Xem mẫu
- Quản trị theo sự thuận
tiện
- Quản trị dùng ở đây có nghĩa là thể thức điều hành công việc trong nội bộ
một cơ sở kinh doanh lớn, có vài chục người trở lên, và thường nằm dưới
hình thức công ty. Từ ngữ quản trị (management) chỉ được nghe và dùng
nhiều ở ta sau năm 1990. Khi xuất hiện lần đầu tiên ở ta thì nó đã có sẵn một
nội hàm đang thịnh hành trên dưới một thế kỷ ở các nước phát triển. Cho mục
đích của bài này, xin gọi là "ý nghĩa đương đại".
Vì vậy, ngày nay khi nói đến quản trị doanh nghiệp, chúng ta dễ bị nhầm lẫn
giữa ý nghĩa đương đại của nó với thực trạng quản lý doanh nghiệp của ta vốn
phát xuất từ các xí nghiệp quốc doanh, được thành lập nhiều sau năm 1954.
Trong đa số các doanh nghiệp quốc doanh và dân doanh hiện nay của ta,
trong một chừng mực nhất định, vẫn là cách quản trị theo sự thuận tiện. Tình
trạng quản trị thì như thế nhưng khi nói về quản trị thì lại hiểu nó theo một "ý
nghĩa đương đại"! Không làm rõ ra điều này chúng ta sẽ còn lầm lẫn, không
nhiều thì ít, và còn chi tiêu tiền bạc để cải tiến việc quản trị một cách không
hiệu quả.
Quản trị theo sự thuận tiện là sự điều hành doanh nghiệp theo quyết định
riêng của chủ nhân kể cả giám đốc doanh nghiệp nhà nước. Nó giống như
trường hợp lần đầu tiên cô gái lớn được mẹ giao nấu bếp một mình. Quyết
định riêng của chủ khác với quy định do các bộ hoặc cơ quan chủ quản đưa
ra). Theo sự tự nhiên của con người, khi làm lúc đầu và chưa có kiến thức sâu
rộng về công việc mình làm, thì họ đều làm như thấy thuận tiện nhất, vì điều
đó có lợi cho họ nhất. Chủ nhân, giám đốc hay cô gái kia đều không khác
- nhau về tính chất này; nên việc quản trị của ông chủ hay ông giám đốc ở trên
được gọi là "theo sự thuận tiện". Và gọi như thế để phân biệt với sự quản trị
theo khoa học.
Diễn tiến của việc quản trị theo sự thuận tiện thường như thế này. Khi điều
khiển công ty thì với kiến thức sẵn có, ông chủ hay giám đốc sẽ đặt ra các
phòng hành chánh, sản xuất, kỹ thuật, kế hoạch... Khi xí nghiệp hoạt động,
phòng kế hoạch tính toán chương trình sản xuất, rồi đề xuất nguyên vật liệu
làm đầu vào để công ty đặt mua. Đối với yêu cầu này, ông giám đốc không
nghĩ là phải đặt ra một bộ phận khác mà giao cho phòng kế hoạch đi mua
luôn. Ông nghĩ tính toán xong, đi mua liền, khỏi lầm lẫn, quy trách nhiệm dễ,
thật là thuận tiện. Tử đó phòng kế hoạch - vật tư ra đời. Thứ đến, công ty phải
tuyển lao động, ông thấy việc đó chỉ là làm giấy tờ, còn tuyển ai thì do ông
định. Sẵn có phòng hành chánh ông bèn giao cho nơi này phụ trách. Ông nghĩ
giữ công văn giấy tờ thì cũng giữ hồ sơ cá nhân luôn cho tiện. Từ đó có
phòng hành chánh - tổ chức. Hai thí dụ trên cho thấy xí nghiệp đã phát triển
theo sự thuận tiện. Ông giám đốc làm vì thấy thuận tiện. Còn ở trong cách
quản trị khoa học người ta p hân chia theo tính chất công việc (chân tay hay
đầu óc). Cứ đà đó, xí nghiệp có phòng kỹ thuật nắm luôn kho vật tư kỹ thuật.
Phòng hành chánh cũng có kho riêng chứa văn phòng phẩm.
Cách quản trị trên có sáu đ ặc điểm. Thứ nhất, về nền tảng thì toàn bộ việc
điều hành đều dựa trên con người, lấy sự tin tưởng vào người này, người kia
để định ra công việc. Thứ hai, tiền bạc trong cơ sở do người thân tín nắm giữ.
Người đó có thể là vợ, em gái hay mẹ. Thứ ba, ông chủ quyết định mọi việc,
không ủy quyền cho nhân viên cốt cán nào; nếu có chỉ là cho bà vợ hay mẹ,
và quyết định của ông chủ cũng có thể bị bà mẹ hay vợ ngăn trở. Do đó trong
công ty thường có hai trung tâm quyền lực và họ có thể quyết định trái ngược
- nhau về cùng một việc; thí dụ: ông chủ quyết định mua 500 ký sơn, bà chủ
bảo 200 ký thôi. Thứ tư, hầu hết lệnh của ông chủ đưa ra đều là lệnh miệng;
nếu có bằng văn bản thì ông có thể bỏ đi hay đưa ra cái mới tùy thích vì... có
chết thằng Tây nào đâu!
