Xem mẫu
- HỌC VIỆN TƢ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
-------------------
HỌC VIỆN TƢ PHÁP
BÁO CÁO THỰC TẬP
Họ và tên: NGUYỄN VĂN TRUNG.
Lớp: Công chứng viên Khóa 23A (Buổi tối).
SBD: 254.
Đơn vị thực tập: Phòng Công chứng Số 6, thành phố Hồ Chí Minh.
Thời gian: Từ ngày 17/7/2020 đến ngày 24/7/2020.
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 06 tháng 8 năm 2020.
- Mục lục
Trang phụ bìa Trang
Mục lục
Nhật ký thực tập
Phiếu nhận xét kết quả thực tập
Phiếu đánh giá kết quả thực tập
Lời mở đầu ......................................................................................................... 1
I. TÓM TẮT SƠ LƢỢC QUÁ TRÌNH THỰC TẬP ..................................... 3
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ, QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG
VÀ CÁCH THỨC QUẢN TRỊ CỦA PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 6
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ........................................................................ 4
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển................................................................... 4
2.2. Cơ cấu tổ chức...................................................................................................................... 6
2.2.1. Bộ máy tổ chức ........................................................................................................ 7
2.2.2. Cơ sở vật chất ............................................................................................ 9
2.3. Quy chế hoạt động và cách thức quản trị của Phòng Công chứng Số 6
Thành phố Hồ Chí Minh ......................................................................................................... 10
2.3.1. Phân công nhiệm vụ ................................................................................ 10
2.3.2. Mối quan hệ công tác .............................................................................. 13
III. HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CÔNG CHỨNG ............................ 14
3.1. Qúa trình hoạt động cung cấp dịch vụ công chứng ................................... 13
3.2. Mặt làm được ............................................................................................. 15
3.3. Mặt tồn tại .................................................................................................. 16
- IV. NỘI DUNG THỰC HIỆN CÁC QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ ...................... 18
4.1. Việc thực hiện các quyền của Phòng Công chứng Số 6................................... 18
4.2. Việc thực hiện các nghĩa vụ của Phòng Công chứng số 6 .............................. 21
4.3. Nhận xét, đánh giá về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Phòng
Công chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí Minh ..................................................................... 22
V. KINH NGHIỆM THỰC TIỄN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP ..... 24
Danh mục tài liệu tham khảo
Phụ lục I
- LỜI MỞ ĐẦU
Từ thời điểm xã hội có sự phân chia giai cấp, con người bắt đầu xuất hiện
chế độ tư hữu về tư liệu sản xuất, nhu cầu trao đổi, lưu thông hàng hóa từ những
hàng hóa, tài sản mang tính chất giản đơn đến những tài sản, hàng hóa có giá trị
lớn cần có người đứng ra bảo đảm các giao dịch giữa con người với con người
trong xã hội được tôn trọng. Giai đoạn đầu, công chứng là một nghề tự do trong
xã hội, phục vụ cho nhu cầu tự nhiên, tự bảo vệ của dân chúng khi thiết lập các
văn tự, khế ước và công chứng viên sơ khai là những người có kinh nghiệm, có uy
tín, có kiến thức, được tôn trọng và cử ra để giữ nhiệm vụ làm chứng cho các chủ
thể tham gia vào giao dịch.
Ở Việt Nam, từ thời phong kiến“…Việc thực hiện các quan hệ, giao dịch
dân sự của cá nhân mang tính tự phát. Sự điều chỉnh của nhà nước đối với các
giao dịch dân sự ở cơ sở thông qua việc thực hiện quyền hành của các cá nhân có
chức sắc quản lý về hành chính theo địa hạt làng, xã (lý trưởng)…”1. Kể từ thời
kỳ Pháp thuộc, hoạt động công chứng chủ yếu phục vụ co chính sách cai trị của
Pháp, cụ thể Pháp ban hành Sắc lệnh ngày 24 tháng 8 năm 1931. Sau khi Cách
Mạng Tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã ban hành nhiều sắc lệnh quy định
về thị thực giấy tờ, thể lệ trước bạ về việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất
được giao cho Uỷ ban kháng chiến hành chính (nay là Uỷ ban nhân dân) các cấp
thực hiện việc chứng nhận.
Một thời gian dài sau đó Nhà nước không tổ chức hoạt động công chứng,
chứng thực; đến ngày 10/10/1987, Bộ Tư pháp đã cho ra đời Thông tư số
574/QLTPK đánh dấu sự tái lập của hoạt động công chứng, nhằm đáp ứng yêu
1
Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng, NXB Tư pháp, Tr. 22.
