Xem mẫu
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
Luận văn
Báo cáo thực tập đợt kiến tập tại bộ
KH&CN
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 1
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
Contents
LỜI NÓI ĐẦU .................................................................................................... 1
Chương I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA BỘ KH&CN VÀ VĂN PHÒNG BỘI KH&CN ......................................... 7
1.1Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN. ................................. 7
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ KH&CN ............. 12
Chương II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN
THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KH&CN ............................................................. 16
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 2
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
2.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng ...................................................... 16
2.2 Công tác Văn thư......................................................................................... 25
Công tác Lưu trữ ............................................................................................... 47
Chương III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ ....................................................... 50
3.1 Nhận xét ...................................................................................................... 50
3.2 : Kiến nghị................................................................................................... 57
KẾT LUẬN....................................................................................................... 59
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................... 60
PHẦN PHỤ LỤC .............................................................................................. 61
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 3
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
LỜI NÓI ĐẦU
Với phương châm gắn chặt giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo
của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nói riêng và trường Đại học Khoa
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 4
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
học Xã hội và Nhân văn nói chung: lấy lý luận làm điểm tựa làm cơ sở cho hoạt
động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật
và làm phong phú thêm kho tàng lý luận. Nhằm mục đích đào tạo những cử nhân
trong tương lai nắm vững lý luận, làm việc có hiệu quả trong thực tiễn. Do vây,
sau khi đã trang bị cho sinh viên một hệ thống lý luận khá đầy đủ Khoa Lưu trữ
học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn -
Đại học Quốc gia Hà Nội đã tổ chức những đợt thực tập thực tế cho sinh viên
năm thứ 3 và thứ 4 của khoa. Đợt thực tập thực tế của sinh viên năm thứ 3 được
tổ chức sau khi sinh viên đã học xong lý thuyết các môn: Luật hành chính, Quản
trị hành chính văn phòng, Công tác văn thư, Kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nghiệp
vụ thư ký văn phòng... Mục đích của đợt thực tế này là muốn giúp cho sinh viên
tìm hiểu tình hình công tác văn phòng và văn thư tại các cơ quan cụ thể. Qua đó,
sinh viên có điều kiện liên hệ giữa kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn, củng
cố và nâng cao nhận thức về nghề nghiệp. Sinh viên có điều kiện vận dụng
những kiến thức đã học để thực hành một số khâu nghiệp vụ về công tác văn
phòng và công tác văn thư nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong
cách làm việc của một người cán bộ văn phòng. Ngoài ra, đợt thực tập này còn
giúp cho sinh viên trong việc tiếp thu những kiến thức thuộc lĩnh vực lưu trữ ở
giai đoạn sau.
Theo kế hoạch của Khoa đợt thực tập của chúng tôi được chia thành hai
giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Cả lớp được chia thành bốn nhóm để đi kiến tập, đoàn chúng
tôi đựơc đi thăm quan và kiến tâp tại Thành uỷ Hài Phòng, Trung tâm lưu trữ
Thành phố Hải Phòng và một số UBND thuộc thành phố Hải Phòn
Giai đoạn 2: Sinh viên tự đi thực tập ở các cơ quan mà mình đã tự liên hệ
trước. Giai đoạn này kéo dài trong bốn tuần (26/04 -> 25/50/2007), chúng tôi đã
đến thực tập tại Phòng Hành chính – Văn phòng Bộ KH&CN.
Qua đợt kiến tập tại thành phố Hải Phòng và kết quả thực tập thực tế tình
hình công tác văn phòng và công tác văn thư tại Bộ KH&CN, chúng tôi đã có
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 5
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
được những bài học, những hiểu biết mới về công việc, ngành nghề mình được
đào tạo.
Kết qủa của đợt kiến tập tại bộ KH&CN đựợc chúng tôi hệ thống theo bố
cục sau:
Chương I: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ
KH&CN và Văn phòng Bộ KH&CN.
Chương II: Thực trạng công tác quản trị hành chình văn phòng và
công tác và công tác văn thư tại Văn phòng Bộ KH&CN
Chương III: Nhận xét và kiến nghị đối với Bộ KH&CN
Trong đợt thực tập này, chúng tôi đã nhận được sự động viên và hướng
dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Khoa, cùng với sự giúp đỡ tạo điều kiện
vô cùng quý báu của toàn thể cán bộ Phòng Hành chính – Văn phòng Bộ
KH&CN. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn những sự giúp quý báu trên. Nhân
đây, chúng tôi cũng xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Trưởng phòng Hành
chính Bộ KH&CN và Thác sỹ Lê Tuấn Hùng, những người đã trực tiếp giúp đỡ
tôi hoàn thành bản báo cáo này.
Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian và kinh nghiệm của bản thân nên báo
cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi rất mong được sự góp ý của
thấy cô và các bạn để báo cáo đạt kết quả tốt hơn.
Hà Nội, ngày… tháng 6 năm 2006
Sinh viên
Nguyễn Thị Quế
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 6
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
Chương I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU
TỔ CHỨC CỦA BỘ KH&CN VÀ VĂN PHÒNG BỘI KH&CN
1.1Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN.
1.1.1 Vài nét về sự hình thành và phát triển của Bộ KH&CN
Ngay từ khi miền Bắc bước vào thời kỳ xây dựng Xã hội chủ nghĩa tại
Hội nghị lần thứ 14 của Ban chấp hành Trung ương Đảng khoá II và Đại hội
đảng lần thứ III đã nhấn mạnh vai trò của khoa học kỹ thuật trong đời sống, sản
xuất và an ninh quốc phòng. Vì vậy, ngày 14/03/1959 thừa uỷ quyền của Chủ
tịch nước, Thủ tướng Chính phủ đã ký Sắc lệnh số 016/SL chính thức thành lập
Uỷ ban Khoa học Nhà nước với nhiệm vụ chung là “giúp Chính phủ xây dựng
và lãnh đạo công tác khoa học về mọi mặt nhằm phục vụ sự nghiệp kiến thiết
Xã hội chủ nghĩa ở miền Bắc góp phần nâng cao năng xuất lao động, nâng cao
đời sống vật chất và văn hoá của nhân dân, phục vụ sự nghiệp đấu tranh thống
nhất Nhà nước và sự nghiệp hoà bình hữu nghị giữa các dân tộc”. Cùng với sự
thay đổi của tình hình kinh tế, văn hoá, chính trị của đất nước Uỷ ban KH&CN
Nhà nước cũng không ngừng phấn đấu xây dựng và phát triển qua nhiều giai
đoạn với sáu lần thay đổi tên gọi. Tháng 08/2002, tại kỳ họp thứ I, Quốc hội
khoá XI đã ra quyết định thành lập Bộ Khoa học và Công nghệ trên cơ sở tổ
chức lại Bộ Khoa học Công nghệ và Môi truờng. Việc thành lập Bộ KH&CN
trong giai đoạn đất nước đẩy mạnh công nghệp hoá, hiện đại hoá và hội nhập
kinh tế quốc tế giúp Bộ tập trung hơn nữa cho các nhiệm vụ quản lý Nhà nước
về khoa học công nghệ trong phạm vi cả nước, khẳng định vị thế, vai trò của Bộ
trong việc điều phối và thúc đẩy các hoạt động KH&CN đóng góp tích cực cho
sự phát triển kinh tế đất nước và hội nhập. Gần năm mươi năm hình thành và
phát triển dưới sự lãnh đạo cảu Đảng và Nhà nước Bộ KH&CN đã không
ngừng khắc phục khó khăn, phấn đấu thực hiện tốt nhất trọng trách của một cơ
quan tham mưu, quản lý thống nhất về khoa học kỹ thuật trong phạm vi cả nước
và đã đạt được những thành tựu đáng tự hào, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xây
dựng và phát triển đất nước.
1.1.2 Chưc năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ KH&CN
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 7
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
Từ khi ra đời, Bộ KH&CN đã có nhiều văn bản quy phạm pháp luật quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cùng với sự phát triển của đất nước nói
chung và khoa học, công nghệ nói riêng làm cho hoạt động của Bộ ngày càng đi
vào nề nếp và có hiệu quả. Gần đây nhất, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
Bộ được quy định cụ thề trong Nghị định số 54/2003/NĐ-CP ngày 19/05/2003
của Chính phủ. Đến ngày 16/01/2004 Chính phủ đã ban hành Nghị định số
28/2004/NĐ-CP bổ sung, sửa đổi một số điều của Nghị định số 54/2003/NĐ-CP.
Đây là những văn bản quy phạm pháp luật quan trọng, định hướng cho hoạt động
khoa học và cộng nghệ của nước ta trong những năm đầu thế kỷ 21.
