Xem mẫu
- Kỹ năng giao tiếp - thuyết trình.
Bài thuyết trình đầy tính thuyết phục
”Anh có thể trình bày rõ hơn cho chúng tôi biết về công ty của mình không ?”. Đó
là những lời mà bạn vừa sợ vừa muốn nghe: một lời mời bạn đến thuyết trình cho
một thân chủ, một khách hàng hay một nhà tài trợ đầy tiềm năng. Điều khẳng định
chắc chắn ở đây rằng là bạn vừa vui mừng vì cơ hội đến vừa lo lắng rằng mình sẽ
làm hỏng cơ hội này.
Những buổi thuyết trình quan trọng thường khiến bạn lo lắng. Mặc dù đó chỉ là
một lời mời đi ăn trưa thân mật hay một cuộc họp với đầy đủ nhân vật quan trọng
của giới kinh doanh nhưng bạn biết rằng mình phải nắm vững những gì định nói và
nói như thế nào.
Tôi vẫn nhớ rõ một cuộc họp quan trọng trong những ngày tôi mới bước vào giới
kinh doanh. Tôi đã gửi một loạt thư đến danh sách các khách hành tiề m năng và
một người rất quan trọng trong số đó đã mời tôi đi ăn trưa. Tôi đã đến sớm - một
việc mà trước đây tôi hiế m khi thực hiện rồi ngồi trong xe ô tô xem lại những ghi
chú mà tôi đã viết trên những tờ giấy nhắc việc. Tôi cũng kiểm tra lại đầu tóc cũng
như cách trang điểm của mình, sau đó tôi nhìn đồng hồ, rồi lại nhìn lại những tờ
giấy nhắc việc, xem lại đầu tóc và cách trang điểm … cứ liên tục như vậy.
Tôi rất vui sướng vì hợp đồng đã được kí kết. Trên thực tế vị khách hàng đó đã
giúp đỡ tôi rất nhiều trong những năm đầu khi tôi mới chập chững bước vào công
việc kinh doanh. Kể từ đó tôi đã thực hiện hàng trăm cuộc thuyết trình và tôi đã
học được một số kĩ năng quan trọng sau đây :
- • Tạo dựng mối quan hệ tốt : Để mọi chuyện diễn ra tốt đẹp nhất thì điều quan
trọng nhất chính là BẠN. Trong khi bạn tập trung vào bản thuyết trình của mình thì
mọi người cũng chăm chú phán đoán xem bạn có phải là kiểu người mà họ có thể
tin tưởng và cùng hợp tác được không. Do đó hãy thoải mái một chút và gây dựng
các mối quan hệ cá nhân .
• Đề cập ngay đến những điểm quan trọng nhất của bài thuyết trình : Ngay cả khi
bạn không chuẩn bị sẵn sàng cho một cuộc thuyết trình trang trọng, thì cũng đừng
đi lạc chủ đề Hãy xác định rõ những điểm quan trọng nhất và trình bày chúng. Bạn
không hề muốn mình rời cuộc họp và chỉ trích bản thân rằng mình đã quên một
điể m quan trọng có thể đem lại cơ hội cho mình chứ ?
• Chuẩn bị kĩ càng : Không chỉ chuẩn bị những gì bạn định trình bày mà bạn còn
phải hiểu thính giả muốn gì nữa . Tri thức là sức mạnh !
• Chuẩn bị chương trình diễn thuyết POWERPOINT nổi tiếng : Đặc biệt đối với
những buổi thuyết trình trang trọng thì tôi gợi ý bạn nên sử dụng chương trình này
. Nó khiến bạn làm chủ mình và nhắc bạn đề cập đến những điểm quan trọng .
Chuẩn bị chương trình POWERPOINT là một thói quen tốt để vạch rõ những điể m
mà bạn muốn trình bày ngay cả khi bạn không hề kết thúc bản diễn thuyết bằng
cách chỉ sử dụng mỗi chương trình đó.
• Thực hành : Không những bạn phải thực hành bài diễn thuyết của mình nhiều lần
trước khi bạn trình bày nó trực tiếp mà ít nhất bạn cũng phải vạch ra các viễn cảnh
có thể xảy ra . Hãy sử dụng những bài thuyết trình này như là cách để làm cho
ngôn từ và khả năng trình bày của bạn sắc bén hơn .
- • Đừng cho rằng các thính giả đã biết gì đó về bài diễn thuyết của bạn : Ngay cả
khi bạn đã gửi cho mọi người bản thảo của bài thuyết trình , thì một điều hầu như
có thể chắc chắn là hầu như họ chưa đọc nó hoặc là không hiểu rõ nó lắm . Tôi đã
từng gửi cho một số khách hàng tiềm năng của mình bản copy những quyển sách
của tôi nhưng một số người thậm chí đã rất ngạc nhiên khi tôi nói rằng tôi là tác
giả !
