1. Trang Chủ
  2. Tổ chức sự kiện
  3. Bài giảng Tổ chức sự kiện - Trường CĐ Bình Định

Bài giảng Tổ chức sự kiện - Trường CĐ Bình Định

Bài giảng Tổ chức sự kiện gồm có 4 chương, cung cấp cho người học những kiến thức như: Tổng quan về hoạt động tổ chức sự kiện; Hình thành chủ đề, lập chương trình và dự toán ngân sách sự kiện; Lập kế hoạch tổ chức sự kiện; Chuẩn bị tổ chức sự kiện. Mời các bạn cùng tham khảo! ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNH TRƯỜNG CAO ĐẲNG BÌNH ĐỊNH  BÀI GIẢNG TÔ CH ̉ ƯC S ́ Ự KIÊN ̣ Giảng viên: Th.s Phan Bá Hương BÌNH ĐỊNH 2019 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1. KHÁI QUÁT

Thể loại Tài liệu miễn phí Tổ chức sự kiện

Số trang 39

Ngày tạo 4/4/2023 1:49:08 AM +00:00

Loại tệp DOCX

Kích thước 0.63 M

Tên tệp

Tải Bài giảng Tổ chức sự kiện - Trường CĐ Bình Địn... (.pdf)

Xem mẫu

  1. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNH TRƯỜNG CAO ĐẲNG BÌNH ĐỊNH  BÀI GIẢNG TÔ CH ̉ ƯC S ́ Ự KIÊN ̣ Giảng viên: Th.s Phan Bá Hương BÌNH ĐỊNH 2019
  2. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1.1. Tổ chức sự kiện là gì? 1.1.1.1. Sự kiên la gi? ̣ ̀ ̀ ̉ ưc s Tô ch ́ ự kiên la môt thuât ng ̣ ̀ ̣ ̣ ữ tương đôi m ́ ới me ̉ ở Viêt Nam, vi vây co ̣ ̀ ̣ ́  ́ ̀ ́ ̉ ́ ̀ ̣ rât nhiêu cach hiêu khac nhau vê thuât ng ữ nay. Tr ̀ ước tiên, chung ta se tim hiêu y ́ ̃ ̀ ̉ ́  ̃ ̉ ư ̀sự kiên nghia cua t ̣  theo cach tiêp cân liên quan đên dich vu tô ch ́ ́ ̣ ́ ̣ ̣ ̉ ức sự kiên. ̣ Theo từ điên tiêng Viêt: S ̉ ́ ̣ ự kiên đó là s ̣ ự  việc có ý nghĩa quan trọng đang   xảy ra, có ý nghĩa vơi đ ́ ời sông xa hôi. ́ ̃ ̣ ̉ Theo nghia phô biên trong đ ̃ ́ ời sông xa hôi, thi s ́ ̃ ̣ ̀ ự  kiên la môt hiên t ̣ ̀ ̣ ̣ ượng,   ̣ ̣ ự  cô, biên cô mang tinh chât bât th hoăc môt s ́ ́ ́ ́ ́ ́ ường xuât hiên. Ví d ́ ̣ ụ  khi nói đến  các sự  kiện kinh tế  tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể  đề  cập  đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán…  ́ ́ ươi lai hi ­ Trong khi đo, co ng ̀ ̣ ểu “sự kiên” theo nghĩa g ̣ ần với “sự  việc”   có nghĩa ngoài những sự  kiện đương nhiên như  cách hiểu nói trên, nó còn bao  hàm cả  những hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng  đồng hẹp trong đời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật,   tiệc mời… Như  vậy, khai quat co thê chi ra khai niêm vê s ́ ́ ́ ̉ ̉ ́ ̣ ̀ ự  kiên (trong linh v ̣ ̃ ực tổ   chưc  ́ sự   kiên) ̣   như  sau:  Sự   kiện  đó  là các  hoạt  động xã  hội trong  lĩnh vực   thương mại, kinh doanh, giai tri, thê thao, h ̉ ́ ̉ ội thảo, hội nghị, giao tiêp xa hôi, ́ ̃ ̣   các trò chơi cộng đồng, va các ho ̀ ạt động khac liên quan đ ́ ến lê hôi, văn hóa, ̃ ̣   phong tục­ tập quán… Như vây s ̣ ự kiên cân đ ̣ ̀ ược hiêu: ̉ ̀ ́ ̉ ́ ̣ ̣ ­ Bao gôm tât ca cac hoat đông như đa đê câp  ̃ ̀ ̣ ở trên.
  3. ­ Không giơi han vê pham vi không gian, th ́ ̣ ̀ ̣ ơi gian cung nh ̀ ̃ ư linh v ̃ ực hoaṭ   ̣ đông. ̃ ương đương với y nghia cua t ­ No co nghia t ́ ́ ́ ̃ ̉ ừ sự kiên ̣  (event) trong nghê ̀tổ   chưc s ́ ự kiên ̣  (event management) cua tiêng Anh. ̉ ́ ̣ Viêc nghiên c ưu cac nôi dung tiêp theo trong tai liêu nay d ́ ́ ̣ ́ ̀ ̣ ̀ ựa trên cach hiêu ́ ̉   ̀ ự kiên nh vê s ̣ ư đa đê câp  ̃ ̀ ̣ ở trên. 1.1.1.2. Khai niêm vê tô ch ́ ̣ ̀ ̉ ức sự kiên  ̣ Theo quan điểm về hoạt động tô ch ̉ ưc s ́ ự  kiên (event management) la cac ̣ ̀ ́  ̣ ̣ ̣ ́ ́ ̉ ức thực hiên s hoat đông liên quan đên viêc thiêt kê, tô ch ́ ̣ ự kiên. ̣ Theo quan điểm kinh doanh tô ch ̉ ưc s ́ ự kiên bao gôm môt sô hoăc toan bô ̣ ̀ ̣ ́ ̣ ̀ ̣  cać   hoaṭ   đông ̣   từ  viêc̣   thiêt́   kế  (design),   triên ̉   khai   (execusion)   đên ̉   soat́  ́   kiêm ̣ ̣ (control) cac hoat đông cua s ́ ̉ ự kiên nhăm đat đ ̣ ̀ ̣ ược cac muc tiêu nhât đinh ma s ́ ̣ ́ ̣ ̀ ự  ̣ kiên đa đê ra. ̃ ̀ Qua nghiên cưu hoat đông tô ch ́ ̣ ̣ ̉ ưc s ́ ự kiên hiên nay  ̣ ̣ ở Viêt Nam, cung thây ̣ ̃ ́  ̉ ưc s răng tô ch ̀ ́ ự kiên cung bao gôm cac hoat đông nh ̣ ̃ ̀ ́ ̣ ̣ ư nghiên cứu sự kiên; lâp kê ̣ ̣ ́  ̣ hoach, ch ương trinh cho s ̀ ự kiên; điêu hanh cac diên biên cua s ̣ ̀ ̀ ́ ̃ ́ ̉ ự kiên; kêt thuc s ̣ ́ ́ ự   ̣ kiên… Từ nhưng cach tiêp cân đa đê câp nêu trên, co thê khai quat:  ̃ ́ ́ ̣ ̃ ̀ ̣ ́ ̉ ́ ́  Tổ  chức sự   kiện là một quá trình bao gồm môt sô hoăc toan bô các công vi ̣ ́ ̣ ̀ ̣ ệc: nghiên cứu   các yếu tố   ảnh hưởng; lập chương trình, kế  hoạch; chuẩn bị  các yếu tố  cần   thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không   gian cụ  thể  để  truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham   gia sự  kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ  thể   tham gia vào sự kiện. 1.1.2. Cac hoat đông tac nghiêp c ́ ̣ ̣ ́ ̣ ơ ban cua t ̉ ̉ ổ chức sự kiện  ̣ ̣ ̣ ơ ban, cac công viêc trong tô ch Cac hoat đông tac nghiêp c ́ ́ ̉ ́ ̣ ̉ ức sự kiên co thê ̣ ́ ̉  ̀ ̣ ̣ ́ ̣ ̉ ơn, bao gôm: đê câp môt cach cu thê h ̀ 1. Nghiên cưu cac yêu tô anh h ́ ́ ́ ́̉ ưởng, liên quan đên s ́ ự kiên; ̣
  4. ̉ ̀ ̣ 2. Hinh thanh chu đê, lâp ch ̀ ̀ ương trinh va kê hoach tông thê cho s ̀ ̀ ́ ̣ ̉ ̉ ự kiên;  ̣ ̉ ̣ ̉ ưc s 3. Chuân bi tô ch ́ ự kiên;  ̣ ̉ ưc đon tiêp va khai mac s 4. Tô ch ́ ́ ́ ̀ ̣ ự kiên;  ̣ ̉ ưc điêu hanh cac diên biên chinh cua s 5. Tô ch ́ ̀ ̀ ́ ̃ ́ ́ ̉ ự kiên;  ̣ ̉ ưc phuc vu ăn uông trong s 6. Tô ch ́ ̣ ̣ ́ ự kiên;  ̣ ̉ ưc phuc vu l 7. Tô ch ́ ̣ ̣ ưu tru, vân chuyên trong s ́ ̣ ̉ ự kiên;  ̣ ̉ ưc th 8. Tô ch ́ ực hiên cac hoat đông phu tr ̣ ́ ̣ ̣ ̣ ợ trong sự kiên;  ̣ ́ ́ ự kiên va giai quyêt cac công viêc sau s 9. Kêt thuc s ̣ ̀ ̉ ́ ́ ̣ ự kiên;  ̣ ́ ́ ̀ ̉ ́ ự kiên;  10. Xuc tiên va quang ba s ̣ ̣ ơi cac nha cung câp dich vu bô tr 11. Quan hê v ́ ́ ̀ ́ ̣ ̣ ̉ ợ sự kiên;  ̣ ̉ ̣ ̀ ́ ̉ ức sự kiên;  12. Quan tri tai chinh trong tô ch ̣ 13. Dự phong va giai quyêt cac s ̀ ̀ ̉ ́ ́ ự cô trong tô ch ́ ̉ ức sự kiên;  ̣ 14. Chăm sóc khách hàng;  ̉ 15. Đam bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiên…  ̣ 1.1.3. Cac thanh phân tham gia trong s ́ ̀ ̀ ự kiên ̣ ̣ ự kiên diên ra luôn co măt cua khach m Môt s ̣ ̃ ́ ̣ ̉ ́ ơi, nha đâu t ̀ ̀ ̀ ư sự kiên, nha t ̣ ̀ ổ  chức sự  kiện, giơi truyên thông va công đông dân c ́ ̀ ̀ ̣ ̀ ư  nơi diên ra s ̃ ự  kiên. Tuy ̣   nhiên vơi cac thanh phân nh ́ ́ ̀ ̀ ư trên chi m ̉ ới xem xet  ́ ở phân diên biên cua s ̀ ̃ ́ ̉ ự  kiên ̣   ̀ ̉ ̉ ́ ̀ (phân nôi); đê tiên hanh môt s ̣ ự kiên con co cac thanh phân khac nh ̣ ̀ ́ ́ ̀ ̀ ́ ư cac nha cung ́ ̀   ứng vê đia điêm t ̀ ̣ ̉ ổ  chức sự  kiện, cung  ưng cac dich vu vân chuyên, l ́ ́ ̣ ̣ ̣ ̉ ưu tru, ăn ́   ́ ̀ ̣ uông… Vi vây trong qua trinh nghiên c ́ ̀ ứu vê t ̀ ổ chức sự kiện cân thông nhât cach ̀ ́ ́ ́   ̉ hiêu vê cac thanh phân nay. ̀ ́ ̀ ̀ ̀ Cac thanh phân tham gia s ́ ̀ ̀ ự kiện:  Là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc  cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt   động, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính: ­ Nhà đầu tư sự kiện (bao gôm ca nha tai tr ̀ ̉ ̀ ̀ ợ sự kiên); ̣