1
- cầu của công cuộc đổi mới toàn diện đất nước, từ đó, Phòng công chứng nhà nước
tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh được thành lập.
Nhằm mục tiêu trang bị những kiến thức về hoạt động công chứng tại Việt
Nam tôi đã tham gia Lớp đào tạo nghiệp vụ Công chứng khóa 23 tại Học viện Tư
pháp – Cơ sở TP. Hồ Chí Minh, trong chương trình đào tạo có chương trình 6 học
phần kiến tập. Học phần đầu tiên liên quan đến nội dung tìm hiểu cơ cấu tổ chức,
chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng, tôi đã chủ
động đăng ký kiến tập tại Phòng Công chứng số 6 Thành phố Hồ Chí Minh. Trong
suốt thời gian kiến tập tại Phòng Công chứng số 6 Thành phố Hồ Chí Minh tôi đã
tiếp cận và tìm hiểu về các nội dung cơ bản như: lịch sử hình thành và phát triển,
cơ cấu tổ chức, hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng; chức năng, nhiệm
vụ, quá trình thực hiện các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng,
công chứng viên; từ đó đúc kết một số bài học kinh nghiệm cho bản thân để trang
bị những kiến thức thực tế áp dụng vào thực tiễn hoạt động công chứng sau này.
2
- I. TÓM TẮT SƠ LƢỢC QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
Ngày 17 tháng 7 năm 2020, tôi liên hệ Phòng Công chứng Số 6, thành phố
Hồ Chí Minh, địa chỉ số 47A Nguyễn Văn Đậu, phường 6, quận Bình Thạnh,
thành phố Hồ Chí Minh và được Trưởng Phòng công chứng Số 6, thành phố Hồ
Chí Minh chấp thuận kiến tập tại đơn vị.
Trong thời gian kiến tập theo lịch thực tập của Học viện Tư pháp, từ ngày
17 tháng 7 năm 2020 đến ngày 24 tháng 7 năm 2020, tôi được trực tiếp ông Đỗ
Thiện Căn - Công chứng viên đồng thời là Trưởng Phòng công chứng Số 6 thành
phố Hồ Chí Minh hướng dẫn kiến tập tại đơn vị.
Tại các buổi tham gia thực tập thực tế, tôi được ông Đỗ Thiện Căn giới
thiệu sơ nét về quá trình hình thành và phát triển của Phòng Công chứng số 6,
thành phố Hồ Chí Minh, tổng quan về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và tổ
chức hoạt động của từng chức và từng bộ phận tại Phòng Công chứng. Ngoài ra,
được Công chứng viên hường dẫn tra cứu thông tin liên quan đến Phòng Công
chứng Số 6 tại Trang Web: www.congchung6.gov.vn đề tìm hiểu về các nội dung
hoạt động của Phòng Công chứng, trong đó đặc biệt là các trình tự, thủ tục công
chứng tại Phòng Công chứng Số 6. Đồng thời, bản thân cũng được cung cấp các
Quyết định thành lập, các quy chế tổ chức hoạt động cũng như các nội quy tại đơn
vị.
Điều quan trọng hơn là bằng sự hướng dẫn rất tận tình của Công chứng viên
Đỗ Thiện Căn, cũng như sự hỗ trợ từ các anh chị em trong Phòng Công chứng, tôi
được tìm hiểu và nghiên cứu một cách nghiêm túc về lịch sử hình thành và phát
triển của nghề công chứng tại Việt Nam nói chung và Phòng Công chứng số 6,
thành phố Hồ Chí Minh nói riêng. Được nhìn nhậ một cách rõ nét cơ cấu tổ chức,
3
- cách thức quản lý và vận hành từng con người, tùng bộ phận của Phòng Công
chứng số 6. Ngoài việc được tìm hiểu các nội dung liên quan đến cơ cấu tổ chức
và hoạt động, bản thân còn được tiếp thu những kiến thức sơ khai về các kỹ năng
mềm trong việc giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp, kỹ năng tiếp nhận và xử lý
hồ sơ công chứng, kỹ năng phân tích, tổng hợp các văn bản pháp luật có liên quan
trong suốt quá trình công chứng…Đặc biệt được tiếp cận rất nhiều quy trình công
chứng liên quan đến các giao dịch, hợp đồng tại Phòng Công chứng số 6, thành
phố Hồ Chí Minh.
