Ebook Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn: Phần 2

T ố n l ú ' I .A O Đ Ộ N G KI K )A 11Ọ CCÔ N G TÁC' V Ã N Pl IÒ N G
M Ộ T NỘ! DUNG CỦ A Q U ÁN T R Ị V À N PHÒNG
Xuân f)àor>

T ro n g hát kỳ một to chức, (lơn vị nào khi hoại đ ộ n g c ũ n g đ ề u chú

V icVi muc tiêu Iiánu cao năng suãì lao dộng, ìiếl kiêm thời gian và sức
lao động. Q u a nhiều năm imhiẽn cứu, người ta đ ă tìm ra phương thức
lo ch ức lao tlỏniĩ mội ciich khoa học dựa tren c ờ s ớ áp d ụ n g các thành
tựu kỹ thuật, nlùrne kinh nghiệm liên tiên irong c ò n g lác q u á n lý các
cơ q uan, xí n ẹ h ic p, vàn phòng... hướng tới n a n g suất và dieu kiện làm

việc của người lao dộng.
Từ dó, thuật ngữ ‘T ổ chức lao động khoa học” xuất hiện. Tổ chức
lao dộng khoa học khỏng chi dien ra trong sán xuất, mà còn trong các
cơ quan hành chính, sự nghiệp và doanh nghiệp.
Vãn phòng với chức năng làm tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo
quân lý tổ chức và dieu hành hoạt dộng chung cua cơ quan, đổng thời
thực hiện clìức nàng dam bao các dịch vụ và cơ sở vật chất cho hoạt
dộng cua cơ quan. Dê thực hiện các chức năng đó, vãn phòng phải
thực hiện nhiều nhiêm vụ như: thu thập, xử lý thông tin, phoi hợp với
các bộ phận của cơ quan, cluiiín bị các vãn bản, đổ án, quyết dịnh quản
lý theo sự phản công của lanh dao; biên lập và quản lv vãn bản, tổ
chức giao ticp, dõi nội, (lòi ngoại... Do thực hiện nhiều chức nàng và
nlìiệm vụ. nên vùn phòng (lòi hỏi phái dược lổ chức một cách khoa
học. Bài viết này. chúng lôi chỉ trình bày vé tám quan trọng và một sỏ
nội dung chú yếu cùa tổ chức lao dộng khoa học công tác vân phòng
và nách nhiệm cíia nhà quản trị van phòng trong việc tổ chức lao động
khoa học công tác này.

Trường

Oại học Khoa học Xà hội và Nhân vãn. Đại hoc Quốc gia Hà Nội.

167

1. Y nghĩa ctia việc tổ chức lao động khoa hoc trong (ỊUỉin tri
vân phòng
Việc lổ chírc lao dộng khoa học trong vãn phòng có y Uỉihĩa rai
lớn, bới I1Ó giúp cho công việc tại vãn phònu được ill ực hiện Irõi clüiv.
tác động tích cực tới năng suất lao độne và hiệu quả hoạt dộng cùa
toàn cơ quan, đơn vị.
Tổ chức lao dộng khoa học trong vãn phòng được hiểu là việc áp
dụng những phương pháp, kỹ thuật thực hiện trong quá trình quán trị
nhằm đưa bộ máy hoạt động cùa vãn phòng dược lổ chức một cách
hợp lý nhất, tiết kiêm nhất, đem lại hiệu quá nhai.
Khoa học về tổ chức lao độne không phái là mới nhưng (rưóc dàv
chỉ được quan tâm trong lĩnh vực sán xuất, còn trong các hoại dộng
của vãn phòng các cơ quan thì hầu như chưa được quan lãm thoà dáng.
Tuy nhiên, trong vài chục năm trớ lại dãy, việc tổ chức lao động
khoa học trong vân phòng các cơ quan dã được thú ý hơn. bới lẽ do áp
lực cùa công việc văn phòng ngày càng lớn, do sự hùng lũi thòng Ún và
việc áp dụng các liến bộ khoa học kỹ thuẠt ỉién tiến, đòi hỏi việc lổ
chức cong lác văn phòng phái được khoa học. mới đám hào dược yêu
cầu ngày càng cao cúa các cơ quan. Mặt khác, yêu tấ u giảm bớt các
thủ tục hành chính không cần thiết, eiám sự phiền IÙ1 cho dân cũng dòi
hỏi phái tổ chức lao động có khoa học hơn.
Nếu hố trí nơi làm việc cùa cõng chức, viên chức vãn phòng không
hợp lý. các phương tiện làm việc như bàn, ghế. tú... không đầy đủ, thì
chắc chán nãng suất lao động sẽ bị giảm sút, cán bộ sẽ nhanh chóng một
mỏi và chán nản với công việc, sẽ dần đốn bệnh tram cám (stress).
Vì vậy. nếu người cán hộ. công chức, viên chức vãn phòng được
quan tâm hơn tiến điều kiện làm việc, sẽ tạo dược nâng suât lao động
cao hơn.
2 . Nlürnjj nội duns CU11 Ít’ chức lao động khoa học V1ÌI1 phòng