1.1.2.1 Vị trí và chức năng
Bộ KH&CN là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về hoạt động khoa học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học và công
nghệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, hàng hoá; sở hữu chí tuệ; năng
lượng nguyên tử, an toàn bức xạ hạt nhân; quản lý nhà nước các dịch vụ công
trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của
Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định của
pháp luật.
1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ KH&CN có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định
tại Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/2002 của Chính phủ quy định quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang
bộ, và những nhiệm vụ quyền hạn được quy định cụ thể trong hai Nghị Định số
54 và Nghị định số 28 nêu trên. Nhiệm vụ quyền hạn của Bộ được quy định như
sau:
Xây dựng và trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các dự án luật,
pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật khác, chiến lược, quy hoạch phát
triển, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về các lĩnh quản lý nhà nước của
Bộ;
Ban hành theo thẩm quyền các quyết định, chỉ thị, thông tư, và các
căn bản khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 8
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vực
quản lý của Bộ; tuyên truyền, giáo dục, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật
về các lĩnh vự quản lý nhà nước của Bộ;
Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể về hoạt động khoa học kỹ
thuật;
Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể về tiêu chuẩn đo lường
chất lượng sản phẩm;
Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể về sở hữu trí tuệ (không
bao gồm quyền tác giả văn học, nghệ thuật và nhãn hiệu hàng hoá);
Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể về năng lượng nguyên tử,
an toàn bức xạ và hạt nhân;
Quản lý và tổ chức thực hiện các dự án đầu tư thuộc Bộ thuộc Bộ
theo quy định của pháp luật đầu tư và xây dựng;
Hướng dẫn, kiểm tra các bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, uỷ ban nhân
dân địa phương về việc thực hiện chủ trương, chính sách, quy định của pháp luật
và chuyên môn, nghiệp vụ trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ;
Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ
theo quy định của pháp luật;
Tổ chức và chỉ đạo kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ
khoa học và công nghệ tại các đơn vị thuộc Bộ quản lý;
Xây dựng và trình Chính phủ ban hành cơ chế, chính sách khuyến
khích phát triển dịch vụ công trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ; quyết
định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo việc thực hiệncơ chế hoạt động
cua các tổ chức dịch vụ công theo quy định của pháp luật; quản lý và chỉ đạo
hoạt động đối với các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công thuộc Bộ;
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể về đại diện chủ sở hữu phần
vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn của nhà nước thuộc Bộ quản lý theo
quy định của pháp luật;
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 9
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của hội và tổ chức Chính
phủ trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật;
Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu lại, tố cáo, chống tham nhũng,
tiêu cực và xử lý các vi phạm pháp luật trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của
Bộ;
Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cảI cách hành chính
của Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cảI cách hành chính nhà nước đã
được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;
Quản lý tổ chức bộ máy,biên chế, chỉ đạo thực hiện chế độ tiền
lương và các chế độ, chính sách đãI ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ,
công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; xây dựng và quy
định tiêu chuẩn nghệp vụ, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với
cns bộ, công chức, viên chức trong các lĩnh nực quản lý nhà nước của Bộ;
Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách
được phân bổ theo quy định của pháp luật.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN
Cũng căn cứ theo Nghị định số 54/2003/NĐ-CP của Chính phủ, Bộ
KH&CN có cơ cấu tổ chức như sau:
Về Lãnh đạo Bộ: Bộ KH&CN hiện nay có một Bộ truởng do ông Hoàng
Văn Phong đảm nhiệm (từ tháng 8 năm 2002). Ông có vai trò phụ trách, lãnh
đạo, quản lý chung mọi mặt hoạt động và công tác của Bộ, của Thủ trưởng các
đơn vị thược Bộ; trực tiếp lãnh đạo các đơn vị và lĩnh vực công tác: các đơn vị
quản lý Nhà nước: Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ kế hoạch – tài chính, Vụ hợp tác quốc
tế; Thanh tra, Văn phòng; Các đơn vị sự nghiệp; Viện chiến lược và chính sách
khoa học và công nghệ. Và có ba Thứ trưởng là Trần Quôc Thắng, Lê Đình Tiến
và Nguyễn Văn Lạng giúp Bộ trưởng Phụ trách các đơn vị và quản lý trực tiếp
một số lĩnh vực công tác Bộ trưởng giao cho.