Trong suốt khoảng thời gian 06 ngày thực tập tại Phòng Công chứng số 6,
thành phố Hồ Chí Minh bản thân lần đầu tiên được tiến cận môi trường thực tiễn
trong lĩnh vực công chứng giúp tôi có những cái nhìn cơ bản nhất, cô đọng nhất
về một mô hình trong tổ chức hành nghề công chứng tại Việt Nam theo Luật Công
chứng năm 2014. Đây có thể được xem là những trải nghiệm, kiến thức quý báu
hỗ trợ rất nhiều cho bản thân tôi sau này khi bước chân vào môi trường công
chứng tại Việt Nam.
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ, QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT
ĐỘNG VÀ CÁCH THỨC QUẢN TRỊ CỦA PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 6
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Hoạt động công chứng xuất hiện khá sớm ở Việt Nam, kể từ khi thực dân
Pháp xâm lược nước ta. Hoạt động chủ yếu phục vụ cho chính sách cai trị của
Pháp tại Đông Dương nói chung và Việt Nam nói riêng. Tiêu biểu là sắc lệnh
ngày 24 tháng 8 năm 1931 của Tổng thống Cộng hòa Pháp về tổ chức công chứng
(được áp dụng ở Đông Dương theo quyết định ngày 7 tháng 10 năm 1931 của
Toàn quyền Đông Dương P.Pasquies). Theo đó, người thực hiện công chứng là
4
- công chứng viên mang quốc tịch Pháp do Tổng thống Pháp bổ nhiệm và giữ chức
vụ suốt đời. Khi đó Việt Nam chỉ có một văn phòng công chứng ở Hà Nội, ba văn
phòng công chứng ở Sài Gòn2, Ngoài ra ở các thành phố Hải Phòng, Nam Định,
Đà Nẵng thì việc công chứng do Chánh lục sự Tòa án sơ thẩm kiêm nhiệm.
Tại Thành phố Hồ Chí Minh, Phòng Công chứng số 1 được xem là Tổ chức
hành nghề công chứng lâu đời nhất, được thành lập theo quyết định số 182/QĐ-
UB ngày 21/9/1988 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh. Trên cơ sở kế
thừa giá trị tiên phong cũng như nhằm đáp ứng các nhu cầu ngày một tăng của xã
hội, ngày 21 tháng 02 năm 2006 Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quyết
định số 28/2006/QĐ-UBND về thành lập Phòng Công chứng số 6 Thành phố Hồ
Chí Minh.
Căn cứ Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND ngày 21 tháng 02 năm 2006 của
Ủy ban nhân dân Thành phố, quy định: “Nay thành lập Phòng Công chứng số 6
trực thuộc Sở Tư pháp. Phòng Công chứng số 6 là đơn vị có tư cách pháp nhân,
có tài khoản và con dấu riêng, được cấp kinh phí theo quy định của Nhà nước.
Trụ sở của Phòng Công chứng số 6 đặt tại số 45AG1 và 47AF4 đường Nguyễn
Văn Đậu, phường 6, quận Bình Thạnh”3. Như vậy, về địa vị pháp lý thì Phòng
Công chứng số 6 là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tư pháp thành phố
Hồ Chí Minh thực hiện các nhiệm vụ về công chứng, chứng thực theo quy định.
Do tại thời điểm thành lập Phòng Công chứng số 6, Luật Công chứng năm 2006
vẫn chưa có hiệu lực thi hành nên việc thành lập và tổ chức hoạt động của Phòng
Công chứng số 6 được thực hiện đảm bảo theo quy định tại Nghị định số
2
Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng, NXB Tư pháp, Tr. 22.
3
Điều 1 Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND ngày 21 tháng 02 năm 2006 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí
Minh,
5
- 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ, theo đề nghị thành
lập của Bộ Tư pháp tại Công văn số 983/TP-HCTP ngày 04 tháng 5 năm 2005.
Tại thời điểm thành lập, các yếu tố về địa điểm, trụ sở, tư cách pháp nhân, con
dấu, tài khoản của Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí Minh đều đảm bảo
tuân thủ quy định tại Điều 26 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm
2000 của Chính phủ. Đồng thời đối chiếu các quy định của Luật Công chứng hiện
hành thì Phòng Công chứng số 6 vẫn đảm bảo các điều kiện quy định tại Điều 19
Luật Công chứng năm 2014.
Về phương châm hoạt động trong suốt quá trình lịch sử hình thành, tồn tại
và phát triển, Phòng Công chứng Số 6 vẫn giữ vững phương châm: “Phục vụ tận
tình, hiệu quả, an toàn và đúng pháp luật”4. “Phòng Công chứng Số 6, thành phố
Hồ Chí Minh luôn luôn phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, luôn luôn cung cấp
dịch vụ công chứng nhanh chóng, thuận tiển, chính xác, an toàn về pháp luật,
đảm bảo tối đa quyền lợi của khách hàng, tạo niềm tin vũng chắc cho khách hàng
khi tham gia hợp đồng, giao dịch, chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng về
chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhân viên Phòng, tăng cường công tác
cải cách hành chính, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho khách hàng”5. Phương
châm vừa ngắn gọn, cô đọng và dễ ghi nhớ nhưng sâu bên trong hàm chứa những
nội dung thiết thực, thể hiện thái độ phục vụ, cách thức làm việc, tôn trọng quyền
và nghĩa vụ của các bên tham gia giao dịch và đặt biệt là tính thượng tôn pháp
luật.
