Xem mẫu
- Dự trù những khoản khó đoán trong tổ chức
sự kiện
Dự toán kinh phí trong tổ chức event đã là một vấn đề tương đối khó
khăn và đòi hỏi độ chính xác cao đối với người làm event song dự tr ù
kinh phí cho cả những khoản mà ta không thể đoán trước lại là một vấn
đề vô cùng nan giải.
Thông thường, khi làm một bảng dự trù kinh phí, ngoài phí quản lý (10 -
15% tùy Agency), phí 10% VAT thì việc dự trù kinh phí cho những khoản
khó đoán biết có thể bao gồm phần kinh phí mà thông thưòng người làm
event thường lấy con số tượng trưng là 10 – 20 % tổng chi phí một chương
trình. (Xem thêm Dự trù ngân sách trong event - nhân tố mang tính quyết
định)
Vậy thế nào là những khoản khó đoán mà ta ít khi tính tới trong event ?
Một dấu hiệu dễ nhận biết nhất cho khoản chi phí phát sinh này là khi người
tổ chức sự kiện đã đưa ra được những rủi ro có thể xảy ra trong chương trình
thì phần chi phí để dự phòng cho những rủi ro này cũng sẽ được tính đến.
Đôi lúc có những khoản kinh phí mà nếu thiếu kinh nghiệm thì một người
làm event không thể nào dự đoán được.
Để đề phòng những chi phí phát sinh ngoài tầm kiểm soát, hãy lưu ý một số
vấn đề dưới đây để tránh những thiếu sót khi thực hiện bảng dự trù kinh phí.
Chi phí phát sinh do những rủi ro có thể xảy ra
- Tùy thuộc vào đặc điểm của mỗi event, hãy cố gắng dự đoán những rủi ro có
thể gặp phải. Chẳng hạn như khi thực hiện một rockshow heavy metal tại
quán cafe, dự đoán trước nguy cơ chiếc trống có thể bị thủng rất cao vì rock
band đánh quá "bạo" và những tấm kính hay bóng đèn có nguy cơ vỡ do
người tham dự xô đẩy, chen lấn, người tổ chức đã lường trước các chi phí
này và đưa vào bảng dự phòng rủi ro. Kết quả là trống đã bị thủng và có hai
tấm kính bị vỡ, nhưng nhà tổ chức đã có ngay chi phí cho việc này và không
để nó ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Hoặc tổ chức một event ở ngoài trời, hãy tính đến các biện pháp dự phòng
như rách dù không gian, đổ gãy nhà bạt nếu có mưa gió bất ngờ và cả khoản
chi phí dành cho việc thuê mua thay thế.
Những chi phí phát sinh chưa tính toán được
Nếu bạn tổ chức một chương trình biểu diễn thời trang thì ngoài những chi
phí cơ bản như sân khấu, người mẫu trang phục, âm thanh ánh sáng, đi lại
v.v thì bạn phải tính cả chi phí giặt ủi quần áo cho những trang phục sẽ được
biểu diễn, nhất là nếu đó là một show diễn kéo dài trong nhiều tuần.
Chính vì thế thông thường việc thống kê và tính toán cho những phần chi
phí phát sinh khó đoán biết trước luôn dành cho những người tỉ mỉ có tầm
nhìn và kinh nghiệm để phát hiện ra những vấn đề dù là nhỏ nhất. Nếu ta
không lên đầy đủ phần kinh phí đó thì bản thân hoặc công ty của mình phải
bỏ tiền ra để bù vào chi phí phát sinh đó.
Tính toán không khéo các hạng mục trong sự kiện
- Bạn phải dùng kinh nghiệm cá nhân của mình hoặc tham khảo ý kiến của
người đi trước để có những dự trù sát thực tế nhất, nếu không khi xảy ra phát
sinh bạn sẽ rất khó xoay sở trong ngân sách có hạn đã nhận được.
Chẳng hạn như để thu hút 10,000 người tham dự Event của mình, bạn dự
định phát ra 20,000 tờ rơi, truyền thông trên 10 đầu báo, treo 20 bandrol
nhưng sau đó bạn thấy khối lượng truyền thông như vậy mới chỉ như muối
bỏ bể. (Xem thêm Để quảng bá trước sự kiện hiệu quả ). Tuy nhiên, để tăng
gấp đôi khối lượng truyền thông để đạt được số lượng tham gia như bạn
mong muốn sẽ kéo theo chi phí phát sinh rất lớn trong khi mọi chi phí đã
được duyệt rồi. Lúc này bạn sẽ đứng giữa hai con đường: chấp nhận giảm
lợi nhuận để tăng độ phủ truyền thông hoặc ngậm ngùi nhìn số lượng khách
đến với Event hết sức lèo tèo so với mục tiêu cam kết ban đầu.
