Xem mẫu
- Chương 4
KIỂM SOÁT SỬ DỤNG THỜI GIAN
VÀ KHẮC PHỤC LÃNG PHÍ THỜI GIAN
Mỗi lần phân vân là mỗi lần chậm trễ và ngày tháng sẽ chỉ để nuối
tiếc những ngày đã mất. Chỉ có suy nghĩ thì tâm trí mới được hâm nóng -
Chỉ có bắt đầu thì công việc mới được hoàn thành
(Johann Wolfgang Von Goethe)
Mục tiêu của chƣơng:
Về kiến thức: Cung cấp những kiến thức cơ bản về kiểm soát sử
dụng thời gian và khắc phục lãng phí thời gian, các giải pháp, kỹ thuật
đƣợc sử dụng để vƣợt qua những sai lầm trong sử dụng thời gian.
Về kỹ năng: Rèn luyện kỹ năng kiểm soát sử dụng thời gian, kỹ
năng lập và phân tích nhật ký làm việc, kỹ năng phát hiện các lãng phí
thời gian; Trau dồi kỹ năng và phƣơng pháp lập kế hoạch và xác định ƣu
tiên công việc, vƣợt qua sự trì hoãn; kỹ năng nói “không” tránh ôm đồm
công việc; rèn luyện kỹ năng kiểm soát sự phân tán trong công việc; Kỹ
năng tổ chức cuộc họp hiệu quả; Kỹ năng sử dụng hòm thƣ điện tử, mạng
xã hội và công nghệ tối ƣu; Kỹ năng tổ chức, sắp xếp không gian làm
việc.
Về thái độ: Rèn luyện chủ động trong phát hiện lãng phí thời
gian; ý chí, thái độ tích cực để từng bƣớc giảm bớt và dẫn đến xoá bỏ sự
lãng phí thời gian, để sử dụng thời gian có hiệu suất công việc cao.
Tình huống dẫn nhập:
CHỮA CHÁY CÔNG VIỆC
189
- Tuấn làm việc trong một công ty chuyên sản xuất và bán đồng hồ
đo điện. Anh mô tả công việc của mình giống nhƣ việc "chữa cháy". Cứ
một "khủng hoảng" vừa chấm dứt thì một "khủng hoảng" khác lại tới.
"Tôi dƣờng nhƣ không bao giờ có đƣợc một phút rảnh rỗi nào kể từ lúc
đặt chân đến công ty cho đến tận lúc tôi về nhà. Ban giám đốc luôn luôn
muốn mọi việc phải đƣợc hoàn tất từ ngày hôm qua rồi. Toàn những việc
đại loại nhƣ "ở đây lại trục trặc rồi, Tuấn ơi! Anh giải quyết việc này
đƣợc không?" hoặc "Tuấn ơi, anh kiểm tra lƣợng tồn kho giúp tôi đƣợc
không? Việc này quan trọng đấy!" Hay nhƣ "Chúng ta phải giao các mặt
hàng này cho khách vào thứ Tƣ rồi. Việc này rất khẩn, ƣu tiên hàng đầu
đấy!" Tôi có thể nói với các bạn rằng mọi việc ở đây đều thuộc loại ƣu
tiên hàng đầu". Việc vội vàng xử lý hết vụ việc này đến vụ việc khác và
đối phó với bất cứ vấn đề nào là sức ép lớn nhất về mặt thời gian và ta
thƣờng gọi đó là việc chữa cháy.
Yêu cầu:
1. Hãy xác định nguyên nhân của các cuộc "khủng hoảng" mà Tuấn
gặp phải?
2. Làm thế nào để Tuấn giải thoát đƣợc việc "chữa cháy"?
4.1. Kiểm soát sử dụng thời gian
4.1.1. Khái niệm kiểm soát sử dụng thời gian
Kiểm soát đƣợc hiểu là việc xem xét, phân tích để từ đó có đƣợc
các nhận định về những ƣu điểm, hạn chế hay những nhận xét liên quan
đến đối tƣợng, nội dung nào đó cần đƣợc kiểm soát.
Kiểm soát sử dụng thời gian được hiểu là quá trình thu thập thông
tin để phân tích cách thức sử dụng thời gian, tìm ra những sai lầm và
nguyên nhân gây ra lãng phí thời gian.
Từ khái niệm trên nhận thấy:
Một là, kiểm soát sử dụng thời gian là một quá trình. Quá trình
kiểm soát cách thức sử dụng thời gian bao gồm việc xem xét về cách
190
- thức phân bổ công việc, phân chia thời gian triển khai thực hiện công
việc dựa trên việc phân tích các thông tin liên quan trong kế hoạch sử
dụng thời gian, nhật ký công tác... để từ đó xác định lãng phí sử dụng
thời gian và nguyên nhân của những lãng phí này.
Hai là, mục tiêu của kiểm soát sử dụng thời gian là giúp chỉ ra
đƣợc thực trạng và khả năng sử dụng thời gian của bản thân nhƣ thế nào,
những ƣu điểm và hạn chế trong cách sử dụng thời gian làm cơ sở tiến
hành những điều chỉnh cần thiết nhằm sử dụng thời gian một cách hợp
lý và khoa học hơn.