2.2. Cơ cấu tổ chức
4
www.Congchung6.gov.vn.
5
www.Congchung6.gov.vn.
6
- 2.2.1. Bộ máy tổ chức
Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND ngày
21 tháng 02 năm 2006 của Ủy ban nhân dân Thành phố, quy định: “Phòng Công
chứng số 6 do Trưởng phòng phụ trách, có một số Phó Trưởng Phòng giúp việc
cho Trưởng phòng và các công chứng viên…”. Như vậy, xét về quy định cơ cấu tổ
chức của Phòng Công chứng số 6 bao gồm các chức danh cơ bản: Trưởng Phòng,
Phó Trưởng phòng và các công chứng viên phụ trách lĩnh vực chuyên môn. Tính
đến thời điểm hiện tại, Phòng Công chứng số 6 có tổng cộng 25 thành viên, gồm:
01 Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng, trong đó có 07 công chứng viên (gổm cả
Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng), 03 chuyên viên nghiệp vụ, bộ phận kế toán,
lưu trữ, thu ngân, hành chính và văn thư…
Nội dung này một lần nữa được được quy định cụ thể tại Quyết định số
128/QĐ ngày 21 tháng 5 năm 2020 của Trưởng phòng Công chứng số 6 Thành
phố Hồ Chí Minh về ban hành Quy chê làm việc của Phòng Công chứng số 6,
Thành phố Hồ Chí Minh, cụ thể:
“Bộ máy tổ chức của Phòng Công chứng số 6 Thành phố Hồ Chí Minh
2.1. Lãnh đạo Phòng gồm: Trưởng Phòng và các Phó Trưởng phòng.
2.2. Bộ phận nghiệp vụ gồm: Các Công chứng viên và các chuyên viên thư
ký nghiệp vụ.
2.3. Bộ phận lưu trữ.
2.4. Bộ phần hành chính - quản trị.
2.5. Bộ phận Kê toán - tài vụ.
2.6. Bộ phận tổ chức, nhân sự.
7
- 2.7. Bộ phận bảo vệ”6.
Bộ phận lãnh đạo Phòng Công chứng số 6, thành phố Hồ Chí Minh gồm có:
Trưởng Phòng Công chứng số 6 thành phố Hồ Chí Minh là ông Đỗ Thiện Căn là
một công chứng viên và được Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh
quyết định bổ nhiệm chức danh Trưởng phòng, đảm nhận tư cách là người đại
diện theo pháp luật của Phòng Công chứng số 6 thành phố Hồ Chí Minh. Bên
cạnh Trưởng Phòng là 02 Phó Trưởng phòng gồm bà Huỳnh Thị Hồng Hoa và
ông Trương Vũ An, cả hai Phó Trưởng phòng đều là Công chứng viên, được
Giám đốc Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh quyết định bổ nhiệm trên cơ sở ủy
quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, các Phó Trường
phòng được bổ nhiệm với vai trò giúp Trưởng Phòng quản lý các lĩnh vực được
phân công, chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Trưởng phòng về nhiệm vụ
của mình.
Bộ Phận Nghiệp vụ của Phòng Công chứng số 6 thành phố Hồ Chí Minh
bao gồm các công chứng viên và các chuyên viên thư ký nghiệp vụ. Hiện Phòng
công chứng số 6 có tổng 07 công chứng viên, trong đó có 04 Công chứng viên
đảm nhận công tác nghiệp vụ bao gồm: ông Nguyễn Quốc Phụng, bà Phan Thị
Hồng Phấn, ông Lê Hoàng Hiệp, ông Trần Bảo Thoa. Các công chứng viên điều
được bổ nhiệm theo đúng trình tự, thủ tục của pháp luật công chứng, có kinh
nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực công chứng. Đối với các chuyên viên thư ký
nghiệp vụ của Phòng Công chứng đều là những người đã ít nhất đạt trình độ cử
nhân luật, có thời gian công tác trong môi trường pháp luật với kinh nghiệm ít
6
Điều 2 Quyết định số 128/QĐ ngày 21 tháng 5 năm 2020 của Trường phòng Công chứng số 6, thành phố Hồ Chí
Minh.
