Xem mẫu
- Đồ án tốt nghiệp
Kế toán nguyên vật liệu, vật
liệu và công cụ dụng cụ tại
Xí nghiệp 22 - Công ty 22
BQP
.
1
- Mục lục
Lời nói đầu....................................................................................................................... 3
Chương I: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.............................. 3
I. Khái niệm nguyên vật liệu: ......................................................................................... 3
II.Phân loại nguyên vật liệu: ........................................................................................... 4
III.Đánh giá nguyên vật liệu ........................................................................................... 6
IV. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ............................................................................ 12
V. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu ..................................................................... 13
VI . Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất ................................... 14
VI . Hệ thống sổ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất ..... 29
Chương III ..................................................................................................................... 52
I . Những thuận lợi và khó khăn ................................................................................... 52
II. Kết quả sản xuất kinh doanh ................................................................................... 52
III. Vốn - Tài sản ........................................................................................................... 54
IV. Đánh giá chung........................................................................................................ 55
A. Ưu điểm..................................................................................................................... 55
B. Tồn tại và nguyên nhân ............................................................................................ 56
V. Kiến nghị ................................................................................................................... 57
2
- Lời nói đầu
Trong nền kinh tế thị trường mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải có
những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệuquả. Để làm được những điều
đó các doanh nghiệp luôn cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm. Do đó công tác quản lí
và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được coi là nhiệm vụ quan trọng của mỗi
doanh nghiệp.
Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tốt sẽ cung cấp thông tin kịp
thời, chính xác cho các nhà quản lí và các phần hành kế toán khác trong doanh nghiệp để
từ đó có thể đưa ra những phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Nội dung thực hiện
công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là vấn đề có tính chất chiến lược đòi
hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh
vực sản xuất sản phẩm phục vụ cho nhu cầu xây dựng. Chính vì vậy việc hạch toán nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty rất được coi trọng và là một bộ phận không thể thiếu
trong toàn bộ công tác quản lý của công ty. Sau thời gian thực tập tại Xí nghiệp 22 - Công
ty 22 BQP em đã tìm hiểu thực tế, kết hợp với lý luận đã học ở trường để viết chuyên đề:
"Kế toán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22
BQP".
Chuyên đề được chia làm 3 chương:
Chương I: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Chương II: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí
nghiệp 22 - Công ty 22 BQP.
Chương III: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ.
Do điều kiện thời gian có hạn nên trong chuyên đề không tránh được những thiếu
sót, em rất mong có sự chỉ bảo của các cô chú trong Công ty cũng như sự chỉ bảo của cô
giáo hướng dẫn Phạm Thanh Huyền. Em xin chân thành cám ơn.
chương i
Cơ sở lý luận chung về kế toán
Nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp
I. Khái niệm nguyên vật liệu:
3
- Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá như:cát,sỏi
trong doanh nghiệp xây lắp; vải trong doanh nghiệp may mặc ; rau quả trong doanh nghiệp
chế biến thực phẩm...,là tài sản dự trữ của doanh nghiệp phục vụ sản xuất.
+) Trong quá trình sản xuất, Nguyên vật liệu được bao gồm cấc yếu tố được đưa
vào phục vụ quá trình vận hành chung, chịu sự tác động gián tiếp của con người thông qua
tư liệu sản xuất để tạo ra sản phẩm : bột mì, trứng, sữa... để sản xuất ra bánh các loại hoặc
có thể tham gia gián tiếp :các loại dầu, mỡ bôi trơn ,phụ tùng thay thế.. phục vụ cho sự
hoạt động liên tục và bình thường của máy móc ,thiết bị,,giảm thiệt hại do ngừng sản xuất
ra.
+)Trong quá trình tác động của lao động về mặt hiện vật ,Nguyên vật liệu hoặc bị
hao mòn toàn bộ như:nhiên liệu, chất đốt... hoặc chỉ thay đổi hình thái vật chất ban đầu
như: mía để sản xuất đường ... hoặc vẫn giữ nguyên trạng thái vật chất ban đầu như : vải để
sản xuất quần ,áo....
Như vậy , Nguyên vật liệu được thể hiện dưới hình thái vật hoá có nghĩa là nó tồn
tại ở trạng thái vật chất cụ thể ,có thể sờ ,mó cảm nhận bằng trực quan .Nhờ đó có thể cân,
đo ,đong ,đếm được nên Nguyên vật liệu và sự biến động của nó được kiểm soát thường
xuyên bằng việc kiểm kê xác định số lượng thông qua các đơn vị đo lường.
II.Phân loại nguyên vật liệu:
Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại,nhiều thứ,có vai trò ,công
dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh
nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới có tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu.