Ba là, kiểm soát sử dụng thời gian là quá trình diễn ra thƣờng
xuyên, liên tục bao gồm cả kiểm soát trƣớc khi thực hiện công việc,
trong khi thực hiện công việc và sau khi thực hiện công việc. Việc kiểm
soát cách thức sử dụng thời gian trƣớc khi các hoạt động triển khai công
việc đƣợc diễn ra giúp tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh từ khi lên ý
tƣởng, xây dựng kế hoạch hành động nhằm có cách thức phòng ngừa
trƣớc. Kiểm soát cách thức sử dụng thời gian trong khi thực hiện công
việc chính là theo dõi tiến trình triển khai kế hoạch, đặt trong bối cảnh
thực tế với những sự tác động khác nhau của môi trƣờng biến đổi không
ngừng để kịp thời phát hiện ra những sai lệch nếu có. Kiểm soát cách
thức sử dụng thời gian sau khi thực hiện công việc là việc xem xét kết
quả thực hiện công việc cuối cùng, cung cấp các thông tin cần thiết, rút
ra bài học kinh nghiệm để điều chỉnh cho các kế hoạch sử dụng thời gian,
cách thức tổ chức sử dụng thời gian tiếp theo.
4.1.2. Vai trò của kiểm soát sử dụng thời gian
Kiểm soát sử dụng thời gian giúp cá nhân/tổ chức chủ động điều
chỉnh kế hoạch sử dụng thời gian cho phù hợp hơn. Mặc dù các kế hoạch
chiến lƣợc, kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngày, tuần đã đƣợc xây dựng
song với sự tác động của các yếu tố môi trƣờng và thực tế quá trình triển
khai có thể phát hiện ra những bất cập trong kế hoạch. Từ đó, chúng ta có
những điều chỉnh kế hoạch một cách kịp thời.
191
- Kiểm soát sử dụng thời gian là căn cứ quan trọng để điều chỉnh
hoạt động tổ chức triển khai sử dụng thời gian một cách hợp lý nhằm đạt
đƣợc mục tiêu mong muốn. Kiểm soát sử dụng thời gian sẽ giúp mỗi cá
nhân trả lời câu hỏi về tính hiệu quả trong sử dụng thời gian của mình,
phát hiện những sai lầm trong sử dụng thời gian và tìm hiểu rõ nguyên
nhân của lãng phí thời gian để từ đó có những biện pháp khắc phục kịp
thời. Điều này giúp mỗi cá nhân sử dụng thời gian hiệu quả hơn và có
thời gian cân bằng công việc, cuộc sống và cải thiện chất lƣợng cuộc
sống, công việc. Qua quá trình kiểm soát cách thức sử dụng thời gian,
bản thân mỗi ngƣời sẽ biết đƣợc những công việc cần trực tiếp thực hiện,
những công việc cần ủy thác để mang lại hiệu quả cao. Trên cơ sở đó,
ngƣời đƣợc ủy thác cũng có cơ hội để thực hiện công việc nhằm cải thiện
năng lực, mở rộng sự hiểu biết và làm giàu công việc bản thân.
Kiểm soát sử dụng thời gian giúp nắm bắt các mô hình sử dụng thời
gian tối ƣu để từ đó có những điều chỉnh cho phù hợp nhằm giảm thiểu
chi phí, lãng phí về thủ tục hành chính thông qua việc tạo ra môi trƣờng
làm việc chuyên nghiệp. Thời gian là nguồn lực quý giá của tổ chức và
của mỗi ngƣời, do đó kiểm soát cách thức sử dụng thời gian giúp phát
hiện những lãng phí của bản thân và tổ chức trong quá trình làm việc, từ
đó rút kinh nghiệm và có những điều chỉnh, cải tiến trong các công việc
tiếp theo.
4.1.3. Kiểm soát năng lực sử dụng thời gian
Việc xem xét, kiểm soát năng lực sử dụng thời gian của bản thân là
quan trọng và cần thiết đƣợc thực hiện bởi thông qua đó, mỗi ngƣời có
thể quan sát, phân tích cách thức chúng ta đang sử dụng thời gian nhƣ thế
nào, phát hiện ra những hành vi, thói quen, kỹ năng có tác động cả tích
cực và tiêu cực đến năng suất công việc, đến mục tiêu cần hoàn thành.
Chúng ta dành phần lớn thời gian trong ngày để làm gì? Mỗi ngày thực
hiện đƣợc bao nhiêu việc trong danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện?
Cách thức chúng ta giải quyết các công việc của mình nhƣ học tập, họp
hành... nhƣ thế nào? Chính hoạt động nhìn lại quá trình sử dụng thời
192
- gian, xem xét các thói quen hàng ngày trong công việc và cuộc sống giúp
mỗi cá nhân kiểm soát đƣợc khả năng sử dụng thời gian của mình để có
những điều chỉnh kịp thời, tăng tính khoa học và hiệu quả của sử dụng
nguồn lực thời gian.
Mục tiêu: Mục tiêu của kiểm soát năng lực sử dụng thời gian là
nhằm đo lƣờng khả năng sử dụng thời gian của mỗi ngƣời, xem xét kết
quả các công việc mà ngƣời đó thực hiện đƣợc trong khoảng thời gian
nhất định với các hao phí nguồn lực khác, các kỹ năng tổ chức, triển khai
công việc và thái độ đối với công việc, cuộc sống. Kiểm soát năng lực sử
dụng thời gian đƣợc thực hiện làm cơ sở cho việc điều chỉnh kế hoạch
làm việc, cải tiến cách thức tổ chức sử dụng thời gian nhằm đạt hiệu quả
công việc cao hơn. Đồng thời đây cũng là hoạt động cần thiết để bản thân
nhìn nhận lại khả năng sử dụng thời gian của mình, tiếp tục học tập, rèn
luyện các kiến thức, kỹ năng liên quan đến quản trị thời gian để nâng cao
năng lực sử dụng thời gian của mình.
