không nên dày quá 200 tờ (đơn vị bảo quản là
đơn vị để thống kê trong lưu trữ). Sau khi đã thu thập đủ tài liệu đưa vào hồ sơ,
cần loại những giấy nháp, tư liệu tham khảo, những tài liệu trùng, tài liệu đã hết
giá trị ra khỏi hồ sơ. Một hồ sơ có thể là một hoặc gồm nhiều đơn vị bảo quản.
(Nếu khối lượng tài liệu trong hồ sơ nhiều quá 200 tờ nên chia thành nhiều tập,
mỗi tập là một đơn vị bảo quản). Khi phân chia thành các đơn vị bảo quản, cần
dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho
hợp lý.
17
- Ví dụ: - Nếu quyết định nhân sự trong một năm nhiều nên dựa vào nội dung
để phân chia thành các đơn vị bảo quản:
+ Quyết định về việc tiếp nhận, điều động cán bộ.
+ Quyết định về việc xếp lương.
+ Quyết định về việc khen thưởng.
+ Quyết định về việc kỷ luật.
+ ..........
- Nếu công văn trong một năm nhiều nên dựa vào thời gian để chia thành hai
đơn vị bảo quản:
+ Công văn từ tháng 1 đến tháng 6.
+ Công văn từ tháng 7 đến tháng 12.
- Hồ sơ hội nghị, hội thảo nếu nhiều tài liệu nên dựa vào giá trị tài liệu để
phân chia ra các đơn vị bảo quản
+ Tài liệu chuẩn bị Hội nghị, hội thảo.
+ Các tài liệu chính trong Hội nghị, hội thảo.
+ Các bản tham luận của đại biểu.
+ Tài liệu về phục vụ Hội nghị, hội thảo
1.4.3. Sắp xếp văn bản tài liệu trong đơn vị bảo quản
- Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định,
bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết
công việc trong thực tế. Sắp xếp tài liệu trong đơn vị bảo quản Sau khi đã phân
chia các đơn vị bảo quản (ĐVBQ) cần sắp xếp tài liệu trong từng đơn vị bảo
quản, bảo đảm mối liên hệ giữa các tài liệu với nhau, phản ánh vấn đề rõ ràng,
thuận tiện cho tra tìm, nghiên cứu. Có thể sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
theo các cách sau:
- Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: (sắp xếp theo trình tự các văn
bản hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc. Văn bản nào hình
thành trước thì để lên trên, văn bản nào hình thành sau thì xếp xuống dưới).
Thường áp dụng cho các hồ sơ có quá trình giải quyết văn thư liên tục như hồ sơ
vụ án, hồ sơ hội nghị…cụ thể và hoàn chỉnh;
- Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản: sắp xếp văn bản có số nhỏ trước, rồi
đến số lớn. Cách này áp dụng đối với hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả bởi văn
bản do một cơ quan ban hành, đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời gian như
tập lưu văn bản đi của cơ quan (tập quyết định, tập chỉ thị…);
- Sắp xếp theo theo vần ABC …: tên gọi tác giả, tên gọi địa danh. Cách này
thường áp dụng đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả; của
các tác giả cùng một cơ quan chủ quản hay các tác giả là những cơ quan cùng
18
- cấp nhưng thuộc nhiều địa phương khác nhau (tập đơn thư, tập bản khai cá nhân,
các tập báo cáo của nhiều cơ quan, địa phương cùng cấp);
- Theo tên gọi của văn bản: Đặc trưng này thường vận dụng để lập cho các
tập lưu văn bản đi, đến;
- Theo tác giả: lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những văn
bản, giấy tờ của cùng một tác giả. Mặc dù nội dung của văn bản đề cập đến
nhiều vấn đề, nhiều sự việc khác nhau;
- Theo thời gian: văn bản có ngày, tháng đến sớm xếp trước, văn bản có
ngày, tháng đến muộn xếp sau;
- Ngoài ra còn có các cách sắp xếp khác theo mức độ quan trọng của loại văn
bản (quyết định, chỉ thị, thông báo...), theo mức độ quan trọng của tác giả văn
bản (Chính Phủ, Bộ Nội vụ, UBND tỉnh…);
Trên thực tế, hồ sơ lập không chỉ vận dụng một đặc trưng riêng lẻ mà kết hợp
chặt chẽ nhiều đặc trưng với nhau trong một hồ sơ.
