Xem mẫu
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
MỞ ĐẦU
Tính cấp thiết của đề tài
Luận Văn tốt nghiệp là một trong những nhiệm vụ quan trọng của sinh viên
ngành QTKD và là bước đầu tiên để sinh viên học tập thực tế của môi trường Doanh
Nghiệp SXKD, nhận diện được các vấn đề phát sinh, các nguyên nhân gây ra vấn đề và
thực tập đề xuất phương án giải quyết vấn đề.Vì vậy sau đợt thực tập tốt nghiệp tại
công ty sinh viên phải chứng tỏ được là có những khả năng nắm bắt được kiến thức
của môi trường Thực tế mà trong quá trình học tập sinh viên không biết được cũng như
khả năng tiếp cận với môi trường thực tế.
Trong cơ chế thị trường như hiện nay, để thực hiện chiến lược phát triển
của nền kinh tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc
để phù hợp trong thời kỳ công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Sau hơn mư ời năm
đổi mới nền kinh tế, nước ta đã có những thành tựu to lớn tạo nên một bước ngoặc lịch
sử trong sự phát triển kinh tế của đất nước. Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững
trên thị trường thì phải nắm vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ
giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu của khách hàng.
Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có được sự phát triển như vậy, nó đòi hỏi người
quản trị phải có sự tư duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trường.
Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của người lao động là rất quan trọng, đây là điều kiện
để có thể tồn tại và phát triển. Một người lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thể dẫn tới
doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn hoặc doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì
vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng.
Mục đích của chuyên đề là
Trong thời gian thực tập và viết luận văn tại công ty t ư nhân 100% vốn
chuyển sang doanh nghiệp có 100% vốn dầu tư của nước ngoài, để theo kịp với nhịp độ
phát triển của thời đại, công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phương thức kinh
doanh của mình, thay đổi về phương thức bán hàng, phương thức tiêu thụ... tuy nhiên
SVTH: Lê Th
1 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
hoạt động mua hàng vẫn chưa đựơc quan tâm thực sự. Đây là vấn đề mà không chỉ của
công ty này mà gần như nó tồn tại trong hầu hết các DNSXKD. Hoạt động mua hàng
rất ít được quan tâm đến như hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp quan tâm đến việc
mang lại lợi nhuận là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc mua hàng chưa
được đánh giá tương xứng với vị trí của nó. Trong khi mua hàng lại là khâu đầu tiên, cơ
bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
tồn tại và phát triển. Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt
đông bán hàng có được tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng.
Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài
“Nâng cao công tác quản trị mua hàng tại công ty Jonhnathan Charles” làm đề tài
cho luận văn tốt nghiệp của mình. Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ hơn về hoạt
động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua
thực tế.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của chuyên đề là hướng tới hoạt động quản lý
trong việc quản trị mua hàng của công ty Jonathan charles.
Do thời gian và Kiến thức có hạn em xin được trình bày Công Tác quản trị mua
hàng và Thực Trạng của doanh nghiệp và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác
quản trị trong Doanh nghiệp.
Phương pháp nghiên cứu
Trong chuyên đề sử dụng các phương pháp sau: phương pháp hệ thống,
phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp so sánh, phương pháp thống kê, trên cơ
sở thu thập và sử dụng các tài liệu, số liệu, biểu đồ làm căn cứ để làm rõ vấn đề cần
nghiên cứu.
Kết cấu chuyên đề
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chương lớn:
Chương 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
Sản xuỏt Kinh Doanh.
SVTH: Lê Th
2 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
Chương 2: Giới thiệu về công ty và thực trạng hoạt động quản trị mua hàng tại
công ty Jonathan Charles.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại
Doanh Nghiệp.
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG
TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH
1.1 HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP SXKD
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp
SXKD
Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, Mua hàng là hoạt động đầu tiên
nhằm tạo ra yếu tố đầu vào, yếu tố đầu vào là nguồn hàng một cách đầy đủ, kịp thời,
đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của sản xuất phù
hợp với yêu cầu của khách hàng và kế hoạch sản xuất bán ra của doanh nghiệp.
Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ng ựơc với bán
hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ
một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ
nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàng tốt. Thực
chất mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa người với người, doanh nghiệp với doanh
ghiệp.
+ Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh
Nghiệp vụ mua hàng là mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,
đây là khâu đầu tiên cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng,
và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu
quy trình SXKD của doanh nghiệp, Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng như
SVTH: Lê Th
3 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
ng hành vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị
trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà quản trị kinh doanh.
+ Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp ở chỗ
Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, NVL của doanh nghiệp. Mua hàng sẽ
giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá SXSP từ đó bán ra thị trư ờng. Với chức năng mua
nguyên vật liệu sản xuất ra hàng hóa sau đó bán ra thị trường tiêu thụ doanh nghiệp
luôn muốn phấn đấu để mua được nguyên vật liệu với chi phí thấp nhất, thoả mãn tốt
nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu
hút khách hàng về phía mình.
Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng về
sản phẩm của mình để thu hút khách hàng. Tạo điều kiện giữ chữ tín nâng cao hiệu
quả kinh doanh là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất,
lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công
nhân viên.
1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp SXKD.
1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp SXKD.
a) Căn cứ vào quy mô mua hàng
Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp, khi
doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức
là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu sản xuất bán ra của doanh nghiệp trong
một thời gian nhất định. Để có đuợc quyết định lượng hàng sẽ mua doanh nghiệp phải
căn cứ vào diễn biến thị trường, số lượng hàng mà khách hàng đặt, tốc độ tiêu thụ sản
phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp.
Lượng hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kỳ
Lượng hàng thích hợp
một lần mua
SVTH: Lê Th
4 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
=
số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến
Phương pháp này có ưu điểm sau: `
+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được
xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, lượng hàng hoá dự trữ thực tế
đầu kỳ và kế hoạch dự trữ cho kỳ Sản xuất bán tiếp theo.
+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua nguyên vật liệu sản xuất là rất lớn nên
giúp cho doanh nghiệp cần thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu sản xuất bán hết bấy
nhiêu nên lựơng hàng hoá dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh đ ược tình trạng ứ đọng vốn, tiết
kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác. Điều đó làm tăng
nhanh tốc độ chu chuyển của vốn
+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi giúp cho doanh nghiệp
tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi,
giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt...) hay chiến tranh gây ra.
Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lưu ý:
+ Chi phí mua hàng thừơng cao, Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị
trường khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc
đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không
thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch”.
Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần
nhiều hơn nhu cầu SX bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ
sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số luận
cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng:
Tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí l ưu trữ hàng
hoá = chi phí mua hàng.
Nếu ta gọi: CTổng chi phí
C1 Chi phí một lần mua hàng
SVTH: Lê Th
5 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
C 2 Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian
C Số lượng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian
Q Số lượng hàng hoá thu mua một lần
Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:
2*C1 * D
C2
Q=
C= C 2 * (Q/2) + C1 *Q/D)
Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thu mua, bảo quản
là thấp nhất.
Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau:
+ Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được
những ưu đãi của các nhà cung cấp.
+ Chủ động chọn nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng
+ Có thể chớp được thời cơ nếu có những “cơn sốt” thị trư ờng, do đó có thể
thu được lợi nhuận“siêu ngạch”.
Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là:
+ Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn
tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn.
+ Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá) cao.
b) Căn cứ vào hình thức mua
Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những
bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phương pháp thu mua này có
ưu điểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua sản xuất tách rời
nhau
Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng bộ phận mua
những món hàng cấn thiết, họ phải tự lo nguồn hàng cho sản xuất. Ưu điểm của
SVTH: Lê Th
6 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
phương pháp này là nắm chắc được nhu cầu, thị trường mua đúng sản phẩm đúng nhu
cầu. Nhược điểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí ký kết tăng.
c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Mua đến đâu thanh toán đến đó theo phương thức này thì khi nhận được hàng hoá
do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán
Mua giao hàng trước: khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp
đã nhận được hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó.
Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: sau khi ký hợp đồng mua bán hàng hoá
với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền đến hạn giao hàng bên bán sẽ
tiến hành giao hàng cho bên mua.
d) Căn cứ theo nguồn hàng:
Mua trong nước: hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp
được tiến hành trong phạm vi một quốc gia.
Mua từ nước ngoài (nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng
từ nước ngoài có hai hình thức nhập khẩu:
+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò làm
trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, thiết bị máy móc nước
ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng trong nước.
+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ
khâu đầu đến khâu cuối
phương thức mua theo hợp đồng, phương thức mua trực tiếp hay gián tiếp,
phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua lẻ...Mỗi
phương pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào
thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định xem
mình nên theo phương thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất.
1.1. 2. 2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.
SVTH: Lê Th
7 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: doanh nghiệp nên lựa chọn
cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định.Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân
tán được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp.
Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều người gọi nguyên tắc này là nguyên tắc “không bỏ
tiền vào một túi” tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. doanh nghiệp chỉ đư ợc mua
từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp
đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp.
+ Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: mua hàng là giải
một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn
đưa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận
chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán hàng...
+ Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý ” trong tương quan quyền lợi giữa doanh
nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện
bất lợi cho mình thì ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng
kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngược lại nếu doanh nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để
đạt được lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp
trục trặc trong việc thoả thuận và thực hiện hợp hợp đồng .
1.2 VAI TRÒ VÀ NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG
DOANH NGHIỆP SXKD
1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
SXKD.
+ Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp SXKD:
Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trư ớc hết là hàng mua phải đủ về số lượng
và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh
doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá. Mặt khác hàng mua phải phù hợp với
nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm do công ty bán ra.
SVTH: Lê Th
8 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng có chất lượng mà khách
hàng có thể chấp nhận được. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất,
Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận
lợi cho việc xác định giá bán hàng. để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là
thấp nhất.
+ Tầm quan trọng của quản trị mua hàng:
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện
ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua được hàng
thường xuyên, đều đặn và kịp thời, với nhu cầu về số l ượng, cơ cấu, chủng loại với
chất lượng tốt, giá cả hợp lý. Lãi suất trong nước và ngoài, chi phí lưu kho và hàng loạt
các vấn đề khác.
1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp SXKD
Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua,
mua cái gì? mua bao nhiêu? mua của ai? giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào?
nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích,
Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp
Xác định Tìm và lựa Thương Theo dõi và
nhu cầu chọn nhà lượng và thực hiện
cung cấp đặt hàng
giao hàng
Thoả mãn Không thoả mãn
SVTH: Lê Th
9 ị Ánh Hồng
Đánh giá kết quả mua hàng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
a ) Xác định nhu cầu mua hàng:
Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trư ớc khi mua hàng nhà quản
trị phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ. Thực
chất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì?, mua bao nhiêu? chất
lượng như thế nào? để xác định được số lượng hàng hoá mua vào là bao nhiêu trên thực
tế người ta thường dựa vào công thức cân đối lưu chuyển.
M + D dk = B + D ck + Dhh
Trong đó:
M Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kỳ kinh doanh.
B – Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kỳ
D dk Lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kỳ kinh doanh
D ck –Lượng hàng hoá dự trữ cuối kỳ (kế hoạch) để chuẩn bị cho kỳ kinh doanh tiếp
theo.
Dhh Định mức hao hụt (nếu có)
Từ công thức cân đối có thể xác định được nhu cầu mua vào trong kỳ như sau:
M = B + D ck – D dk +Dhh
Công thức trên được dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng.
Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào của
từng mặt hàng. Chất lượng mua vào như thế nào? Mua vào phụ thuộc vào mức bán ra
của doanh nghiệp cả về số lượng, chất lượng, cơ cấu.
Yêu cầu về chất lượng:
+ Doanh nghiệp đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng hoá mua vào.
+ Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối
SVTH: Lê Th
10 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu
mã, thời gian để đảm bảo được mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn.