Chu kỳ: Chu kỳ là đơn vị đo thời gian, đƣợc hiểu là khoảng thời
gian giữa hai lần lặp lại liên tiếp của một sự việc, hay thời gian để kết
thúc một vòng quay, một chu trình. Trên thực tế, việc kiểm soát năng lực
sử dụng thời gian đƣợc tiến hành liên tục, hàng ngày để có thể nhìn nhận
đƣợc chính xác khả năng sử dụng thời gian của bản thân cũng nhƣ nhanh
chóng phát hiện ra những điểm bất hợp lý để có thể có đƣợc những điều
chỉnh kịp thời, mang lại hiệu quả cao. Việc kiểm soát năng lực sử dụng
thời gian đƣợc tiến hành cuối mỗi ngày để có thể lập đƣợc kế hoạch làm
việc của ngày tiếp theo, cuối mỗi tuần, mỗi tháng để có thể xây dựng
đƣợc kế hoạch làm việc của tuần, tháng tiếp theo. Hay khi kết thúc một
dự án, một chƣơng trình, kiểm soát năng lực sử dụng thời gian cũng cần
đƣợc thực hiện.
Tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn kiểm soát năng lực sử dụng thời gian là bộ
thƣớc đo về mức độ hiệu quả trong sử dụng thời gian để thực hiện các kế
hoạch học tập, làm việc, cuộc sống của mỗi cá nhân. Tuỳ thuộc vào vị trí
193
- công việc, nhiệm vụ thực hiện mà có các tiêu chuẩn phù hợp để kiểm
soát năng lực sử dụng thời gian. Tiêu chuẩn kiểm soát năng lực sử dụng
thời gian bao gồm cả các tiêu chuẩn định tính và tiêu chuẩn định lƣợng.
Khi kiểm soát năng lực sử dụng thời gian hàng ngày, hàng tuần chúng ta
có thể sử dụng ít tiêu chuẩn kiểm soát hơn và tập trung vào khối lƣợng
công việc đƣợc hoàn thành; Khi kiểm soát năng lực sử dụng thời gian
theo quý, năm thì các tiêu chuẩn kiểm soát năng lực sử dụng thời gian
bên cạnh việc xem xét mức độ hoàn thành công việc, hỗ trợ thực hiện
mục tiêu còn cần xem xét đến cả năng lực làm việc, sự cân bằng trong
cuộc sống cá nhân - công việc... Khi kiểm soát tính hiệu quả trong sử
dụng thời gian có thể xem xét thông qua các biểu hiện:
- Tỷ lệ thời gian phân bổ cho các công việc cụ thể nhƣ thế nào? Có
tuân thủ theo các mô hình tổ chức triển khai sử dụng thời gian không?
- Số lƣợng các công việc đã hoàn thành trên tổng số các công việc
đã đƣợc lên kế hoạch trong một khoảng thời gian nhất định;
- Số lƣợng công việc bị trì hoãn, không triển khai theo kế hoạch;
- Số lƣợng công việc hoàn thành chậm tiến độ;
- Kết quả thực hiện các công việc nhƣ thế nào, có đáp ứng yêu cầu
hay không, có hỗ trợ cho mục tiêu đề ra hay không?
- Có thực hiện đƣợc mục tiêu đề ra hay không?
- Các công việc cá nhân, gia đình của bạn diễn ra nhƣ thế nào? Bạn
có thời gian cho gia đình, cho sở thích cá nhân hay không...?
- Trạng thái cảm xúc, nguồn năng lƣợng của bản thân nhƣ thế nào?
- ....
Phương pháp: Các phƣơng pháp có thể sử dụng để kiểm soát năng
lực sử dụng thời gian bao gồm:
Phƣơng pháp phân tích nhật ký công việc: Dựa trên nhật ký công
việc đã ghi chép lại toàn bộ các công việc đƣợc thực hiện cùng với thời
194
- gian dành cho các công việc đó, tiến hành phân loại công việc, tổng hợp
và so sánh, đối chiếu với mô hình tổ chức triển khai sử dụng thời gian để
thấy đƣợc tính hợp lý/chƣa hợp lý trong việc sử dụng thời gian, từ đó
kiểm soát đƣợc năng lực sử dụng thời gian.
Phƣơng pháp quan sát: Tự bản thân theo dõi, ghi chép lại tiến trình
thực hiện công việc, hiệu quả công việc, theo dõi trạng thái năng lƣợng,
cảm xúc của bản thân để đƣa ra đƣợc nhận định về năng lực sử dụng
thời gian.
Phƣơng pháp làm bài trắc nghiệm kiểm soát năng lực: Tiến hành
trả lời các câu hỏi trong bài trắc nghiệm, tính tổng điểm và so sánh với
kết quả để biết về năng lực sử dụng thời gian của bản thân.
Nhiều tác giả đã đề xuất các câu hỏi, bài trắc nghiệm để kiểm soát
năng lực sử dụng thời gian của mỗi ngƣời. Ví dụ, trong cuốn sách Cẩm
nang kinh doanh Harvard - Quản lý thời gian (2011), của trƣờng Kinh
doanh Harvard đã đƣa ra 7 câu hỏi gợi ý để kiểm soát xem một ngƣời có
đang chịu áp lực về thời gian hay không, bao gồm:
Câu hỏi 1: Khi vào thang máy, bạn có nhấn nút đóng cửa thay vì
chờ thang máy tự động đóng không
Câu hỏi 2. Bạn có thƣờng chỉnh lại đồng hồ đeo tay và treo tƣờng
để thời gian chính xác không?
Câu hỏi 3. Bạn có chuẩn bị hay nấu nƣớng hơn 30% bữa tối không?
Câu hỏi 4. Bạn có thấy mình phải làm nhiều việc ở chỗ học/làm
không?
Câu hỏi 5. Bạn có bận rộn đến không thể đi dạo vào buổi trƣa/tối
dù bạn biết cần làm nhƣ vậy để có một cơ thể cân đối và khỏe mạnh?
