Xem mẫu
- ----------
Đề Tài: Hoạt động công chứng của nhân dân
địa phương, thực trạng và giải pháp
- LỜI NÓI ĐẦU
Chí Linh là huyện miền núi nằm ở phía Bắc của tỉnh Hải Dương, có dân
số 15 vạn người, là mảnh đất địa linh nhân kiệt có nhiều di tích lịch sử được xếp
hạng Quốc gia. Với diện tích rộng 300 km2 , có vị trí đặc biệt nằm giữa vùng
tam giác kinh tế Hà Nội – Hải Phòng – Quảng Ninh, là cửa ngõ của vùng rừng
núi Đông Bắc Bộ và vùng Đồng bằng Sông Hồng, với 3/4 diện tích là núi rừng.
Có hệ thống giao thông đường bộ và đường sắt huyết mạch như quốc lộ 18 kéo
dài từ đông sang tây nối Hà Nội tới Quảng Ninh, đường 183 nối liền trung tâm
huyện tới thành phố Hải Dương- tâm điểm của 3 thành phố Hà Nội, Hạ Long và
Hải Dương. Là vùng đất có nhiều nguồn tài nguyên quý giá phục vụ tốt cho
phát triển ngành công nghiệp, khu vực có nền kinh tế phát triển toàn diện, đây là
khu công nghiệp trọng điểm của địa phương và của cả Quốc gia với rất nhiều
nhà máy, xí nghiệp đóng trên địa bàn. Dân số đông, nhiều thuận lợi về mặt tiềm
năng kinh tế, nhiều nhà máy, xí nghiệp, ngoài ra trên địa bàn huyện Chí Linh
còn có rất nhiều trường học, trường dậy nghề thu hút rất nhiều người ở nơi khác
đến kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, xã hội. Cùng với sự phát
triển mạnh của nền kinh tế, xã hội nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân
dân ở địa phương cũng tăng lên, đặc biệt là trong những năm gần đây nhu cầu
công chứng, chứng thực của nhân dân ngày càng tăng rõ rệt.
Trước năm 2001 tỉnh Hải Dương chỉ có một Phòng Công Chứng nằm ở
Thành Phố Hải Dương, nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân chủ yếu
được thực hiện bởi hệ thống các Phòng Tư Pháp cấp huyện. Do những quy định
về thẩm quyền chứng thực của các Phòng Tư Pháp còn nhiều hạn hẹp dẫn đến
không đáp ứng được nhu cầu công chứng của nhân dân trên địa bàn, Phòng Tư
Pháp chủ yếu thực hiện chức năng chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng
- chỉ còn công chứng các loại hợp đồng, giao dịch khác hầu như không thực
hiện. Đối với địa phương có nền kinh tế phát triển với nhiều trường trạm, nhà
máy, xí nghiệp đóng trên địa bàn như huyện Chí Linh thì Phòng Tư Pháp cấp
huyện không đáp ứng được yêu cầu, đòi hỏi phải có Phòng Công Chứng hoạt
động chuyên nghiệp. Đáp ứng nhu cầu đó thì Phòng Công Chứng số 2 được
thành lập và hoạt động tại Thị Trấn Sao Đỏ Huyện Chí Linh với 1 Trưởng
phòng, 1 Phó phòng đồng thời là Công Chứng Viên, 1 Công Chứng Viên, 1 Kế
toán và 5 cán bộ chuyên viên giúp việc.
Ngay từ khi đi vào hoạt động, Phòng Công Chứng số 2 đã khẳng định
được vị trí, vai trò của mình, không chỉ đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân
dân địa phương mà còn phục vụ cả các huyện, các tỉnh lân cận. Với đà phát
triển ngày càng cao về các mặt kinh tế, chính trị, xã hội Phòng Công Chứng số 2
Tỉnh Hải Dương đã, đang và sẽ hoạt động ngày càng có hiệu quả. Tuy nhiên bên
cạnh đó thì Phòng Công Chứng số 2 còn gặp rất nhiều bất cập cần phải khắc
phục để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu công chứng của nhân dân.
Xuất phát từ vị trí, vai trò của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương nên vấn
đề “Hoạt động công chứng của nhân dân địa phương, thực trạng và giải
pháp” là một vấn đáng quan tâm, vì vậy với cương vị là một sinh viên về thực
tập tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương em xin nghiên cứu, viết đề tài
này.
- NỘI DUNG
A. THỰC TRẠNG CÔNG CHỨNG CỦA NHÂN DÂN TRONG SINH
HOẠT CỘNG ĐỒNG TẠI PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 2 TỈNH HẢI
DƯƠNG:
I. CÔNG CHỨNG BẢN SAO GIẤY TỜ:
Quy trình công chứng bản sao tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương:
Người yêu cầu Nhân viên
công chứng khác trong
Công chứng
viên
Quy trình công chứng bản sao được thực hiện: Người yêu cầu công
chứng đưa bản gốc văn bản yêu cầu và bản sao cần công chứng vào cho Công
chứng viên, Công chứng viên trực tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, nghiên
cứu và xem xét, nếu đủ điều kiện công chứng thì tiến hành ký. Sau đó Công
chứng viên chuyển cả bản gốc và bản sao giấy tờ đã ký sang cho các cán bộ
chức năng vào sổ, đóng dấu, viết biên lai thu tiền và trả văn bản.