2.1Hò'tri noi làm việc của cán bộ còng chức, viên chức vờn phòng
Bó Irí nơi làm việc cùa công chức trong cơ quan là việc xác đinh
vị trí đặt các nơi làm việc theo trình tự nhủi định cho phù hợp với quy
168

trinh quán Iv. tạc dieu kiại thuận lợi cho hoạt lions» của cơ quan vit của
mỏi cóng chức.
Khi hố trí nơi làm

việc

trong cơ quan can llieo các nguyên tác sau:

- Các bõ phận lớn như ban lanh đạo, van phòng dược đặt ớ những
vi trí cỏ lư thè. thích hợp nhút 1ron lì trụ sứ.
- Các nơi làm việc được bố trí theo dây chuyên dường tháng,
không ngược chiêu hoặc chònu chéo nhau.
- Các cục. phòiiũ. ban. hộ phận và các nơi làm việc có quan hệ
lhường JÚIyen với nhau phai được hó trí gán nhau.
- Các phòng liếp khách ĩìhiẽti, nên bố trí gần lối vào hoặc gán
phòng khách dể thuận tiện cho việc liên hộ còng tác.
- Các plìònu có phươna tien kỹ thuật như máy tính, tcletip. máv
móc khác, kho dược bố trĩ cách hiệt với các bộ phận khấc và phòng
tiếp khách đê tránh liếng ổn khi vận hành máy, ít anh hường lới hoạt
clônü của CÒI1 Ũ chức. Phòng bào mật cần bỏ trí ờ nơi có dieu kiện bảo
vọ nhất.
- Trong các phòng làm việc có nhiều người, nên bố trí bàn làm
việc quay về một hướrtQ. cẩn có những CỊIIV định dể mọi người không
gày ành hướng lần nhau khi làm việc.
- Cần có hệ thòng hàng chí đản hành chính dế khách đến làm việc
do ù m . dẻ lien hộ công l á i .
- Không nên hò trí Irong cơ quan những bộ phận mà còng việc
không thuộc chức năng, nhiệm vụ cùa cơ quan (bộ phận sán xuất, phục
vụ tông tác đời sống).
- Phòng khách thưỡna hố trí gần phòng hành chính quàn trị dể dẻ
dàiiiỉ liếp xúc với khách
Mỏi lígìụ. các cõng chức phái mất 8 giờ làm việc ớ ván phòng cơ
quan. Dây cũ nu là một (hời gian khá dài. thcm vào dó. là khoáng thời
gian mà các cán bộ mát nhiều sức lực nhấl trong ngày. Nêu nhãn viên
có (lú sự thóải mai. họ sẽ thấy hứng thú với công việc và đỡ mệt mói.
sè đần tiên năng suấi lao động cũng được tàng lèn. Do đó, công tác vãn
phòng phái chú ý lới việc tạo điéu kiện lãng sự hào hứng, an loàn đe