Câu hỏi 6. Bạn có ăn khi đang lái xe không
Câu hỏi 7. Nếu có ngƣời thông báo rằng bố của bạn đang phải đƣa
vào bệnh viện vì chứng đau ngực, ý nghĩ đầu tiên của bạn là về sức khỏe
195
- của bố và việc đến bệnh viện, ý nghĩ tiếp theo có phải là về một đống
công việc trong kế hoạch của bạn?
Nếu câu trả lời là “Có” cho đa số các câu hỏi trên, điều đó có nghĩa
là ngƣời trả lời đang phải chịu áp lực về thời gian, còn có những hạn chế
trong năng lực sử dụng thời gian của bản thân.
Một ví dụ khác đƣợc sử dụng để kiểm soát năng lực sử dụng thời
gian của nhà quản trị nhƣ sau:
Lần lƣợt đƣa ra lựa chọn phù hợp nhất với 32 mệnh đề sau đây với
cách thức cụ thể nhƣ sau: nếu câu trả lời là “không bao giờ hoặc hiếm
khi” đánh dấu vào ô số 1; nếu câu trả lời là “thỉnh thoảng”, đánh dấu
vào ô số 2; nếu câu trả lời là “thƣờng xuyên”, đánh dấu vào ô số 3 và nếu
câu trả lời là “luôn luôn”, đánh dấu vào ô số 4. Sau đó cộng các điểm số
lại để xem tổng điểm và chiếu theo Bảng phân tích, tìm ra những lĩnh
vực cần hoàn thiện.
Mức độ
STT Mệnh đề
1 2 3 4
1 Tôi đến đúng giờ và chuẩn bị
cho cuộc họp
2 Trong phòng họp, tôi để đồng hồ
ở nơi có thể dễ dàng nhìn thấy
3 Những cuộc họp do tôi tổ chức
đạt mục tiêu đề ra
4 Những cuộc họp do tôi tổ chức
kết thúc đúng giờ
5 Tôi bóc thƣ ngay khi nhận
tại bàn làm việc
6 Tôi đọc lƣớt qua bất kỳ tờ báo nào có liên
quan và những bài viết trên báo
7 Tôi rút tên ra khỏi danh sách những ngƣời
mua báo đối với những tờ báo hay tạp chí
196
- Mức độ
STT Mệnh đề
1 2 3 4
mà tôi không đọc
8 Tôi đọc những bức fax ngay trong ngày
nhận nó
9 Tôi có thể hoàn thành công việc nếu
không bị đồng nghiệp làm gián đoạn
10 Tôi xác định đƣợc là bao nhiêu lần trong
một ngày công việc của tôi có thể bị gián
đoạn
11 Tôi dành ra một khoảng thời gian nào đó
để tiếp các đồng nghiệp
12 Khi cần có những suy nghĩ mang tính
chiến lƣợc, tôi đóng cửa văn phòng làm
việc
13 Tôi thông báo cho những ngƣời gọi điện
thoại cho tôi biết rằng tôi sẽ gọi lại để trả
lời họ và tôi thực hiện điều đó
14 Tôi hạn định một khoảng thời gian nào đó
trong ngày cho những cuộc gọi điện thoại
15 Tôi cho phép một đồng nghiệp hay thƣ ký
nhận giúp các cuộc gọi điện thoại gọi đến
16 Tôi quyết định đƣợc số cuộc gọi trong
một ngày mà tôi có thể nhận
17 Đối với những bản ghi nhớ nội bộ, tôi đọc
lƣớt qua ngay khi nhận nó
18 Sau đó tôi sẽ đọc kỹ từ đầu đến cuối bản
ghi nhớ đó
19 Số lƣợng thƣ từ tài liệu trong khay đựng
hồ sơ đƣợc tôi duy trì ở mức độ có thể xử
lý đƣợc
20 Đối với tất cả những hồ sơ, sổ sách không
còn sử dụng nữa, tôi chuyển đi nơi khác
197
- Mức độ
STT Mệnh đề
1 2 3 4
và không để trên bàn làm việc của mình
21 Tôi giao bớt những công việc mà tôi có
thể làm đƣợc cho những đồng nghiệp
22 Tôi theo dõi công việc mà tôi đã bàn giao
23 Tôi khuyến khích các nhân viên cấp dƣới
viết những bản báo cáo không quá một
trang giấy
24 Tôi xem xét những ai đƣợc phép biết
những thông tin nội bộ
25 Tôi cân đối đƣợc khoảng thời gian dành
cho suy nghĩ và thời gian dành cho hành
động
26 Tôi liệt kê những công việc cần phải làm
trong một ngày
27 Tôi dành một khoảng thời gian nào đó cho
công việc mỗi ngày và không để nó vƣợt
qua con số này
28 Tôi cố gắng giữ liên lạc với các nhân viên
của mình
29 Tôi lƣu tâm đến những ƣu điểm của mỗi
đồng nghiệp
30 Tôi chắc rằng bản thân mình đã nắm bắt
đƣợc công nghệ thông tin mới nhất
31 Thƣ điện tử (email) đƣợc lƣu lại để tôi có
thể đọc lại sau
32 Tôi quản lý công việc nhà bằng máy tính
Nếu tổng số điểm trong khoảng:
198
- 32-64: Cần phải học cách sử dụng thời gian cho hữu ích hơn và
phải giảm bớt những khoảng thời gian làm việc quá căng thẳng nhƣng
không hiệu quả.
65-95: Đã có khả năng quản lý thời gian khá hợp lý nhƣng cần phải
trau dồi hơn.
