Giáo trình Hệ thống tìm tin: Phần 2 - TS. Ngô Thanh Thảo

CHƯƠNG 5 HỆ THỐNG TÌM TIN THỦ CÔNG Hệ thống tìm tin thủ công bao gồm các thành phần chính là hệ thống mục lục, các bộ phiếu thư mục và các bộ phiếu dữ kiện. 5.1. Hệ thống mục lục 5.1.1. Khái niệm Hệ thống mục lục thư viện (hay thường ñược gọi là mục lục) là một tập hợp có tổ chức các biểu ghi phản ánh vốn tài liệu của một kho tài liệu hay một bộ sưu tập nào ñó. Một bộ sưu tập có thể bao gồm một hoặc nhiều loại hình tài liệu như sách, ấn phẩm ñịnh kỳ, bản ñồ, tranh ảnh, băng hình…Thông thường, mục lục phản ánh vốn tài liệu của một thư viện hoặc cơ quan thông tin. Tuy nhiên, cũng có những mục lục phản ánh vốn tài liệu của nhiều thư viện, cơ quan thông tin nhằm hỗ trợ cho việc chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các tổ chức như mục lục liên hợp. Việc tổ chức mục lục trở nên cần thiết ñối với một thư viện khi vốn tài liệu phát triển ñến mức không thể kiểm soát ñược từng tài liệu trong kho. Một thư viện tư nhân nhỏ hoặc một thư viện của lớp học không nhất thiết phải tổ chức mục lục vì người sử dụng có thể nhớ từng quyển sách, băng ghi âm, bản ñồ và các tài liệu khác theo các dấu hiệu như tác giả, nhan ñề, chủ ñề, hình dáng, màu sắc hay thậm chí vị trí của tài liệu trên một giá sách cụ thể. Nếu vốn tài liệu lớn hơn một chút thì thư viện có thể sắp xếp tài liệu theo một cách nào ñó, chẳng hạn như phân nhóm tài liệu theo chủ ñề và cho phép người sử dụng tự chọn tài liệu trong kho. Khi vốn tài liệu quá lớn ñến mức không thể sử dụng cách sắp xếp và tìm tài liệu ñơn giản thì thư viện phải lập biểu ghi hay phiếu mô tả chính thức cho từng tài liệu ñể có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm kê và quản lý tài liệu. 5.1.2. Chức năng của mục lục Mục lục có các chức năng cơ bản là nhận dạng, tập hợp, ñánh giá hay chọn lọc và xác ñịnh vị trí của tài liệu. Các chức năng này có sự phụ thuộc lẫn nhau. Chức năng nhận dạng hay tìm kiếm tài liệu. Mục lục ñược xây dựng nhằm tạo ñiều kiện cho người sử dụng có thể ñối chiếu các dữ liệu về tài liệu ñã biết với các biểu ghi trong mục lục ñể xác ñịnh thư viện có tài liệu ñó hay không. Nói cách khác, mục lục cho phép người sử dụng nhận dạng hoặc tìm kiếm tài liệu dựa trên các dữ liệu ñã biết về tài liệu như tác giả, nhan ñề, chủ ñề… Chức năng tập hợp tài liệu. Chức năng này cho phép các biểu ghi của các tài liệu giống nhau hoặc có liên quan chặt chẽ với nhau về một phương diện hoặc dấu hiệu nào ñó ñược tập hợp vào một chỗ trong mục lục. Chẳng hạn, các tài liệu về cùng một chủ ñề ñược tập hợp lại với nhau trong mục lục chủ ñề hay mục lục phân loại, các tài liệu của cùng một tác giả ñược xếp cùng nhau trong mục lục chữ cái. Nhờ ñó, người 59 sử dụng có thể biết ñược trong một thư viện, cơ quan thông tin có bao nhiêu tài liệu của một tác giả nào ñó hoặc có bao nhiêu tài liệu về một chủ ñề nào ñó…Một trong