Trong thực tế quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, đặc trưng thông
dụng nhất để phân loại vật liệu và vai trò,tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất và
yêu cầu quản lý.Theo đặc trưng này,vật liệu được chia thành các loại sau:
-Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công, chế
biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm “ kể cả bán thành phẩm mua vào”
-Nguyên vật liệu phụ:là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản
xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc ,mùi vị,
hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc đẻ sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt
động bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật,phục vụ cho lao động
công nhân viên chức.
-Nhiên liệu:Về thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụ nhưng nó được
tách ra thành một loại vật liệu riêng biệt vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ
trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu quản lý kỹ thuật hoàn toàn
4
- khác với vật liệu thông thường.Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình
sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường. Nó có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng hoặc khí như
than,khí đốt...
-Phụ t ùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế ,sử chữa, bảo dưỡng máy
móc, thiết bị,phương tiện vận tải...
-Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : là thiết bị (cần lắp và không cần lắp, vật kết
cấu, công cụ ...) mà doanh nghiệp mua vào để đầu tư cho xây dựng cơ bản.
-Phế liệu : là các loại nguyên vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh
lý tài sản, có thể sử dung hay bán ra ngoài.
-Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu chưa kể đến ở trên như bao bì, vật đóng
gói,các loại vật tư đặc trưng.
Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về
mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu .Để đảm bảo thuận tiện ,tránh nhầm lẫn trong
công tác quản lý và hạch toán về số lượng , giá trị từng loại nguyên vật liệu ,trên cơ sở
cách phân loại này, các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗi loại nguyên vật liệu trên theo từng
nhóm, từng thứ nguyên vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp.
Ngoài cách phân loại phổ biến trên,các doanh nghiệp có thể phân loại nguyên vật
liệu theo nhiều cách khác nữa.Mỗi cách phân loại đều có ý nghĩa riêng và nhằm phục vụ
các yêu cầu quản lý khác nhau.
Theo nguồn hình thành,vật liệu bao gồm:
-Vật liệu mua ngoài
-Vật liệu sản xuất
-Vật liệu từ các nguồn khác như:nhận cấp phát ,góp vốn liên doanh, biếu,tặng
thưởng...
Cách phân loại này tạo tiền đề cho viẹc quản lý và sử dụng riêng các loại nguyên
vật liệu từ các nguồn nhập khác nhau, do đó đánh giá được hiệu quả sử dụng vật liệu trong
sản xuất.Hơn nữa ,còn đảm bảo việc phản ánh nhanh chóng ,chính xác số hiện có và tình
hình biến động từng loại nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp .Nhưng cách phân loại
này không phản ánh chi tiết được từng loại nguyên vật liệu.
Theo quyền sở hữu vật liệu bao gồm:
-Vật liệu tự có
-Vật liệu nhận gia công hoặc giữ hộ
5
- Cách phân loại này là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi nắm bắt tình hình hiện có của vật
liệu ,từ đó lên kế hoạch thu mua ,dự trự vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp .
Theo mục đích và nơi suqr dụng nguyên vật liệu,gồm:
-Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất
-Vật liệu dùng cho nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp ,tiêu
thụ sản phẩm...
Với cách phân loại này, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình sử dụng vật liệu tại
các bộ phận và cho các nhu cầu khác từ đó điều chỉnh, cân đối cho phù hợp với kế hoạch
sản xuất,tiêu thụ...
III.Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên
vật liệu theo những nguyên tắc nhất định
Về nguyên tắc, nguyên vật liệu phải được đánh giá theo nguyên tắc “giá phí ” tức là tín
toán đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó. Tuy nhiên ,
tuỳ điều kiện cụ thể về giá nguyên vật liệu ở doanh nghiệp chế biến động hay ổn định mà
có thể lựa chọn một trong hai cách đánh giá nguyên vật liệu sau :
3.1.Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế
3.1.1. Giá thực tế nhập kho
Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ
ra để có nguyên vật liệu đó .Tuỳ từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu được
đánh giá khác nhau
- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài
Nếu nguyên vật liệu mua vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế
GTGT theo phương pháp khấu trừ :
Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = trị giá mua ghi trên hoá đơn (
không bao gồm VAT) + các chi phí trực tiếp phát sinh (chi phí vận chuyển ,bốc xếp, bảo
quản trong quá trình mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác)- các khoản triết khấu
thương mại ,giảm giá (do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất).
Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng
nộp thuế GTGT theo phưong pháp trực tiếp:
Trị giá Trị giá Các loại Chi phí Các
thực tế mua ghi thuế trực tiếp khoản
NVL nhập = trên hoá + không + phát sinh - triết
kho trong đơn được hoàn trong khấu TM,
6
- kỳ (có VAT) lại khâu mua giảm giá
- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp gia công, chế biến:
Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí Chi phí
NVL thuê gia NVL xuất gia gia công vận chuyển
công, chế biến = công ,chế biến + chế biến + bốc dỡ
nhập kho trong kỳ
- Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp thuê ngoài gia công, chế biến:
Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí Chi phí
NVL thuê gia NVL xuất thuê phải trả vận chuyển,
công,chế biến = gia công + cho đơn vị + bốc dỡ
nhập kho trong chế biến GC ,CB
kỳ
- Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh ,cổ phần thì giá thực tế là giá do hội
đồng liên doanh đánh giá.
