Xem mẫu
- Phương pháp giải quyết các vấn đề phức tạp
Được phát triển vào năm 1940 bởi ông Alex Osborn - uỷ viên ban chấp hành một hãng
quảng cáo của Mĩ, ông cho rằng bất cứ ai cũng có thể học được cách đưa ra các giải pháp
có tính sáng tạo cho những vấn đề phức tạp khác nhau.
Đó là những mẹo nhỏ có thể giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp vận dụng trí tuệ
tập thể để giải quyết một vấn đề phức tạp.
1 - Khi sắp xếp một cuộc họp bạn nhớ phải đưa ra vấn đề cần giải quyết và nguyên nhân
của nó một cách ngắn gọn. Điều này sẽ giúp các thành viên có sự chuẩn bị trước cho buổi
họp và tập trung vào vấn đề cụ thể, các thông tin càng chi tiết buổi họp càng đạt kết quả
tốt.
2 - Khi mời khách đến dự họp phải chú ý đến những người có địa vị và trình độ chuyên
môn khác nhau. Đôi khi một ý tưởng mới lại xuất phát từ những người không được coi là
chuyên gia hay hiểu rõ về vấn đề đó. Tuy nhiên hãy cẩn thận với sự chênh lệch về trình
độ quản lí. Thông thường khi có sự góp mặt của một nhà quản lí cấp cao mọi người sẽ
không còn nhiệt tình đóng góp ý kiến và điều này sẽ hoàn toàn làm hỏng buổi họp.
3 - Trước khi buổi họp bắt đầu, phát cho mỗi người một bản quy tắc của việc vận dụng trí
tuệ tập thể để giải quyết vấn đề.
Đó là:
* Không được phê phán các ý kiến
* Mọi ý kiến dù nhỏ nhất cũng được khuyến khích
* Càng nhiều ý kiến càng tốt Mỗi người nên cố gắng đóng góp ý kiến hoặc phối hợp
với người khác.
4 - Một buổi họp tập thể như vậy không nên kéo dài quá 30 hay 40 phút. Nếu cảm thấy
mệt mỏi hay không đạt được kết quả thoả đáng thì tốt nhất nên cho ngừng buổi họp rồi
tiến hành họp lại vào một ngày khác bởi những ý t ưởng hay có thể nảy sinh ở mọi lúc
mọi nơi - dưới mưa, trên xe hay thậm chí trong công viên.
5 - Khi bắt đầu buổi họp nên giải thích cho mọi ng ười các cụm từ mang tính khiêu khích
và nhấn mạnh rằng không nên sử dụng các cụm từ này. Trước khi khách vào phòng bạn
có thể cung cấp cho mỗi người 2 chiếc thẻ, 1 đỏ 1 xanh. Giống như đèn báo giao thông, ý
kiến nào có tính tích cực thì mọi người sẽ giơ cao thẻ màu xanh và ngược lại nếu ai đó đề
cập đến một cụm từ có tính khiêu khích mọi người sẽ giơ thẻ màu đỏ. Việc này giúp
nhóm nhận ra những ý kiến không xác đáng và để cho mọi người biết khi nào thì nên ủng
hộ ý kiến của người khác.
6 - Trong trường hợp mời từ 10 người trở lên thì chia ra làm các nhóm nhỏ từ 5 đến 6
người, mối nhóm giải quyết 1vấn đề. Chia làm các nhóm nhỏ sẽ làm giảm tính nghiêm
- trang của buổi họp và tạo cho mọi người cảm giác thoải mái, điều đó có nghĩa là càng
cảm thấy thoải mái thì nhiều ý kiến càng đưa được ra.
7 - Viết các mục đích của cuộc họp ở nơi mà mọi người có thể trông thấy, ở trong phòng,
hay trong bảng câu hỏi, bắt đầu với “Làm thế nào chúng ta có thể....?” hoặc “những gì có
thể làm để......” , “làm thế nào để chúng ta có thể biết rõ nhu cầu của khách hàng?” hoặc
“phải làm gì để nâng cao chất lượng sản phẩm?”