những cách tốt nhất ñể thực hiện chức năng tập hợp tài liệu là thông qua quá trình kiểm soát tiêu ñề chuẩn, ñặc biệt là xây dựng hệ thống tham chiếu (chỉ chỗ) qua lại. Chức năng ñánh giá hay chọn lọc tài liệu. Chức năng này cho phép người sử dụng lựa chọn từ nhiều biểu ghi những tài liệu thích hợp nhất và tốt nhất chứa ñựng kiến thức hoặc thông tin cần thiết. Chẳng hạn, người sử dụng có thể lựa chọn một lần xuất bản nào ñó trong nhiều lần xuất bản khác nhau của cùng một tác phẩm hoặc lựa chọn những tài liệu có cùng một nội dung nhưng ñược viết bởi các tác giả khác nhau và ñược chứa trên các vật mang tin khác nhau… Chức năng xác ñịnh vị trí tài liệu. Mục lục phản ánh ñịa chỉ lưu trữ tài liệu trong kho của một hoặc một số thư viện, cơ quan thông tin. Nhờ ñó, người sử dụng có thể dễ dàng xác ñịnh ñược vị trí của tài liệu cần tìm. 5.1.3. Các hình thức mục lục thủ công 5.1.3.1. Mục lục sách Mục lục sách là mục lục ñược ghi chép hoặc in dưới dạng các tập sách. Mục lục sách thường là các danh mục tài liệu ñược sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả, nhan ñề hoặc theo chủ ñề. So với mục lục phiếu, mục lục sách có ưu ñiểm là có ñộ nén cao, cơ ñộng, có thể ñem theo ñể sử dụng ở mọi nơi và có thể xem lướt nhanh. Tuy nhiên, mục lục sách có hạn chế là chi phí cập nhật cao nên mục lục sách không ñược cập nhật thường xuyên như mục lục phiếu. Hiện nay mục lục sách vẫn ñược sử dụng cùng với các loại mục lục khác trong nhiều thư viện. ðặc biệt, mục lục lục sách vẫn ñược sử dụng như phương tiện duy nhất ñể truy cập các tài liệu quí hiếm trong một số thư viện và cơ quan lưu trữ. 5.1.3.2. Mục lục phiếu Mục lục phiếu là mục lục ñược tạo thành từ những phiếu mô tả (biểu ghi) với kích thước khác nhau. Hiện nay, kích thước của phiếu chuẩn là 7,5 x 12,5 cm. Các phiếu mô tả có thể ñược chép tay, ñánh máy hoặc ñược in từ máy tính. Bên cạnh những hạn chế như thiếu tính gọn nén, chiếm nhiều diện tích, không cơ ñộng, mục lục phiếu cũng có các ưu ñiểm như dễ cập nhật và cho phép nhiều người sử dụng cùng một lúc. Hiện nay mục lục phiếu vẫn ñược sử dụng trong nhiều thư viện. Có nhiều lý do ñể các thư viện duy trì mục lục phiếu như thư viện không có khả năng và ñiều kiện trang bị phần mềm và thiết bị cần thiết cho mục lục ñiện tử; thư viện không có khả năng chuyển ñổi hồi cố hoàn toàn mục lục phiếu sang mục lục ñiện tử hoặc ñơn giản là do nó phù hợp với thói quen của người sử dụng thư viện. 5.1.4. Tiêu chí ñánh giá chất lượng mục lục Dù ñược tổ chức dưới bất kỳ hình thức nào, một mục lục hiệu quả phải ñảm bảo một số tiêu chuẩn nhất ñịnh cho phép tra cứu và quản trị dễ dàng. Có thể ñánh giá chất lượng của một mục lục dựa trên các tiêu chí dưới ñây. 60 Tính linh hoạt và cập nhật. Việc bổ sung và thanh lọc tài liệu ñược tiến hành thường xuyên trong các thư viện, cơ quan thông tin. Mục lục phải phản ánh kịp thời sự thay ñổi trong vốn tài