• Chuẩn bị sẵn các câu trả lời : Trước khi bạn đi diễn thuyết hãy đặt ra càng nhiều
câu hỏi có thể càng tốt và hãy chuẩn bị sẵn những câu trả lời ngắn gọn súc tích cho
chúng . Bằng cách này bạn sẽ không bị bối rối và có thể trả lời “ Tôi rất vui khi
ngài hỏi tôi vậy “ rồi trả lời những câu trả lời đã chuẩn bị sẵn của mình .
• Biết những câu hỏi nào mà bạn sẽ không trả lời : Có những vấn đề không nên
đem ra thảo luận ngay trong cuộc họp dầu tiên hay những chỗ đông người . Bạn
cần có những câu trả lời đánh lạc hướng những câu hỏi đó . Ví dụ như “ có thể là
đó chưa phải là lúc thích hợp để bàn luận về những vấn đề chuyên môn “. Cũng
nên chuẩn bị nhưng câu trả lời thích hợp như “ Có lẽ hơi sớm để bàn về vấn đề này
bởi vì tôi cũng chưa hoàn toàn nắm rõ về dự án này “
• Đưa ra những dự định tiếp theo : đừng quên trình bày rõ ràng về những gì tiếp
theo . Hoàn toàn có thể nói “ Vậy, bước tiếp theo là gì ? “ . Đừng mong chờ thính
giả sẽ đề xuất bước tiếp theo bởi vì có thể họ mong chờ bạn sẽ chỉ ra điều đó . Có
thể bạn sẽ cần phải quyết định một thời hạn chót để cho kết thúc chương trình .
Một số phương pháp cho bài thuyết trình
- Nếu bạn có tài liệu thì cũng không nên đọc từ đó ra. Thính giả sẽ không biết nên
đọc theo bạn hay là nghe bạn đọc.
Đừng cho cả hai tay vào trong túi quá lâu, như thế trông bạn sẽ không chuyên
nghiệp. Bạn có thể đút một tay vào trong túi nhưng phải đảm bảo sẽ không phát ra
tiếng động gì tương tự như tiếng chìa khoá leng keng. Điều này sẽ làm phân tâm
các thính giả đang theo giõi.
Đừng quay bút vì điều này trông giống như việc bạn đang vung gươm chiến đấu
với một con rồng vậy. Chỉ dùng bút khi thật cần thiết và đặt bút xuống nếu không
thính giả sẽ chú ý tới “thanh gươm” này thay vì chú ý tới bạn.
Đừng dựa vào bục diễn thuyết quá lâu, thính giả sẽ bắt đầu đoán xem khi nào thì
bạn vấp ngã.
Hãy thuyết trình với thính giả chứ không phải là các thiết bị hỗ trợ hình ảnh hoặc là
nhìn lên trần nhà. Cũng đừng đứng giữa các thiết bị hỗ trợ hình ảnh và khán giả.
Nói to, rõ ràng cho mọi người cùng nghe, đừng phát biểu với một giọng đều đều.
Hãy lên giọng khi cần thiết để nhấn mạnh những điểm quan trọng.
Một điều bất lợi khi diễn thuyết đó là thính giả không thể biết khi nào có dấu chấ m
câu, điều này rất dễ gây hiểu lầm. Cách tốt nhất để khắc phục vấn đề này là tạm
dừng khi cần thiết.
Sử dụng phông nền màu cho các hình minh hoạ và phim đèn chiếu (ví dụ như màu
vàng) vì đèn sáng quá có thể làm chói mắt thính giả và rất dễ gây cảm giác mỏi
- mắt. Nếu hình minh hoạ của bạn trong suốt, bạn nên đặt một tờ giấy màu vàng ở
dưới. Đối với phim máy đèn chiếu, hãy dùng một chiếc kẹp cao su cố định tờ giấy
bóng kính màu với bề mặt kính.
Nhớ tên từng thính giả càng nhanh càng tốt. Để tạo không khí nên gọi thính giả
bằng họ hoặc gọi là: quí bà, quí ông, quí cô...
Nói cho thính giả biết tên mà bạn muốn được gọi.
Chú ý lắng nghe ý kiến và nhận xét. Sử dụng phương pháp tư duy phiến diện (tiếp
thu ý kiến có lợi hơn là bác bỏ) thính giả sẽ thấy ý tưởng, ý kiến, nhận xét của họ là
rất có ích.
Khi thuyết trình bạn nên đi quanh phòng. Điều này sẽ tạo cảm giác thân thiện giữa
bạn và thính giả.
Lên danh sách và thảo luận về những vấn đề chính ngay từ đầu bài thuyết trình để
thính giả có thể đánh giá xem bài thuyết trình của bạn đáp ứng được yêu cầu của
họ như thế nào. Thảo luận về một số vấn đề khó khăn mà cả họ và bạn cùng gặp
phải. Cho họ biết những gì họ có thể hy vọng ở bạn và bạn sẽ hoàn tất công việc
như thế nào.
