Xem mẫu
- Phần III
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Câu hỏi 142: Thế nào là quản trị văn phòng?
Trả lời:
Khái niệm quản trị văn phòng liên quan đến khái
niệm văn phòng hiểu theo nghĩa rộng hay khái niệm theo
nghĩa hẹp. Nếu hiểu văn phòng chính là cơ quan, tổ chức
nói chung thì quản trị văn phòng là hoạt động quản lý và
điều hành một cơ quan, tổ chức. Còn nếu hiểu văn phòng
là bộ phận tổng hợp, tham mưu và phục vụ của cơ quan, tổ
chức thì quản trị văn phòng là hoạt động quản lý và điểu
hành bộ phận tổng hợp, tham mưu và phục vụ của một cơ
quan, tổ chức. Trong phần này, quan niệm quản trị văn
phòng theo nghĩa thứ hai (nghĩa hẹp).
Câu hỏi 143: Thê nào là nhà quản trị văn phòng?
Trả lời:
Nếu quan niệm quản trị văn phòng theo nghĩa rộng
thì nhà quản trị văn phòng chính là người lãnh đạo. quản
lý cơ quan, tổ chức (chính lầ người đứng đầu cơ quan, tổ
chức và cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức).
229
- Nếu quan niệm quản trị văn phòng theo nghĩa hẹp thì nhà
quản trị văn phòng là những người được trao quyền lãnh
đạo bộ phận văn phòng (thông thường gồm chánh văn
phòng và một sô' phó chánh văn phòng). Trong phần này,
quan niệm nhà quản trị văn phòng theo nghĩa thứ hai
(nghĩa hẹp).
Câu hỏi 144: Quản trị văn phòng có những chức
năng gì?
Trả lời:
Dù quản trị bất cứ đối tượng nào, nhà quản trị đều
phải thực hiện đồng thòi các chức năng như: hoạch định,
tổ chức, điểu hành và kiểm tra. Hoạt động quản trị văn
phòng cũng vậy.
1.C hức n ă n g h oach d in h
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức
và biện pháp để đạt mục tiêu ấy.
Hoạch định bao gồm hai loại: hoạch định chiến lược và
hoạch định tác nghiệp:
+ Hoạch định chiến lược là việc xác định mục tiêu của
tổ chức và các biện pháp để đạt được mục tiêu trong
khoảng thời gian nhất định, về mặt thòi gian, hoạch định
chiến lược thường bao gồm công việc trong nhiều năm. vể
phạm vi, hoạch định chiến lược thường bao quát toàn bộ
các lĩnh vực công tác của tổ chức.
+ Hoạch định tác nghiệp là việc xác định các chỉ
tiêu, nội dung công tác cụ thể mà tổ chức phải thực hiện
230
- trong quá trình thực hiện hoạch định chiến lược. Hoạch
định tác nghiệp còn gọi là hoạch định ngắn hạn, hoạch
định chiến thuật, hoạch định lĩnh vực. Nói một cách
khác, hoạch định tác nghiệp là quá trình đưa ra những
quyết định ngắn hạn, cụ thể để thực hiện hoạch định
chiến lược.
- Nội dung hoạch định trong quản trị văn phòng:
Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch
định trong quản trị văn phòng bao gồm các công việc chủ
yếu dưới đây:
+ Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan;
+ Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
văn phòng;
+ Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ
quan và của lãnh đạo cơ quan;
+ Hoạch định các chuyên đi công tác của lãnh đạo cơ quan;
+ Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của
cơ quan;
+ Hoạch định tài chính, kinh phí bảo đảm cho cơ quan
hoạt động, V . V . .
- Tác dụng của hoạch định trong quản trị văn phòng:
+ Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở
đường của hoạt động quản trị văn phòng. Có xác định
được mục đích chương trình, kế hoạch mối có căn cứ để
triển khai công việc cụ thể. Các chức năng khác của quản
trị văn phòng phải căn cứ vào kết quả của hoạch định để
thực hiện.
+ Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động,
231
- giảm tính bị động trong công tác của văn phòng nói riêng
và của cả cơ quan nói chung.
+ Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có
trọng tâm, trọng điểm công tác của văn phòng trong thòi
gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và cá nhân
trong việc thực hiện công tác văn phòng.