- Đối với nguyên vật liệu nhận cấp ,biếu tặng ... thì giá thực tế của nguyên vật liệu
nhập kho là giá ghi trong biên bản của đơn vị cấp hoặc được xác định trên cơ sở giá thị
trường của nguyên vật liệu tương đương.
- Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi.
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được đánh giá theo giá trị thực tế nếu còn sử
dụng hoặc đánh giá theo giá ước tính.
3.1.2. Giá thực tế xuất kho
Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp , kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất
kho cho các nhu cầu , đối tượng khác nhau nhằm xác định chi phí hoat động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp . Việc tính giá thực tế xuất kho có thể áp dụng theo một số
phương pháp sau:
Phương pháp giá đích danh
Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số
lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô hàng nguyên vật
liệu xuất kho đó .
Phương pháp này sẽ nhận diện đựoc từng loại nguyên vật liệu xuất và tồn kho theo
từng danh đơn mua vào riêng biệt .Do đó trị giá của nguyên vật liệu xuất và tồn kho đựoc
xác định chính xác và tuyệt đối , phản ánh đúng thực tế phát sinh. Nhưng như vậy thì việc
7
- quản lý tồn kho sẽ rất phức tạp đặc biệt khi doanh nghiệp dự trữ nhiều loại nguyên vật liệu
với giá trị nhỏ .Khi đó chi phí cho quản lý tồn kho sẽ tốn kém và đôi khi không thể thực
hiện được .Chính vì vậy chỉ nên áp dụng phương pháp tính giá này đối với những loại vật
liệu đặc trưng có giá trị cao.
Phương pháp nhập trước – xuất trước
Với phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của
từng lô hàng nhập kho.Sau đó , khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế
theo công thức sau:
Trị giá thực tế NVL = Số lượng NVL * Đơn giá thực tế NVL
xuất kho xuất kho của lô hàng nhập trước
Khi nào xuất kho hết số lượng của lô hàng nhập trước mới lấy dơn giá thực tế của
lô hàng tiếp sau để tính giá ra giá thực tế nhập kho .Cách xác định này sẽ đơn giản hơn cho
kế toán so với phương pháp giá đích danh nhưng vì gia thực tế xuất kho lại đựoc xác định
theo đơn giá của lô hàng nhập sớm nhất còn laij nên không phản ánh sự biến động của giá
một cách kịp thời , xa rời thực tế . Vì thế nó thích hợp cho áp dụng cho những nguyên vật
liệu có liên quan đến thời hạn sử dụng
Phương pháp nhập sau –xuất trước
ở phương pháp này, kế toán cũng phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng
của từng lô hàng nhập kho.Sau đó khi xuất ,căn cứ vào số lượng xuất kho để tính giá thực
tế nguyên vật liệu xuất kho bằng cách :
Trị giá thực tế Số lượng NVL Đơn giá thực tế NVL của lô
NVL xuất kho = xuất kho x hàng nhập sau cùng
Khi nào hết số lượng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân ( x ) với đơn giá thực tế
của lô hàng nhập ngay trước đó và cứ tính lần lượt như thế. Như vậy giá thực tế của
nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho của các
lần mua đầu kỳ.Ngược lại với phương pháp nhập trước –xuất sau , với phương pháp này
mọi sự biến động về giá được chuyển ngay vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.Do đó
phản ánh đúng điều kiện kinh doanh tại thị trường hiện tại nhưng chi phí hiện hành của
nguyên vật liệu tồn kho lại xa rời thực tế. Vì vậy phương pháp này thích hợp với những
nguyên vật liệu có đặc điểm là phải sử dụng ngay như các loại thực phẩm tươi sống trong
công nghiệp chế biến :
Phương pháp giá thực tế bình quân
Đây là phương pháp mà giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở đơn giá
thực tế bình quân của nguyên vật liệu :
8
- Giá thực tế NVL Số lượng NVL Đơn giá thực tế bình quân
xuất kho = xuất kho x của NVL
Hiện nay , các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong số các loại đơn giá thực tế bình
quân sau:
*Đơn giá bình quân gia truyền cả kỳ:
Đơn giá Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
bình quân = Lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Cách tính này được xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên số liệu đánh
giá nguyên vật liệu cả kỳ dự trữ . Các lần xuất nguyên vật liệu khi phát sinh chỉ phản ánh
về mặt số lượng mà không phản ánh mặt giá trị. Toàn bộ giá trị xuất được phản ánh vào
cuối kỳ khi có đầy đủ số liệu tổng nhập .Điều đó làm cho công việc bị dồn lại , ảnh hưởng
đến tiến độ quyết toán song cách tinh này đơn giản , tốn ít công nên được nhiều doanh
nghiệp sử dụng đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít loại nguyên vật liệu , thời
gian sử dụng ngắn và số lần nhập , xuất mỗi danh điểm nhiều.
