Xem mẫu
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH
BÀI 6
BÁN HÀNG
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
Đọc tài liệu:
1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học
Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán,
chương I, tập 1, Nhà xuất bản Phương Đông.
2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems- International
Edition. NXB Prentice Hall 2012.
3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System,
NXB Wiley.
4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th
edition, NXB Thomson South Western.
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Bài này tập trung giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng. Bài này giới
thiệu quy trình thông tin của chu trình bán hàng, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp
kiểm soát thông tin thuộc chu trình.
Mục tiêu
Sau khi học xong bài này, sinh viên có thể:
Hiểu biết cơ bản về các chức năng nghiệp vụ đặc thù và cơ chế vận động của các dòng
dữ liệu nghiệp vụ của chu trình bán hàng.
Có kĩ năng xây dựng các mô hình chức năng nghiệp vụ và mô hình luồng dữ liệu trong
chu trình bán hàng.
Hiểu biết về những nguy cơ tiềm ẩn và cách kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
trong chu trình bán hàng.
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 77
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
Tình huống dẫn nhập
Hệ thống thu tiền hàng của công ty Đại Liên được mô tả như sau:
Các khoản thanh toán của khách hàng bao gồm tiền mặt thu trực tiếp ở thời điểm bán hàng,
khoản tiền nhận được qua bưu điện và séc từ các khoản thanh toán đến hạn. Cuối mỗi ngày, thủ
quỹ chứng thực tất cả các séc, lập bảng kê cho cả séc và tiền mặt, rồi nộp vào ngân hàng. Các
bảng kê tiền gửi được dùng để cập nhật dữ liệu khoản phải thu cuối ngày. Bảng kê tiền gửi được
lưu theo trình tự thời gian.
Hàng tuần, trên cơ sở sổ cái khoản phải thu, kế toán viên lập báo cáo thu tiền và báo cáo các
khoản nợ phải thu đến hạn. Báo cáo thu tiền được gửi cho Kế toán trưởng và Giám đốc. Bản sao
của báo cáo các khoản nợ đến hạn được gửi cho bộ phận thu nợ.
Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát hệ thống trên.
78 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
6.1. Khái quát chung về chu trình bán hàng
Chu trình bán hàng bao gồm các hoạt động liên quan đến doanh thu và theo dõi
công nợ phải thu của khách. Các hoạt động cụ thể của chu trình này bao gồm: nhận và
xử lí đơn đặt hàng của khách hàng, giao hàng cho khách, lập hoá đơn doanh thu và
theo dõi công nợ phải thu.
6.1.1. Mối quan hệ giữa chu trình bán hàng và các chu trình nghiệp vụ khác
Chu trình bán hàng có quan hệ nghiệp vụ và tương tác với các thực thể ngoài là (1)
khách hàng, (2) ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng), (3) Bộ phận quản lý
bán hàng.
o Thực thể khách hàng:
Là nguồn nơi phát sinh các đơn đặt hàng, thực hiện thanh toán tiền hàng
cho doanh nghiệp.
Là đích đến của các tài liệu nghiệp vụ như phiếu xuất kho, phiếu giao hàng,
hóa đơn bán hàng hay phiếu thu tiền; là nơi nhận hàng hóa và dịch vụ.
o Thực thể ngân hàng:
Thực hiện thanh toán qua ngân hàng theo yêu cầu của khách hàng.
o Bộ phận quản lý bán hàng:
Là nơi đưa ra các yêu cầu thông tin phục vụ nhu cầu quản lý doanh thu.
Là nơi nhận các báo cáo doanh thu.
Hình 6.1 mô tả mối quan hệ về mặt dữ liệu giữa các chu trình nghiệp vụ trong
doanh nghiệp.
Các sự kiện kinh tế
Các giao dịch
Chu trình Chu trình Chu trình Chu trình
bán hàng chi phí sản xuất tài chính
Chu trình
báo cáo
tài chính
Báo cáo tài chính
Hình 6.1: Các chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán và mối quan hệ về mặt dữ liệu
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 79
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
Chu trình bán hàng có mối quan hệ mật thiết về mặt dữ liệu với một số chu trình
nghiệp vụ sau đây:
o Quan hệ với chu trình chi phí. Tiếp nhận yêu cầu mua sắm nguyên vật liệu,
hàng hóa dịch vụ đầu vào để đáp ứng đơn hàng đã được chấp nhận trong chu
trình bán hàng.
o Quan hệ với chu trình sản xuất. Lên kế hoạch sản xuất đáp ứng đơn hàng đã
được chấp nhận trong chu trình bán hàng.
o Quan hệ với chu trình báo cáo tài chính. Dữ liệu phản ánh các giao dịch thực
hiện trong chu trình bán hàng sẽ được chuyển và xử lý tiếp theo bởi chu trình
báo cáo tài chính.
Để kiểm soát và quản lý được các chu trình nghiệp vụ kế toán, trong đó có chu trình
bán hàng, chúng ta thực hiện mô tả các chu trình bằng các công cụ mô hình hóa trực
quan khác nhau để có được những góc nhìn khác nhau về cùng một hệ thống. Phần nội
dung sau đây mô tả chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng nghiệp vụ và góc độ
dòng dữ liệu.
6.1.2. Chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng nghiệp vụ
Cũng như các chu trình kế toán khác, chu trình bán hàng bao gồm nhiều chức năng
nghiệp vụ, trong đó mỗi chức năng nghiệp vụ là một hoạt động hay một hoạt động
được thực hiện thường kì, theo một phương thức định sẵn, nhằm thực hiện một phần
nhiệm vụ của tổ chức. Để mô tả các chức năng nghiệp vụ của chu trình bán hàng,
chúng ta sử dụng sơ đồ chức năng nghiệp vụ (Business Function Diagram) với các kí
pháp hình chữ nhật tổ chức theo cấu trúc phân cấp, trong đó mỗi hình chữ nhật mô tả
một chức năng nghiệp vụ (hình 6.2). Việc phân rã các chức năng nghiệp vụ sẽ được
thực hiện cho tới khi đạt dược chức năng con tương ứng với một xử lý trên máy tính.
Chu trình bán hàng gồm năm chức năng chính:
(1) Xử lý đơn hàng;
(2) Cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
(3) Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ;
(4) Thu tiền;
(5) Báo cáo doanh thu.