  5. ­ Nhà tổ chức sự kiện (co nghia t ́ ̃ ương đương với doanh nghiêp t ̣ ổ chức sự  kiện); ­ Nha cung  ̀ ưng dich vu bô tr ́ ̣ ̣ ̉ ợ tô ch ̉ ức sự kiên: cung c ̣ ấp dịch vụ, hang hoa ̀ ́  cho sự kiện do nha tô ch ̀ ̉ ức sự kiên thuê; ̣ ­ Khách mời (tham gia sự kiện); ­ Khách vãng lai tham dự sự kiện; ­ Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện. Chú ý: Việc phân chia nói trên chỉ mang tính chất tương đối trong một số  trường hợp nhà đầu tư sự kiện cũng có thể  chính là nhà tổ  chức sự  kiện (tự tổ  chức). Một số  sự  kiện không có khách vãng lai tham dự  sự  kiện mà chỉ  đơn  thuần là khách mời, một số sự kiện ảnh hưởng và sự liên quan đến chính quyền   và cư dân nơi diễn ra sự kiện không đáng kể. Nha đâu t ̀ ̀ ư sự kiêṇ  (nhà thuê tổ chức sự kiện/ chủ sở hữu sự kiện): là các  chủ  thể  chính của sự  kiện, là các tổ  chức doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ  kinh   ̉ ực hiên hoăc thuê nha tô ch phí đê th ̣ ̣ ̀ ̉ ưc ś ự  kiên th ̣ ực hiên s ̣ ự  kiên va ch ̣ ̀ ịu trách  nhiệm chủ  yếu đôi v́ ơi cac yêu tô co liên quan đên s ́ ́ ́ ́ ́ ́ ự  kiện, nhằm mang lại   những lợi ích khác nhau cho tổ chức của mình và cho xã hội.  Nha tai tr ̀ ̀ ợ sự kiên:  ̣ La cac tô ch ̀ ́ ̉ ức, doanh nghiêp hoăc ca nhân tai tr ̣ ̣ ́ ̀ ợ cho  sự kiên môt phân vê kinh phi, c ̣ ̣ ̀ ̀ ́ ơ sở vât chât ky thuât, nhân l ̣ ́ ̃ ̣ ực…đê gop phân vao ̉ ́ ̀ ̀  sự thanh công cua s ̀ ̉ ự kiên, nhăm mang lai nh ̣ ̀ ̣ ưng l ̃ ợi ich cho minh va cho xa hôi. ́ ̀ ̀ ̃ ̣   ̀ ̀ ợ sự kiên se co đ Nha tai tr ̣ ̃ ́ ược những quyên han nhât đinh trong viêc chi phôi môt ̀ ̣ ́ ̣ ̣ ́ ̣  ́ ̣ ̣ ̣ sô nôi dung, hoat đông cung nh ̃ ư muc đich cua s ̣ ́ ̉ ự kiên; song song v ̣ ơi no ho cung ́ ́ ̣ ̃   ̃ ̉ ̣ ̣ ́ ́ ̣ ́ ̣ se phai chiu môt sô trach nhiêm nhât đinh (đôi v ́ ới cac vân đê co liên quan v ́ ́ ̀ ́ ới ho)̣   trong sự kiên. ̣ ̀ ưu y:́ Cân l ̀ ̀ ư sự kiên nêu bo kinh phi va t ­ Nha đâu t ̣ ́ ̉ ́ ̀ ự minh tô ch ̀ ̉ ức sự kiên ho se đong ̣ ̣ ̃ ́   ̉ ̀ ̀ ̀ ổ chức sự kiện. ca vai tro la nha t ̣ ự kiên co thê v ­ Trong môt s ̣ ́ ̉ ưa co nha đâu t ̀ ́ ̀ ̀ ư sự kiên v ̣ ừa co thê co môt hay ́ ̉ ́ ̣   ̀ ̀ ợ cho sự kiên.  nhiêu nha tai tr ̀ ̣
  6. ­ Trương h ̀ ợp co nhiêu nha tai tr ́ ̀ ̀ ̀ ợ  sự  kiên, ng ̣ ười ta thương chi ra nha tai ̀ ̉ ̀ ̀  trợ chinh (tai tr ́ ̀ ợ chinh th ́ ưc); nha đông tai tr ́ ̀ ̀ ̀ ợ… ̀ ̣ ̉ ̣ ̣ ̣ ­ Trong tai liêu nay, đê thuân tiên cho viêc trinh bay chung tôi xin phep ̀ ̀ ̀ ́ ́  được goi nha tai tr ̣ ̀ ̀ ợ sự kiên vao nhom cac nha đâu t ̣ ̀ ́ ́ ̀ ̀ ư sự kiên. ̣ Nhà tổ chức sự kiện (bên được thuê tổ chức sự kiện): là những tổ chức,  doanh nghiệp, những người được nhà đầu tư  sự  kiện thuê và được  ủy quyền  thực hiện quá trình tổ chức sự kiện có những ràng buộc, quyền lợi và nghĩa vụ  nhất định trong quá trình tổ  chức sự  kiện. Cung v ̀ ơi nha đâu t ́ ̀ ̀ ư  sự  kiên nha tô ̣ ̀ ̉  chưc s ́ ự kiên phai chiu trach nhiêm tr ̣ ̉ ̣ ́ ̣ ươc phap luât vê cac vân đê co liên quan đên ́ ́ ̣ ̀ ́ ́ ̀ ́ ́  sự kiên.  ̣ ̀ ổ chức sự kiện ngoai viêc chiu trach nhiêm chuân bi, tiên hanh va kêt Nha t ̀ ̣ ̣ ́ ̣ ̉ ̣ ́ ̀ ̀ ́  ́ ́ ̣ ̉ ự kiên con đong vai tro trung gian gi thuc cac nôi dung cua s ̣ ̀ ́ ̀ ưa cac nha cung  ̃ ́ ̀ ưng ́   ̣ ̣ ơi khach hang cua minh (xem s dich vu v ́ ́ ̀ ̉ ̀ ơ đô 1.1) ̀   Sơ đô 1.1. Vai tro trung gian cua nha t ̀ ̀ ̉ ̀ ổ chức sự kiện  Nha cung  ̀ ưng ́   Nha t ̀ ổ chức  Khach hang ́ ̀   cac dich vu bô ́ ̣ ̣ ̉  sự kiện cua nha t ̉ ̀ ổ  trợ chức sự  kiện Khách hàng cua nha t ̉ ̀ ổ chức sự kiện Khách hàng là đối tượng mà nha t ̀ ổ  chức sự kiện phục vụ va se đ ̀ ̃ ược tra công cho qua trinh phuc vu cua minh.  ̉ ́ ̀ ̣ ̣ ̉ ̀ Tuy theo hinh th ̀ ̀ ưc t ́ ổ chức sự kiện ma khach hang cua s ̀ ́ ̀ ̉ ự kiên co thê khac ̣ ́ ̉ ́  ́ ̣ ̣ ̉ ̀ ̣ ̣ ̉ nhau. Vi du: môt công ty bo tiên thuê môt cuôc triên lam hang hoa thi khach hang ̃ ̀ ́ ̀ ́ ̀   ̀ ̀ ̀ ư sự kiên. Trong tr la nha đâu t ̣ ương h ̀ ợp nha t̀ ổ chức sự kiện tự đứng ra tô ch̉ ức  môt s ̣ ự kiên nao đo đê lây thu bu chi (vi du môt cuôc biêu diên nghê thuât), khach ̣ ̀ ́ ̉ ́ ̀ ́ ̣ ̣ ̣ ̉ ̃ ̣ ̣ ́   ̀ ́ ̀ ́ ̀ ̀ ợ  cho sự  kiên va khan gia (khach m hang chinh la cac nha tai tr ̣ ̀ ́ ̉ ́ ơi) tham gia s ̀ ự  ̣ kiên.