- Các tổ chức giúp Bộ truởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước:
1. Vụ Khoa học xã hội và Tự nhiên
2. Vụ Khoa học và Công nghệ các ngành kinh tế – kỹ thuật
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 10
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
3. Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ
4. Vụ Công nghệ cao
5. Vụ Hợp tác Quốc tế
6. Vụ Kế hoạch – Tài chính
7. Vụ Pháp chế
8. Vụ tổ chức cán bộ
9. Vụ thanh tra
10.Văn phòng
11.Tổng cụa Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng
12.Cục sở hữu trí tuệ
13.Cục Kiểm soát và An toàn bức xạ, hạt nhân
14.Ban Quản lý Khu công nghệ cao Hoà Lạc
- Các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ:
1. Viện Chiến lược và Chính sách KH&CN
2. Viện năng lượng và nguyên tử Việt Nam
3. Viện ứng dụng công nghệ
4. Trung tâm thông tin KH&CN Quốc gia
5. Trường Nghiệp vụ quản lý KH&CN
6. Trung tâm tin học
7. Báo cáo Khoa học và phát triển
8. Tạp chí Hoạt động Khoa học
9. Tạp chí tia sáng
Ngoài ra, để thực hiên đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại
doanh nghiệp có vốn nhà nươc thuộc Bộ quản lý, Bộ KH&CN còn có mối quan
hệ với các doanh nghiệp sau:
- Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật
- Công ty Công nghệ và Phát triển (ITECH)
- Công ty Sở hữu Công nghiệp (IVESTIP)
- Công ty cổ phần ứng dụng tiến bộ KH&CN (MITEC)
- Công ty cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 11
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
- Công ty công nghệ, điện tử, cơ khí và môi trường (EMECO)
- Công ty xuất nhập khẩu công nghệ mới (NACENIMEX)
- Công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật (TECHNIMEX)
Các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ KH&CN có trách nhiệm tổ chức, điều hành
và chỉ đạo thực hiện các lĩnh vực thuộc đơn vị mình được giao quản lý.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
KH&CN
Văn phòng là bộ máy giúp việc, là đầu mối liên hệ giữa các đơn vị trong
cơ quan, giúp cho bộ máy được hoạt động liên tục và có hiệu quả.
1.2.1 Chức năng của Văn phòng Bộ KH&CN
Căn cứ vào Quyết định số 36/2004/QĐ-BKH&CN ngày 29/10/2004 của
Bộ trưởng Bộ KH&CN về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn
phòng Bộ KH&CN có chức năng tham mưu cho Bộ trưởng trong công việc chỉ
đạo, điều hành các hoạt động chung của Bộ; giúp Bộ trưởng tổ chức việc điều
hành, phối hợp hoạt động chung của các đơn vị trực thuộc Bộ; xây dựng, quản lý
và thực hiện đúng Quy chế làm việc, chương trình và kế hoạch công tác của Bộ;
quản lý tài chính, tài sản của đơn vị tài chính cấp văn phòng và giúp Bộ trưởng
quản lý trực tiếp một số mặt công tác khác.
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ KH&CN
Cũng theo Quyết định số 36/2004/QD-BKH&CN nhiệm vụ, quyền hạn
chủ yếu của Văn phòng Bộ được quy định:
- Xây dựng các văn bản chính sách:
Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng và trình Bộ
trưởng ban hành Quy chế làm việc và các quy định nội bộ khác; theo dõi, đôn
đốc, kiểm tra các đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện Quy chế làm việc, các quy định
nội bộ và các quyết định của Bộ trưởng
Tham mưu cho Bộ trưởng trong việc lựa chọn những vấn đề về chủ
trương, chính sách, pháp luật và cơ chế quản lý quan trọng để giao cho các đơn
vị liên quan trực thuộc Bộ nghiên cứu trình Bộ trưởng.
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 12
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
- Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể trong việc tiếp nhận, thâm tra và
trình Bộ trưởng các văn bản, chính sách.
- Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể trong việc xây dựng và thực hiện kế
hoạch công tác của bộ
- Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể trong công tác đảm bảo các hoạt
động hành chính của Bộ
- Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể trong công tác thi đua, khen thưởng,
thông tin, tuyên truyền và lê tân của Bộ
Ngoài ra, còn một số công tác khác về phòng dịch, công tác kế hoạch hoá
gia đình, công tác bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ, công chức và viên chức trong Bộ,
thực hiện nhiệm vụ làm đầu mối giao dịch với cấp trên, cấp dưới và cơ quan, tổ
chức bên ngoài theo sự phân công của Lãnh đạo Bộ, quản lý tổ chức cán bọ của
Văn phòng theo sự phân cấp quản lý của Bộ trưởng, tổ chức và quản lý các hoạt
động của Văn phòng thường trực phía Nam đặt tại TP. Hồ Chí Minh.
Với những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trên Quy chế còn quy định
cho Văn phòng có con dấu riêng mang tên Văn phòng; được mở tài khoản nội tệ
và ngoại tệ tại Kho bạc nhà nước và Ngân hàng nhà nước. Điều này càng cho
thấy vai trò, vị trí to lơn của văn phòng trong hoạt động quản lý của Bộ.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ KH&CN
Quy định tại điều 4 của Quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ
KH&CN ban hành kèm theo Quyết định số 36/2004/QĐ-BKHCN ngày
29/10/2004 của Bộ KH&CN:
Văn phòng được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với
bàn bạc tập thể.
Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về toàn bộ hoạt
động cua Văn phòng.
Các Phó chánh văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo
một số mặt công tác theo sự phân công của Chánh Văn phòng và chịu trách
nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn
phòng vắng mặt, việc điều hành hoạt động của văn phòng sẽ do một Phó
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 13
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
chánh Văn phòng được uỷ quyền thực hiện nhưng Chánh Văn phòng vẫn là
người chịu chịu trách nhiệm về các quyết định của Phó chánh Văn phòng
Các đơn vị chuyên môn nghiệp vụ: được chia thành hai nhóm la:
Nhóm 1: Tham mưu tổng hợp
1. Phòng tổng hợp
2. Phòng Hành chính – Tổ chức
3. Phòng Lưu trữ
4. Phòng Tài vụ
5. Phòng Thi đua - Khen thưởng
6. Văn phòng Thường trực phía Nam
Nhóm 2: Quản trị, đảm bảo cơ sở vật chất
1. Phòng Quản trị - Y tế
2. Phòng xe
3. Phòng Lễ tân
4. Phòng Khoa học và Công nghệ nội bộ
5. Phòng Xây dựng cơ bản
Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cụ thể của các đơn vị trên do Chánh Văn
phòng quy định. Như vây, cho đến thời điểm này Bộ KH&CN vẫn chưa ban
hành quy chế quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ riêng của từng đơn vị
chuyên môn. Điều này gây khó khăn trong quá trình hoạt động như: Chánh Văn
phòng phải kiêm nhiệm rất nhiều việc, Các đơn vị chuyên môn không nắm vững
nhiệm vụ cụ thể của mình có thể chồng chéo công việc của các đơn vị khác hoặc
không làm hết công việc của mình… Điều này đòi hỏi Văn phòng Bộ KH&CN
cần ban hành một quy chế cụ thể tạo điều kiện để từng đơn vị có thể tiến hành
các hoạt đông theo đúng thẩm quyền và trách nhiệm của mình.
1.2.4 Quan hệ công tác gữa văn phòng với cơ quan cấp trên các
phòng, ban liên quan và cơ sở trực thuộc.
Chánh Văn điều hành mọi hoạt động của Văn phòng trên cơ sở quy chế
làm việc của Bộ, Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng, các quy định của
pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức.
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 14
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
Lãnh đạo văn phòng thực hiện chế độ làm việc, quan hệ công tác với thủ
trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ theo quy chế làm việc của Bộ và theo các quy
định khác do Bộ trưởng ban hành. Văn phòng là bộ phận giúp việc là đầu mối
liên lạc giữa nội bộ trong cơ quan và các bộ phận có liên quan. Văn phòng Bộ
KH&CN nói chung và cán bộ trong Văn phòng nói riêng luôn ý thức được điều
đó và luôn thực hiện tốt nhiệm vụ của mình
Có thể thấy rằng, mặc dù là bộ phận riêng nhưng vẫn là một hệ thống
thống nhất có quan hệ hỗ trợ bổ sung lẫn nhau trong công tác quản lý Nhà nước
vê lĩnh vực khoa học và công nghệ.