*Đơn giá bình quân cuối kỳ trước:
Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ lấy theo đơn giá bình quân cuối
kỳ trước đã tính được làm cơ sở tính giá. Có thể thấy đây là sự kết hợp giữa cách tính bình
quân gia truyền cả kỳ với phương pháp nhập trước – xuất trước. Do vậy, nó không tính đến
sự biến động về giá ở kỳ này nên việc phản ánh thiếu chính xác. Nhưng đổi lại, cách tính
này đơn giản, đảm bảo tính kịp thời về số liệu.
*Đơn giá bình quân liên hoàn ( hay đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập):
Sau mỗi lần nhập , kế toán xác định đơn giá bình quân cho từng đầu tên nguyên vật liệu
như sau:
Lượng tồn Đơn giá bình quân Trị giá thực
Đơn giá trước khi nhâp x trước khi nhâp + tế NVL
bình = Lượng tồn trước khi nhập nhập kho
quân lượng nhập
thực tế
Ngay khi nghiệp vụ xuất phát sinh , đơn giá bình quân lần nhập cuối cùng trước khi
xuất được dùng làm đơn giá để tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Cách tính
này khắc phục được nhược điểm của hai cách tính trên , vừa đảm bảo tính kịp thời của số
liệu kế toán vừa phản ánh được sự biến động về giá nhưng khối lượng tính toán lớn vì sau
mỗi lần nhập , kế toán phải tính giá một lần.
9
- Nhìn chung , dù là đơn giá bình quân theo cách nào thì phương pháp giá thực tế bình
quân cũng mắc phải một hạn chế lớn là giá cả đều có xu hướng bình quân hoá. Do vậy, chi
phí hiện hành và chi phí thay thế của nguyên vật liệu tồn kho có xu hướng san bằng cho
nhau không phản ánh được thực tế ở thời điểm lập báo cáo .
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực tế cuối kỳ.
Theo phương pháp này , giá thực tế xuất kho chỉ được xác định vào cuối kỳ và cách tính
lần lượt như sau :
Đầu tiên kế toán xác định trị giá nguyên vật liệu tồn khoi cuối kỳ trên cơ sở giá mua của
lần nhập kho cuối cùng trong kỳ:
Trị giá NVL thực Số lượng NVL thực Đơn giá lần mua
tồn cuối kỳ = tồn cuối kỳ x cuối cùng
Từ đó tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ
Trị giá NVL xuất Trị giá NVL Chênh lệch trị giá thực
kho trong kỳ = nhập trong kỳ +(-) tế NVL tồn đầu kỳ
và cuối kỳ
Vì giá trị nguyên vật liệu xuất kho chỉ được tính vào cuối kỳ nên không cung cấp số liệu
kịp thời sau mỗi lần nhập .Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều
chủng loại nguyên vật liệu, nhiều mẫu mã khác nhau, giá trị thấp nhưng lại xuất dùng
thường xuyên không có điều kiện để kiểm kê liên tục.
3.2 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán
Các phương pháp định giá nêu trên trong thực tế chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp có
ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán .Còn đối với doanh nghiệp vừa và lớn , có
nhiều chủng loại nguyên vật liệu , các nghiệp vụ nhập ,xuất diễn ra liên tục kèm theo sự
biến động không ngừng của cả giá cả, việc tính toán , ghi chép và phản ánh theo giá thực tế
là khó khăn , phức tạp nhiều khi không thể thực hiện được .Vì thế để đơn giản hơn cho
công tác kế toán ,doanh nghiệp tự đặt ra cho mình một loại giá , gọi là giá hạch toán .
Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp quy định , có tính chất ổn định và chỉ dùng để ghi
sổ kế toán nguyên vật liệu hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong việc thanh toán , giao
dịch với bên ngoài và trên các báo cáo tài chính. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc
giá tạm tính được quy định thống nhất trong ít nhất một kỳ hạch toán .Cuối kỳ, kế toán
điều chỉnh giá hạch toán trên sổ chi tiết nguyên vật liệu theo giá thực tế sau đó ghi vào các
tài khoản , sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán . Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá
thực tế tiến hành theo hai bước sau:
*Bước 1:Xác định hệ số giữa giá hạch toán và giá thực tế
10
- Hệ số Trị giá t.tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá t.tế NVL nhập t.kỳ
chênh =
lệch (H) Trị giá HT NVL tồn đkỳ + Trị giá HT NVL nhập t.kỳ
*Bước 2: Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dựa vào giá hạch toán xuất kho
và hệ số giá vừa tính được
Trị giá thực tế NVL xuất kho = Trị giá hạch toán NVL xuất kho x H
Trong quá trình sản xuất tuỳ thuộc vào đặc điểm của nguyên vật liệu , yêu cầu và trình
độ quản trị của doanh nghiệp mà hệ số chênh lệch của nguyên vật liệu có thể tính riêng cho
từng thứ , từng nhóm hoặc từng loại nguyên vật liệu .