- Phương pháp thực hiện chức năng hoạch định trong
quản trị văn phòng:
Vê phương pháp chung, công tác hoạch định được
tiến hành theo trình tự: Xác định mục đích, yêu cầu,
khảo sát đánh giá tình hình hiện tại, xác định nội dung
công việc, xác định điều kiện thực hiện, tổ chức thực
hiện, đánh giá kết quả.- Trong việc xây dựng chương
trình, kế hoạch, đề án công tác phải xác định rõ ràng, cụ
thể các nội dung: Làm việc gì? Tại sao phải làm? Làm
như th ế nào? Ai làm? Làm ở đâu? Bao giờ làm? (What?
Why? How? Who? Where? When?).
Để hoạch định có kết quả tốt, cần phải có các công cụ
hoạch định, căn cứ các lĩnh vực hoạt động khác nhau ta có
các công cụ hoạch định khác nhau nhưng nhìn chung
hoạch định có các công cụ sau: Lịch làm việc hằng ngày;
Lịch công tác tuần; Chương trình công tác hằng tháng...
2. Chức n ă n g t ổ chức
Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ
cấu hợp lý các mối quan hệ giữa các thành viên trong
một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu
của tổ chức.
232
- - Tiến trình tổ chức:
+ Xác định chức năng của tổ chức;
+ Xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức;
+ Xác định các nội dung công tác chính ở từng lĩnh vực
hoạt động;
+ Xác định các cơ cấu của tổ chức;
+ Xác định chức năng, nhiệm vụ của từng cơ cấu;
+ Xác định mối quan hệ giữa các cơ cấu;
- Nội dung tổ chức trong quản trị văn phòng:
+ Thành lập đơn vị làm công tác văn phòng: Khi cơ
quan được thành lập, thông thường đơn vị tổ chức làm
công tác văn phòng được thành lập (có cơ quan gọi là văn
phòng cũng có cơ quan gọi là phòng hành chính - quản trị -
tổ chức hoặc phòng hành chính - tổ chức). Nhiều cơ quan,
do khôi lượng công việc ít, biên chế có hạn, công tác văn
phòng có thể được giao cho một người chuyên trách hoặc
kiêm nhiệm.
Chức năng của các nhà quản trị là sau khi có văn
phòng (hoặc phòng hành chính - quản trị) rồi thì phải tiếp
tục nghiên cứu xác định xem trong văn phòng (hoặc phòng
hành chính - quản trị) có cơ câu tổ chức nào nữa không.
Nếu có thì gồm những đơn vị nào? Tên gọi của các đơn vị
đó là gì? Chẳng hạn: “Trong văn phòng có hoặc không có
các phòng? Nếu có thì đó là các phòng nào?”; “Trong phòng
hành chính - quản trị có hoặc không có các tổ? Nếu có thì
đó là tổ nào?”.
+ Xác dịnh chức năng, nhiệm vụ, quyển hạn và phạm
vi hoạt động của đơn vị làm công tác văn phòng.
233
L
- Sau khi thiết kế bộ máy, nhà quản trị có trách
nhiệm nghiên cứu, xác định đầy đủ, rõ ràng chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cả đơn
vị và của từng cơ cấu tổ chức trong đơn vị làm công tác
văn phòng. Kết quả của việc nghiên cứu được biên tập
và ban hành văn bản để làm cơ sở thực hiện trong quá
trình quản trị.
+ Xác định nhân lực làm công tác văn phòng
Nhân lực làm công tác văn phòng ở đây bao gồm tất
cả những người thuộc quyền quản lý và điều hành của
lãnh đạo văn phòng. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, phạm vi hoạt động của văn phòng, nhà quản
trị nghiên cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định
các vân đê vê: tổng sô' lao động của văn phòng là bao
nhiêu người, trong đó xác định cụ thể, hợp lý các chỉ sô"
về lao động thuộc biên chế nhà nước, lao động hợp đồng,
trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giới
tính, độ tuổi, V . V . .
+ Phân bổ lao động về các tổ chức của văn phòng
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, căn cứ
vào tổng sô" biên chế, trình độ cán bộ và nhu cầu công tác,
nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực được giao
vào các vị trí công tác cho phù hợp.
+ Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong
quản trị văn phòng phải bảo đảm các yêu cầu: tổ chức bộ
máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công,
phân nhiệm rõ ràng: tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc
không có đơn vị nào. người nào đảm nhận; phát huy được
234
- khả năng của mỗi thành viên và tạo ra sức mạnh chung
của cả văn phòng.
3. Chức n ă n g qu ản tr ị n h ản lực
- Khái niệm:
Quản trị nhân lực trong quản trị văn phòng là hoạt
động của nhà quản trị đôi vối lực lượng lao động thuộc văn
phòng cơ quan.
- Nội dung quản trị nhân lực trong quản trị văn phòng:
+ Hoạch định nguồn nhân lực: đánh giá tình hình nhân
lực hiện tại, dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai.
+ Tuyển dụng nhân sự: tìm kiếm, thi, tuyển nhân
lực vào các vị trí công tác còn thiếu người đảm nhiệm;
thực hiện các biện pháp hỗ trợ trong khi chưa tuyển
được người mới.
+ Sử dụng nhân lực: nghiên cứu và phân công nhiệm
vụ, đánh giá thành tích, đãi ngộ đôi với con người thuộc
tổ chức.
+ Phát triển nguồn nhân lực: đào tạo đội ngũ cán bộ
hiện có nhằm nâng cao khả năng lao động, đáp ứng yêu
cầu, nhiệm vụ mới của văn phòng.
Quản trị nhân lực là chức năng có tầm quan trọng
đặc biệt của quản trị văn phòng. Bởi lẽ tập thể con
người của văn phòng là lực lượng quyết định nhất sự
thành công hay th ấ t bại của công tác văn phòng. Lực
lượng lao động trong văn phòng muốn phát huy được
sức mạnh nhất th iết phải’ thông qua vai trò của nhà
quản trị văn phòng.
235
- 4. Chức n ă n g k iểm tra
- Khái niệm:
Kiểm tra trong quản trị văn phòng là những hoạt
động có nội dung so sánh, đốì chiếu giữa hiện trạng văn
phòng vối các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và
uốn nắn những sai lệch so vối mục tiêu đã đề ra.
- Nội dung kiểm tra trong quản trị văn phòng:
+ Kiểm tra hành chính: là kiểm tra việc đề ra mục
tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình
công việc... Thực chất của việc kiểm tra này là kiểm tra lại
chính mình, kiểm tra quản trị.
+ Kiểm tra công việc: căn cứ vào chương trình, kế
hoạch, chỉ tiêu để ra, công tác kiểm tra xác định kết quả
đạt được ở tất cả các lĩnh vực công tác của văn phòng.
+ Kiểm tra nhân sự: nội dung này nhằm xem xét việc
thực hiện các quy chế làm việc trong văn phòng; đánh giá
khả năng chuyên môn của cán bộ, nhân viên văn phòng.
- Phương pháp kiểm tra:
Công tác kiểm tra muôn đạt kết quả phải có “thước đo”
để làm chuẩn mực. “Thước đo” đó chính là các chỉ tiêu, các
quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước
nói chung, của ngành có liên quan và của cơ quan, của văn
phòng đã để ra. Trên cơ sở quy định đó, so sánh hiện trạng
công việc của văn phòng với chuẩn mực, đánh giá kết quả
đạt được ở từng công việc, từng cá nhân, đơn vị và của cả
văn phòng.
236
À
- - Tác dụng của kiểm tra trong quản trị văn phòng:
Kiểm tra là chức năng quan trọng của nhà quản trị.
Chức năng kiểm tra gắn liền với các chức năng khác của
quản trị như: hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân
lực. Thông qua kiểm tra, nhà quản trị sẽ đánh giá tình
hình của văn phòng, uốn nắn sai lệch để tiếp tục nâng
chất lượng công tác văn phòng lên bưốc cao hơn. Như vậy,
kiểm tra là để thực hiện mục tiêu, chương trình kế hoạch;
kiểm tra để uốn nắn; kiểm tra để phát triển.
Câu hỏi 145: N hiệm vụ của quản trị văn phòng
là gì?
