Đề tài: Quản lý văn bản Trường CĐSP Trung ương

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong chương trình đào tạo của Khoa Quản lý ­ Văn thư có nhiều học phần cần sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi và đến” như: Nghiệp vụ văn thư; Quản lý văn bản và sử dụng con dấu; Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, Công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp, Công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan Đảng. Từ trước đến nay, khi dạy các học trên vì không có phần mềm “Quản lý văn bản đi và đến” nên giảng viên chỉ hướng đến việc giúp SV lĩnh hội cách quản lý bằng sổ hoặc mô tả hình ảnh giao diện về “Quản lý văn bản đi và đến” trên máy tính. Do đó, khi đi thực tập thậm chí sau khi tốt nghiệp SV chưa biết cách quản lý văn bản đi, đến trên máy vi tính. Điều đó làm cho mức độ đáp ứng yêu cầu của xã hội của SV thấp nên cơ hội về việc làm của SV còn hạn chế. Để giúp SV có kỹ năng giải quyết văn bản trên máy tính, tăng cơ hội về việc làm cho họ đồng thời góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường cần có phần mềm trên để phục vụ hoạt động dạy và học các học phần trên của SV. Bên cạnh đó, công tác quản lý văn bản của trường đang thực hiện bằng sổ nên có nhiều bất cập xảy ra, do đó cũng cần phải có phần mềm này để quản lý các văn bản đi và đến của trường. Hiện nay, rất nhiều các doanh nghiệp đã và đang sử dụng các sản phẩm phần mềm của nhiều công ty phần mềm khác nhau, mỗi phần mềm mang đặc thù riêng của từng cơ quan, nó đáp ứng tốt ở cơ quan này nhưng lại không tốt ở cơ quan khác, hơn nữa giá thành sản phẩm phần mềm rất cao và chi phí bảo trì tốn kém. Phần mềm "Quản lý văn bản đi, đến" được thiết kế theo nhu cầu sử dụng của từng môn học cũng như yêu cầu sử dụng của người trực tiếp quản lý văn bản, đặc biệt là vấn đề chèn số văn bản đi đã được giải quyết trong khi đó các phần mềm khác không đáp ứng chức năng 2 này. Việc cài đặt cũng như bảo trì phần mềm sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn.Vì thế việc tạo ra phần mềm đáp ứng công tác giảng dạy cũng như công tác quản lý văn bản của Nhà trường là rất cần thiết. 2. Mục đích nghiên cứu ­ Phục vụ công tác giảng dạy: Phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” phục vụ hoạt động giảng dạy các học phần có liên quan như: Nghiệp vụ văn thư, Quản lý văn bản và con dấu, Tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ , Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng. ­ Phục vụ công tác văn thư lưu trữ của nhà trường: Phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” nhằm tin học hóa công tác văn thư lưu trữ của Nhà trường, giúp cho việc quản lý văn bản, phân phối văn bản cũng như công tác lưu trữ được an toàn, nhanh chóng và hiệu quả. 3. Đối tượng nghiên cứu ­ Văn bản đi và văn bản đến 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4.1. Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác thiết kế phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”. 4.2. Thiết kế và xây dựng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”. 4.3. Đề xuất hướng phát triển mới của đề tài. 5. Cách tiếp cận, phương pháp, phạm vi nghiên cứu 5.1. Cách tiếp cận Tiếp cận các phần mềm mà các doanh nghiệp cũng như cơ quan khác đang sử dụng đồng thời kết hợp khảo sát quy trình quản lý văn bản của Trường CĐSPTW, nhu cầu sử dụng trong các học phần có liên quan để tiến hành triển khai phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm phù hợp với đặc thù của Trường CĐSPTW và của Khoa Quản lý – Văn thư. 3 5.2. Phương pháp nghiên cứu Chúng tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu lý luận để xây dựng cơ sở lý luận của đề tài. Bên cạnh đó, chúng tôi còn sử dụng phương pháp nghiên cứu thực tiễn để xây dựng cơ sở thực tiễn của đề tài như: Trong công tác giảng dạy các học phần có liên quan tới quản lý văn bản, nhóm nghiên cứu cho ra những chức năng đáp ứng nhu cầu và sát nhất để sinh viên dễ tiếp thu, đồng thời phân tích và thiết kế hệ thống thông qua việc khảo sát, tìm hiểu nghiệp vụ của công tác văn thư và thực nghiệm tại phòng văn thư của Nhà trường. 5.3. Phạm vi nghiên cứu Qua tình hình thực tế các học phần: Nghiệp vụ văn thư; Quản lý văn bản và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, chúng tôi tạo ra phần mềm để đáp ứng các yêu cầu đã đặt ra. Địa bàn nghiên cứu và thực nghiệm: Trường CĐSP Trung ương. 6. Tính mới của đề tài ­ Tất cả các nghiệp vụ cơ bản trong quản lý văn bản đã được đưa lên phần mềm giúp người sử dụng quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian. ­ Giúp sinh viên Khoa Quản lý – Văn thư nắm được các quy trình quản lý văn bản một cách trực quan nhất. 4 QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Từ 1/1­1/3/2015: Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài Từ 2/3 đến 1/6/2015 Thiết kế phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”. Từ 2/7/2015 ­1/8/2015 Thực nghiệm lần 1 tại phòng văn thư của Trường. Từ 2/8/2015­15/10/2015 Điều chỉnh phần mềm sau thực nghiệm lần 1 và thực nghiệm lần 2: Trong quá trình giảng dạy một số học phần có liên quan đến công tác quản lý văn bản Tháng 11/2015 Hoàn thiện phần mềm và báo cáo tổng kết đề tài Tháng 12/2015 Nghiệm thu đề tài 5 ... - tailieumienphi.vn