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 15
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
Chương II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KH&CN
2.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng
2.1.1 Mô hình tổ chức nơi làm việc của Văn phòng Bộ KH&CN
Văn phòng Bộ KH&CN được đặt cùng trụ sở của Bộ tại số 39 - Trần
Hưng Đạo - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. Văn phòng được bố trí theo kiểu truyền
thống với nhiều loại hình cơ quan hành chính của nước ta hiện nay. Lý do của
việc bố trí như vây là do tận dụng tối đa diện mặt bằng không rộng lắm (2,5 mét
vuông trên 1 người) hơn nữa đây lại là trụ sở mà Uỷ Ban Khoa học Nhà nước
(nay thuộc Bộ KH&CN) tiếp quản của hãng dầu Shell do Pháp xây dựng. Một cơ
quan hành chính của nhà nước được bố trí trên kết cấu của một doanh nghiệp
được xây dựng từ những năm 40, điều này không tránh khỏi những khó khăn về
điều kiện làm việc. Hiện nay, Văn phòng của Bộ vẫn bố trí các phòng tách riêng
phân bố đều trên khắp toà nhà.
Cách bố trí như vậy cũng đem lại những ưu điểm cơ bản như: tạo được
môi trường làm việc yên tĩnh cho cán bộ đặc biệt là Lãnh đạo cơ quan; các văn
bản, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi đơn vị được quản
lý khá chặt chẽ và có tính bảo mật cao; Hơn nưa, việc phân công thực hiện các
công việc của phòng được rõ ràng, không chồng chéo, nhầm lẫn khi giải quyết
những vấn đề thuộc chuyên môn riêng của các phòng; Đặc biệt, việc bố trí phòng
Hành chính ở tâng một cạnh cổng ra vào của cơ quan tạo điều kiện cho các cơ
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 16
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
quan, đơn vị hoặc khách đến liên hệ, xin dấu, chuyển giao công văn đi - đến
được thuận tiện, dễ dàng.
Bên canh những ưu điểm thì vẫn tồn tại những hạn chế: Các bộ phận của
Văn phòng thường xuyên phải trao đổi, liên hệ với trong trong quá trình thực
hiện công việc của mình nhưng cách bố trí như vây sẽ làm cán bộ phải mất nhiều
thời gian đi lại hoặc rất mất thời gian khi tim kiếm tài liệu liên quan phục vụ cho
giải quyết công việc chuyên môn; Bên cạnh đó, làm khó khăn trong công tác việc
lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng; yêu cầu cán bộ, chuyên viên phải có tinh
thần tự giác cao, ý thức tập thể vì lãnh đạo không thể thường xuyên kiểm tra,
giám sát công việc đã phân bổ cho từng đơn vị hoặc chuyên viên, nếu như các
cán bộ, chuyên viên không có tinh thần tự giác, ỷ lại, thiếu trách nhiệm trong
công việc sẽ dẫn đến hiện tượng trì trệ, tồn đọng công việc hết ngày này qua
ngày khác, giảm hiệu suất công việc dẫn đến ảnh hưởng đến kết qủa công việc
của từng bộ phận.
Tuy vẫn có những hạn chế nhưng cách bố trí Văn phòng như vậy cũng đã
khá hợp lý với cơ sở hạ tầng, đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra.
Để khắc phục khó khăn, hiện nay, nhà nước đang triển khai xây dựng trụ
sở mới của Bộ tại đường Láng Hoà lạc. Hy vọng trụ sở mới này sẽ giải quyết
được những hạn chế nêu trên để công tác quản lý của Bộ ngày càng tốt hơn.
2.1.2 Tình hình đội ngũ cán bộ Văn phòng
Để nắm rõ đội ngũ cán bộ hiện nay của Bộ, đợt thực tập này chúng tôi đã
khảo sát, tình hình đội ngũ cán bộ trên ba phương diện chính là: độ tuổi của cán
bộ, trình độ chuyên môn và cách thức tổ chức biên chế.
Thứ nhất, độ tuổi của cán bộ: Có 103 cán bộ trong đó đa số là trên 30
tuổi, đội ngũ cán bộ trẻ chiếm số lượng ít. Đây cung là một lợi thế lớn của bộ vì
cán bộ lớn tuổi đã nhiều năm công tác nên có kinh nghiệm quản lý tốt. Bên cạnh
đó nó cũng có hạn chế là cán bộ lớn tuổi sẽ hạn chế về sức khoẻ, cập nhật thông
tin mới chậm, khó thay đổi cách tư duy quản lý...