169

người cõng chức, viên chức vãn phòng làm việc làu dài. Người la nhặn
thay rang hoàn cánh làm việc ánh hướng lát nhiều lới lãm. Mill) ly cua
con người và lới hiệu quá lao dộng. Công chức làm việc irnng một
khung cánh dược bò trí khoa học là ral quail irọng.
Bò trí nơi làm việc của còng chức văn phòng là toàn hộ những
việc tạo nên không gian nliât định theo vị trí của công chức với những
trang tlìiết bị cẩn thiél dược sắp xếp theo một trình lự phù hợp với đặc
điểm lừng nơi làm việc ciia công chức.
Trụ sớ cơ quan hay nơi làm việc trong cõng sỡ hãnh chinh là
khoảng không gian nhát định được trang bị và bỏ trí những phương
tiện cán thiết, trone dó, các còng chức thực hiện cỏnu việc thuộc phạm
vi. chức vụ của mình. Trong trụ sớ cơ quan, các nơi làm việc dược bỏ
Irí như sau:
- Nơi làm việc cùa cán bộ lãnh đạo. I|iián lý là nơi làm việc của
các cán bộ từ cấp Phó cùa các phòng, ban trờ lên.
- Nơi làm việc cùa các cán bộ. công chức nghicn cứu la nơi làm
việc cúa các cán bộ chuyên môn, nghiên cứu. iham mưu cho cốc cán
bộ lãnh dạo.
Trong trụ sở có sự phân chia nơi làm việc thành các klui khác
nhau theo tính chất cùa công việc như: Nơi làm việc độc lập. nơi làm
việc tránh liếp xúc bên ngoài, nơi tiếp khách, giao dịch, nơi làm việc
nghiên cứu... Phân chia như vậy để bô trí nơi làm việc cho khoa học và
hợp lv.
Đôi với trụ sờ cơ quan, viôc quan trọng nhái của thiẽi kẽ là xác định
vị trí đật cơ quan và kiến trúc tương xứng với vi tri pháp lý cùa cơ quan.
Vị trí đật trụ sở cư quan quản lý hành chính Nhà nƯỚC nói chung
clượe chọn ớ trung tâm chinh irị. kinh tê, ván hoá. xã hội ờ tlịii phưcrng
để tluiận tiện cho việc tiếp xúc thường xuyên với các cơ quan, tó chức
khác, có diều kiện báo vệ trật tự an ninh tốt hơn, thuận lợi giai) thông,
di lại cho nhãn dàn khi có việc liếp xúc với cơ quan. Nơi đóng trụ sỡ
phái dám háo cho mọi người hicl den. Tuy nhiên, khi dã! trụ sứ ớ vị trí
trung tâm ihườne bị ảnh hướng bói liếng ổn. khỏns khi bị nhiciĩi bẩn.
điểu kiện phái triển cùa trụ sớ bị hạn chó. Khi lliiêt kè can chú ý hạn
che lới mức lòi đa những diểu hat tiện dó.

170

kcl can V,I kicii trik cái' VMil«! t!mil iroiiü 1III SỚ phiii phil hợp vcVi
t'K I. .111. Lluiv IKIIU' 1 ||.|;ÍI1 ly (.'lia co' quan, còng nghẹ qiiiin lý h à nh ch ín h.
Níioái ra klxtiu! clirọc COI »họ những cóng Innh phụ. Can chọn kiêu
kiên litk cho phũ họp vciíị cơ quan quán lv Nhà nước, tránh gâv lam ly
lỵtili lẽo cho nsnròị liếp MK nlurnii vẫn dam báo sự trang ngliiàn, thuận
lien vil lạo (lien kiện tót cho việc bão vệ bí mật và irậi lự an ninh của
cu I|iian Ví dụ: I ru MI { Y han nhân (lán có kiên trúc uy nghiỏm khác
với bõ trí 1III sớ cùa các cơ quan hoạt dộng vãn hoá. nghệ thuật. Cũng
c.tn tránh khuynh liuoìi!! xáv dựn.g trụ sớ lãna phí. phò tiưolig hay quá
bé nhó.
IỈÓ trí nưi làm việc có IỊU\ mỏ tương ứng với quv mô hoạt động
cua các cơ quan. Đối vôi cơ quan có quy mô tương dối lớn. nơi làm
VIÓC cùa cán bọ CÕI1Ũ chức dược thiêl kê thành các phòng làm việc. Có
the bò 1 rí phòng làm viéc riêng cho 1-2 người hoặc cliunu cho 4-6
niỉirời IUV theo chức Mãng và tính chát cóng việc. Diện tích phòng làm
việc có tiu- chrợc phân chia (heo chức nàng khác nhau của công chức,
cỏ lililí den các loại diện tích sau: Diện lích dặt hàn làm việc cá nhãn,
(liện Iích đát tú. giá lài liêu, diện lích cho 1-2 khách đốn làm việc, diện
tích dặt các phương tiện Ihòníỉ tin và máy móc (nếu có), ctiện tích (lặt
bàn nước uống. Phòng làm vicc chú ý đến lính tương xứng 6m2/ngirời.
Khi iliièt kế nơi làm việc cũng phái tính đèn khá năng phát sinh bộ
phận mới. táng thêm các thiết bị mới.

2.2 Bó tri, sáp xếp thiết bi vãn phòng
Trang hi ciic thict liỊ vần phòng là việc tung câp cho cán bộ công
chúc. VICI1 chức v;m phòng những trang lliiối bị, máy móc. dụng cụ cần
thiẽt mil công chức SƯ dụng đẽ hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Trang thiết bị nơi làm việc của còng chức có thê chia thành ba
nhóm: trang thiết bị chính, trang thiết bị phụ, và dụng cụ vãn
phòng. Các tr.mg tliiôi bị này được irang bi tương ứng với lừng loại
nơi làm vi ộc.
Các Iliicl bị chinh: là thiết bị chủ yếu ở nơi làm việc mà cỏng
chức sứ dụng cho việc thực hiện trách nhiệm của mình. Các thièt bị
nàv íhriv Iranu bị urơiụ ứng với từnu loại, từim nơi làm việc.
-

171