  7. Nha cung  ̀ ưng dich vu bô tr ́ ̣ ̣ ̉ ợ  tô ch ̉ ưc s ́ ự  kiện: là những tổ chức, doanh  nghiệp, cung ưng môt hay môt sô cac dich vu, hang hoa bô tr ́ ̣ ̣ ́ ́ ̣ ̣ ̀ ́ ̉ ợ (dich vu vê l ̣ ̣ ̀ ưu tru,́  ăn uông, vui ch ́ ơi giai tri, dich vu thê thao, văn phong, an ninh…) cho quá trình t ̉ ́ ̣ ̣ ̉ ̀ ổ  chức sự  kiện thông qua cac h ́ ợp đông (hoăc cac hinh th ̀ ̣ ́ ̀ ưc thoa  ́ ̉ ươc khac) đ ́ ́ ược   ́ ́ ơi nha tô ch ky kêt v ́ ̀ ̉ ức sự kiên, ho co nh ̣ ̣ ́ ững rang buôc, quyên l ̀ ̣ ̀ ợi, nghia vu nhât ̃ ̣ ́  ̣ đinh liên quan đên qua trinh tô ch ́ ́ ̀ ̉ ức sự kiên.  ̣ ̣ ̀ ̣ ̀ ̣ ̣ ́ Do tinh đa dang vê loai hinh dich vu co trong s ́ ự kiên, nên nha t ̣ ̀ ổ  chức sự  kiện kho co thê đam đ ́ ́ ̉ ̉ ương tự cung ưng tât ca cac dich vu cho khach hang trong ́ ́ ̉ ́ ̣ ̣ ́ ̀   sự  kiên. Vi vây ho cân đên cac nha cung  ̣ ̀ ̣ ̣ ̀ ́ ́ ̀ ưng dich vu cho s ́ ̣ ̣ ự kiên. Chung tôi goi ̣ ́ ̣  chung nhom nay la: nha cung  ́ ̀ ̀ ̀ ưng dich vu bô tr ́ ̣ ̣ ̉ ợ  cho sự  kiên/ cac nha cung  ̣ ́ ̀ ứng  trung gian. ̀ ̀ ́ ̉ ược xem la nha cung  Thanh phân nay co thê đ ̀ ̀ ̀ ưng dich vu t ́ ̣ ̣ ổ chức sự kiện,   ̉ ́ ̀ ̃ ới nha t tuy nhiên đê tranh nhâm lân v ̀ ổ chức sự kiện (cung la nha cung câp dich ̃ ̀ ̀ ́ ̣   ̣ ̉ ưc s vu tô ch ́ ự kiên) măt khac đê lam nôi bât vai tro trung gian cua nha t ̣ ̣ ́ ̉ ̀ ̉ ̣ ̀ ̉ ̀ ổ chức sự  kiện trong qua trinh cung  ́ ̀ ưng cac hang hoa, dich vu cho khach, trong tai liêu nay ́ ́ ̀ ́ ̣ ̣ ́ ̀ ̣ ̀  ́ ́ ́ ̣ chung tôi thông nhât goi thanh phân nay la: cac nha cung  ̀ ̀ ̀ ̀ ́ ̀ ưng dich vu bô tr ́ ̣ ̣ ̉ ợ  tổ  chức sự kiện. ̣ Môt nhom đôi t ́ ́ ượng thuôc s ̣ ự chi đao cua nha t ̉ ̣ ̉ ̀ ổ chức sự kiện thương găp ̀ ̣   ở cac s ́ ự kiên l ̣ ơn đăc biêt la cac s ́ ̣ ̣ ̀ ́ ự kiên mang tinh xa hôi cao đo la: Tinh nguyên ̣ ́ ̃ ̣ ́ ̀ ̀ ̣   viên tham gia sự kiên. ̣ Tinh nguyên viên tham gia s ̀ ̣ ự kiên ̣  la nh ̀ ưng ng ̃ ươi tinh nguyên tham gia ̀ ̀ ̣   ̉ ức va diên ra s vao qua trinh tô ch ̀ ́ ̀ ̀ ̃ ự kiên, th ̣ ường vơi t ́ ư cach hô tr ́ ̃ ợ cho qua trinh ́ ̀   ̉ ưc s tô ch ́ ự kiên, ho chiu s ̣ ̣ ̣ ự chi đao giam sat cua ban tô ch ̉ ̣ ́ ́ ̉ ̉ ức sự kiên/ nha t ̣ ̀ ổ chức  sự kiện. Khách mời tham gia sự kiện (về  sau gọi tắt là: khách mời) là những tổ  chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham  dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chinh ma muc tiêu ́ ̀ ̣   sự kiên muôn tac đông đên. Vi vây, khach m ̣ ́ ́ ̣ ́ ̀ ̣ ́ ơi tham gia s ̀ ự kiên la môt trong cac ̣ ̀ ̣ ́  yếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện. 
  8. Khách mời tham gia sự  kiện thường là miễn phí, nhưng cũng có trường  hợp phải trả những khoản phí nhất định để đổi lại họ sẽ nhận được những giá   trị nhất định về tinh thần hoặc vật chất. Khach m ́ ơi tham gia s ̀ ự kiên co thê la khan gia, trong tr ̣ ́ ̉ ̀ ́ ̉ ường hợp sự kiên co ̣ ́  ́ ưng đôi t ban ve; Tuy nhiên co nh ́ ́ ̃ ́ ượng cung la khan gia cua cac s ̃ ̀ ́ ̉ ̉ ́ ự  kiên nh ̣ ưng  ̉ ̀ ́ không phai la khach m ơi, nêu ho không phai la đôi t ̀ ́ ̣ ̉ ̀ ́ ượng ma nha t ̀ ̀ ổ chức sự kiện  ́ ́ ̣ ̉ ̀ ơ tham gia s muôn thu hut, ho chi tinh c ̀ ự kiên v ̣ ới hinh th ̀ ức vô tinh, vang lai. ̀ ̃ Khách vãng lai tham gia sự  kiện  (về  sau gọi tắt là: khách vãng lai) là  những tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân do một lý do nào đó tham gia vào sự  kiện nhưng không thuộc các nhóm nói trên. Khách vãng lai thường vẫn được tính đến trong chương trình, kế hoạch tổ  chức sự  kiện. Tuy nhiên mức độ   ảnh hưởng của nhóm này đến sự  kiện không   đáng kể. Trong một số  trường hợp, khách vãng lai tham gia sự  kiện có thể  trở  thành khách mời trong quá trình tiến hành sự kiện. Chính quyền và cư  dân nơi diễn ra sự  kiện:  là chính quyền và cư  dân  giới hạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu  ảnh hưởng trong thời gian tiến   hành sự kiện.  Phạm vi giới hạn là lớn hay nhỏ, tùy theo mức độ   ảnh hưởng cũng như  quy mô của sự kiện. Phạm vi này có thể là: xóm thôn, phường xã, một cơ quan,  trường học và rộng hơn có thể  là một thành phố, điểm du lịch, vùng lãnh thổ,   quốc gia… Trên đây là các thuật ngữ  cơ  bản, các thuật ngữ  này cùng với các thuật   ngữ chuyên môn khác có liên quan sẽ được mô tả chi tiết hơn ở những nội dung   tiếp theo. 1.2. CAC LOAI HINH S ́ ̣ ̀ Ự KIÊN ̣ Vơi cach tiêp cân, s ́ ́ ́ ̣ ự  kiện  đó  là các hoạt  động xã hội trong lĩnh vực  thương mại, giai tri, thê thao, h ̉ ́ ̉ ội thảo, hội nghị, giao tiêp xa hôi, các trò ch ́ ̃ ̣ ơi   cộng đồng, va các ho ̀ ạt động xã hội khac liên quan đ ́ ến lê hôi, văn hóa, phong ̃ ̣  
  9. tục­ tập quán… có thể  thấy sự  kiện rất đa dạng phong phú vê hinh th ̀ ̀ ưc cung ́ ̃   như nôi dung cua no.   ̣ ̉ ́ Trong quá trình nghiên cứu, học tập cũng như  trong thực tế  hoạt động   kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện đòi hỏi phải phân loại sự kiện thành những  nhóm khác nhau, vơi môi nhom s ́ ̃ ́ ự kiên đ ̣ ược phân loai theo nh ̣ ưng tiêu chi nhât ̃ ́ ́  ̣ đinh được goi la môt loai hinh s ̣ ̀ ̣ ̣ ̀ ự kiên. Các tiêu chí đ ̣ ược sử dụng phổ biến trong  phân loại sự kiện bao gồm: ­ Quy mô, lãnh thổ ­ Thời gian ­ Hinh th ̀ ưc va m ́ ̀ ục đích sự kiện 1.2.1. Theo quy mô, lãnh thổ Quy mô của sự  kiện là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên không chi d ̉ ựa   vào số  lượng người tham gia, hay quy mô của không gian tổ  chức sự  kiện để  phân loại mà con ph ̀ ải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy  mô (vì có những sự kiện ở một xã có rất nhiều người tham gia, được tổ chức ở  sân vận động xã nhưng cũng không thể gọi là sự kiện lớn được) ­ Sự  kiện lớn: Là những sự  kiện có mức độ   ảnh hưởng lớn  ở  pham vi ̣   ́ ́ ường có sự  tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự  quôc gia, quôc tê, th ́ kiện khá  dài, nội  dung hoạt   động  đa dạng, phong phú. Ví  dụ: Lễ  hội chùa  Hương, SEAGAMES23, hội nghị thượng đỉnh các nước nói tiếng Pháp… ­ Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giới   hạn trong phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thường có sự tham  gia của ít người, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít… Ví  dụ: hội nghị  tổng kết của công ty A, đám cưới của anh Nguyễn Văn B, một   cuộc họp lớp cuối năm… Do thời gian hạn chế, chúng tôi chỉ  đưa ra những gợi ý mang tính chất   tương đối như trên. Với cách tiếp cận này còn có thể đưa ra một mức độ  trung   gian giữa sự kiện lớn và sự kiện nhỏ đó là những sự kiện vừa (trung bình).
