Xem mẫu
- BÀI 2
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
ThS. Nguyễn Thị Phương Lan
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
v1.0015109208 1
- TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG
TạiCông
Tại CôngtytyTNHH
TNHHsảnsảnxuất
xuấtHuỳnh
HuỳnhQuang
Quangcó cócáccácthủ
thủtục
tụchoạt
hoạtđộng
độngđược
đượcmô
môtảtảnhư
nhưsau:
sau:
• • Khi
Khiđặt
đặthàng
hàngmua
muanguyên
nguyênvật
vậtliệu,
liệu,một
mộtliên
liêncủa
của đơn
đơn đặtđặt hàng
hàng được
được gửigửi cho
cho bộ bộ phận
phận
nhậnhàng,
nhận hàng,nhân
nhânviên
viênnhận
nhậnhàng
hàngsẽsẽghighisốsốthực
thực nhận
nhận của của liên
liên này
này của
của đơn
đơn đặtđặt hàng
hàng
vàgửi
và gửicho
chobộ
bộphận
phậnkếkếtoán
toánghi
ghisổ.
sổ.Vật
Vậtliệu
liệuđược
đượcnhận
nhậnvàovàokho.
kho.
• • Một
Mộtchi
chi nhánh
nhánh bán bán hàng
hàng của
của Công
Công tytybao baogồmgồmmộtmộtcửacửahàng
hàng trưởng
trưởngvàvàhaihai
nhân viên.
nhân
Chi nhánh
viên. đượcđược
Chi nhánh mở một
mở mộttài khoản
tài khoảngiao giao
dịch dịch
tại Ngân hànghàng
tại Ngân địa phương.
địa phương.Các Các
khoản
tiền thu
khoản của
tiền thuchicủa
nhánh được nộp
chi nhánh được vào đây.
nộp vàoCác séc
đây. Cácrút séc
tiền rút
thutiền
củathu
Chicủa
nhánhChiđược
nhánhnộp
vào đây.
được nộp Các
vào séc
đây.rút
Cáctiền
séccủarúttàitiền
khoản
của này phải có
tài khoản nàychữ ký có
phải củachữcửakýhàng
của trưởng
cửa hànghoặc
giám đốc
trưởng hoặctàigiám
chínhđốcCông
tài ty. Sổ Công
chính phụ được gửi
ty. Sổ về được
phụ cho cửagửihàng
về chotrưởng, ông này
cửa hàng sẽ đối
trưởng,
chiếu
ông nàysổsẽsách
đối với sổsổ
chiếu phụ.
sáchĐịnh
vớikỳ, sổcửa
phụ.hàng
Địnhtrưởng
kỳ, cửasẽhànglập một bảng
trưởng sẽkêlậpcác
mộtkhoản
bảngchi
kêtrong
các kỳ về nộp
khoản chi cho
trongCông
kỳ vềty.nộp cho Công ty.
Đối với mỗi tình huống trên, hãy cho biết điểm yếu của hoạt động kiểm soát
trong doanh nghiệp và loại gian lận hoặc sai sót có thể xảy ra.
v1.0015109208 2
- MỤC TIÊU
Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau:
• Hoạt động của hệ thống kiểm soát;
• Giải thích vai trò của hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp;
• Các thành phần cấu thành trong hệ thống kiểm soát;
• Giải thích cơ chế kiểm soát trong doanh nghiệp.
v1.0015109208 3
- NỘI DUNG
Các vấn đề chung về hệ thống kiểm soát
Thành phần hệ thống kiểm soát
Cơ chế kiểm soát
v1.0015109208 4
- 1. CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
1.1. Khái niệm
1.2. Mục đích của hệ thống kiểm soát
1.3. Nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát
v1.0015109208 5
- 1.1. KHÁI NIỆM
• Hệ thống kiểm soát thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế
hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi
thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt
động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.
• Là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có
được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh.
• Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số
tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ
thống, phòng ban của công ty.
• Hệ thống kiểm soát thông thường gồm 5 thành phần:
Môi trường kiểm soát;
Đánh giá rủi ro;
Hoạt động kiểm soát;
Thông tin và truyền thông;
Giám sát.
v1.0015109208 6
- 1.1. KHÁI NIỆM
• Hệ thống kiểm soát hữu hiệu chỉ hạn chế tối đa các sai phạm:
Khó ngăn chặn được gian lận và sai sót của nhà quản trị
cấp cao.