Mỗi chức năng chính được phân rã thành những chức năng con ở mức chi tiết hơn. Cụ
thể, chức năng Xử lý đơn hàng có ba chức năng con là Kiểm tra hàng hóa, Kiểm tra
khách hàng và Thông báo kết quả. Chức năng Cung cấp hàng hóa, dịch vụ gồm hai
chức năng con là Xuất kho và Giao hàng. Chức năng Lập hóa đơn và theo dõi công nợ
gồm ba chức năng con là Đối chiếu xác nhận, Lập hóa đơn bán hàng, và Theo dõi
công nợ. Chức năng Thu tiền gồm ba chức năng con là Lựa chọn thanh toán, Lập
chứng từ thu, và Xác nhận thu tiền. Chức năng Báo cáo doanh thu gồm ba chức năng
con là Trích xuất dữ liệu, Tính toán xử lý, và Lên báo cáo doanh thu.
80 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
Hình 6.2 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của chu trình bán hàng (BFD – Business Function Diagram)
6.1.3. Chu trình bán hàng dưới góc độ xử lý thông tin
Xử lý thông tin là quá trình xử lý các kiểu dữ liệu khác nhau (kiểu số, kí tự, hình
ảnh…) nhằm tạo ra các sản phẩm thông tin cho người sử dụng. Dưới góc độ xử lý
thông tin, chu trình bán hàng là một hệ thống các hoạt động với các yếu tố đầu vào
điển hình là các chứng từ kế toán, phản ánh các giao dịch liên quan đến bán hàng (đơn
đặt hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng…) và các yếu tố đầu ra là những báo cáo
liên quan đến tài chính, thanh toán của khách hàng, nợ xấu, dự báo dòng tiền, báo cáo
phân tích doanh thu (hình 6.3).
Báo cáo doanh thu,
Chứng từ bán hàng báo cáo tài chính
QUẢN LÝ DOANH THU
Hình 6.3 Hệ thống xử lý giao dịch trong chu trình bán hàng
Sau đây là mô tả chi tiết các yếu tố vào/ ra của hệ thống xử lý giao dịch trong chu
trình bán hàng.
Đầu vào (input)
Khi có khách đặt hàng, bộ phận kinh doanh sẽ thực hiện kiểm tra tồn kho hàng hóa
và tình trạng công nợ khách hàng. Đối với các đơn hàng được chấp nhận, một lệnh
bán hàng sẽ được lập thành nhiều liên để gửi tới các bộ phận sau đây: Bộ phận
Cung cấp hàng hóa, bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ. Bộ phận
Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ sẽ sử dụng lệnh bán hàng này để lập
hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng ghi nhận chi tiết hàng hóa, đơn giá và các
điều khoản thanh toán, nội dung bán hàng đã thực hiện với khách hàng. Bộ phận
Thu tiền sử dụng Lệnh bán hàng.
Bên cạnh đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, hóa đơn bán hàng, đầu vào của chu trình
bán hàng còn có phiếu giao hàng. Khi xuất kho hàng hóa để giao cho khách, bộ
phận kho sẽ lập một chứng từ xuất (phiếu giao hàng). Chứng từ này được lập
thành nhiều liên, trong đó có 1 liên có thể được gửi kèm theo hàng hóa giao cho
khách, 1 liên chuyển cho bộ phận theo dõi công nợ phải thu làm cơ sở thu tiền của
khách hàng.
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 81
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
Doanh nghiệp sử dụng dữ liệu thu thập được về khách hàng và các giao dịch bán
hàng để cải tiến hoạt động chăm sóc khách hàng. Bằng việc sử dụng phần mềm
quản trị quan hệ khách hàng, doanh nghiệp sẽ thu thập, lưu trữ và sử dụng các dữ
liệu bán hàng để cải thiện đáng kể dịch vụ khách hàng và củng cố lòng trung thành
của khách hàng.
Đầu ra (Output)
Xử lý các giao dịch bán hàng tạo ra nhiều sản phẩm thông tin đầu ra. Hệ thống
thông tin kế toán sẽ sử dụng một số đầu ra này để tạo các báo cáo kế toán phục vụ
công chúng (như báo cáo tài chính) cũng như các báo cáo nội bộ (báo cáo quản
lý). Các báo cáo quản trị khá đa dạng về thể loại, chứa thông tin hỗ trợ quá trình ra
quyết định.
Một trong số sản phẩm đầu ra của là báo cáo thu tiền khách hàng. Báo cáo này
tổng hợp các hóa đơn bán hàng của một khách hàng cụ thể và liệt kê tổng số tiền
mà khách hàng còn nợ.
Các báo cáo khác của chu trình bán hàng gồm có báo cáo công nợ theo hạn thanh
toán, báo cáo nợ xấu, dự báo dòng tiền, danh sách khách hàng và nhiều báo cáo
phân tích doanh thu. Báo cáo công nợ theo hạn thanh toán cho biết số dư công nợ
phải thu theo chiều thời gian ("hiện thời," "30 ngày," "60 ngày," "90 ngày," và
"120 ngày hoặc hơn"). Báo cáo nợ xấu cung cấp thông tin về các tài khoản khách
hàng quá hạn thanh toán. Trong tình huống công nợ của một khách hàng không có
khả năng thu thì tài khoản đó bị ghi vào nợ xấu.
Toàn bộ dữ liệu có được từ các nguồn tài liệu gốc trong chu trình được dùng để
lập dự báo thu tiền. Dữ liệu về doanh thu, điều khoản bán hàng, lịch sử thanh toán
của một số nhất định các khách hàng, cũng như các thông tin có được từ các báo
cáo phân tích theo thời gian hay các báo cáo thu tiền đều là yếu tố đầu vào của các
dự báo này.
Quản trị dữ liệu khách hàng là một chức năng quan trọng của hệ thống thông tin
kế toán trong chu trình bán hàng. Chức năng này bao gồm thẩm định năng lực
thanh toán và lịch sử thanh toán của khách hàng, quy định các hạn mức tín dụng
cho mỗi khách hàng mới và theo dõi các hóa đơn nợ khó đòi của khách hàng. Bộ
phận bán hàng và công nợ phải thu thẩm định các khách hàng mới nhằm chắc chắn
rằng, khách hàng đó là thực tồn tại và cũng để kiểm tra khả năng thanh toán của
các khách hàng này. Ở đây, có thể cần đến một thông báo về mức tín dụng, do một
tổ chức tín dụng có uy tín cung cấp. Bộ phận bán hàng đưa ra một hạn mức tín
dụng cho mỗi khách hàng mới dựa trên lịch sử tín dụng của khách hàng. Đều đặn,
hệ thống thông tin kế toán cung cấp báo cáo danh sách khách hàng đã qua thẩm
định với các thông tin sau đây: Mã khách hàng (nhận diện duy nhất), tên giao dịch,
địa chỉ giao dịch, hạn mức tín dụng, các điều khoản thanh toán.
