Xem mẫu
- CÔNG CỤ TRA TÌM TLLT
I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu
cầu của công cụ tra tìm TLLT
II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ
yếu trong các lưu trữ
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng,
yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT
1. Khái niệm
2. Ý nghĩa, tác dụng
3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm
TLLT
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- 1.Khái niệm
• Công cụ tra tìm TLLT là
phương tiện tra tìm và thông
tin tài liệu trong các lưu trữ
lịch sử và lưu trữ hiện hành.
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- 2. Ý nghĩa, tác dụng
• Để giới thiệu thành phần, nội dung tài
liệu của các kho lưu trữ
• Chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu
• Là phương tiện để thống kê thành phần,
số lượng tài liệu trong các lưu trữ
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- 3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm
TLLT
• Phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu
lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ.
• Các loại công cụ tra tìm phải được xây
dựng thống nhất về hình thức và nội
dung.
• Đảm bảo việc tra tìm, lựa chọn, tập hợp
tài liệu nhanh chóng theo yêu cầu của
độc giả.
• Kết cấu của các loại công cụ tra tìm tài
liệu phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng.
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu
chủ yếu trong các lưu trữ
1. Mục lục hồ sơ
2. Các bộ thẻ tra tìm
3. Sách hướng dẫn nội dung TL kho
lưu trữ
4. Bản sơ yếu TLLT
5. Cơ sở dữ liệu thông tin nội dung
TLLT
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- 1. Mục lục hồ sơ
a. T¸c dông:
Môc lôc hå s¬ giíi thiÖu
thµnh phÇn, néi dung, chØ dÉn
®Þa chØ cña tµi liÖu.
Thèng kª sè lîng hå s¬
Híng dÉn s¾p xÕp khoa häc HS
Cè ®Þnh ph¬ng ¸n ph©n lo¹i
TL
Nh vËy môc lôc hå s¬ võa lµ
c«ng cô dïng ®Ó tra t×m, võa ®Ó
thèng kª, võa ®Ó qu¶n lÝ tµi
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
liÖu lu tr÷. Vì vậy, nó là CC chủ
- b. C¸c lo¹i môc lôc hå s¬:
Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi
thiÖu toµn bé hå s¬ cña 01
ph«ng lu tr÷
Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi
thiÖu toµn bé hå s¬ cña mét
ph«ng lu tr÷ theo thêi gian.
Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi
thiÖu toµn bé hå s¬ cña mét
ph«ng lu tr÷ theo c¬ cÊu tổ
chức.
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- c. Ph¬ng ph¸p lËp MLHS
§èi víi nh÷ng PLT cã khèi lîng TL Ýt ®
îc chØnh lý 1 lÇn th× lËp 01 MLHS
§èi víi nh÷ng PLT cã khèi lîng TL
nhiÒu, chØnh lý thµnh nhiÒu ®ît, th× mçi
®ît ®îc lËp thµnh 1 MLHS
§èi víi nh÷ng §VHTP cßn ®ang ho¹t ®éng
cã CCTC æn ®Þnh th× lËp MLHS cho tõng
®¬n vÞ tổ chức.
NÕu phßng, kho lu tr÷ nµo cã khèi l
îng TL mà độ mËt t¬ng ®èi lín th× cã thÓ
lËp thµnh MLHS riªng
Trong c¸c PLT nÕu cã các lo¹i h×nh TL
kh¸c nhau => mçi lo¹i h×nh ®îc lËp thµnh
MLHS riªng
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- * Lu ý
Trong trêng hîp 1 ph«ng LT ®∙ ®îc
lËp MLHS råi, nhng sau ®ã có 1 sè
HS,TL cÇn bæ sung th× sÏ xö lý nh
sau:
+ NÕu TL víi sè lîng Ýt th× cã
thÓ bæ sung ®»ng sau môc lôc ®∙
lËp vµ ghi chó thªm ở phần “Chứng từ
kết thúc của ML”
+ Nếu sè lîng HS nhiÒu vµ cã néi
dung quan träng th× lËp MLHS míi
Môc lôc hå s¬ chØ lËp riªng cho
tõng ph«ng LT, 1 quyÓn MLHS kh«ng
cho phÐp thèng kª TL cña nhiÒu
ph«ng.