96-128: Sử dụng thời gian hiệu quả, nên tìm kiếm những phƣơng
pháp mới để làm sao cho việc thực hiện công việc của bạn đƣợc hợp lý
hơn nữa.
Một số bài kiểm tra trắc nghiệm khác đƣợc sử dụng để kiểm soát
năng lực sử dụng thời gian của mỗi ngƣời xem thêm trong Phụ lục 01.
Nhƣ vậy thông qua kiểm soát năng lực sử dụng thời gian của bản
thân giúp xác định đƣợc khả năng sử dụng thời gian và trong trƣờng hợp
còn có những hạn chế thì đòi hỏi cần có sự phân tích, kiểm soát sử dụng
thời gian thực tế so với các mô hình phân bổ thời gian tối ƣu để phát hiện
những lãng phí thời gian, trên cơ sở đó có các biện pháp khắc phục cho
phù hợp.
4.1.4. Kiểm soát sử dụng thời gian thực tế so với các mô hình
phân bổ thời gian
Để kiểm soát tình hình sử dụng thời gian và phát hiện ra những sai
lầm trong cách thức sử dụng thời gian, cần căn cứ vào việc phân chia
thời gian thực tế cho các nhóm công việc đã đƣợc triển khai. Thời gian
sử dụng thực tế cho các công việc đƣợc tổng hợp thông qua hoạt động
phân tích nhật ký công việc. Sau đó tiến hành so sánh giữa thời gian sử
dụng thực tế với thời gian đặt ra trong kế hoạch và so sánh việc phân bổ
thời gian thực tế với mô hình phân bổ thời gian tối ƣu đã đƣợc trình bày
chƣơng 3.
a. Phân tích nhật ký công việc
Nhật ký công việc là tài liệu ghi chép lại toàn bộ các công việc
đƣợc thực hiện trong ngày và thời gian để thực hiện mỗi công việc đó.
Phân tích nhật ký công việc giúp chúng ta nhìn nhận đƣợc thời gian thực
199
- sự đã sử dụng cho từng nhóm công việc, kiểm soát đƣợc tính hiệu quả
trong sử dụng thời gian đồng thời từ đó có thể chỉ ra những điểm chƣa
hợp lý khi sử dụng thời gian.
a1. Lập nhật ký công việc
Một cách quan trọng để quản lý thời gian đó là bản thân cần tự
nhận thức đƣợc mình đang sử dụng quỹ thời gian nhƣ thế nào. Chúng ta
có thể kiểm tra chính xác điều này bằng cách ghi lại chi tiết từng công
việc trong ngày. So với việc ƣớc lƣợng thời gian đã dành cho các công
việc thì việc ghi chép tỉ mỉ lại công việc đã làm là ƣu việt hơn.
Lợi ích của lập nhật ký công việc: Đầu tiên, nhật ký công việc giúp
có đƣợc kết quả chính xác về thời gian đã sử dụng. Nếu không ghi chép
lại các công việc đã làm trong một ngày, chúng ta thƣờng chỉ nhớ những
việc quan trọng mình đã làm và thời gian sử dụng một cách tƣơng đối
trong khi lại dễ bỏ sót thời gian dành cho những việc nhỏ nhƣ giải lao
uống cà phê, đọc tin tức giải trí, nói chuyện cùng bạn bè đồng nghiệp...
mà đôi khi những việc này lại tốn khá nhiều thời gian. Bên cạnh đó, nhật
ký công việc là cơ sở để theo dõi, kiểm soát kết quả công việc và thiết
lập kế hoạch làm việc trong khoảng thời gian tiếp theo. Nhật ký công
việc không chỉ giúp ghi lại toàn bộ công việc đã làm và thời gian sử dụng
cho mỗi việc đó trong ngày mà còn giúp khám phá và phát triển khả năng
của bản thân khi nhìn nhận mình đã làm đƣợc đến đâu, mình có thể làm
tốt hơn điều gì vào ngày tiếp sau. Ngoài ra, nhật ký công việc còn giúp
ghi chép lại những ý tƣởng sáng tạo, những phát hiện mới trong quá trình
làm việc và giúp duy trì thái độ tích cực. Khi chứng kiến kết quả làm
việc mỗi ngày, các thành tích trong công việc ngày một tốt hơn, hiệu suất
công việc cao hơn sẽ khiến bản thân vui vẻ, tinh thần tích cực từ đó đạt
đƣợc thành công dễ dàng hơn.
Công cụ lập nhật ký công việc: Ngƣời lập nhật ký công việc có thể
sử dụng công cụ truyền thống hoặc sự hỗ trợ của công nghệ để ghi chép
lại một cách đầy đủ, chi tiết quá trình làm việc. Với công cụ truyền
200
- thống, cần chuẩn bị một cuốn sổ tay phù hợp cùng với bút viết để luôn
thuận tiện mang theo ngƣời. Với sự hỗ trợ của công nghệ, sổ nhật ký
công việc có thể đƣợc mở trên ứng dụng Word, Excel hoặc một số phần
mềm ứng dụng khác. Nhật ký công việc dƣới dạng bản mềm thƣờng
đƣợc ƣa chuộng hơn do dễ dàng trong quản lý, lƣu trữ và sử dụng, tuy
nhiên tuỳ vào điều kiện và sự phù hợp của mỗi cá nhân mà lựa chọn công
cụ ghi nhật ký làm việc để thuận tiện và có hiệu quả.
Để kiểm soát đƣợc cách thức sử dụng thời gian qua phân tích nhật
ký công việc thì nhật ký làm việc cần đƣợc ghi chép trong khoảng thời
gian đủ dài, có thể là 3 ngày hoặc tốt hơn là trong vòng một tuần để có
đủ thông tin. Các ngày ghi nhật ký công việc cần là những ngày làm việc
điển hình, không nên là những ngày có các hoạt động đột xuất, khác
thƣờng nhƣ chuyến công tác, đi du lịch, nghỉ ngơi...