Do bốn đặc điểm ấy, về phía nhân viên cốt cán, họ phải hứng chịu các hậu
quả sau. Đó là các đặc điểm còn lại. Họ không năng động, sáng tạo vì phải
chờ lệnh ông chủ, b à chủ; rồi phải đoán ra sự thuận tiện mà ông hay bà mong
muốn. Họ không có điều kiện phát huy khả năng, dù có được đào tạo như thế
nào. Thứ sáu, sự thăng tiến của họ tùy thuộc ông chủ; cho nên họ không cảm
thấy cần phải liên lạc hàng ngang với các đồng sự khác. Đáp ứng lại, ông chủ
thấy ai làm được việc thì giao nhiều. Hệ quả đối với nhân viên là giữa họ với
nhau, có người làm không hết việc, còn kẻ ngồi chơi xơi nước; tử đó nẩy sinh
lòng ghen tị. Kết cục là, giữa họ với nhau, sự ghen tị biến thành làm khó nhau
và giấu nghề nhau.
Mặc dầu vậy, công ty vẫn phát triển bởi ông chủ là người tài ba và vẫn tìm ra
những cơ hội. Thế nhưng đến một mức độ nào đó sự hiểu biết và hoài bão của
ông chủ không thể chia sẻ được cho các nhân viên cốt cán. Khi giao việc,
chưa bao giờ ông coi họ là một đội ngũ mà chỉ từng "thằng" một. Khi công ty
phát triển thêm nữa, ông bỗng khám phá ra quân của mình dở! Đến đây việc
quản trị theo sự thuận tiện bị khủng hoảng, rồi lên đ ến cực điểm và kết thúc
bằng những buổi họp của ông chủ với các phòng ban liên miên, đôi khi vài
ngày trong một tuần và thường kết thúc hay mở đầu bằng sự giận dữ, có khi là
lời văng tục, của ông chủ. Kết quả của các buổi họp đó là mất quân, do ông
chủ đuổi hay do họ xin nghỉ. Đối với họ, sau này nghĩ lại, đó là sự chấm dứt
một thời gian dài mất rất nhiều sức lực và thời gian đi tìm "sự thuận tiện" của
ông chủ!
- V ề mặt tri thức, bao lâu các chủ doanh nghiệp còn lầm lẫn giữa cách quản trị
theo sự thuận tiện của mình với "ý nghĩa đương đại" của từ quản trị thì rất khó
để cho họ tiếp thu cách quản trị khoa học; thậm chí cả các nhà tư vấn lấy bài
học ừử cách quản trị khoa học đem về dạy cho các nhân viên cốt cán của họ;
bởi vì quản trị khoa học không dựa trên sự tin dùng cá nhân có tính chất cảm
tính, chủ quan mà lấy thủ tục điều hành viết thành cẩm nang theo đó mà hành
động. Nó là một cái gì khách quan hơn bởi không lệ thuộc vào tâm lý vui
buồn của ông chủ. Thủ tục thì phổ biến sang nơi khác hay người khác được
chứ còn sự thuận tiện của ông chủ thì chỉ có đoán ra mà thôi! Vì thế sự quản
trị thuận tiện thích hợp và cần thiết cho một cơ sở nhỏ, tiệm phở gà nổi tiếng
chẳng hạn, nhưng cho một công ty, rồi tập đo àn thì nó... vô vọng.
V ề mặt tâm lý, chuyển đổi từ cách quản trị theo sự thuận tiện sang khoa học
đòi hỏi một tâm lý thích ứng, từ chỗ chỉ tin vợ, con hay mẹ mình sang tin
người ngoài. Đến đây, nó sẽ đòi một sự hỗ tương. Một ông chủ không thể tin
một nhân viên cốt cán tốt nghiệp đại học nếu trong quá trình làm việc người
sau không chứng tỏ là một người có đạo đức, trung thành, biết đóng góp cho
lợi ích của công ty chứ không thuần túy lấy lòng ông chủ.
Điều kiện này trở nên căng thẳng khi mà trong xã hội không ai có đủ dũng
cảm để tin người khác ngay lúc đầu. Lòng tin với nhau thấp là một hậu quả vô
hình của một nền luân lý xã hội thấp, khiến không ai cảm thấy sự độ lượng sẽ
làm cho nhân vị của mình lớn ra, sự tin tưởng làm cuộc sống tinh thần của
mình phong phú hơn.
Cách quản trị theo sự thuận tiện không chỉ tồn tại trong những nơi chủ nhân
tự điều hành cơ sở, mà còn ở bất cứ công ty nào mà tại đó chưa có những thủ
tục cho mọi công việc, hay cứ đòi phải có những người mà giám đốc tin
- tưởng đặt tại những vị trí nhất định, hay khi mà giám đốc đi thì cả bộ sậu đi
theo; hay có vi phạm là cả nút đi tù, ho ặc có tranh chấp giữa hội đồng quản trị
và tổng giám đốc.
ISO hóa liệu có cứu đ ược chăng? Được, nhưng không đủ vì khi làm ISO
người ta làm cho từng bộ phận nhất định, trong khi quản trị theo khoa học thì
phải lập ra thủ tục cho tất cả các bộ phận trong công ty. Làm ISO giống như
khi căn nhà dột, nền bị vữa, tường đ ã bở, nhưng chỉ thay mỗi cái mái.
nguon tai.lieu . vn