Thay đổi các phương pháp (diễn thuyết, thảo luận, tranh luận, chiếu phim, sử dụng
phim đèn chiếu, sách tham khảo...)
Chuẩn bị bài thuyết trình trước khi thính giả đến và là người ra về cuối cùng.
- Chuẩn bị để có thể chuyển phương án mới trong trường hợp bài diễn thuyết của
bạn gặp trục trặc. Cần phải tự tin vào những gì bạn đã chuẩn bị để gây được sự chú
ý, quan tâm của thính gi, không phải chỉ là phác thảo bài thuyết trình mà cần xác
định rõ cách thức tiến hành. Vận dụng kinh nghiệ m và kiến thức để liên kết các
vấn đề với nhau.
Đừng trình bày quá 7 chủ đề trong một trang hoặc bảy từ trong một dòng (quy tắc
77). Nên sử dụng các màu sáng rõ, hình minh hoạ cũng cần phải rõ ràng.
Cân nhắc thời gian thích hợp trong ngày và thời lượng buổi diễn thuyết, bởi yếu tố
này cũng ảnh hưởng nhiều tới thính giả. Đối với các diễn giả chuyên nghiệp thời
điể m sau bữa trưa được coi là thời điể m bất lợi nhất. Thính giả dường như muốn
ngủ trưa hơn là nghe diễn thuyết.
Hầu hết mọi người đều thấy rằng dù họ đã chuẩn bị sẵn thì bài diễn thuyết vẫn dài
hơn 25% so với dự định.Việc sử dụng các tập giấy lớn để trên bàn và các dụng cụ
hỗ trợ hình ảnh cũng gây mất thời gian. Hãy nhớ rằng: kết thúc bài diễn thuyết sớm
hơn dự định bao giờ cũng tốt hơn là việc vượt quá thời gian cho phép.
Một số phương pháp để vượt qua nỗi sợ hãi khi diễn thuyết trước đám đông
Nếu như có ai đó hỏi bạn danh sách những việc mà bạn sợ nhất trong cuộc sống ,
tôi dám nói rằng việc sợ đứng phát biểu trước công chúng sẽ đứng đầu tiên hay gần
vị trí này nhất trong danh sách của bạn. Theo các số liệu thống kê, nỗi sợ này còn
đứng trên cả nỗi lo sợ về rủi ro tài chính, sợ nhện và rắn. Theo từ điền thì “lo sợ”
là: “cảm giác hoảng hốt hay khiếp sợ gây ra do nguy hiểm, bệnh tật hay các thảm
hoạ”.
- Lo sợ là cảm xúc tự nhiên mà tất cả chúng ta đã từng trải qua để cảnh báo bản thân
trước những mối nguy hiể m. Nếu thiếu chúng, hầu như chác chắn rằng chúng ta
không thể tồn tại được .Tuy nhiên lo lắng một cách vô lí lại là một cảm xúc mang
tính tiêu cực và tự chuốc lấy thất bại cho bản thân vì nó sẽ ngăn cản chúng ta trong
việc đạt đến tiềm năng tối đa của mình.
Để giảm thiểu tối đa nỗi lo lắng và giải quyết các khó khăn,việc quan trọng là phải
xác định rõ nguyên nhân. Các khách hàng của tôi đã cho rằng những nỗi lo sợ chủ
yếu của họ là:
1. Sợ gây ra sai lầ m : Ai cũng có thể mắc sai lầm nhưng vấn đề quan trọng ở đây là
bạn giải quyết sai lầm như thế nào. Nếu như đó chỉ là một sai lầ m nhỏ, bạn hãy lờ
nó đi và tiếp tục diễn thuyết.Thính giả sẽ không chú đến nó trừ khi bạn hiển nhiên
thể hiện phản ứng với nó bằng lời nói. Nếu như đó là sai lầm mà bạn không thể cho
qua được, cũng đừng xin lỗi.Hãy thừa nhận nó và nếu có thể, hãy nhìn nhận nó
dưới khiá cạnh hài hước.Thính giả sẽ đánh giá cao việc bạn giải quyết nó một cách
thoải mái.
2. Cảm thấy tẻ nhạt: Nếu bạn nghĩ là mình tẻ nhạt, bạn sẽ trở nên như vậy. Hãy
nắm rõ và kĩ lưỡng chủ đề của bạn, phát biểu với sự nhiệt thành nhất. Hãy chân
thành và chứng tỏ cho khán giả biết bạn đang rất hạnh phúc. Sử dụng các biến tố,
cụm từ , trọng âm từ hay các đoạn tạm dừng để nhấn mạnh sác thái và tầm quan
trọng của những gì bạn đang nói. Nếu bạn tỏ ra thú vị bạn sẽ không thấy mình tẻ
nhạt.