Khi sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, trường hợp trong hồ sơ có tài
liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và
sắp xếp vào cuối hồ sơ.
Nếu hồ sơ dày quá 3cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không
nên tách dưới 01cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo
quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập,
(ví dụ: Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể phân thành các đơn
vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình...).
Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và
thực tế tài liệu trong hồ sơ).
Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong
hồ sơ (nếu cần).
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết
thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau. Khi đó, trong
cột ghi chú của Danh mục hồ sơ sẽ ghi hồ sơ chưa giải quyết xong và ghi
chuyển tiếp vào Danh mục hồ sơ năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết.
Sắp xếp văn bản, tư liệu trong đơn vị bảo quản, được sắp xếp theo trình tự
như cách sắp xếp văn bản tài liệu về lập hồ sơ không có danh mục hồ sơ.
Mộ số điểm chú ý:
Nếu trong ĐVBQ có phim, ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì để
bảo quản riêng (cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc: phim, ảnh đó được bảo quản
ở đâu, ghi rõ ký hiệu tra tìm).
- Trong ĐVBQ mỗi tài liệu chỉ cần giữ 1 bản, chọn bản chính (nếu không có
bản chính thì dùng bản sao thay thế) có đầy đủ thể thức, giấy tốt, chữ rõ.
19
- - Các chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết năm, xếp vào năm mà nội
dung tài liệu nói đến.
- Các chương trình, kế hoạch công tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà nội
dung tài liệu nói đến.
Ví dụ: Kế hoạch công tác 5 năm 2006 - 2010 xếp vào năm 2006.
- Các báo cáo tổng kết nhiều năm xếp vào năm cuối mà nội dung tài liệu nói
đến.
Ví dụ: Báo cáo tổng kết công tác 5 năm 2004 - 2009 xếp vào năm 2009
- Trường hợp cùng một công việc nhưng trong công việc này có nhiều
công việc nhỏ có nội dung tương tự nhau, mỗi công việc nhỏ có văn bản
phát sinh, kết
thức (nhiều văn bản) thì mỗi công việc nhỏ được xem như là một tờ tài liệu và
công việc nhỏ nào kết thúc sớm thì để lên trước, công việc nhỏ nào kết thúc sau
thì để xếp sau.
Ví dụ 1: Hồ sơ nâng bậc lương công chức năm 2013: Trong hồ sơ này có
20 quyết định nâng bậc lương (mỗi quyết định nâng bậc lương đều có các văn
bản kèm theo như: Tờ trình đề nghị, biên bản họp Hội đồng lương) thì mỗi
quyết định nâng bậc lương được tính là một công việc nhỏ, được xem là một tờ
tài liệu và quyết định nâng bậc lương nào có trước thì xếp lên trên, quyết
định nào có sau thì để xuống dưới.
Cách sắp xếp này áp dụng với các hồ sơ như: Cấp giấy phép đăng ký kinh
doah, cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy khai sinh, quyết định tuyển dụng công
chức v.v…
Ví dụ 2. Đối với một số hồ sơ như hồ sơ thành lập tổ chức bộ máy, tùy
theo việc phân chia hồ sơ mà có cách sắp xếp cho phù hợp như:
Trong năm thành lập mới 03 đơn vị, mỗi đơn vị được xem là một hồ sơ
(chia thành 03 đơn vị bảo quản) thì sẽ xếp văn bản đề nghị của đơn vị lên
trước, văn bản thẩm định để xuống dưới và cuối cùng là văn bản cho
phép/không cho phép hoặc quyết định thành lập đơn vị của cơ quan có thẩm
quyền.
Trong năm thành lập mới 03 đơn vị, cả 03 đơn vị này được xếp chung trong
một hồ sơ thì xếp như hồ sơ nâng bậc lương (Quyết định thành lập đơn vị
nào có trước thì để lên trên kèm theo đó là các văn bản có liên quan đến việc
thành lập đơn vị này, quyết định thành lập đơn vị nào có sau thì để xuống dưới
kèm theo đó là các văn bản có liên quan đến việc thành lập đơn vị thứ 2 này).
- Các kế hoạch, báo cáo công tác thì xếp vào năm mà nội dung kế
hoạch hoạch báo cáo đề cập. Ví dụ:
+ Kế hoạch công tác năm 2014 được ban hành vào cuối năm 2013 nhưng
phải xếp vào năm 2014;
20
nguon tai.lieu . vn