Trả lời:
Những nhiệm vụ chủ yếu của quản trị văn phòng
bao gồm:
- Bảo đảm thông tin phục vụ lãnh đạo:
Thông tin là nhu cầu thường xuyên, không thể thiếu
trong hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo. Nó có ý
nghĩa quyết định đến hiệu quả hoạt động của tổ chức nói
chung và hoạt động quản trị văn phòng nói riêng. Vì vậy,
bảo đảm thông tin phục vụ lãnh đạo là nhiệm vụ xuyên
suổt trong hoạt động của văn phòng.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức việc thực hiện kê
hoạch công tác của cơ quan:
Lập kế hoạch là một trong những nhiệm vụ quan
trọng và là nhiệm vụ chính trong hoạt động của văn
phòng. Bởi, kế hoạch công tác giúp cho tổ chức chủ dộng
237-
- trong giải quyết công việc, tránh sự chồng chéo, mâu
thuẫn và đem lại kết quả cao trong chỉ đạo, điều hành. Đó
là các loại kê hoạch của cơ quan: kế hoạch công tác hằng
năm, kê hoạch công tác hằng quý, kê hoạch công tác hằng
tháng, kế hoạch công tác hằng tuần (lịch làm việc tuần),
lịch làm việc hằng ngày...
- Tham gia tổ chức, phục vụ các cuộc hội họp của cơ quan
Văn phòng có nhiệm vụ tham gia tổ chức và phục vụ
các cuộc hội họp cụ thể của cơ quan. Văn phòng tham gia
vào việc tổ chức cũng như phục vụ cuộc họp ở tất cả các
khâu của quy trình một cuộc họp cụ thể của cơ quan như
khâu chuẩn bị, khâu tổ chức và khâu sau khi kết thúc
cuộc họp.
- Tổ chức các chuyên đi công tác của lãnh đạo cơ quan
Văn phòng có nhiệm vụ chuẩn bị và tham gia tố chức
các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan. Hoạt động
của văn phòng tố chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo
cơ quan bao gồm các công việc chính như: lập kế hoạch di
công tác, chuẩn bị trước chuyến đi (cung cấp thông tin về
đoàn đi công tác cho cơ quan, đơn vị sẽ đến), chuẩn bị nội
dung công tác, chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí
và những nội dung khác có liên quan.
- Thực hiện công tác lễ tân
Văn phòng thực hiện công tác lễ tân trong cơ quan
nhà nước. Đó chính là việc thực hiện những nghi thức,
thủ tục trong việc đón, tiễn, giao tiếp với khách. Khách
ở đây thường gồm: công dân đên công sở; đôi tác hoặc
khách đến giao dịch, thăm viếng: khách nước ngoài. Vì
238
- vậy, công tác lễ tân của văn phòng chính là công tác tiếp
dân; công tác tiếp khách của lãnh đạo cơ quan; công tác
tiêp khách đên giao dịch, thăm viếng; công tác tiếp
khách nước ngoài. Mỗi đôi tượng trên có những đặc
trưng riêng biệt, cần phải dựa trên những nguyên tắc lễ
tân nói chung và căn cứ vào những đặc trưng riêng biệt
của từng đôi tượng đó để có cách ứng xử cho phù hợp và
hiệu quả.
Câu hỏi 146: Nhiệm vụ của nhà quản trị văn
phòng là gì?
Trả lời:
Nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng bao gồm:
1.H oach dinh công việc hành chính trong cơ quan
Việc hoạch định công việc hành chính trong cơ quan
được thực hiện bằng cách lên kế hoạch cho các công việc
hành chính của cơ quan. Nhà quản trị văn phòng phải
coi trọng việc lập kế hoạch cho các công việc hành chính
của cơ quan. Vì các công việc hành chính là thường
xuyên và đa dạng nên nếu có kê hoạch thì công việc
hành chính của cơ quan sẽ trôi chảy và tập trung vào các
mục tiêu, đồng thòi có ưu tiên các mục tiêu khác nhau
của cơ quan. Có kê hoạch thì có thể ứng phó được các
tình huông phát sinh trong quá trình quản trị văn
phòng. Có kê hoạch cho các công việc hành chính của cơ
quan thì nhà quản trị văn phòng mới có điều kiện cho
công tác kiểm tra, kiểm soát.