Để sử dụng phương pháp giá hạch toán trong xác định trị giá thực tế nguyên vật xuất
kho , kế toán phải lập bảng kê số 3 với hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ theo mẫu
sau:
Bảng Tính Giá Thực Tế Vật Liệu
Ngày... tháng...năm ...
TK152 - Nguyên liệu, vật liệu
STT Chỉ tiêu
HT TT
1 Giá trị NVL tồn đầu kỳ
2 Giá trị NVL nhập trong kỳ
3 Cộng số dư đầu kỳ và nhập trong kỳ
4 Chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch
toán
5 Hệ số chênh lệch
6 Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ
7 Giá trị NVL tồn cuối kỳ
Mỗi một phương pháp tính giá nguyên vật liệu có nội dung , ưu nhược điểm và
điều kiện áp dụng phù hợp nhất định . Doanh nghiệp phải căn cứ vào hoạt động sản xuất
kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán để lựa chọn và đăng ký một phương
pháp tính phù hợp . Phương pháp tính giá đã đăng ký phải được sử dụng nhất quán trong
niên độ kế toán . Khi muốn thay đổi phải giải trình và đăng ký lại đồng thời phải được thể
hiện công khai trên báo cáo tài chính .Nhờ vậy có thể kiểm tra , đánh giá chính xác kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
11
- IV. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Bắt nhịp cùng với xu thế chung của đát nước bước sang nền kinh tế thị trường , các
doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêng chịu tác động của nhiều
quy luật kinh tế , trong đó cạnh tranh là yếu tố khách quan , nó gây ra cho doanh nghiệp
không ít những khó khăn , nhưng cũng là động lực để các doanh nghiệp sản xuất tồn tại và
phát triển . Để có thể vươn lên khẳng định vị trí của mình trong điều kiện nền kinh tế thị
trường đòi hỏi doanh nghiệp sản xuất phải làm ăn có hiệu quả . Một trong những giải pháp
cho vấn đề này là doanh nghiệp phải quản lý thật tốt các yếu tố đầu vào mà cụ thể là yếu tố
nguyên vật liệu .
Để công tác quản lý này đật hiệu quả cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Phải có đày đủ thông tin tổng hợp vật liệu cả về hiện vật và giá trị , về tình hình
nhập , xuất , tồn kho. Tuỳ theo điều kiện và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà có
thể cần những thông tin chi tiết hơn
- Phải tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho vật liệu cả về số lượng và
chất lượng . Phát hiện và ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm thất thoat vật liệu .
- Quản lý định mức dự trữ vật liệu , tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật
liệu , ảnh hưởng đến tình trạng tài chính và tiến độ sản xuất của doanh nghiệp.
Trên cơ sở các yêu cầu quản lý đó , nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu tại các
khâu như sau :
+Khâu thu mua: lập kế hoạch và tìm nguồn thu mua nguyên vật liệu,đảm bảo đáp
ứng theo yêu cầu của sản xuất cả về số lượng và chất lượng với chi phí tối thiểu , đáp ứng
kịp thời tránh việc thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất
+Khâu bảo quản: xây dựng và bố trí hệ thống kho tàng , thiết bị kỹ thuật đầy đủ trên
cơ sở phân loại theo tính chất cơ , lý , hoá của từng loại nguyên vật liệu để có biện pháp
bảo quản tốt nhất... Nhìn chung các lại vật liệu thường rất dễ hỏng dưới tác dụng của môi
trường , khí hậu ... và dễ mất mát , hao hụt nên rất khó khăn cho công tác bảo quản . Chi
phí cho việc bảo quản đôi khi rất lớn , do vậy doanh nghiệp nên tính đến hiệu quả của chi
phí nay có nghĩa là phải tính được tỷ lệ hợp lý giữa trị giá vật liệu với chi phí bảo quản
chung.
+Khâu dự trữ: Tại khâu này doanh nghiệp cần xác định các mức dự trữ tối da , mức
dự trữ tối thiểu và mức dự trữ trung bình cho doanh nghiệp mình căn cứ vào yêu cầu đặc
điểm của hoạt động sản xuất .
12
- +Khâu xuất nguyên vật liệu: Bên cạnh việc đảm bảo xuất đúng , xuất đủ cho sản
xuất cần phải xác định đựoc chính xác giá xuất kho thực tế của nguyên vật liệu phục vụ
cho công tác tính giá thành một cách chính xác .