Cách thức lập nhật ký công việc: Lập nhật ký công việc đƣợc tiến
hành nhƣ sau:
(i) Thiết kế sổ nhật ký công việc. Tuỳ vào công cụ sử dụng, nhật ký
công việc có thể đƣợc thiết kế trên sổ sách truyền thống hay bằng bản
mềm. Bảng nhật ký công việc thƣờng gồm các nội dung cơ bản sau đây:
Tên ngƣời thực hiện công việc, ngày ghi chép nhật ký, thời gian bắt đầu -
thời gian kết thúc của công việc, tên công việc thực hiện, tổng thời gian
đã sử dụng để xử lý cho mỗi công việc đó, kiểm soát kết quả/mức độ
hoàn thành công việc, xác định mức độ ƣu tiên của công việc...
Hộp 4.1: Mẫu nhật ký công việc
Họ và tên:...………………………… Ngày:…………………….
Thời Thời Kết quả
Tên công Mức độ Ghi
STT gian gian sử công
việc ƣu tiên chú
bắt đầu dụng việc
1.
201
- 2.
3.
4.
...
(ii) Tiến hành ghi chép: Bắt đầu ngày mới, ghi lại lần lƣợt các công
việc đƣợc tiến hành theo thời gian bắt đầu thực hiện. Mỗi lần thay đổi
hoạt động, bắt đầu một công việc mới kể cả những việc nhỏ nhƣ dọn dẹp,
giải lao, kiểm tra tin nhắn... đều cần ghi lại, không đƣợc bỏ sót. Khi ghi
tên công việc, nên phân loại và xếp vào những mục cụ thể nhƣ email,
việc giấy tờ, kế hoạch, hội họp... để thuận lợi cho việc phân tích nhật ký
làm việc ở bƣớc tiếp theo. Khi chuyển sang làm một công việc khác, cần
tính và điền thời gian sử dụng cho công việc trƣớc đó, sơ lƣợc kết quả
công việc đạt đƣợc hoặc mô tả tình trạng của công việc. Đồng thời, xác
định mức độ ƣu tiên của công việc này dựa trên các mô hình tổ chức
triển khai sử dụng thời gian đã đƣợc giới thiệu ở trên.
Bảng 4.1: Ví dụ nhật ký công việc
Thời Thời
gian gian sử Mức
STT Tên công việc Kết quả
bắt dụng ƣu tiên
đầu (phút)
Chờ máy tính 3 C
1 8:42
khởi động
Email: kiểm tra 15 Hoàn thành B
2 8:45
và trả lời
Giải lao: uống cà phê 9 C
3 9:00
tán gẫu
202
- Thời Thời
gian gian sử Mức
STT Tên công việc Kết quả
bắt dụng ƣu tiên
đầu (phút)
Chờ họp: dọn bàn 6 C
4 9:09
làm việc
Họp: nhóm giới thiệu 60 Phân tích A
sản phẩm thêm về
5 9:15
khách hàng
tiềm năng
Giải lao: cà phê, email 15 C
6 10:15
cá nhân
Điện thoại: xác nhận 12 B
7 10:30
ăn trƣa
Điện thoại: 8 B
8 10:42
phòng kỹ thuật
Hòm thƣ điện tử: 3 C
9 10:50
Trả lời khách hàng
10 10:53 Internet: Xem tin tức 7 C
Chuẩn bị: Cuộc gặp 8 B
11 11:00
ăn trƣa
Họp: Bàn kế hoạch chia 32 C
12 11:08
tiền
Di chuyển: Ra ngoài 120 B
13 11:40
ăn trƣa
a2. Phân tích tình hình phân bổ và sử dụng thời gian
203
- Trong tổng số 24 giờ/1 ngày, một ngƣời đi làm sẽ dành khoảng 8
giờ cho việc ngủ, 9 giờ cho việc đi lại và làm việc, 1 giờ cho việc ăn
uống, 30 phút cho việc tập thể dục, 2 giờ cho việc nghỉ trƣa và giải trí,
30 phút dành cho bạn bè, 3 giờ cho công việc làm thêm, hoặc chăm sóc
con cái, dành cho gia đình... Theo một cuộc khảo sát, 89% số ngƣời trả
lời thừa nhận họ đã lãng phí thời gian khi làm việc, trong đó 31% lãng
phí khoảng 30 phút/ngày, 31% khác lãng phí 1 giờ/ngày, 16% lãng phí
3 giờ/ngày, 2% lãng phí 4 giờ/ngày và 2% lãng phí từ 5 giờ/ngày trở
lên. Vậy chúng ta đã lãng phí bao nhiêu thời gian trong ngày? Theo
dõi hoạt động hàng ngày của bản thân giúp có cái nhìn tổng thể
khoảng thời gian dành cho các hoạt động khác nhau. Đây là bƣớc đầu
tiên để quản lý thời gian
hiệu quả.
Việc so sánh, kiểm soát kết quả sử dụng thời gian là cần thiết và
cần đƣợc tiến hành định kỳ để có những điều chỉnh thích hợp đảm bảo
đạt đƣợc kết quả nhƣ mong muốn. Nên dành thời gian 5-10 phút mỗi
cuối ngày và 15-30 phút mỗi cuối tuần để xác định tình hình phân bổ thời
gian cho các công việc dựa trên dữ liệu từ nhật ký công việc. Việc kiểm
soát hàng tuần là thời điểm tốt để rà soát lại diễn biến và tập trung vào
kết quả công việc của tuần cũng nhƣ xem xét định kỳ tiến bộ. Từ nhật ký
công việc, tiến hành phân tích tình hình phân bổ thời gian trên các khía cạnh
sau:
(i) So sánh thời gian thực hiện công việc theo kế hoạch và thời gian
thực tế triển khai công việc: Khi đó có thể có 3 trạng thái xảy ra là thời
gian thực tế bằng thời gian theo kế hoạch; Thời gian thực tế triển khai
công việc ngắn hơn so với thời gian theo kế hoạch; Thời gian thực tế lớn
hơn so với kế hoạch, khi đó cần phân tích nguyên nhân chủ quan và
khách quan để xảy ra tình trạng làm cơ sở đƣa ra các giải pháp khắc
phục.