  10. Theo lãnh thổ có thể chia thành: sự  kiện địa phương (lễ  kỷ  niệm 10 năm   ̣ ập huyện A), sự  kiện của một vùng (lễ  hội cồng chiêng  ở  ngày tái thanh lâp l ̀ Tây Nguyên), sự  kiện quốc gia (Hội khỏe Phù đổng toàn quốc lần thứ…), sự  kiện quốc tế (Lễ hội Olimpic…) 1.2.2. Theo thời gian ́ ơi gian co thê căn c Tiêu chi th ̀ ́ ̉ ứ theo đô dai th ̣ ̀ ời gian hoăc tinh th ̣ ́ ơi vu. ̀ ̣ ̣ ̀ ơi gian, căn c ­ Theo đô dai th ̀ ứ vao th ̀ ời gian diễn ra sự  kiện có thể  chia  thành: Sự kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày. ­ Theo tính mùa vụ  có thể  chia thành: Sự  kiện thường niên­ diễn ra vào   các năm thường vào những thời điểm nhất định như  (Hội nghị tổng kết, lễ báo   công, hội nghị khách hàng thường niên, họp đồng hương đâu năm/ cuôi năm, các ̀ ́   lễ  hội thường niên…); Sự  kiện không thường niên: không mang tính quy luật,   ́ ̣ ượng lặp lại ở các năm (ví dụ: lễ khai trương cửa hàng, hội thảo   không co hiên t du học Lào, triển lãm hàng nông nghiệp tỉnh A…) 1.2.3. Theo hình thức và mục đích Đây là cách phân loại phổ  biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ  tổ  chức sự  kiện. Vì hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên   nó thường đi liền với nhau. Trong tài liệu này chúng tôi tạm chia thành các nhóm  sau: ­ Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh  doanh của các doanh nghiệp. + Sự kiện kinh doanh (Bussiness event) + Các ngày lễ  của doanh nghiệp (Corporate events): Như  kỷ  niệm ngày  sinh nhật, ngày truyền thống của công ty… + Sự kiện gây quỹ (Fundraising events) + Triển lãm (Exhibitions) + Hội chợ thương mại (Trade fairs) 
  11. + Sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops) + Sự kiện liên quan tới marketing (Marketing events) + Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại (Promotional events) + Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm (Brand and product launches)  + Hội nghị khách hàng, giao lưu, gặp gỡ (Customers Meetings; Customers   Conferences, Conventions) + Các loại hội nghị thường niên: tổng kết các kỳ, đại hội cổ đông… + Lễ khai trương, khánh thành, động thổ… + Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. ­ Sự  kiện giáo dục, khoa hoc: ̣   Đó là những sự  kiện liên quan đến giáo  dục, khoa hoc nh ̣ ư .  +   Hội   thảo,   hội   nghị   (Education/   Training   Meetings;   Seminars,   Conferences, Conventions) về  văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội  thảo du học… + Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học  sinh giỏi, Gặp mặt sinh viên xuất sắc. + Các trò chơi (game show) mang tính giáo dục ­ Sự  kiện văn hoa truy ́ ền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống,  tôn giáo­ tín ngưỡng và phong tục tập quán, bao gồm: + Lễ hội truyền thống (Traditional festival events) + Cưới hỏi + Ma chay + Mừng thọ + Sinh nhật + Social and cultural events: Event văn hoá xã hội + Giao lưu văn hóa
  12. + Các lễ kỷ niệm truyền thống khác: như họp đồng hương, kỷ niệm ngày   thành lập… ­ Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí: + Entertainment events: Event giải trí + Hội thi nghệ  thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh­ sinh viên, hội   diễn sân khấu chuyên nghiệp…) + Concerts/live performances: Hoà nhạc, diễn sống, liveshow + Festive events: Event lễ hội + Triển lãm nghệ thuật + Biểu diễn nghệ thuật + Khai trương: giới thiệu Anbum mới, ban nhạc. + Biểu diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi, tạp kỹ… ­ Sự kiện thể thao: + Thi đấu + Hội thi, hội khỏe… + Đón tiếp, chào mừng, báo công, tiễn đoàn… + Giao lưu thể thao ­ Sự kiện chính thống/ Sự kiện của nhà nước (Government events): Loại  sự kiện thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tư sự kiện chính  là các cơ quan nhà nước. + Tổng kết; Khen thưởng, tuyên dương + Phát động phong trào + Hội thảo, hội nghị… + Họp báo; Hội nghị hiệp thương + Đón tiễn…
  13. ­ Sự kiện truyền thông: là các sự  kiện có tính truyền thông cao, thường  do một hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ  đầu tư  sự  kiện, hoặc có   sự tham gia của các cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện. + Lễ ghi nhận thương hiệu + Thu hút nhà tài trợ + Kỷ niệm + Gây quỹ + Phát động phong trào… + Họp báo, thông cáo báo chí… Cần lưu ý rằng sự những phân loại nói trên chỉ mang tính chất tương đối,   trong thực tế một hình thức sự kiện có thể thuộc nhiều loại sự kiện khác nhau.   