Công chứng bản sao là một chức năng phụ trong trong hoạt động công chứng
tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương, thế nhưng nó lại trở thành hoạt động
chính và chủ yếu tại Phòng Công Chứng ở đây, hoạt động công chứng này chiếm
- khoảng gần 90% lượng công việc cũng như là nguồn thu lệ phí công chứng của
Phòng Công Chứng số 2, thể hiện cụ thể như sau:
- Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 3.233 trường
hợp trong tổng số 3.268 lượng việc công chứng của phòng.
- Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 9.041 trường
hợp trong tổng số 9.290 lượng việc công chứng của phòng.
- Năm 2003: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 28.000 trường
hợp trong tổng số 28.574 lượng việc công chứng của phòng.
- Năm 2004: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 33.000 trường
hợp trong tổng số 3.268 lượng việc công chứng của phòng.
- Quý I năm 2005: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 3.233
trường hợp trong tổng số 3.268 lượng việc công chứng của phòng.
Do việc công chứng bản sao giấy tờ chiếm phần lớn công việc của Phòng
Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương, nên xác định được điều đó Phòng Công
Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương luôn luôn tập trung, chú trọng cải tiến lề lối làm
việc, rút kinh nghiệm từ chính các buổi làm việc hàng ngày, nâng cao công tác
tiếp dân, trao đổi thông tin hai chiều giữa cán bộ công chứng và người yêu cầu
công chứng, từ đó rút ra kinh nghiệm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu công chứng
của nhân dân, đảm bảo tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác, gián tiếp
khuyến khích nhu cầu công chứng của nhân dân.
Thực tế công chứng bản sao giấy tờ, Công chứng viên đã phát hiện được rất
nhiều sai sót từ bản gốc các giấy tờ được đem đến để yêu cầu công chứng. Các
sai sót đó có thể là còn thiếu, chưa đầy đủ, sai về hình thức, nội dung, sai do cơ
quan có thẩm quyền cấp sai, xử lý sai hay cũng có nhiều trường hợp người yêu
cầu công chứng cố tình làm sai nhằm phục vụ cho lợi ích cá nhân của mình.
- Trước những sai sót, vi phạm đó Công chứng viên xem xét: Nếu điểm sai nào
có thể khắc phục được thì trực tiếp yêu cầu người yêu cầu công chứng khắc
phục ngay hoặc hướng dẫn họ khắc phục theo trình tự, thủ tục luật định, chẳng
hạn như: Sổ hộ khẩu khi người dân đem đến yêu cầu công chứng thường gặp
phải trường hợp có một khẩu hoặc một số khẩu bị sửa chữa mà không có phần
đính chính ở phần sau về việc sửa chữa của cơ quan có thẩm quyền cụ thể là Uỷ
ban Nhân dân cấp xã, thị trấn, gặp trường hợp như vậy thì Công chứng viên
hướng dẫn, giải thích cho người yêu cầu công chứng về Uỷ ban Nhân dân xã,
thị trấn nơi cấp hộ khẩu xin cấp lại hoặc xin xác nhận; Trường hợp người yêu
cầu công chứng mang văn bằng, chứng chỉ đến công chứng, nhưng giữa các loại
văn bằng đó lại không khớp nhau có thể là ngày, tháng, năm sinh, có thể là họ
tên,... gặp trường hợp như vậy Công chứng viên từ chối công chứng, hướng dẫn
họ cách hợp pháp hoá văn bằng, chứng chỉ (yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp
lại hoặc cải chính...) Công chứng viên chỉ công chứng khi các giấy tờ đó đã hợp
pháp, hợp lý. Đối với loại văn bằng, chứng chỉ, đây là loại giấy tờ Phòng Công
Chứng số 2 thực hiện công chứng tương đối nhiều vì xuất phát từ vị trí có nhiều
trường trạm đóng trên địa bàn (trường Cao đẳng Công nghiệp Cơ Điện, trường
Công nhân Cơ giới 17, trường Ôtô số 1, Trường Quân chính Quân khu 3 và
nhiều trường trung học khác), khi thực hiện hành vi công chứng, các Công
chứng viên phát hiện được rất nhiều sai sót, lỗi sai sót phần lớn do người yêu
cầu công chứng tạo lên như tẩy xoá, thay tên, đổi họ hoặc có nhiều trường hợp
không học, không có bằng nhưng mượn bằng của người khác rồi tẩy xoá bằng
hoá chất sau đó điền tên tuổi của mình vào. Đối với những trường hợp này khi
công chứng phát hiện ra thì Công chứng viên trực tiếp xử lý, tạm thu giữ tất cả
các văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ giả mạo, ghi vấn là giả mạo bằng một biên bản
tạm thu hẹn ngày đến trả lời. Sau khi tạm thu cử người đi xác minh tại các cơ
quan chức năng hoặc yêu cầu các cơ quan xác minh, giám định. Khi nguời yêu
- cầu công chứng đến đúng theo giấy hẹn thì, Công chứng viên tiến hành giải
thích sau đó tiếp tục công chứng nếu văn bản đó là đúng, thu giữ nếu giấy tờ đó
là giả mạo, tẩy xoá, sai... gửi cơ quan chức năng giải quyết, xử lý.