Ngoài ra để công tác quản lý nguyên vật liệu khoa học và chính xác , các doanh
nghiệp nên tiến hành mã hoá các nguyên vật liệu có nghĩa là quản lý chúng thông qua các
ký hiệu bằng số , bằng chữ hoặc kết hợp cả hai bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu
Sổ Danh Điểm Vật Liệu
Danh điểm vật Tên, nhãn hiệu, quy cách Đơn vị Đơn giá hạch
Ký hiệu nhóm
liệu vật liệu tính toán
1521-1 1521-01-01
1521-01-02
…
1521-2 1521-02-01
1521-02-02
…
Mỗi loại nguyên vật liệu sủ dụng 1 hoặc một số trang trong sổ danh điểm vật liệu ghi
đủ các nhóm , thứ của nguyên vật liệu đó. Sổ này được xây dựng trên cơ sở số liệu của loại
, nhóm và đặc tính thứ vật liệu . Tuỳ theo số lượng nhóm vật liệu mà xây dựng nhóm vật
liệu gồm 1,2 hoặc 3 chữ số ( Nếu số lượng dưới 10: sử dụng 1 chữ số , nếu dưới 100: sử
dụng 2 chữ số ...) .Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng cho mình cách đặt ký
hiệu cho từng danh điểm vật liệu của doanh nghiệp mình miễn sao thuận lợi và đơn giản
hơn cho công tác quản lý trên cơ sở sự kết hợp nghiên cứu giữa bộ phận kỹ thuật , bộ phận
cung ứng và phòng kế toán , đồng thời báo cáo cho các cơ quan chủ quản.
V. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
Xuất phát từ đặc điểm , yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cũng như vai trò của kế toán
nguyên vật liệu trong hệ thống quản lý kinh tế , nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong
doanh nghiệp được xác định như sau:
- Ghi chép , phản ánh đầy đủ , kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của
nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật . Tính toán đúng đắn trị giá của nguyên vật liệu
13
- nhập kho , xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời , chính xác phục vụ cho yêu cầu
quản lý .
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu , kế hoạch
sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất .
- Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho , cung cấp thông tin
phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh .
VI . Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
1.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của nguyên
vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp .Tuỳ vào tình hình thực tế mà có thể lựa chọn một
trong hai phương pháp kế toán tổng hợp:
1.1.Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê thường xuyên
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là
phương pháp ghi chép , phản ánh thường xuyên , liên tục và có hệ thống tình hình nhập ,
xuất kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ
nhập, xuất vật liệu . Với phương pháp hạch toán này , kế toán có thể cung cấp số liệu về
tình hình nhập , xuất , tồn kho của nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào .
1.1.1.Hạch toán ban đầu
Một nguyên tắc bắt buộc của kế toán là chỉ khi nào có đầy đủ bằng chứng chứng minh
nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành , kế toán mới được ghi chép và phản
ánh .Các bằng chứng đó là các loại hoá đơn , chứng từ có thể do doanh nghiệp lập hay bên
ngoài doanh nghiệp lập , là chứng từ bắt buộc hay hướng dẫn nhưng phải đảm bảo tính hợp
lý , hợp lệ . Trong hạch toán nguyên vật liệu , doanh nghiệp cần sử dụng các chứng từ chủ
yếu sau đây :
-Phiếu nhập kho : Phiếu này do bộ phận cung ứng lập (theo mẫu 01-VT) trên cơ sở hoá
đơn , giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm. Đây là loại chứng từ bắt buộc gồm 2
liên (nếu NVL mua ngoài )hoặc 3 liên (nếu NVL do gia công chế biến )
* Liên 1 : giữ lại ở bộ phận cung ứng
* Liên 2 : giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán ghi sổ
* Liên 3(nếu có) : người lập giữ
-Biên bản kiệm nghiệp vật tư (mẫu 05-VT): đối với loại chứng từ này, doanh nghiệp sẽ
tuỳ đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để lập theo kết cấu phù hợp nhất
.Biên bản được lập vào lúc hàng về đến doanh nghiệp trên cơ sở giấy báo nhận hàng ,
doanh nghiệp có trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệm NVL thu mua cả
14
- về số lượng , chất lượng , quy cách , mẫu mã.Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế
ghi vào “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ” gồm 2 bản
* 1 bản giao cho phòng ban cung ứng để làm cơ sở có ghi phiếu lập kho hay không
* 1 bản giao cho kế toán
-Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT): sử dụng khi xuất kho vật tư nhưng chủ yếu là xuất kho
NVL không thường xuyên với số lượng sử dụng ít. Gồm 3 liên , do bộ phận sử dụng hoặc
bộ phận cung ứng lập
*Liên 1:lưu tại nơi lập
*Liên 2:giao thủ kho làm cơ sở ghi thẻ rồi chuyển đến bộ phận ktoán
*Liên 3:giao cho người nhận vật tư để ghi sổ ktoán nơi sử dụng
- Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04-VT):Trong trường hợp vật tư xuất thường
xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập được định mức tiêu hao vật tư cho sản phẩm .