204
- Bảng 4.2: Mẫu so sánh thời gian thực hiện công việc
Ƣớc tính
Thời Thời
Thời gian Thời có sát
điểm bắt điểm bắt
Công việc sử dụng gian kết thực tế
đầu dự đầu trên
dự kiến thúc không
kiến thực tế
(+/- phút)
1.
2.
3.
4.
...
(ii) So sánh phân bổ thời gian sử dụng thực tế cho từng nhóm công
việc với các mô hình phân bổ thời gian tối ưu: Phân chia các công việc
đã tiến hành thành các nhóm công việc theo cách tiếp cận của các mô
hình sử dụng thời gian tối ƣu, ví dụ nhƣ nhóm công việc P1, P2, P3, P4
của ma trận Eisehower; nhóm công việc A, B, C theo nguyên lý Pareto,
nhóm công việc theo mức độ quan trọng, nhóm công việc theo mức độ
xuất hiện... Sau đó tính tổng thời gian đã phân bổ cho mỗi nhóm công
việc và tiến hành so sánh với thời gian phân bổ của mô hình để từ đó
phát hiện những sai lệch nếu có, chẳng hạn nhƣ đã tiêu tốn nhiều thời
gian hơn cho việc đi lại hoặc làm những nhiệm vụ thƣờng nhật, dành ít
thời gian hơn mức cần thiết cho việc lập kế hoạch hay suy nghĩ...
(iii) Kiểm soát hiệu quả công việc: Ngoài việc so sánh thời gian
thực hiện, so sánh việc phân bổ thời gian, có thể kiểm soát hiệu quả công
việc thông qua trả lời các câu hỏi xác định nhƣ: Tình hình thực hiện công
việc nhƣ thế nào? Những công việc nào đã diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch
và công việc nào có thể làm tốt hơn Có công việc nào đƣợc ƣu tiên mà
chƣa thực hiện và phải chuyển sang ngày hôm sau, tuần sau? Quá trình
thực hiện công việc có đang diễn ra bám sát mục tiêu hay không Điều gì
205
- khiến công việc diễn ra đi chệch hƣớng mục tiêu? Có tiến bộ gì trong
việc sử dụng thời gian và hiệu quả công việc hay không Do đâu mà có
tiến bộ này?...
Hộp 4.2: Câu hỏi gợi ý khi phân tích nhật ký làm việc
1. Công việc mục tiêu: Bạn đã bắt đầu mục tiêu số một của mình vào đúng thời
điểm dự kiến? Điều gì khiến bạn phân tâm không bắt tay vào làm việc? Lẽ ra bạn
đã có thể làm thế nào để tránh được sự xao lãng đó? Khi bị xao lãng, bạn mất bao
lâu để có thể “phục hồi” và tiếp tục công việc? Bạn đã đạt được mục tiêu chính của
mình ở mức độ nào? Những tính toán thời gian của bạn có thích đáng không? Bạn
có nên điều chỉnh nó trong tương lai?
2. Năng lượng làm việc: Khoảng thời gian lâu nhất bạn tập trung vào các ưu
tiên mà không bị gián đoạn? Khoảng thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất? Tại
sao? Khoảng thời gian bạn làm việc kém hiệu quả nhất? Tại sao?
3. Gián đoạn công việc: Có gián đoạn nào giá trị hơn những nhiệm vụ trong kế
hoạch của bạn không? Nếu có - và nếu chúng có khả năng lặp lại, hãy ghi thêm
chúng vào danh sách các ưu tiên. Gián đoạn nào “nặng nề” nhất? Điện thoại?...
Những người đặt yêu cầu?... Các cuộc khủng hoảng?... Tự áp đặt bản thân?
4. Các mối liên lạc: Những liên lạc theo kế hoạch của bạn có nhằm mục đích
phục vụ các ưu tiên? Các liên lạc đó có lâu hơn dự tính? Dữ liệu của bạn đã sẵn
sàng? Bạn có liên lạc với đúng người? Người đó đã sẵn sàng cho công việc?
5. Công việc giấy tờ và thư điện tử: Bạn có dành thời gian kiểm tra mail trong ô
thời gian dự tính cho các ưu tiên? Bạn có mất thời gian vào giấy tờ bởi chúng
được sắp xếp rất lộn xộn, phân loại kém hay thất thoát dữ liệu?
6. Uỷ thác: Bạn giữ công việc nào mà lẽ ra có thể ủy thác cho người khác?
Nguồn: Alec MacKenzie và Pacitria Nickerson, 2012
b. Phát hiện lãng phí thời gian
Quá trình kiểm soát năng lực sử dụng thời gian và kiểm soát tình
hình sử dụng thời gian thực tế giúp phát hiện ra những sai lầm mà ngƣời
sử dụng thời gian gặp phải trong quá trình thực hiện công việc. Những
sai lầm trong sử dụng thời gian dẫn đến sự lãng phí nguồn lực đặc biệt
hữu hạn này. Lãng phí thời gian chính là việc phân bổ, sử dụng thời gian
một cách không hợp lý và việc phân chia thời gian đó không mang lại
206
- hiệu quả tốt nhất cho công việc mà còn có thể mang đến hậu quả ngƣợc
lại.