II. CÔNG CHỨNG BẢN DỊCH:
Sơ đồ quy trình công chứng bản dịch tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải
Dương:
Người yêu cầu Cán bộ phụ trách Cộng tác viên
công chứng dịch thuật dịch thuật
Công chứng
viên
Quy trình công chứng bản sao được thực hiện: Người yêu cầu công
chứng nộp văn bản yêu cầu dịch thuật, công chứng tại bàn Công chứng viên,
Công chứng viên xem xét, nếu thấy đủ điều kiện công chứng thì chuyển cho cán
bộ phụ trách dịch thuật, sau đó rồi cán bộ phụ trách dịch thuật gửi cho cộng tác
viên dịch thuật, sau khi dịch xong Cộng tác viên dịch thuật phải ký xác nhận
bản dịch trước mặt Công chứng viên, Công chứng viên ký xác nhận chữ ký của
cộng tác viên, sau đó chuyển văn bản sang cho cán bộ phụ trách dịch thuật làm
các thủ tục cần thiết khác như đóng dấu, ghi biên lai,... hoàn thiện bản dịch trả
cho người yêu cầu dịch thuật công chứng.
Nhu cầu công chứng bản dịch của nhân dân huyện Chí Lihh đã ngày càng
gia tăng. Năm đầu khi mới thành lập thì đông đảo quần chúng nhân dân hiểu
- còn hạn chế về chức năng của Phòng Công Chứng, họ chỉ hiểu đơn thuần Phòng
Công Chứng thay Phòng Tư Pháp thực hiện công chứng, chứng thực bản sao
giấy tờ, nhưng do sự phát triển của mạng lưới thông tin liên lạc, tuyên truyền,
phổ biến Pháp luật cùng với nền kinh tế, xã hội phát triển ngày càng cao nên
nhu cầu công chứng các loại hợp đồng ngày càng tăng lên, người dân khi có nhu
cầu thì họ đã tự tìm hiểu và đến với Phòng Công Chứng để công chứng. Nhờ
vậy mà kết quả công chứng bản dịch trong những năm qua đã gia tăng đáng kể:
- Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đã công chứng
được 29 bản dịch giấy tờ trong tổng số3.268 số lượng việc công chứng của
phòng.
- Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đã công chứng
được 182 bản dịch giấy tờ trong tổng số 9.290 số lượng việc công chứng của
phòng.
- Năm 2003: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đã công chứng
được 455 bản dịch giấy tờ trong tổng số 28.574 số lượng việc công chứng của
phòng.
- Năm 2004: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đã công chứng
được 470 bản dịch giấy tờ trong tổng số 33.784 số lượng việc công chứng của
phòng.
- Quý I năm 2005: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đã công
chứng được 105 bản dịch giấy tờ trong tổng số 6.794 số lượng việc công chứng
của phòng.
Với tinh thần tích cực của cán bộ, nhân viên Phòng Công Chứng số 2
Tỉnh Hải Dương cùng toàn thể các Cộng tác viên dịch thuật nên số lượng cũng
như chất lượng của các bản dịch đã ngày càng được nâng cao, các bản dịch hầu
- hết đều được trả trong ngày hôm sau, chỉ có một số trường hợp do số lượng dịch
nhiều thì thời gian trả có thể từ 3 đến 7 ngày.
Để đáp ưng được ngày càng tốt nhu cầu phát triển của nhân dân thì Phòng
Công Chứng số 2 đã không ngừng ký hợp động dịch thuật với các Cộng tác viên
dịch thuật, các Cộng tác viên đều là người có trình độ ngoại ngữ chuyên nghành
đại học.
Với mạng lưới Cộng tác viên đông đảo, nhu cầu dịch thuật và công chứng
bản dịch được tiến hành nhanh, gọn, đảm bảo được tính chính xác, kịp thời, các
văn bản dịch thuật đều được trả cho người yêu cầu công chứng chậm nhất trong
một tuần.
Trong thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì hoạt động giao lưu, hợp
tác, học tập, công tác, lao động ở nước ta cũng như nhân dân nước ngoài đến
học tập, công tác, giao lưu, lao động ở nước ta ngày càng nhiều kéo theo nhu
cầu về công chứng bản dịch ngày càng cao.
Như Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương thì ngay sau khi hoạt động
đơn vị đã củng cố được một mạng lưới Cộng tác viên dịch thuật của hầu hết các
thứ tiếng thông dụng như tiếng Anh, Đức, Trung Quốc...... các Cộng tác viên
của đơn vị đều là những cử nhân tốt nghiệp đại học có trình độ chuyên môn lâu
năm và đã được thi, tuyển chọn, xét duyệt và chấp nhận nên các bản dịch đều
đảm bảo tính chính xác cao.
