Ebook Nguyên lý và nội dung cơ bản của thư viện điện tử: Phần 2

CHƯƠNG 4. BỘ SƯU TẬP VÀ BIÊN MỤC TÀI LIỆU SỐ

113

Chương 4

BỘ SƯU TẬP VÀ BIÊN MỤC TÀI LIỆU SỐ 

1. CÁC KHÁI NIỆM  

Một sưu tập - collection: tập trung vào đối tượng số hóa, bao
gồm văn bản, hình ảnh và âm thanh cùng với phương thức truy cập,
truy hồi, chọn lọc, tổ chức, bảo trì sưu tập đó. Sưu tập do chuyên gia
thư viện tạo nên. Một sưu tập - collection thông tin bao gồm nhiều tài
liệu dưới nhiều hình thức.
Một tài liệu - document: là thông điệp mang thông tin dưới hình
thức điện tử. Tài liệu là đơn vị cơ sở từ đó bộ sưu tập thông tin được
xây dựng, mặc dù chúng có thể có những cơ sở hạ tầng và những tập
tin kết hợp riêng. Nói chung tài liệu bao gồm văn bản, hình ảnh, âm
thanh hay video.
Một bộ sưu tập thông tin: là một sưu tập bao gồm nhiều tài liệu
dưới nhiều dạng thức khác nhau: văn bản, hình ảnh, âm thanh, hình
ảnh động, tuy nhiên cung cấp một giao diện đồng nhất qua đó tất cả
các tài liệu có thể được truy cập, mặc dù cách mà tài liệu đó hiển thị sẽ
tuỳ thuộc vào phương tiện và dạng thức của tài liệu đó. Ví dụ muốn
đọc một văn bản PDF thì phải tích hợp trình ứng dụng Adobe Acrobat
hay muốn xem một đoạn video thì phải tích hợp trình ứng dụng
Windows Media Player, …

114

NGUYÊN LÝ VÀ NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ

Hình 4.1: Ví dụ minh họa về một bộ sưu tập bằng phần mềm Greenstone

Một bộ sưu tập như thế trước khi trình bày phải qua một quá trình
hình thành để tạo nên những cấu trúc hỗ trợ cho việc truy tìm và lướt
tìm được dùng cho việc truy cập sưu tập.
Khi xây dựng xong, bộ sưu tập có thể được xuất bản trên Internet
hoặc xuất ra CD-ROM một cách hoàn toàn tự động.
Một khi sưu tầm thêm tài liệu mới, ta có thể dễ dàng bổ sung
thêm vào bộ sưu tập bằng cách tái xây dựng.
Một thư viện nói chung bao gồm nhiều bộ sưu tập khác nhau, mỗi
sưu tập tổ chức mỗi khác, tùy theo hình thức tài liệu được sưu tầm và
tùy theo chủ đề, đề tài được quan tâm; tuy nhiên hoàn toàn giống nhau
về phương cách xây dựng và hiển thị.

CHƯƠNG 4. BỘ SƯU TẬP VÀ BIÊN MỤC TÀI LIỆU SỐ

115

Hình 4.2: Ví dụ minh họa về một bộ sưu tập bằng phần mềm Dspace

Những chuyên viên thư viện số trong một thư viện với sự phối
hợp và tương tác với người sử dụng sẽ tạo nên những bộ sưu tập cần
thiết và hữu ích cho thư viện, phục vụ tốt công tác nghiên cứu, giảng
dạy, học tập trong những cơ sở đào tạo; đồng thời đáp ứng nhu cầu
khảo cứu của học giả, nhà nghiên cứu và nhiều đối tượng khác. Đây là
công việc thường xuyên của một thư viện đòi hỏi chuyên viên thư viện
số phải phối hợp với bộ phận Dịch vụ thông tin để nắm bắt yêu cầu
thông tin của người sử dụng nhằm phục vụ tốt cho việc sưu tầm thông
tin; có kỹ năng số hóa tài liệu; am hiểu chuẩn Dublin Core trong công
tác biên mục tài nguyên; và nhất là thành thạo trong việc sử dụng phần
mềm nguồn mở Greenstone.
2. Ý NGHĨA VÀ NHU CẦU 

Thế giới thư viện ngày nay đang trải qua một giai đoạn thay đổi
lớn. Các thư viện đại học và thư viện nghiên cứu đang đối mặt với sự
phát triển mới. Cùng với sự phát triển việc sử dụng các công nghệ

