Xem mẫu
- Chọn ngày tổ chức sự kiện
Mặc dù vấn đề này còn được đề cập
rải rác ở một vài chương khác song ở
đây chúng ta sẽ giải quyết vấn đề cơ bản của chọn ngày.
Khi chọn ngày tổ chức sự kiện, Nhà tổ chức cần tính toán
tới các ngày lễ hội lớn, những ngày lễ tôn giáo, kỳ nghỉ
học kỳ, nghỉ cuối tuần dài, các sự kiện thể thao, các sự
kiện văn hóa, xã hội quan trọng khác và những vấn đề
khác.
Các ngày lễ hội: Nhà tổ chức cần kiểm tra xem có ngày lễ
hội lớn vào gần thời gian tổ chức sự kiện vì khách có kế
- hoạch riêng và sẽ bị hạn chế số người tham dự vì lý do cá
nhân.
Ngày lễ tôn giáo: Ngày tổ chức sự kiện trùng vào một
ngày mang tính tôn giáo ( ngày Sóc, ngày Vọng của người
theo đạo phật, ngày thứ Sáu theo người của đạo Do Thái,
ngày Chủ nhật của người theo đạo Thiên Chúa) có thể số
khách tham dự sẽ bị hạn chế.
Các buồi lễ trang trọng, sự kiện hướng tới việc mời các
đôi: Những sự kiện này thích hợp tổ chức vào ngày thứ
Bảy. Thứ Bảy cho phép các đối tượng có thể ăn mặc và
chuẩn bị thong thả đến dự buổi lễ, có thể tránh tình trạng
đi hai xe tới dự lễ gây khó khăn cho việc trong giữ. Khách
- sẽ thưởng thức thoải mái hơn vì họ không phải dậy sớm
đi làm vào ngày hôm sau.
Trường hợp một số vị khách có nhu cầu dự lễ tôn giáo
trong thời gian diễn ra sự kiện, cần nghiên cứu thỏa mản
nhu cầu của họ bằng việc tổ chức đăng ký yêu cầu ở
khách sạn giúp họ tìm địa điểm ( nhà thờ, đền, chùa,
v.v…) và thời gian để các vị khách đó vừa tham dự sự
kiện vừa làm tròn bổn phận tín đồ của mình.
Nghỉ học kỳ: Nếu ngày tổ chức sự kiện trùng với ngày
nghỉ học kỳ, khách có thể đi nước ngoài nghỉ lễ và số
người tham dự sẽ ít đi. Nghỉ học kỳ có thể thay đổi theo
từng quốc gia, khu vực.
- Nếu sự kiện tổ chức trùng vào ngày nghỉ học kỳ( thời gian
và lịch có thể thay đổi), người tổ chức sự kiện phải quan
tâm điến việc lựa chọn địa điểm. Nếu kỳ nghỉ diễn ra ở
nhà, có thể số khách tham dự sự kiện sẽ rất ít. Nếu sự
kiện tổ chức ngoài thành phố, ta sẽ gặp khó khăn trong
việc đặt phòng nghỉ và các hoạt động khác.
Nghỉ cuối tuần dài: Nghỉ cuối tuần dài là kỳ nghỉ cuối tuần
được kéo dài thêm vào những ngày làm việc ( thứ Hai
hoặc thứ Sáu hoặc cả hai ngày đó ). Nghỉ cuối tuần dài
được biết trước và được lên kế hoạch trước. Tối thứ năm
trước kỳ nghỉ thường được dung vào việc đi xe tới nhà
nghỉ hoặc để chuẩn bị lần cuối, đi mua sắm, chuẩn bị thức
- ăn dọn dẹp cho kỳ nghỉ. Tương tự, những buổi tiếp theo
kỳ nghỉ có thể dung để nghỉ ngơi sau khi về. Nếu sự kiện
được tổ chức vào ngày liền kề kỳ nghỉ cuối tuần dài (tối
thứ Hai, thứ Ba, thứ Năm sẽ ảnh hưởng tới số khách
tham dự.
Trước kỳ nghỉ, trong kỳ nghỉ và sau kỳ nghỉ cuối tuần
không phải là thời gian thích hợp để có tối đa số lượng
khách tham dự sự kiện. Sức lực và sự chú ý của mọi
người đều tập trung vào những nơi khác.
Sự kiện thể thao: Nhà tổ chức cần tìm hiểu liệu có sự kiện
thể thao lớn diễn ra cùng thời điểm với sự kiện của họ.
Không nên đánh giá thấp tầm quan trọng của các sự kiện
- thể thao, đặc biệt là những trận đấu quyết định có sức chi
phối rất lớn và số khách tham dự sự kiện giảm đi rất
nhiều. Trường hợp sai lầm dưới đây của một công ty sẽ
làm sáng tỏ vấn đề này.
Một công ty đã tổ chức cho khách hàng một buổi tiệc lớn,
chọn lựa thực đơn hấp dẫn và rất chú trọng đến cách trình
bày. Công ty đã chuẩn bị mọi thứ rất kỹ càng, trừ một điều
là không một thành viên nào trong Ban tổ chức hâm mộ
thể thao. Bữa tối được tổ chức cùng ngày với trận chung
kết bóng đá quốc tế. Nhà tổ chức đã nhận được thư từ
chối tham gia mặc dù họ đã đặt trước với khách sạn việc
tổ chức tiệc cocktail và bữa tối. Trong số 300 khách mời
- chỉ có 50 khách tới dự, công ty vẫn phải thanh toán tất cả
theo hợp đồng. Một số khách đang tham gia xem trận
bong, số còn lại xem tivi tại nhà.
Nếu Nhà tổ chức nhận ra sự trùng ngay trước khi hoàn tất
công việc chuẩn bị, họ có thể thay đổi ngày hoặc thay đổi
địa điểm, tránh gần sự kiện thể thao lớn nhằm tránh kẹt
xe tắc đường giảm nổi lo cho khách dự sự kiện.
Các sự kiện khác: Có sự kiện khác tổ chức trùng ngày với
sự kiện của nhà tổ chức, họ phải tìm cách xử lý. Chẳng
hạn, sự kiện gây quỹ, lễ hội hoặc sự kiện cùng loại với sự
kiện của Nhà tổ chức vì những sự kiện này chi phối trực
tiếp sự kiện. Cũng giống như sự kiện thể thao, những sự
- kiện nêu trên có thể ảnh hưởng tới số người tham dự.
Nhà tổ chức phải nghiên cứu nắm được thời gian diễn ra
sự kiện trong khu vực để bố trí lịch thời gian tổ chức sự
kiện của mình cho phù hợp. Tùy theo từng sự kiện và chủ
sở hữu sự kiện mà Nhà tổ chức sự kiện nên tránh né hay
chấp nhận trùng thời gian sự kiện.
Những vấn đề khác: Ngoài các vấn đề đã đề cập, việc
chọn ngày tổ chức sự kiện còn phải quan tâm tới các yếu
tố bất ngờ khác có thể xảy ra.
Ngoài ra, Nhà tổ chức sự kiện cần xem sự kiện nào có thể
trở thành trung tâm sự chú ý hay xã hội đang tập trung
vào vấn đề gì hoặc trào lưu gì. Nhà tổ chức sự kiện cũng
- cần quan tâm tới những yếu tố môi trường ( thời tiết, khí
hậu, bệnh dịch, v.v… ) có thể tác động sự kiện được tổ
chức. Từ đó, phải có những giải pháp dự phòng.
nguon tai.lieu . vn