Xem mẫu
- 9 CÁCH NGĂN CHẶN GIAN LẬN TÀI CHÍNH Ở CÁC
DOANH NGHIỆP ĐA CHI NHÁNH
Theo báo cáo của Hiệp hội Điều tra Gian lận Hoa Kỳ (ACFE), trung bình mỗi doanh nghiệp
mất khoảng 5% doanh thu vì các hoạt động gian lận. Tuy nhiên, chỉ có 35% doanh nghiệp áp
dụng các cách thức quản trị doanh nghiệp chủ động để ngăn chặn việc gian lận.
Dưới đây là 9 phương pháp ngăn chặn gian lận tài chính mà các CEO có thể chủ động áp
dụng ở doanh nghiệp mình, đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp đa chi nhánh.
- 1. Phân công trách nhiệm
Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát môt giao d
̣ ịch tai chinh t
̀ ́ ừ đầu đến cuối.
Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ không bao giờ là người
vào sổ theo dõi công nợ và đối chiêu các tài kho
́ ản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ
làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn
để giấu diếm sự biển thủ của họ.
- 2. Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng
Không giao cho một người ở vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hội nào để huỷ hoặc di
chuyển các chứng cớ của những việc đã bị làm sai. Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền,
các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các
trường hợp:
Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn
không biết
Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho phép đối
với tiền mặt
Các chữ ký trông giả mạo
Mất séc, hoặc tấm séc xuât ra không đung sô th
́ ́ ́ ứ tự
Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong công ty
của bạn
- Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng ký của
bạn
3. Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạn
Không nên bất cẩn đối với các tấm séc của công ty. Hãy cất giữ chúng trong ngăn tủ có khoá
và đừng đưa chìa khoá cho ai. Bạn hãy sử dụng các tấm séc có đánh số sẵn, và kiểm tra các
số séc một cách thường xuyên để phát hiện số bị mất. Bạn hãy lập quy trình “séc mất hiệu
lực” để bạn có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực.
- 4. Đích thân ký từng tấm séc thanh toán lương
Làm điều này có thể khá mất thời gian nhưng no đang đê ban phai làm. B
́ ́ ̉ ̣ ̉ ạn hãy kiểm tra các
tấm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái
tên nào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm người đó. Bạn hãy đếm mỗi tuần số người mà
bạn phải tra l
̉ ương và kiểm tra xác minh con số đó đối chiếu với số các tấm séc ban xuât ra.
̣ ́
- 5. Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền
Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra xac minh các khoan tiên
́ ̉ ̀
̀ ạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu vao đ
thu vao. B ̀ ều được ký hậu đúng. Bạn hãy
cân nhắc việc mua con dấu “chỉ để ký quỹ” và đóng chúng lên các tấm séc đến – điều này có
thể ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền mặt.
Ngoài ra, bạn cũng nên điều tra các khiếu nại của khách hàng về viêc ho đa thanh toan đung
̣ ̣ ̃ ́ ́
̣
hen nh ưng vân bi nhăc nh
̃ ̣ ́ ở la thanh toan châm. B
̀ ́ ̣ ạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm séc
của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản của công ty bạn.
- 6. Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi
Một nhân viên đang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để giấu diếm hành vi ăn cắp. Nhiều
chủ doanh nghiệp đã kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân viên tại các chi nhánh có vẻ rất
trung thành – vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ ốm – lại là những người
ăn cắp thực sự.
Bạn có thể điều chuyển nhân viên giữa các chi nhánh hoặc cho phép nhân viên kế toán được
nghỉ ngơi để kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý.
7. Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên
Nếu bạn muốn có sự minh bạch và đảm bảo từ trong nội bộ công ty, bạn nên bắt đầu xây
dựng bộ phận kiểm toán nội bộ. Cùng với kiểm toán độc lập, kiểm toán nội bộ được coi là
một chuyên gia tư vấn trong mọi hoạt động quản lý và kinh doanh.
- Các tập đoàn kinh tế lớn, các tổ chức ngân hàng và bảo hiểm, các tập đoàn đa quốc gia, các
doanh nghiệp niêm yết đều đang coi kiểm toán nội bộ là vấn đề trọng tâm nhằm phát hiện,
ngăn ngừa và xử lý rủi ro tổng thể trước khi rủi ro có thể phát tán ra bên ngoài.
- 8. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn
Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế toán luộm thuộm và việc giám sát thì
lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và phiêu thu. Là m
́ ột chủ
doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hê thông s
̣ ́ ổ sách kế toán của công ty bạn và cấu trúc lại toàn
bộ hệ thống sổ sách nếu cần thiết.
9. Sử dụng phần mềm kế toán online
Sử dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thế là cách mà rất
nhiều doanh nghiệp sử dụng để ngăn chặn gian lận tài chính.
- Các phần mềm cho phép phân quyền sử dụng và cung cấp báo cáo kịp thời khiến người đứng
đầu doanh nghiệp luôn nắm bắt tức thời tình hình doanh thu của doanh nghiệp mình và phát
hiện bất thường gần như ngay lập tức.
nguon tai.lieu . vn