8 – Phải lấy được ý kiến cuả tất cả các nhóm. Một chiếc bảng chiếu sẽ giúp ích rất nhiều
cho việc tổng kết ý kiến vì khi được chiếu lên đó (điều này sẽ thúc đẩy việc đưa thêm các
ý kiến) chúng có thể dễ dàng được chọn lọc và lưu giữ trong máy tính. Cho dù bạn sử
dụng công cụ nào để ghi thì nên nhớ những dữ liệu này sẽ được tái sử dụng cho các buổi
họp sau. Nói tóm lại, thu thập được các ý kiến để làm gì nếu như không có ai còn nhớ gì
sau khi buổi họp kết thúc?
9 - Nếu mọi ý kiến dần đi vào bế tắc người chủ trì cuộc họp nên đưa ra một số giải pháp
sau:
* Xem lại mọi ý kiến, điều đó có thể làm nảy sinh thêm các ý kiến khác .
* Yêu cầu mỗi người chọn cho mình 1 ý kiến và giải thích tại sao họ lại chọn như vậy.
Điều này sẽ giúp cho cuộc đàm luận xoay quanh ý kiến đó và tạo cơ hội để phát triển nó .
* Nếu bạn là trưởng ban tổ chức cuộc họp, tìm cho mình 1 hay 2 ý t ưởng, sau khi các
nhóm kết thúc thảo luận thì mình đưa ra để làm đề tài cho mọi người tiếp tục thảo luận.
Sau đó chọn lọc các ý kiến và sắp xếp vào một nhóm rồi gửi cho mỗi người một bản sao
càng sớm càng tốt.
* Yêu cầu mỗi người chọn cho mình 5 ý tưởng mà mình tâm đắc nhất và đưa ra lý do
tại sao những ý tưởng này có thể khai triển được và làm thế nào để có thể thực hiện được
những ý tưởng này. Nhớ đưa ra giới hạn thời gian phải nộp.
Ray Bradbary, tác giả của những cuốn tiểu thuyết khoa học viễn t ưởng cho biết: Các nhà
xã hội học đã xác minh được chu kỳ mà con người phải trải qua khi có được một ý tưởng
hay. Hiểu rõ chu kì này sẽ giúp bạn nghĩ ra nhiều ý t ưởng hơn, hay hơn...và ereka!!!
- 1.Chuẩn bị:
Giai đoạn đầu tiên là chuẩn bị. Đây là giai đoạn giúp bạn ngẫm nghĩ và nghiên cứu thông
tin từ nhiều nguồn khác nhau.
2.Triển khai:
Nhiều nhà xã hội học tin rằng tâm thức làm việc dựa trên các vấn đề mà ta đang cố gắng
giải quyết. Thời kỳ này ta không chủ động nghĩ đến các vấn đề mà thay vào đó tiềm thức
đảm nhận việc đó. Để tận dụng giai đoạn này hãy để những ý kiến tự xuất hiện và biến
mất cũng như việc hãy để não bộ hoạt động.
3.Sự khai trí:
Đã bao giờ một ý tưởng hay giải pháp chợt loé lên trong đầu bạn ngay sau khi bạn ngừng
suy nghĩ về vấn đề đó chưa?. Sự mở mang trí óc là tia sáng chợt loé lên ở bên trong, là
ngọn đèn soi sáng trong tâm trí bạn. Nó có thể nảy sinh ở bất cứ đâu và bất kể lúc nào
cho dù bạn đang ở trong rạp chiếu phim hay đang cắt cỏ.