239
- 2. Tao ra cơ cấu t ổ chức h àn h ch ín h tố t và dội
ngũ là m cô n g tá c h à n h ch ín h chuyên n gh iêp
Để tạo ra một cơ cấu tổ chức hành chính tốt, nhà quản
trị văn phòng phải thiết lập các bộ phận phụ trách từng
mảng công việc hành chính trong cơ quan một cách hợp lý,
phù hợp với năng lực, sở trường của từng cá nhân; đồng thòi
phù hợp cho việc phối hợp giữa các bộ phận, các cá nhân.
Để tạo ra một đội ngũ làm công tác hành chính chuyên
nghiệp, nhà quản trị văn phòng phải:
- Lập kế hoạch tổ chức nhân sự của văn phòng và báo
cáo định kỳ cho lãnh đạo;
- Tạo mối quan hệ tốt giữa các thành viên; sử dụng các
phương thức chính thức và không chính thức để giảm bốt
mâu thuẫn; duy trì, khuyến khích tinh thần làm việc tập
thể và chủ động; xác định các khó khăn tiềm ẩn, nắm bắt
nhu cầu, nguyện vọng của nhân viên, các mâu thuẫn nội
bộ, phân tích các xu hướng để đưa ra những giải pháp cho
hoạt động nhân sự;
- Hướng dẫn nhân viên; trao quyền cho các cá nhân và
các nhóm để họ tự tổ chức và kiểm soát công việc của họ;
- Tạo ra môi trường khuyến khích nhân viên tự nhận
thây những gì cần làm và chủ động thực hiện;
- Duy trì thường xuyên việc đào tạo, bồi dưỡng nhân
sự hành chính văn phòng.
3. Đ iều h à n h và kiểm so á t công viêc h àn h ch ín h
Nhà quản trị văn phòng cần làm tốt các công việc cụ
thể sau đây:
240
- - Duy trì, theo dõi, bảo đảm thực hiện đầy đủ các thủ
tục hành chính trong cơ quan;
- Duy trì thường xuyên và liên tục các dịch vụ như thư
từ, điện thoại, tiếp tân trong cơ quan;
- Duy trì và cập nhật các cẩm nang hướng dẫn công
tác hành chính văn phòng:
- Cung cấp kịp thời các dịch vụ hành chính văn phòng;
tổ chức, điều phôi các chương trình, sự kiện;
- Quản trị hệ thống chất lượng về xây dựng hệ thông
tài liệu hưống dẫn chuẩn cho các hoạt động thực thi
nhiệm vụ, kiểm soát và cải tiến các quy trình hoạt động;
- Tổ chức, quản lý, kiểm soát, cung cấp và duy trì các
cơ sở vật chất và điều kiện làm việc cần thiết phục vụ cho
hoạt động của cơ quan, tổ chức;
- Phối hợp các công việc hành chính với nhau và phối
hợp các công việc hành chính với các công việc khác.
Câu hỏi 147: Yêu cầu đôi với một nhà quản trị
văn phòng là những gì?
Trả lời:
Một nhà quản trị văn phòng tốt cần bảo đảm những
yêu cầu về tất cả các mặt: phẩm chất, trình độ và kỹ năng
làm việc, cụ thể:
1.N hững yêu cầu về phàm chât:
v- ể phẩm chất chính trị: Có nhận thức đúng đắn về
Đảng, vể Nhà nước và về 'trách nhiệm của một cán bộ,
công chức, viên chức nhà nưốc.
16.150 câu hỏi -đáp... 241
- - v ề phẩm chất đạo đức: Có tâm, có nhân; biết khen,
chê, thưởng, phạt đúng lúc, đúng mức; có uy tín; có chí
tiến thủ; biết thừa nhận sai lầm và sửa chữa sai lầm.
- Về phẩm chất quan hệ: Thiện chí, vị tha, biết cảm
thông với người khác; có khả năng tạo tính đồng đội, hợp
tác, gắn bó nhân sự nội bộ; nghiêm khắc đúng đắn, các
hành vi đều có căn cứ; niềm nở, lịch sự, có khả năng hội
nhập và quan hệ với nước ngoài; biết theo dõi, quan tâm
đến người dưới quyền; biết cách tập hợp được những
chuyên viên giỏi và tích cực.