Trong quá trình hợp tác cùng Cộng tác viên thì đơn vị đã tiến hành công
nhận Cộng tác viên dịch thuật cho nhiều người, tạo cơ sở pháp lý cần thiết để
hoạt động dịch thuật đi vào nề nếp, đặc biệt là việc Phòng Công Chứng đã
không ngừng cộng tác thêm Cộng tác viên dịch thuật về các thứ tiếng khác mà
hiện chưa có theo nhu cầu của nhân dân.
- III. CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH:
Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch tại phòng công chứng số 2
Tỉnh Hải Dương:
Người yêu Cán bộ tiếp Trưởng
cầu công nhận hồ sơ phòng
chứng
Công
chứng viên
Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch được thực hiện: Người yêu cầu
công chứng trực tiếp nộp hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận, hồ sơ được chuyển tiếp
cho trưởng phòng xem xét sau đó trưởng phòng chuyển hồ sơ cho Công chứng
viên thực hiện. Đúng ngày ghi trong giấy hẹn, người yêu cầu công chứng đến
trực tiếp ký hợp đồng với Công chứng viên, sau đó hồ sơ chuyển cho cán bộ
tiếp nhận hồ sơ làm các thủ tục như đóng dấu, vào sổ, hoàn tất rồi chuyển trả
cho người yêu cầu công chứng.
Do Chí Linh là một vùng đất có nhiều tiềm năng,triển vọng, cũng như tốc
độ phát triển ngày càng lớn mạnh của nền kinh tế, nơi đây đã kéo theo nhu cầu
công chứng hợp đồng và các giao dịch khác ngày càng gia tăng tại Phòng Công
Chứng số 2: Chỉ trong mấy năm mà hoạt động công chứng hợp đồng và các
giao dịch khác đã gia tăng đáng kể :
Số lượng việc công chứng
(hợp đồng, giao dịch)
ST
Việc công chứng Quý I
T Năm Năm Năm Năm
năm
2001 2002 2003 2004
2005
1 Công chứng hợp dồng thế chấp 01 10 45 75 46
- 2 Công chứng hợp đồng bảo lãnh 02 27 21 16 02
3 Công chứng hợp đồng cầm cố 01 02 12 02 0
4 Công chứng hợp đồng thuê nhà 0 0 01 0 0
5 Công chứng hợp đồng mua bán 0 0 0 124 19
6 Công chứng hợp đồng tặng cho 0 01 0 21 14
7 Công chứng di chúc 0 0 01 04 01
8 Công chứng chữ ký 01 12 17 41 05
9 Công chứng hợp đồng uỷ quyền 0 09 04 09 0
10 Công chứng giấy uỷ quyền 0 09 09 04 0
11 Công chứng văn bản khai nhận di 0 02 01 02 01
12 Công chứng từ chối nhận di sản 0 03 01 0 0
Bảng số liệu công chứng các hợp đồng, giao dịch khác trong các năm từ 2001
đến năm 2004.
Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy hoạt động công chứng hợp đồng và các
tài liệu giao dịch khác ngày càng gia tăng và ngày càng được quan tâm, trú
trọng, đặc biệt là Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được những hợp đồng
vay vốn với những thủ tục thông thoáng, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý
cũng như mức độ thu hồi vốn cao nên trong thời gian ngắn phần lớn các hợp
đồng đã được các Ngân hàng yêu cầu Phòng Công Chứng số 2 chứng nhận.
Tại đây Phòng Công Chứng số 2 luôn luôn cải cách thủ tục hành chính
trong công chứng hợp đồng. Theo quy định của Nghị định 75/NĐ- CP thì các
loại hợp đồng này được thực hiện trong thời gian từ 3 đến 7 ngày, nhưng phần
lớn các hợp đồng đều được giải quyết ngay trong ngày và có khi chỉ trong một
tiếng đồng hồ (hợp đồng thế chấp vay vốn ít mà người yêu cầu công chứng đã
chuẩn bị tốt, đầy đủ các thủ tục giấy tờ).
Trong quá trình công chứng hợp đồng, giao dịch khác thì cán bộ nhân
viên Phòng Công Chứng số 2 làm việc rất nhiệt tình, có tâm huyết và trách
nhiệm cao, đã hướng dẫn người yêu cầu công chứng rất chu đáo, không để họ
- có phàn nàn gì, đôi khi Công chứng viên còn đến tận nhà làm thủ tục cho người
yêu cầu công chứng (như có nhiều trường hợp người yêu câu công chứng muốn
công chứng di chúc nhưng do điều kiện về sức khoẻ họ không ra công chứng
được tại trụ sở làm việc của Phòng Công Chứng nên cơ quan đã cử Công chứng
viên đến tận nhà người yêu cầu công chứng làm thủ tục công chứng cho họ hay
có trường hợp hai vợ chồng thống nhất lấy quyền sử dụng đất của hai vợ chồng
để thế chấp vay vốn ngân hàng nhưng có một bên vợ, chồng bị ốm không thể
cùng ra công chứng hợp đồng thế chấp được thì Phòng Công Chứng số 2 cũng
đã cử người đến tận nhà hoàn thiện thủ tục).