3. Vô cảm hoặc hay quên: Tránh việc học thuộc lòng bài diễn thuyết. Nếu như bạn
- quá bồn chồn lo lắng, bạn sẽ hay quên. Việc ghi nhớ phần mở đầu của bài diễn
thuyết sẽ giúp bạn ổn định và vượt qua sự hồi hộp trong những phút đầu. Đồng
thời, việc ghi nhớ phần kết thúc sẽ khiến bạn có thể kết thúc cùng với tiếp xúc trực
tiếp bằng mắt. Nếu như bạn có sử dụng các ghi chép, ghi chú hãy sử dụng các font
chữ lớn với khoảng cách rộng để dễ đọc.Tránh việc lúc nào cũng dính chặt với bản
thảo của bạn bằng cách thường xuyên có tiếp xúc mắt với thính giả bởi vì họ muốn
nhìn thấy sự biểu lộ trong mắt cũng như trên khuôn mặt bạn.
4. Chuẩn bị bản thân kĩ lưỡng: Bạn càng nắm chắc chủ đề của mình bao nhiêu, bạn
càng ít bị stress và kiểm soát nỗi lo sợ của mình dễ dàng bấy nhiêu. Sẽ rất khó để
giao tiếp hiệu quả khi bạn đang lo sợ, hồi hộp hay stress. Hãy hình dung bạn đang
diễn thuyết như một nhà chuyên nghiệp, gạt bỏ mọi suy nghĩ tiêu cực và thay vào
đó là những suy nghĩ tích cực.
5. Thực hành : Không có biện pháp thay thế nào khác ngoài việc thực hành, có thể
nó không khiến bạn hoàn hảo hơn nhưng chắc chắn nó sẽ khiến bạn thư giãn và dễ
chịu hơn. Sử dụng đài ghi âm hay camera để làm quen với giọng nói, phong cách
và ngôn ngữ cơ thể của mình hơn. Mời bạn bè, gia đình lắng nghe thử cho bạn và
hỏi họ lời nhận xét cũng như các lời khuyên.
6. Thư giãn và luôn là chính bạn: Trứơc khi bắt đầu diễn thuyết, việc hít sâu vài lần
sẽ giúp bạn cảm thấy dễ chịu hơn. Trao đổi với thính giả chứ không phải một mình
bạn nói. Hãy sôi nổi trong việc phát biểu và sử dụng văn phong đàm thoại thoải
mái để thể hiện tính cách của bạn. Cũng đừng quá lo ngại khi có một số thời điể m
mọi thứ rơi vào im lặng.
7. Sử dụng khiếu hài hước : Hài hước ngay từ lúc mở đầu sẽ khiến bạn thoải mái
- và khiến thính giả đựơc khởi động. Bất cứ lúc nào có thể, hãy làm phong phú bài
diễn thuyết của bạn bằng cách kể những câu chuyện hay sự kiện hài hước thích
hợp nhay cả khi đề tài của bạn cực kì nghiêm túc. Điều này sẽ thiết lập nên một
mối liên hệ với thính giả.
Nỗi lo sợ có thể sẽ khiến bạn lo lắng nhưng lo lắng không khiến bạn sợ hãi được.
Mặc dù nỗi lo sợ rất khó thay đổi nhưng khi lo lắng được chuyển thành năng lượng
thì nó có thể là một sức mạnh tích cực mang đến sự nhiệt tình và sinh khí cho bài
diễn văn của bạn. Tất cả mọi người đều có thể dựa vào năng lượng sinh ra do lo
lắng của mình để tăng cường hoạt động của họ và bạn cũng có thể làm như vậy.
Hãy điều khiển nỗi sợ hãi của bạn chứ đừng để chúng điều khiển bạn.
Mục tiêu của bạn là cảm thấy thoải mái khi diễn thuyết trứơc đám đông, hãy tận
dụng mọi cơ hội để trình bày trước đám đông nhiều nhất có thể bởi vì nó không hề
đáng sợ như bạn nghĩ thậm chí trái lại nó còn rất thú vị !
Những kĩ năng giao tiếp
Quan sát
Giao tiếp là một quá trình hoạt động hai chiều liên quan đến việc gửi đi và nhận về
những dấu hiệu. Những người được giao trách nhiệm truyền đạt thông tin phải học
cách tiếp nhận những dấu hiệu nhờ đó họ có thể là người tiên phong thực hiện việc
giao tiếp chứ không phải chỉ là người phản ứng trở lại những gì họ được nhận.
Trong khi giao tiếp, hãy đi vào thế giới của người đối thoại. Hãy đọc ngôn ngữ của
cơ thể, âm thanh của giọng nói, những lời nói và cả những sự im lặng.