Ví dụ: hội thảo, hội nghị… Mặt khác với từng sự kiện cụ thể có thể cùng thuộc   hai hay nhiều loại nói trên. CHƯƠNG 2: HÌNH THÀNH CHỦ  ĐỀ, LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ DỰ  TOAN NGÂN SACH S ́ ́ Ự KIỆN 2.2. HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN 2.2.1. Chủ đề sự kiện là gì? Chủ đề cho sự kiện được hiểu là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát,   biểu tượng chứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức… của sự   kiện. Ví dụ: Hội nghị khách hàng của công ty IVE quý II năm 2008 ­ Lê khai tr ̃ ương siêu thi Viêt… ̣ ̣ Chủ đề của sự kiện không phải là một cụm từ cứng nhắc, công thức mà   tùy theo mục đích, ý tưởng, tính sáng tạo đột phá của nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ  chức sự kiện nó có thể có những cách biểu đạt khác nhau. Tuy nhiên, chủ  đề  của sự  kiện là cơ  sở  để  xây dựng các ý tưởng (tuy   nhiên các ý tưởng cũng là cơ sở để điều chỉnh chủ đề thậm chí từ ý tưởng mới 
  14. xây dựng nên chủ  đề), chủ  đề  cũng là cơ  sở  đề  xây dựng chương trình, kế  hoạch tổ chức sự kiện nên nó phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cơ bản như:  Hình thức tổ chức sự kiện, tên chủ đầu tư sự kiện hoặc nội dung cơ bản của sự  kiện, thời gian cho sự  kiện…Ví dụ: Lễ  khai trương chợ  Bình Tây, Lễ  khởi  công…, Gặp gỡ khách hàng cuối năm…, Hội thảo du học Anh… Cần phân biệt chủ đề sự kiện và tên của sự kiện ­ Trong nhiều trường hợp người ta sử dụng chính chủ đề (có thể thu gọn  lại, khái quát hóa, biểu tượng hóa) để làm tên của sự kiện. Chính vì điều này, có  thể có những quan điểm đồng nghĩa tên của sự kiện với chủ đề sự kiện. ­ Trong những trường hợp khác, tên của chủ  đề  có thể  mang tính biểu   tượng cao hoặc với mục đích gây ấn tượng, mục đích tạo sự hiếu kỳ, mục đích  sự dụng tên theo hướng marketing người ta có thể đưa ra một cách ngắn gọn, ví   dụ  có những sự  kiện có tên: Duyên dáng Việt Nam, Ngày vui của bé… Những  tên gọi theo kiểu trên không thể  là chủ  đề  của sự  kiện được vì nó không đủ  thông tin cho việc lựa chọn hình thức, xây dựng chương trình, phát triển các ý  tưởng trong tổ chức sự kiện. Song song với việc xây dựng chủ  đề  cho sự  kiện, người ta có thể  tiến   hành nêu ra, phát triển các ý tưởng tổ  chức sự  kiện, xây dựng tên gọi của sự  kiện. 2.2.2. Hình thành chủ đề cho sự kiện Thông thường chủ  đề  của sự  kiện thường được các nhà đầu tư  xác định  từ trước và yêu cầu các nhà tổ chức sự kiện thực hiện theo.  Trong hoạt động tổ  chức sự  kiện  ở  các nước phát triển, nhà đầu tư  sự  kiện thường đưa ra mục đích trong việc đầu tư  sự  kiện của mình, việc hình  thành chủ  đề  cho sự  kiện được giao cho nhà tổ  chức sự  kiện, để  tận dụng sự  hiểu biết, kinh nghiệm trong việc tiến hành sự  kiện. Ví dụ: Một doanh nghiệp  yêu cầu nhà tổ chức sự kiện tổ chức một sự kiện nhằm giới thiệu một loại sản   phẩm mới của doanh nghiệp có tầm ảnh hưởng lớn. Theo mục đích này nhà tổ  chức sự kiện có thể đưa ra nhiều chủ đề, hình thức tổ  chức sự  kiện khác nhau 
  15. như: giới thiệu sản phẩm mới, tổ  chức hội thảo hội nghị  về sản ph ẩm, g ặp   mặt các nhà đại lý… Đa số  các trường hợp người ta thường kết hợp cả  hai hướng trên, nhà   đầu tư sự kiện với các chuyên gia marketing của mình sẽ  cùng với nhà tổ  chức   sự kiện bàn bạc và thống nhất chủ đề cho sự kiện căn cứ vào nhiều yếu tố khác   nhau có liên quan. 2.2.3. Các ý tưởng cho sự kiện Từ chủ đề, mục đích, hình thức… của sự kiện, nhà tổ  chức sẽ  xây dựng  chương trình tổng thể cho sự kiện.  ­ Đối với các sự kiện chịu sự chi phối của các quy định khá chặt chẽ trong  tổ  chức, như  tổ  chức các cuộc hội thảo chuyên đề, tổng kết cuối năm, khai   trương, khai mạc… nếu gắn với các doanh nghiệp nhà nước thì chủ đề thường  được xác định khá rõ ràng. Nội dung chương trình thường được xây dựng theo  những quy trình có sẵn, do đó các ý tưởng cho loại sự kiện này không nhiều. ­ Đối với các sự kiện mang tính xã hội, chịu sự chi phối của phong tục tập   quán, văn hóa địa phương, tín ngưỡng­ tôn giáo… như đám cưới, đám ma, mừng  thọ… nội dung cũng được xây dựng theo trình tự phổ biến trong cộng đồng, các   ý tưởng thường xuất hiện ở dạng đơn lẻ cho các hoạt động cụ thể. Ví dụ: như  ý tưởng về trang trí sân khấu, ý tưởng về đón cô dâu, về lịch trình… Nhìn chung   các loại sự  kiện nay không đòi h ̀ ỏi có những ý tưởng thực sự  mang tính hệ  thống mà thường đòi hỏi những đột phá nho nhỏ  về  ý tưởng trong xây dựng   chương trình.  ­ Tuy nhiên đối với các sự  kiện mang tính thương mại, mặc dù nó vẫn   chịu sự  chi phối của những định chế  nhất định nhưng lại đòi hỏi tính đột phá,   tính sáng tạo, tính mới mẻ, tính không lặp lại…đặc biệt phải mang lại sự thích   thú cho người tham dự  và mang lại hiệu quả  thiết thực cho việc tổ  chức sự  kiện, do đó để xây dựng chương trình đảm bảo các yêu cầu này phải xuất phát   từ các ý tưởng đầy sáng tạo.