Tuy nhiên bên cạnh đó thì hoạt động công chứng hợp đồng và các giao
dịch khác tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương vẫn còn nhiều hạn chế,
mặc dù hoạt động này là hoạt động chức năng chủ yếu của Phòng Công Chứng
số 2 thế nhưng nó lại chiếm một số lượng cũng như thời gian rất ít, tại đây chức
năng, nhiệm vụ chính của phòng chưa được phát huy.
B. NHỮNG BẤT CẬP TẠI PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 2 TỈNH HẢI DƯƠNG
Hoạt động công chứng ở nước ta cũng như hoạt động công chứng tại
Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương trong những năm qua tuy có những
ưu việt là có hệ thống tổ chức được quản lý chặt chẽ, đảm bảo được các yêu cầu
về tiêu chuẩn trình độ chuyên môn của công chứng viên,đáp ứng tốt nhu cầu
công chứng của người yêu cầu công chứng... song bên cạnh đó vẫn bộc lộ nhiều
tồn tại cần khắc phục:
- Như Nghị định 75/NĐ - CP đã quy định rõ hoạt động công chứng bản sao
chỉ là chức năng phụ trong hoạt động công chứng, thế nhưng tại Phòng Công
Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương thì hoạt động công chứng bản sao lại là hoạt động
nổi cộm ở đây dẫn đến tình trạng phòng công chứng luôn ở trong tình trạng quá
tải, làm giảm hiệu quả, hạn chế về thời gian, tâm huyết cho hoạt động chức
- năng, nhiệm vụ chính của phòng công chứng như: việc đầu tư vào công chứng
bản sao giấy tờ đã khiến Phòng Công Chứng số 2 chưa tập trung đúng mức cho
việc tổ chức, triển khai thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch, Công
chứng viên không thể dành thời gian thích đáng và tập trung để nghiên cứu
chuyên sâu về công việc đích thực của công chứng, trao đổi kinh nghiệm, phối
kết hợp với các cơ quan hữu quan để thực hiện tốt việc công chứng đích thực.
- Do Phòng Công Chứng số 2 được đặt trụ sở làm việc tại một huyện miền
núi với 10 dân tộc anh em sinh sống, trình độ nhận thức của người dân ở rất
nhiều cấp bậc khác nhau nên khi đến công chứng mỗi người lại có những tình
trạng tâm lý, suy nghĩ khác nhau: Một số người có quan niệm đến với cơ quan
công chứng là bước vào “cửa quan” bởi vì theo họ đây là một cơ quan chính
quyền, một số người lại quan niệm đây là một cơ quan làm dịch vụ nên mọi yêu
cầu đều sẽ được giải quyết khi nộp một khoản lệ phí nào đó, tuy nhiên lại có
nhiều người sẵn có mặc cảm khi phải đến cơ quan nhà nước họ sẽ phải gặp phải
thái độ cửa quyền, hách dịch thậm chí nhũng nhiễu. Sự đa dạng về tâm sinh lý
của người yêu cầu công chứng cùng với trình độ nhận thức về pháp luật của
người yêu cầu công chứng đã gây khó khăn rất lớn tới hoạt động công chứng
của phòng công chứng, họ luôn sẵn sàng phản ứng gay gắt nếu việc yêu cầu
công chứng của họ bị từ chối bởi tâm lý của họ là khi đến yêu cầu công chứng
thì họ hy vọng là sẽ được giải quyết hay ít ra là được lời phúc đáp chu đáo song
không phải là mọi yêu cầu công chứng đều được giải quyết.
Chính vì những điều đó mà khi bị từ chối công chứng thì họ thường không
hiểu nguyên nhân tại sao, họ không thoải mái chấp nhận sự từ chối, thậm chí
còn thể hiện thái độ không văn minh, lịch sự đối với cán bộ, nhân viên trực tiếp
nghiên cứu gíải quyết yêu cầu của họ. Điều này gây rất nhiều căng thẳng cho
- Công chứng viên cũng như nhân viên cơ quan, làm giảm hiệu qủa giải quyết
công việc.
- Theo quy định tại Nghị định75/2000/NĐ - CP thì đã có sự tách bạch
giữa hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực, tuy nhiên sự tách bạch đó
mới chỉ ở khía cạnh chủ thể thực hiện công chứng, chứng thực có nghĩa là cùng
một việc nếu do phòng công chứng thực hiện thì được gọi là công chứng còn
nếu do Uỷ ban nhân dân huyện hay Uỷ ban nhân dân xã thực hiện thì được gọi
là chứng thực. Đồng thời theo quy định tại điều 21 đến điều 25 Nghị định này
thì có một số loại việc trùng thẩm quyền giữa cấp xã và cấp huyện với phòng
công chứng dẫn đến việc các cơ quan này đùn đẩy giải quyết yêu cầu công
chứng. Qua việc đùn đẩy trách nhiệm này cùng với trình độ nhận thức pháp luật
của nhân dân về công tác công chứng, chứng thực còn nhiều hạn chế nên đôi
khi họ nghĩ chỉ có phòng công chứng mới có thẩm quyền làm một số việc công
chứng.Tổng hợp những lý do trên là một phần nguyên nhân gây ra tình trạng
phòng công chứng quá tải trong khi đó thì công tác chứng thực tại Uỷ ban nhân
dân tạm thời bị “lãng quên”.
- Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ công chứng thì Phòng Công Chứng
số 2 Tỉnh Hải Dương thường có mối quan hệ công tác với rất nhiều cơ quan
như: Hỏi các giấy tờ liên quan đến nhà, đất thì phải liên hệ với cơ quan địa
chính nhà, đất; hỏi về văn bằng, chứng chỉ thì phải liên hệ với các cơ quan về
giáo dục và đào tạo; hỏi về giấy tờ xuất, nhập cảnh thì phải liên hệ với cơ quan
ngoại giao; hỏi về các giấy tờ liên quan đến tư cách pháp nhân của doanh
nghiệp phải liên hệ với các cơ quan cấp giấy phép đăng ký kinh doanh..... để
xác minh, điều tra tính đứng đắn của văn bản công chứng. Thế nhưng không
phải mọi yêu cầu, kiến nghị nào đều được phúc đáp nhanh chóng, chính xác,
kịp thời mà đôi khi rất chậm thậm chí còn không có trả lời hay trả lời không
- đúng trọng tâm. Những hạn chế này đã gây rất nhiều khó khăn cho công tác
công chứng, không đảm bảo được tính cấp thiết của công việc, không đáp ứng
được nhu cầu của nhân dân gây mất niềm tin của nhân dân cũng như mất uy tín
của phòng công chứng.
- Theo quy định của pháp luật thì: “Công chứng viên biết hoặc phải biết
yêu cầu công chứng hoặc nội dung công chứng trái pháp luật, đạo đức xã hội”.
thế nhưng đâu phải Công chứng viên nào cũng có khả năng nhận biết được
những văn bằng, chứng chỉ là giả mạo hay là thật đặc biệt trong thời đại hội
nhập hiện nay với trình độ kỹ thuật ngày càng tiên tiến, hiện đại, những kỹ thuật
giả mạo tinh vi ngày càng phát triển thì vấn đề này càng trở nên khó khăn đối
với các Công chứng viên, đồng thời trong cuộc sống hiện nay thì với nhu cầu
của xã hội thì con dấu được xuất hiện rất nhiều mà không phải mẫu con dấu nào
Công chứng viên cũng được biết do vậy mà việc nhận biết con dấu trên văn bản
do người yêu cầu công chứng xuất trình là thật hay giả là việc rất khó khăn đối
với mỗi Công chứng viên đặc biệt là đối với những Công chứng viên mới vào
nghề.
- Cùng với sự phát triển của các mối quan hệ hợp tác Quốc tế nên những
văn bằng, chứng chỉ mang đến yêu cầu công chứng bằng tiếng nước ngoài tại
Phòng Công Chứng ngày càng nhiều và đa dạng các thứ tiếng, nhiều thứ tiếng
như vậy gây khó khăn không nhỏ đối với sự nhận biết về nội dung của văn bản
công chứng, hơn thế càng khó nhận biết văn bằng, chứng chỉ đó có hợp pháp
hay không.
- Do mạng lưới Cộng tác viên dịch thuật tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh
Hải Dương vẫn còn hạn hẹp, chỉ phổ biến ở một vài thứ tiếng như tiếng Anh,
Pháp, Trung Quốc, Đức,Séc. Do vậy chưa đáp ứng được nhu cầu dịch thuật đa
dạng của khách hàng, nhiều trường hợp khách đến yêu cầu dịch thuật từ tiếng
- Việt sang tiếng MaLai, Hàn Quốc, Ba Lan... Thì Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh
Hải Dương đều từ chối không đáp ứng được. Điều này đã làm cho công việc
của một số người dân bị nhỡ nhàng, họ không hài lòng với việc từ chối đó, đặc
biệt là đối với trường hợp họ có nhu cầu cần ngay, cần gấp bản dịch.
- Với kinh nghiệm của các Công chứng viên Phòng Công Chứng số 2
Tỉnh Hải Dương thì trong qúa trình tiếp nhận văn bản công chứng thì họ phát
hiện ra rất nhiều văn bằng, chứng chỉ có dấu hiệu giả mạo, sửa chữa, tẩy xoá
tinh vi nên các Công chứng viên đã lập văn bản tạm giữ văn bản để đưa đi giám
định, xác minh... mà việc giám định điều tra xác minh này rất tốn kém về chi
phí đi lại, mất thời gian, gây khó khăn cho Phòng Công Chứng số 2 bởi vì ở đây
lượng công chứng viên,nhân viên trong phòng rất hạn chế nếu họ đi xác minh,
giám định thì lượng công việc của họ ở phòng lại bị ùn lại( đối với những hôm
khách đến yêu cầu công chứng đông), đồng thời khi họ đi xác minh, điều tra
không phải cơ quan, đơn vị nào cũng tạo điều kiện cho họ hoàn thành tốt nhiệm
vụ, nhiều trường hợp muốn xác minh được cũng phải hết mấy lượt đi đi lại lại.
