Xem mẫu
- PHAÂN COÂNG CHÖÙC NAÊNG, NHIEÄM VUÏ CUÛA CAÙC PHOØNG BAN
TRONG BOÄ MAÙY QUAÛN LYÙ
Do khoâng phaân ñònh roõ raøng chöùc naêng, traùch nhieäm cuûa caùc phoøng ban, boä phaän trong boä maùy
quaûn lyù neân nhieàu coâng vieäc thöïc hieän truøng laép, nhieàu coâng vieäc bò boû soùt; nhaân vieân caùc phoøng ban
khoù phoái hôïp thöïc hieän coâng vieäc, laõnh ñaïo khoâng hieåu roõ khoái löôïng coâng vieäc, möùc ñoä baän vieäc thöïc
teá trong töøng phoøng ban. Ñieàu naøy laøm giaûm suùt hieäu quaû hoaït ñoäng cuûa boä maùy quaûn lyù, gaây khoù
khaên trong vieäc ñaùnh giaù thi ñua vaø quaù trình thöïc hieän tinh giaûn bieân cheá. Baøi vieát giôùi thieäu caùch
thöùc xaây döïng baûng phaân coâng chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa caùc boä phaän trong boä maùy quaûn lyù nhaèm giuùp
caùc doanh nghieäp giaûi quyeát caùc khoù khaên treân ñaây.
I. Xaây döïng baûng phaân coâng chöùc naêng, nhieäm vuï trong boä maùy quaûn lyù.
Trình töï thöïc hieän:
(a) Lieät keâ taáùt caû nhöõng chöùc naêng, nhieäm vuï chuû yeáu caàn ñöôïc thöïc hieän trong toaøn coâng ty, vaø trong
caùc phoøng ban boä phaän (phaàn naøy ñöôïc thöïc hieän döïa treân cô sôû caùc baûn ñieàu leä, chöùc naêng, nhieäm vuï
cuûa coâng ty vaø yù kieán cuûa ban giaùm ñoác)
(b) Lieät keâ taáùt caû nhöõng chöùc naêng, nhieäm vuï chuû yeáu, thöïc teá ñang ñöôïc thöïc hieän taïi cacù phoøng ban,
boä phaän.
(c) Toång hôïp caùc chöùc naêng nhieäm vuï ôû muïc (b), ñoái chieáu vôùi chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa coâng ty ôû
muïc (a) ñeå:
• boå sung theâm nhöõng nhieäm vuï coøn bò boû soùt,
• ñieàu chænh, phaân coâng laïi nhöõng coâng vieäc choàng cheùo.
Vieäc tieán haønh phaân coâng boá trí laïi ñöôïc thöïc hieän caên cöù theo: (1) Yeâu caàu, ñaëc ñieåm, noäi dung cuûa
töøng coâng vieäc; (2) Quy cheá hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp; (3)Naêng löïc thöïc teá cuûa caùc caùn boä laõnh
ñaïo, caùc boä phaän trong boä maùy quaûn lyù; sao cho moãi coâng vieäc ñeàu coù ngöôøi thöïc hieän, vieäc thöïc hieän
khoâng bò choàng cheùo vaø choïn ñöôïc ngöôøi phuø hôïp nhaát ñeå thöïc hieän.
II. Duøng kyù hieäu ñeå ghi laïi teân cuûa caùc chöùc naêng thöïc hieän coâng vieäc.
Caùc kyù hieäu thuoäc chöùc naêng chæ huy:
• Ñoäc laäp ra quyeát ñònh: L1
• Giöõ vai troø quan troïng trong vieäc ra quyeát ñònh vaø coù quyeàn kyù: L2
• Giöõ vai troø quan troïng trong vieäc ra quyeát ñònh nhöng khoâng kyù: L3
• Nhö vaäy: kyù hieäu L1 luoân ñöùng ñoäc laäp;
kyù hieäu L2 luoân phaûi ñi cuøng vôùi caùc kyù hieäu L3 hoaëc L2 khaùc (theå hieän vieäc ra quyeát ñònh
coù tính taäp theå, aùp duïng ñoái vôùi nhöõng coâng vieäc caàn coù söï baøn baïc, thaûo luaän tröôùc khi ra quyeát ñònh).
Caùc kyù hieäu thuoäc caùc chöùc naêng khaùc:
Hoaïch ñònh: P
Tröïc tieáp thöïc hieän: D; - Phoái hôïp cuøng thöïc hieän: S
Ñieàu chænh, söûa ñoåi thöïc hieän coâng vieäc: A
Kieåm tra coâng taùc thöïc hieän coâng vieäc: C
Nhaän vaø xöû lyù thoâng tin: I
- Nhö vaäy, theo nguyeân taéc, moãi coâng vieäc seõ ñöôïc thöïc hieän theo caùc chöùc naêng quanû lyù coù kyù
hieäu: P,D,A,C vaø moät kyù hieäu chæ huy. Tuy nhieân, trong thöïc teá, neáu coâng vieäc ñôn giaûn, hoaëc
haàu nhö khoâng toán thôøi gian khi thöïc hieän moät chöùc naêng naøo ñoù thì chöùc naêng ñoù coù theå
khoâng caàn ghi trong baûng phaân coâng chöùc naêng, nhieäm vuï. Ví duï: “Laäp keá hoaïch, thöïc hieän
vaø ñaùnh giaù keát quaû ñaøo taïo” vaø “Coá vaán cho caùc laõnh ñaïo tröïc tuyeán veà caùc vaán ñeà nhaân
söï” laø hai øcoâng vieäc coù söï phaân coâng caùc chöùc naêng thöïc hieän ñöôïc ghi trong baûng 1.
Baûng 1: Moät phaàn baûng phaân coâng chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa phoøng toå chöùc, nhaân söï
H G/ Phoù Phoù gñ 2 P toå chöùc P. keá P. P. kyõ P. P.
s Chöùc naêng, nhieäm vuï Ñ gñ 1 toaùn Kinh thuaät ngheâ vi
doanh n cöùu tính
3 Laäp keá hoaïch, thöïc hieän vaø ñaùnh L3 L2 C P DA S I
giaù keát quaû ñaøo taïo kỹ thuật
1 Coá vaán cho caùc laõnh ñaïo tröïc L1C PD
tuyeán veà caùc vaán ñeà nhaân söï
nguon tai.lieu . vn
