Xem mẫu
- Người phát ngôn của doanh
nghiệp
Trong đối thoại với công chúng, dù chủ DN là người gây
được ấn tượng nhiều nhất nhưng chưa hẳn là sự lựa chọn
tốt nhất cho công tác truyền thông. Một người am hiểu DN,
có kỹ năng phát ngôn, có vị trí đủ uy tín trong DN đảm nhận
vai trò phát ngôn mới là lựa chọn tối ưu.
Chúng ta thường nghe người phát ngôn trong các cơ quan chính
phủ, cơ quan quản lý nhà nước, nhưng ít nghe đến người phát
ngôn cho doanh nghiệp. Nhưng thực tế kinh doanh cho thấy
người phát ngôn – nhiệm vụ chính là xây dựng và thực hiện chiến
lược đối thoại với cộng đồng và khách hàng nhằm phục vụ mục
tiêu của DN – phải được xem là điều kiện đủ trong quá trình phát
triển một thương hiệu hoàn chỉnh.
- Trong chuyến xe công tác miền Tây gần đây, chúng tôi có dịp
tham gia vào một cuộc thảo luận ngắn giữa một bên là nhóm
doanh nhân và một bên là nhóm anh chị phóng viên báo chí. Hai
bên tranh luận nhau về chủ đề doanh nghiệp có nên sắm cho
mình một người phát ngôn doanh nghiệp hay không ?. Các
phóng viên than phiền rằng mỗi lần cần thông tin từ phía doanh
nghiệp thường gặp những khó khăn như thông tin thiếu chính xác
từ phía DN do phải lấy từ nhiều nguồn khác nhau, hay người phụ
trách xử lý thông tin DN không có kỹ năng viết thông cáo báo chí
hoặc nói trước ống kính truyền hình… Còn các doanh nhân thì
cho biết, khi có báo chí phỏng vấn, họ thường tự làm luôn, cần gì
nói nấy, trả lời trực tiếp cho nhanh, không cần giao việc này cho
người khác. Họ e “sắm” riêng một người phát ngôn sẽ thừa vì
chuyện báo chí phỏng vấn hiếm khi xảy ra.
Người phát ngôn – anh là ai?
- Công tác PR (bublic relations) – quan hệ công chúng - là công cụ
hiệu quả cho các DN trong quá trình phát triển thương hiệu. Khi
DN muốn chọn PR là chiến lược truyền thông nhằm giảm ngân
sách quảng cáo thì việc phát hành thông cáo báo chí, trả lời
phỏng vấn báo chí, tổ chức họp báo… trở thành những công việc
hàng tháng thậm chí hàng tuần…
Thông điệp của DN có đến được với công chúng chính xác theo
đúng mục tiêu hay không phụ thuộc nhiều vào việc hoạch định
chiến lược đối thoại và thực hiện công tác đối thoại. Quá trình
này không thể không có sự tham gia của người phát ngôn.
Công việc của người phát ngôn chuyên nghiệp khá bận rộn, với
việc đầu tiên trong ngày là lướt thông tin báo chí về ngành hàng
của mình, sau đó tóm lược thông tin để báo cáo và lưu trữ. Rồi
chuẩn bị bài phát biểu trong các hội nghị, hội thảo cho sếp; chuẩn
bị thông cáo báo chí, trả lời phỏng vấn của báo đài về sản phẩm
mới, về các hoạt động của DN, trả lời điện thoại một phóng viên.
- Ngoài ra còn có nhiều việc đột xuất, như tiếp đoàn khách đến
thăm DN, và giới thiệu sơ lược về quá trình hình thành và phát
triển công ty.
Người phát ngôn chuyên nghiệp phải là người biết nói trước đám
đông, trả lời trước ống kính truyền hình, trả lời phỏng vấn một
cách tự tin và thân thiện…Bên cạnh giám đốc hay chủ doanh
nghiệp, người phát ngôn là hình ảnh thứ hai đại diện cho thương
hiệu.
Ở các công ty lớn, công việc phát ngôn thường được giao cho
một người phụ trách, nhưng ở nhiều DN nhỏ, giám đốc thường
kiêm luôn nhiệm vụ này. Việc giám đốc hay chủ doanh nghiệp
trực tiếp thực hiện công việc phát ngôn có nhiều thuận lợi vì hơn
ai hết, chủ DN hiểu rõ nhất mong muốn của mình trong quá trình
phát triển thương hiệu. Tuy nhiên việc chủ DN đảm nhận vai trò
phát ngôn cũng có một số bất lợi, đôi lúc làm mất đường lui khi
phát biểu vội vàng, thiếu cân nhắc, hoặc thiếu kỹ năng trả lời
- phỏng vấn.