  16. Mô hình phát triển các ý tưởng trong tổ chức sự kiện có thể  tóm tắt theo   sơ đồ sau Sơ đồ 2.1. Sơ đồ về sự hình thành các ý tưởng va chu đê s ̀ ̉ ̀ ự kiên ̣ Các yếu tố  ảnh hưởng Nhà tổ  chức sự  Cơ sở  Hình  Phát  phát  thành  triển  Chủ  triển  các ý  ý  đề sự  ý  tưởng  tưởng  kiện tưởng sơ  thành  Nhà  (xâu  phát chủ  đầu tư  chuỗi   (Có  đê cua ̀ ̉   sự  những   kiểm   sự  kiện hoaṭ   tra và  kiện đông̣   thẩm   (hoàn  liên  định   tất quá   quan) từng   trình  phần) tư duy) Mục   đích  của sự kiện 2.3. LÂP CH ̣ ƯƠNG TRÌNH VÀ KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2.3.1. Chương trình cua s ̉ ự kiện la gi? ̀ ̀ Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ,  chương trinh cua s ̀ ̉ ự kiên giông nh ̣ ́ ư môt kich ban cho môt tac phâm điên anh, hay ̣ ̣ ̉ ̣ ́ ̉ ̣ ̉   ̣ môt ch ương trinh du lich tron goi. T ̀ ̣ ̣ ́ ừ chương trình tổng thể cua s ̉ ự kiên se la c ̣ ̃ ̀ ơ  sở đê lâp k ̉ ̣ ế hoạch chuân bi, t̉ ̣ ổ chức cũng như các dịch vụ cần thiết cho chương   trình sẽ  được xác định cụ  thể  và có thể  từ  đây xác định được sơ  bộ  giá thành   của chương trình. Chương trình này sẽ  được gửi đến nhà đầu tư  sự  kiện với   bảng báo giá và chờ sự phản hồi từ phía nhà đầu tư sự kiện. Thông thường, đối 
  17. với nhà tổ chức sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt  giữa các công ty tổ chức sự  kiện với nhau và quyết định việc ký kết hợp đồng  đối với nhà đầu tư  sự kiện. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành  công của sự  kiên b ̣ ởi còn phụ  thuộc nhiều vào khâu lập kế  hoạch và tổ  chức  tiến hành sự kiện . Trong một số trường hợp, nhà tổ chức sự kiện có thể đưa ra cùng một lúc  nhiều chương trình, kế  hoạch khác nhau để  nhà đầu tư  sự  kiện lựa chọn. Măṭ   ̀ ̀ ư sự kiên thông bao đâu thâu môt s khac, khi nha đâu t ́ ̣ ́ ́ ̀ ̣ ự kiên nao đo, co thê ho se ̣ ̀ ́ ́ ̉ ̣ ̃  ̣ ược nhiêu ch nhân đ ̀ ương trinh t ̀ ư cac nha tô ch ̀ ́ ̀ ̉ ức sự kiên khac nhau. ̣ ́ 2.3.2. Xây dựng chương trinh cho s ̀ ự kiên ̣ Quy trình xây dựng chương trình cho sự kiện có thể tiến hành theo những   cách khác nhau tùy thuộc vào chủ  đề, mục tiêu, nguồn lực của chủ  đầu tư  sự  kiện, ý tưởng cũng như  khả  năng của nhà tổ  chức sự  kiện. Ngoài ra quy trình   xây dựng chương trình cho sự  kiện còn phụ  thuộc vào hình thức lâp d ̣ ự  toań   cung nh ̃ ư viêc ky kêt h ̣ ́ ́ ợp đông công viêc gi ̀ ̣ ưa chu đâu t ̃ ̉ ̀ ư sự kiên va nha tô ch ̣ ̀ ̀ ̉ ức  sự kiên (xem muc lâp d ̣ ̣ ̣ ự toan cho s ́ ự kiên)̣ Thông thường chương trình được xây dựng theo các quy trình sau: Bước 1: Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng các ý tưởng cho sự kiện Bước 3: Xây dựng chương trình và lập dự  toán ngân sach (kê hoach) cho ́ ́ ̣   sự kiên ̣ Bước 4: Thảo luận, thống nhất và điều chỉnh chương trình với nhà đầu tư  sự kiện Bước 5: Hoàn thiện chương trình Bước 6: Thống nhất chương trình chính thức và xây dựng chương trình,   kế hoạch dự phòng (nếu cần thiết) Bước 7: Lập kế hoạch chi tiết về chuẩn bị và tổ chức sự kiện
  18. Bước 8: Điều chỉnh chương trình trong quá trình chuẩn bị, hoàn thiện   chương trình lần cuối trước giờ khai mạc sự kiện. Trong thực tế  quy trình vơi đây đu cac b ́ ̀ ̉ ́ ươc nh́ ư  trên thường áp dụng   trong trường hợp nhà đầu tư  sự  kiện không đưa ra hoặc đưa ra một giới hạn   tương đối hợp lý, rộng rãi cho tổng kinh phí tổ  chức sự  kiện. Trường hợp này,  nhà tổ chức sự kiện thường lập chương trình dựa trên các ý tưởng của sự kiện   từ đó mới xác định và điều chỉnh dự toán cho phù hợp. Quy trình trên cũng thích   hợp trong trường hợp nhà tổ  chức sự  kiện định giá cho các công việc liên quan   đến hoạt động của mình (như  lập chương trình, lên kế  hoạch, chuẩn bị, giám  sát…) còn đối với tất cả các dịch vụ khác có trong sự kiện sẽ do nhà đầu tư  sự  kiện trực tiếp chi trả.  2.4. LÂP D ̣ Ự TOAN NGÂN SACH TÔ CH ́ ́ ̉ ƯC S ́ Ự KIÊN ̣ 2.4.1. Khai niêm d ́ ̣ ự toan ngân sach tô ch ́ ́ ̉ ức sự kiên ̣ 2.4.1.1. Dự toan ngân sach tô ch ́ ́ ̉ ức sự kiên la gi ̣ ̀ ̀ Dự  toan ngân sach tô ch ́ ́ ̉ ức sự  kiên (event budget planer) đo la viêc liêt kê ̣ ́ ̀ ̣ ̣   ̀ ́ ́ ́ ̉ ́ ́ ̣ va tinh toan cac khoan chi phi theo kê hoach, d ự tinh se phat sinh trong qua trinh ́ ̃ ́ ́ ̀   ̉ ưc s tô ch ́ ự kiên. ̣ ̣ ̣ ̣ dự toan ngân sach Cân phân biêt viêc lâp  ̀ ́ ̀ ̣ ́ gia thanh th ́  va viêc tinh  ́ ̀ ực tế cuả   sự  kiên. Viêc tinh gia thanh th ̣ ̣ ́ ́ ̀ ực tê cua s ́ ̉ ự  kiên đo la viêc tinh toan tông chi phi ̣ ́ ̀ ̣ ́ ́ ̉ ́  thực tê phat sinh trong qua trinh th ́ ́ ́ ̀ ực hiên s ̣ ự kiên, con đa la  ̣ ̀ ̃ ̀dự toań   no se mang ́ ̃   ̃ ̀ ̣ ́ y nghia la viêc tinh toan các kho ́ ́ ản chi phí theo kê hoach, theo d ́ ̣ ự tinh. ́ ̉ ưc s Ngân sach tô ch ́ ́ ự kiên do nha đâu t ̣ ̀ ̀ ư sự kiên quyêt đinh, no la yêu tô c ̣ ́ ̣ ́ ̀ ́ ́ ơ  ̉ ́ ̣ ́ ương trinh, nôi dung cung nh ban quyêt đinh đên ch ̀ ̣ ̃ ư  chât l ́ ượng cua cac dich vu ̉ ́ ̣ ̣  trong sự kiên, hay noi cach khac no la điêu kiên, la c ̣ ́ ́ ́ ́ ̀ ̀ ̣ ̀ ơ sở cho tô ch ̉ ức sự kiên.  ̣ 2.4.1.2. Cac yêu câu đôi v ́ ̀ ́ ới nhà tổ chức sự kiện va nha đâu t ̀ ̀ ̀ ư sự kiên khi lâp ̣ ̣   dự toan ngân sach ́ ́ ̣ ự toan ngân sach tô ch Khi lâp d ́ ́ ̉ ức sự kiên, nha tô ch ̣ ̀ ̉ ức sự kiên cân: ̣ ̀
  19. ̣ ự toan bam sat v ­ Lâp d ́ ́ ́ ơi ch ́ ương trinh đa đ ̀ ̃ ược thoa thuân v ̉ ̣ ới nha đâu t ̀ ̀ ư  sự kiên. ̣ ­ Dự kiên va tinh toan môt cach t ́ ̀ ́ ́ ̣ ́ ương đôi chinh xac cac chi phi cân chi tra ́ ́ ́ ́ ́ ̀ ̉  ́ ̣ ̣ ̀ ́ ̉ ực hiên ch cho cac hang hoa, dich vu cân co đê th ́ ̀ ̣ ương trinh. ̀ ­ Đưa ra nhưng đê xuât, điêu chinh theo yêu câu cua nha đâu t ̃ ̀ ́ ̀ ̉ ̀ ̉ ̀ ̀ ư  sự  kiên ̣   ̣ ̣ ́ ̉ ̉ ̣ ược cac muc tiêu cua s hoăc nhăm muc đich đam bao đat đ ̀ ́ ̣ ̉ ự kiên. ̣ ̣ ̣ ự  toan cho ng ­ Giao viêc lâp d ́ ươi co kinh nghiêm trong viêc lâp ch ̀ ́ ̣ ̣ ̣ ương  ́ ̣ ̣ ự  toan cua s trinh, kê hoach, lâp d ̀ ́ ̉ ự  kiên. Nêu co thê nên giao công viêc nay cho ̣ ́ ́ ̉ ̣ ̀   ̣ môt nhom chuyên gia co chuyên môn d ́ ́ ươi s ́ ự điêu hanh cua môt tr ̀ ̀ ̉ ̣ ưởng nhom co ́ ́  năng lực/ kinh nghiêm cao nhât. ̣ ́ ́ ơi nha đâu t Đôi v ́ ̀ ̀ ư sự kiên cân khăng đinh đ ̣ ̀ ̉ ̣ ược cac yêu câu sau: ́ ̀ ́ ới nha tô ch ­ Xem xet, thông nhât v ́ ́ ̀ ̉ ức sự kiên vê d ̣ ̀ ự toan kinh phi ́ ́ ́ ̣ ̣ ự toan ngân sach tô ch ­ Quyêt đinh châp thuân d ́ ́ ́ ̉ ức sự kiên ̣ ̉ ̣ ́ ̉ ́ ̉ ́ ̀ ̉ ức sự kiên ­ Khăng đinh co đu kinh phi đê tiên hanh tô ch ̣ 2.4.2. Cac nhom chi phi c ́ ́ ́ ơ ban trong tô ch ̉ ̉ ức sự kiên ̣ ̉ ưc s Trong tô ch ́ ự  kiên phat sinh rât nhiêu cac khoan muc chi phi co liên ̣ ́ ́ ̀ ́ ̉ ̣ ́ ́   quan, thông thương ng ̀ ươi ta chia cac khoan muc vao 4 nhom c ̀ ́ ̉ ̣ ̀ ́ ơ ban sau: ̉ ́ ực tiêp cho tô ch ­ Chi phi tr ́ ̉ ức sự kiên ̣ ́ ̣ ̉ ̀ ̉ ức sự kiên ­ Gia tri tra cho nha tô ch ̣ ̉ ́ ̣ ́ ̉ ̣ ̀ ước ­ Cac khoan thuê, lê phi phai nôp cho nha n ́ ́ ự phong va chi phi liên quan đên viêc thay đôi ch ­ Cac chi phi d ́ ̀ ̀ ́ ́ ̣ ̉ ương trinh. ̀ ̣ ự  toan chi tiêt cho cac nhom chi phi nay, nha đâu t Khi lâp d ́ ́ ́ ́ ́ ̀ ̀ ̀ ư  sự  kiên se ̣ ̃  hinh dung đ ̀ ược tương đôi chi tiêt vê cac hang hoa, dich vu ma ho se mua đê th ́ ́ ̀ ́ ̀ ́ ̣ ̣ ̀ ̣ ̃ ̉ ực  ̣ hiên ch ương trinh s ̀ ự kiên. Do đo, ho dê dang châp nhân h ̣ ́ ̣ ̃ ̀ ́ ̣ ơn viêc thay đôi d ̣ ̉ ự toań  ́ ̣ kê hoach v ơi viêc tinh gia th ́ ̣ ́ ́ ực tê (nêu co cac khoan chi phi phat sinh tăng) trong ́ ́ ́ ́ ̉ ́ ́   qua trinh tô ch ́ ̀ ̉ ức sự  kiên. Vi du: nêu tinh chi phi tr ̣ ́ ̣ ́ ́ ́ ực tiêp cho 1 khach m ́ ́ ời la 1 ̀   ̣ triêu, sô l ́ ượng khach m ́ ơi d ̀ ự  tinh la 100 ng ́ ̀ ươi. Trong th ̀ ực tê nêu sô l ́ ́ ́ ượng  
  20. khach m ́ ơi la 150 ng ̀ ̀ ươi, chu đâu t ̀ ̉ ̀ ư  sự  kiên se dê dang viêc bô sung kinh phi ̣ ̃ ̃ ̀ ̣ ̉ ́  ̀ ự toan. ngoai d ́ ̉ ́ Ự TOAN) BANG THÔNG KÊ CHI PHI (D ́ ́ Stt Khoan muc chi ̉ ̣   Đơn vị  Sô l ́ ượng Đơn giá Thanh ̀   Ghi chú phí tinh ́ (1000 VN Đ) tiên ̀ (1000 VN Đ) I Chi   phí  nhân   công 1. Lê tân ̃ ngay công ̀ 2. Dâñ   chương  theo   hợp  trinh ̀ đông ̀ 3. ̣ Ky thuât viên ̃ buôỉ … ̉ Tông công ̣ II Chi   phí   thuê   trang thiêt bi ́ ̣ Phong hop ̀ ̣ ngaỳ Cać   thiêt́   bị   văn  chiêć phong… ̀ ̉ Tông công: ̣ ̉ ̉ Bang 2.2. Bang thông kê chi phi chi tiêt cho t ́ ́ ́ ừng khoan muc (d ̉ ̣ ự toan) ́ ̉ ́ Ự TOAN) BANG THÔNG KÊ CHI PHI (D ́ ́ ̣ Loai chi phi:  ́ Chi phi ăn uông ́ ́   Stt Khoan muc chi ̉ ̣   Đơn vị  Sô l ́ ượng Đơn giá Thanh ̀   Ghi chú phí tinh ́ (1000 VN Đ) tiên ̀ (1000 VN Đ) 1. Ăn tôi ngay 1 ́ ̀ Suât́ 2. Đô uông ̀ ́ chai 3. Ăn sang ngay 2 ́ ̀ suât́ 4. ̣ Tiêc coffee break tiêc̣ Giaỉ   lao  giưã   hôị   ̉ thao 5. Ăn trưa ngay 2 ̀ suât́ … Tông công ̉ ̣ ́ ̉ Cac bang d ự  toan chi phi cho cac hang muc chi phi khac nh ́ ́ ́ ̣ ̣ ́ ́ ư: thuê trang  ́ ̣ ̉ ưc vân chuyên, l thiêt bi, tô ch ́ ̣ ̉ ưu tru, giai tri… cung đ ́ ̉ ́ ̃ ược thực hiên t ̣ ương tự. Sau 
nguon tai.lieu . vn
Kỹ năng bán hàng Quản trị kinh doanh Marketing - Bán hàng Internet Marketing Kế hoạch kinh doanh Thương mại điện tử PR - Truyền thông Tổ chức sự kiện Kỹ năng quản lý Kinh tế học