Chênh lệch về thời giá, tỷ giá
Và một vấn đề cuối cùng nhưng cũng rất quan trọng đó là thời giá. Thông
thường, một kế hoạch event thường được lập ra trên giấy khoảng từ 3 đến 4
tháng trước khi sự kiện diễn ra, đó là một khoảng thời gian ngắn để bạn gấp
rút chuẩn bị các công việc nhưng cũng đủ dài để chi phí của những sản phẩm
dịch vụ mà bạn tính toán thay đổi giá cả. Nếu không tính toán cả những phần
này thì rõ ràng bạn lại có thể mất thêm một phần chi phí vì sự chênh lệch
thời giá này.
Tổ chức sự kiện vào những mùa cao điểm như cuối năm, một số hạng mục
như địa điểm, giá in ấn, đồ ăn thức uống, xe cộ đi lại... chắc chắn sẽ tăng
nhiều, vì vậy khi lập kế hoạch cho những Event diễn ra vào dịp này, việc cần
thiết của bạn là dự trù trước chênh lệch của thời giá lúc đó so với hiện tại.
- Cũng có khi khách hàng dời thời gian tổ chức đến cả năm trời, làm thế nào
để thay đổi bảng giá mà bạn đã chốt với họ từ năm trước? Hãy cẩn thận ghi
vào một dòng: "Bảng giá có giá trị trong thời hạn ... tháng kể từ ngày lập
bảng", sau này bạn sẽ không phải e ngại "khó nói chuyện" với khách hàng về
việc tăng giá.
Giá khách sạn tăng lên do chênh lệch về tỷ giá USD/VND cũng ảnh hưởng
đáng kể đến chênh lệch chi phí đầu ra/đầu vào của bạn vì khách sạn thường
báo giá bằng đơn vị USD trong khi bạn tính toán ngân sách bằng tiền Việt.
Tóm lại, như tên gọi của nó unknow budget hay hidden cost, người tổ chức
không bao giờ có thể chuẩn bị chính xác 100% những khoản chi phí phát
sinh đó, chính vì vậy như chúng ta đã được đề cập ở trên những khoản chi
phí này thường được tính một cách mặc định từ 10 – 20% tổng chi phí tổ
chức nhằm đề phòng cho những phát sinh ngoài ý muốn. Và người làm
event càng có nhiều kinh nghiệm thì việc dự tính chi phí phát sinh sẽ càng
chính xác và ít khi xảy ra hao hụt kinh phí.
Dưới đây là bảng liệt kê một số chi phí thường hay phát sinh và khó đoán
định để bạn cân nhắc khi lập dự trù chi phí cho sự kiện của mình:
Chi phí đền bù, tu sửa các vật thuê mua: làm hư hỏng đồ đạc, chi phí giặt
ủi, chi phí tu sửa gian hàng trong những chương trình dài ngày vận chuyển
đi nhiều nơi...
Chi phí phụ thu của chủ địa điểm: phí tổ chức quá giờ quy định, phụ thu
mang thiết bị bên ngoài vào...
Tiền cho nhân sự: bồi dưỡng cho đội thi công, trả tiềnlàm việc quá giờ cho
- nhân viên phục vụ ...
Chi phí vận chuyển, chuyên chở: đi lại nhiều hơn, chở nhiều hơn so với dự
kiến...
Chi phí ăn uống: gọi thêm rượu, phát sinh thêm khách, thời giá thực phẩm
tăng vào các dịp đặc biệt như Tết, đãi Event team sau event
Chi phí trang trí, set up
Chênh lệch tỷ giá
Chi phí truyền thông: mở rộng quy mô truyền thông
Chi phí in ấn: phải in lại sản phẩm do bị lệch màu, lỗi chính tả...
Chi phí nộp phạt: gây mất trật tự nơi công cộng,phạt lấn chiếm lòng lề
đường, phạt do biểu diễn nghệ thuật không phù hợp...
Chi phí ăn ở: Trả thêm tiền phòng khách sạn (với Event ở xa), tiền ăn ở cho
đội ngũ quay phim chụp hình đi cùng...
nguon tai.lieu . vn