Trong điều kiện thu thập và xử lý dữ liệu kế toán doanh thu dựa trên máy tính,
chúng ta có cơ hội lên các báo cáo phân tích bán hàng rất đa dạng: tổng hợp doanh
thu theo sản phẩm, theo hình thức thanh toán (tiền mặt, thẻ…), hoặc theo vùng.
82 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
6.1.4. Chu trình bán hàng dưới góc độ hoạt động nghiệp vụ
Chu trình bán hàng trong hệ thống thông tin kế toán bao gồm nhiều hoạt động nghiệp
vụ. Mỗi hoạt động nghiệp vụ là một tập các công việc có quan hệ logic với nhau, được
định nghĩa rõ ràng, được thực hiện lặp đi lặp lại để hỗ trợ cho một hoặc nhiều chức
năng nghiệp vụ. Mỗi hoạt động nghiệp vụ của chu trình bán hàng thực hiện biến các
yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra, và có những ranh giới xác định (có điểm bắt
đầu và điểm kết thúc). Sau đây là nội dung liên quan đến mô hình hóa chu trình bán
hàng dưới góc độ dòng dữ liệu.
Sau khi mô hình hóa chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng và thu được kết quả là
sơ đồ chức năng nghiệp vụ BDF (xem hình 6.2), chúng ta có thể tiến hành vẽ sơ đồ
dòng dữ liệu DFD. Về nguyên tắc, chúng ta có thể xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu DFD
trên cơ sở chuyển đổi sơ dồ chức năng nghiệp vụ BFD, có đặc tả bổ sung các các thực
thể ngoài cùng với các dòng dữ liệu vận động giữa các thực thể ngoài và hệ thống,
cũng như giữa các hoạt động và kho dữ liệu bên trong hệ thống với nhau. Cần lưu ý
rằng, sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD và sơ đồ dòng dữ liệu DFD phải hoàn toàn
tương thích với nhau, theo đó mỗi chức năng có trong sơ đồ BDF (hình chữ nhật) sẽ
được đặc tả bằng một hoạt động (hình tròn) trong sơ đồ DFD. Chức năng tổng thể
trong sơ đồ BFD được mô tả trong sơ đồ DFD mức ngữ cảnh, các chức năng con mức
dưới đỉnh trong sơ đồ BFD được mô tả trong sơ đồ DFD mức 0, các chức năng con
mức tiếp theo mô tả mỗi chức năng con mức dưới đỉnh trong sơ đồ BFD được mô tả
trong sơ đồ DFD mức 1 của hoạt động tương ứng…
Dưới góc độ hoạt động, chu trình bán hàng có thể được mô tả như sau:
Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng dựa trên đơn đặt hàng đã được chấp nhận, trong
đó mô tả chi tiết các mặt hàng cùng với giá cả và thông tin liên quan đến khách hàng
như họ tên, địa chỉ giao hàng... Trong lệnh bán hàng chưa có thông tin về số lượng và
cước vận chuyển hàng hoá. Các liên của lệnh bán hàng sẽ được gửi cho các bộ phận
liên quan như: bộ phận kho (lập phiếu xuất kho), bộ phận giao hàng (lập phiếu giao
hàng), bộ phận lập hoá đơn (lập hoá đơn bán hàng sau khi có xác nhận từ bộ phận giao
hàng), và bộ phận theo dõi công nợ phải thu làm cơ sở đối chiếu và kiểm tra.
Hoá đơn bán hàng do bộ phận lập hoá đơn lập và phải đặc tả rõ chủng loại và giá cả
hàng xuất bán, xác định rõ trách nhiệm và hình thức thanh toán, các khoản chiết khấu
và giảm giá nếu có. Hoá đơn bán hàng sau đó sẽ được gửi cho bộ phận theo dõi công
nợ phải thu và được dùng để ghi sổ cái. Việc theo dõi công nợ phải thu của khách
hàng có thể thực hiện chi tiết đến từng hoá đơn hoặc chỉ theo dõi trên số dư tổng hợp
của từng đối tượng công nợ. Trong quá trình hoạt động của chu trình bán hàng có rất
nhiều các tài liệu, chứng từ khác nhau được lập và chúng được chuyển đến các bộ
phận liên quan trong chu trình.
Các hình vẽ 6.4, 6.5, 6.6, 6.7, 6.8, 6.9 mô tả chu trình bán hàng dưới góc độ hoạt động
nghiệp vụ ở những mức chi tiết khác nhau. Ngôn ngữ được sử dụng ở đây là sơ đồ
dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) mô tả sự vận động của dữ liệu nghiệp vụ từ
bên ngoài vào hệ thống và ngược lại từ hệ thống ra ngoài.
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 83
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
Hình 6.4 mô tả chu trình bán hàng ở mức tổng thể (gọi là mức ngữ cảnh). Sơ đồ luồng
dữ liệu mức ngữ cảnh là sơ đồ của một hệ thống, cùng với môi trường và những mối
tương tác giữa hệ thống với môi trường của nó. Sơ đồ dòng dữ liệu mức ngữ cảnh là
một hệ thống với một hoạt động duy nhất, cùng tất cả các đầu vào và đầu ra của hệ
thống, các tác nhân cung cấp các đầu vào hệ thống và các tác nhân tiếp nhận các đầu
ra từ hệ thống.
Lệnh bán hàng,
doanh số bán
Đơn hàng, thanh toán
hàng, tiền hàng Các chu trình
liên quan (sản
Khách hàng xuất, tính
Trả lời lương, chi phí,
đơn hàng tài chính)
Xác nhận
nhận hàng
Hóa đơn bán hàng,
phiếu giao hàng CHU
TRÌNH Yêu cầu
DOANH
Giấy THU
báo có
Bộ phận quản
Ngân hàng lý doanh thu
Báo cáo
doanh thu
Hình 6.4 Sơ đồ dòng dữ liệu mức ngữ cảnh chu trình bán hàng
Khách hàng, ngân hàng và bộ phận quản lý doanh thu là những thực thể ngoài của
phân hệ thông tin kế toán doanh thu. Khách hàng gửi đơn đặt hàng đến doanh nghiệp
và sẽ nhận được trả lời về đơn hàng. Đối với các đơn hàng được chấp nhận, khách
hàng sẽ nhận được hàng hóa cùng phiếu giao hàng từ bộ phận giao hàng của doanh
nghiệp, khách hàng sau đó gửi xác nhận nhận hàng cho doanh nghiệp. Khi thanh toán
tiền hàng bằng tiền mặt, khách hàng sẽ gửi nội dung thanh toán cho bộ phận thu tiền,
thực hiện nghĩa vụ thanh toán, sau đó nhận phiếu thu tiền từ bộ phận thu tiền. Trong
trường hợp thanh toán qua ngân hàng, ngân hàng sẽ thanh toán trực tiếp với doanh
nghiệp theo yêu cầu của khách hàng. Định kì hoặc đột xuất, bộ phận quản lý có thể
đưa ra các yêu cầu thông tin cần cho hoạt động ra quyết định, hệ thống thông tin kế
toán của chu trình bán hàng sẽ kết xuất các thông tin phù hợp và phân phối đến người
quản lý dưới dạng các báo cáo quản lý.
