Xem mẫu
- Quản lý hồ sơ thông
minh, tại sao không?
Á nh Hồng
Hồ sơ (cũng như các loại tài liệu khác) là tài sản quan trọng của công ty.
Nó cần được quản lý ngăn nắp và khoa học, trong trường hợp cần thiết
có thể trích xuất dễ dàng và nhanh chóng.
Hồ sơ còn là công cụ giúp bạn theo dõi tất cả mọi hoạt động trong công ty, từ
quản lý tài chính đến nhân sự và thiết bị.. một cách có hệ thống. Nó cũng là
bằng chứng quan trọng của các giao dịch khác nhau trong công ty, bạn phải
dựa vào đó để đối chiếu và thanh toán công nợ, nộp thuế, trả lương..
Những loại hồ sơ khác nhau nên được lưu trữ ở những ngăn khác nhau
- Mặt bằng để lưu trữ hồ sơ thường là m ột vấn đề đáng quan tâm vì bạn có rất
nhiều giao dịch khác nhau, với số lượng lớn hồ sơ phát sinh hàng ngày, bạn
có thể lưu trữ chúng ở đâu bây giờ?
Đ iều này có vẻ là khó khăn, nhưng một số phần mềm quản lý có thể hỗ trợ
bạn làm tốt việc này. Một số chương trình đi kèm với máy quét mà bạn quét
trong mỗi giao dịch và sau đó bạn sẽ tổng hợp chúng lại. Đây là một cách
tuyệt vời để bạn có thể theo dõi mọi diễn biến về tài chính, năng suất lao
động, kết quả công việc, nhập xuất kho.. bởi nó sẽ cung cấp chính xác cho
bạn đúng loại kết quả mà bạn cần tìm.
Các công ty có quy mô lớn và nhỏ khác nhau cũng có nhiều danh mục hồ sơ
khác nhau. Và điều đương nhiên là bạn phải tập hợp và lưu trữ mọi hồ sơ có
liên quan và hãy chắc chắn rằng bạn thực hiện tốt điều đó vì nó mang lại lợi
ích cho bạn. Một phần mềm quản lý tốt có thể giúp bạn tránh những sai sót
cũng như trùng lắp và nhiều vấn đề rắc rối khác nữa mà kết cục là bạn có thể
- bị các cơ quan chức năng xử phạt khi thanh tra, kiểm tra. Hoặc khi bạn gặp
phải một vụ kiện tụng, nếu lưu trữ được tất cả mọi tài liệu liên quan thì các
luật sư sẽ dễ dàng hơn trong việc giúp bạn tranh tụng hoặc hòa giải.
Lưu trữ hồ là một quá trình đ ược thực hiện liên tục, lâu dài, kịp thời và đầy
đủ. Tuy nó là một công việc không hề hấp dẫn với bất cứ ai, nhưng nó là một
cái gì đó mà b ạn cần phải dựa vào để làm việc. Dưới đây là một số trong tất
cả những điều quan trọng nhất:
Nếu các loại hồ sơ không được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, sẽ có lúc nó đem
đến cho bạn sự căng thẳng
1. Doanh thu: Loại hồ sơ này thể hiện tất cả mọi thông tin về doanh thu bán
hàng, các loại hàng hóa được xuất bán và những khoản tiền cần phải thu. Nó
cũng là cơ sở để kê khai thuế với cơ quan thuế vụ.
- 2. Mua nguyên, vật liệu: Tất cả mọi thứ m à bạn mua cho công ty cần phải
được ghi lại. Hồ sơ này sẽ cho bạn biết một cách đầy đủ về các chủng loại
hàng hóa mua vào cũng như các khoản tiền phải trả cho nhà cung ứng và thuế
giá trị gia tăng được khấu trừ..
3. Tài sản cố định: Tất cả các loại tài sản của công ty đều phải được lập hồ
sơ để theo d õi, quản lý. Khi hạch toán giá thành sản phẩm hoặc chi phí hoạt
động của công ty, bạn phải đảm bảo rằng nó đã bao gồm chi phí khấu hao của
các loại tài sản này.
- 4. N ợ phải trả: Các loại hóa đơn mua và trao đổi hàng hóa (nếu có) có thể
cung cấp cho bạn các tài liệu chỉ dẫn đây là loại nợ gì, khi nào thì đến hạn
thanh toán?
Lưu trữ hồ sơ tuy không nhất thiết phải là công việc được ưu tiên hàng đầu
nhưng nó là việc mà bạn cần phải thực hiện nghiêm túc và đầy đủ. Vì nếu bạn
không làm tốt việc này, nó sẽ gây khó khăn cho bạn rất nhiều, đặc biệt là khi
bạn phải đối mặt với những cuộc thanh, kiểm tra hay các vụ tranh chấp, kiện
tụng.
nguon tai.lieu . vn