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng hàng tối ưu mà
doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp.
b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện đ ược mục tiêu trên
doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ
tìm ở đâu và như thế nào.
Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp SXKD có thể tìm
kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các hình thức:
+ Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.
+ Thông qua hội chợ, triển lãm.
+ Thông qua đơn thư chào hàng.
+ Thông qua hội nghị khách hàng.
Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt.
c) Thương lượng và đặt hàng.
Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn doanh nghiệp
tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến ký kết hợp đồng mua bán với họ.
Những ràng buộc này liên quan đến số lượng hàng hoá, chủng loại hàng hoá, chất
lượng hàng hoá, giá cả, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lý
nếu như vi phạm hợp đồng và để đi được đến thoả thuận chung thì hai bên cần phải
phân chia các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng. Các vấn đề cần thương lư ợng bao
gồm:
Các tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất l ượng,
phương tiện và phương pháp kiểm tra.
SVTH: Lê Th
11 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có
biến động
Phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… và xác
định thời hạn thanh toán.
Thời gian và địa điểm giao hàng: địa điểm giao hàng liên quan đến chi phí vận
chuyển, điều kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể. Doanh nghiệp tiến hành đặt hàng
với các nhà cung cấp bằng một trong những hình thức sau:
+ Ký kết hợp đồng mua – bán. Đây là hình thưc mang tình pháp lý cao nhất.
Nội dung của hợp đồng mua – bán bao gồm:
. Tên, địa chỉ của các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên.
. Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.
. Đơn giá và phương định giá.
. Phương pháp và điều kiện giao nhận.
. Điều kiện vận chuyển.
Phương thức và điều kiện thanh toán
+ Đơn đặt hàng là hình thức mang tính pháp lý thấp hơn hình thức trên.
+ Hoá đơn bán hàng. đây là hình thức mang tính pháp lý thấp nhất.
Sau khi doanh nghiệp đồng ý đặt hàng nếu phá vỡ hợp đồng doanh nghiệp sẽ
phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:
Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn đốc,
nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn quá trình l ưu thông. Cần giám sát, theo
dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp
đồng không. Cụ thể:
+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này hay không
sẽ ảnh hưởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát tài sản,
ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay ng ười tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín
của công ty.
SVTH: Lê Th
12 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
Kiểm tra đúng số lượng
Kiểm tra đúng chất lượng
Công đoạn cuối làm thủ tục nhập hàng hoá
e) Đánh giá kết quả thu mua:
Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá
kết quả và hiệu quả mua hàng. việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng được xác
định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán
hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Có thể xảy ra hai trường hợp:
+ Trường hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng được
các nhu cầu cho SXKD để cho đầu vào được ổn định. Như vậy quyết định mua hàng
của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả.
+ Trường hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh
nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và
khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó.
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VÀ THỰC TRẠNG
HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY
JONATHAN CHARLES
SVTH: Lê Th
13 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
2.1 Sơ lược về công ty Jonathan charles
2.1.1 Quá trình hình thàn và phát triển của công ty
Công ty Johnathan Charles Fine Furniture là công ty kết hợp giữa Johnathan
Charles – nhà thiết kế người Anh, một chuyên gia về đồ trang trí nội thất, người có
kinh nghiệm sống và làm việc tại Việt Nam hơn 15 năm – và công ty Wildwood Lamps
& Accents của Hoa Kỳ công ty sản xuất đèn với chất lượng cao nổi tiếng trên toàn
cầu hơn 40 năm qua.