Gồm 2 liên
*Liên 1: giao cho đơn vị lĩnh vật tư
*Liên 2:giao cho thủ kho.Sau mỗi lần xuất kho , thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ
kho.Cuối tháng sau khi đã xuất hết hạn mức , thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh,
kiểm tra , đối chiếu với thẻ kho , ký và chuyển 1 liên cho bộ phận cung ứng , liên còn lại
chuyển lên phòng ktoán
- Thẻ kho:(mẫu 06-VT): do kế toán lập giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày .Thẻ
kho được lập cho từng loại vật tư ở cùng một kho và là căn cứ để kế toán kiểm tra , đối
chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) :do bộ phận cung ứng lập khi
doanh nghiệp xuất kho vật tư cho gia công , chế biến , di chuyển nội bộ sử dụng.
- Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 08-VT) : Vào cuối kỳ , ở mỗi kho phải tiến hành kiểm
kê , đánh giá , xác định số thực tế tồn kho cuối kỳ và lập biên bản kiểm kê vật tư làm cơ sở
đối chiếu với số liệu ghi chép , phát hiện ra các trường hợp thừa , thiếu vật tư để có biện
pháp sử lý kịp thời . Biên bản này cần lập thành 2 bản
* 1 bản giao cho phòng kế toán
* 1 bản giao cho thủ kho
- Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ(mẫu 07-VT): trường hợp tại bộ phận sử dụng tiếp mà
không nhập lại kho, bộ phận đó phải lập “ Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ ” từ đó xác định số
NVL đã tính vào chi phí kỳ này được chuyển sang kỳ sau , phiếu gồm 2 bản
* 1 bản giao cho phòng cung ứng
* 1 bản giao cho phòng kế toán
15
- Ngoài ra , để hạch toán NVL kế toán của doanh nghiệp còn căn cứ vào 1 số chứng từ
khác : “ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” , “ Hoá đơn GTGT ” ... Các chứng từ phản ánh
thanh toán : “ Phiếu chi ” , “Giấy báo nợ ” ...
1.1.2.Tài khoản sử dụng
Các tài khoản kế toán sử dụng gồm :
TK 152 “ Nguyên vật liệu ”: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng , giảm NVL của
doanh nghiệp theo giá thực thực tế
TK 152 có nội dung và kết cấu như sau:
Bên nợ
Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ
Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê
Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ (trường hợp doanh
nghiệp hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
Bên có
Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ
Khoản giảm giá ,triết khấu thương mại nguyên vật liệu mua vào , trị giá NVL
mua trả lại bên bán
Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê
Kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (áp dụng cho doanh nghiệp hạch
toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
Dư nợ
Trị giá thực tế NVL tồn kho
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà TK 152 có thể mở thêm các
tài khảon cấp 2, 3 để kế toán chi tiết cho từng nhóm , thứ vật liệu
TK 152 – “ Nguyên vật liệu ”
TK 1521 – Nguyên vật liệu chính
TK 1522 – Nguyên vật liệu phụ
TK 1523 – Nhiên liệu
TK 1524 – Phụ tùng thay thế
TK 1525 – Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
TK 1526 – Vật liệu khác
Ngoài ra còn có vài tài khoản
16
- TK 151 “ Hàng mua đang đi đường”: phản ánh giá trị vật liệu mà doanh nghiệp
đã mua chấp nhận mua nhưng chư về nhập kho
TK 331 “ Phải trả người bán ”: phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp
với đối tượng khác về khoản vật liệu , hàng hoá , dịch vụ theo hợp đồng đã ký.
TK 621 “ Chi phí NVL trực tiếp ”: theo dõi giá trị NVL trực tiếp sử dụng cho
sản xuất , công việc . Trị giá NVL không dùng hết nhập kho, trị giá phế liệu thu
hồi.
Và một số tìa khoản khác có liên quan như : TK 111 , TK 112 , TK 141 , TK
627 , TK 642 , TK 133...
1.1.3. Phương pháp kế toán
1.1.3.1. Tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Kế toán các trường hợp tăng nguyên vật liệu
Tăng do mua ngoài nhập kho
Nợ TK 152: Giá thực tế trên hoá đơn (không gồm VAT)
Nợ TK 1331: VAT đầu vào
Có TK 331, 111, 141... : Tổng giá thanh toán
Tăng do nhập kho hàng mua đang đi đường kỳ trước
Nợ TK 152: Trị giá thực tế
Có TK 151
Tăng do nhận cấp phát , tặng thưởng , góp vốn liên doanh
Nợ TK 152: Giá đánh giá
Có TK 411
Tăng do nhận lại vốn liên doanh
Nợ TK 152 : Trị giá vốn góp
Có TK 128, 222
Các trường hợp khác
Nợ TK 152: Trị giá thực tế nhập kho
Có TK 336, 338, 711, 412, 154...