84 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
Chu trình Phiếu xuất kho
Khách hàng sản xuất, Phiếu giao hàng Khách hàng
chi phí
Đơn
đặt hàng
Trả lại Lệnh 2.0 Cung
đơn hàng bán hàng cấp hàng
hóa
Lệnh bán hàng Xác nhận
dụng cụ
1.0 Xử lý nhận hàng
đơn hàng
Thông tin
thanh toán,
Phiếu xuất kho
thanh toán
Phiếu giao hàng
D1: Tồn kho
hàng hóa
D2: Công nợ
khách hàng
Hóa đơn
bán hàng
Giấy 3.0 Lập hóa
báo có 4.0
đơn, bán
Thu tiền
hàng và theo
dõi công nợ Doanh
số lương
Ngân hàng Chu trình
tính lương
Yêu cầu 5.0 Báo
cáo
thống kê
Báo cáo
doanh thu
Doanh số
Tiền hàng Chu trình bán hàng
báo cáo
tài chính
Bộ phận
quản lý
Hình 6.5 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 0 của chu trình bán hàng.
Hình 6.5 mô tả chu trình bán hàng ở mức chi tiết hơn (gọi là mức 0) với sự có mặt của
năm hoạt động cơ bản, và các hoạt động được đánh số tăng dần từ 1.0 đến 5.0. Cụ thể:
Hoạt động 1.0. Xử lý đơn hàng;
Hoạt động 2.0. Cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
Hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu;
Hoạt động 4.0 Thu tiền;
Hoạt động 5.0. Báo cáo doanh thu.
Sau khi nhận đơn hàng của khách, bộ phận xử lí đơn hàng tiến hành kiểm tra và ra
thông báo kết quả xử lý đơn hàng (chức năng 1.0. Xử lý đơn hàng). Trên cơ sở đơn
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 85
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
hàng được chấp nhận, bộ phận xử lý đơn hàng lập lệnh bán hàng thành ba liên: 1 liên
gửi bộ phận giao hàng, 1 liên gửi bộ phận lập hoá đơn bán hàng và 1 liên gửi kế toán
công nợ phải thu. Sau khi thực hiện cung cấp hàng hóa, dịch vụ (chức năng 2.0 Cung
cấp hàng hóa, dịch vụ), phiếu giao hàng sẽ được gửi cho khách hàng và bộ phận lập
hoá đơn. Trên cơ sở lệnh bán hàng và phiếu giao hàng, bộ phận lập hoá đơn sẽ lập hoá
đơn bán hàng (Chức năng 3.0. Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu).
Hoá đơn bán hàng được lập thành nhiều liên, trong đó 1 liên gửi khách hàng và 1 liên
gửi bộ phận theo dõi thanh toán. Việc theo dõi công nợ phải thu của khách hàng có thể
thực hiện chi tiết đến từng hoá đơn hoặc chỉ theo dõi trên số dư tổng hợp của từng đối
tượng công nợ. Bộ phận theo dõi thanh toán nhận tiền thanh toán của khách hàng và
lập phiếu thu (Chức năng 4.0. Theo dõi thanh toán). Chức năng 5.0 Báo cáo doanh thu
cung cấp cho các nhà quản lý các thông tin hữu ích cho quá trình ra quyết định.
6.2. Quy trình thông tin kế toán trong chu trình bán hàng
Trong quá trình hoạt động của chu trình bán hàng có rất nhiều các tài liệu, chứng từ khác
nhau được lập và chúng được chuyển đến các bộ phận liên quan trong chu trình. Bảng 6.1
liệt kê các chứng từ nghiệp vụ và các bộ phận liên quan của chu trình bán hàng.
Về nguyên tắc, việc tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu trong mỗi chu
trình nghiệp vụ phải dựa trên cơ sở nội dung các hoạt động và các dòng dữ liệu liên
quan cũng như phương thức xử lý của từng hoạt động và chức năng nghiệp vụ của các
bộ phận trong doanh nghiệp. Sau đây là mô tả chi tiết về nội dung thu thập và lưu trữ
và luân chuyển chứng từ của từng hoạt động trong chu trình bán hàng.
Bảng 6.1 Các chứng từ tài liệu liên quan đến chu trình bán hàng
Bộ phận Xử lý đơn Kho Giao Lập Kế Kế Khách
hàng hàng hóa toán toán hàng
đơn CNPT TT
Tên chứng từ
Lệnh bán hàng Lập Nhận Nhận Nhận
Phiếu xuất kho Lập Nhận Nhận Nhận Nhận
Phiếu giao hàng Lập Nhận Nhận Nhận
Hóa đơn bán hàng Lập Nhận Nhận
Phiếu thu tiền Nhận Lập Nhận
Chứng từ điều chỉnh giảm Lập Nhận Nhận
Giấy báo trả tiền Lập
6.2.1. Hoạt động xử lý đơn hàng
Nội dung
Đây là hoạt động đầu tiên của chu trình bán hàng với ba chức năng con: (1) Kiểm
tra khả năng đáp ứng yêu cầu hàng hóa, dịch vụ, (2) Kiểm tra khả năng của khách
hàng đối với các điều kiện, tiêu chuẩn do doanh nghiệp quy định (bao gồm khả
năng thanh toán, giới hạn nợ…) dựa trên dữ liệu về tình trạng công nợ của khách
hàng, (3) Lập lệnh bán hàng và thông báo kết quả xử lý đơn hàng.
86 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
Hoạt động
Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 1.0 Xử lý đơn hàng được mô tả trong
hình 6.6.