- Việc xác định cơ quan công chứng là cơ quan nhà nước, công chứng
viên là công chức nhà nước đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc xác định tính
khách quan trong hoạt động công chứng, không giải quyết kịp thời các yêu cầu
chứng nhận các quan hệ phát sinh trong đời sống xã hội vì công chứng viên bị
ràng buộc bởi hoạt động hành chính trong công sở nhà nước, sự ùn tắc của
Phòng Công Chứng số 2 hiện nay là một minh chứng cho việc xác định không
đúng nhiệm vụ của cơ quan nhà nước trong việc công chứng, chứng thực (có
ngày Phòng Công Chứng số 2 phải tiếp từ 300 – 500 lượt khách đến công
chứng).
- Nghị định 75/2000/NĐ - CP quy định “ Phòng Công Chứng chứng nhận
các hợp đồng giao dịch”, trong khi đó cũng tại văn bản pháp luật này lại quy
- định “ Công chứng viên là một chức danh tư pháp hoạt động độc lập, chịu trách
nhiệm cá nhân về hành vi công chứng của mình. Thế nhưng Phòng công chứng
không trực tiếp thực hiện các hành vi công chứng, không chịu trách nhiệm về
hành vi công chứng của Công chứng viên, không thể chứng nhận các hợp đồng
giao dịch như đã quy định tại Nghị định 75/2000/NĐ - CP, Công chứng viên là
chủ thể duy nhất có thẩm quyền thực hiện các hành vi công chứng. Việc quy
định nhiều cơ quan, nhiều chức danh khác nhau cùng thực hiện các hành vi
công chứng là một trong những bất cập của ngành công chứng nói chung cũng
như của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương nói riêng, làm ảnh hưởng rất
lớn đến giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
- Hiện nay trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ cấp xã, thị trấn vẫn
còn nhiều hạn chế, yếu kém nên khi làm các thủ tục, giấy tờ cho nhân dân còn
nhiều sai sót, nhầm lẫn, chẳng hạn như việc cấp giấy khai sinh sai mẫu,sai về
thời hạn...; cấp sổ hộ khẩu có sửa chữa, tẩy xoá nhưng không đóng dấu sửa chữa
tẩy xoá hay ghi phần phụ lục đằng sau... những hạn chế này làm cho nhân dân
khi đến công chứng bị Công chứng viên từ chối, khi bị từ chối họ không biết là
tại sao mình lại bị từ chối và khi Công chứng viên giải thích thì họ lại cho rằng
Công chứng viên gây khó dễ, không tạo điều kiện, điều này làm cho Công
chứng viên lại phải giải thích lại và hướng dẫn cách thức, trình tự, thủ tục làm
lại văn bản, giấy tờ cho hợp lệ gây rất mất thời gian đồng thời tại đây lượng
khách đến công chứng rất đông,việc giải thích, hướng dẫn cho nhân dân như
vậy làm cho tâm lý của những người đi công chứng rất khó chịu bởi họ phải chờ
đợi lâu...
C. BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC NHỮNG BẤT CẬP
- Công chứng là một hoạt động gắn liền với yêu cầu phát triển xã hội, công
việc này càng có ý nghĩa trong điều kiện hiện nay vì vậy để đáp ứng ngày càng
tốt nhu cầu của nhân dân thì vấn đề khắc phục các khó khăn, bất cập là vấn đề
cần đựơc quan tâm, coi trọng:
- Vấn đề nổi cộm của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương là nạn
quá tải vậy làm gì để giải quyết được nạn quá tải đó. Vấn đề này đã có rất nhiều
ý kiến, có ý kiến cho rằng nên áp dụng theo mô hình công chứng của Pháp đó là
để cho có sự tồn tại của Phòng Công Chứng tư nhân cùng song song, tồn tại với
Phòng Công Chứng nhà nước, nhà nước giao cho các Công chứng viên lập văn
phòng riêng, được thu lệ phí theo quy định của nhà nước, tự tổ chức và tuyển
dụng nhân viên và trang trải các chi phí hoạt động của văn phòng công chứng
đều do Công chứng viên – người tổ chức Văn phòng công chứng đảm nhiệm.
Các Văn phòng này phải nộp một khoản lệ phí và thù lao thu được vào công
quỹ nhà nước, hoặc nộp thuế theo chế độ hiện hành. Nhà nước không phải bỏ
kinh phí lúc thành lập cũng như kinh phí hoạt động, kinh phí mua sắm trang
thiết bị, dụng cụ văn phòng, không phải trả lương, biên chế sẽ được giảm nhiều
lần,giảm rất nhiều kinh phí cho nhà nước. Tuy nhiên việc áp dụng mô hình này
ở nước ta không phải là đơn giản bởi vì điều kiện của nước ta vẫn còn nhiều khó
khăn, vậy khi áp dụng mô hình công chứng của các nước khác ta không nhất
thiết phải dập khuôn máy móc, mang tính áp đặt mà làm sao cho phù hợp với
điều kiện, khả năng của ta, chẳng hạn như là ở Trung ương có cục quản lý công
chứng thuộc Bộ Tư Pháp; ở địa phương có Phòng quản lý công chứng thuộc Sở
Tư Pháp; ở cấp huyện có các công chứng viên được nhà nước bổ nhiệm nhưng
hành nghề tự do (không phải là công chứng nhà nứơc) hoạt động chuyên trách,
không cần thiết thành lập các Phòng Công Chứng khu vực như hiện nay.
