Xem mẫu
- H CH
Giáo viên thực tập:
Lê Thị Tiển
Giảng viên hướng dẫn:
Trương Thế Quy
- Khái niệm trộn văn bản?
Là việc kết xuất dữ liệu từ một văn bản mẫu có
sẵn với 1 danh sách để có thể xuất ra file hoặc in ra
giấy
- I/ Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn một văn bản
1/ Tạo văn bản mẫu
(mẫu giấy mời, mẫu báo cáo...)
2/ Tạo nguồn dữ liệu
(Lập danh sách những người được mời được thông báo,..)
II/ Các bước tiến hành trộn văn bản
(gồm 3 bước)
III/ In văn bản
1/ Xem trước khi in
(Print Preview)
2/ Hiệu chỉnh và thực hiện in văn bản:
- I/ Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn
một văn bản:
1/ Tạo văn bản mẫu
(mẫu giấy mời, mẫu báo cáo...)
+Đây là văn bản chính (Main Document), văn bản này
chứa nội dung không thay đổi.
+ Lưu ở dạng *.DOCX
+ Văn bản mẫu:
- I/ Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn
một văn bản:
2/ Tạo nguồn dữ liệu
(Lập danh sách những người được mời
được thông báo,..)
+ Là một bảng biểu mà :
vMỗi hàng là thông tin của một đối tượng.
vMỗi cột là một thuộc tính của đối tượng ấy.
vLà bảng biểu, lập ở 1 file riêng và đặt ở trang đầu tiên của file
vKhông chứa bất kì 1 đối tượng nào kể cả kí tự rỗng
+ Lưu ở dạng *.DOCX
+ Nguồn dữ liệu:
- II/ Các bước tiến hành trộn văn bản
(gồm 3 bước)
- II/ Các bước tiến hành trộn văn bản
(gồm 3 bước)
Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh trộn
Vào thanh công cụ Mailings | Click vào Start Mail Merge | có
2 cách chọn (theo giao diện) để tiếp tục thực hiện trộn
văn bản:
Cách 1
Cách 2
- II/ Các bước tiến hành trộn văn bản
(gồm 3 bước)
Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh
Cách 1: +Letters | Select Recipients... rồi
trộn
chọn 1 trong các lựa chọn sau:
- II/ Các bước tiến hành trộn văn bản
(gồm 3 bước)
Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh
Cách 1: Ý nghĩa từng mục chọn như sau:
trộn
- II/ Các bước tiến hành trộn văn bản
(gồm 3 bước)
Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh
trộn
Cách 1: + Chọn tiếp Edit Recipient
List... Xuất hiện hộp thoại
- II/ Các bước tiến hành trộn văn bản
(gồm 3 bước)
Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh
trộn
Cách 1:... tiếp tục tùy chỉnh các mục chọn:
Find Duplicates (Tìm
Checkboxs
trùng lắp)
Sort (Sắp xếp) Find Recipient
Validate Addressees
Filter (Lọc)
(Xác nhận địa chỉ)
- Checkboxs: Những cá nhân được
tích ở trong hộp checkboxs là
những người sẽ được gửi ở trong
trộn thư (mail merge). Nếu bạn
không muốn gửi cho một cá nhân
nào trong danh sách bỏ nút tích ở
trong checkboxs.
- Sort (Sắp xếp): Nhấp chuột
vào tùy chọn sắp xếp để sắp
xếp người nhận theo thứ tự như
mong muốn ví dụ theo thứ tự
A,B,C của tên hoặc ngày tháng
năm sinh….
- Filter (Lọc): Nhấp chuột
vào Filter để truy cập vào
hộp thoại bộ lọc và lựa chọn
cột lọc theo mong muốn.
- Find Duplicates (Tìm trùng lắp):
Nhấp chuột vào Find Duplicates,
một hộp thoại sẽ mở ra với danh
sách cá nhân xuất hiện nhiều hơn 1
lần. Bạn có thể bỏ cá nhân bị trùng
để tránh gửi lặp thông tin.
- Find Recipient: Tùy chọn
này cho phép bạn tìm thông
tin của một cá nhân cụ thể
một cách dễ dàng.
- Validate Addressees (Xác
nhận địa chỉ): Tùy chọn này
chỉ áp dụng cho các máy tính
có cài đặt phần mềm xác
nhận địa chỉ tồn tại. (Các
máy tính của Việt Nam hiện
chưa cài đặt phần mềm này)
- II/ Các bước tiến hành trộn văn bản
(gồm 3 bước)
Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh
trộn
Cách 2:
+ Step by Step Mail Merge Wizard để bắt
đầu thực hiện 6 bước chọn trong giao diện
màn hình Word 2003
- + 3 trong 6 bước chọn gồm:
q
Chọn kiểu cho văn bản chính, thông thường là Letter, rồi bấm Next: Starting
Document
q
Chọn Use The Current Document (sử dụng văn bản tạm thời để trộn thư, bấm
Next : Select Recipients. Xuất hiện hộp thoại tiếp tục bước chọn 3
q
Chọn nguồn dữ liệu: Chọn Use Existing List và bấm chọn Browse để chỉ ra tên
và vị trí đường dẫn
Sau khi chọn file, ta thấy hộp thoại Mail Merge Recipients xuất hiện hộp
Ta quyết định chọn các đối tượng và nhấn OK
- II/ Các bước tiến hành trộn văn bản
(gồm 3 bước)
Bước 3: Xem lại văn bản trước khi hoàn thiện quá trình
trộn thư
Quá trình trộn thư gần như đã được hoàn tất. Và có thể sửa
đổi và xem lại kết quả
•Click vào nút Preview Results để xem kết quả trộn thư
• Sử dụng mũi tên trong nhóm kết quả từ Preview để kiểm
tra tính chính xác của mỗi trường dữ liệu được chèn vào văn
bản và phát hiện các lỗi về font
chữ, cỡ chữ….
Hoàn thiện quá trình trộn thư (mail merge)
nguon tai.lieu . vn