D1: Tồn kho D2: Công nợ
Khách hàng
hàng hóa khách hàng
Đơn
đặt hàng
1.1 Kiểm 1.2 Kiểm tra
tra Đơn đặt hàng sau
kiểm tra hàng hóa khách hàng
hàng hóa
Trả lời
đơn hàng
Đơn đặt hàng sau
kiểm tra hàng hóa và
khách hàng
Chu trình 1.3 Lập
Lệnh lệnh Lệnh
sản xuất, bán hàng bán hàng
chi phí bán hàng
2.0 Cung cấp 3.0 Lập hóa đơn
Lệnh
hàng hóa, bán hàng và theo
bán hàng
dịch vụ dõi công nợ
Hình 6.6 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 1.0 Xử lý đơn hàng
Căn cứ vào đơn hàng khách hàng đặt, bộ phận xử lý đơn hàng sẽ thực hiện các
công việc sau đây:
o Công việc 1.1. Kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu hàng hóa, dịch vụ thông
qua việc truy xuất dữ liệu về hàng hóa, dịch vụ có thể cung cấp.
o Công việc 1.2. Kiểm tra khả năng của khách hàng đối với các điều kiện, tiêu
chuẩn do doanh nghiệp quy định (bao gồm khả năng thanh toán, giới hạn nợ,
điều kiện về luật pháp).
o Công việc 1.3. Thông báo kết quả xử lý đơn hàng. Nếu chấp thuận đơn hàng
của khách thì lập lệnh bán hàng làm cơ sở cho các hoạt động tiếp theo của chu
trình bán hàng, ngược lại nếu không chấp nhận đơn hàng thì cần có thông báo
trả lời khách hàng.
Chứng từ
Các chứng từ liên quan đến hoạt động xử lý đơn hàng bao gồm:
(1) Đơn hàng được xét duyệt: là kết quả của quá trình xét duyệt đơn hàng thông
qua việc truy xuất dữ liệu về tính khả thi về hàng hóa (tệp tồn kho) và khả
năng thanh toán của khách hàng (tệp công nợ khách hàng).
(2) Lệnh bán hàng: là một chứng từ mệnh lệnh thể hiện nội dung hàng hóa, dịch
vụ sẽ thực hiện theo yêu cầu của khách hàng đối với những đơn hàng được
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 87
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
chấp nhận. Chứng từ này thường được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp và
có thể được gọi bằng những tên khác nhau tùy theo đối tượng nhận thông tin
để thực hiện mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho, lệnh giao hàng.
(3) Hợp đồng bán hàng: chứng từ này được lập khi cần có sự cam kết, ràng buộc
giữa khách hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu đã được cho phép thực
hiện. Đây là chứng từ có tính pháp lý trong hoạt động bán hàng.
Dữ liệu tham chiếu
o Đơn hàng của khách hàng;
o Hàng hóa và tình trạng tồn kho;
o Khách hàng và tình trạng công nợ.
6.2.2. Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ
Nội dung
Hoạt động 2.0. Cung cấp hàng hóa & dịch vụ thực hiện xác nhận hàng hóa, dịch
vụ đã cung cấp hoặc hoàn thành chuyển giao cho khách hàng thông qua chứng từ
hoặc tệp tin. Cụ thể, hoạt động này thực hiện các công việc sau đây: (1) Xuất kho
và (2) Giao hàng cho khách hàng. Cơ sở để thực hiện hoạt động Cung cấp hàng
hóa, dịch vụ là Lệnh bán hàng do bộ phận xử lý đơn hàng gửi đến.
Khách hàng
Phiếu Phiếu
xuất kho giao hàng
Xác nhận
giao hàng
2.1 Xuất kho 2.2
hàng hóa Giao hàng
Lệnh D1: Tồn kho Phiếu
bán hàng hàng hóa giao hàng
1.0 Xử lý 3.0 Lập hóa đơn
Phiếu
đơn hàng và theo dõi
xuất kho
công nợ
Hình 6.7 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ
Hoạt động
Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ được mô
tả trong hình 6.7. Căn cứ vào lệnh bán hàng, bộ phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ
sẽ thực hiện các công việc sau đây:
o Công việc 2.1. Xuất kho. Tiến hành xuất kho các mặt hàng mô tả trong lệnh
bán hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực hiện thực tế của quá trình xuất kho
bằng phiếu xuất kho. Phiếu này sẽ được chuyển cho bộ phận giao hàng để thực
hiện công việc tiếp theo.
88 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
o Công việc 2.2. Giao hàng. Tiến hành giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch
vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực hiện thực tế
của quá trình giao hàng hóa, dịch vụ bằng phiếu giao hàng. Khách hàng sẽ
nhận được hàng hóa kèm phiếu giao hàng. Một liên nữa của phiếu giao hàng sẽ
được gửi cho bộ phận lập hóa đơn.
Chứng từ
Các tài liệu liên quan đến hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ bao gồm:
(1) Phiếu xuất kho đã xác nhận thực tế nội dung hàng hóa xuất kho;
(2) Phiếu giao hàng đã xác nhận thực tế nội dung hàng hóa thực tế cho khách
hàng hoặc cho đơn vị vận chuyển để giao cho khách hàng;
(3) Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành (xác định mức độ và khối lượng công
việc đã hoàn thành cho khách hàng).
Dữ liệu tham chiếu
o Lệnh bán hàng;
o Hàng hóa và tình trạng tồn kho.
6.2.3. Hoạt động lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu
Nội dung
Hoạt động 3.0. Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu thực hiện ghi
nhận lại nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực hiện, đồng thời theo dõi các
nội dung sau khi thực hiện bán hàng (hàng bán bị trả lại, giảm giá) làm cơ sở theo
dõi công nợ phải thu của khách. Hoạt động này giúp doanh nghiệp xác nhận, theo
dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Cơ
sở để thực hiện hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu
gồm có (1) Lệnh bán hàng – cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện - do bộ
phận xử lý đơn hàng chuyển đến, (2) phiếu giao hàng – xác nhận nội dung công
việc giao hàng thực tế đã thực hiện – do bộ phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ
chuyển đến.
Hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu thực hiện các
công việc sau đây: (1) Đối chiếu xác nhận, (2) Lập hóa đơn bán hàng, (3) Theo dõi
công nợ phải thu.
Hoạt động
Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi
công nợ được mô tả trong hình 6.8. Căn cứ vào lệnh bán hàng, phiếu xuất kho và
phiếu giao hàng, bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ sẽ thực hiện
các công việc sau đây:
o Công việc 3.1. Đối chiếu xác nhận. Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và
thực tế giữa doanh nghiệp với khách hàng, thông qua việc đối chiếu kiểm tra
các tài liệu, chứng từ do các bộ phận khác gửi đến, cụ thể lệnh bán hàng do bộ
phận xử lý đơn hàng, phiếu xuất kho và phiếu giao hàng do bộ phận cung cấp
hàng hóa, dịch vụ gửi đến.
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 89
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
o Công việc 3.2. Lập hóa đơn. Thực hiện việc ghi nhận lại nội dung nghiệp vụ
bán hàng đã thực hiện với khách hàng bằng hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán
hàng được lập làm nhiều liên, trong đó 1 liên được gửi cho khách hàng, 1 liên
gửi cho kế toán tổng hợp.
o Công việc 3.3. Theo dõi công nợ phải thu. Tổ chức theo dõi nghiệp vụ sau bán
hàng như hàng bán bị trả lại, giảm giá… giúp theo dõi công nợ phải thu/nghĩa
vụ thanh toán của khách hàng.