8
- nhất từ 02 năm và nhiều nhất lên đến 07 năm, họ là những người được ký hợp
đồng với Phòng công chứng để đảm nhận vai trò nghiên cứu hồ sơ, dự thảo các hồ
sơ công chứng tham mưu cho Công chứng viên phụ trách. Phần lớn họ đã và đang
tham gia các lớp đào tạo nghiệp vụ công chứng viên do Học viện Tư pháp tổ chức.
Bên cạnh đó, Phòng Công chứng Số 6 thành phố Hồ Chí Minh còn nhân
viên phụ trách tại bộ phận lưu trữ, kế toán, hành chính, Bộ phận dịch thuật, bảo
vệ… tất cả đều có bằng tốt nghiệp về chuyên ngành liên quan đáp ứng được các
tiêu chuẩn vị tri việc làm mà họ được phân bổ.
Nhìn chung, bộ máy tổ chức của Phòng Công chứng số 6 Thành phố Hồ
Chí Minh được lập đảm bảo theo quy định tại Luật Công chứng năm 2014. Đơn vị
đảm bảo có các chức danh Trưởng phòng đảm bảo đáp ứng đủ tiêu chuẩn bổ
nhiệm theo Luật Công chứng năm 2014 và là người đại diện theo pháp luật của
đơn vị, các Phó trưởng phòng giúp việc cho Trưởng phòng và các Công chứng
viên trực tiếp thực hiện nhiệm vụ chứng nhận tính xác thực, hợp pháp, không trái
đạo đức xã hội của hợp đồng giao dịch, tính chính xác thực và hợp pháp, không
trái đạo đức của bản dịch.
2.2.2. Cơ sở vật chất
Trụ sở Phòng Công chứng số 6 Thành phố Hồ Chí Minh đặt tại số 47A
Nguyễn Văn Đậu, phường 6, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh, có con
dấu và tài khoản riêng. Như vậy, trước hết Phòng Công chứng số 6 thành phố Hồ
Chí Minh là đơn vị đảm bảo yếu tố về trụ sở theo quy định của Luật Công chứng
năm 2014, đảm bảo đầy đủ tư cách pháp lý của một pháp nhân theo Điều 74 Bộ
Luật dân sự năm 2015.
9
- Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí Minh có bố trí các phòng làm
việc riêng của lãnh đạo phòng, phòng họp, hội nghị, bộ phận kế toán- tài vụ riêng,
văn thư-lưu trữ riêng biệt, có các bộ phận dành cho các công chứng viên thực hiện
nghiệp vụ, bộ phận tiếp nhận hồ sơ luôn đảm bảo sự có mặt thường trực của các
chuyên viên thư ký nghiệp vụ. Nhìn chung, Phòng Công chứng Số 6 có đội ngũ
nhân sự rất chuyên nghiệp, làm việc theo đúng chuyên môn, không có vị trí kiêm
nhiệm, tinh thần làm việc trách nhiệm cao, mức độ tập trung vào công việc của
từng vị trí không bị chi phối bởi các lý do khác nhau, điều này giúp cho chất
lượng và độ chính xác của công việc gần như tuyệt đối. Bên cạnh đó, với tinh thần
chia sẻ, hỗ trợ nhiệt tình, tận tuỵ, có trách nhiệm mà mọi công việc đều được các
thư ký nghiệp vụ thực hiện có kết quả tốt mặc dù có thể hồ sơ đó không được tiếp
cận ngay từ đầu.
Ngoài ra, Phòng công chứng Số 6 còn có đội ngũ hỗ trợ như: nhân viên phụ
trách phô tô, nhân viên bảo vệ, nhân viên tạp vụ…cũng góp phần rất lớn cho hoạt
động của Phòng công chứng được suôn sẻ và an toàn, làm bật lên hình ảnh của
một Phòng công chứng với sứ mệnh cung cấp dịch vụ công chứng chất lượng cao,
an toàn, chính xác, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công
chứng ngày càng được khẳng định.