4.Sự kiểm tra:
Trong bước này ý kiến được đưa ra phân tích, chứng minh và thực hiện, sự kiểm tra xảy
ra khi bạn bắt đầu chú ý đến các tiểu tiết, không phải mọi ý t ưởng đều có thể thực hiện
được trong thực tế vì vậy giai đoạn này đòi hỏi phải cân nhắc và kiểm tra một cách gắt
gao.
E.M Forster, nhà tiểu thuyết người Anh cho biết: Trái với niềm tin của nhiều người, tính
sáng tạo là khả năng cơ bản của con người có thể phát triển được. Vậy bạn có muốn nâng
cao khả năng sáng tạo của mình không?
- Bạn đã bao giờ cố vắt óc suy nghĩ về một khái niệm căn bản nào chưa?
Bạn đã tham dự một buổi họp tập thể chưa?
Hãy thử vận dụng một vài chiến lược sau đây để nâng cao tính sáng tạo của mình:
Cố gắng quan sát mọi vật xung quanh mình.
Ta biết rất rõ về chiếc xe mình đang lái hay chiếc máy tính đang ở trước mặt, chiếc máy
photocopy đang sử dụng. Những ý tưởng hay thường xuất phát từ sự thích nghi của
những ý tưởng hiện thời hay sự liên kết giữa các ý t ưởng cũ.
Chú ý và học hỏi mọi thứ xung quanh mình. Tại sao vật này lại như vậy?
Nghiên cứu xem làm thế nào để làm mọi việc tốt hơn hoặc theo nhiều cách khác nhau.
Tất cả chúng ta đều sai lầm khi rơi vào thói quen dập khuôn mà không suy nghĩ kĩ. Khi
một ý tưởng nào đó xuất hiện phải chộp lấy và ghi lại, bạn t ưởng rằng mình có thể nhớ lại
nhưng tính đãng trí làm mọi thứ dễ dàng bị quên lãng.
Ghi lại những ý tưởng và giữ ở một chỗ, trong sổ hay máy vi tính.
Mỗi tháng xem lại một lần rồi phát triển dựa trên những gì đã ghi chép. Đừng bỏ qua bất
kì ý tưởng nào bởi vì nhiều phát minh vĩ đại ngày nay đều xuất phát từ những ý tưởng
dường như không thể thực hiện được tại thời điểm đó.
Hãy tin vào trực giác, linh cảm và bản năng của mình vì bạn thường xuyên gặp khó khăn
khi phải giải quyết các vấn đề kinh doanh. Nhưng bạn có biết rằng trực giác và linh cảm
là công cụ của tâm thức? Lắng nghe chúng bởi đó là đỉnh điểm của sự học hỏi và tìm tòi
của cả đời người.
Thay đổi thói quen.
Làm việc theo thói quen hàng ngày chính là kẻ thù của óc sáng tạo vì thế hãy sắp xếp lại
phòng làm việc hoặc cùng ăn trưa với những người khác nhau, luyện tập thể thao để tinh
thần sảng khoái và cơ thể khoẻ mạnh...
Quan sát mọi vật từ góc độ của người khác.
Giả sử bạn là một đứa trẻ, một ông lão hay người ngoài hành tinh. Làm thế nào để nhận
biết từng trường hợp và phản ứng với từng đối tượng đó. Thực hiện được điều này có thể
giúp bạn làm sáng tỏ, gợi lại hay nảy sinh một ý t ưởng mới và phát triển những ý tưởng
cũ. Hãy thử nghiệm và khám phá những gì giúp ích cho bạn.
Lần sau nếu bạn ở trong một trạng thái tốt có tính sáng tạo thì nhớ lưu lại những thứ đang
diễn ra xung quanh. Bạn đang làm gì? Bạn đang nghe một loại nhạc đặc biệt? Bạn đang ở
một mình hay được mọi người vây quanh? Ngay khi xác định được việc gì khiến bạn cảm
- thấy hứng thú hãy sử dụng những lời khuyên bổ ích này khi cần để đạt được kết quả tốt
nhất.
nguon tai.lieu . vn