2.0 Xuất kho Khách hàng
Phiếu xuất kho Hóa đơn
Phiếu giao hàng bán hàng
Doanh
3.1 Đối 3.2 Lập
Xác nhận số lương
chiếu hóa đơn
hàng bán bán hàng
xác nhận
Chu trình
Lệnh tính lương
bán hàng Doanh số
Hóa đơn bán hàng
3.3 Theo bán hàng
1.0 Xử lý dõi
đơn hàng công nợ
Chu trình
tài chính
D2: Công nợ
khách hàng
Hình 6.8 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 3.0. Lập hóa đơn bán hàng và
theo dõi công nợ phải thu
Chứng từ
Các tài liệu liên quan đến hoạt động Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ
phải thu bao gồm:
(1) Hóa đơn bán hàng, dịch vụ;
(2) Bảng kê bán hàng, dịch vụ;
(3) Phiếu nhập hàng bán bị trả lại;
(4) Các chứng từ phải thu khác.
6.2.4. Hoạt động thu tiền bán hàng
Chức năng
Hoạt động 4.0. Theo dõi thanh toán/Thu tiền thực hiện công việc thu tiền bán hàng
và phản ánh đúng thực tế tình hình thanh toán của khách hàng. Cơ sở để thực hiện
hoạt động thu tiền gồm có (1) Tình trạng công nợ của khách hàng – do bộ phận lập
hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ chuyển đến, (2) Xác nhận nội dung nghĩa
vụ thanh toán của khách hàng.
90 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
Hoạt động 4.0. Thu tiền thực hiện các công việc sau đây: (1) Lựa chọn thanh toán,
(2) Lập chứng từ thu, (3) Xác nhận thu tiền.
Hoạt động
Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động/hoạt động 4.0. Thu tiền được mô tả trong
hình 6.9. Căn cứ vào xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán của khách hàng và
thực trạng công nợ của khách, bộ phận theo dõi thanh toán sẽ thực hiện các công
việc sau đây:
o Công việc 4.1. Lựa chọn thanh toán. Lựa chọn thanh toán được thực hiện thông
qua việc đối chiếu kiểm tra tình trạng công nợ của khách hàng và xác nhận nội
dung thanh toán của khách hàng, làm cơ sở cho công việc lập phiếu thu.
o Công việc 4.2. Lập phiếu thu. Đây là chứng từ được lập cho nội dung thanh
toán của khách hàng. Phiếu thu được lập làm 2 liên, trong đó 1 liên được gửi
cho khách hàng, 1 liên được chuyển cho kế toán ghi sổ.
o Công việc 4.3. Xác nhận thu tiền. Thực hiện ghi nhận thực tế thanh toán của
từng khách hàng, chi tiết theo từng phiếu thu. Sau khi thu tiền từ khách hàng,
một xác nhận thu tiền được chuyển cho khách hàng.
D2: Công nợ
khách hàng
4.1 Lựa Thanh toán 4.2 Lập
chọn được lựa chọn chứng
thanh toán từ thu
Thông tin
thanh toán
Chứng từ thu
Phiếu thu
Ngân hàng
4.3 Xác
nhận Tiền hàng
Thanh toán
thu tiền
Chu trình
Ngân hàng Giấy báo có tài chính
Hình 6.9 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 4.0. Thu tiền
Tài liệu, chứng từ nghiệp vụ
Các tài liệu liên quan đến hoạt động theo dõi thanh toán/Thu tiền bao gồm:
(1) Bảng đối chiếu công nợ, thông báo trả nợ: Xác nhận tình trạng nợ của khách hàng.
(2) Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng): Xác nhận đã
thu tiền.
Dữ liệu tham chiếu
Tình trạng công nợ của khách hàng.
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 91
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
6.2.5. Hoạt động báo cáo quản lý doanh thu
Nội dung
Hoạt động 5.0. Báo cáo quản lý doanh thu thực hiện công việc trích rút các thông
tin hữu ích từ cơ sở dữ liệu doanh thu để phục vụ nhu cầu quản lý. Cơ sở để thực
hiện hoạt động 5.0. Báo cáo quản lý doanh thu gồm có (1) Yêu cầu thông tin của
bộ phận quản lý, (2) Cơ sở dữ liệu doanh thu, nơi lưu trữ các dữ liệu phản ánh
thực tế các giao dịch trong chu trình bán hàng.
5.0. Báo cáo quản lý doanh thu thực hiện các công việc sau đây: (1) Trích rút các
dữ liệu hữu ích từ cơ sở dữ liệu doanh thu, theo yêu cầu cụ thể của bộ phận quản
lý, (2) Tính toán và xử lý các dữ liệu đã trích rút được để tạo thông tin hữu ích, hỗ
trợ quá trình ra quyết định của các nhà quản lý, (3) Lên báo cáo chuẩn mẫu, và
thân thiện với người sử dụng.
Hoạt động
Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động/hoạt động 5.0. Báo cáo quản lý doanh
thu được mô tả trong hình 6.10. Căn cứ vào yêu cầu thông tin của người quản lý,
quá trình lên báo cáo quản lý doanh thu gồm các công việc sau đây:
o Công việc 5.1. Trích rút dữ liệu. Tùy theo yêu cầu cụ thể của người quản lý mà
các dữ liệu liên quan sẽ được kết xuất từ cơ sở dữ liệu doanh thu, sẵn sàng cho
việc tạo thông tin.
o Công việc 5.2. Tính toán xử lý. Trên cơ sở các dữ liệu liên quan đến yêu cầu
trích rút được, cần tiến hành xử lý, tạo thông tin đầu ra đáp ứng nhu cầu của
quản lý doanh thu.
o Công việc 5.3. Lên báo cáo. Xây dựng báo cáo có chức các thông tin kết xuất
được theo một định dạng chuẩn và thân thiện với người dùng báo cáo.
Bộ phận
quản lý Yêu cầu
5.1 Trích
hút dữ liệu Dữ liệu liên quan 5.2 Tính
doanh thu toán, xử lý
Thông tin sau xử lý
5.3 Lên
báo cáo Bộ phận
Báo cáo doanh quản lý
theo
yêu cầu
Hình 6.10 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 5.0. Báo cáo doanh thu
92 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
Chứng từ và tệp
Các tài liệu liên quan đến hoạt động theo dõi Thu tiền bao gồm:
o Đơn hàng được chấp nhận;
o Lệnh bán hàng;
o Phiếu xuất kho;
o Phiếu giao hàng;
o Hóa đơn bán hàng;
o Chứng từ giảm giá, hàng bán bị trả lại;
o Chứng từ thanh toán.