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 17
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
Với số lượng cán bộ trẻ ít nhưng là những người có năng lực, yêu nghề
và rất tâm huyết phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. Mặc dù vậy nhưng Bộ
cũng cần quan tâm chú ý cho công tác đào tạo, tuyển dụng cán bộ trẻ.
Dưới đây là bảng tổng hợp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được:
Hợp Trình độ
Số lợng
Cán bộ Biên đồng Trên Dươí
Đại Cao Trung
văn phòng chế lao đại trung
Nam Nữ học đẳng cấp
động học cấp
Lãnh đạo VP 4 0 4 0 3 1 0 0 0
Chuyên viên 33 25 56 2 10 48 0 0 0
Văn thư – lưu
trữ 2 4 4 2 0 4 1 1 0
Tài Vụ 1 4 4 1 2 3 0 0 0
Lễ tân 0 5 4 1 1 4 0 0 0
Lái xe 10 0 2 8 0 3 2 5 0
Bảo vệ 15 0 12 3 0 1 0 1 13
Tổng(103
người) 65 38 86 17 16 64 3 7 13
Tỷ lệ(%) 63.1 36.9 83.5 16.5 15.5 62.1 2.9 6.8 12.6
Thứ hai, Trình độ chuyên môn: bảng tổng hợp cho thấy trình độ chuyên
môn của cán bộ khá đồng đều đa số đã tốt nghiệp đại học (chiếm 62,1%). Đặc
biệt đội ngũ lãnh đạo có bốn người thì ba người trên đại học, đã nhiều năm công
tác nên có rất nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý và công tác văn phòng.
Các chuyên viên đều là những người đã tốt nghiệp đại học được sắp xếp phù hợp
với chuyên môn được đào tạo và cũng có nhiều năm kinh nghiệm trong công
việc của mình. Gần đây đa số cán bộ đều có ý thức đi học lên tiếp ở trong và
ngoài nước để nâng cao trình độ của mình. Hầu hết những cán bộ trung cấp dưới
trung chủ yếu là làm công tác bảo vệ, tạp vụ hoặc những công việc không đồi hỏi
chuyên môn cao.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tuyển dụng và đào tạo cán
bộ, lãnh đạo Bộ và lãnh đạo Văn phòng đã hết sức quan tâm, chú ý và tạo điều
kiện nâng cao chất lượng độ ngũ cán bộ. Hàng năm, một lượng kinh phí khá lớn
được dành vào công tác này. Văn phòng Bộ thường xuyên tổ chức các lớp bồi
dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các chuyên viên, cử cán đi học các lớp tập huấn
về quản lý, công tác văn thư và đặc biệt còn cho phép một số cán tham dự các
khoá học ở nước ngoài. Ngoài ra, cán bộ, nhân viên Văn phòng được tuyển từ
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 18
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
nhiều nguồn khác nhau như thuyên chuyển cán bộ, giới thiệu của những cán bộ
trong cơ quan và đặc biệt là trong công tác tuyển dụng.
Bằng cách kết hợp nhiều hình thức khác nhau, Văn phòng Bộ nói riêng
và Bộ KH&CN nói chung luôn đảm bảo được một đội ngũ cán bộ có khả năng
đáp ứng được các yêu cầu đặt ra trong công việc cả về số lượng và chất lượng.
Thứ ba, cách thức tổ chức biên chế: cán bộ thuộc biên chế và cán bộ hợp
đồng hiện nay của Bộ có sự chênh lệch nhau rõ rệt. Cán bộ biên chế chiếm
83,5%. Ưu điểm của việc biên chế cán bộ là tạo chô cán bộ có cảm giác ổn định,
tập trung chuyên tâm trong công việc. Tuy nhiên, sẽ không tránh khỏi thái độ ỷ
lại, kém sáng tạo và chủ động của những cán bộ, nhân viên đã thuộc biên chế.
Vấn đề này dang đặt ra một câu hỏi, vậy làm thế nào để khắc phục được những
hạn chế trên? Đa số trên thế giới hiện nay áp dụng hình thức hợp đồng và hợp
đồng dài hạn cho cán bộ. Cách này có rất nhiều ưu điểm, làm tăng ý thức làm
việc, phát huy tính chủ động, sáng tạo cho cán bộ. Với đặc thù là một cơ quan
cấp Bộ, Bộ KH&CN cũng như Văn phòng Bộ nên xem xét áp dụng hình thức
hợp đồng và hợp đồng dài hạn đối với cán bộ văn phòng. Tuy nhiên, cách này
không nên áp dụng cho lãnh đạo vì đây là chức vụ quan trọng, có xác định trách
nhiệm cụ thể.