116

NGUYÊN LÝ VÀ NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ

mới, sự gia tăng thông tin số dưới dạng xuất bản phẩm điện tử và
nguồn tin trên mạng, cũng như sự có mặt Internet ở khắp mọi nơi.
Thực tế, việc phát triển CNTT và truyền thông đã và đang giúp
cho đội ngũ giảng viên ngày càng nâng cao và cập nhật kiến thức
chuyên môn. Tuy nhiên thông tin ngày càng trở nên quá tải. Trách
nhiệm của những người làm công tác quản lý thông tin trong một
trường đại học là làm thế nào để giúp cho đội ngũ giảng viên, sinh
viên và cán bộ có được những thông tin có ý nghĩa và hữu ích để họ
thật sự có thể nâng cao và cập nhật kiến thức chuyên môn, phục vụ
công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học. Một nhu cầu về
lưu trữ, tổ chức và truy cập thông tin đã và đang đặt các thư viện trước
ngưỡng cửa của thư viện số. Thông tin cần được chọn lọc, tổ chức và
phục vụ dưới dạng kỹ thuật số.
Để làm được điều đó việc xây dựng, phát triển các bộ sưu tập số
cần phải có một kế hoạch, một chiến lược phát triển lâu dài. Sau đây
là một số bước tạo lập bộ sưu tập thông tin:
- Xác định các loại tài liệu cần thiết trong một lĩnh vực cụ thể
hay trong toàn bộ sưu tập.
- Đối chiếu tính xác đáng, mức độ yêu cầu của tài liệu nhằm
đảm bảo sự chọn lựa tốt nhất đã được thực hiện mà không
vượt quá kinh phí cho phép.
- Số hóa các tài liệu được chọn với giá hợp lý theo phương cách
hiệu quả nhất.
- Đóng gói các tài liệu số thành các bộ sưu tập và phân phối các
bộ sưu tập tới đông đảo bạn đọc.
Toàn bộ quá trình phải tập trung vào việc cung cấp tài liệu đáp
ứng nhu cầu thông tin đã được xác định và phù hợp, gắn liền với hoạt
động của thư viện trong quá trình xác định vai trò, nhiệm vụ, mục tiêu
hoạt động của mình. Chính vì vậy mà phát triển bộ sưu tập không thể
là một yếu tố hay quá trình đơn lẻ; mà ngược lại nó cần được đặt trong
mối quan hệ chung mà ở đó nhu cầu sử dụng của các nhóm đối tượng

CHƯƠNG 4. BỘ SƯU TẬP VÀ BIÊN MỤC TÀI LIỆU SỐ

117

người dùng, cũng như mối tương quan với các quan hệ bên ngoài cần
phải được xác định và thỏa mãn.
3. MỘT SỐ BỘ SƯU TẬP MẪU 

Như khái niệm đã đề cập, một bộ sưu tập thông tin là một sưu tập
bao gồm nhiều tài liệu dưới nhiều dạng thức khác nhau: văn bản, hình
ảnh, âm thanh, hình ảnh động...; dưới đây là một số bộ sưu tập mẫu
được thể hiện theo các dạng thức khác nhau; phần lớn các bộ sưu tập
mẫu này được xây dựng bằng phần mềm nguồn mở Greenstone.
3.1. Các bộ sưu tập theo loại hình xuất bản 

Bộ sưu tập tạp chí điện tử:
Với Greenstone ta có thể tạo ra các sưu tập về tạp chí điện tử theo
từng số xuất bản mà không phá vỡ cấu trúc mục lục nguyên gốc của
tạp chí điện tử đó, làm cho người sử dụng không thấy có sự khác biệt
của tạp chí khi đưa vào quản lý bởi phần mền Greenstone và tạp chí
điện tử nguyên gốc xuất bản trên mạng của nhà xuất bản như:
TidBITS, Journal of Artificial Intelligence Research (The New
Zealand Digital Library). Ngoài ra cũng có thể sưu tập hoàn toàn là
danh mục tạp chí (chỉ biên mục quản lý nguồn mà không quản lý dữ
liệu toàn văn của từng bài tạp chí) mà người sử dụng khi kết nối nội
dung sẽ kết nối trực tiếp đến tạp chí gốc của nhà xuất bản: IISc
Publication (Indian Institute of Science, India)

Hình 4.3: Danh mục tạp chí của IISc Publications (Indian Institute of Science, India)