Ví dụ bắt đầu năm học mới, một sinh viên năm thứ hai đặt mục tiêu
nâng điểm trung bình chung học tập từ 2,5/4 điểm lên 3,0/4 điểm và sau
1 năm nữa sẽ thi Toeic đạt 550 điểm. Sau đó, trong một ngày, sinh viên
này dành 2 giờ để chơi game, 1 giờ để xem phim, 2 giờ để đọc báo về tin
tức của các thần tƣợng và sử dụng mạng xã hội để giải trí và 9 giờ để ngủ
(nhiều hơn 1 giờ so với 8 giờ trung bình). Theo mô hình Eisenhower, các
hoạt động chơi game, xem phim, đọc tin tức và sử dụng mạng xã hội để
giải trí thuộc nhóm ô P4 không nên làm hoặc chỉ làm khi còn dƣ thời
gian và chỉ chiếm tối đa 5% tổng thời gian. Còn nếu sắp xếp theo mô
hình ABCDE thì đây là những công việc cần loại bỏ (mức E) hoặc nếu
còn dƣ thời gian thì làm (mức C) bởi những việc này không có tác động
nào tới mục tiêu đã đƣợc đề ra. Nhƣ vậy, một ngày sinh viên này đã để
lãng phí 6 giờ và trong bốn năm đại học, số thời gian lãng phí có thể là
4x365x6 = 8760 giờ, đó chính là số giờ của một năm. Vậy một năm lãng
phí đó, bạn đã có thể cải thiện đƣợc kết quả học tập của mình, nâng cao
đƣợc trình độ ngoại ngữ...
Phát hiện sự lãng phí thời gian là việc tìm thấy những biểu hiện
của việc sử dụng thời gian không hữu ích.
Việc tìm ra những biểu hiện của việc sử dụng thời gian không hữu
ích và nguyên nhân của sự lãng phí thời gian là cơ sở quan trọng để có
các biện pháp phù hợp nhằm khắc phục đƣợc sự lãng phí thời gian. Các
biểu hiện của sự lãng phí thời gian đó là: Sự trì hoãn; Ôm đồm công việc;
Di chuyển không cần thiết; Hành chính hoá; Họp hành; Bị động đến từ
cấp trên và từ những ngƣời khác; Thƣ điện tử và công việc giấy tờ ....
c. Tìm ra nguyên nhân lãng phí thời gian
Theo quan điểm của Alec MacKenzie và Pacitria Nickerson (2009),
nguyên nhân gây ra hiện tƣợng lãng phí thời gian đƣợc chia thành bốn
nhóm nhƣ sau:
207
- Nhóm A: Mục tiêu mơ hồ; Thông tin tồi; Quyết định bị gác lại;
Chờ thời; Thiếu tin tức; Thiếu phản ứng; Làm theo nếp cũ; Đọc quá
nhiều; Gián đoạn công tác; Điện thoại; Thiếu kế hoạch về thời gian; Hội
học; Những cô thƣ ký đẹp; Cán bộ thiếu năng lực; Thiếu phân công;
Thiếu kỷ luật bản thân; Khách khứa; Đào tạo nhân viên mới; Thiếu ƣu
tiên; Bị động theo kiểu "đột xuất".
Nhóm B: Các hội nghị định trƣớc; Hội nghị đột xuất; Thiếu ƣu tiên;
Không biết phân công; Gián đoạn công tác; Nhân viên không dùng đƣợc;
Thƣ tín lộn xộn; Thiếu kế hoạch; Ràng buộc với bên ngoài; Thiếu hệ
thống phân loại tƣ liệu; Mệt mỏi; Chờ thời cơ; Điện thoại; Những bảng
câu hỏi; Thiếu phƣơng pháp xử lý công việc sự vụ.
Nhóm C: Thƣ tín không có giá trị; Công việc giao tiếp; Hội họp vô
ích; Thiếu tập trung; Thiếu công cụ quản lý; Đòi hỏi về thời gian; Ngƣời
giúp việc bất lực; Nghỉ, uống cà phê; Bị động "đột xuất"; Thông tin mù
mờ khó hiểu; Hoãn việc lại hôm sau; Thiếu nhân sự văn phòng; Sức khỏe
kém; Quan liệu và giấy tờ; Chạy theo những chƣơng trình ƣa thích;
Thiếu ƣu tiên.
Nhóm D: Tham nhiều việc một lúc; Thiếu phân công; Tán gẫu
nhiều quá; Hành động không hợp lý; Thiếu ƣu tiên; Chỉ đạo trên diện
rộng quá; Lấn quyền; Không biết cách từ chối; Thiếu kế hoạch; Quyết
định độc đoán; Hoãn việc lại hôm sau; Tinh thần sút kém; Nhầm lẫn; Bộ
phận thƣ ký tổ chức tồi; Liên lạc kém; Vui chơi tiếu lâm; Có trách nhiệm
mà không có quyền hạn.
Có nhiều nguyên nhân sử dụng thời gian không tốt, dẫn đến lãng
phí thời gian nhƣng chủ yếu có thể kể đến những nguyên nhân chính nhƣ
sau:
Không lập kế hoạch làm việc, thiếu các mục tiêu và ưu tiên thực
hiện công việc: Đây là nguyên nhân gây lãng phí thời gian nhiều nhất
cho chúng ta trên các phƣơng diện cả về học tập, nghề nghiệp, cá nhân.
Với suy nghĩ làm tới đâu tính tới đó, bản thân không có mục tiêu nhất
208
nguon tai.lieu . vn