- Hỏi những câu hỏi mở
Hãy nhớ rằng, mục đích của bạn là nhận đủ thông tin để bạn có thể làm việc với
người khác nhằ m giải quyết các vấn đề và tăng cường năng suất làm việc. Một câu
hỏi Có/ Không (hay một câu hỏi đóng) sẽ chỉ đem lại cho bạn một câu trả lời Có
hay Không mà thôi. Một câu hỏi được bắt đầu với từ „Tại sao” có thể đặt người
khác vào thế phòng thủ. Hãy nghĩ về phản ứng của bạn sẽ như thế nào khi được hỏi
câu hỏi như „Tại sao bạn lại đến muộn? Tại sao bạn lại hành động như vậy?”.
Tích cực lắng nghe và tránh xen vào những vấn đề của người khác
Khá thường xuyên những ý định tốt khiến chúng ta đưa ra cách giải quyết cho
những vấn đề của người khác trong khi họ thực sự không muốn nhận lời khuyên,
nhưng thay vào đó đơn giản là họ muốn được lắng nghe. Những lời bình phẩm như
„Thật đau khổ cho anh. Anh trông có vẻ giận dữ. Hình như là anh đang cảm thấy
chán nản” dường như khá yếu ớt và không mấy hiệu quả nếu bạn quen với việc nói
chuyện trực tiếp và đưa ra những mệnh lệnh. Nhưng sự đầu tư trước đó sẽ thật
đáng giá bởi những kết quả thu được từ việc lắng nghe theo kiểu này. Một khi
người ta cảm thấy được lắng nghe một cách thực sự, họ sẽ trao cho bạn nhiều
thông tin hơn, đó là những gì mà bạn muốn bởi vì nó đem lại cho bạn quyền điều
khiển.
Điều chỉnh những câu trả lời của bạn bằng việc sử dụng kĩ thuật ngôn ngữ
Bạn cần thiết phải chịu trách nhiệm về những cảm giác của mình. Bạn không nên,
tôi nhắc lại là không nên, khiển trách nhân viên của bạn chỉ vì những hành động
của họ, nhưng bạn sẽ chỉ ra cho họ thấy hành vi của họ ảnh hưởng như thế nào đến
- cảm giác của bạn. Để bắt đầu, hãy nhận xét về những hành động bạn thực sự quan
sát được và nói rõ những hậu quả. Kết thúc với việc gắn kết nhân viên của bạn với
một cách giải quyết vấn đề mang tính hợp tác.
Đây là một ví dụ: „Khi anh đưa cho tôi bản báo cáo vào phút cuối cùng (sự thực),
tôi cảm thấy rất nản lòng bởi vì tôi phải làm việc một cách vội vã và tôi băn khoăn
liệu mình có bỏ qua những lỗi lầm và có kết thúc bằng việc quát mắng anh hay
không (đưa ra những hậu quả có tính chất quan trọng với những vấn đề đó). Tôi
mong sao anh đưa nó cho tôi sớm hơn một chút (nói rằng bạn muốn hành vi đó
thay đổi theo cách „bắt đầu thực hiện a” không cùng với „ngừng làm b” do đó cả
hai chúng ta sẽ bớt căng thẳng hơn (khẳng định những lợi ích). Anh nghĩ sao về
điều này?”…
Nối kết những câu nói của bạn với ngôn ngữ của cơ thể
Nếu bạn là một người chân thật, ngôn ngữ của cơ thể bạn sẽ khẳng định điều đó.
Nếu bạn cảm thấy giận dữ và phủ nhận nó, âm thanh giọng nói của bạn có thể đưa
bạn đi xa. Là một người chân thật, sau đó thực hiện một cuộc kiểm tra cơ thể để
chắc chắn rằng những lời nói của bạn phù hợp với những cử chỉ phi lời nói của
bạn.
Đảm bảo được việc những lời nói của bạn được hiểu đúng
Khi chúng ta nói về những yếu tố được đưa vào nhằm đảm bảo những lời nói ra
của bạn được hiểu đúng trong phần trước (Giao tiếp trong nhóm của bạn), có rất
nhiều những điều khác mà bạn nên làm để đảm bảo những thông điệp nói của bạn
được hiểu đúng hết lần này đến lần khác.
- Mặc dù có vể như rất rõ ràng và rất đơn giản nhưng những điều này bao gồ m:
• Thông điệp của bạn phải rõ ràng
• Có sự chuẩn bị
• Thông điệp của bạn phải đơn giản
• Khi truyền thông điệp cần phải sống động
• Hãy tự nhiên
• Thông điệp phải chính xác
Sự chuẩn bị không được coi trọng. Trong thực tế, đó là một trong những yếu tố
quan trọng nhất quyết định thành công trong giao tiếp của bạn. Nếu có thể hãy
chuẩn bị trước thời gian gặp, thời gian nói và diễn thuyết, do vậy hãy cho chính
bản thân bạn thời gian cần thiết để chuẩn bị cho việc giao tiếp, hãy để ý đến toàn
bộ quá trình giao tiếp (người truyền đạt thông điệp, nội dung thông điệp, kênh
truyền đạt thông điệp, người tiếp nhận thông điệp, những phản hồi và bối cảnh).