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- d. CÊu t¹o môc lôc hå s¬: gåm 2
phÇn
• PhÇn 1: phÇn b¶n kª tiªu ®Ò hå
s¬
Ví dụ: MLHS của UBND xã Q.Thắng
( Giai đoạn I: 2000-2005)
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- Cặ p Hồ Tiêu đề hồ sơ BD va Số TH Ghi
hộ p sơ KT tờ BQ chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
I. Khối tổng hợp
O1 01 Tập Báo cáo và phương 30/12/20 50 VV
hướng công tác năm (2000- 00
2005) 30/12/20
05
II. Khối nội chính
05 50 Hồ sơ V/V tuyển quân đợt 1/1/— 68 LD
I .Năm 2000 1/4/2000
III. Khối Nông - Lâm - Ngư
10 100 Tập văn bản V/V phát triển 15/1— 159 LD
trồng cây CN lâu năm . Năm 31/12/20
2004 04
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- Cặ p Hồ Tiêu đề hồ sơ BD va KT Số TH Ghi
hộp sơ tờ BQ chú
IV. Khối quản lý đất đai,
giao thông, thuỷ lợi, xây
dựng cơ bản
15 150 Hồ sơ V/V XD h thống k 2/4/— 19 LD
mương. Năm 2002 15/11/2002 5
V. Khối phân phối lưu
thông
20 200 Tập văn bản V/V thu 1/1- 45 LD
thuế . Năm 2005 31/12/2005
VI. Khối Văn - Xã
25 250 Tập Báo cáo V/V XD”Làng 5/6— 75 LD
VH”. Năm 2003 8/10/2003
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- * PhÇn 2: C«ng cô tra cøu của MLHS
gåm:
Tê nhan ®Ò: ( Cßn gäi lµ tê ®Çu cña
b¶n môc lôc) gåm:
+ Tªn kho lu tr÷:
+ Tªn ph«ng LT:
+ Sè ph«ng:
+ Sè môc lôc:
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- Lời nãi ®Çu
Bản thèng kª ch÷ viÕt t¾t
Bản chØ dÉn
Mục lục của mục lục
PhÇn tæng kÕt môc lôc
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- 2. C¸c bé thÎ tra t×m tµi liÖu l
u tr÷
a. Kh¸i niÖm
C¸c bé thÎ lµ 1 lo¹i c«ng cô tra cøu
th«ng tin vÒ tµi liÖu LT, ®îc ph©n lo¹i
theo ngµnh ho¹t ®éng x∙ héi, chuyªn ®Ò,
sù vËt, thêi gian, ®Þa d, t¸c gi¶…
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- b. T¸c dông
Dïng ®Ó giíi thiÖu thµnh phÇn vµ néi
dung tµi liÖu lu tr÷ . Mçi bé thÎ cã
thÓ giíi thiÖu vÒ mét ph«ng lu tr÷,
mét sè ph«ng lu tr÷, 1 kho lu tr÷
hoÆc toµn bé tµi liÖu cña ph«ng lu tr÷
Quèc gia. ViÖc giíi thiÖu thµnh phÇn
vµ néi dung tµi liÖu kh«ng phô thuéc
vµo thêi gian s¶n sinh tµi liÖu, ph¬ng
¸n ph©n lo¹i TL cña tõng ph«ng còng nh
ranh giíi gi÷a c¸c ph«ng LT. (Sự khác
nhau với MLHS- Tính ưu việt của bộ thẻ)
C¸c bé thÎ gi¶i ®¸p nhanh chãng nh÷ng
c©u hái vµ nh÷ng yªu cÇu cña ®éc gi¶
t×m hiÓu vÒ néi dung cña tµi liÖu lu
tr÷.
C¸c bé thÎ dïng ®Ó chØ râ ®Þa chØ cña
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
tõng hå s¬ b¶o qu¶n trong kho lu tr÷.
- c. C¸c lo¹i bé thÎ
• Bé thÎ hÖ thèng
• Bé thÎ sù vËt Chuyªn ®Ò
• Bé thÎ sù vËt
• Bé thÎ thêi gian
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
- * Bé thÎ hÖ thèng
Kh¸i niÖm: Bé thÎ hÖ thèng lµ
c«ng cô tra t×m tµi liÖu lu tr÷
trong ®ã c¸c th«ng tin ®îc ph©n
lo¹i theo ®Æc trng cña ngµnh ho¹t
®éng XH
T¸c dông: Cã kh¶ n¨ng giíi
thiÖu néi dung tµi liÖu lu tr÷
kh«ng chØ trong ph¹m vi 1 ph«ng,
1 kho lu tr÷ c¬ quan, cña 1 trung
t©m lu tr÷ Quèc gia, mà có thể giới
thiệu nd TLLT của toµn bé ph«ng lu
tr÷ Quèc gia.
Yªu cÇu: Ph¬ng ¸n ph©n lo¹i
th«ng tin vµ hÖ thèng ký hiÖu
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
ph¶i thèng nhÊt gi÷a c¸c trung
- Ph¬ng ¸n ph©n lo¹i th«ng tin: theo tõng
ngµnh ho¹t ®éng x∙ héi. Th«ng tin ®îc
chia ra thµnh nhiÒu phÇn lín nhÊt, kh¸i
qu¸t nhÊt. C¸c phÇn chñ yÕu ®îc s¾p xÕp
theo trËt tù logic. Nh÷ng vÊn ®Ò cã tÝnh
chÊt tæng hîp s¾p xÕp tríc ( phÇn nµy
liªn quan ®Õn tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc ho¹t
®éng x∙ héi). Nh÷ng phÇn cã tÝnh chÊt ®éc
lËp th× xÕp sau
- HÖ thèng ký hiÖu: Trong ph¬ng ¸n ph©n lo¹i
th«ng tin HÖ thèng ký hiÖu có thể theo h×nh
thøc thËp ph©n (từ 0-9), hoặc bách phân (từ 00-
99)- hçn hîp ch÷ vµ sè.
Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
nguon tai.lieu . vn