Công ty chuyên thiết kế và sản xuất đồ trang trí nội thất giả cổ theo phong
cách của Châu Âu cũng như phát triển các thiết kế riêng của công ty theo phong cách
trong thời kỳ quá độ cận đại ở Anh Quốc và phân phối đến các quốc gia như Hoa Kỳ,
Anh, Tây Ban Nha, ý, Pháp…
Yếu tố chính tạo nên sự khác biệt của công ty chính là sự tỉ mỉ và chất lượng
thể hiện trong từng sản phẩm. Chính điều này đó tạo sự phát triển to lớn của công ty từ
10 nhân viên vào 4/2004 đến gần 1.000 nhân viên vào 12/2008. Và cũng chính vào sự
quan tâm đến từng chi tiết nhỏ nhất trên sản phẩm, công ty đó xây dựng hẳn một
xưởng đúc đồng để sản xuất ra những chi tiết bằng đồng cho sản phẩm. Mỗi ý tưởng
thiết kế một sản phẩm trang trí nội thất mới, công ty đồng thời cũng đưa ra những thiết
kế độc quyền về tay cầm, bản lề, Ổ khóa và chìa khóa có kiểu dáng mang phong cách
cổ điển . Đây chính là lý do thành công của công ty.
Công ty vẫn tiếp tục duy trì và đa dạng hóa phong cách của mình, đó là tập
trung vào sự tỉ mỉ và chất lượng của sản phẩm để đáp ứng các thị trường khó tính nhất
và trở thành công ty luôn đồng hành với những sản phẩm trang trí nội thất tốt nhất hoàn
hảo từ kiểu dáng đến chất lượng sản phẩm.
2.1.2 chức năng và nhiệm vụ của công ty.
Chức năng của công ty : công ty khi mới thành lập là thực hiện các hoạt
động Sản Xuất ra hàng hóa cung cấp cho thị trường trong nước và xuất khẩu: công ty
còn là nhân tố quan trọng tạo ra sản phẩm cung cấp cho người tiêu dùng, cung cấp cho
SVTH: Lê Th
14 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
khách hàng những sản phẩm cần thiết phù hợp với nhu cầu và sở thích của người tiêu
dùng qua đó thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa.
Chức năng thứ hai của công ty là hình thành hàng hóa dự trữ để góp phần
bình ổn thị trường, cân bằng cung cầu giá cả, kết nối nhà sản xuất và người tiêu dùng
cả về mặt không gian, thời gian, bảo vệ và quản lí chất lượng hàng hóa.
Chức năng thứ ba: là giải quyết vấn đề việc làm , giảm bớt tình hình thất nghiệp
của người lao động góp phần không ít cho việc xuất khẩu hàng hóa , đóng thuế cho nhà
nước một phần lợi nhuận của Doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của công ty :
Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực sản xuất
thương mại, Công ty Jonathan charles có nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa, thúc đẩy nhanh
tốc độ chu chuyển hàng hóa và dịch vụ tạo ra hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh
Công ty phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà nhà nước giao cho như: Tiết kiệm
nguồn tài nguyên Gỗ, góp phần bình ổn thị trường hàng hóa giá cả, không để xảy ra các
“cơn sốt”, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng .
Ngoài ra công ty còn có một số nhiệm vụ rất quan trọng đó là giải quyết vấn
đề về việc làm , đào tạo thợ có tay nghề , thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của nhà
nước về nhà nước về quản lí tài chính, kế toán đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách
nhà nước
2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban:
2.2.1 Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức của công ty được chia thành 5 cấp: công ty, khối, phòng
ban/phân xưởng, tổ, nhóm.
SVTH: Lê Th
15 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
CÔNG TY
KHỐI
PHÒNG BAN /
PHÂN XƯỞNG
TỔ
NHÓM
Hình 2.2.1 Cơ cấu tổ chức 5 cấp bậc
BAN GIÁM ĐỐC
KHỐI QUẢN LÝ KHỐI HỖ TRỢ SẢN
KHỐI SẢN XUẤT
CHUNG XUẤT
Kế toán Thiết kế (R&D)
Bộ phận mộc máy
Hành chính Kế hoạch
Bộ phận đúc đồng
Kỹ thuật và hỗ trợ kỹ
Nhân sự
thuật
Bộ phận lắp ráp
Mua hàng Chất lượng
Bộ phận hoàn tất
IT Bảo trì
Bộ phận hoàn thiện và
Xuất - Nhập khẩu Kho vận
đóng gói
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức nhân sự
Nguồn trích từ Phòng Hành Chính Nhân Sự
SVTH: Lê Th
16 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
2.2.2 Chức năng chính của các phòng ban:
a. Khối quản lý chung:
Giám đốc (Director): Là người lảnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm điều
hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chỉ đạo trong việc thực hiện và
giám sát việc sử dụng vốn, lao động, nắm bắt các vấn đề trọng yếu trong toàn công ty.