Bằng cách chú ý đến từng bước của quá trình và chuẩn bị trên cơ sở đó, bạn sẽ
đảm bảo được việc giao tiếp của mình có hiệu quả hơn, được hiểu đúng hơn.
Tất nhiên, không phải tất cả việc giao tiếp đều có thể được chuẩn bị trước. Trong
tình huống này, việc chuẩn bị có nghĩa là bạn hiểu rõ được những gì đang diễn ra
để bạn có thể giao tiếp hiệu quả với nguồn hiểu biết bạn có, cả bằng lời nói và viết.
Chuẩn bị: Những gợi ý cho việc suy nghĩ trước:
Hãy tự hỏi những câu hỏi: Ai? Cái gì? Như thế nào? Khi nào? Ở đâu? Tại sao? Bạn
đang nói với ai? Niềm hứng thú, những phỏng đoán trước và giá trị của họ là như
thế nào? Họ có gì chung với những người khác; họ khác ở điểm nào?
- Bạn muốn giao tiếp cái gì? Một trong những cách để trả lời câu hỏi này là tự hỏi
chính bạn về “tiêu chuẩn thành công”. Làm sao để bạn biết rằng liệu bạn đã giao
tiếp thành công cái bạn nghĩ chưa và khi nào thì bạn làm được điều đó?
Bạn làm như thế nào để truyền đạt được tốt nhất thông điệp của mình? Trong
trường hợp này yếu tố ngôn ngữ là rất quan trọng, cũng giống như những yếu tố
khác đã nói ở trước. Hãy lựa chọn ngôn từ và những yếu tố phi ngôn ngữ khác bạn
có thể sẽ phải sử dụng với người tiếp nhận thông điệp của bạn. Hãy chuẩn bị phần
mở đầu, phần thân và phần kết thúc. Nếu có thời gian, hãy chuẩn bị cả các dụng cụ
hỗ trợ về nghe nhìn.
Khi nào? Vấn đề thời gian là rất quan trọng ở đây. Hãy tự rèn luyện cảm giác về
thời gian để mọi việc được diễn ra theo đúng sắp xếp của bạn. Có những lúc cần
phải nói nhưng cũng có những lúc cần phải im lặng. “Im lặng đôi khi còn tốt hơn là
nói nhăng nói quậy”.
Ở đâu? Bối cảnh tự nhiên của việc giao tiếp trong đầu bạn là gì? Bạn có thể cần có
thời gian để thăm quan trước nơi mình sẽ nói và có thể cần phải sắp xếp lại đồ đạc
ở đó. Hãy kiểm tra cả khả năng sử dụng các phương tiện nghe nhìn ở đó.
Tại sao? Để có thể biến những người nghe thành những người nghe và hiểu, bạn
phải biết lý do tại sao họ nên nghe bạn nói - và nếu có thể thì hãy nói điều đó cho
họ. Cái gì đã thuyết phục họ nghe bạn. Điều này cho người khác thấy được là bạn
biết chính bạn cũng hiểu được lý do bạn muốn có sự giao tiếp này - giá trị hay
niề m hứng thú mà bạn chuẩn bị nói ra vói họ.. Hãy luôn chính xác. Ngắn gọn.
Dùng những câu từ ngắn gọn. Nếu có thể hãy dùng thêm những ví dụ minh họa
ngắn gọn, dễ hiểu.
- Một cái nhìn sâu hơn về quá trình giao tiếp
Tại sao các kỹ năng giao tiếp lại quan trọng như vậy:
Mục đích của giao tiếp là truyển tải được những thông điệp. Đây là quá trình liên
quan đến cả người gửi và người nhận thông điệp. Quá trình này có khả năng bị
mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hơn
những thành phần khác tham gia vào quá trình này. Điều này tạo nên những rối
loạn không cần thiết và giảm hiệu quả.
Thực tế thì một thông điệp chỉ thật sự thành công khi cả người gửi và người nhận
điều lĩnh hội nó theo cùng một cách.
Bằng cách truyền đạt được thông điệp của mình đi một cách thành công, bạn đã
truyền đi được suy nghĩ cũng như ý tưởng của mình một cách hiệu quả. Khi không
thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái
đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những dào cản trên con
đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp.
Trong một cuộc điều tra mới đây về những thành viên mới của một công ty với
hơn 50000 nhân viên, người ta đã cho rằng kỹ năng giao tiếp là yếu tố mang tính
quyết định trong việc tuyển chọn một người quản lý. Cuộc điều tra do trường Đại
học Thương mại Pittsburgh của đã chỉ ra rằng các kỹ năng giao tiếp bao gồ m cả
việc trình bày nói và viết cũng như khả năng lam việc với người khác là những yếu
tố chính tạo nên thành công trong nghề nghiệp.