Dữ liệu tham chiếu
o Tệp hàng hóa và tình trạng tồn kho hàng hóa;
o Tệp khách hàng và tình trạng công nợ của khách hàng;
o Tệp các chứng từ giao dịch trong.
6.2.6. Các báo cáo trong chu trình bán hàng
Sau đây là một số báo cáo điển hình của chu trình bán hàng.
(1) Nhóm báo cáo bán hàng
o Bảng kê hóa đơn bán hàng;
o Bảng kê phiếu nhập hàng bán bị trả lại;
o Bảng kê hóa đơn nhóm theo khách hàng, theo hợp đồng vụ việc;
o Bảng kê hóa đơn nhóm theo dạng xuất bán;
o Bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại...
(2) Nhóm báo cáo công nợ phải thu
o Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng;
o Sổ đối chiếu công nợ;
o Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng;
o Bảng cân đối phát sinh công nợ của các khách hàng trên một tài khoản, trên
nhiều tài khoản;
o Bảng tổng hợp số dư công nợ phải thu đầu, cuối kì;
o Bảng kê công nợ phải thu theo hóa đơn;
o Bảng kê chi tiết thu tiền của các hóa đơn;
o Sổ nhật kí thu tiền doanh thu.
(3) Nhóm báo cáo thuế GTGT hàng hóa dịch vụ bán ra
Bảng kê thuế GTGT hóa đơn hàng hóa dịch vụ bán ra.
6.3. Các rủi ro tiềm ẩn và vấn đề kiểm soát thông tin trong chu trình bán hàng
Cũng như tất cả các chu trình nghiệp vụ khác, việc kiểm soát chu trình bán hàng là hết
sức cần thiết. Mục tiêu của kiểm soát chu trình bán hàng là để đảm bảo rằng, tất cả các
nghiệp vụ liên quan đều được theo dõi một cách đầy đủ và chính xác. Nói cách khác,
có nhiều rủi ro khác nhau có thể xảy ra trong chu trình bán hàng, vấn đề là phải lường
trước và nhận diện được các loại hình rủi ro đó và có biện pháp kiểm soát hiệu quả. Ví
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 93
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
dụ, việc bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc khả năng
thanh toán thấp sẽ dẫn đến nợ khó đòi. Trong trường hợp này, cần áp dụng thủ tục
kiểm soát là kiểm tra chính xác tình trạng và khả năng thanh toán của khách hàng. Rủi
ro mất tiền hàng sẽ dẫn đến sai lệch thông tin về nợ phải thu của khách, biện pháp
kiểm soát cần được áp dụng là tách bạch các chức năng xét duyệt, theo dõi công nợ
phải thu và thủ quỹ.
6.3.1. Các rủi ro tiềm tàng và thủ tục kiểm soát các hoạt động trong chu trình bán hàng
Mục tiêu kiểm soát:
o Bán được hàng và tăng doanh thu nhưng phải đảm bảo an toàn tài chính.
o Thực hiện kịp thời, đúng và chính xác theo lệnh bán hàng hoặc hợp đồng kinh
tế, đảm bảo an toàn hàng hóa trong quá trình xuất kho và giao hàng cho khách.
o Lập hóa đơn kịp thời, chính xác, đầy đủ cho hoạt động bán hàng.
Theo dõi chính xác, kịp thời và đầy đủ công nợ phải thu của khách hàng
o Ghi chép thu tiền kịp thời, chính xác.
o Đảm bảo an toàn tiền thu của khách hàng.
o Lên báo cáo đúng loại, theo đúng quy cách, cho đúng đối tượng vào đúng thời
điểm được yêu cầu.
Bảng 6.2: Rủi ro và kiểm soát trong chu trình bán hàng
Hoạt Động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát
Hoạt động Nhận đơn đặt hàng của Phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt và
xử lý đơn khách hàng không đảm bảo thực hiện bán hàng.
hàng của tính pháp lý.
khách hàng Bán chịu cho khách hàng Xây dựng quy trình ủy quyền, xét duyệt
không có khả năng thanh nghiệp vụ: kiểm tra đặt hàng, kiểm tra hàng
toán. tồn kho trước khi chấp nhận bán hàng, kiểm
tra tài chính và tín dụng khách hàng, và
duyệt lệnh bán hàng.
Chấp nhận đơn đặt hàng của Cập nhật chính xác và kịp thời dữ liệu hàng
khách hàng nhưng không có tồn kho và công nợ khách hàng.
khả năng thực hiện.
Hoạt động xử Xuất kho, giao hàng sai số Phân chia trách nhiệm giữa xuất kho và giao hàng
lý cung cấp lượng, chủng loại, hoặc Thiết lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ
hàng hóa, trong quá trình xuất kho, giao hàng, đánh số
dịch vụ chứng từ trước.
Sai địa chỉ đối tượng nhận Đối chiếu chứng từ xét duyệt bán hàng, xuất
hàng, sai thời gian giao kho, giao hàng.
hàng…. Đếm, kiểm tra hàng trong quá trình xuất kho,
giao hàng.
Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho.
Mất hàng hóa trong quá Thực hiện kiểm kê kho hàng.
trình xuất kho, giao hàng..
Hoạt động xử Trong hoạt động ghi nhận Phân chia trách nhiệm giữa lập hóa đơn, chứng
lý ghi nhận bán bán hàng: không lập hoặc từ bán hàng với xuất kho và giao hàng.
hàng và theo không kịp thời lập hóa đơn Chỉ lập hóa đơn khi có chứng từ lệnh bán
dõi công nợ bán hàng cho khách hàng. hàng/hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho,
phải thu phiếu giao hàng.
Nên có danh mục bảng giá hàng hóa, dịch vụ
để tham chiếu.
94 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
Đối với hoạt động theo dõi Cần đối chiếu chứng từ lệnh bán hàng/ hợp
công nợ phải thu: lập khống đồng bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao
hóa đơn bán hàng, cập nhật hàng và hóa đơn bán hàng.
và chuyển dữ liệu công nợ Kiểm tra, tính toán hóa đơn chính xác, trước
sai, không kịp thời. khi giao cho khách hàng.
Chuyển dữ liệu, sổ chi tiết công nợ phải thu
kịp thời, hàng ngày.
Đối chiếu công nợ khách hàng định kì.
Thất thoát tiền. Phân chia trách nhiệm giữa giữ tiền, ghi
Hoạt động chép, theo dõi thu tiền.
thu tiền Không ghi chép thu tiền, Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế toán.
hoặc ghi chép không kịp Hạn chế các thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt..
thời, không chính xác.