Kế toán (Accountant Department): Quản trị tài chính, ngân sách, thực hiện
các nghiệp vụ kế toán, quản lý tài sản, báo cáo tài chính, hỗ trợ Ban Giám Đốc trong
việc đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty thông qua thước đo giá trị.
Hành chính (Admin Department): chịu trách nhiệm về tất cả các công tác
có liên quan đến thủ tục, giấy tờ, phụ trách bộ phân tạp vụ, vệ sinh cho toàn bộ công ty.
Nhân sự (Human Resource Deartment): Phụ trách về công tác tuyển dụng,
đào tạo, huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực trong công ty.
Xuất nhập khẩu (ImportExpor Departmentt) : phụ trách về thủ tục xuất
khẩu sản phẩm sang thị trường các nước và nhập khẩu nguyên vật liệu, chủ yếu là gỗ,
báo cáo thuế xuất nhập khẩu…
Công nghệ thông tin (IT Department): Chịu trách quản lý toàn bộ hệ thống
thông tin, mạng trong và ngoài nhà máy, thiết kế và bảo trì các chương trình tin học
quản lý trong công ty, quản lý thiết bị thông tin , quản lý giao nhận dữ liệu giữa các
nhân viên đồng thời bảo mật thông tin cần thiết trong công ty.
Dịch vụ khách hàng (Customer Service Department): là trung tâm chính liên
kết, trao đổi thông tin giữa công ty và khách hàng, giới thiệu sản phẩm, thu nhận và
phản hồi lại ý kiến của khách hàng. Bộ phận dịch vụ khách hàng chịu trách nhiệm quan
trọng trong việc duy trì tốt đẹp mối quan hệ giữa công ty và khách hàng.
Mua hàng (Purchasing Department): Phụ trách mua sắm hàng hóa, vật tư,
nguyên vật liệu phục vụ cho công tác sản xuất trong công ty.
b/ Khối sản xuất:
Phân xưởng mộc máy (Machinery Department): phần chuyên tạo phôi các
chi tiết làm từ vật liệu gỗ.
SVTH: Lê Th
17 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
Phân xưởng đúc đồng (Foundry Department) : phần tạo phôi các chi tiết
làm từ đồng (tay cầm, bản lề, khóa..)
Phân xưởng lắp ráp (Assembly Department): phân xưởng lắp ráp các chi
tiết thành sản phẩm hoàn chỉnh.
Phân xưởng hoàn tất (Finishing Department) : phân xưởng chà nhám, sơn
phủ, đánh bóng sản phẩm., chuyên bọc niệm ghế, sofa..
Phân xưởng hoàn thiện và đóng gói (Final Finishing Department) : phân
xưởng hoàn chỉnh sản phẩm về màu sắc, độ bóng của Sản phẩm và đóng gói.
Trong mỗi xưởng đều có nhiều quản đốc phụ trách từng khu vực khác nhau. Quản đốc
chịu trách nhiệm chung trong xưởng về quản lý nhân công, chất lượng sản phẩm. trong
mỗi xưởng chia thành nhiều tổ. Mỗi tổ phụ trách một công đoạn gia công trong qui
trình gia công sản phẩm.
c. Khối hỗ trợ sản xuất: Đây là khối chuyên hỗ trợ cho công tác sản xuất
chính của công ty bằng nhiều hình thức khác nhau.
Thiết kế (Research & Development Department): nghiên cứu phát triển
mẫu mã mới, kết hợp với bộ phận tạo mẫu (Sample) tạo ra sản phẩm mẫu trưng bày
trong hội chợ triển lãm các kỳ, mùa trong năm.