2. Những yêu cầu về trình độ:
-Có trình độ chuyên môn phù hợp theo quy định của
pháp luật.
- Là một trí thức được đào tạo tổng quát và được đào
tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng;
- Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những phương
pháp làm việc mới, luôn bổ sung trình độ học vấn của
mình bằng cách luôn học hỏi và nghiên cứu về quản trị
hành chính văn phòng, luôn tham dự các hội thảo về đơn
giản hoá và tôi ưu hoá công việc hành chính văn phòng;
3. Những yêu cầu về kỹ năng làm
Có rất nhiều yêu cầu về kỹ năng làm việc đôi với một
nhà quản trị văn phòng, sau đây là một sô' những yêu cầu
cụ thể:
- Có khả năng gánh vác công việc và có khả năng uỷ
thác trách nhiệm, quyền hành;
242
- - Có khả năng truyền đạt, giảng dạy nghiệp vụ hành
chính văn phòng trong toàn cơ quan;
- Gần gũi, biêt hoà mình, hoà đồng vối những ý tưởng
và những vấn đề của nhân viên, từ đó có thể tạo bầu
không khí thân thiện trong toàn cơ quan;
- Có óc khôi hài để làm dịu đi những tình huống
khó khăn;
- Phong cách lịch sự, biết ngoại giao;
- Phải biết cách kiểm soát cảm xúc;
- Có óc sáng kiến và trí tưởng tượng;
- Luôn tự tin và tỏ ra tự tin trong mọi tình huống;
- Có óc phán đoán. Nhà quản trị hành chính văn
phòng phải biết cách thu thập những dữ kiện cần thiết,
phân tích thông tin để hỗ trợ các bộ phận khác;
- Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng
nghiệp và cấp dưới chấp nhận những thủ tục mới, phương
pháp hành chính văn phòng mối;
- Có phong cách lãnh đạo tốt;
- Luôn biết định hướng công việc và vạch kế hoạch
triển khai một cách khoa học;
- Là người nhiệt tình, dũng cảm.
Câu hỏi 148: Những nội dung chính của hiện đại
hóa văn phòng là gì?
Trả lời:
Những nội dung chính của hiện đại hóa văn phòng
bao gồm:
- Hiện đại hóa trang thiết bị kỹ thuật văn phòng: Đây
243
- là một nội dung thường xuyên của công tác hiện đại hóa
văn phòng. Bởi, khoa học - công nghệ liên tục phát triển
và thay đổi không ngừng theo thòi gian. Văn phòng của
một cơ quan phải luôn chủ động xử lý thông tin để đáp
ứng yêu cầu công việc cơ quan. Để thực hiện tốt chức năng
đó, văn phòng là nơi đầu tiên cần có các trang thiết bị kỹ
th u ật hiện đại nhất.
- Hiện đại hóa con người làm văn phòng: Con người
luôn là yếu tô' then chốt nhất cho sự tồn tại và phát triển
của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng, vì vậy hiện
đại hóa con người làm văn phòng luôn là điều tất yếu.
- Hiện đại hóa các nghiệp vụ hành chính văn phòng:
Đây là một nội dung liên quan đến chất lượng, hiệu lực,
hiệu quả của văn phòng.
Câu hỏi 149: X u thê hiện đại hóa tra n g thiết bị
kỹ thuật văn phòng hiện nay như thế nào?
Trả lời:
Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng ngày càng được cải
tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong
phú. Xu thế cho trang thiết bị kỹ thuật văn phòng hiện
nay theo hưóng thực hiện Chính phủ điện tử với các dịch
vụ trực tuyến và hướng tói kiểu "văn phòng không giấy tờ"
với những văn bản điện tử, chữ ký sô',... song vẫn bảo đảm
thực hiện tốt Luật giao dịch điện tử. Những trang thiết bị
kỹ th u ật văn phòng là sự ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh
vực khoa học - kỹ thuật trong hoạt động văn phòng. Đặc
244
- biệt là sự ứng dụng các thành quả của các ngành khoa học -
công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật máy tính, kỹ
thuật viễn thông để văn phòng thực hiện các hoạt động xử
lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi
một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và
phạm vi toàn cầu.