Gian lận của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau
hay từ các bộ phận bên ngoài tổ chức.
Nhà quản trị lạm quyền bỏ qua các qui định kiểm soát
trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến.
Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm của nhà quản trị và điều kiện hoạt động.
• Hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không
phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện.
v1.0015109208 7
- 1.2. MỤC ĐÍCH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
• Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh.
• Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.
• Giúp nhà quản trị ngăn ngừa gian lận hay sai sót thông qua việc phân công nhiệm vụ rõ ràng
ở các bộ phận.
• Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: thông tin được kiểm tra thông qua rất nhiều khâu, từ
khâu ghi chép đến việc ghi chép vào sổ sách, báo cáo.
• Đảm bảo sử dụng hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.
• Hệ thống kiểm soát hoạt động hiệu quả cũng tạo niềm tin cho các nhà đầu tư, các cổ đông
của công ty.
v1.0015109208 8
- 1.3. NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
• Môi trường kinh doanh và hình thức pháp lý của
doanh nghiệp
Chi phối rất lớn đến tổ chức hoạt động kinh doanh,
quản trị kinh doanh và hoạt động kiểm soát ở từng
loại hình doanh nghiệp.
Tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản
trị doanh nghiệp, trong đó có hệ thống kiểm soát.
• Mô hình quản trị doanh nghiệp
Mô hình quản trị kiểu truyền thống: mô hình này
vẫn bám chắc vào giả định tuyệt đối hóa ưu điểm
của chuyên môn hóa → tổ chức để kiểm soát từng
bộ phận đã được chuyên môn hóa.
Mô hình quản trị hiện đại ˗ mô hình quản trị lấy tính
thống nhất của quá trình làm cơ sở tổ chức mọi
hoạt động quản trị → kiểm soát quá trình.
v1.0015109208 9
- 1.3. NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
• Quy mô và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng nhiều nơi làm việc, cơ cấu sản xuất càng phức
tạp → cơ cấu kiểm soát cũng bao trùm nhiều cấp, nhiều bộ phận hơn → quan hệ giữa
các cấp, bộ phận phức tạp hơn.
Doanh nghiệp có quy mô rất nhỏ → cơ cấu kiểm soát rất đơn giản theo kiểu trực tuyến ˗
tư vấn.
Cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp bao gồm các cấp, các bộ phận được xây dựng theo
các nguyên tắc nhất định, sự phân bố về không gian… → ảnh hưởng trực tiếp và là cơ
sở để xây dựng cơ cấu kiểm soát.
v1.0015109208 10
- 1.3. NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
• Trình độ đội ngũ các nhà quản trị
Nhà quản trị cao cấp nhận thức được vai trò của công
cụ kiểm soát → tổ chức triển khai hoạt động kiểm soát
là đương nhiên.
Nhà quản trị có trình độ cao sẽ có khả năng sử dụng
các mô hình, công cụ hiện đại, phức tạp để đánh giá,
phân tích và rút ra các kết luận chính xác.
Trang thiết bị quản trị: giúp các nhà quản trị nâng cao
năng suất lao động cũng như chất lượng công việc.
v1.0015109208 11
- 2. THÀNH PHẦN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
2.1. Môi trường kiểm soát
2.2. Đánh giá rủi ro
2.3. Hoạt động kiểm soát
2.4. Thông tin và truyền thông
2.5. Giám sát
v1.0015109208 12
- 2.1. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
• Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát .
• Là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được
tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát.
Phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức của mọi thành viên trong đơn vị.
Là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống.
v1.0015109208 13
- 2.1. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
• Tính trung thực và giá trị đạo đức
Là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện
và giám sát các nhân tố khác.
Thái độ và sự quan tâm đúng mức của nhà quản trị đến hoạt động kiểm soát.
Đơn vị phải xây dựng được các chuẩn mực, quy định về đạo đức của các nhân viên →
người quản lý phải làm gương trong việc thực hiện các quy định.
• Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó quyền hạn và trách nhiệm thành viên
trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát phát huy được
tác dụng.
Thiết lập cơ cấu tổ chức thích hợp thì tổ chức cần phải:
Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động.
Xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp.
v1.0015109208 14
- 2.1. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
• Phân quyền hạn và trách nhiệm
Là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng
cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải
quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp.
Việc phân định quyền hạn bằng văn bản cụ thể có thể
sẽ giúp công việc được tiến hành dễ dàng, trôi chảy
hơn.
• Chính sách về nguồn lực
Biểu hiện thông qua việc tuyển dụng, đào tạo, khen
thưởng, kỷ luật.
Ảnh hưởng rất lớn đến hành vì đạo đức và năng lực
của nhân viên.
Góp phần tạo ra đội ngũ nhân viên giỏi, có năng lực,
có đạo đức → giảm bớt những yếu kém của môi
trường kiểm soát và các thủ tục kiểm soát.
v1.0015109208 15
- 2.2. ĐÁNH GIÁ RỦI RO
• Là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan có
ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
• Để có thể nhận dạng và quản trị được rủi ro các nhà
quản trị cần:
Thiết lập các mục tiêu của tổ chức;
Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động ở mức toàn
đơn vị hay ảnh hưởng đến một số bộ phận;
Phân tích và đánh giá rủi ro: do rủi ro rất khó định
lượng nên việc phân tích và đánh giá rủi ro thường
khá phức tạp, theo các bước:
Ước lượng thiệt hại có thể xảy ra;
Xem xét khả năng xảy ra rủi ro;
Biện pháp phòng ngừa.
v1.0015109208 16
- 2.3. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
• Là những chính sách và thủ tục được thực hiện các hoạt động cần thiết để giảm thiểu rủi ro
của các nhà quản trị được thực hiện.
• Được thiết kế phụ thuộc vào tính chất đặc thù của hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức.
v1.0015109208 17
- 2.3. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
• Các yếu tố của hoạt động kiểm soát:
Phân chia trách nhiệm: nhằm giảm bớt cơ hội cho bất cứ ai ở những vị trí dễ xảy ra sai
sót hay có cơ hội để thực hiện hành vi gian lận → có thể bị vô hiệu hóa do các nhân viên
thông đồng với nhau.
Ủy quyền: tất cả các nghiệp vụ phải được ủy quyền cho một người chịu trách nhiệm. Có
hai mức độ ủy quyền:
Ủy quyền chung: người cấp dưới được phép xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi
giới hạn.
Ủy quyền cá nhân: liên quan đến việc xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ.
Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin: nhằm ngăn chặn tình trạng mất mát, sử dụng lãng
phí, tham ô tài sản hay mất mát, rủi ro thông tin ra bên ngoài.
Kiểm tra độc lập: nhằm hạn chế những sai sót so một số nguyên nhân như: nhân viên
thiếu năng lực, nhân viên cấu kết với nhau trục lợi cho riêng mình…
Rà soát giúp mau chóng phát hiện những biến động bất thường hay những gian lận để
từ đó có thể kịp thời ứng phó.
v1.0015109208 18
- 2.4. HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
• Nhằm đảm bảo cho các thông tin liên quan được xác định, được nắm bắt và được truyền
thông một cách kịp thời và chính xác.
• Cho phép mọi bộ phận và nhân viên có thể thi hành các công việc của họ một cách có
hiệu quả.
• Chất lượng hệ thống được xem là tốt nếu:
Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng;
Đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực
của tổ chức;
Đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác;
Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng;
Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của
những người không có thẩm quyền;
Xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa.
v1.0015109208 19
- 2.5. GIÁM SÁT
• Là hoạt động kiểm tra, ghi nhận và đánh giá định kỳ
hoạt động của hệ thống kiểm soát.
• Được thực hiện dưới các hình thức sau:
Giám sát thường xuyên: được diễn ra ngay trong
quá trình hoạt động.
Giám sát định kỳ: được thực hiện bộ phận kiểm
soát, bộ phận kiểm soát từ bên ngoài.
Rà soát lại các cơ chế kiểm soát đang áp
dụng để giám sát hoạt động.
Kiểm tra tính hợp lý và độ tin cậy của các
thông tin.
Kiểm tra tính tuân thủ luật pháp và các quy định của doanh nghiệp đối với mọi bộ
phận và nhân viên.
Kiểm tra việc thực thi tính tiết kiệm, tính hiệu quả của các hoạt động.
v1.0015109208 20
nguon tai.lieu . vn