- Mặc dù càng ngày người ta càng nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của các kỹ
năng giao tiếp, nhiều cá nhân vẫn đang chật vật vì điều này, họ không thể trao đổi
những suy nghĩ và ý tưởng của họ một cách hiệu quả - cả ở dạng nói hay viết. Sự
hạn chế này khiến họ gần như không thể thể hiện được hết khả năng của mình
trong công việc cũng như không tiến thân được.
Truyền đạt được thông điệp của mình là yếu tố tối quan trọng để phát triển. Để làm
được điều này, bạn phải hiểu thông điệp của mình là gì, đối tượng của thông điệp
đó là ai, và thông điệp đó sẽ được lĩnh hội như thế nào. Bạn cũng cần phải cân
nhắc bối cảnh xung quanh có thể ảnh hưởng đến việc giao tiếp của mình ví dụ như
tình huống thực tế hay bối cảnh văn hóa.
Các kỹ năng giao tiếp - Tầm quan trọng của việc loại bỏ những rào cản:
Những rào cản trong giao tiếp có thể phát sinh trong bất kỳ giai đoạn nào của quá
trình giao tiếp (bao gồ m người gửi thông điệp, nội dung thông điệp, kênh truyền
thông điệp, người nhận thông điệp, và những phản hồi lại thông điệp - xem biểu đồ
bên dưới) và có nguy cơ gây nên sự hiểu lầm và lẫn lộn.
Chú giải: The Communications Process: Quá trình giao tiếp
Sender: Người gửi thông điệp
Message: Thông điệp
Channel: Kênh truyền thông điệp
Receiver: Người nhận thông điệp
Feedback: Những phản hồi
Context: Bối cảnh
- Để giao tiếp có hiệu quả và truyền đạt được thông điệp của mình mà không bị hiểu
lầm hay lúng túng, bạn phải cố gắng hạn chế những ảnh hưởng của các rào cản
ngay trong mỗi bước của quá trình bằng cách giao tiếp một cách rõ ràng, mạch lạc,
chính xác trên cơ sở có chuẩn bị chu đáo. Chúng tôi tuân theo các bước sau:
Người gửi...
Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự tin
tưởng. Trong lĩnh vực kinh doanh, điều này bao gồm việc thể hiện những hiểu biết
của bạn về chủ đề, người tiếp nhận và bối cảnh truyền đạt thồn điệp.
Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân hay nhóm
người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới). Việc không hiểu người
mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thể bị
hiểu sai.
Thông điệp...
Tiếp theo, hãy để tâm đến thông điệp của bạn. Các hình thức giao tiếp qua viết, nói
hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông
điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không nên được
đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêng của bạn. Thông điệp luôn luôn có cả
yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính
hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có những cuốn hút tình cảm,
qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động.
Kênh truyền đạt thông điệp...
- Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp mặt đối mặt,
gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo.
Người nhận thông điệp...
Những thông điệp sau được truyền đạt đến người nhận. Không nghi ngờ gì là bạn
sẽ trông chờ ở họ những phản hồi. Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp
cũng tham gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh
hưởng đến cách họ hiểu thông điệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông
điệp đó. Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trước những yếu tố này để hành
động một cách hợp lý.
Những phản hồi...
Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các hình thức khác đối với
thông điệp của bạn. Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện rõ
ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác thông điệp của bạn
hay không.
Bối cảnh...
Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh. Nó có thể bao
gồ m yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (ví dụ như văn
hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.).
Loại bỏ các rào cản trong mỗi bước của quá trình
- Để truyền đạt thông tin có hiệu quả, bạn phải cố phá bỏ những rào cản tồn tại trong
mỗi bước của quá trình giao tiếp.
Hãy bắt đầu với chính thông điệp của bạn. Nếu thông điệp của bạn quá dài dòng,
không có tổ chức chặt chẽ, hoặc có những thiếu sót thì nó có thể bị hiểu sai hoặc
dịch sai. Việc sử dụng không tốt ngôn ngữ khi nói cũng như các cử chỉ khi nói
cũng có thể gây nên điều tương tự.
Những rào cản trong bối cảnh có thể phát sinh do người tiếp nhận đưa ra quá nhiều
thông tin trong thời gian quá ngắn. Khi có cảm giác như vậy, ít thưòng tốt hơn là
nhiều. Tốt nhất là hãy chú ý đến yêu cầu về thời gian của người khác, đặc biệt là
trong xã hội bận rộn ngày nay. Một khi bạn hiểu điều này, bạn phải làm quen để
hiểu được nền văn hóa của người tiếp nhận thông điệp, hãy đảm bảo bạn có thể
chuyển đổi và truyền đạt thông điệp của mình tới những người có nền tảng khác
nhau, từ những nền văn hóa khác nhau.