Kế hoạch (Planning Department): Lập kế hoạch sản xuất cho khối sản
xuất để đảm bảo xuất hàng đúng thời điểm, thỏa thuận với khách hàng và tận dụng tối
ưu năng lực sản xuất của khối sản xuất.
Kỹ thuật (Technical Department): xây dựng tiêu chuẩn về kỹ thuật, tạo ra
bản vẽ kỹ thuật, tính BOM (Bill of Material)cung cấp thông tin nguyên vật liệu hoàn
thành sản phẩm cho việc tính giá thành sản phẩm, lập Routing Ticket để cung cấp cho
bộ phận sản xuất.
Hỗ trợ Kỹ thuật (Technical Support Department): Bộ phận chuyên hỗ trợ
kỹ thuật về máy móc, trang thiết bị vận hành để sản xuất, tư vấn về mặt bằng máy
móc trong xưởng và việc sử dụng máy trong qui trình sản xuất.
SVTH: Lê Th
18 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
Chất lượng (Quality Department): kiểm tra chất lượng sản phẩm từ khâu
thu mua nguyên vật liệu mua đầu vào và đầu ra sao cho đảm bảo sản phẩm theo đúng
các tiêu chuẩn kỹ thuật về kích thước, màu sắc, độ bóng mà bộ phận Kỹ Thuật đưa ra.
Bảo trì (Maintaince Department): Chuyên về bảo trì, bảo dưỡng máy, nhà
xưởng, đảm bảo điều kiện làm việc tốt nhất cho công ty.
Kho vận (Warehouse Department): Tổ chức lưu trữ hàng hóa, vật tư, đảm
bảo an toàn, tiết kiệm không gian, dễ dàng xuất nhập hàng hóa trong kho, đồng thời
quản lý các thiết bị nâng chuyển.
2.3 Sản phẩm của công ty:
Sản phẩm của công ty khá đa dạng về chủng loại hàng, phong phú từ kiểu
dáng , kiểu mẫu với chất lượng gia công được đảm bảo tỉ mỉ đến từng chi tiết. Phần
lớn sản phẩm đều được công ty tự thiết kế nên sản phẩm vừa mang nét chung của
phong cách cổ Châu Âu, đặc biệt là thời kỳ quá độ cận đại của Anh Quốc, đồng thời
mang nét riêng thể hiện bản sắc riêng hiện đại độc đáo của công ty.
Công ty hiện nay có gần 2000 sản phẩm, đa dạng với các loại bàn, ghế, tủ,
giường, chân nến, hộp, kệ sách trường kỹ…Các sản phẩm của công ty được xuất khẩu
chủ yếu sang thị trường các nước Châu Âu, Hoa Kỳ và các sản phẩm được thiết kế
ngày càng tinh xảo để đáp ứng được những thị trường khó tính nhất.
Để đáp ứng được nhu cầu và thị hiếu của thị trường hiện công ty mở rộng
thêm mảng thiết kế và tạo mẫu theo thị hiếu và theo ý thích của khách hàng nhằm
hướng đến mục tiêu đáp ứng đúng theo yêu cầu khách hàng một cách tốt nhất những
sản phẩm độc quyền, một trong những điểm đặc biệt mà khó có một công ty nào có thể
đáp ứng , các sản phẩm vừa mang nét cổ điển nhưng vẩn có thể ẩn náo một chút phong
cách hiện đại,điểm đặc biệt thứ 2 công ty có thể giúp khách hàng phục hồi những sản
phẩm đồ gỗ cổ bị thời gian biến dạng hoặc hư hỏng sẽ được các nghệ nhân lâu năm
nghiên cứu và phục hồi sản phẩm nếu khách hàng muốn có thêm sản phẩm giống sản
phẩm của mình ,công ty vẫn có thể tạo ra sản phẩm giống với độ chính xác trên 90% so
với sản phẩm chính là điều các công ty khác chưa hướng tới.
SVTH: Lê Th
19 ị Ánh Hồng
- Khoa Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Đình Thái
Sản Phẩm Của Công ty
SVTH: Lê Th
20 ị Ánh Hồng
nguon tai.lieu . vn