Kế toán các trường hợp giảm nguyên vật liệu
Trường hợp xuất để chế tạo sản phẩm
Nợ TK 621: Trị giá thực tế xuất kho
Có TK 152
Trường hợp xuất kho NVL dùng chung cho phân xưởng , bán hàng, quản lý
hay cho xây dựng cơ bản
17
- Nợ TK 627, 641, 642, 627
Có TK 152
Xuất góp vốn liên doanh
Nợ TK 128, 222
Có TK 152
Xuất gia công , chế biến
Nợ TK 154
Có TK 152
Đánh giá giảm nguyên vật liệu
Nợ TK 412: phần chênh lệch giảm do đánh giá lại
Có TK 152
1.1.3. Tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Trình tực kế toán tương tự như trên chỉ khác phần thuế GTGT đầu vào được tính vào
giá thực tế nhập kho thể hiện ở sơ đồ hạch toán sau:
18
- TK111,112,331 TK152 TK621
Nhập kho NVL mua ngoài Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất
(Giá thanh toán có VAT) Chế tạo sản phẩm
TK3333 TK627,641,642,241
Thuế nhập khẩu tính vào trị giá Xuất dùng cho quản lý PX, phục vụ
Vật liệu nhập kho sản xuất, bán hàng, QLDN, XDCB
TK154 TK632,157
Nhập kho NVL gia công chế biến Xuất NVL gửi bán
Phế liệu thu hồi Thiếu sau kiểm kê
TK411 TK154
Nhận góp vốn liên doanh Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công
bằng NVL chế biến
TK128,122 TK128,222,228
Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất góp vốn liên doanh
bằng NVL
TK336 TK1381,412
NVL di chuyển nội bộ Phát hiện thiếu chờ xử lý, chênh lệch
Tại đơn vị nhận giảm do đánh giá lại
TK412,711,3381 TK331,111
Chênh lệch tăng do đánh giá Giảm giá, trả lại NVL
lại NVL thừa sau kiểm kê
Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
(Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)
1.2 .Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp theo dõi
phản ánh không thương xuyên , liên tục tình hình nhập , xuất NVL trên các tài khoản
tương ứng . Giá trị của NVL mua vào nhập kho , xuất kho trong kỳ được theo dõi , phản
ánh ở tài khoản 611 “ Mua hàng”. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù
tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại
hàng hoá , vật tư khác nhau, giá trị thấp , thường xuyên xuất dùng , xuất bán .
19
- 1.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng
* TK 611 “ Mua hàng” :tài khoản này sử dụng để phản ánh giá trị thực tế của số vật
tư , hàng hoá mua vào trong kỳ . Nó chỉ được áp dụng trong doanh nghiệp hạch toán hàng
tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Nội dung, kết cấu của TK 611
Bên nợ
* Kết chuyển trị giá thực tế của vật tư hàng hoá tông kho
* Trị giá thực tế của vật tư , hàng hoá mua vào trong kỳ
* Trị giá thực tế vật tư , hàng hoá nhập vào trong kỳ (do các nguồn khác như hàng
bán bị trả lại )
Bên có
* Trị giá thực tế vật tư , hàng hoá tồn kho cuối kỳ theo kết quả kiểm kê
*Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất bán , xuất dùng trong kỳ
*Trị giá vật tư, hàng hoá gửi bán chư xác định là tiêu thụ trong kỳ
*Trị giá vật tư , hàng hoá trả lại người bán hoặc số tiền được bên bán giảm giá
TK 611 có 2 tài khoản cấp
-TK 6111 “ Mua nguyên vật liệu”
-TK 6112 “ Mua hàng hoá”
Tại các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ ,
TK 151, TK 152 không sử dụng để theo dõi phương pháp tình hình nhập , xuất trong
kỳ chỉ sử dụng để kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn kho và đang đi đường lúc đầu
kỳ và cuối kỳ.
1.2.2. Phương pháp kế toán
Trình tự kế toán được biểu diễn bằng sơ đồ sau(áp dụng cho cả doanh nghiệp tính
thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp tính thuế GTGT theo
phương pháp trực tiếp )
TK151,152 TK611 TK152
Kết chuyển trị gia NVL tồn Kết chuyển trị giá NVL
đang đi đường đầu kỳ Tồn kho cuối kỳ
TK111,112,331 TK151
Nhập kho NVLmua ngoài Kết chuyển trị giá NVL
(nộp VAT theo phương pháp trực tiếp) đang đi đường cuối kỳ
Nộp kho NVL mua ngoài TK111,112,331
(Nộp VAT theo phương pháp khấu trừ) Giảm giá hàng mua bị trả lại
TK1331
VAT đầu vào 20
TK621,627,641,642
nguon tai.lieu . vn