5 Kỹ năng giao tiếp thiết yếu đối với các chủ doanh nghiệp
Kĩ năng 1: Nói
Kĩ năng nói không còn chỉ là một “điểm cộng” trong giới kinh doanh-nó đã trở
thành một yêu cầu thiết yếu. Vị trí của một người trong công ty càng cao thì kĩ
năng này lại càng trở nên cần thiết. Ngày nay, nói trước công chúng được xem như
một tiêu chuẩn để đánh giá các nhà điều hành cao cấp.
Tuy nhiên, ngay cả khi bạn không phải là một nhà điều hành cao cấp đứng diễn
- giải về một cuộc khủng hoảng trước các nhà quản lí hay các nhà đầu tư, bạn cũng
sẽ vẫn thường xuyên phải nói trước các đồng nghiệp của mình về những nhiệm vụ
hàng ngày của bản thân. Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp nhỏ thì có thể bạn sẽ
phải nói để nuôi sống bản thân - nói một cách khác - hàng ngày, bạn sẽ phải nói
chuyện với các khách hàng để bán được các sản phẩm hay dịch vụ của mình. Sự
thành bại trong các cuộc nói chuyện luôn có liên quan trực tiếp đến điểm cốt yếu
của bạn.
Chúng ta điều hiểu rõ chính những ai có khả năng gây ấn tượng mạnh đối với
những khách hàng tiềm năng của mình - chứ không phải người sáng sủa nhất hay
có năng lực nhất - sẽ là những người đi đầu trong vấn đề này. Những người có khả
năng nói tốt thường được đánh giá là thông minh hơn, có uy lực hơn và sẽ được
kính nể hơn so với những người khác.
Ngoài môi trường kinh doanh bạn cũng sẽ thường xuyên có cơ hội khai thác kĩ
năng nói của mình - đó có thể là tại các câu lạc bộ gây quỹ, các vấn đề liên quan
đến chính trị, hay tại các buổi liên hoan chia tay đồng nghiệp và bè bạn, hoặc trong
buổi phát biểu thay mặt cho các tổ chức phi lợi nhuận hoặc trong các vụ kiện.
Kĩ năng nói một cách hiệu quả không còn đơn thuần chỉ là một điều "có thì càng
hay" nữa - nó đã thực sự là một kĩ năng không thể thiếu đối với những người thành
công và đặc biệt là đối với các chủ doanh nghiệp thành đạt.
Kĩ năng 2: Nghe
Việc nghe có thể quyết định việc bán hay không bán đươc hàng, có được thêm hay
mất đi một khách hàng, khích lệ hay làm nản lòng các đồng nghiệp, nối lại hay phá
- huỷ một mối quan hệ công việc. Không chỉ đơn giản như một trạng thái thụ động
của con người, kĩ năng nghe còn là yếu tố quyết định sự thành bại của các chủ
doanh nghiệp hay nhà quản lí trong các hoạt động kinh doanh. Plutarch đã từng
nói: "Hãy học cách lắng nghe và bạn sẽ thu được rất nhiều từ những kẻ không biết
cách ăn nói".
Kĩ năng 3: Viết
Sớm hay muộn, mọi thứ quan trọng đều sẽ phải được viết ra. Tuy nhiên một điều
không may là đối với một số các chủ doanh nghiệp thì hầu hết những bài viết gai
góc nhất-hay ít nhất là các bản thảo của những người khác đang chờ soát lại -đều
dồn cả trên bàn của bạn: đơn đề nghị của những khách hàng lớn, các hợp đồng
cung ứng quan trọng, các công ty hợp doanh chiến lược, các tuyên bố về chính
sách của công ty, các thông cáo báo chí gửi tới công chúng, thư gửi đến các nhà
đầu tư. Bạn sẽ nhận được những gì bạn nói, do vậy cần phải viết một cách rõ ràng,
ngắn gọn và chính xác.
Kĩ năng 4: Điều hành một cuộc họp
Các cuộc họp có thể giúp cho mọi thứ trở nên ổn thoả song nó cũng có thể ngốn
mất 15 tiếng một tuần ngay cả với những ai có khả năng quản lí thời gian tốt nhất.
Các chủ doanh nghiệp cần gặp gỡ với các khách hàng của mình để kí các hợp đồng
lớn, gặp gỡ các nhà cung cấp để thương lượng về các điều khoản có lợi hơn, gặp
gỡ các thành viên trong nhóm để định ra chiến lược mới cho quý hay cho năm sau,
điều hành các cuộc họp với ban lãnh đạo để giải quyết các vấn đề phát sinh hàng
ngày. Khả năng tổ chức lãnh đạo các cuộc họp tốt ra sao sẽ quyết định việc ai sẽ
làm theo bạn và họ sẽ thu được điều gì - tiêu phí thời gian hay thu được lợi nhuận.
nguon tai.lieu . vn