liệu của thư viện, cơ quan thông tin. Tính linh hoạt ở mục lục phiếu cao hơn so với mục lục dạng sách. Có thể dễ dàng thêm vào hay loại bỏ các biểu ghi khỏi các hộp phiếu khi cần thiết. So với mục lục phiếu thì mục lục sách khó cập nhật hơn vì một khi ñã ñược in ra thì không thể thêm vào hoặc loại bỏ các biểu ghi ñược nữa, trừ khi xuất bản các phụ trương hoặc tái bản. Tuy nhiên, vì hiện nay các mục lục này ñược biên soạn bằng máy tính nên có thể thay ñổi các biểu ghi hiện có một cách linh hoạt. Ví dụ, chỉ cần sử dụng một lệnh ñơn giản là có thể thay ñổi hàng loạt biểu ghi, trong khi với mục lục phiếu thì phải sửa từng phiếu một. Tính thân thiện ñối với người sử dụng. Mục lục phải ñược tổ chức sao cho người sử dụng có thể tìm kiếm nhanh chóng và dễ dàng các biểu ghi. ðiều này ñòi hỏi cách sắp xếp các biểu ghi trong mục lục phải khoa học, phù hợp với thói quen tìm tin của người dùng tin và các hướng dẫn sử dụng phải rõ ràng, dễ hiểu. Tính kinh tế. Mục lục phải ñược tổ chức với các phương án hợp lý, có tính ñến chi phí xây dựng, duy trì mục lục cũng như hiệu quả kinh tế của mục lục. Phiếu dùng cho các mục lục phiếu dễ sản xuất và chi phí không cao. Trong khi ñó, giá thành biên soạn và xuất bản mục lục sách tương ñối cao nếu như chỉ sản xuất ít bản. Nếu số bản mục lục ñược xuất bản nhiều thì chi phí sẽ thấp hơn so với mục lục phiếu. Tính sử dụng thuận tiện. Mục lục phải gọn nhẹ, chiếm ít diện tích và dễ dàng truy cập ñối với người sử dụng. 5.1.5. Các thành phần của hệ thống mục lục Một hệ thống mục lục truyền thống gồm ba thành phần là mục lục công cộng, mục lục công vụ và hộp phiếu tiêu ñề chuẩn Mục lục công cộng (public access catalog) là mục lục dành cho người sử dụng truy cập tự do. Tùy theo cách sắp xếp các phiếu mô tả, có thể chia mục lục công cộng thành mục lục chữ cái, mục lục phân loại, mục lục chủ ñề. Mục lục công vụ là mục lục sử dụng nội bộ (thường là mục lục vị trí, tổng mục lục chữ cái) phục vụ cho hoạt ñộng nghiệp vụ của nhân viên thư viện. Mục lục vị trí phản ánh tổ chức kho tài liệu của một thư viện. Các phiếu mô tả trong mục lục ñược sắp xếp theo trật tự của tài liệu trên giá. Vì vậy, mục lục vị trí còn ñược gọi là mục lục xếp giá. Các phiếu mô tả của mục lục vị trí thường phản ánh ñầy ñủ số lượng bản/tập và vị trí của các tài liệu trong kho, ñặc biệt khi một thư viện có nhiều kho tài liệu. Mục lục vị trí thường ñược bảo quản và sử dụng nội bộ ở bộ phận tổ chức kho. Các hộp phiếu tiêu ñề chuẩn chứa các phiếu thể hiện các hình thức tên cá nhân và tập thể, nhan ñề thống nhất, tùng thư và các ñề mục chủ ñề ñã ñược lựa chọn là các hình thức chuẩn ñể sử dụng như các tiêu ñề trong một mục lục cụ thể. Các hộp phiếu tiêu ñề chuẩn cũng chứa danh mục các tham chiếu dùng trong mục lục công cộng ñể 61 chỉ chỗ từ dạng không chuẩn sang dạng chuẩn ñược sử dụng làm tiêu ñề. Các hộp phiếu này thường ñược sử dụng nội