Phát ngôn viên chưa hẳn đã là người làm PR của công ty, trừ khi
các nhân viên PR của công ty được đào tạo để có khả năng nói
đủ sức gây ảnh hưởng đến công chúng.
Phát ngôn trong khủng hoảng thương hiệu
Khủng hoảng thương hiệu là chuyện có thể xảy ra với bất kỳ DN
nào. Do vậy, các DN nên có chiến lược phòng ngừa. Từ việc một
khách hàng mua cà phê ở cửa hàng Mc-Donald’s bị bỏng, đến
chuyện hàng tấn hương liệu quá hạn sử dụng của Tân Hiệp Phát,
hay tin đồn con chuột trong cái bánh của Highlands Coffee… đều
cần đến một người phát ngôn.
Sai lầm lớn nhất của một số DN khi bị khủng hoảng là thường giữ
thái độ im lặng, né tránh báo chí hoặc chỉ cung cấp thông tin
chung chung, vòng vo; hoặc tệ hơn là không có một người phát
- ngôn chính thức cho những sự cố đặc biệt này.
Thương hiệu càng nổi tiếng thì càng được nhiều người quan tâm.
Do đó, khi khủng hoảng xảy ra, báo chí sẽ đặc biệt quan tâm để
cung cấp thông tin cho xã hội. Sẽ có nhiều câu hỏi, gián tiếp hoặc
trực tiếp đặt ra cho giám đốc DN. Những câu trả lời vội vàng,
chứa đựng sự bất ổn trước báo chí sẽ là con đường nhanh nhất
làm mất uy tín thương hiệu. Nếu có người phụ trách phát ngôn
một cách chuyên nghiệp, mọi thông tin đối thoại với công chúng
sẽ được lập trình theo một chiến lược rõ ràng. Khi đó, người phát
ngôn sẽ là người gác cổng thông tin để quá trình đối thoại của
DN đạt hiệu quả cao.
Trích dẫn:
Kỹ năng phát ngôn
Người phát ngôn là người đại diện cho DN, là cầu nối giữa Dn
- với các cơ quan thông tấn, báo chí. Để làm tốt vai trò này, người
làm công việc phát ngôn cần được huấn luyện thực hành những
kỹ năng quan trọng sau đây:
Biết thiết lập mối quan hệ: DN hoạt động luôn luôn có mối quan
hệ mật thiết với cộng đồng. Người phát ngôn cần có kỹ năng thiết
lập mối quan hệ - từ bên trong với các đồng nghiệp đến bên
ngoài với báo chí, ngành dọc, chính quyền địa phương…, tất cả
nhằm giúp việc kinh doanh của DN đạt hiệu quả.
Biết viết thông cáo báo chí bằng tiếng Việt: Nhiều bản thông cáo
báo chí gởi đến phóng viên giống như một bản quảng cáo, thậm
chí còn sai lỗi chính tả tiếng Việt. Điều này rất bất lợi, vì các nhà
báo cần thông tin là để có thể viết một bài báo có nội dung, có
nhiều sâu chứ không phải những dòng quảng cáo sản phẩm, dịch
vụ.
- Biết quan tâm đến phong thái của mình: Nhiều người phát ngôn
là đại diện cho hình ảnh thương hiệu, từng lời nói, cử chỉ, hành
động đều được khách hàng và công chúng để ý. Vì thế, cần luôn
ý thức rằng từng hành động của mình là hành động của thương
hiệu. Người phát ngôn cần đầu tư cho cả hình thức bên ngoài lẫn
tính cách của mình.
Có kỹ năng nói tiếng Việt: Biết nhiều ngoại ngữ là một lợi thế,
nhưng người phát ngôn cần chắc chắn rằng mình có khả năng
diễn đạt rõ ràng bằng tiếng Việt và có khả năng tóm tắt tất cả
những điều mình muốn nói trong một thời gian nhất định. Phải
biết trả lời phỏng vấn, biết phát biển trước đám đông và đặc biệt
tự tin khi đứng trước ống kính truyền hình.
Biết nói "thật nhưng không đủ”: Người phát ngôn là người biết nói
thật. Những lời nói quá (mang tính quảng cáo) của người phát
ngôn có thể làm tổn hại thương hiệu. Tuy nhiên, không phải tất cả
- những chuyện có thật của DN cũng có thể phát ngôn. Hãy nói
thật nhưng đừng bao giờ nói hết mọi thứ.
Nói chung, kỹ năng chuyên nghiệp sẽ hình thành khi thực hành.
Vì thế, hãy chủ động tập dợt từ cách đi đứng, chọn lựa trang
phục đến từng câu nói của mình.
nguon tai.lieu . vn