Nhìn chung, đội ngũ cán bộ Văn phòng tương đối tốt về năng lực cũng
như lòng nhiệt tình và ý thức trong công tác của mìmh.
2.1.3 Tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng
+ Phân công lao động trong văn phòng
Như phần trên đã nói, trình độ cán bộ Văn phòng Bộ KH&CN đều cố
trình độ cao và căn bản được bố trí, sắp xếp theo đúng chuyên môn được đào tạo.
Lãnh đạo Văn phòng đều là những người đã tốt nghiệp đại học, trên đại
học và có kinh nghiệm nhiều năm trong công tác quản lý. Đồng chí Chánh văn
phòng của Bộ đã tốt nghiệp đại học Kinh tế quốc dân và đã đi học thạc sỹ tại
Nga với gần 20 năm công tác nên đã tích luỹ nhiều kinh nghiệm về công tác
quản lý. Đản bảo có đủ trình độ và kinh nghiệm để đảm nhiệm trách nhiệm đảm
bảo mọi mặt hoạt động của Văn phòng. Giúp việc cho Chánh văn phòng là 3 Phó
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 19
- B¸o c¸o thùc tËp n¨m thø 3
chánh văn phòng cũng là những người có trình độ cao và nhiều năm kinh nghiện
trong công tác quản lý, năng nổ, hoạt bát có khả năng tổ chức và diều hành công
việc rất hiệu quả. Các đồng chí trưởng phòng đều đã tốt nghiệp đại học theo
đúng chuyên môn và được bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý. Trong đợt thực tập
này chúng tôi đã được tiếp xúc và làm việc với đồng chí trưởng phòng Hành
chính - người đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng, có trình độ chuyên môn rất vững vàng. Hiện chú đang theo học khoá đào
tạo thạc sỹ tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn, với kinh nghiệm
nhiều năm giữ cương vị quản lý nên có khả năng nắm bắt và điều hành công việc
rất hiệu quả.
Chuyên viên tổng hợp là cử nhân của những ngành quản lý, quản trị văn
phòng,… Đây là những cánh tay đắc lực cho lãnh đạo chuyên phụ trách nghiên
cứu các văn bản chỉ đạo của cấp trên, theo dõi nắm bắt tình hình hoạt động của
các cấp cơ sở, đi về cơ sở để viết phản ánh từ đó tham mưu, đề xuất, soạn thảo
các văn bản, báo cáo đề xuất theo lịch tuần. Tổng hợp tư liệu, số liệu giúp
Chánh, Phó Văn phòng trong quá trình chuẩn bị soạn thảo các văn bản.
Cán bộ Văn thư chuyên trách là cử nhân của ngành Lưu trữ học và Quản
trị văn phòng đảm nhiệm việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, sử dụng và
quản lý con dấu, lập hồ sơ hiện hành… Nhân viên công nghệ thông tin, in ấn,
đánh máy là cử nhân của ngành Công nghệ thông tin quản lý việc in ấn, sao
chụp, vận hành hệ thống mạng vi tính nội bộ,…
Các nhân viên lái xe, tạp vụ, bảo vệ, tuy trình độ chuyên môn không cao
nhưng lại là những người có trách nhiệm, kinh nghiệm luôn hoàn thành nhiệm vụ
được giao.
Phân công lao động ở Văn phòng Bộ như vậy là tương đối khoa học và
hợp lý. Tuy nhiên, hiện nay ở bộ vẫn cũng có những trường hợp cán bộ làm trái
ngành, trái nghề, điều này là do thiếu cán bộ chưa kịp bổ sung. Đòi hỏi Văn
phòng Bộ phải có giải pháp để những cán bộ này làm đúng ngành nghề như: Cử
cho đi học, bố trí công việc phù hợp, tuyển dụng cán bộ mới để làm cho công tác
văn phòng hiệu quả hơn nữa.
NguyÔn ThÞ QuÕ – K49LTH&QTVP 20
nguon tai.lieu . vn