Hoạt động Báo cáo không đúng yêu cầu. Ứng dụng hệ thống thông tin dựa trên máy
báo cáo Báo cáo không kịp thời. tính và công nghệ mạng trong xử lý và chia
sẻ dữ liệu kế toán.
Thông tin bị thất thoát. Áp dụng các thủ tục an toàn dữ liệu đối với
hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính.
6.3.2. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng
Kiểm soát tổng thể
Kiểm soát chung trong chu trình bán hàng cần đảm bảo kiểm soát việc truy cập, sử
dụng và khai thác dữ liệu, thông tin, báo cáo liên quan đến các hoạt động, đối
tượng nguồn lực trong chu trình. Chu trình bán hàng gồm bốn hoạt động cơ bản
được thực hiện tuần tự là xử lý đơn hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, ghi nhận
bán hàng và theo dõi công nợ và thu tiền, nên khi nhập dữ liệu ghi nhận các hoạt
động này cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý của từng hoạt động cho từng đối
tượng thực hiện. Mỗi hoạt động do một đối tượng thực hiện sẽ tạo ra cơ chế kiểm
tra, đối chiếu dữ liệu với nhau trong việc thực hiện chuỗi các hoạt động trong cùng
một chu trình.
Trong quá trình ghi nhận dữ liệu liên quan đến một hoạt động, cần tách biệt chức
năng khai báo các tài khoản, các đối tượng quản lý của hoạt động (đối tượng công
nợ, hàng hóa, nhân viên bán hàng, kho hàng…) với chức năng nhập liệu nội dung
của hoạt động. Các hoạt động của chu trình chỉ được nhập liệu nếu nội dung hoạt
động có liên quan đến các tài khoản, đối tượng quản lý đã được kiểm tra và khai
báo trước bởi người quản lý hệ thống.
Kiểm soát ứng dụng
Kiểm soát mức này bao gồm các thủ tục thủ công và tự động nhằm đảm bảo rằng
chỉ những dữ liệu hợp lệ mới được xử lý một cách đầy đủ và chính xác. Kiểm soát
mức ứng dụng cần xuyên suốt quá trình xử lý và có thể được xếp thành ba nhóm:
Kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát đầu ra. Sau đây là mô tả chi tiết
về các hoạt động kiểm soát này.
o Kiểm soát đầu vào
Mục tiêu của kiểm soát đầu vào là để đảm bảo các nội dung dữ liệu được ghi
nhận một cách đầy đủ, chính xác và hợp lệ. Trong hệ thống thông tin kế toán
dựa trên máy tính, nội dung dữ liệu các hoạt động của chu trình bán hàng được
TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 95
- Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
cập nhật vào hệ thống bằng hoạt động nhập chứng từ thông qua việc sử dụng
các thiết bị nhập liệu thủ công hoặc tự động. Có thể nói, các biện pháp kiểm
soát ứng dụng mạnh nhất được triển khai trong giai đoạn nhập liệu, đặc biệt là
các hệ thống ghi nhận giao dịch bằng hình thức thủ công. Nguy cơ tiềm ẩn lỗi
trong giai đoạn này thường cao hơn giai đoạn xử lý và đầu ra.Việc kiểm soát
dữ liệu đầu vào để đảm bảo tính hợp lệ, chính xác và đầy đủ phải càng sớm
càng tốt.
Bảng 6.3 tóm tắt một số nội dung dữ liệu cơ bản có trong các chứng từ của chu
trình bán hàng và các thủ tục kiểm soát đầu vào cần vận dụng.
Bảng 6.3: Các dữ liệu cơ bản trên các chứng từ trong chu trình bán hàng
Nội dung dữ liệu Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát nhập liệu
Ngày chứng từ (đặt Tính đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu. Quy định trình tự nhập liệu
hàng, xuất kho, hóa Tính hợp lệ: hợp lệ về kiểu dữ liệu (ngày/ kiểu ngày chứng từ (thiết lập
đơn bán hàng…) tháng/năm), hợp lệ về giá trị (kì kế toán trước định dạng ngày).
hiện hành). Kiểm soát kiểu dữ liệu.
Chính xác: đúng ngày phát sinh nghiệp vụ.
Số chứng từ (đặt Tính đầy đủ: nhập đủ dữ liệu, không bỏ qua Kiểm soát dữ liệu nhập vào.
hàng, xuất kho, hóa số chứng từ.
đơn bán hàng…) Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu áp dụng cho
mục Số chứng từ theo thiết kế.
Chính xác: đúng số chứng từ theo thực tế
phát sinh.
Mã khách hàng (đối Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện duy Khai báo trước các khách
tượng quản lý) nhất đối tượng công nợ, không bỏ qua mục hàng đã qua thẩm định bằng
Mã khách hàng (phục vụ theo dõi công nợ một danh mục khách hàng.
và thanh toán). Đảm bảo mã nhận diện mỗi
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (số hay kí khách hàng là duy nhất,
tự...), đúng quy định mã hóa (kiểu số tuần không trùng lắp.
tự hay kiểu khối hay kiểu gợi nhớ) áp dụng Cho phép tham chiếu đến các
cho mục Mã khách hàng theo thiết kế. dữ liệu mô tả khách hàng khi
Chính xác: đúng đối tượng công nợ liên mã khách đã xác định.
quan trong nghiệp vụ phát sinh.
Tên khách hàng, địa Tính đầy đủ: nhập đủ các dữ liệu mô tả chi Thiết lập cơ chế tham chiếu
chỉ giao dịch, mã số tiết đối tượng công nợ, không bỏ qua mục tự động đến tên khách hàng,
thuế…) dữ liệu mô tả khách hàng. địa chỉ giao dịch… sau khi
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (kiểu số, kí nhập mã khách hàng.
tự, hay ngày tháng...), đúng quy định về độ
rộng mục liệu, thuộc vùng giá trị hợp lệ theo
thiết kế.
Chính xác: mô tả chính xác đối tượng công
nợ liên quan trong nghiệp vụ phát sinh.
Mã kho xuất bán Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện duy
nhất kho xuất hàng hóa, không bỏ qua mục
Mã kho (phục vụ quản lý hàng tồn kho).
Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (số hay kí
tự…), đúng quy định mã hóa (kiểu số tuần
tự hay kiểu khối hay kiểu gợi nhớ) áp dụng
cho mục Mã kho theo thiết kế.
Chính xác: đúng kho, nơi xuất bán hàng
hóa trong nghiệp vụ phát sinh.
96 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224
nguon tai.lieu . vn