- Nhưng cũng cùng vấn đề này thì lại có ý kiến khác cho rằng: Với điều kiện kinh
tế xã hội của đất nước ta như hiện nay thì việc áp dụng mô hình công chứng của
Pháp hay một số nước khác tương tự là không phù hợp mà họ cho rằng để giải
quyết một phần nguyên nhân gây nạn quá tải trong hoạt động công chứng tại
đây thì nên thành lập thêm nhiều Phòng Công chứng và tăng lượng công chứng
viên.
- Do mạng lưới Cộng tác viên dịch thuật tại Phòng Công Chứng số 2 còn
hạn chế, không đáp ứng đủ nhu cầu của nhân dân địa phương chính vì vậy mà
phải mở rộng thêm mạng lưới Cộng tác viên dịch thuật đặc biệt là việc tăng
cường hệ thống các Cộng tác viên dịch thuật ở gần trụ sở làm việc của Phòng
Công Chứng số 2, tạo điều kiện thuận lợi cho việc người yêu cầu công chứng
bản dịch lấy được văn bản trong thời gian gần nhất, tiết kiệm thời gian cũng như
chi phí đi lại cho Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương.
- Phải phối hợp chặt chẽ với các cơ quan liên quan giải quyết tốt nạn văn
bằng, chứng chỉ giả, cũng như phải phối kết hợp với các cơ quan chức năng
trong quá trình giải quyết công việc về công chứng đặc biệt là phải phối kết hợp
chặt chẽ với Uỷ ban nhân dân, cơ quan thuế, cơ quan địa chính.... trong việc
triển khai và thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động
sản vì việc công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan đến bất động sản là
quy trình rất phức tạp, có liên quan đến nhiều cơ quan, ban ngành.
- Phòng Công Chứng số 2 kể từ ngày thành lập cho đến nay vẫn chưa có trụ
sở riêng mà trụ sở hiện vẫn đang mượn của Uỷ ban nhân dân huyện Chí Linh,
trụ sở làm việc còn nhỏ cũng như các trang thiết bị, cơ sở vật chất còn nhiều
thiếu thốn, cùng với số lượng Công chứng viên ít (3 người) nên ở đây luôn có
tình trạng ùn tắc đặc biệt là trong những ngày thứ 2, thứ 4 và thứ 6. Vì vậy việc
xây dựng một trụ sở làm việc riêng biệt, độc lập cũng như tăng số lượng Công
chứng viên lên tại Phòng Công Chứng số 2 là một việc làm cần thiết và quan
trọng.
- Phải thường xuyên phê bình và tự phê bình về tác phong công việc cũng
như thái độ tiếp dân để tránh sự phàn nàn của nhân dân cũng như giúp nhân dân
hiểu được cách thức, trình tự, thủ tục thực hiện việc công chứng, chứng thực.
- - Công chứng viên phải không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp
vụ trong hoạt động công chứng để tạo điều kiện giải quyết nhanh chóng, kịp
thời công việc đồng thời nâng cao khả năng nhận biết các văn bằng, chứng chỉ
có đủ điều kiện công chứng.
- Tách bạch rõ ràng hoạt động công chứng với hoạt động chứng thực để
Phòng Công Chứng có thời gian tập trung vào hoạt động chức năng chính của
mình.
- Mở rộng mạng lưới thông tin, liên lạc, tuyên truyền, giáo dục kiến thức
pháp luật tới đông đảo quần chúng nhân dân đặc biệt là kiến thức về hoạt động
công chứng.
- Phải có một quy định cụ thể về sự phối kết hợp giữa các cơ quan trong việc
giải quyết việc công chứng.
KẾT LUẬN
Trong điều kiện chuyển sang nền kinh tế thị trường, theo định hướng xã hội
chủ nghĩa, công chứng Việt Nam đang chứng tỏ là một công cụ đắc lực phục vụ
quản lý nhà nước có hiệu qủa góp phần tích cực phòng ngừa tranh chấp, tạo ra sự
an toàn cho các quan hệ pháp lý cho các quan hệ giao dịch trong xã hội. Vì vậy để
đáp ứng được nhu cầu ngày càng tốt hơn nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức
góp phần phục vụ sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước đồng thời tăng cường
sự quản lý của nhà nước đối với hoạt động công chứng thì nhà nước ta đã và đang
mở rộng phạm vi hoạt động của các Phòng Công Chứng trong các tỉnh, thành phố,
huyện. Và cũng với việc để đáp ứng nhu cầu của nhân dân trong tỉnh thì tỉnh Hải
Dương cũng thành lập và đưa vào hoạt động hai Phòng Công Chứng, trong đó đặt
một Phòng tại thị trấn Sao Đỏ, huyện Chí Linh, tỉnh Hải Dương. Kể từ khi thành
nguon tai.lieu . vn