2.3. Quy chế hoạt động và cách thức quản trị của Phòng Công chứng Số
6 Thành phố Hồ Chí Minh
2.3.1. Phân công nhiệm vụ
Nhằm mục tiêu đảm bảo tính pháp lý trong việc phân công công tác, cũng
như rõ ràng trong việc phân định trách nhiệm của mỗi thành viên, mỗi bộ phận,
Trường Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quyết định số
10
- 128/QĐ ngày 21 tháng 5 năm 2020 về ban hành Quy chế làm việc của Phòng
Công chứng số 6 Thành phố Hồ Chí Minh. Theo đó, mỗi chức danh, mỗi bộ phận
có chức trách, nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Trưởng Phòng Công chứng đảm nhận 11 trách nhiệm: “Quản lý toàn bộ
hoạt động của Phòng, điều hành và chủ động thực hiện công việc thuộc chức
năng, nhiệm vụ Phòng theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm trước Sở
Tư pháp về kết quả và mức độ hoàn thành nhiệm vụ Phòng được giao; Triển khai
nhiệm vụ, kế hoạch công tác hàng năm và đột xuất…; Xây dựng chiến lược, kế
hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm của Phòng…; Tuyển dụng viên chức, người
lao động…Điều động viên chức, người lao động…Quyết định trả lương…; Là chủ
tài khoản tại Ngân hàng, đại diện cho Phòng trong quan hệ đối ngoại với các cơ
quan và tổ chức khác”7. Nhìn chung, Trưởng Phòng Công chứng số 6 là người
đảm nhận vai trò đầu tàu, quản lý, điều hành, phân công cho các thành viên còn
lại, là người chịu trách nhiệm chung về hoạt động của Phòng Công chứng trước
cơ quan nhà nước có thẩm quyền, là người giữ tư cách đại diện theo pháp luật cho
Phòng Công chứng.
- Phó Trưởng phòng là: “…người giúp việc cho Trưởng phòng, được
Trưởng phòng phân công phụ trách một số mặt công tác…; Các Phó Trưởng
phòng có trách nhiệm tham mưu giúp Trưởng phòng giải quyết những vấn đề mới
nảy sinh…”8.
7
Điều 3 Quyết định số 128/QĐ ngày 21 tháng 5 năm 2020 của Trưởng Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí
Minh.
8
Điều 4 Quyết định số 128/QĐ ngày 21 tháng 5 năm 2020 của Trưởng Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí
Minh.
11
- - Nhiệm vụ, quyền hạn của Công chứng viên: “Công chứng viên thực hành
các quyền và nhiệm vụ của mình theo quy định tại Luật Công chứng năm 2014 và
các văn bản pháp luật có liên quan”9.
- Nhiệm vụ của chuyên viên thư ký nghiệp vụ: “Các chuyên viên thực hiện
công tác nghiệp vụ công chứng được Trưởng phòng phân công giúp việc cho các
Công chứng viên”10.
- Nhiệm vụ của bộ phận hành chính - quản trị: Đối với Văn thư - đóng dấu
thực hiện nhiệm vụ “Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật về
sử dụng con dấu; tiếp nhận công văn đến, gửi công văn đi, phân phối lưu trữ công
văn…”; Bộ phận đánh máy thực hiện nhiệm vụ: “…đánh máy các văn bản do
lãnh đạo phòng và các Công chứng viên yêu cầu; dánh máy, in ấn các biểu mẫu,
công văn, tài liệu cơ quan…”; Bộ phận quản trị có trách nhiệm “Bảo quản tài
sản cơ quan…, quản lý và cấp phát văn phòng phẩm…”; nhiệm vụ của Kế toán,
tài vụ, thủ quỷ “Thực hiện thu lệ phí công chứng theo quy định, quản lý thu chi, sổ
sách kế toán…, lập dự trù kinh phí, quản lý quỹ cơ quan,…phân công phụ trách
nhân sự”11.
- Nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ: “Hàng ngày tiếp nhận những hồ sơ công
chứng lưu từ bộ phận văn thư, đóng dấu; Thực hiện lưu trữ các chứng từ một
9
Điều 6 Quyết định số 128/QĐ ngày 21 tháng 5 năm 2020 của Trưởng Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí
Minh.
10
Điều 7 Quyết định số 128/QĐ ngày 21 tháng 5 năm 2020 của Trưởng Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ
Chí Minh.
11
Điếu 11 Quyết định số 128/QĐ ngày 21 tháng 5 năm 2020 của Trưởng Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ
Chí Minh.
12
- cách khoa học…; Tuyệt đối không được tự ý cho mượn hồ sơ tài liệu đã lưu…;
Thực hiện sao lục các chứng từ theo yêu cầu của Trưởng phòng…”12.