bộ. 5.1.6. Hệ thống mục lục chữ cái (MLCC) 5.1.6.1. Khái niệm Mục lục chữ cái là hệ thống mục lục trong ñó các phiếu mô tả ñược sắp xếp theo trật tự chữ cái tên tác giả hoặc nhan ñề tài liệu ñược phản ánh trong mục lục. Mục lục chữ cái là hệ thống tìm tin ñược tổ chức theo sơ ñồ tuyến tính. Trong mục lục chữ cái, thông tin về mỗi tài liệu ñược trình bày trên một phiếu mô tả. Các phiếu mô tả ñược sắp xếp dựa trên các ñặc trưng hình thức của tài liệu là tên tác giả/nhan ñề tài liệu. Cách sắp xếp này cho phép người sử dụng có thể trả lời ñược hai câu hỏi cơ bản sau: 1) Thư viện có hay không một tài liệu cụ thể với tên tác giả và/hoặc nhan ñề ñã ñược biết trước; 2) Thư viện có những tác phẩm nào của một tác giả cụ thể. Mục lục chữ cái phản ánh ñầy ñủ và toàn diện vốn tài liệu của thư viện vì thành phần của mục lục không chỉ có các phiếu mô tả chính mà còn bao gồm các phiếu mô tả bổ sung và các phiếu chỉ chỗ. 5.1.6.2. Cấu trúc mục lục chữ cái Các thành phần của mục lục chữ cái bao gồm các phiếu mô tả, các phiếu tiêu ñề và các phiếu chỉ chỗ. Phiếu mô tả Phiếu mô tả trình bày các yếu tố ñặc trưng cơ bản của một tài liệu dưới một hình thức chuẩn hóa giúp người sử dụng nhận dạng và phân biệt tài liệu này với các tài liệu khác. Phiếu mô tả có kích thước theo qui ñịnh là 7,5 x 12,5cm . Có hai loại phiếu mô tả là phiếu mô tả chính và phiếu mô tả bổ sung. Phiếu mô tả chính chứa ñầy ñủ các dữ liệu thư mục cho phép nhận dạng tài liệu và là thành phần chính trong các hệ thống mục lục. Phiếu mô tả bổ sung chứa mô tả giản lược, hỗ trợ cho phiếu mô tả chính nhằm mở rộng khả năng tìm tin cho người sử dụng. Người ta chọn một trong các ñiểm truy cập làm tiêu ñề của phiếu mô tả chính. Các ñiểm truy cập còn lại ñược sử dụng làm các tiêu ñề của các phiếu mô tả bổ sung. Tên tác giả và nhan ñề thường ñược dùng làm tiêu ñề của phiếu mô tả chính. Phiếu tiêu ñề Phiếu tiêu ñề ñược sử dụng ñể phân chia giới hạn các phiếu mô tả theo các từ, cụm từ nhằm tạo ñiều kiện thuận tiện cho người sử dụng. Phiếu tiêu ñề ñược làm bằng loại giấy cứng, có kích thước 7,5 x 12,5 cm và có phần nhô lên cao 1,5 cm (ñược gọi là gờ phiếu) Có hai loại phiếu tiêu ñề là phiếu tiêu ñề chính và phiếu tiêu ñề phụ. Phiếu tiêu ñề chính có phần gờ nhô phiếu lên ở giữa, chiếm 2/3 chiều rộng của phiếu. Phiếu tiêu ñề chính ñược sử dụng ñể phân ñịnh giới hạn các vần chữ cái của ngôn ngữ ñược sử dụng hoặc các tác giả nổi tiếng, các cơ quan, tổ chức quan trọng. Phiếu tiêu ñề phụ có gờ nhô lên bên phải hoặc bên trái và chiếm 1/3 hoặc ¼ chiều rộng của phiếu. Phiếu tiêu ñề phụ ñược sử dụng ñể phân biệt các phiếu trong cùng một vần (ví dụ C, CH hoặc N, NH) hoặc các tác giả nổi tiếng, tác giả có nhiều tài liệu. Phiếu chỉ chỗ 62 ðể kiểm soát tính thống nhất trong hệ thống mục lục nhằm tạo ñiều kiện thuận tiện cho việc sử dụng, bên cạnh các phiếu mô tả mục lục chữ cái còn có các phiếu