Câu hỏi 150: X u thế hiện đại hóa con người làm
văn phòng và hiện đại hóa các nghiệp vụ hành
ch ín h văn phòng hiện nay như thê nào?
Trả lời:
1. Trong văn phòng hiện đại, nhân tô' con người được
coi trọng hơn bao giò hết. Lao động trong văn phòng được
coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày
càng tăng. Do đó, người lao động văn phòng được đào tạo
đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về kỹ
năng nghiệp vụ.
Người làm công tác văn phòng không chỉ hiểu, nắm
chắc chủ trương chính sách của Đảng, quy định của Nhà
nưức, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, của văn phòng và
của cá nhân mà còn có đầy đủ phẩm chất đạo đức; kỹ năng
nghiệp vụ theo mỗi vị trí việc làm.
Chính vì vậy xu thê hiện nay là bồi dưỡng con người
theo kỹ năng nghiệp vụ đáp ứng mỗi vị trí việc làm cụ thể
của công tác văn phòng. Theo đó, mỗi cá nhân cần có rất
nhiều các kỹ năng chung rihư kỹ năng giao tiếp, ứng xử;
kỹ năng phôi hợp; kỹ năng xử lý thông tin; kỹ năng giải
17.150 cftu hỏi - đán 245
- quyết xung đột; kỹ năng giải quyết vân đề; kỹ năng quản
trị thời gian;... và các kỹ năng nghiệp vụ chuyên biệt.
2. Hiện nay, sự hiện đại hóa các nghiệp vụ hành chính
văn phòng đang có khuynh hướng như sau:
- Loại bỏ lãng phí năng lực con người bằng cách sử
dụng máy móc nếu có thể;
- Tích cực mỏ rộng các dịch vụ hành chính trực tuyến;
- Đơn giản hoá và tối ưu hoá quy trìn h giải quyết
công việc;
- Kiểm soát được toàn bộ chi phí hành chính hiệu quả
trong toàn cơ quan, tổ chức.
246
- TÀI LIỆU THAM KHÁU
A. Hệ thống văn bản của Đ ảng và Nhà nước
1. Công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12-6-2001 của Cục
Lưu trữ Nhà nưóc hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu
của các cơ quan hành chính nhà nước trung ương cần
nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
2. Công văn sô" 283/VTLTNN-NVTW ngày 19-5-2004 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý hồ sơ,
tài liệu khi thay đổi tổ chức các bộ, cơ quan ngang bộ.
3. Công văn số 879/VTLTNN-NVĐp ngày 19-12-2006
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hưống
dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
4. Công văn sô" 733/VTLTNN-NVTW ngày 11-9-2007 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành
bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
5. Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14-3-2009 về
việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và
lập hồ sơ trong môi trường mạng.
6. Công văn sô" 1525/BGDĐT-CTHSSV ngày 29-3-2010
của Bộ Giáo dục và Đào tạo hưống dẫn chào cờ Tổ
quốc và hát Quôc ca.
7. Hướng dẫn sô" 11-HD/VPTW ngày 28-5-2004 của Văn
phòng Trung ương về thể thức văn bản của Đảng.
247
- 8. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội
đồng nhân dân và ủ y ban nhân dân năm 2004.
9. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
10. Luật lưu trữ năm 2011.
11. Luật giao dịch điện tử năm 2005.
12. Nghị định sô" 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
13. Nghị định số 82/2001/NĐ-CP ngày 06-11-2001 của
Chính phủ về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách
nước ngoài.
14. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
15. Nghị định sô" 154/2004/NĐ-CP ngày 09-8-2004 của
Chính phủ về nghi thức nhà nưốc trong tổ chức
m íttinh, lễ kỷ niệm, trao tặng và đón nhận danh
hiệu vinh dự nhà nước, Huân chương, Huy chương,
Cờ thi đua của Chính phủ, Bằng khen của Thủ tướng
Chính phủ.
16. Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06-9-2006 của
Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật ban hành văn
bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và
ủ y ban nhân dân năm 2004.
17. Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15-02-2007 của
Chính phủ về chữ ký số và chứng thực chữ ký số.
18. Nghị định sô" 79/2007/NĐ-CP ngày 18-5-2007 của
Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gô"c, chứng thực bản
sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
248
nguon tai.lieu . vn