Mỗi thành viên, mỗi bộ phận đảm nhận vị trí, vai trò và trách nhiệm riêng,
tất cả hoạt động trên cơ sở quản lý theo cơ chế thủ trưởng. Tất cả hoạt động của
thành viên phải tuân thủ quy định pháp luật, quy chế hoạt động và chịu trách
nhiệm trước Trưởng phòng về kết quả công tác được giao phụ trách
2.3.2. Mối quan hệ công tác
Tuy mỗi thành viên, mỗi bộ phận được phân công đảm nhiệm từng công
việc riêng. Tuy nhiên, xét trong tổng hòa các mối quan hệ thì từng thành viên,
từng bộ phận đều có có mối liên kết với nhau, cụ thể: “Các công chức, viên chức,
người lao động thực hiện các công tác theo sự phân công của Trưởng phòng,
trong quá trình công tác phải chấp hành quy trình thực hiện công chứng do Sở Tư
pháp quy định và các quy định khác của pháp luật; chịu trách nhiệm trước
Trưởng phòng về kết quả được giao, chịu trách nhiệm trước pháp luật…Công
chức, viên chức, người lao động có quyền đề nghị gặp Trưởng phòng bất cứ lúc
nào để trao đổi, đề đạt nguyện vọng về các vấn đề liên quan đến hoạt động của
Phòng. Công chức, viên chức, người lao động có quyền giám sát, kiểm tra các
hoạt động của cơ quan cũng như công tác điều hành lãnh đạo tại Phòng theo quy
định của pháp luật”13. Đồng thời, Quy chế làm việc của Phòng Công chứng Số 6
Thành phố Hồ Chí Minh cũng quy định mối quan hệ công tác giữa Trưởng phòng
với các Công chứng viên, cụ thể: “Trưởng phòng chỉ đạo trực tiếp các mặt công
12
Điều 12 Quyết định số 128/QĐ ngày 21 tháng 5 năm 2020 của Trưởng Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ
Chí Minh.
13
Điều 5 Quyết định số 128/QĐ ngày 21 tháng 5 năm 2020 của Trưởng Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ
Chí Minh.
13
- tác của Phòng; Trưởng phòng kiểm tra, hướng dẫn và cho ý kiến với các Công
chứng viên về chuyên môn, nghiệp vụ và các công tác khác theo sự phân công của
Trưởng phòng”14.
III. HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CÔNG CHỨNG
3.1. Qúa trình hoạt động cung cấp dịch vụ công chứng
Căn cứ theo Điều 2 Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND ngày 21 tháng 02
năm 2006 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh có quy định: “Phòng
Công chứng Số 6 thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại Nghị định số 75/2000/NĐ-
CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về Công chứng, chứng thực…”.
Hiện nay Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính
phủ đã hết hiệu lực thi hành và các chức năng, nhiệm vụ của Phòng Công chứng
số 6 thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành về công chứng. Cụ thể, Phòng
Công chứng số 6 thực hiện chức năng: “chứng nhận tính xác thực của hợp đồng,
giao dịch được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại, đất đai, nhà ở,
hôn nhân – gia đình, phân chia di sản thừa kế…theo quy định của Luật Công
chứng. Các hợp đồng, giao dịch được công chứng là các hợp đồng, giao dịch mà
pháp luật quy định phải công chứng hoặc pháp luật không quy định phải công
chứng nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu…”15.
Về lĩnh vực hoạt động, Phòng Công chứng số 6 thực hiện hoạt động công
chứng trê các lĩnh vực: “Công chứng hợp đồng mua bán, vay mượn, thế chấp, cầm
cố tài sản; Công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho nhà ở và
14
Điều 13 Quyết định số 128/QĐ ngày 21 tháng 5 năm 2020 của Trưởng Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ
Chí Minh.
15
www.congchung6.gov.vn.
14
- quyền sử dụng đất; Công chứng hợp đồng cho thuê, thừa kế, thế chấp, bảo lãnh,
góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; Công chứng thỏa
thuận phân chia, nhập và xác nhận tài sản của vợ, chồng; Công chứng di chúc,
khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản, từ chối nhận di sản, nhận lưu giữ
di chúc; Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền; Công chứng hợp đồng có
yếu tố nước ngoài; Công chứng hợp đồng trong lĩnh vực kinh doanh, thương mại,
sở hữu trí tuệ và các hợp đồng, giao dịch khác…theo yêu cầu của khách
hàng…”16.
3.2. Mặt làm đƣợc
Về Quy trình thực hiện các thủ tục công chứng, Phòng Công chứng số 6
Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện đảm bảo theo trình tự, thủ tục theo Quy định
tại Quyết định số 5222/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2019 của Chủ tịch Ủy
ban nhân dân Thành phố về việc phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục
hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp17; Quyết định số
860/QĐ-UBND ngày 11 tháng 3 năm 2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành
phố về việc phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm
vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp18. Cụ thể, tại các Quyết định phê duyệt của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt tổng cộng 83 bộ thủ tục hành
chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp19. Trong từng bộ thủ tục
có quy định rất cụ thể về trình tự, các bước thực hiện, giấy tờ, hồ sơ cần cung cấp,
thời gian thực hiện, phí công chứng, thẩm quyền của đơn vị….Điển hình như đối
16
www.ccongchung6.gov.vn.