chỉ chỗ (cũng ñược xếp theo vần chữ cái). Phiếu chỉ chỗ (“xem”, “dùng cho”) ñược sử dụng ñể hướng dẫn người sử dụng ñến tiêu ñề mô tả thống nhất ñược sử dụng trong mục lục. Ví dụ: Trần Tế Xương xem Tú Xương Phiếu chỉ chỗ qua lại (“cũng xem”) ñược dùng ñể hướng dẫn người sử dụng tìm thêm những tiêu ñề khác trong mục lục có liên quan ñến vấn ñề ñang ñược tra cứu. 5.1.6.3.Cách tổ chức phiếu mô tả trong mục lục chữ cái Có hai kiểu sắp xếp phiếu mô tả trong MLCC là kiểu từ ñiển và kiểu phân ñoạn. Mục lục chữ cái kiểu từ ñiển. Cách tổ chức theo kiểu từ ñiển ñược sử dụng phổ biến ở Mỹ cho ñến những năm 1990. Trong MLCC kiểu từ ñiển, tất cả các phiếu mô tả có tiêu ñề là tên tác giả, nhan ñề tài liệu, chủ ñề ñược xếp chung theo trật tự chữ cái, lần lượt theo từng từ một. Cách sắp xếp này ñơn giản, dễ tra cứu nếu số phiếu mô tả ít và tập trung trong một ô phiếu. Tuy nhiên, khi thư viện phát triển, cách sắp xếp này trở nên cồng kềnh và phức tạp vì các phiếu mô tả sẽ ñược xếp dàn trải trong nhiều ô phiếu khác nhau. Khi ñó, cách sắp xếp sẽ trở nên phức tạp vì phải cân nhắc vị trí của các phiếu mô tả. Chẳng hạn, phiếu mô tả các tác phẩm của Charles Dicken ñược sắp xếp sau hay trước các phiếu mô tả của các tác phẩm viết về ông? Ngoài ra, còn xuất hiện một vấn ñề khác là các phiếu mô tả các tài liệu về cùng một chủ ñề bị phân tán ở nhiều chỗ trong mục lục. Trên thực tế, mục lục kiểu từ ñiển vẫn ñược sử dụng phổ biến vì phần lớn người sử dụng tìm tài liệu về một khía cạnh của vấn ñề nhiều hơn là tìm hiểu vấn ñề một cách toàn diện. Bên cạnh ñó, người sử dụng có thể sử dụng hệ thống các phiếu chỉ chỗ (“xem”, “cũng xem”) ñể tìm các khía cạnh khác nhau của các vấn ñề. Mục lục chữ cái kiểu phân ñoạn. Mục lục chữ cái phân ñoạn ñược ñưa vào sử dụng từ những năm 1930 ñể khắc phục nhược ñiểm của mục lục kiểu từ ñiển. Mục lục chữ cái ñược phân chia thành hai loại là mục lục chủ ñề và mục lục chữ cái tác giả/nhan ñề. Cách sắp xếp phiếu mô tả trong mục lục chữ cái kiểu phân ñoạn ñơn giản hơn trong mục lục kiểu từ ñiển và việc tra cứu cũng dễ dàng hơn tuy hiện tượng tài liệu về cùng một chủ ñề bị phân tán vẫn không khắc phục ñược. Ngoài ra, với cách sắp xếp này lại có sự bất tiện khác là trước khi tra cứu người sử dụng phải xác ñịnh mình cần tìm theo tác giả, nhan ñề hay chủ ñề ñể sử dụng bộ phận mục lục tương ứng. Vì vậy, người sử dụng cần ñược hướng dẫn và huấn luyện về cách tra cứu các hệ thống mục lục này. Có một số thư viện phân chia thành ba phần riêng biệt là mục lục tác giả, mục lục nhan ñề và mục lục chủ ñề. Mặc dù cách sắp xếp phiếu mô tả trong hệ thống này có thể ñơn giản nhưng cách tra cứu lại phức tạp hơn so với hệ thống ñược phân thành hai loại mục lục. Chẳng hạn, với cách sắp xếp này, các phiếu mô tả tác phẩm của Dickens ñược xếp dưới tên Dickens trong mục lục tác giả, các phiếu mô tả với tiêu ñề là nhan 63 ... - tailieumienphi.vn