17
Đính kèm Quyết định số 5222/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành
phố.
18
Đính kèm Quyết định số 860/QĐ-UBND ngày 11 tháng 3 năm 2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố
Hồ Chí Minh.
19
https://vpub.hochiminhcity.gov.vn/portal/KenhTin/Quy-trinh-noi-bo-TTHC.aspx.
15
- với Quy trình Công chứng Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, Phòng
Công chứng Số 6 thực hiện theo trình tự, thủ tục tại Quy trình 01 ban hành kèm
theo Quyết định số 5222/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2019 của Chủ tịch Ủy
ban nhân dân Thành phố, cụ thể trong Quy trình có xây dựng các nội dung cần
thực hiện như: quy định các thành phần hồ sơ; nơi tiếp nhận, trả kết quả, thời gian
xử lý, phí và thù lao công chứng, trình tự xử lý công việc, Biễu mẫu, Hồ sơ lưu và
cơ sở pháp lý cần thưc hiện đối với thủ tục công chứng hợp đồng chuyển nhượng
quyền sử dụng đất20.
Như vậy xét về quy trình công chứng tại Phòng Công chứng số 6 thành phố
Hồ Chí Minh: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoặc công chứng viên là người trực tiếp
tiếp nhận và xử lý hồ sơ yêu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng, công
chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, trường hợp hồ sơ
yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý; Bộ
phận soạn thảo có trách nhiệm giúp Công chứng viên soạn thảo văn bản, Công
chứng viên phụ trách là người trực tiếp kiểm tra dự thảo văn bản; trên cơ sở dự
thảo hoàn thiện và các giấy tờ, hồ sơ kèm theo người yêu cầu công chứng sẽ ký
trước mặt công chứng viên; Công chứng viên ký vào văn bản công chứng; sau
cùng là đóng dấu phát hành, trả kết quả và lưu trữ hồ sơ công chứng. Như vậy xét
quy định công chứng tại Phòng Công chứng số 6 thực hiện đảm bảo theo quy định
của Luật công chứng năm 2014 và các quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành
chính do Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh phê duyệt.
3.3. Mặt tồn tại
20
Đính kèm Quy trình 1 ban hành kèm theo Quyết định số 5222/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2019 của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân Thành phố.
16
- Bên cạnh những nổ lực, kết quả đáng khích lệ, Phòng vẫn còn tồn tại một
vài hạn chế cần khắc phục như sau:
- Số lượng hồ sơ công chứng tương đối nhiều so với số lượng công chứng
viên và chuyên viên thư ký nghiệp vụ, trong đó có những ngày công chứng viên
phải thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở của Phòng công chứng theo quy định
tại khoản 2 Điều 44 của Luật công chứng năm 2014 thì với số lượng công chứng
viên còn lại tại Phòng chưa đáp ứng được nhu cầu xử lý hồ sơ công chứng, gây
ách tắt hồ sơ, người yêu cầu công chứng phải xếp hàng chờ đợi để được công
chứng, từ đó công chứng viên khó kiểm soát hết được hồ sơ công chứng, dễ dẫn
đến sai sót, rủi ro trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch.
- Cũng chính việc số lượng hồ sơ công chứng lớn trong khi số lượng công
chứng viên tại thời điểm không đủ để giải quyết nên dẫn đến việc hồ sơ bị đùn
đẩy, công việc quá tải, căng thẳng, áp lực dễ gây khả năng thiếu trách nhiệm hay
lơ là không giải quyết triệt để các yêu cầu công chứng của người yêu cầu công
chứng.
- Thêm vào đó, bộ phận văn thư – lưu trữ chỉ có một người nhưng phải phụ
trách nhiều công việc như đóng dấu phát hành hồ sơ công chứng, công chứng bản
dịch, chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao từ bản bản chính, cấp bản sao văn
bản công chứng cho nên có thời điểm hồ sơ quá nhiều dẫn đến hậu quả bị phát
hành trùng số công chứng, số công chứng bản dịch, số chứng thực chữ ký, số
chứng thực bản sao từ bản chính hoặc có khi bị phát hành nhầm giữa các hồ sơ
với nhau dẫn đến việc công chứng viên phải ký lại trang lời chứng của công
chứng viên nếu văn bản đó chưa được đóng dấu giáp lai hoặc người yêu cầu phải
ký lại nếu hồ sơ đó đã được đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên việc sai sót này được
17
nguon tai.lieu . vn
